Приложение. Инструкция по делопроизводству

Приложение

к приказу министерства

строительства Красноярского края

от 14.09.2021 N 398-о

Инструкция
по делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства строительства Красноярского края (далее - министерство) документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, если иное не установлено в нормативном правовом акте Губернатора края, регулирующем рассмотрение обращений граждан и приказами министерства.

1.3. Положения Инструкции распространяются на Порядок исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, если иное не установлено Указом Губернатора края от 26.10.2011 N 199-уг "Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

1.4. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.5. При работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства осуществляется отделом организационной работы министерства (далее - орг. отдел министерства).

1.7. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий министерства, осуществляющий подготовку проекта документа (служебного (делового) письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых УДО, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - лицо, замещающее государственную должность края (министр, первый заместитель министра, заместитель министра, либо государственный гражданский служащий края, замещающий должность государственной гражданской службы края в министерстве строительства Красноярского края, руководители структурных подразделений министерства);

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Красноярского края;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

2. Организация документооборота

2.1. Прием, обработка и распределение входящей документации

2.1.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

Входящей документацией являются документы, поступившие в министерство.

2.1.2. Орг. отдел министерства использует централизованную форму организации делопроизводства.

Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение.

Прием обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее соответственно - обращения заявителей, заявители) в форме электронного документа (за исключением случаев, указанных в абзаце пятом пункта 2.1.10 Инструкции), при личном обращении в письменной или устной форме, в письменной форме, доставленных физическими лицами (нарочно), регистрация таких обращений, формирование и хранение дел осуществляются отделом организационной работы министерства.

2.1.3. Корреспонденция доставляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

системами электронного документооборота (далее - СЭД);

системами межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО);

представителями (экспедиторами, курьерами) органов, учреждений, организаций, физическими лицами (далее - нарочно).

Документы могут быть переданы должностным лицам министерства при личном приеме.

2.1.4. Прием корреспонденции, обращений заявителей доставляемой в рабочие дни фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется орг. отделом министерства.

2.1.5. Прием (передача) телеграмм осуществляется орг. отделом министерства.

Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильного аппарата приемной министра, а также факсимильных аппаратов, имеющихся в отделах министерства.

2.1.6. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать министерства "Для документов".

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать министерства "Для документов" на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется, а по просьбе лица, доставившего документ, выдается расписка о принятии документа.

2.1.7. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

2.1.8. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица и иное) и приложений к нему.

При обнаружении повреждений, отсутствии документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении, документ с соответствующими пометками государственных гражданских служащих отдела орг. работы министерства возвращается адресату.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При поступлении документа на электронный адрес: priem@msakrsk.ru документ распечатывается и регистрируется.

Ошибочно поступившие документы по электронной почте не распечатываются, отправителю направляется уведомление об ошибке на электронный адрес, с которого поступило сообщение.

Электронные сообщения, содержащие рекламу, спам, удаляются.

2.1.9. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", вскрывается, регистрируется и передается руководителю, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в корреспонденции вопросов.

2.1.10. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.1.11. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации (приложение N 1 к Инструкции).

2.1.12. Распределение регистрируемых документов осуществляется исходя из:

функций и полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;

положений об отделах министерства;

авторства;

срочности исполнения.

2.1.13. Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее - участники межведомственного электронного документооборота, информационные системы электронного документооборота).

2.1.14. Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.

2.1.15. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

2.2. Регистрация документов

2.2.1. Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи (за исключением обращений заявителей).

(п. 2.2.1 в ред. Указа Губернатора Красноярского края от 03.09.2018 N 231-уг)

2.2.2. Документы регистрируются однократно при поступлении в министерство.

Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

(в ред. Указа Губернатора Красноярского края от 04.05.2016 N 78-уг)

Срочные документы регистрируются и доставляются руководителю незамедлительно.

Вся корреспонденция передается руководителю в день поступления.

2.2.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки (приложение N 2 к Инструкции).

Документы, поступившие от участников Енисей-СЭД, регистрируются отделом орг. работы министерства в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, за исключением обращений заявителей, регистрируются отделом орг. работы министерства в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Входящие документы".

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (адресанта);

фамилия, имя и отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии);

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, регистрируются отделом орг. работы министерства в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, регистрируются отделом орг. работы министерства в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Исходящие документы".

Исходящая корреспонденция, образованная в процессе рассмотрения обращений заявителей, регистрируется государственными гражданскими служащими отдела организационной работы министерства.

При регистрации исходящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

В зависимости от характера документа и использования информации в электронную регистрационную карточку вносятся также иные данные.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.2.4. На первом листе входящего регистрируемого документа на бумажном носителе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа (приложение N 3 к Инструкции).

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование государственного органа края

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

2.2.5. Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Входящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс), присвоенный министерству;

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) министерства;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Исходящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс), присвоенный министерству;

порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) министерства;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего, в случае регистрации документа на бумажном носителе, они переносятся на документ государственным гражданским служащим отдела орг. работы министерства, осуществляющим его регистрацию.

2.2.6. При регистрации входящих документов проводится поиск по основным реквизитам регистрации или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в тексте документа) на наличие:

повторной регистрации одного и того же документа;

зарегистрированных ранее документов по данной теме;

инициативных писем по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.2.7. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.2.3-2.2.5 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

В случае поступления документа, идентичного зарегистрированному ранее документу, в электронную регистрационную карточку вносятся государственными гражданскими служащими отдела орг. работы министерства дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов. При этом номером вновь поступившего документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа.

2.2.8. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в отдел организационной работы министерства для регистрации.

2.2.9. Получение документов на бумажных носителях в отделе орг. работы министерства осуществляется в течение рабочего дня.

2.2.10. Передача (переадресация) документов на бумажных носителях заместителям министра и начальникам структурных подразделений министерства, а также в органы, учреждения, организации производится через отдел орг. работы министерства посредством внесения изменений в электронную регистрационную карточку.

2.3. Отправка исходящей документации

2.3.1. Исходящей документацией являются документы, отправляемые министром, заместителями министра, начальниками структурных подразделений министерства. Документы, не связанные с деятельностью министерства к отправке не принимаются.

Документы доставляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи, в том числе по сетям связи специального назначения;

системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

системами электронного документооборота (СЭД);

нарочно.

2.3.2. Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется государственными гражданскими служащими отдела орг. работы министерства после их регистрации.

2.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа в соответствии с пунктом 2.2.3 Инструкции;

точных адресов отправки (при отправке документа на бумажном носителе) с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.7 Инструкции;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

всех необходимых для данного документа приложений и виз: на визовом экземпляре документа (при проведении процедуры согласования документа на бумажном носителе) либо в листе согласования (при проведении процедуры согласования документа посредством системы автоматизированного делопроизводства);

списка рассылки документа;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ (при наличии).

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи, МЭДО, СЭД без дублирования на бумажном носителе.

2.3.4. Исходящая корреспонденция на бумажных носителях сканируется государственными гражданскими служащими отдела орг. работы министерства перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

Исходящая корреспонденция на бумажных носителях, образованная в процессе рассмотрения обращений заявителей, перед ее отправкой в сканированном виде прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства государственными гражданскими служащими орг. отдела министерства.

