Приложение 6. Методические рекомендации по заполнению материалов форм приложений по реализации проекта в рамках пилотного проекта "Умный город"

Приложение 6
к Порядку реализации пилотного проекта
по цифровизации городского хозяйства
города Челябинска "Умный город"

Методические рекомендации
по заполнению материалов форм приложений по реализации проекта в рамках пилотного проекта "Умный город"

I. Общие рекомендации по заполнению материалов

1. Настоящие методические рекомендации необходимо использовать при заполнении форм в приложениях 1-5 Порядка. Все заинтересованные лица и стороны проекта при оценке проекта должны ориентироваться на содержащуюся в отчётных документах информацию.

В данных документах должны быть представлены максимально полные сведения о проекте. Следует лаконично и конкретно формулировать суть проекта, избегать общих фраз.

II. Паспорт проекта

2. Наименование проекта.

Наименование проекта должно быть кратким, но точно передавать содержание. Его необходимо писать без кавычек с прописной буквы. В наименовании проекта не должно входить его описание. Наименование проекта не допускается менять после утверждения куратором паспорта проекта.

3. Направление проекта.

В рамках реализации пилотного проекта "Умный город" возможно предоставление 10 направлений реализации проектов:

1) городское управление;

2) "умное" ЖКХ;

3) инновации для городской среды;

4) "умный" городской транспорт;

5) интеллектуальные системы общественной безопасности;

6) интеллектуальные системы экологической безопасности;

7) туризм и сервис;

8) образование;

9) здравоохранение;

10) социальная защита.

4. Краткое описание проекта.

Краткая текстовая презентация проекта должна содержать описание основной идеи проекта и конкретных действий (плана) по его реализации.

5. Бюджет проекта.

На этапе разработки паспорта проекта указывается итоговая сумма бюджета проекта.

6. Дата начала реализации проекта.

Проект считается запущенным в реализацию с момента выделения финансирования и утверждения плана работ.

7. Дата окончания реализации проекта.

Проект считается завершенным после достижения последнего планового мероприятия установленного целевого показателя.

8. Характеристика проблемы, решение которой осуществляется путём реализации проекта.

В этом пункте следует подробно описать проблемы, которые планируется решить в рамках проекта.

Рекомендуется придерживаться следующего плана:

1) кого касается проблема?

2) в чём заключается проблема?

Необходимо сформулировать в виде ответов на вопросы: причины проблем.

9. Цель проекта.

Цель должна быть направлена на решение обозначенной в проекте проблемы и достигнута к моменту завершения проекта.

Важно убедиться, что достижение цели можно будет измерить количественными и качественными показателями, указанными в соответствующих пунктах паспорта проекта (пункты 11,12 паспорта проекта), формулировка должна быть максимально конкретной.

Как правило, у проекта одна цель, которую возможно достичь, решив несколько задач.

10. Задачи проекта.

Следует перечислить только те задачи, которые будут способствовать достижению цели проекта. Важно обеспечить логическую связь между задачами и причинами проблемы.

Как правило, задачами проекта являются шаги по устранению выявленных причин проблемы.

11. Информационное сопровождение проекта.

В данном пункте необходимо отразить, каким образом будет организовано освещение мероприятий проекта в средствах массовой информации и в сети Интернет.

12. Целевые индикаторы и показатели проекта.

Показатели проекта должны соответствовать следующим требованиям:

1) адекватность (показатель характеризует реальную ситуацию в результате достижения цели или решения задачи);

2) достижимость (значение этого показателя возможно получить за время реализации проекта);

3) достоверность (способ сбора и обработки информации в дальнейшем нужно будет подтвердить документально);

4) измеряемость (показатель должен иметь числовое значение);

5) объективность (не допускается использование показателей, которые могут улучшаться при ухудшении реального положения дел);

6) однозначность (смысл показателя не должен вызывать разночтений и противоречий, следует избегать сложных формулировок);

7) наличие качественных характеристик у показателя (в этом пункте следует конкретно ответить на вопрос "Что и как изменится после реализации мероприятий проекта?". Важно продумать способы подтверждения достижения качественных результатов.

13. Сведения о руководителе проекта.

В этом пункте необходимо указать информацию о руководителе проекта - должность, фамилию, имя, отчество, контактные данные.

14. Сведения об участниках проектной группы.

В этом пункте следует обосновать способность проектной группы справиться с решением задач, указанных в паспорте проекта. Наиболее важно объяснить - кто именно и какие задачи будет выполнять.

Для каждого члена проектной группы необходимо указать фамилию, имя, отчество, должность, роль в заявленном проекте и контактные данные.

III. Календарный план проекта

15. В календарном плане следует перечислить все мероприятия в рамках проекта, которые запланированы для выполнения каждой из поставленных задач и достижения цели проекта.

