Распоряжение Главного архивного управления Московской области от 9 августа 2021 г. N 74-р "Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Главном архивном управлении Московской области"

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращении граждан Российской Федерации", Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан":

1. Утвердить прилагаемый Регламент рассмотрения обращений граждан в Главном архивном управлении Московской области.

2. Признать утратившим силу распоряжение Главного архивного управления Московской области от 29.12.2011 N 70-р "Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции "Обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся к сфере деятельности Главного управления, и дача письменных ответов на них в порядке, установленном законодательством".

3. Отделу организационно-правовой работы обеспечить размещение настоящего распоряжения на официальном сайте Главного управления в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Начальник Главного управления

Л.Ю. Кондратова

Утвержден
распоряжением Главного
архивного управления
Московской области
от 09.08.2021 N 74-р

Регламент
рассмотрения обращений граждан в Главном архивном управлении Московской области

I. Общие положения

1. Регламент рассмотрения обращений граждан в Главном архивном управлении Московской области (далее - Главархив Московской области) определят порядок организации рассмотрения обращений граждан, а также обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение) и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений.

2. Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Уставом Московской области;

Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан".

3. Для целей настоящего Регламента используются основные термины, применяемые в том значении, в каком они определены законодательством Российской Федерации.

4. Рассмотрение обращений включает рассмотрение письменных обращений, а также устных обращений, поступивших от граждан в ходе личного приема.

II. Информирование о рассмотрении обращений

5. Информация о рассмотрении обращений предоставляется в отделе организационно-правовой работы, в том числе по телефону.

6. Сведения о местонахождении Главархива Московской области, его почтовом адресе, адресе электронной почты для приема обращений в форме электронного документа, контактных телефонах, телефонах для справок, указанные в приложении 1 к настоящему Регламенту, сообщаются гражданам по телефону, а также размещаются на:

официальном сайте Главархива Московской области;

информационном стенде в месте приема письменных обращений.

III. Сроки рассмотрения обращений

7. Рассмотрение обращений осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения в письменной форме или в форме электронного документа в Главархиве Московской области в межведомственной системе электронного документооборота (далее - МСЭД), если в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области не установлен более короткий срок рассмотрения.

8. В случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в другой центральный исполнительный органа государственной власти Московской области, государственный орган Московской области (далее - государственные органы), федеральный орган государственной власти (далее - федеральный орган), орган государственной власти другого субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления Московской области (далее - орган местного самоуправления) и их должностным лицам по решению начальника Главархива Московской области срок рассмотрения обращения продлевается на срок не более чем на 30 дней.

9. При принятии решения о продлении срока рассмотрения обращения заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения.

10. Обращения граждан, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, рассматриваются безотлагательно.

11. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения такого обращения увеличивается на время необходимое для перевода на русский язык, но не более чем на 30 дней.

12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

13. В случае если текст письменного обращение не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

IV. Личный прием граждан

14. Личный прием граждан в Главархиве Московской области, в том числе в режиме видеосвязи, проводят начальник Главархива Московской области и заместители начальника Главархива Московской области.

15. Прием граждан в общественных приемных исполнительных органов государственной власти, в том числе в режиме видеосвязи, ведут заведующий отделом организационно-правовой работы и заместитель заведующего отделом организационно-правовой работы.

16. Непосредственную организацию личного приема в Главархиве Московской области осуществляет отдел организационно-правовой работы.

17. Начальник Главархива Московской области и заместители начальника Главархива Московской области ведут личный прием граждан в соответствии с графиком, утвержденным распоряжением Главархива Московской области.

18. Запись на личный прием к руководителям Главархива Московской области производится отделом организационно-правовой работы ежедневно с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 16.45 (кроме выходных и праздничных дней).

19. Сотрудники отдела организационно-правовой работы в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

20. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

21. Граждане, ожидающие личного приема, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений.

V. Рассмотрение устных обращений в ходе личного приема

22. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность.

23. Сотрудник отдела организационно-правовой работы приглашает прибывшего гражданина на личный прием, регистрирует содержание его устного обращения с использованием МСЭД.

24. Сотрудник отдела организационно-правовой работы консультирует гражданина, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения, результата личного приема.

25. На граждан, записанных на личный прием к руководителям Главархива Московской области, дополнительно оформляется карточка личного приема на бумажном носителе согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.

26. Во время личного приема сотрудник отдела организационно-правовой работы вправе рекомендовать направиться на беседу в другое структурное подразделение Главархива Московской области, государственный орган, орган местного самоуправления, в компетенцию которого входит разрешение его вопроса.

27. Во время личного приема руководителями Главархива Московской области гражданин имеет возможность изложить свое обращение, а также подать письменное заявление.

28. По окончании личного приема руководитель доводит до сведения гражданина свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, либо разъясняет где, кем и в каком порядке его обращение будет рассмотрено по существу.

29. После завершения личного приема руководителями Главархива Московской области согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, сотрудник отдела организационно-правовой работы с использованием МСЭД осуществляет рассылку исполнителю карточек личного приема, зарегистрированных в МСЭД.

