Приложение N 2. Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Приложение N 2
Утвержден
приказом
Департамента управления
делами Губернатора и
Правительства Севастополя
от 6 сентября 2021 г. N 97

Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Настоящий Регламент разработан с целью организации работы Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК, комиссия) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), осуществляющей свою деятельность на основании Положения об ЭПК Департамента, утвержденного приказом Департамента (далее - Положение об ЭПК).

ЭПК на своих заседаниях рассматривает вопросы, круг которых определен Положением об ЭПК.

I. Функции членов ЭПК

1.1. В состав комиссии входят председатель, заместитель председателя, секретарь, заместитель секретаря и члены ЭПК.

1.1.1. Председатель ЭПК:

- возглавляет комиссию, осуществляет руководство деятельностью комиссии и организует ее работу в соответствии с Положением об ЭПК и настоящим Регламентом;

- согласовывает план-график работы комиссии и назначает заседания комиссии;

- назначает ответственных специалистов из числа членов ЭПК для рассмотрения представленных на ЭПК документов;

- председательствует на заседаниях ЭПК, подписывает протоколы заседаний комиссии.

1.1.2. Заместитель председателя ЭПК:

- выполняет поручения председателя ЭПК;

- при отсутствии председателя ЭПК исполняет его обязанности.

1.1.3. Секретарь ЭПК:

- осуществляет организацию и техническое обеспечение деятельности комиссии;

- осуществляет ежегодно разработку проекта плана-графика работы комиссии; готовит проект отчета о работе комиссии;

- ведет делопроизводство комиссии, отвечает за учет и сохранность документов комиссии;

- осуществляет подготовку заседания комиссии и оповещает членов комиссии и лиц, приглашенных на заседание, не позднее чем за два рабочих дня до проведения заседания о повестке дня заседания, времени и месте заседания комиссии;

- осуществляет прием и учет документов и материалов, поступающих на рассмотрение комиссии, передаёт на рассмотрение председателю комиссии;

- ведет и подписывает протоколы заседания комиссии, осуществляет учет решений, принятых комиссией;

- осуществляет мониторинг выполнения принятых комиссией решений;

- выполняет поручения председателя ЭПК, его заместителя, осуществляет иные полномочия, отнесенные к его компетенции.

В случае отсутствия секретаря суженного состава ЭПК председатель комиссии поручает исполнять его функции одному из членов суженного состава ЭПК.

1.1.4. Заместитель секретаря:

- исполняет обязанности секретаря ЭПК в его отсутствие.

1.1.5. Члены ЭПК:

- готовят заключения на документы, предоставленные на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя по форме, приведённой в Приложении N 1 к настоящему Регламенту;

- при подготовке заключения на документы и материалы, составленные по итогам упорядочения документов при необходимости осуществляют выборочный осмотр дел (документов), включенных в представленные к рассмотрению ЭПК документы. Итоги осмотра член ЭПК отмечает в заключении;

- участвуют в рассмотрении вопросов повестки дня заседания и принятии решения комиссии;

- выполняют поручения председателя ЭПК, его заместителя.

1.2. В суженный состав комиссии входят председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК, функции которых соответствуют функциям, установленным пунктами 1.1.1 - 1.1.3, 1.1.5 настоящего Регламента.

Члены суженного состава комиссии должны иметь форму допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, соответствующую грифу ограничения доступа рассматриваемых на заседании ЭПК документов.

II. Планирование работы ЭПК

2.1. ЭПК организует свою работу в соответствии с планом-графиком работы комиссии. При формировании плана-графика устанавливаются даты проведения заседаний ЭПК и сроки подачи документов на рассмотрение комиссии.

2.2. Годовой план-график работы ЭПК рассматривается на заседании ЭПК, и утверждаются директором Департамента.

2.3. Суженный состав ЭПК осуществляет работу в случае поступления документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

III. Рассмотрение документов, поступивших на ЭПК

3.1. Адрес для предоставления документов на рассмотрение ЭПК: 299059, г. Севастополь, пр. Героев Сталинграда, 64. Контактный тел.: (8692) 42-05-66. График работы: понедельник - четверг: 9-00 - 18-00; пятница: 9-00 - 16-45; перерыв на обед: 13-00 - 13-45; суббота и воскресенье - выходные дни.