16. В описании каждого мероприятия проекта должны быть указаны:

1) содержание - подробная информация о том, что именно будет происходить;

2) время проведения - в какой конкретно временной период будет проходить мероприятие. Не рекомендуется указывать в качестве времени проведения мероприятие формулировку "в течение всего проекта". В случае если дата начала мероприятия ещё не определена, необходимо указать первое число месяца проведения мероприятия;

3) ожидаемый результат - это ответы на вопросы "Что будет сделано? Сколько?", "Что изменится?", "Как?";

4) ответственное лицо - должен быть указан только один ответственный исполнитель мероприятия. Если в данном мероприятии два ответственных лица, то необходимо разделить мероприятие на две части.

IV. Ключевые контрольные точки

17. В отличие от календарного плана ключевые контрольные точки (далее - ККТ) группируют основные мероприятия проекта и их ожидаемые результаты по этапам. Также в отличие от описания мероприятий проекта в календарном плане проекта, ККТ фиксируют не процесс, а результат деятельности в рамках этапа. Принципы формирования ККТ помогают при реализации проекта осуществлять мониторинг и оценку того, как деятельность в рамках каждого периода проекта позволяет достичь цели проекта.

ККТ являются отражением итогового результата проекта в разрезе каждого из этапов и фиксируют какой конкретный, измеримый, очевидный, достижимый результат (набор результатов) предполагается получить в рамках каждого этапа проекта.

При описании ККТ необходимо использовать глаголы прошедшего времени, совершенного вида.

Количественные показатели суммарно по всем этапам должны соответствовать количественным показателям из пункта 11 паспорта проекта.

При формулировке количественных показателей рекомендуется использовать слова "не менее", избегая слов "около", "приблизительно", "ожидаемо" и так далее.

18. Не рекомендуется включать в ККТ мероприятия организационного или внутреннего характера, например:

1) составлен план-график;

2) разработана программа;

3) нарисована карта;

4) прошло собрание проектной группы.

При планировании дат завершения мероприятий ККТ внутри этапов рекомендуется учесть возможность возникновения необходимости переноса сроков (ввиду форс-мажорных обстоятельств) и в качестве даты реализации мероприятия указывать не точную дату, а последний день месяца либо последний день этапа проекта.

V. Предложение о внесении изменений в проект

19. Изменения, вносимые в проект, вступают в силу после согласования их руководителем проектного офиса в форме приложения 4.

Участники проектной группы могут обратиться к администратору проекта с мотивированным предложением о внесении изменений в проект не чаще двух раз за один отчётный период.

К случаям, в которых согласование о внесении изменений в проект с руководителем проектного офиса не требуется, относятся:

1) изменения в составе команды проектной группы, в том числе смена руководителя проектной группы;

2) изменения, касающиеся календарного плана мероприятий, но не включённые в ККТ проекта.

Администратор проекта информирует руководителя проектной группы о подобных изменениях, а также указывает их при составлении отчётов этапов проекта.

VI. Итоговый отчет о реализации проекта

20. Сведения о выполнении ККТ.

В случае несоответствия реализованного показателя запланированному показателю или невыполнения одной из ККТ проекта необходимо заполнить статус "исполнена частично" или "не исполнена". В графе "Причины несоответствия запланированным параметрам" необходимо указать причину, а также фактически достигнутый результат.

В графе "Дополнительный комментарий" следует пояснить, каким образом планируется корректировка ККТ в следующих этапах.

21. Электронные ссылки на материалы к проекту (техническое задание, акты ввода в эксплуатацию, презентации и прочее).

В этой графе необходимо разместить ссылки на общедоступные хранилища файлов, где размещены данные материалы.

22. Электронные ссылки на фото материальных объектов (сооружений, площадок, экспозиций и прочее).

Мероприятия проекта могут подтверждаться фотоматериалами. Фотографии должны отражать ход (этапы) мероприятия. В графе указываются ссылки на общедоступное хранилище с фотоматериалами и видеозаписями.

23. Электронные ссылки на публикации и (или) материалы, содержащие информацию о реализации проекта за отчётный период, в средствах массовой информации и сети Интернет.

При размещении ссылок (или группы ссылок) на публикации следует указывать, к каким мероприятиям (информационным поводам) относятся эти публикации. Ссылки должны быть на конкретные публикации, связанные с проектом, а не на главные страницы сайтов или сообществ в социальных сетях. При размещении ссылок на видеорепортажи или выпуски новостей необходимо указывать временной отрезок, посвящённый проекту (с какой по какую минуту).

24. Основные достигнутые количественные и качественные результаты реализации проекта.

В данном графе следует перечислить количественные и качественные результаты в соответствии с паспортом проекта.