Раздел II. Организация документов по фондам, коллекциям. Систематизация документов личного происхождения

Раздел II.
Организация документов по фондам, коллекциям. Систематизация документов личного происхождения

2.1 Фондирование архивных документов

В соответствии с пунктом 2.1 Правил архивные документы в архиве организуются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.

Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности гражданина, семьи, рода (документов, отложившихся в личном архиве фондобразователя).

Фондирование архивных документов - это определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда*(53).

Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена, но перефондирование может быть осуществлено только в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.

Изменение фондовой принадлежности отдельных архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции возможно в двух случаях:

- при обнаружении отдельных, ранее не атрибутированных документов, хранящихся в архивных коллекциях;

- при создании новых фондов личного происхождения (например, когда в архивную коллекцию были включены архивные документы отдельного лица, который в дальнейшем принял решение передать все имеющиеся у него документы, представляющие историческую или иную ценность, на постоянное хранение в архив и считает, что переданные ранее документы должны быть учтены в составе его персонального фонда*(54)).

Полное наименование архивного фонда личного происхождения должно включать следующие основные реквизиты:

- фамилию, имя, отчество фондообразователя (в именительном падеже);

- даты жизни (указываются в круглых скобках). В случае если в архив поступают документы ныне живущего фондообразователя, в скобках указывается (р. 19...), если известен только год рождения или только год смерти фондообразователя, в датах жизни возможно использование знака "?" (1900 - ?);

- род деятельности (например, писатель, поэт, композитор, философ, издатель, художник, скульптор, летчик-космонавт и т.д.).

Могут также включаться дополнительные сведения о специальности (специалист в ракетно-космической области, инженер-экономист полиграфического производства, писатель и др.), ученой степени (кандидат ... наук, доктор ... наук), ученом звании (профессор, доцент); профессии или должности (директор ВНИИПП, главный инженер завода N 8 и др.), виде непрофессиональной деятельности (краевед, фольклорист, коллекционер и др.), званиях (Герой Советского Союза, Герой Социалистического Труда, заслуженный учитель, заслуженный работник культуры, ветеран Великой Отечественной войны, ветеран труда, Почетный житель г. ... и др.); государственных наградах (кавалер Ордена Ленина, Трудового Красного Знамени, полный кавалер Ордена Славы и др.).

Состав и объем включения дополнительных сведений в наименование архивного фонда документов личного происхождения зависит от специфики деятельности фондообразователя и состава его документов.

В отдельных случаях при наличии большого количества сведений о фондообразователе, которые могут быть вынесены в наименование фонда, рекомендуется указывать наиболее знаменательные факты из биографии фондообразователя.

Рекомендуется согласовывать наименование фонда личного происхождения с фондосдатчиком.

Например:

Алексеев Анатолий Дмитриевич (1902-1974) - полярный летчик, летчик-испытатель, Герой Советского Союза;

Костандов Леонид Аркадьевич (1915-1984) - заместитель Председателя Совета Министров СССР, министр химической промышленности СССР;

Пономарева Валентина Леонидовна (р. 1933) - космонавт-испытатель, полковник-инженер ВВС, кандидат технических наук

При перемене фамилии лица в круглых скобках может указываться фамилия до ее смены.

Например:

Петрова Валентина Ивановна (урожд. Павлова) (р. 1941) - инженер-механик, Герой Социалистического Труда.

Если фондообразователь выступал под известным псевдонимом, рекомендуется присваивать наименование личного фонда по псевдониму с добавлением в круглых скобках подлинной фамилии, имени, отчества.

Например:

Горький Максим (Пешков Алексей Максимович) (1868-1936) - писатель, общественный деятель.

Если фондообразователь имел псевдоним, но более известен под собственной фамилией, наименование личного фонда рекомендуется присваивать по подлинной фамилии, имени, отчеству, с добавлением в круглых скобках псевдонима.

Например:

Аничкова Анна Митрофановна (псевд. Иван Странник; 1868-1935) - писательница, переводчица.

Правилами допускается формирование объединенного архивного фонда из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более человек, связанных между собой профессиональными или творческими связями.

Например:

Выпускницы женских бестужевских курсов (1880-1983)

Участники Октябрьской революции и борьбы за советскую власть (1892-1992)

В наименовании семейных, родовых фондов может указываться общая фамилия семьи, рода (если их представители носят одну фамилию), затем приводятся имена, отчества представителей семьи, рода с указанием степени родства (муж, жена, дети, родители, братья, сестры и т.д.). В начале указывается основной фондообразователь, а затем прочие родственники. Сведения (даты жизни, специальность, род деятельности и т.д.) о каждом члене семьи, рода даются по схеме наименования личного фонда.

Например:

Аксаковы: Сергей Тимофеевич (1791-1859) - писатель; его сыновья: Константин Сергеевич (1817-1860) - поэт, публицист; Григорий Сергеевич (1820-1891) - сибирский губернатор; Иван Сергеевич (1823-1886) - поэт, публицист.

В наименовании семейного, родового фонда, в состав которого входят документы нескольких фондообразователей, имеющих разные фамилии, рекомендуется указывать разновидность архивного фонда документов личного происхождения (семейный, родовой фонд) и фамилии членов семьи, рода, представленных в фонде, и другие сведения (даты жизни, специальность, род деятельности и т.д.), с указанием родства.

Например:

Семейный фонд Ерофеева-Гущиной: Ерофеев Венедикт Васильевич (1938-1990) - писатель; Гущина Тамара Васильевна (урожд. Ерофеева; 1925-2017) - сестра В.В. Ерофеева.