2.3.5. Визовый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе с приложениями, указанными в тексте документа, остается в структурном подразделении министерства, подготовившего документ и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела.

Визовый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе, образованного в процессе рассмотрения обращений заявителей, с приложениями, указанными в тексте документа, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел министерства и хранится в орг. отделе министерства.

Исходящие документы, направленные на подпись руководителю для утверждения квалифицированной электронной подписью предварительно согласовываются в системе автоматизированного делопроизводства специалистами структурных подразделений, курирующими замами министерства участвующими в подготовке документа.

2.3.6. Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов;

определение и проставление стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.3.7. Отправка исходящих документов на бумажных носителях осуществляется до 15.00. Если документ на бумажном носителе поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется до 17.00. Если документ в электронной форме поступил позднее 17.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы на бумажных носителях доставляются адресатам нарочно, передаются для отправки фельдъегерской службой.

2.3.8. Выдача документов на бумажных носителях на руки адресату допускается в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.3.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

2.3.10. При передаче текстов документов на бумажных носителях по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в орг. отделе министерства;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой о конфиденциальности "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу передаются в орг. отдел министерства, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.

2.4. Порядок прохождения внутренней документации

2.4.1. Внутренней документацией являются документы, создаваемые Губернатором края, в Правительстве края, в том числе в аппарате Правительства края, в Администрации Губернатора края, в структурных подразделениях Правительства края и адресованные руководителям.

2.4.2. Регистрация внутренней документации осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.2.3-2.2.5 Инструкции.

2.4.3. Прохождение внутренней документации на этапах ее подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.4.4. Подготовленные ответы в обязательном порядке согласовываются в системе автоматизированного электронного документооборота всеми участниками структурных подразделений, заместителями министра в чей адрес в соответствии с резолюцией был направлен документ.

2.4.5. Передача внутренней документации адресованной в структурные подразделения Правительства края и Администрации Губернатора края осуществляется через отдел служебных писем Управления документационного обеспечения Правительства края, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.

Передача внутренней документации адресованной в органы исполнительной власти края (министерства, агентства, службы) осуществляется через отдел орг. работы министерства, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.

3.1.2. При подготовке документов за подписью министра, заместителей министра используется бланк письма министерства (приложение N 4 к Инструкции);

При подготовке документов с использованием квалифицированной электронной подписью министра, заместителей министра используется бланк письма министерства (приложение N 4 к Инструкции - электронная подпись);

Исходящая документация оформляется на бланке писем министерства в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка черным цветом, включая герб края.

Для оформления исходящей корреспонденции в адрес органов исполнительной власти края, а также исходящей корреспонденции, направляемой в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", используются бланк письма министерства в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка черным цветом, включая герб края. В соответствии с приложением N 4 к Инструкции.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки в министерстве.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При создании электронного документа используются электронные шаблоны бланков писем министерства в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка, включая герб края, черным цветом.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт (1) - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов (2) (12-14 пт).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами (3).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.

Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов.

--------------------------------

(1)Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

(2)Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

(3)Интервал - пустая строка, 12-14 пт, 1-2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов:

герб края;

наименование высшего должностного лица края "Губернатор Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель Губернатора Красноярского края", "Полномочный представитель Губернатора Красноярского края", высшего органа исполнительной власти края "Правительство Красноярского края", включая "Аппарат Правительства Красноярского края", государственного органа края "Администрация Губернатора Красноярского края";

должность лица, подписавшего документ;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка "Срочно".

3.3.1.1. Герб края.

Изображение герба края помещают на бланках правовых актов и писем Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края.

3.3.1.2. Наименование высшего должностного лица края "Губернатор Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель Губернатора Красноярского края", "Полномочный представитель Губернатора Красноярского края", высшего органа исполнительной власти края "Правительство Красноярского края", включая "Аппарат Правительства Красноярского края", государственного органа края "Администрация Губернатора Красноярского края".

Наименование высшего должностного лица края "Губернатор Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель Губернатора Красноярского края", "Полномочный представитель Губернатора Красноярского края", высшего органа исполнительной власти края "Правительство Красноярского края", включая "Аппарат Правительства Красноярского края", государственного органа края "Администрация Губернатора Красноярского края" - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованиям, установленным в нормативных правовых актах края.

3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица указывается на бланках писем должностных лиц (бланк письма Губернатора края, бланк письма заместителя Губернатора края, бланк письма полномочного представителя Губернатора края, бланк письма министерства).

3.3.1.4. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа, а при отсутствии бланка - указывается исполнителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.3.1.5. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на всех видах документов, за исключением документов, оформленных на бланках писем.

3.3.1.6. Справочные данные.

Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Почтовый адрес министерства строительства Красноярского края: Заводская ул., д. 14, г. Красноярск, 660075, адрес электронной почты: priem@msakrsk.ru, адрес официального сайта - www.krskstate.ru (официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край").

3.3.1.7. Адресат.

Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.

Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства Красноярского края И.О. Фамилия

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

Краевое государственное автономное учреждение "Красноярская краевая государственная экспертиза"

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

Министру строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации И.И. Иванову

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии, например:

Смирнову И.К. Коммунальная ул., д.00, кв.00 г.Красноярск Красноярский край 660000

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.8. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под реквизитом "место составления (издания) документа". В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 11.11.2020.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 11 ноября 2020 года или 11 ноября 2020 г.

Документы, которые подписываются Губернатором края, в Правительстве края, в том числе аппарате Правительства края, Администрации Губернатора края совместно с другими органами, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте. В системе электронного документооборота в карточке подготовленного документа (ответа) проставляется связь с документом, на который подготовлен ответ.

На документах, оформленных на листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты 1 интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.10. Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);

телеграмм;

распоряжений Правительства края и Администрации Губернатора края.

Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и должно согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Постановление (о чем?) "О создании комиссии по вопросам градостроительной деятельности Правительства Красноярского края".

Письмо (о чем?) "О представлении информации".

Наименование документа оформляется в границах, отведенных для размещения данного реквизита, может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

3.3.1.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.12. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается:

именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество;

словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы;

словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), характеризующей несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.13. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных (деловых) письмах отметка о приложении (слово "Приложение") печатается без кавычек от левой границы текстового поля под текстом письма. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

     Приложение: на 4 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

     Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

     Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

     Приложение:  письмо  агентства  труда и занятости Красноярского края

от 13.06.2020 N 2571-ВН и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Если в тексте документа указано несколько приложений, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к письму от 17.02.2020 N 82-045

3.3.1.14. Подпись должностного лица.

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия), например:

Первый заместитель

Губернатора края -

руководитель Администрации

Губернатора края                        Подпись      И.О.Фамилия

Министр строительства края              Подпись      И.О.Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы текстового поля зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от последней строки текста либо от реквизита "отметка о наличии приложений" 2-3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При оформлении подписи должностного лица на бланках писем и правовых актов слово "Красноярский" в соответствующем падеже не печатается.

Внесение в подписанные документы правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке письма, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Губернатор                            Председатель

Красноярского края                    Законодательного Собрания

                                      Красноярского края

Подпись         И.О.Фамилия           Подпись          И.О.Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются, как правило, в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр строительства края               Подпись        И.О.Фамилия

Заместитель министра                     Подпись        И.О.Фамилия

В документах, составленных рабочей группой, комиссией, иным совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель рабочей группы              Подпись       И.О.Фамилия

Секретарь рабочей группы                 Подпись       И.О.Фамилия

В электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью, элементы визуализации отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи должны располагаться в месте расположения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.