30. Результатом рассмотрения устного обращения в ходе личного приема является разрешение по существу поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

31. В случае если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главархива Московской области, гражданину дается разъяснение о том, в компетенции какого государственного органа или органа местного самоуправления находится решение поставленных в обращении вопросов.

32. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, и при том в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

33. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

Право на внеочередной прием в дни и часы, установленные для приема граждан, имеют:

ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;

инвалиды I и II групп и (или) их законные представители;

лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

VI. Рассмотрение письменных обращений. Прием и первичная обработка письменных обращений

34. Основанием для начала рассмотрения письменных обращений является поступившее в Главархив Московской области письменное обращение или обращение с сопроводительным письмом, поступившее из других государственных органов, федеральных органов, органов местного самоуправления.

35. Обращение доставляется непосредственно гражданином либо его представителем, поступает по почте, по фельдъегерской связи, по факсу, по электронной почте, по телеграфу, по МЭДО, по иным каналам поступления. Гражданином могут быть заполнены соответствующие формы обращений в электронном виде на официальном сайте Главархива Московской области.

36. Обращения граждан, направленные по почте, поступившие по телеграфу, по электронной почте Главархива Московской области (larchive@mosreg.ru), направленные путем заполнения соответствующих форм на официальном сайте Главархив Московской области (gau.mosreg.ru), по факсу, также документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел организационно-правовой работы.

37. Сотрудник отдела организационно-правовой работы:

проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие письма;

проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма прилагается конверт;

в случае отсутствия в конверте письма составляет справку следующего содержания "Письма в адрес Главного архивного управления Московской области нет" с датой и личной подписью;

составляет в двух экземплярах акт на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на письма, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, приложение упомянутых в тексте письма, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживает документы, не упомянутые авторами в описях на ценные письма. Акт приобщается к поступившему обращению.

38. Если при приеме документы и обращения вызывают сомнения по весу, размеру, форме, заклеены липкой лентой, имеют странный запах, цвет, в конверте прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), сотрудник отдела организационно-правовой работы, не вскрывая конверт, сообщает об этом своему непосредственному руководителю, начальнику Главархива Московской области.

39. Прием письменных обращений, поступивших непосредственно от граждан, производится сотрудником отдела организационно-правовой работы в приемной Главархива Московской области. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ. По просьбе гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан.

40. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя:

начальника Главархива Московской области;

заместителей начальника Главархива Московской области;

сотрудников Главархива Московской области, предаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел организационно-правовой работы.

VII. Регистрация обращений

41. Обращение регистрируется в МСЭД в течение 3 дней с момента поступления в Главархив Московской области.

42. Сотрудники отдела организационно-правовой работы при регистрации и аннотации обращений:

производят сканирование всех обращений на бумажных носителях;

в регистрационной карточке МСЭД указывают фамилию и инициалы гражданина (в именительном падеже), его адрес и (или) адрес электронной почты (если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого будет направлен ответ; общее число авторов (граждан, подписавших письмо) указывается в аннотации обращения; такое обращение считается коллективным; коллективными также считаются обращения от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

отмечают тип доставки (письмо, телеграмма, электронная почта, МЭДО, иные каналы поступления). Если письмо переадресовано, то указывают откуда оно поступило (государственный орган, федеральный орган, орган местного самоуправления и т.п.), проставляют дату и номер сопроводительного письма;

проверяют обращение на повторность, сверяют с предыдущей перепиской (повторным считается обращение, поступившее от одного итого же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени направления гражданином первого обращения истек срок рассмотрения либо заявитель не удовлетворен полученным ответом);

прочитывают обращение, определяют тематику, выявляют поставленные заявителем вопросы.

43. Обращения, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых или на иностранных языках, в течение 7 дней со дня регистрации направляются для перевода в уполномоченные организации.

VIII. Направление обращения на рассмотрение

44. Сотрудник отдела организационно-правовой работы после регистрации обращения направляет его через МСЭД начальнику Главархива Московской области на резолюцию.

45. Начальник Главархива Московской области направляет обращение через МСЭД исполнителю (исполнителям) в структурные подразделения, для подготовки ответа.

46. Текст резолюции содержит поручение, а также может определять сроки исполнения поручения с даты его подписания:

"срочно" - 3 дня;

"оперативно" - 10 дней.

47. Подготовку ответа гражданину осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее 7 дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить исполнителю, указанному первым, все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа, а также свое мнение о содержании ответа.

48. Исполнитель, котором поручено исполнение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее своевременное рассмотрение обращения;

имеет право пригласить гражданина для личной беседы;

запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, государственных учреждениях Московской области, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает ответ по существу поставленных в обращении запросов. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении;

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение по компетенции в другой государственный орган, органы местного самоуправления, федеральный орган, орган государственной власти другого субъекта Российской Федерации.

IX. Рассмотрение отдельных обращений

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

50. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган, федеральный орган и их должностным лицам в соответствии с его компетенцией.

