Приложение. Порядок реализации пилотного проекта по цифровизации городского хозяйства города Челябинска "Умный город"

Приложение
к распоряжению Администрации города
от 15 сентября 2021 г. N 10647

Порядок
реализации пилотного проекта по цифровизации городского хозяйства города Челябинска "Умный город"

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок реализации пилотного проекта по цифровизации городского хозяйства города Челябинска "Умный город" (далее - Порядок) предназначен для определения основных правил организации работы в рамках реализации пилотного проекта "Умный город" и описывает общие принципы управления проектом, перечень реализуемых процессов, ответственность, порядок взаимодействия участников проекта в Администрации города Челябинска (далее - Администрация города) и отраслевых (функциональных) органах Администрации города.

2. Настоящий Порядок разработан Управлением информатизации и цифровой инфраструктуры Администрации города Челябинска.

3. Требования настоящего Порядка обязательны для всех структурных подразделений аппарата Администрации города и отраслевых (функциональных) органов Администрации города (далее - структурные подразделения Администрации города).

4. В настоящем Порядке используются следующие термины и понятия:

1) администратор проекта - лицо, ответственное за информационное обеспечение руководителя проектной группы реализации пилотного проекта "Умный город", организацию и ведение документооборота по реализации проекта;

2) детальный план проекта - элемент планирования, который позволяет контролировать выполнение мероприятий в рамках реализации пилотного проекта "Умный город";

3) заинтересованные стороны проекта - структурные подразделения аппарата Администрации города, участвующие в реализации проекта, деятельность которых затрагивается в ходе исполнения проекта или в результате завершения проекта;

4) заказчики (пользователи) - лица или организации, которые будут пользоваться продуктом, услугой или результатом проекта;

5) инициатор проекта - руководитель структурного подразделения Администрации города, который вносит в проектный офис предложение об инициации проекта и обосновывает необходимость и целесообразность его внедрения;

6) календарный план проекта - свод мероприятий, фиксирующих процесс деятельности проектной группы для достижения целевых показателей проекта;

7) контрольные ключевые точки проекта - ключевые мероприятия проекта, достижение которых является отражением итогового результата проекта в разрезе каждого из этапов проекта, для фиксации конкретного, измеримого, очевидного, достижимого результата (набора результатов), который предполагается получить в рамках этапа проекта. Принципы формирования ключевых контрольных точек помогают при реализации проекта осуществлять мониторинг деятельности в рамках каждого периода проекта для достижения цели проекта;

8) паспорт проекта - документ, содержащий основные текстовые данные и схематические изображения, характеризующие техническое решение, экономическую целесообразность и условия применения проекта;

9) портфель проекта - набор проектов, объединённых с целью эффективного управления для достижения стратегических целей пилотного проекта "Умный город";

10) проект - уникальный процесс получения измеримого результата, состоящий из взаимосвязанных мероприятий, который реализуется в определённых временных рамках и предпринятый для достижения цели, которая отвечает решению конкретных задач или проблем;

11) проектная группа - группа работников структурных подразделений Администрации города, объединенных для решения конкретной проблемы или реализации инновационного проекта;

12) проектный офис - один из органов управления реализацией проектов, отвечающий за методологическое и организационное обеспечение проектного управления;

13) проектное управление - инструмент организации решения масштабных задач в условиях временных и ресурсных ограничений;

14) процесс - это набор взаимосвязанных действий и операций, направленных на получение заранее определённого продукта, результата или услуги;

15) руководитель проекта - должностное лицо, ответственное за реализацию проекта;

16) руководитель проектного офиса - должностное лицо местного самоуправления Администрации города, руководитель структурного подразделения Администрации города (далее - должностное лицо), ответственное за стратегическое управление в ходе реализации проекта и взаимосвязь с другими проектами и процессами, реализуемыми в рамках пилотного проекта "Умный город". Руководитель проектного офиса принимает решения по стратегическим вопросам проекта, утверждает основные изменения в объёмах работ, сроках, этапах, бюджете проекта, показателях его эффективности;

17) участники проектной группы - работники структурных подразделений Администрации города, обладающие компетенциями для успешной реализации проекта;

18) этапы проекта - отдельные части в рамках проекта, требующие дополнительного контроля для эффективного управления достижением основного результата проекта.

II. Условия и порядок управления проектами

5. Управление проектами состоит из четырёх этапов жизненного цикла проекта:

1) инициация проекта;

2) разработка и планирование проекта;

3) реализация проекта;

4) завершение проекта.