например:

Министр                                               И.О. Фамилия

3.3.1.15. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от верхней границы текстового поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "Утверждаю", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

                                        Утверждаю

                                        Министр строительства

                                        Красноярского края

                                        Подпись     И.О. Фамилия

                                         Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден (о, ы, а)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

                                    Утверждено

                                    протоколом конкурсной комиссии

                                    от 21.03.2020 N 2

Слова "Утверждаю", "Утвержден (о, ы, а)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.3.1.16. Виза.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза проектов документов министром, заместителями министра включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, то указываются слова, например, "С замечаниями (предложениями)".

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), подписываются с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагаются к проекту документа.

Визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа документа.

По решению министра, заместителей министра визирующих документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, правовых актов и приложений к ним и иных документов) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа конкретным должностным лицом определяется министром исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

3.3.1.17. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.18. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии, на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слова "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

                                           Копия верна

                                           Наименование должности

                                           Подпись И.О. Фамилия

                                           Дата

Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью.

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа с использованием реквизита "Отметка о заверении копии".

3.3.1.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом Times New Roman размером 10 пт, например:

     Фамилия Имя Отчество

     211-00-00

3.3.1.20. Указания по исполнению документа.

Указание по исполнению документа - резолюция - вносится непосредственно в систему автоматизированного делопроизводства или, в случае поступления документа на бумажном носителе, оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (приложение N 5).

Формат А4 используется при наличии нескольких исполнителей, определенных руководителем, а также объемных и различных по содержанию поручений. Нужный формат резолюции выбирается при ее подготовке в системе автоматизированного делопроизводства.

Указания по исполнению включают: инициалы имен и отчеств, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                          Р.Р. Грачеву

                         Т.К. Смирновой

                        Прошу подготовить

                информацию в срок до 15.09.2020 г.

         Дата               Подпись                 И.О. Фамилия

3.3.1.21. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют в орг. отделе министерства ответственные за делопроизводство государственные гражданские служащие на документах, поставленных на контроль, в системе автоматизированного делопроизводства.

3.3.1.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", подписи руководителя и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

3.3.1.23. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.3.1.24. Отметка "Срочно".

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка "Срочно".

Отметка "Срочно" проставляется государственными гражданскими служащими отдела орг. работы на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, в системе автоматизированного делопроизводства.

4. Порядок подготовки и согласования проектов правовых актов Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края

4.1. Проекты правовых актов проходят процедуру согласования

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.1.2. Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта правового акта должностным лицам, участвующим в согласовании.

4.1.3. Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта правового акта одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование осуществляется до представления проекта правового акта на согласование в правовое управление Губернатора края.

После проведения согласования проекта правового акта правовым управлением Губернатора края возможно только последовательное согласование следующими должностными лицами:

руководителем аппарата Правительства края - правовых актов Правительства края;

первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края - правовых актов Губернатора края;

первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края - правовых актов Губернатора края, Правительства края;

4.1.4. Проект правового акта может иметь несколько листов согласования.

4.1.5. Согласование проекта правового акта руководителями, членами Правительства края, должностными лицами органов исполнительной власти края осуществляется путем проставления визы в листе согласования в системе автоматизированного делопроизводства.

Согласование проекта руководителями органов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, организаций, учреждений осуществляется в форме отдельного документа, изготовленного на бумажном носителе, до представления проекта правового акта на согласование в правовое управление Губернатора края.

В случае визирования проекта правового акта лицом, замещающим должностное лицо, на период отпуска, болезни, командировки или другое, в электронной карточке листа согласования проекта правового акта размещается информация, подтверждающая полномочия визирующего лица (основание замещения) в виде электронного образа соответствующего документа.

Проекты правовых актов, имеющих отметку "Для служебного пользования", проходят процедуру исключительно последовательного согласования на бумажном носителе.

4.1.6. Лист согласования заполняется должностным лицом, непосредственно осуществляющим подготовку проекта правового акта, в системе автоматизированного делопроизводства.

Образец формы листа согласования приведен в приложении N 6 к Инструкции.

При необходимости срочного согласования проекта правового акта Губернатора края, Администрации Губернатора края, направленного на реализацию в крае национального проекта, управление проектной деятельности Правительства края обеспечивает получение резолюции первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края "Срочно", иного проекта правового акта Губернатора края, Администрации Губернатора края - должностное лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта.

Проекты правовых актов Губернатора края, Администрации Губернатора края, разрабатываемые по поручению Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края (в том числе с резолюцией "Срочно"), согласовываются должностными лицами в течение 3 рабочих дней со дня поступления проектов правовых актов на согласование.

Если должностное лицо не согласовывает проект правового акта Губернатора края, Администрации Губернатора края в установленный срок, проект правового акта считается согласованным этим должностным лицом без замечаний и предложений. Данное положение не распространяется на первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, руководителя правового управления Губернатора края.

4.1.7. Согласование проектов правовых актов правовым управлением Губернатора края проводится в сроки, предусмотренные Порядком подготовки и издания правовых актов.

В правовое управление Губернатора края для согласования представляется:

в электронном виде посредством системы автоматизированного делопроизводства электронная версия текста проекта правового акта, учитывающая замечания (предложения), внесенные должностными лицами (органами, учреждениями, организациями), участвующими в согласовании проекта правового акта, и принятые должностным лицом, ответственным за подготовку правового акта, а также электронные образы документов, прилагаемых к проекту правового акта;

на бумажном носителе документы, прилагаемые к проекту правового акта.

4.1.8. Внесение замечания (предложения) по проекту правового акта оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) проставляется в электронной карточке листа согласования проекта правового акта и включает в себя слова "Согласен с замечаниями".

Замечание (предложение) по проекту правового акта должно быть мотивировано. Замечание (предложение) по проекту правового акта размещается в электронной карточке листа согласования проекта правового акта в виде электронного образа документа с собственноручной подписью, либо электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо текстового комментария.

4.1.9. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, либо учитывает замечания (предложения) по проекту правового акта и вносит соответствующие изменения в проект правового акта, либо оформляет возражения в виде протокола (таблицы) разногласий и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения) в течение 3 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений).

В протоколе (таблице) разногласий обязательным является указание спорных точек зрения должностного лица, ответственного за подготовку правового акта, и должностного лица, внесшего замечания (предложения).

Протокол (таблица) разногласий на бумажном носителе подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку правового акта. Электронный образ протокола (таблицы) разногласий размещается в электронной регистрационной карточке проекта правового акта и направляется для ознакомления и повторного согласования должностному лицу, внесшему замечания по проекту правового акта.

В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту правового акта должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в электронной карточке листа согласования проекта правового акта делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).