Правилами закреплена возможность формирования архивных коллекций из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).

Архивные коллекции могут поступать в архив от физического лица или от организации.

Например:

Коллекция Богатырева Петра Григорьевича (1893-1971) - слависта и этнографа, собирателя документов и фольклора.

Институт марксизма-ленинизма при ЦК КПСС (ИМЛ). Коллекция диссертаций, полученных от исследователей (1947-1975).

Архивная коллекция также может быть передана из другого архива. В таких случаях коллекция считается исторически сложившейся. Исторически сложившаяся архивная коллекция, согласно пункту 2.5 Правил, перефондированию не подлежит.

В наименовании архивной коллекции могут указываться данные о ее составителе, тематика или другой признак объединения документов. Для архивных коллекций, пополнение которых не предполагается, необходимо указывать также количество включенных единиц хранения.

В государственном, муниципальном архиве архивная коллекция формируется преимущественно искусственно, в соответствии с логическими связями между документами, из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам:

- тематическому (например, "Коллекция документов деятелей архитектуры, строительства, промышленности строительных материалов (1924-1992)");

- объектному (например, "Коллекция воспоминаний о строительстве космодрома Байконур (начата в 1990)");

- авторскому (например, "Коллекция документов М. Тореза (1940-1944)");

- другим признакам.

Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя, членов его семьи или рода. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документа, входящего в состав фонда. Крайние даты фонда не всегда совпадают с хронологическими границами фонда из-за включения в фонд документов, созданных до дня рождения фондообразователя, относящихся к его семье, собранных документов, а также связанных с откликами на кончину фондообразователя, увековечиванием его памяти, в том числе проведением памятно-юбилейных мероприятий, и др. В названии архивного фонда указываются как хронологические границы, так и крайние даты документов.

Хронологическими границами архивной коллекции и объединенного архивного фонда личного происхождения являются даты создания самого раннего и самого позднего документа коллекции. В том случае, если фонд или коллекция продолжает пополняться, рекомендуется указывать год начала его/ее формирования.

2.2 Систематизация по видам документов

Документы личного происхождения, поступающие в архив, как правило, в неупорядоченном состоянии, подлежат формированию в дела, систематизации документов внутри дел и систематизации самих дел (единиц хранения) в описи.

По итогам изучения и уточнения биографии фондообразователя, оценки состава и полноты документов фонда составляется предварительная схема систематизации для внутренней организации документов фонда личного происхождения (Приложение 5 к Методическим рекомендациям). Документы распределяются по основным разделам схемы систематизации (см. подраздел 2.4 Методических рекомендаций), но не делятся на отдельные дела. На данном этапе важно сохранить информацию о систематизации личной коллекции, применяемой самим фондообразователем, с целью последующего более глубокого изучения.

Окончательный вариант схемы систематизации закрепляется на этапе работы с проектом описи дел документов постоянного хранения, когда описаны все единицы хранения, и получает итоговое оформление в описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной в установленном порядке (см. раздел IV Методических рекомендаций).

Систематизация документов проводится поэтапно. На первом этапе документы классифицируются по способу документирования*(55). На втором этапе классификация проводится внутри выделенных групп.

2.2.1 Схемы систематизации текстовых, в том числе рукописных, документов

При организации текстовых документов личного происхождения в основном применяются тематико-хронологическая, функционально-хронологическая и номинально-хронологическая схемы систематизации дел в описи. Выбор схемы систематизации зависит от характера деятельности фондообразователя, вида фонда личного происхождения (личный, семейный, родовой, объединенный, коллекция), состава и объема документов фонда.

1. При применении функционально-хронологической схемы систематизации дела располагаются по разделам, соответствующим профессиональной, общественной, творческой деятельности фондообразователя:

- документы к биографии;

- документы профессиональной (служебной) деятельности;

- документы общественной деятельности;

- документы творческой деятельности;

- переписка.

Последовательность разделов может варьироваться и выстраивается в зависимости от специфики документов и значимости того или иного вида деятельности фондообразователя.

Возможна группировка дел внутри вида документов также по видам документов, а внутри видов - по хронологии.

2. Тематико-хронологическая схема систематизации предполагает выделение в описи тематических разделов. Чаще всего такая схема используется для систематизации документов в личных фондах краеведов, особенностью которых является большое число материалов, собранных фондообразователем по истории области/республики, города, района, села.

Например:

- социально-экономическая и политическая история;

- история общественно-политических организаций;

- военные конфликты и локальные войны XX - нач. XXI вв.;

- периодическая печать, радио, телевидение;

- язык, народное творчество, культура и искусство;

- география, климат, флора, фауна;

- города и рабочие поселки;

- люди.

Возможна группировка дел внутри вида документов также по географическому, авторскому (корреспондентскому) признакам.

При применении двух названных вариантов схемы систематизации годовые разделы, как правило, выделяются только в очень больших по объему фондах.

3. Номинально-хронологическая схема систематизации предполагает группировку дел сначала по их видам, а внутри вида по хронологии. Возможна группировка дел внутри вида документов также по географическому, авторскому (корреспондентскому) признакам.

В описи, как правило, подразделы по всем этим признакам не выделяются. Виды документов располагаются в описи согласно их значимости, а внутри видов документы располагаются по хронологии или по алфавиту названий или авторов (корреспондентов).

Эта схема систематизации, как самостоятельная, применяется при описании небольших по составу и объему фондов, где выделять функциональные или тематические разделы не имеет смысла.