6. Проектная документация, подготавливаемая на всех этапах жизненного цикла проекта, оформляется с учётом специфики, масштаба и сложности проекта в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

7. В рамках системы управления проектами предусматривается наличие следующих организационных единиц:

1) проектный офис;

2) руководитель проектного офиса;

3) руководитель проекта;

4) администратор проекта;

5) проектная группа.

8. Инициация проекта включает следующие этапы:

1) инициатор проекта может выступать с предложением о необходимости реализации проекта в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручением руководства;

2) началом этапа инициирования проекта является включение проекта в детальный план пилотного проекта "Умный город";

3) детальный план проекта согласуется с руководителем проектного офиса;

4) руководитель проектного офиса назначает администратора проекта.

9. Разработка и планирование проекта включает следующие этапы:

1) администратор проекта после внесения проекта в детальный план пилотного проекта "Умный город" в течение 7 дней осуществляет разработку и согласование паспорта проекта с руководителем проекта в соответствии с формой согласно приложению 1 к настоящему Порядку;

2) руководитель проекта для обеспечения реализации проекта осуществляет формирование проектной группы (из состава работников структурных подразделений Администрации города для выполнения мероприятий проекта и достижения конечной цели реализации проекта);

3) руководитель проекта:

- согласует сроки реализации проекта и определяет ключевые показатели эффективности его реализации;

- определяет функции и полномочия, направленные на достижение цели и реализацию проекта, ответственность членов проектной группы;

- согласует с заинтересованными сторонами проекта состав проектной группы;

4) руководитель проектного офиса утверждает паспорт проекта;

5) утверждённый паспорт проекта передаётся в отдел анализа и развития информационных технологий Управления информатизации и цифровой инфраструктуры Администрации города для постоянного хранения, копия рассылается администратором проекта по системе электронного документооборота всем участникам проекта;

6) утверждённый проект включается в портфель проектов пилотного проекта "Умный город".

III. Этапы реализации проекта

10. Реализация проекта начинается со дня утверждения паспорта проекта и состоит из следующих направлений:

1) выполнение работ: руководитель проекта организует работу проектной группы, направленную на достижение поставленной цели в соответствии с календарным планом проекта, разработанным администратором проекта и согласованным проектной группой с документальной фиксацией результатов выполненных работ;

2) мониторинг и контроль:

- администратор проекта осуществляет контроль за исполнением мероприятий согласно утвержденному календарному плану проекта в соответствии с формой согласно приложению 2 к настоящему Порядку;

- руководитель проекта осуществляет мониторинг реализации проекта по контрольным ключевым точкам и этапам реализации проекта по сведениям, предоставленным администратором проекта в день наступления контрольной ключевой точки или завершения этапа проекта, в соответствии с формой согласно приложению 3 к настоящему Порядку;

3) внесение изменений в проект:

- полученные на стадии контроля результаты могут служить основанием для внесения изменений в контрольные ключевые точки проекта;

- решение о внесении изменений в проект принимает руководитель проектного офиса на основании предложений руководителя проекта;

- в ходе реализации проекта в паспорт проекта могут быть внесены изменения (возникновение отклонений от запланированных результатов в ходе реализации мероприятий проекта или по итогам промежуточного контроля; возникновение необходимости в изменении требований к проекту (изменение сроков, требований к результатам проекта); необходимость выделения дополнительных ресурсов; изменение сторон участников проекта);

- участники проектной группы инициируют разработку соответствующих изменений путем направления руководителю проектного офиса предложений в письменной форме. Решения о внесении изменений в проект выносятся на рассмотрение проектной группы. Изменение контрольных ключевых точек утверждается руководителем проектного офиса, в соответствии с формой согласно приложению 4 к настоящему Порядку;

- цель проекта утвержденная в паспорте проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

11. Администратор проекта на этапе завершения проекта совместно с руководителем проектной группы и членами проектной группы готовит и направляет руководителю проектного офиса итоговый отчёт о его реализации в соответствии с формой согласно приложению 5 к настоящему Порядку.

12. Участники проекта должны руководствоваться методическими рекомендациями по заполнению форм приложений 1-5 к настоящему Порядку в соответствии с приложением 6 к настоящему Порядку.

13. Реализация проекта завершается после выполнения всех работ и получения всех ключевых результатов, предусмотренных паспортом проекта.