4.1.10. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, обеспечивает:

1) согласование проекта правового акта с полномочным представителем Губернатора края в Законодательном Собрании края, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органов исполнительной власти края, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте правового акта; с первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителями Губернатора края, первым заместителем председателя Правительства края, заместителями председателя Правительства края, в ведении которых находится координация вопросов в соответствующей области (сфере) государственного управления, а также с руководителями органов, организаций, учреждений в случае если такое согласование обязательно, если иное не предусмотрено Регламентом Правительства края;

2) полноту и точность внесения в единый (итоговый) экземпляр проекта правового акта изменений по замечаниям (предложениям);

3) направление проектов правовых актов в прокуратуру края в течение 2 рабочих дней после их согласования в правовом управлении Губернатора края, направление проектов правовых актов в Западно-Сибирскую транспортную прокуратуру в срок до 5 рабочих дней со дня представления проектов на согласование в правовое управление Губернатора края;

4) размещение текста проекта правового акта в виде единого файла в формате MS Word, а также электронных образов документов, прилагаемых к проекту правового акта, в электронной регистрационной карточке проекта правового акта;

5) размещение списка рассылки правового акта в формате MS Word в электронной регистрационной карточке проекта правового акта;

6) представление в отдел по работе с актами УДО на бумажном носителе документов, прилагаемых к проекту правового акта, включая протоколы (таблицы) разногласий к проекту правового акта и подтверждения направления проекта правового акта в прокуратуру края, Западно-Сибирскую транспортную прокуратуру, на официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край";

7) направление проектов правовых актов на официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край" с адресом в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в домене krskstate.ru (далее - официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край") в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и края;

8) создание электронной регистрационной карточки проекта правового акта с заполнением следующих реквизитов:

наименование правового акта (для распоряжений Правительства и Администрации Губернатора края - краткое содержание, указываемое в листе согласования);

фамилия должностного лица, уполномоченного на подписание правового акта;

наименование структурного подразделения аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку правового акта;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку текста правового акта.

4.1.11. Подготовка проекта правового акта Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края (далее - проект правового акта) осуществляется по поручению министра строительства Красноярского края уполномоченным им сотрудником министерства (далее - разработчик) совместно с заинтересованными структурными подразделениями министерства в соответствии с Порядком подготовки и издания правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, утвержденного указом Губернатора Красноярского края от 27.02.2006 N 19-уг "Об утверждении Порядка подготовки и издания правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, Порядка подготовки и издания распоряжений Администрации Губернатора Красноярского края".

4.1.12. Разработчик готовит предложения:

о разработке проекта правового акта путем подготовки текста соответствующего проекта;

о внесении изменений в уже существующий правовой акт.

Разработчик согласовывает предложения с заместителями министра строительства Красноярского края и представляет на утверждение министру строительства Красноярского края.

4.1.13. Решение о подготовке проекта принимается министром строительства Красноярского края и оформляется путем наложения соответствующей резолюции на представленные предложения, после чего предложения передаются разработчиком в юридический отдел министерства - для оформления проекта и подготовки сопроводительных правовых документов.

4.1.14. После подготовки соответствующими отделами министерства документов, оформленный проект с приложением таких документов передается в юридический отдел в электронной форме и на бумажном носителе.

4.1.15. Согласование проекта правового акта с заинтересованными органами государственной власти края, органами местного самоуправления, иными организациями, подразделениями Правительства Красноярского края и Администрации Губернатора края, экспертными подразделениями Законодательного Собрания Красноярского края, а также доработка проекта правового акта в целях устранения сделанных замечаний осуществляются разработчиком с привлечением в случае необходимости для консультаций сотрудников юридического отдела министерства.

4.1.16. Передача проекта правового акта на согласование осуществляется юридическим отделом через систему электронного документооборота "Енисей-СЭД", при необходимости передается на бумажном носителе.

4.1.17. Подготовка (оформление) проектов правовых актов Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края осуществляется в соответствии с требованиями, установленными законами Красноярского края, нормативными правовыми актами и локальными нормативными актами Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края.

Подготовка (оформление) проектов законов Красноярского края осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Уставом Красноярского края, законами Красноярского края, правовыми актами и рекомендациями Законодательного Собрания Красноярского края.

Направление проектов нормативных правовых актов в прокуратуру Красноярского края осуществляют гражданские служащие юридического отдела министерства.

4.2. Подготовка и оформление приказов Министерства

4.2.1. Приказы Министерства издаются на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Красноярского края, Законов Красноярского края, правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, соглашений о передаче осуществления части полномочий между федеральными органами исполнительной власти и исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и не должны им противоречить.

Подготовка и издание приказов осуществляется в соответствии с Указом Губернатора Красноярского края от 01.03.2006 N 24-уг "О порядке издания приказов и иных актов органов исполнительной власти Красноярского края".

4.2.2. Виды приказов министерства:

приказы по основной деятельности постоянного срока хранения;

приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет;

приказы о предоставлении отпусков, о направлении в служебные командировки и другие со сроком хранения 5 лет.

Приказы министерства могут быть нормативного характера или индивидуального характера.

Приказ министерства нормативного характера издается в пределах компетенции министерства и устанавливает правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные приказом.

Приказ министерства индивидуального характера устанавливает, изменяет или прекращает права и обязанности конкретных лиц.

4.2.3. Приказы министерства могут издаваться по поручению министра, заместителей министра или по инициативе руководителей структурных подразделений министерства, на которых возложено осуществление соответствующих полномочий. В разработке проекта приказа принимают участие заинтересованные служащие министерства.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителей структурных подразделений министерства, которые готовят и вносят проект.

Контроль за оформлением проектов приказов осуществляет юридический отдел министерства.

4.2.4. Оформленные на бланке установленной формы проекты приказов проходят процедуру согласования путем визирования:

исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку текста приказа;

начальником отдела или руководителем структурного подразделения министерства, ответственным за подготовку приказа;

заместителями министра и руководителями структурных подразделений министерства, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в проекте приказа вопросы (в том числе в приложениях);

начальником юридического отдела;

заместителем министра, координирующим и контролирующим деятельность отдела, ответственного за подготовку приказа.

4.2.5. Лица, указанные в пункте 4.2.4, проставляют визы в листе согласования.

Согласование приказа осуществляется в течение трех рабочих дней, в исключительных случаях срок согласования может быть увеличен или сокращен. Решение об увеличении или сокращении установленного срока согласования принимается министром.

4.2.6. Замечания к приказу оформляются на отдельном листе с указанием при визировании в листе согласования слов "Замечания прилагаются", даты и подписи руководителя. Замечания прилагаются к правовому акту.

4.2.7. Приказы министерства подлежат подписанию министром или его заместителями, на которых в установленном порядке возложено исполнение обязанностей министра. Текст приказа подписывается в двух экземплярах, являющихся подлинниками.

4.2.8. После подписания приказы подлежат регистрации. Регистрация приказов ведется раздельно для каждого вида акта. Датой принятия приказа является дата его подписания.

4.2.9. В срок, не превышающий трех рабочих дней, копии приказов подлежат рассылке адресатам.

4.2.10. Копии приказов в десятидневный срок после их подписания подлежат направлению Губернатору Красноярского края.

Копии приказов нормативного характера подлежат направлению орг. отделом министерства:

в трехдневный срок со дня их подписания в Законодательное Собрание Красноярского края;

семидневный срок после их подписания в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Сибирскому федеральному округу;

трехдневный срок со дня их подписания в прокуратуру Красноярского края.