Предоставление документов на рассмотрение суженного состава ЭПК осуществляется в порядке и с соблюдением требований, установленных для документов, составляющих государственную тайну.

3.2. Документы, поступающие на рассмотрение ЭПК, должны быть оформлены на бумажных носителях в соответствии с нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства и архивного дела, в том числе на поступающих документах должны быть заполнены все необходимые реквизиты.

Документы должны быть представлены в установленном количестве экземпляров, дополнены необходимыми приложениями.

Перечень документов, представляемых на рассмотрение ЭПК с указанием количества экземпляров и необходимых приложений определен в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.3. Ответственность за качество предоставляемых на рассмотрение ЭПК документов возлагается на организацию, представившую документы, исполнителей, осуществляющих подготовку представленных документов, центральную экспертную комиссию (экспертную комиссию) (далее - ЦЭК (ЭК)), рассмотревшую представленные документы.

3.4. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК с нарушением требований, указанных в пункте 3.2 настоящего Регламента, а также документы, представленные в электронном виде, подлежат возврату без учета и рассмотрения на заседании ЭПК.

3.5. Секретарь комиссии проверяет комплектность представленных документов, соответствие условиям их оформления, указанным в пункте 3.2 настоящего Регламента, учитывает поступившие документы и передает на рассмотрение председателю комиссии.

3.6. Председатель рассматривает поступившие документы, дает указания по их дальнейшему рассмотрению, назначает ответственного (ых) специалиста (ов) из числа членов ЭПК (далее - ответственный специалист).

3.7. Ответственный специалист изучает представленные на рассмотрение ЭПК документы, при необходимости осуществляет осмотр дел, включенных в описи (в случае рассмотрения документов, подготовленных по итогам упорядочения архивных дел), составляет заключение, в котором указывает соответствие или несоответствие представленных документов нормативным правовым актам, устанавливающим обязательные требования в сфере делопроизводства и архивного дела, предлагает проект решения ЭПК. В случае осуществления осмотра архивных дел, включенных в представленные для рассмотрения ЭПК документы, итоги осмотра отмечает в заключении.

3.8. Ответственность за качество рассмотрения представленных документов и обоснованность проекта решения возлагается на ответственного специалиста.

3.9. Заключение передается секретарю ЭПК не позднее чем за три рабочих дня до проведения заседания, на котором запланировано рассмотрение вопроса.

3.10. На основании представленных ответственными специалистами заключений секретарь ЭПК формирует повестку дня заседания, представляет на рассмотрение председателю комиссии.

IV. Проведение заседаний ЭПК и составление протокола

4.1. Ответственный специалист кратко докладывает информацию о составе представленных документов, их соответствии требованиям нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования в сфере делопроизводства и архивного дела, предлагает проект решения остальным членам комиссии.

В случае отсутствия на заседании ответственного специалиста секретарь комиссии зачитывает подготовленное ответственным специалистом заключение с проектом решения.

4.2. В случае присутствия на заседании исполнителей и/или представителей организации, направившей документы, ответственный специалист, рассматривающий документы, и члены комиссии вправе запросить пояснения по представленным документам.

4.3. В ходе рассмотрения документов члены комиссии вносят свои предложения и замечания, которые фиксирует ответственный специалист и секретарь комиссии.

4.4. После обсуждения вопроса проходит голосование по обсуждаемому вопросу.

4.5. По результатам голосования членов ЭПК по представленным документам могут быть приняты решения:

- об утверждении/согласовании документов (перечень вопросов, по которым ЭПК могут быть приняты решения об утверждении или согласовании, указан в пунктах 8.1, 8.2 Положения об ЭПК);

- об утверждении/согласовании документов при условии устранения замечаний;

- о возвращении документов на доработку;

- о принятии к сведению документов;

- о рассмотрении документов и направлении в Департамент с рекомендацией о согласовании/отказе в согласовании.

4.6. В случае вынесения решения ЭПК об утверждении/согласовании документов, секретарь комиссии, после утверждения протокола ЭПК, заполняет грифы утверждения/согласования документов с проставлением печати комиссии и направляет документы в представившую их организацию.