2.2.2 Схема систематизации печатных изданий

Систематизация дел внутри раздела печатных изданий проводится сначала по видам: книги, буклеты, плакаты, газеты, журналы и т.п., а внутри этих подразделов - по алфавиту названий или авторов (книги), а внутри названий (периодические издания) - по хронологии. В подразделе "Книги" и других печатных изданий могут быть выделены тематические подразделы.

Массовые печатные издания (буклеты, проспекты, комплекты открыток, туристические путеводители) не рекомендуется включать в состав фонда, если они не содержат помет, не являются единственным подтверждением какого-либо факта из биографии фондообразователи и др.

2.2.3 Схема систематизации технических документов

В фондах личного происхождения могут встречаться технические документы, являющиеся результатом личного творчества или научной деятельности (черновики, варианты, альтернативные предложения, проекты в рамках НИОКР, не вошедшие в состав официальных отчетов). Они систематизируются по видам (карты, планы, схемы, чертежи, разрезы), а внутри подразделов - по хронологии.

2.2.4 Схема систематизации изобразительных документов

Изобразительный документ - документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта*(56).

Систематизация дел внутри объединенного раздела "Изобразительные документы" проводится сначала по видам документов, выделяя подразделы "Рисунки", "Репродукции", "Фотографии" и т.п., а внутри этих подразделов - по хронологии. Если перечисленных документов довольно много, создаются самостоятельные разделы на каждый вид, а внутри разделов выделяются подразделы по авторскому ("Рисунки художника И.И. Иванова"), функциональному (фотографии фондообразователя: индивидуальные, в группах), тематическому ("Фотографии промышленных зданий"), географическому ("Фотографии населенных пунктов области/республики") признакам.

Если в состав раздела изобразительных документов входит лишь графика и живопись, то систематизация проводится по видам (графика, живопись) а внутри - по жанрам (живопись) или технике исполнения (художественная графика)*(57).

2.2.5 Схема систематизации фотодокументов

Систематизация фотодокументов в специализированных (профильных) архивах осуществляется по видам: негативы, позитивы, фотоальбомы, диапозитивы (слайды). Под видом фотодокументов следует понимать негативы определенной цветности и размера, диапозитивы (слайды) определенной цветности, позитивы, фотоальбомы. Внутри видов негативы, диапозитивы (слайды) располагаются по цветности (цветные, черно-белые), негативы - по размерам.

В государственных, муниципальных архивах, для которых фотодокументы не являются профильными, фотографии могут быть вложением в дело, либо отдельными единицами хранения, которые в фондах личного происхождения чаще всего систематизируются по жанрам (портреты фондообразователя индивидуальные, групповые, фотографии разных лиц, фотографии видовые и др.), а внутри жанров - по хронологии (см. подраздел 2.4 настоящих Методических рекомендаций).

2.2.6 Схема систематизации аудиовизуальных документов

Систематизация фонодокументов в специализированных (профильных) архивах осуществляется по видам: фонографическая, граммофонная, шоринофонная, фотографическая (оптическая), магнитная записи. Под видом фонодокументов следует понимать фонодокументы определенной системы записи звуковой информации. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

Систематизация кинодокументов в специализированных (профильных) архивах осуществляется по видам: фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино-, телесюжеты. Под видом кинодокументов следует понимать фильмы, спецвыпуски, киножурналы, кино- и телесюжеты определенной цветности. Внутри видов кинодокументы располагаются по:

- названиям фильмов, спецвыпусков, киножурналов, отдельных кино- и телесюжетов;

- годам производства фильмов, спецвыпусков, киножурналов;

- производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;

- единицам учета (комплектам);

- цветности (цветные, черно-белые);

- формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и др.).

В государственных, муниципальных архивах, для которых хранение аудиовизуальных документов не является профильным, для их систематизации в фондах личного происхождения могут использоваться другие принципы. Выбор классификационных признаков определяется исходя из состава и содержания документов. Возможны, например, тематическая, хронологическая или авторская схемы систематизации. Аудиовизуальные документы являются отдельными единицами хранения и составляют отдельный раздел описи (при значительном их количестве - самостоятельную опись).

Аудиовизуальные документы принимаются в составе фондов личного происхождения только при наличии условий для их хранения, воспроизведения и использования*(58).

2.2.7 Схема систематизации предметов

Предметы систематизируются по видам (медали, значки, эмблемы) и хронологии. Если в фонде содержатся предметы разного типа, следует выделить подразделы ("Медали, значки, сувениры", "Вышивки", "Предметы быта" и т.п.).

Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения рекомендуется создавать лишь при наличии достаточного количества единиц хранения, относящихся к данному разделу. Разделы в описи нумеруются как заголовки первого уровня (например, 1, 2, 3), а подразделы - второго уровня (например, 1.2, 3.1 и т.д.). В больших по объему фондах допускаются рубрики, которые нумеруются как заголовки третьего уровня (например, 1.2.2, 2.1.1).

В небольших фондах (не более 30 единиц хранения) разделы не создаются, а единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации фонда личного происхождения (прил. 5 к Методическим рекомендациям).

Внутрифондовая систематизация единиц хранения закрепляется их валовой нумерацией. Номер единицы хранения вместе с номером фонда и номером описи составляет ее шифр.

Изобразительные документы (фотографии, рисунки и т.п.), печатные издания, предметы, как правило, составляют отдельные разделы описи. Аудиовизуальные документы и предметы, при их большом количестве, а также при необходимости обеспечения особых условий хранения рекомендуется выносить в отдельные описи. В том и другом случае в рамках каждого из указанных разделов применяется собственная (специальная) систематизация.