4.2.11. Срок подготовки проекта приказа министерства, включая его согласование, определяется должностным лицом, принявшим решение о подготовке приказа.

4.2.12. В случаях, установленных федеральным, краевым законодательством, проект приказа министерства согласовывается в установленном порядке сотрудником, подготовившим проект приказа министерства, с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти края, органами местного самоуправления, организациями.

4.2.13. Содержательная часть приказа включает вступительную часть - преамбулу (в случае подготовки приказа нормативного характера) и основную часть.

В преамбуле указываются правовые и фактические основания издания приказа. Правовыми основаниями издания приказа могут быть только нормативные правовые акты. Нормативные правовые акты должны быть указаны с соблюдением требований об иерархии актов (Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, кодексы и основы законодательства, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы федеральных органов исполнительной власти, Устав Красноярского края, законы Красноярского края, указы и распоряжения Губернатора Красноярского края, постановления и распоряжения Правительства Красноярского края). Надлежащей считается ссылка на нормативный правовой акт с указанием его вида, официального наименования органа, издавшего акт, даты принятия, номера, наименования акта.

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти, за исключением правовых актов Правительства Российской Федерации, не могут являться правовыми основаниями издания приказов, а могут лишь учитываться, что следует указывать в преамбуле приказа. Фактическими основаниями издания приказа могут быть обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания акта.

Изложение нормативных предписаний в преамбуле приказа недопустимо.

Преамбула нормативного правового акта завершается словом "приказываю", выполненным прописными буквами без кавычек, после чего ставится двоеточие, а затем излагается основная часть приказа.

Индивидуальный правовой акт не содержит преамбулы, а правовые и фактические основания его издания излагаются в первом пункте основной части приказа.

Основная часть приказа состоит из пунктов, обозначаемых арабскими цифрами с точкой. Пункты подразделяются на абзацы. Допустимо деление одного пункта приказа на подпункты, имеющие цифровую нумерацию (например, 1.1, 2.1).

В основной части приказа, имеющего нормативный характер, в виде пунктов излагаются нормативные предписания.

Отдельным пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

В случае необходимости опубликования приказа министерства, предусмотренной федеральным законом, Уставом Красноярского края, законом Красноярского края, в основную часть приказа включается соответствующий пункт.

Текст приказа должен быть изложен четко и ясно, не содержать расплывчатых и неточных формулировок. Стиль изложения текста - официально-деловой, обеспечивающий его понятность и доступность, без применения терминов и выражений, допускающих возможность его неоднозначного толкования.

4.2.14. Проект приказа министерства оформляется на соответствующем официальном бланке министерства. Образец оформления приказа нормативного характера приведен в приложении N 7 к Инструкции.

Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование министерства;

форма правового акта - "приказ";

заголовок приказа, обозначающий предмет регулирования приказа и соответствующий его содержанию (в случае подготовки приказа нормативного характера);

дата принятия приказа;

номер приказа;

наименование должности лица, подписавшего приказ, его фамилия и инициалы.

4.2.15. Дата проставляется после подписания правового акта и оформляется цифровым способом. В приказах министерства дата отделяется от реквизита 1 межстрочным интервалом и размещается у левой границы текстового поля.

4.2.16. Регистрационный номер проставляется после подписания приказа.

Регистрационный номер приказа отделяется от реквизита 1 межстрочным интервалом и печатается у правой границы текстового поля.

Реквизиты "место издания", "дата", "регистрационный номер" в приказах располагаются на одном уровне.

4.2.17. Текст в приказах министерства от заголовка отделяется 2-3 межстрочными интервалами.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте приказов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не применяется.

Подпись в приказах министерства допускается двух видов и состоит из слов "Министр строительства Красноярского края", инициалов и фамилии министра или слов "Министр", инициалов и фамилии министра. Слова "Министр строительства Красноярского края" печатаются у границы левого поля. Инициалы и фамилия министра располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.

4.2.18. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Приложения к проектам приказов должны быть подписаны начальником отдела или заместителем министра, к сфере ведения которого относится разрабатываемый проект приказа, с указанием даты подписания.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов.

При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", например:

Приложение N 1 к приказу министерства строительства Красноярского края от... N ...

При указании в тексте приказа формулировки "Утвердить..." (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) и при наличии ссылки "(прилагается)" на приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, например:

Утвержден приказом министерства строительства Красноярского края от... N ...

Заголовок приложения выделяется шрифтом более яркой насыщенности, отделяется от реквизитов "приложение", "гриф утверждения документа" 2 - 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 межстрочными интервалами.

5. Подготовка и оформление служебных (деловых) писем

5.1. Подготовка служебных (деловых) писем

5.1.1. Служебные (деловые) письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки исполнения служебных (деловых) писем устанавливаются руководителем с учетом сроков исполнения документов, установленных законодательством Российской Федерации и края, и продлеваются в порядке, установленном пунктом 8.5.3 Инструкции.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Срочно", "Незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Проекты служебных писем, подготовленные по поручению руководителя, за исключением документов, имеющих пометку "Срочно", "Незамедлительно", представляются руководителю на подписание за 5 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Министерство строительства Красноярского края не возражает...", "Министерство строительства Красноярского края предлагает...").

В совместных письмах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке служебного (делового) письма к рассылке в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе, который оформляется без бланка, либо в электронной карточке листа согласования документа в системе автоматизированного электронного документооборота.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 2 рабочих дней со дня их поступления, а проектов писем об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации - не более 1 рабочего дня со дня их поступления.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на согласование.

Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта служебного (делового) письма, обеспечивает согласование проекта документа с руководителями, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте служебного (делового) письма.

Согласование с иными должностными лицами, государственными органами, учреждениями, органами местного самоуправления, организациями осуществляется в форме служебных (деловых) писем, протоколов совещательных органов.

В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе проставляются слова, например, "Замечания прилагаются". При согласовании документа посредством системы автоматизированного делопроизводства замечания (предложения) излагаются в краткой форме непосредственно в электронной карточке листа согласования документа или в развернутом виде в форме вложения с прикреплением рассмотренной версии документа.

Замечания (предложения) по тексту служебного (делового) письма должны быть мотивированы. Замечания (предложения) оформляются на отдельном листе бумаги и прилагаются к служебному (деловому) письму.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты, кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом.

В случае передачи в установленном порядке полномочий по подписанию писем министерства иному должностному лицу, в письмах министерства в реквизите "подпись должностного лица" указывается фактическая должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию писем.

В случае временного возложения исполнения обязанностей министра на иное должностное лицо в реквизите "подпись должностного лица" при подписании писем министерства должность осуществляющего временное исполнение обязанностей министра излагается в следующей редакции:

Исполняющий обязанности

министра                             Подпись       И.О. Фамилия

5.1.10. Подписание служебных (деловых) писем руководителями осуществляется на основании правового акта или иного документа (приказа), подтверждающего право подписания писем.

5.1.11. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), в случае оформления и согласования письма на бумажном носителе;

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма в случае оформления письма на бумажном носителе.

5.1.12. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), на котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.14. При принятии руководителем решения о подписании собственноручной подписью каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

5.1.15. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса, за исключением постоянных адресатов, определенных в пункте 3.3.1.7 Инструкции. Список рассылки подписывается исполнителем с проставлением даты подготовки списка рассылки.

