Указ Губернатора Красноярского края от 3 сентября 2018 г. N 231-УГ "О внесении изменений в указ Губернатора Красноярского края от 30.01.2012 N 14-уг "Об утверждении инструкции по делопроизводству"

В соответствии со статьей 90 Устава Красноярского края постановляю:

1. Внести в указ Губернатора Красноярского края от 30.01.2012 N 14-уг "Об утверждении инструкции по делопроизводству" следующие изменения:

в инструкции по делопроизводству:

пункт 1.5 изложить в следующей редакции:

"1.5. При работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).";

пункт 1.7 изложить в следующей редакции:

"1.7. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органа исполнительной власти края, осуществляющий подготовку проекта документа (служебного (делового) письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых УДО, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - лицо, замещающее государственную должность края (Губернатор края, первый заместитель Губернатора края - председатель Правительства края, первый заместитель Губернатора края - руководитель Администрации Губернатора края, заместитель Губернатора края, первый заместитель председателя Правительства края, заместитель председателя Правительства края, полномочный представитель Губернатора края) либо государственный гражданский служащий края, замещающий должность государственной гражданской службы края в аппарате Правительства края или Администрации Губернатора края (руководитель аппарата Правительства края, заместитель руководителя Администрации Губернатора края, руководители структурных подразделений аппарата Правительства края и Администрации Губернатора края);

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

Иные понятия используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и края.";

пункт 2.2.1 изложить в следующей редакции:

"2.2.1. Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи (за исключением обращений заявителей).";

пункт 2.2.3 изложить в следующей редакции:

"2.2.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Документы, поступившие от участников Енисей-СЭД, регистрируются отделом служебных писем УДО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, за исключением обращений заявителей, регистрируются отделом служебных писем УДО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Входящие документы".

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (адресанта);

фамилия, имя и отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии);

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, регистрируются отделом служебных писем УДО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, регистрируются отделом служебных писем УДО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Исходящие документы".

Исходящая корреспонденция, образованная в процессе рассмотрения обращений заявителей, регистрируется государственными гражданскими служащими управления по работе с обращениями граждан - общественной приемной Губернатора края в базе данных "Исходящие документы".

При регистрации исходящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

В зависимости от характера документа и использования информации в электронную регистрационную карточку государственными гражданскими служащими отдела служебных писем УДО вносятся также иные данные.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.";

пункт 2.2.5 изложить в следующей редакции:

"2.2.5. Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Входящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Исходящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;

порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего, в случае регистрации документа на бумажном носителе, они переносятся на документ государственным гражданским служащим отдела служебных писем УДО, осуществляющим его регистрацию.";

в пункте 2.2.7:

абзацы третий - шестой исключить;

абзац седьмой изложить в следующей редакции:

"В случае поступления документа, идентичного зарегистрированному ранее документу, в электронную регистрационную карточку вносятся государственными гражданскими служащими отдела служебных писем УДО дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов. При этом номером вновь поступившего документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа.";

в пункте 2.2.10 слова "Получение документов" заменить словами "Получение документов на бумажных носителях в отделе служебных писем УДО";

в пункте 2.2.11 слова "(переадресация) документов" заменить словами "(переадресация) документов на бумажных носителях";

пункт 2.3.3 изложить в следующей редакции:

"2.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа в соответствии с пунктом 2.2.3 Инструкции;

точных адресов отправки (при отправке документа на бумажном носителе) с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.7 Инструкции;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ (при наличии).