4.7. В случае вынесения решения ЭПК об утверждении/согласовании документов при условии устранения замечаний, ответственный специалист любым доступным способом (в том числе в телефонном режиме, при помощи электронной почты и др.) передает замечания и предложения членов ЭПК организации, представившей документы на рассмотрение.

Организация, представившая документы, вправе в течение пяти рабочих дней внести изменения в документы с учетом замечаний и предложений, указанных членами ЭПК.

В случае, если организация в течение пяти рабочих дней внесла необходимые изменения, ответственный специалист после проверки внесенных изменений, составляет служебную записку председателю ЭПК об устранении замечаний.

Секретарь комиссии после получения служебной записки ответственного специалиста с резолюцией председателя ЭПК после утверждения протокола ЭПК оформляет грифы утверждения/согласования на представленных документах с проставлением печати комиссии и направляет документы в представившую их организацию.

В случае, если в течение пяти рабочих дней необходимые изменения не внесены, ответственный специалист составляет служебную записку председателю ЭПК об отсутствии изменений с предложением о возвращении представленных документов на доработку.

В журнал учета решений ЭПК секретарем комиссии вносится решение о возвращении документов на доработку. В организацию направляется письмо о возвращении представленных документов на доработку.

4.8. В случае принятия решения о возвращении документов на доработку в организацию направляется письмо с уведомлением о возвращении представленных документов на доработку.

4.9. В случае, если представленные документы не предполагают утверждения/согласования ЭПК, документы принимаются к сведению. В организацию, направившую документы, направляется письмо, содержащее информацию о принятом решении.

4.10. После рассмотрения документов и принятия решения о направлении документов в Департамент с рекомендацией о согласовании/возвращении на доработку, секретарь ЭПК подготавливает проект письма Департамента о принятом решении.

4.11. Организация, представившая документы на рассмотрение ЭПК, вправе запросить выписку из протокола ЭПК в части касающейся рассмотрения представленных ею документов.

4.12. Секретарь в течение семи рабочих дней составляет протокол заседания ЭПК на основании заключений ответственных специалистов и записей, сделанных непосредственно во время заседания. Протокол заседания ЭПК должен содержать все существенные сведения выступающих на заседании комиссии.

Датой протокола является дата заседания ЭПК. Протоколу ЭПК присваивается номер в соответствии с валовой нумерацией протоколов ЭПК в течение календарного года.

Протоколам заседания суженного состава ЭПК также присваиваются валовые номера в течение года. К номеру протокола заседания суженного состава комиссии добавляется индекс "-с".

4.13. На протоколах заседаний суженного состава ЭПК проставляется номер экземпляра, ограничительная пометка "Для служебного пользования". Если в протоколе содержатся сведения, составляющие государственную тайну, то проставляются реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений.

4.14. Протокол заседания подписывается секретарем и председателем ЭПК. Протокол суженного заседания ЭПК подписывается секретарём, членами комиссии и председателем.

После подписания протокол представляется на утверждение директору Департамента.

4.15. Принятые решения ЭПК учитываются секретарем в журнале учета решений ЭПК.

4.16. Выписка из протокола ЭПК составляется по основаниям, указанным в пункте 4.11 настоящего Регламента и оформляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов в сфере делопроизводства.

Секретарь заверяет выписку личной подписью, печатью ЭПК, проставляет дату составления выписки.

V. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК

5.1. Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решений ЭПК (в случаи необходимости осуществления контроля) определяются в тексте решений.

5.2. Председатель ЭПК осуществляет контроль за соблюдением настоящего Регламента, организацией работы ЭПК и деятельностью секретаря комиссии.

5.3. Секретарь комиссии организует учет и оперативный контроль за соблюдением сроков, предусмотренных настоящим Регламентом и исполнением решений, принятых на заседании комиссии.

5.4. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется на основании служебной записки, представленной ответственным специалистом.

5.5. Контроль за деятельностью комиссии осуществляет директор Департамента.

5.6. Решения ЭПК могут быть обжалованы в порядке, предусмотренном действующим законодательством.