Образец оформления списка рассылки приведен в приложении N 8 к Инструкции.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 9 к Инструкции.

6. Подготовка и оформление протоколов, поручений, перечней поручений

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, фиксирующий факт проведения совещания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

6.1.2. Протокол совещания оформляется на основании последовательной записи хода обсуждения вопросов на совещании, в том числе с использованием аудиозаписей и стенограмм, а также материалов, подготовленных к совещанию.

6.1.3. Протокол совещания оформляется государственным гражданским служащим министерства, ответственным за подготовку совещания.

6.1.4. Текст протокола совещания содержит вводную и основную части.

Во вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой, содержание вопроса, ход обсуждения вопроса, мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.5. Утвержденные на совещаниях документы, за исключением правовых актов, а также стенограммы прилагаются к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется в виде приложения к протоколу.

6.1.6. Протокол совещания может быть завизирован:

выступавшим на заседании лицом, если такой порядок предусмотрен положением о совещательном органе, либо такое решение было принято в ходе проведения совещания;

иным лицом по решению председательствующего.

Визы проставляются на последней странице протокола в нижней части листа ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.7. Протокол совещания подписывает председательствующий.

Протокол может быть подписан всеми участниками, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения совещания.

6.1.8. Срок оформления и регистрации протокола не должен превышать 3-х рабочих дней со дня проведения совещания, если иной срок не установлен руководителем.

6.1.9. Датой протокола совещания является дата проведения.

6.1.10. Подписанный протокол подлежит регистрации. Протоколы регистрируются секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа.

При регистрации протокола совещания порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносится в установленное место на протокол.

6.1.11. Принятые решения рассылаются в виде копии протокола совещания либо выписки из протокола в течение 5 рабочих дней с даты проведения совещания, если иной срок не установлен руководителем.

Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку протокола.

В обязательном порядке в список рассылки протокола включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов поручений.

6.1.12. Выписка из протокола совещания - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола совещания, относящуюся к тому вопросу повестки, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола совещания воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование органа исполнительной власти края (Министерство строительства красноярского края)", полное официальное наименование органа исполнительной власти края, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа (Протокол)" - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование вида заседания и/или должность председательствующего или наименование совещательного органа, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата протокола заседания" печатается у левой границы текстового поля через 1 - 2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата протокола заседания", и располагается по центру;

"регистрационный номер протокола заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата протокола заседания", и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака "N" и порядкового номера протокола заседания в пределах календарного года. Номера протоколов заседаний могут включать буквенные индексы в зависимости от вида протокола;

вводная часть протокола заседания - начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего;

слово "Присутствовали" печатается через 1 интервал от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1 - 2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее с абзацного отступа печатается формулировка рассматриваемых вопросов. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") и печатаются с прописной буквы. Также приводятся фамилия, инициалы имени и отчества, должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Текст основной части протокола заседания отделяется от вводной части 1 - 2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме (за исключением текста основной части протокола рабочего совещания, который начинается со слова "Решили:"):

Слушали:

Выступили:

Решили:

Слово "Слушали" печатается у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N ...)".

Слово "Выступили" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся фамилия и инициалы имени и отчества выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N ...)".

Слово "Решили" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее). Затем с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2 - 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

Образцы оформления протоколов заседаний, выписки из протокола заседания приведены в приложении N 10 к Инструкции.

7. Оформление и регистрация доверенности

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.2.1. Доверенность оформляется для представления интересов и совершения действий от имени министра.

7.2.2. Доверенность оформляется на бланке письма министерства.

7.2.3. Вид документа "Доверенность" печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирном шрифтом и выравнивается по центру.

7.2.4. Обязательными реквизитами доверенности являются:

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.2.5. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

7.2.6. Доверенность оформляется и согласовывается отделом бюджетной политики и исполнения бюджета министерства, установленном для исходящей документации в соответствии с подразделами 5.1, 5.2 Инструкции.

7.2.7. Доверенность, выданная от имени министра, заместителей министра, регистрируются как исходящее письмо в орг. отделе министерства и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.

Регистрация доверенностей осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся основные реквизиты регистрации в соответствии с пунктом 2.2.3 Инструкции.

7.2.9. Оригинал доверенности выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.

7.2.10. В случае расторжения служебного контракта с государственным гражданским служащим края, указанным в доверенности в качестве представителя министра, заместителя министра, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в отдел бюджетной политики и исполнения бюджета министерства.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

7.1. Оформление и регистрация телеграмм

7.1.1. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.1.2. Отправка телеграмм осуществляется на бланках телеграмм.

Телеграммы, оформленные на бланке "правительственная", подписываются Губернатором края, первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, первым заместителем председателя Правительства края, заместителями председателя Правительства края, заместителями Губернатора края (в соответствии с перечнем должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации).

Телеграммы, оформленные на бланке "простая", подписываются министром.

Бланки телеграмм "правительственная" и "простая" размещены в системе автоматизированного делопроизводства.

7.1.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных (деловых) писем в соответствии с пунктом 5.1.8 Инструкции.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

7.1.4. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы с использованием шрифта Arial размером 12 пт.

Оформление телеграмм осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оказанию услуг телеграфной связи в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм, утвержденными приказом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

7.1.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "дата документа", "адресат", "ссылка на регистрационные номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "отметка об исполнителе".

7.1.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени и отчества, фамилию получателя, например:

                                   Киселевск

                                   Кемеровской

                                   ул Короленко 8 кв 12

                                   Смирнову П.П.

Или

                                   Москва

                                   пер Рахмановский д 3

                                   Министру строительства

                                   и жилищно-коммунального

                                   хозяйства Российской Федерации

                                   И.О. Фамилия

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

                                    Главам городских округов

                                    и муниципальных районов края

или

                                    По списку

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

7.1.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через полуторный межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается прописными буквами, излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме указываются знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка", "вопросительный знак", "плюс", "минус" ("тире"), "дробная черта", "двоеточие" оформляются в телеграмме соответствующими символьными знаками ".", ",", "(...)", "?", "+", "-", "/", ":".

Знаки "номер" и "восклицательный знак" указываются сокращенно ("нр", "вскл" соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала.

Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.3.9. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.14 Инструкции.

7.3.10. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации телеграмм с начала года.

7.3.11. Дата проставляется при регистрации в правом верхнем углу телеграммы.

7.3.12. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на последнем листе телеграммы шрифтом Times New Roman размером 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

7.3.13. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

7.3.14. Образцы оформления телеграмм приведены в приложении N 11 к Инструкции.

8. Организация работы и контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

8.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение поручения (документа) до исполнителя;

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

8.1.3. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, в том числе:

поручений и указаний Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, первого заместителя председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, заместителей Губернатора края, министра;

поручений, содержащихся в правовых актах;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний и перечнях поручений;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края;

поручений, данных по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

8.1.4. В соответствии с требованиями порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденного Указом Губернатора края от 26.10.2011 N 199-уг, в редакции Указа от 04.08.2021 N 236-уг, на ответственных (головных) исполнителей и исполнителей возложена обязанность:

- по разработке с учетом предложений соисполнителей (если в Задании определены соисполнители) и утверждению плана мероприятий (дорожной карты) по исполнению поручений Президента РФ, срок исполнения которых составляет от 15 рабочих дней и более (срок считается от даты утверждения перечня поручений Президентом РФ до установленного в поручении срока представления доклада об его исполнении).

