Приложение N 6. Порядок ведения, учета и хранения регистров (журналов) внутреннего финансового контроля в Департаменте цифрового развития города Севастополя

Приложение N 6
к Положению об осуществлении
внутреннего финансового контроля
и внутреннего финансового
аудита в Департаменте цифрового
развития города Севастополя

Порядок ведения, учета и хранения регистров (журналов) внутреннего финансового контроля в Департаменте цифрового развития города Севастополя

1. Ведение, учет и хранение журналов внутреннего финансового контроля (далее - регистры) осуществляются в структурных подразделениях Департамента, осуществляющих внутренние бюджетные процедуры, а также подведомственных Департаменту учреждениях (далее - учреждения).

2. Ведение регистров в Департаменте осуществляется в каждом структурном подразделении Департамента, ответственным за выполнение внутренних бюджетных процедур, должностными лицами, осуществляющими контрольное действие с периодичностью, установленной в карте внутреннего финансового контроля на соответствующий год, с использованием компьютерной техники (при наличии - с применением автоматизированной информационной системы).

Перечень должностных лиц структурных подразделений Департамента, ответственных за ведение регистров, устанавливается руководителем соответствующее структурного подразделения Департамента.

3. Записи в регистре производятся по мере совершения контрольных действий в хронологическом порядке.

4. По каждой внутренней бюджетной процедуре, в отношении которой осуществляется внутренний финансовый контроль, в регистре указывается:

- дата проведения контрольного действия (число, месяц, год);

- наименование операции (действий по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры);

- наименование должности, а также фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего контрольные действия;

- один из методов осуществления контрольных действий: самоконтроль, контроль по уровню подчиненности, контроль по уровню подведомственности, смежный контроль;

- один из способов контроля: сплошной или выборочный;

- результат контрольного действия: выявленные (невыявленные) недостатки и (или) нарушения.

В случае выявления недостатков (нарушений) описывается:

- характер указанных недостатков (нарушений);

- сведения о причинах рисков возникновения нарушений (недостатков);

- предлагаемые меры по устранению нарушений (недостатков), причин их возникновения;

- отметки об устранении выявленных нарушений (недостатков).

5. Журнал учета информации о результатах внутреннего финансового контроля ведется в электронном виде. При внесении в него итоговой годовой информации распечатывается, подписывается руководителем структурного подразделения, прошивается.

6. Регистры хранятся в порядке, установленном законодательством об архивном деле в Российской Федерации и правилами делопроизводства в Департаменте.

Регистры, составленные на компьютерной технике в форме электронных документов (далее - электронные документы), хранятся в течение срока, установленного правилами делопроизводства в Департаменте для хранения первичных учетных документов. В случае отсутствия возможности хранения на компьютерной технике электронные документы хранятся исключительно на бумажных носителях.

Соблюдение требований к хранению регистров осуществляется лицом, ответственным за их формирование, согласно срокам хранения данного вида документов.