В пределах фонда личного происхождения организация документов может проводиться по одной описи или по нескольким описям.

Несколько описей на документы одного фонда рекомендуется составлять в следующих случаях:

- если фондообразователями являются граждане, регулярно передающие свои документы в архив (творческие, политические, общественно-экономические деятели и другие лица, в чьей деятельности продолжают откладываться документы, представляющие интерес для архива); на каждую новую группу документов составляется отдельная опись; после завершения работы с фондообразователями отдельные описи перерабатываются в единую опись;

- если в фонде в большом количестве представлены документы на пленочных и иных нетрадиционных носителях, изобразительные документы, печатные издания, предметы;

- если фондообразователем собрана довольно крупная коллекция документов по определенной тематике или нескольким темам (в том числе документов на бумажной основе), которую можно выделить в качестве самостоятельной коллекции;

- если в фонде в большом количестве представлены документы родственников.

2.3 Формирование единиц хранения

Единицей хранения и учетной единицей в фондах личного происхождения является дело (см. раздел IV Методических рекомендаций). Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения должно обеспечить наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими.

Единицы хранения в фонде личного происхождения целесообразно формировать небольшими по объему. Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов; для особо ценных документов - 40-60 листов; для рисунков и чертежей - 10-15 листов. Индивидуальные фотографии фондообразователя объединяются не более 20 в одно дело. Количество групповых фотографий в одном деле не должно превышать 10.

Единицы хранения, содержащие рисунки тушью, чернилами не должны превышать 25 листов; акварелью, пастелью и гравюры не должны превышать 10-15 листов. Рисунки акварелью и пастелью очень уязвимы при хранении, поэтому должны быть проложены микалентной бумагой. Эскизы композиции картины, этюды и наброски к ней объединяются в одну единицу хранения (не более 10 листов). Изобразительные документы объединяются в единицы хранения по жанрам, внутри жанра - по технике исполнения (не более 10 листов). Каждый альбом с рисунками составляет отдельную единицу хранения. Репродукции с подлинниками не объединяются. Единицы хранения из них формируются по авторскому, тематическому или хронологическому признаку.

Если группа документов превышает эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц с соблюдением логической и хронологической последовательности.

При формировании единиц хранения рекомендуется соблюдать следующие принципы:

- не отделять приложения от основного документа; помещать приложения и конверты после документов, к которым они относятся;

- обложки дел, сформированных фондообразователем, подписанные им, с его пометами, сохраняются и помещаются в единицу хранения вместе с документами;

- дела, сформированные фондообразователем, переформированию не подлежат, если они переплетены; недочеты формирования таких дел можно исправить с помощью развернутого заголовка;

- при формировании новых единиц хранения следует учитывать систему формирования, принятую фондообразователем, если она не противоречит основным принципам научного описания;

- при формировании единиц хранения из россыпи необходимо определить тематическую и временнумю принадлежность документов, чтобы сформировать логически обоснованные и тематически завершенные единицы хранения;

- в пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологии;

- документы на различных носителях (значки, ордена, дипломы с ледериновой обложкой и пр.) могут быть помещены в одну единицу хранения с документами на бумажной основе только в исключительных случаях, когда их разделение непоправимо прервет логические связи документов;

- документы большого формата (плакаты, афиши, карты), а также малого формата (марки) формируются в отдельные единицы хранения, даже если они связаны с другими документами по каким-либо признакам.

В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности, все листы сформированного дела должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются в правом верхнем углу, а для изобразительных документов и фотографий - в левом верхнем углу на обороте. Документы, наклеенные в альбомах, могут нумероваться валовой нумерацией, каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом.

В листе-заверителе указывается общее количество листов в деле, оговариваются все особенности нумерации (сохранение авторской нумерации и т.д.), указывается также количество фотографий.

К особо ценным делам, содержащим значительное количество листов (например, к альбомам) могут составляться внутренние описи, в которые вносятся все документы в порядке их расположения (см. раздел IV Методических рекомендаций).

2.4 Систематизация и формирование единиц хранения внутри общих разделов схемы систематизации

К систематизации документов личного происхождения не может быть применена единая схема организации фонда. Выбор схемы зависит от:

- состава фондообразователей (отдельное лицо, семья, род);

- рода деятельности фондообразователя;

- содержания и объема документов.

Документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным лицам, документы каждого лица - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся документы наиболее известного лица, затем - документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале описи.

В личных фондах государственных деятелей, специалистов народного хозяйства главное место занимают документы их служебной или производственной деятельности. В фондах творческих работников (писателей, поэтов, художников и т.п.) основную часть составят документы их творческой деятельности.

Последовательность разделов в описи может быть разной.

Схемы систематизации строятся по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным (например, характер деятельности фондообразователя) для каждого конкретного фонда (примеры даны в Приложении 8 к Методическим рекомендациям).

2.4.1 Текстовые (рукописные) документы

Документы к биографии. Многоплановый раздел, во многом перекликающийся с документами служебной, производственной, общественной деятельности и документами научной, творческой деятельности. В целом можно выделить следующие группы:

- свидетельства о рождении, браке, смерти, выписки из метрических книг, паспорта, автобиографии, документы об отношении к воинской повинности, завещания, некрологи и материалы по увековечиванию памяти;

- документы об образовании (школьные аттестаты, дипломы профессионального и высшего образования, дипломы и свидетельства о повышении квалификации, переквалификации, ученические тетради, студенческие конспекты);

- дипломы о присуждении ученых степеней и присвоении почетных званий;

- трудовые книжки, анкеты, служебные характеристики, справки, заявления, договоры, служебные удостоверения, пропуска, судебные повестки, мандаты, пригласительные билеты, адреса;

- формулярные и послужные списки, грамоты на чины, орденские книжки, почетные грамоты, поздравительные и приветственные адреса;

- депутатские билеты, именные членские билеты различных обществ;

- дневники и записные книжки (если они не носят творческий характер).