План должен отражать этапы, содержание деятельности, сроки и ответственных лиц по исполнению поручения (примерный план прилагается), при необходимости подлежит актуализации.

Проект плана мероприятий по исполнению поручения подлежит согласованию с соисполнителями;

- по представлению Губернатору края информации о результатах проводимой работы, предложений по обеспечению своевременного и полного исполнения поручения.

Информация о ходе исполнения поручения с приложением плана мероприятий по его исполнению представляется ответственным (головным) исполнителем либо исполнителем в контрольное управление Губернатора края не позднее чем по истечении первой половины срока, отведенного на исполнение указанного поручения (конкретная дата устанавливается исполнителем самостоятельно), а также по запросу контрольного управления Губернатора края в определенный им срок. Не предоставление информации, материалов, подтверждающих организацию и ход исполнения поручения Президента РФ, плана мероприятий, влечет за собой срыв мероприятий, проводимых в рамках осуществления предварительного (текущего) контроля, препятствует выполнению возложенных на контрольное управление Губернатора края задач и расценивается как нарушение исполнительской дисциплины.

Например:

                             План

       мероприятий по реализации абзаца _____ подпункта "__"

            пункта ____ Перечня поручений Президента

          Российской Федерации от __.__.____ N Пр-_____

N	Мероприятие	Срок исполнения	Исполнители
I. Организационные мероприятия (создание рабочих групп, проведение совещаний)
1.
2.
	II. Создание правовой базы (разработка и принятие правовых документов)
3.
4.
	III. Реализация мероприятий по исполнению поручений Президента Российской Федерации
5.
6.
IV. Предоставление промежуточного доклада Губернатору края о ходе исполнения поручения с приложением плана мероприятий по его исполнению (через контрольное управление Губернатора края)
7.
8.
	V. Подготовка проекта доклада Президенту Российской Федерации либо в адрес ответственного исполнителя, определенного Президентом РФ согласно поручению
9.

8.2. Организация работы с документами

8.2.1. Рассмотрение документов осуществляется, в день их поступления. Документы исполнителю передаются, в день их рассмотрения руководителем.

Документы, требующие по своему характеру срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

8.2.2. На бумажном носителе подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

8.2.3. В случае когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы края и так далее), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.

В случае освобождения от замещаемой должности государственной гражданской службы края при отсутствии указания о передаче находящихся на исполнении документов руководителю или исполнителю документы передаются в орг. отдел министерства.

Передача документов оформляется по акту.

8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции в системе автоматизированного электронного документооборота.

В случае когда поручение дается двум или нескольким исполнителям, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственный исполнитель обеспечивает исполнение документа в целом, для чего проводит совещания, осуществляет сбор предложений и материалов от соисполнителей.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

8.2.5. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств, имеющих значение для исполнения документа. О рассмотрении документа докладывается руководителю, подписавшему резолюцию, и руководитель имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

8.2.6. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, служебного (делового) письма, телеграммы и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому документ представляется на подпись.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа. При подготовке проекта документа в системе автоматизированного делопроизводства проставляется связь с документом, на который подготовлен ответ, запрос.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, а также законодательством Российской Федерации и края, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные сроки исполнения.

8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

     Проведено  совещание  с  участием  заинтересованных сторон. Подписан

протокол от 10 мая 2020 года N 70 (прилагается). В дело или исполнено.

     Подпись               И.О.Фамилия                        Дата

8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

     О  ситуации  по  завершению строительства домов работникам бюджетной

сферы  доложено  02 апреля 2020 года первому заместителю Губернатора края

-  председателю  Правительства  края  И.О.  Фамилия  устно.  В  дело  или

исполнено.

     Подпись              И.О.Фамилия                        Дата

8.2.10. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

     Вопрос   решен  в  результате  разговора  по  телефону  249-00-00  с

начальником    отдела   по  организационным  вопросам  Купцовым  С.Н.  На

совещании  будет  присутствовать  Смирнов  К.М.,  заместитель  начальника

отдела.  Смирнов  К.М.  включен  в  список  участников  совещания.  Прошу

документ направить в дело. Исполнено.

     Подпись              И.О.Фамилия                        Дата

или

     Информация   принята  к  сведению.  Дальнейшая  подготовка  проектов

документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.

     Прошу документ направить в дело. Исполнено.

     Подпись              И.О.Фамилия                        Дата

8.2.11. В ходе исполнения поручения исполнитель в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства может вносить информацию:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа и временем его получения исполнителем);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

8.2.12. Проверка хода исполнения поручений осуществляется министром, заместителями министра по компетенции вопросов до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения, срок исполнения которых наступает на следующий год, - не реже одного раза в год;

поручения, срок исполнения которых наступает в последующие месяцы текущего года, - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за семь дней до истечения срока.

Организация дополнительного контроля сроков исполнения поручений осуществляется уполномоченными специалистами отдела орг. работы министерства в системе автоматизированного делопроизводства поставив документ "на контроль" с указанием контрольной даты подготовки проекта ответа, отчета.

8.2.13. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

8.2.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.6 - 8.2.10 Инструкции;

слова "В дело" или "Исполнено";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля (для документов на бумажном носителе);

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело на первом листе документа в левом нижнем углу (для документов на бумажном носителе).

В системе электронного делопроизводства в электронной карточке к документу во вкладке "отчет" вносится информация об исполнении документа.

8.2.15. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующим ответа, по депутатским обращениям и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля должностным лицом, давшим поручение.

8.2.16. Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

8.3. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах

8.3.1. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах, подлежит контролю в случае наличия в тексте правового акта пункта, содержащего поручение с указанием срока исполнения поручения.

в соответствующем пункте текста правового акта.

Срок выполнения правового акта в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося наиболее поздним в числе других поручений, предусмотренных в правовом акте.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8.3.3. Изменение сроков исполнения поручений, данных в правовых актах, возможно только посредством принятия нового правового акта.

8.3.4. Контроль за выполнением правового акта в целом осуществляется указанным в правовом акте руководителем в случае наличия в правовом акте пункта о возложении контроля за выполнением правового акта в целом. Если в правовом акте не возложен контроль на конкретного руководителя, контроль за выполнением поручений правового акта осуществляет курирующий заместитель министра и руководитель структурного подразделения министерства (отдела).

8.3.5. Контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в правовых актах осуществляют уполномоченные специалисты отдела орг. работы министерства в системе автоматизированного делопроизводства поставив правовой акт "на контроль" с указанием контрольной даты подготовки проекта ответа, отчета.

8.4. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний, поручений, перечней поручений

8.4.1. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, в перечнях поручений, считаются исполненными после представления ответственным исполнителем информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании, давшим поручение, или осуществляющим контроль за исполнением протокола заседания, перечня поручений в целом.

8.4.2. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах, перечнях поручений, осуществляет заместитель министра ответственный за исполнение поручения и начальник структурного подразделения (отдела) министерства.