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи без дублирования на бумажном носителе.";

в абзацах первом, втором пункта 2.3.4 слова "Исходящая корреспонденция" заменить словами "Исходящая корреспонденция на бумажных носителях";

в абзацах первом, втором пункта 2.3.5 слова "Визовый экземпляр исходящего документа" заменить словами "Визовый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе";

пункт 2.3.7 изложить в следующей редакции:

"2.3.7. Отправка исходящих документов на бумажных носителях осуществляется до 15.00. Если документ на бумажном носителе поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется до 17.00. Если документ в электронной форме поступил позднее 17.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы на бумажных носителях доставляются адресатам нарочно, передаются для отправки фельдъегерской службой или по сетям связи специального назначения.";

в пункте 2.3.8 слова "Выдача документов" заменить словами "Выдача документов на бумажных носителях";

в абзаце первом пункта 2.3.11 слова "текстов документов" заменить словами "текстов документов на бумажных носителях";

абзац второй пункта 3.1.1 изложить в следующей редакции:

"Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.";

пункт 3.2.1 дополнить абзацами следующего содержания:

"Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При создании электронного документа используются электронные шаблоны бланков писем Губернатора края, Правительства края, заместителя Губернатора края, полномочного представителя Губернатора края, Администрации Губернатора края, аппарата Правительства края в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка, включая герб края, черным цветом.";

дополнить пунктом 3.2.5 следующего содержания:

"3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, приведен в приложении N 35 к Инструкции.";

пункт 3.3.1.14 дополнить абзацем следующего содержания:

"В электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью, элементы визуализации отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи должны располагаться в месте расположения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.";

абзац второй пункта 3.3.1.20 изложить в следующей редакции:

"Указание по исполнению документа - резолюция - вносится непосредственно в систему автоматизированного делопроизводства или, в случае поступления документа на бумажном носителе, оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (приложение N 18).";

абзац второй пункта 3.3.1.21 изложить в следующей редакции:

"Отметку о контроле проставляют помощники руководителей, секретари руководителей либо иные ответственные за делопроизводство государственные гражданские служащие аппарата Правительства края и Администрации Губернатора края на документах, поставленных на контроль, в системе автоматизированного делопроизводства или с помощью штампа "Контроль" справа на верхнем поле документа на бумажном носителе.";

в абзаце третьем пункта 3.3.1.24 слова "углу документа" заменить словами "углу документа на бумажном носителе";

в абзаце первом пункта 4.1.11 слова "части реквизита" заменить словами "части реквизита "отметка о приложении";

в пункте 4.2.13:

в подпункте 1 слова "заместителями председателя Правительства края" заменить словами "первым заместителем председателя Правительства края, заместителями председателя Правительства края";

дополнить подпунктом 8 следующего содержания:

"8) создание электронной регистрационной карточки проекта правового акта с заполнением следующих реквизитов:

наименование правового акта (для распоряжений Правительства и Администрации Губернатора края - краткое содержание, указываемое в листе согласования);

фамилия должностного лица, подписавшего правовой акт;

наименование структурного подразделения аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку правового акта;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку текста правового акта.";

в абзаце втором пункта 4.2.15 слова "аппарат, обеспечивающий деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края" заменить словами "Администрацию Губернатора края";

абзацы шестнадцатый, семнадцатый пункта 4.3.1 исключить;

в пункте 4.3.4:

абзацы восьмой, девятый изложить в следующей редакции:

"рассылку электронных образов копии правового акта и копий правового акта;

размещение электронного образа копии правового акта и электронной версии текста правового акта.";

в пункте 4.3.11 слова "рассылки копий правового акта" заменить словами "рассылки копий правового акта, за исключением количества экземпляров, направленных в виде электронного образа копии правового акта";

пункт 4.3.12 изложить в следующей редакции:

"4.3.12. В соответствии с законодательством Российской Федерации и края, соглашениями и договорами, одной из сторон которых является Правительство края, отдел по работе с актами УДО совместно с другими структурными подразделениями УДО обеспечивает направление копий правовых актов:

1) на бумажном носителе:

а) адресатам, не являющимся участниками информационного взаимодействия, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта правового акта;

б) в Законодательное Собрание края в соответствии с Уставом края;

в) в прокуратуру края, Западно-Сибирскую транспортную прокуратуру в соответствии с соглашениями, одной из сторон которых является Правительство края;