Примерная схема систематизации дел по номинальному признаку в разделе описи личного фонда "Документы к биографии" включает:

1. Автобиографию (биографию), перечень (список) наград, библиографию работ;

2. Свидетельства (рождение, образование, брак, гражданство, страхование);

3. Аттестаты;

4. Дипломы (об образовании, ученой степени);

5. Трудовые книжки, листки по учету кадров;

6. Удостоверения (служебные, депутатские, к медалям, командировочные);

7. Членские билеты;

8. Учетные карточки, листки;

9. Выписки, копии служебных документов (приказы, протоколы, трудовые договоры, акты);

10. Справки;

11. Характеристики, рекомендации;

12. Заявления;

13. Мандаты, пропуска;

14. Почетные листы, грамоты, дипломы, благодарности;

15. Поздравительные адреса;

16. Программы, пригласительные билеты;

17. Записные книжки (к примеру, адресные с телефонами и адресами коллег, друзей, родственников в том случае, если они представляют историческую или практическую значимость), дневники (не имеющие ярко выраженного творческого характера);

18. Школьные, студенческие работы (в зависимости от содержания, не имеющие творческого характера; например, контрольная работа по математике, диктант по русскому языку);

19. Визитные карточки;

20. Имущественно-хозяйственные и бытовые документы.

Документы к биографии формируются в дела в основном по тематическому и номинальному признакам (то есть автобиографии формируются в отдельное дело, почетные грамоты - в отдельное дело, материалы чествования - в отдельное дело и т.д.). Внутри единиц хранения все документы располагаются по хронологии.

Если документов к биографии немного, их все можно сформировать в одну единицу хранения, расположив в ней все документы по хронологии.

Документы о фондообразователе. К этой группе документов относятся:

- воспоминания о фондообразователе;

- статьи, отзывы, рецензии о работе и творчестве фондообразователя (книги отзывов о выставках фондообразователя, стихотворения, ему посвященные, протоколы обсуждений его произведений, библиография о фондообразователе);

- документы об увековечивании памяти о фондообразователе (некрологи, переписка издательств с наследниками и иными правообладателями о посмертном издании, стенограммы вечеров памяти фондообразователя).

Документы о фондообразователе формируются в единицы хранения по номинальному, тематическому, авторскому или корреспондентскому признакам. Единицы хранения, содержащие материалы о фондообразователе, систематизируются при незначительном объеме по хронологии, при значительном - по группам: воспоминания, статьи - по алфавиту фамилий авторов; письма - по корреспондентскому признаку; другие документы - по хронологии.

Документы служебной, производственной, общественной деятельности. Это документы, связанные с работой фондообразователя в различных учреждениях, организациях, на предприятиях, на выборных государственных и общественных должностях:

- копии и подлинники уставов, приказов, протоколов учреждений и организаций, в которых фондообразователь работал, списки их членов и сотрудников, повестки, резолюции;

- черновики и варианты служебных записок, докладов, инструкций, планы и отчеты, рапорты, учебные планы, программы;

- извещения, условия и авторские договоры с редакциями и издательствами, письма фондообразователя в учреждения, письма издательств, учреждений, обществ;

- документы о назначениях и перемещениях по службе, о командировках, черновики отчетов, донесений, служебные пропуска, прошения разных лиц фондообразователю;

- материалы об его участии в разработке различных законоположений, - афиши и программы лекций и вечеров с его участием, отзывы о служебной деятельности фондообразователя;

- материалы его деятельности в политических партиях, союзах, добровольных, ученых, благотворительных обществах;

- в фондах редакторов и преподавателей - рукописи разных лиц, присланные на отзыв.

Удостоверения, профсоюзные билеты, мандаты относятся к группе материалов служебной и общественной деятельности, если сохранились другие документы этой деятельности, в случае их отсутствия - к группе документов к биографии. Так, депутатский мандат будет относиться к группе материалов общественной деятельности в том случае, если сохранились повестки заседаний, письма избирателей.

Документы служебной, общественной, производственной деятельности формируются в единицы хранения по тематическому или номинальному признакам. Во всех случаях внутри единицы хранения документы располагаются по хронологии.

При наличии значительного количества материалов о деятельности фондообразователя в одном учреждении они выделяются в отдельную группу. В таких случаях единицы хранения систематизируются по учреждениям, и эти группы располагаются одна за другой в хронологической последовательности работы в них фондообразователя.

Документы научной, творческой деятельности - это рукописи произведений писателей, композиторов, режиссеров; наброски, эскизы, рисунки и т.п. художников, скульпторов, архитекторов; рукописи научных трудов ученых; планы, карты, чертежи инженеров, проектировщиков, конструкторов, деятелей народного хозяйства, а также имеющие научное значение документы, собранные и использованные фондообразователем в процессе работы над рукописями.