8.4.3. Контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах, перечнях поручений осуществляют уполномоченные специалисты отдела орг. работы министерства в системе автоматизированного делопроизводства поставив пункты поручений "на контроль" с указанием контрольной даты подготовки проекта ответа, отчета.

8.5. Сроки исполнения документов

8.5.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

8.5.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (служебного (делового) письма, протокола, правового акта и так далее).

8.5.3. Продление срока исполнения документа возможно по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, либо по решению уполномоченного им лица на основании обоснованного письменного обращения исполнителя в форме электронного документа. Основанием для продления срока исполнения документа является в том числе направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок.

Срок исполнения документов может быть продлен по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, либо по решению уполномоченного им лица не более чем на 60 календарных дней от первоначальной даты исполнения. Продление срока исполнения документа более чем на 60 календарных дней от первоначальной даты исполнения возможно только по решению руководителя, установившего срок исполнения документа.

В случае продления срока исполнения документов, поступивших из федеральных органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами.

Ответственный исполнитель не позднее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения документа представляет должностному лицу, выдавшему поручение, служебную записку, содержащую сведения о причинах, препятствующих своевременному исполнению документа, о мероприятиях, которые осуществлялись в целях исполнения документа, а также предложения о продлении срока исполнения документа.

В случае принятия решения о продлении срока исполнения документа указанное изменение отражается в системе автоматизированного делопроизводства путем проставления нового срока исполнения, подписи руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, и даты принятия решения об изменении срока исполнения.

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажном носителе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и другое).

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Запрещается разглашение служебной информации ограниченного распространения любым способом. Лица, получившие доступ к документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, обязаны исключить возможность доступа к нему посторонних лиц и хранить документы с отметкой "Для служебного пользования" в сейфах или надежно запираемых шкафах.

9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра (приложение N 12 к Инструкции).

Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа отметки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Проект ответа на документ, поступивший с отметкой "Для служебного пользования", оформляется с отметкой "Для служебного пользования". Руководитель может принять решение о снятии отметки "Для служебного пользования" путем зачеркивания указанной отметки на проекте документа с проставлением подписи руководителя, даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, подписанного или утвержденного руководителем, с отметкой "Для служебного пользования" шрифтом размером 10 пт проставляются (приложение N 13 к Инструкции):

количество отпечатанных экземпляров с указанием списка рассылки;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона.

9.4. Прием, регистрация, отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляются уполномоченными специалистами отдела орг. работы министерства.

9.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с отметкой "Для служебного пользования".

Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования" ведется совместно с другими несекретными документами. При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП".

9.6. Движение документов и проектов документов с отметкой "Для служебного пользования" должно быть отражено в системе автоматизированного делопроизводства и в журнале учета движения документов с отметкой "Для служебного пользования" (далее в настоящем разделе - журнал учета) с проставлением личной подписи получателя документа. Образец формы журнала учета приведен в приложении N 14 к Инструкции. Журнал учета ведется в отделе орг. работы министерства.

Все экземпляры входящих и внутренних документов с отметкой "Для служебного пользования", в том числе их копии передаются руководителям или исполнителям под личную подпись в журнале учета через отдел орг. работы министерства. По окончании работы с входящими и внутренними документами с отметкой "Для служебного пользования" все экземпляры подлежат передаче в отдел орг. работы министерства, за исключением документов, направленных в органы, учреждения, организации.

Запрещается копировать документы с отметкой "Для служебного пользования" для передачи служащим внутри одного структурного подразделения.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

9.8. Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется фельдъегерской службой, заказным письмом через почтовое отделение связи, нарочным.

Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется при наличии списка рассылки, подписанного руководителем, ответственным за подготовку этого документа, либо самим руководителем, подписавшим или утвердившим этот документ, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

9.9. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел. При включении документа с отметкой "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичной отметки, данное дело получает отметку "Для служебного пользования" и хранится в деле с документами, имеющими отметку "ДСП".

9.10. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования" и находящимися на текущем хранении, осуществляется с разрешения министра, заместителей министра, руководителя структурного подразделения министерства, в котором хранятся документы и дела.

9.11. Снятие отметки "Для служебного пользования" на документах осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной отметки с проставлением подписи руководителя и даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

При снятии отметки "Для служебного пользования" на документах, а также в электронных регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

10. Документальный фонд

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Красноярского края" (далее - КГКУ "ГАКК").

10.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности министерства с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности министерства.

10.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение N 15 к Инструкции).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера (индекса), присваиваемого структурному подразделению, обеспечивающему хранение дел, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобных.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов являются обязательными, и располагаются они в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (приказы, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей корреспонденции) или адресанта (для входящей корреспонденции);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

10.1.4. Согласованная экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Красноярского края номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается министром и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и/или структуры министерства.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется отделами министерства по своим направлениям, сформированные документы в дела передаются в отдел орг. работы министерства для дальнейшей передачи на архивное хранение.

Формирование исполненных документов в системе автоматизированного делопроизводства формируется в дела отделами министерства по своим направлениям в соответствии с Номенклатурой дел министерства размещенной в системе автоматизированного делопроизводства.

10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

10.2.4. Приказы министерства группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по авторам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Карточки-справки по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в структурных подразделениях министерства (отделах), а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК" путем передачи сформированных дел в отдел орг. работы министерства.

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе автоматизированного делопроизводства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктами 11.4.1-11.4.4 Инструкции.

10.3. Оформление и учет дел

10.3.1. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

10.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

10.3.2.1. Подшивка и переплет дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2 - 2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

10.3.2.2. Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами единой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобным) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

10.3.2.3. Внутренняя опись документов дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, необходимость учета которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, карточки-справки по заработной плате и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16 к Инструкции).

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

10.3.2.4. Заверительная надпись дела.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 17 к Инструкции). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

10.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 18 к Инструкции.

На обложке дела указываются: наименование органа государственной власти края, наименование структурного подразделения, обеспечивающего хранение дел, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа государственной власти края указывается полностью в именительном падеже;

наименование структурного подразделения, обеспечивающего хранение дел;

индекс дела - проставляется по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера указов, протоколов и другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год (ы)".

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в орг. отдел министерства.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 50 лет".

10.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями (отделами), обеспечивающими хранение дел, либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства.

10.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел.

10.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

10.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.

10.3.9. Составление описей дел.

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной единой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 19 к Инструкции) и представляются в КГКУ "ГАКК" через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела (для описи по личному составу).

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, карточки-справки по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

для дел, состоящих из нескольких томов, к каждому тому составляется уточняющий заголовок.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за ... год, дело N ...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Структурные подразделения министерства (отделы) осуществляют временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в КГКУ "ГАКК". Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

10.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

10.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (далее также - акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению) (приложение N 20 к Инструкции).

10.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

10.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период

10.4.4. Рассмотренные комиссией по экспертизе ценности документов акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются министром.

10.4.5. После утверждения министром актов о выделении документов к уничтожению дела подлежат утилизации.

10.5. Хранение и использование архивных документов

10.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности министерства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в КГКУ "ГАКК".

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК" оформляется актом приема-передачи дел.

10.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

10.5.3. Ознакомление государственных гражданских служащих с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

10.5.4. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам, в том числе в форме электронного документа.

10.5.5. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.