51. Главархив Московской области при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражение, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

52. В случае если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные обращения по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Главархива Московской области или назначенный им исполнитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственных орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

53. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

54. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

55. В случае поступления обращения с жалобой на нарушение порядка предоставления государственной или муниципальной услуги такое обращение рассматривается в порядке, определенном Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

X. Постановка обращений на контроль

56. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, затрагивающим интересы неопределенного круга лиц. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных и муниципальных архивов Московской области.

57. Решение о постановке на контроль принимает начальник Главархива Московской области.

58. В случае если в ответе, полученном из государственного или муниципального архива Московской области, содержится информация, что вопрос, поставленный гражданином, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение по решению начальника Главархива Московской области ставится на дополнительный контроль.

59. Координацию и контроль исполнения поручений по обращениям, контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет отдел организационно-правовой работы.

XI. Оформление ответов на обращения

60. Ответы на обращения подписывает начальник Главархива Московской области или заместитель начальника Главархива Московской области, исполняющий его обязанности.

61. Текст ответа на обращение должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты.

62. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении. Ответ на обращение, поступившее в письменной форме, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. Кроме того, на поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которое затрагивает интересы неопределенного круга лиц, ответ может быть размещен на официальном сайте Главархива Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет. При этом не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

63. В случае поступления обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Главархива Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес сайта Главархива Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении.

64. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что гражданин проинформирован о результатах его рассмотрения.

65. Ответы на обращения оформляются на бланках Главархива Московской области.

66. После регистрации в МСЭД ответ на бумажном носителе вносится в реестр отправки.

67. Отправка ответов без регистрации не допускается.

68. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Главархива Московской области.

XII. Предоставление гражданам справочной информации о ходе рассмотрения обращений

69. Работу по предоставлению гражданам справочной информации о ходе рассмотрения обращений ведет отдел организационно-правовой работы. Справки предоставляются гражданам сотрудниками отдела организационно-правовой работы по справочному телефону Главархива Московской области при личном обращении в Главархив Московской области.

70. Справочная информация предоставляется по следующим вопросам:

о получении обращения, его регистрационном номере, направлении его на рассмотрение по компетенции;

о продлении срока рассмотрения;

о результатах рассмотрения;

об организации личного приема граждан в Главархиве Московской области.

71. Телефонные звонки принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00.

72. При ответе на входящий телефонный звонок сотрудник отдела организационно-правовой работы:

называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

представляется с указанием фамилии, имени отчества;

предлагает гражданину представиться;

выслушивает и уточняет суть вопросов;

вежливо, корректно и лаконично дает ответы на поставленные вопросы;

при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в назначенный день и время, к указанному сроку сотрудник отдела организационно-правовой работы подготавливает ответ на поставленный гражданином вопрос.

XIII. Контроль за рассмотрением обращений

73. Текущий контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений сотрудниками осуществляет заведующий отделом организационно-правовой работы.

XIV. Ответственность сотрудников Главархива Московской области при рассмотрении обращений

74. Сотрудники Главархива Московской области несут ответственность за нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области. Ответственность сотрудников закрепляется в их должностных регламентах и должностных инструкциях.

75. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные обратившихся граждан используются только в служебных целях сотрудниками Главархива Московской области. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

XV. Порядок обжалования

76. Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению его обращения и решение, принятое по результатам рассмотрения в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Приложение 1
к Регламенту рассмотрения обращений
граждан в Главном архивном
управлении Московской области

Сведения
о местонахождении, почтовом адресе и адресе электронной почты и справочных телефонах Главного архивного управления Московской области

Главное архивное управление Московской области располагается по адресу: Московская область, Одинцовский городской округ, с/п. Барвихинское, д. Раздоры, 1-й км Рублево-Успенского шоссе, д. 1, корпус А, БЦ "Паллау-РБ".

Почтовый адрес Главного архивного управления Московской области: 143082, Московская область, Одинцовский городской округ, с/п. Барвихинское, д. Раздоры, 1-й км Рублево-Успенского шоссе, д. 1, корпус А, БЦ "Паллау-РБ".

Адрес электронной почты Главного архивного управления Московской области: archive@mosreg.ru.

Приемная Главного архивного управления Московской области располагается по адресу: Московская область, Одинцовский городской округ, с/п. Барвихинское, д. Раздоры, 1-й км Рублево-Успенского шоссе, д. 1, корпус А, БЦ "Паллау-РБ". кабинет N 7.28.

Номер справочного телефона по обращениям граждан: 8(498) 602-05-50.

Номер справочного телефона приемной Главного архивного управления Московской области: 8(498) 602-05-50, доб. 58801.

Приложение 2
к Регламенту рассмотрения обращений
граждан в Главном архивном
управлении Московской области

                          КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА

N ____ от _______________

Срок исполнения:

Заявитель:

Адрес:

Содержание:

Тематика:

Дата приема:

Прием проводит:

Резолюция:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                                          _______________

                                                             (подпись)