В состав документов научной, творческой деятельности могут входить:

- рукописи научных, литературных общественно-политических и других произведений фондообразователя, статей, научных отчетов, монографий, диссертаций (в виде черновых и беловых автографов);

- планы, наброски, варианты;

- авторизованные и неавторизованные машинописные, рукописные и другие копии;

- гранки, верстка его произведений и книги, подготовленные к переизданию (с авторской правкой, вставками, дополнениями);

- вырезки из газет, книг и журналов с текстами произведений фондообразователя, открытые письма в редакции;

- тексты и стенограммы выступлений, речей и докладов фондообразователя, конспекты и тезисы их;

- дневники, автобиографические записи, записные книжки, рабочие тетради, имеющие творческий характер;

- ученические тетради, записи лекций;

- выписки из разных книг, копии произведений других авторов, сделанные его рукой;

- заметки фондообразователя на программах, листах из альбомов и т.д.;

- записи другими лицами бесед или интервью с фондообразователем;

- автобиографии, имеющие творческий характер.

Документы научной, творческой деятельности формируются в единицы хранения по авторскому признаку. Документы одного автора объединяются в единицы хранения по номинальному признаку, жанрам (художественные произведения) и по номинальному и тематическому признакам (научные работы) с учетом хронологии.

Авторская рукопись одного небольшого по объему произведения со всеми стадиями работы, черновиками, вариантами и редакциями объединяются в одной единице хранения. Внутри дела все варианты рукописей располагаются в хронологической последовательности работы автора над произведением.

Рукопись большого объема и варианты к ней формируются в отдельные дела. Учитывая объем произведения, его отдельные главы и части также могут формироваться в самостоятельные единицы хранения. Машинопись, верстка, гранки этого произведения составят другую единицу хранения.

Авторские рукописи нескольких произведений малых форм (рассказы, очерки, стихотворения) могут объединяться в одну единицу хранения (с учетом формы произведения) по тематическому или хронологическому признакам. Внутри дела рукописи систематизируются в хронологическом порядке. Если рукописи не датированы, то их систематизация проводится по принципу жанров, а внутри - по алфавиту названий.

Вырезки из газет и журналов с произведениями автора формируются в самостоятельные дела по тематическому или хронологическому признаку. В отдельных случаях могут объединяться в одном деле вместе с рукописью.

Рукописи фондообразователя и отзывы, рецензии на его произведения могут формироваться в одном деле, если отзывы, рецензии являются приложением к рукописи. Если отзывы, рецензии не являются приложениями к рукописи, они переносятся в раздел "Материалы о фондообразователе". Возможно также объединение в рамках одной единицы хранения рукописей разных авторов и отзыва на них фондообразователя.

Сборники произведений, подготовленные авторами или редакциями, не расформировываются.

Записные книжки (только те, которые носят творческий характер) и тетради могут составлять как самостоятельные единицы хранения, так и объединяться по хронологическому, тематическому и другим признакам. Записные книжки (до 5-10) за несколько лет могут объединяться в одну единицу хранения.

Имущественно-хозяйственные документы - это документы, отражающие экономическое положение и материальные условия жизни фондообразователя:

- акты купли-продажи, дарения и наследования имущества (планы имений, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, решения судебных инстанций по спорным имущественным делам фондообразователя);

- финансовые документы (векселя, долговые обязательства, счета и разного рода квитанции, записи расходов);

- переписка с учреждениями по бытовым и хозяйственным вопросам;

- документы по пользованию жилплощадью и коммунальными услугами;

- документы по приобретению различных товаров и т.д.

Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера объединяются в единицы хранения по тематическому и номинальному признакам, а внутри дел располагаются по хронологии. В семейных и родовых фондах при наличии большого количества материалов по имениям, заводам по каждому хозяйственному объекту может быть составлена самостоятельная группа материалов.

При незначительном количестве эти документы могут включаться в раздел "Документы к биографии".

Переписка. В этом разделе помещается только личная переписка, которая формируется в два раздела:

- письма фондообразователя разным лицам и организациям (черновики, копии, неотправленные письма);

- письма разных лиц и организаций к фондообразователю.

Письма к членам семьи помещаются в раздел "Документы родственников фондообразователя" или в раздел "Документы, собранные фондообразователем". Если в письмах речь идет о фондообразователе, то письма допускается включать в раздел "Материалы о фондообразователе".

Систематизация внутри этих дел проводится по корреспондентскому признаку. Письма к одному адресату и письма одного корреспондента систематизируются по хронологии, письма нескольких адресатов (корреспондентов) - по алфавиту фамилии и хронологии. Письма, даты которых невозможно установить, помещаются после датированных писем. Письма фондообразователя (черновики, копии и др.) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к фондообразователю составляют самостоятельные единицы хранения.

При небольшом объеме переписки и ее ярко выраженном тематическом характере допускается объединение в отдельное дело писем фондообразователя и писем-ответов на них корреспондентов; внутри дела систематизация проводится по хронологии. Письма разных корреспондентов по одному и тому же четко выраженному вопросу могут объединяться по тематическому признаку (просьбы о высылке книг, письма начинающих писателей, поздравительные и т.д.).

Поздравительные письма лиц и учреждений к фондообразователю при небольшом объеме объединяются в одну единицу хранения. Поздравительные письма и телеграммы тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к этим письмам.

Единицы хранения с письмами за несколькими подписями и с письмами разных корреспондентов (или разным адресатам), сформированные по тематическому признаку, помещаются после переписки, систематизированной по алфавиту, и располагаются в хронологической последовательности.

Если объем писем фондообразователя к членам семьи небольшой, они составляют одну единицу хранения. Допустимо составление заголовков единиц хранения, содержащих письма к родственникам, без указания их фамилий и родственных связей. Письма родственников могут объединяться с письмами к знакомым.

Письма фондообразователя к неустановленным лицам и письма к нему неустановленных лиц составляют отдельные единицы хранения. Если их количество невелико, то они могут быть присоединены либо к письмам фондообразователя к различным адресатам, либо к письмам различных корреспондентов к фондообразователю, и помещены в конце дела.