2) на бумажном носителе и в электронном виде:

а) в газету "Наш Красноярский край" для официального опубликования;

б) отобранных правовым управлением Губернатора края в соответствии с договорами и соглашениями, одной из сторон которых является Правительство края, для размещения в информационно-правовых системах;

3) в электронном виде:

а) в управление пресс-службы Губернатора и Правительства края для:

официального опубликования на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru);

официального опубликования на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru);

размещения информации о деятельности органов государственной власти края и государственных органов края на официальном сайте края - едином краевом портале "Красноярский край";

б) участникам Енисей-СЭД, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта правового акта, в соответствии со списком рассылки;

в) в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по краю с направлением сведений об источниках их официального опубликования.

Направление копий принятых правовых актов в иные федеральные органы государственной власти, не указанные в настоящем пункте, осуществляется в случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, и в соответствии с Порядком подготовки и издания правовых актов.";

пункт 4.3.14 изложить в следующей редакции:

"4.3.14. Размещение электронного образа копии правового акта и электронной версии текста правового акта осуществляется посредством прикрепления электронного образа копии правового акта и электронной версии текста правового акта к соответствующей электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства.

Размещение электронного образа копии правового акта и электронной версии текста правового акта осуществляется не позднее дня рассылки копий правового акта на бумажном носителе.";

в пункте 5.1.8:

абзац второй изложить в следующей редакции:

"Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе, который оформляется без бланка, либо в электронной карточке листа согласования документа.";

абзац восьмой изложить в следующей редакции:

"В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе проставляются слова, например, "Замечания прилагаются". При согласовании документа посредством системы автоматизированного делопроизводства замечания (предложения) излагаются в краткой форме непосредственно в электронной карточке листа согласования документа или в развернутом виде в форме вложения с прикреплением рассмотренной версии документа.";

абзацы третий, четвертый пункта 5.1.18 изложить в следующей редакции:

"один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), в случае оформления и согласования письма на бумажном носителе;

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма в случае оформления письма на бумажном носителе.";

абзац первый пункта 5.1.19 изложить в следующей редакции:

"5.1.19. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях не более чем в четыре адреса на подпись представляются:";

абзац первый пункта 5.1.20 изложить в следующей редакции:

"5.1.20. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях более чем в четыре адреса на подпись представляются:";

абзац первый пункта 5.1.21 изложить в следующей редакции:

"5.1.21. При принятии руководителем решения о подписании собственноручной подписью каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:";

в абзаце четвертом пункта 6.1.4 слова "аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края" заменить словами "Администрации Губернатора края";

в абзаце четвертом пункта 6.3.2 слова "аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края" заменить словами "Администрации Губернатора края";

в абзаце четвертом пункта 6.5.2 слова "аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края" заменить словами "Администрации Губернатора края";

пункт 7.2.8 признать утратившим силу;

в абзаце первом пункта 8.2.8 слова "подлиннике документа" заменить словами "подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства";

в абзаце первом пункта 8.2.9 слова "подлиннике документа" заменить словами "подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства";

абзац первый пункта 8.2.10 изложить в следующей редакции:

"8.2.10. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:";

в абзаце первом пункта 8.2.11 слова "на документе" заменить словами "на документе либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства";

в пункте 8.4.2:

в абзаце пятом слова "заместителя Губернатора края -" исключить;

в абзаце шестом слова "аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края" заменить словами "Администрации Губернатора края";

в абзаце пятом пункта 8.4.3 слова "аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края" заменить словами "Администрации Губернатора края";

дополнить пунктом 11.2.5 следующего содержания:

"11.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе автоматизированного делопроизводства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктами 11.4.1 - 11.4.4 Инструкции.";

дополнить приложением N 35 согласно приложению.

2. Опубликовать указ на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru).

3. Указ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.

Временно исполняющий обязанности Губернатора края

А.В.Усс

г.Красноярск

03.09.2018

N 231-уг