Письма фондообразователя неустановленным лицам без личных обращений объединяются в одну единицу хранения, с личными обращениями составляют отдельные единицы хранения.

Письма неустановленных лиц (с неразборчивыми подписями и без подписей) объединяются в одну единицу хранения и группируются по почеркам. В отдельные единицы хранения могут быть выделены письма с частично разобранной подписью, письма, подписанные инициалами, именами, прозвищами.

Приложения, оговоренные в тексте писем (фотографии, рукописи, другие документы), от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам прилагаются к документам.

Вся деловая переписка относится к разделу служебной, общественной, производственной деятельности, переписка по творческим, научным вопросам относится к разделу творческой, научной деятельности.

Служебная переписка (переписка с учреждениями и организациями) формируется или в одну единицу хранения (если ее немного), или в несколько по тематическому или корреспондентскому признакам. Во всех случаях внутри единицы хранения документы располагаются по хронологии.

Документы, собранные фондообразователем. Этот раздел могут представлять документы, собранные фондообразователем для своей работы, творчества, или коллекции документов, собранные в соответствии с интересами и увлечениями фондообразователя.

В состав раздела могут быть включены: художественные и научные труды, доклады, лекции, статьи различных авторов в подлинниках или копиях, с пометками фондообразователя или тематически связанные с его трудами, подборки различных материалов по интересующим фондообразователя вопросам (газетные вырезки и др.), альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц.

Материалы, собранные фондообразователем для определенных работ или по интересующим его темам, объединяются в отдельные единицы хранения по каждой работе или теме. Если это невозможно, документы формируются в единицы хранения по правилам формирования единиц хранения из соответствующего вида документов: рукописи - по алфавиту фамилий авторов; письма - по алфавиту фамилий корреспондентов; другие документы - по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии.

В отдельных случаях, в зависимости от характера документов, от близости их к произведениям фондообразователя, этот раздел может помещаться после раздела "Документы научной, творческой деятельности".

К разделу "Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде" относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые по своему составу не могут быть отнесены к разделу материалов, собранных фондообразователем. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам.

К разделу "Коллекции" относятся коллекции, собранные фондообразователем. В них допускается сохранять принцип систематизации, выбранный составителем коллекции.

Документы родственников фондообразователя. Это могут быть личные и служебные, творческие и изобразительные документы родных и близких фондообразователя. Располагаются одним или несколькими разделами вслед за документами фондообразователя.

Единицы хранения, содержащие материалы членов семьи фондообразователя, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (супруг(а), дети, родители, братья, сестры)*(59), а внутри их единицы хранения располагаются согласно схеме систематизации личного фонда (рукописи, письма, материалы к биографии).

В названиях этих групп документов после фамилии, имени и отчества должно стоять обозначение родственных связей.

Материалы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, материалы каждого фондообразователя - по разделам схемы систематизации личного фонда.

В семейных фондах на первое место выносятся материалы основного фондообразователя, за которыми следуют материалы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети, родители и т.д.). В родовых фондах материалы располагаются в порядке генеалогической последовательности членов семей. Материалы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные), помещаются в начале всего фонда.

Дарственные надписи. Самостоятельные разделы с дарственными надписями фондообразователя и фондообразователю выделяются при значительном объеме документов, систематизация внутри разделов проводится по алфавиту фамилий авторов и в хронологической последовательности надписей.

Если объем дарственных надписей незначителен, то сформированная из них единица хранения помещается в конец одного из разделов ("Рукописи", "Переписка", "Фотографии", "Печатные издания" и др.) с учетом тем и вопросов, отраженных в содержании единицы хранения. Если это дарственные надписи иных лиц, собранные фондообразователем, то они могут составить подраздел в "Материалах, собранных фондообразователем".

2.4.2 Изобразительные документы

Это материалы, являющиеся результатом творческой и собирательской деятельности фондообразователя, но не отнесенные к группе творческих документов: рисунки, чертежи, художественные открытки, а также фотографии личного и семейного характера. Формируются в дела по алфавитному признаку (авторы рисунков, фотографии отдельных лиц), внутри дел - по хронологическому.

Изобразительные документы рекомендуется формировать в единицы хранения поединично, с учетом их значимости, при их небольшом количестве в личном фонде. Вырезки из журналов и газет с иллюстрациями, собранные фондообразователем по определенным темам, объединяются по тематическому признаку (не более 50 листов в единице хранения).

2.4.3 Аудиовизуальные документы

Аудиовизуальные документы группируются, как правило, последовательно по нескольким признакам: сначала по видам, а затем - по хронологическому (датам создания документов), структурному, авторскому (фамилиям авторов документов) и другим признакам.

Выбор классификационных признаков определяется исходя из состава и содержания документов.

За единицу хранения фотодокументов принимается негатив, контратип (дубль-негатив), поступивший в архив на правах оригинала, или несколько негативов одной панорамной съемки; позитив, поступивший в архив на правах оригинала; фотоальбом, состоящий из группы позитивов; диапозитив (слайд).

Систематизация фотографий имеет несколько этапов. На начальном этапе выделяют основные группы:

- фотографии фондообразователя;

- фотографии разных лиц;

- видовые фотографии.

При дальнейшей работе с каждой основной группой формируются дополнительные группы фотографий:

- фондообразователя индивидуальные;

- фондообразователя в группах;

- фондообразователя тематические;

- родственников фондообразователя;

- друзей, коллег, знакомых;

- разных лиц:

- деятелей литературы;

- деятелей искусства:

- в жизни;

- во время творческого процесса;

- ученых;

- государственных деятелей и т.п.

- видовые фотографии;

- видовые фотооткрытки;

- альбомы с фотографиями.

Если фондообразователь являлся (или является) деятелем театра и кино, музыкантом, архитектором, художником, скульптором, то особую группу составляют фотографии, отражающие его творческую деятельность. Это фотографии:

- в театральных ролях;

- сцен из спектаклей;

- актерских проб на роли;

- рабочих моментов съемок фильмов;

- в киноролях;

- кадров из фильмов;

- концертных выступлений;

- декораций;

- костюмов;

- рисунков и картин;

- памятников (скульптур);

- скульптурных портретов;

- выставок работ художников и скульпторов;

- архитектурных объектов.

Фотографии, относящиеся к одному событию, можно объединить в одну единицу хранения.

В этих случаях рекомендуется, чтобы объем единицы хранения не превышал 20 фотографий (групповых - 10). Фотографии родственников и знакомых можно поместить в одну единицу хранения (без дарственных надписей - не более 20, с дарственными надписями - не более 5 документов). Фотографии родственников, являющихся известными, выдающимися людьми, или интересные по исполнению или сюжету, рекомендуется формировать в дела поединично (по одной фотографии в дело). Все фотографии неустановленных лиц и неатрибутированные фотографии помещаются в одну единицу хранения (не более 30 документов).

Внутри единицы хранения фотографии располагаются по алфавиту фамилий или по хронологии.

Предложенные варианты систематизации фотодокументов относятся исключительно к позитивам. Негативы систематизируются и описываются поединично в соответствии с цветностью, размером и типом носителя, выносятся в отдельную опись и подлежат отдельному хранению.

Коллекции архивных документов. При наличии нескольких личных фондов, содержащих небольшое количество документов, из них возможно создавать коллекции архивных документов: Героев Советского Союза, участников Великой Отечественной войны, Героев Социалистического труда, заслуженных учителей, врачей, строителей, механизаторов, передовиков производства, краеведов, представителей любых профессий и социальных слоев, документы которых представляют общественный или исторический интерес.

При наличии единичных и разнородных документов возможно сформировать коллекцию документов (в муниципальных архивах, например, по истории города или района).

Коллекции, состоящие из отдельных видов документов (автографы, листовки, открытки, экслибрисы, альбомы, афиши, программы, газетные вырезки, марки и др.) систематизируются по видам документов. Внутри выделившихся групп систематизация проводится с учетом вида документов - в хронологической последовательности, алфавитном порядке и др.

Тематические коллекции (по истории города, учреждения, предприятия и т.п.) систематизируются с учетом состава документов - по персоналиям, тематическому, предметно-вопросному, географическому, хронологическому и др. признакам.

2.4.4 Печатные издания

Для печатных (в том числе периодических) изданий*(60), входящих в состав фондов личного происхождения*(61), характерно видовое и тематическое многообразие, которое отражает:

- род деятельности фондообразователя (творческой, служебной, общественной);

- участие в событиях (исторических, культурной жизни и др.);

- круг общения (печатные издания с дарственными надписями и подаренные);

- круг личных интересов, хобби (коллекции, подборки печатных изданий) и др.

Массовые печатные издания (буклеты, проспекты, комплекты открыток, туристические путеводители) не рекомендуется включать в состав личного фонда, если они не содержат помет, не являются единственным подтверждением какого-либо факта из биографии фондообразователя, не входят в состав созданной им коллекции и др.

Примерная схема систематизации дел по номинальному признаку в (разделе) описи фонда личного происхождения "Печатные издания" включает:

- книги, брошюры;

- журналы, газеты;

- буклеты, проспекты;

- учебные издания (пособия, программы, планы);

- книги или отдельные листы-расклейки, подготовленные к переизданию*(62);

- гранки, верстку, оттиски (не имеющие авторской правки, вставок, дополнений)*(63);

- нотные издания, песенники*(64);

- изоиздания:

- листовые (плакаты, художественные репродукции);

- карточные (визитные карточки, изобразительные и фотооткрытки);

- комплектные (комплекты открыток, репродукций);

- книжного типа (альбомы, каталоги художественных выставок и музеев; путеводители по странам, городам и др., привезенные фондообразователями из командировок и туристических поездок, и др.);

- афиши и программы (конференций, творческих, литературных, музыкальных вечеров, концертов, театральные и др.);

- приглашения (пригласительные билеты) на концерты, творческие вечера, открытия выставок и др.;

- планы работы издательств, учреждений культуры и др.;

- картографические, рекламные издания;

- календари; книжные знаки и др.

Печатные издания включаются в состав фонда очень выборочно по причине их массового характера и больших объемов. Афиши и программы конференций, творческих, литературных, музыкальных вечеров, концертов, театральные и др. с участием фондообразователя могут быть помещены в раздел "Материалы к биографии".

Печатные издания могут быть также переданы в научно-справочную библиотеку архива (при наличии), если соответствуют ее профилю и представляют интерес для сотрудников архива и пользователей.

2.4.5 Предметы

Предметы могут являться органической частью какого-то дела (вложением в дело), могут представлять самостоятельные коллекции (значки, медали, сувениры, пионерская и комсомольская атрибутика, вышивки и т.п.).

Предметы могут также формироваться в отдельные единицы хранения (один предмет в одном деле), на них может составляться отдельная опись дел, документов.

2.4.6 Электронные документы

На электронные документы составляется отдельная опись дел, документов, единицы хранения в которой систематизируются по стандартной схеме.