Письмо Министерства труда и социального развития Республики Саха (Якутия) от 28 ноября 2018 г. N 1324-ОД "Об утверждении порядка ведения личных дел несовершеннолетних, проходящих социальную реабилитацию в организациях социального обслуживания семьи и детей"

В соответствии с главой 5 Федерального закона от 28.12.2013 N 442-ФЗ "Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации", от 24 июня 1999 года N 120-ФЗ "Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних", статьей 7 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", приказами Министерства труда и социального развития Республики Саха (Якутия) от 10 февраля 2017 года N 179-ОД "Об организации работы по признанию граждан нуждающимися в социальном обслуживании", от 19 сентября 2018 года N 1066-ОД "Об организации работы по раннему выявлению семей, находящихся в трудной жизненной ситуации, с применением технологии "работа со случаем" приказываю:

1. Утвердить порядок ведения личных дел несовершеннолетних, проходящих социальную реабилитацию в организациях социального обслуживания семьи и детей, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя министра труда и социального развития Республики Саха (Якутия) И.И. Алексеева.

Министр

Е.А. Волкова

Приложение
к приказу Министерства труда
и социального развития PC (Я)
от 28 ноября 2018 г. N 1324-ОД

Порядок
ведения личных дел несовершеннолетних, проходящих социальную реабилитацию в организациях социального обслуживания семьи и детей

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок ведения личных дел несовершеннолетних, проходящих социальную реабилитацию в организациях социального обслуживания семьи и детей (далее - Порядок) устанавливает правила ведения, учета и хранения личных дел несовершеннолетних.

1.2. Директор (заведующий отделением) приказом организации назначает специалиста, ответственного за ведение, учет и хранение личного дела несовершеннолетнего (далее - Специалист).

2. Формирование и ведение личных дел

2.1. В срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем принятия организацией социального обслуживания семьи и детей решения о приеме несовершеннолетнего на социальное обслуживание, сведения о нем заносятся в журнал учета личных дел несовершеннолетних по форме, установленной приложением N 1 к Порядку.

2.2. Специалист формирует личное дело в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа о зачислении несовершеннолетнего.

2.3. Личное дело должно содержать опись документов личного дела согласно приложению Ка 2 к Порядку. Опись документов составляется на отдельном листе и подшивается в начале личного дела.

2.4. Листы личного дела должны быть пронумерованы в правом верхнем углу арабскими цифрами и прошиты по окончании срока социальной реабилитации.

Нумерация листов в личном деле предусмотрена в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов личного дела.

2.5. В личное дело подшиваются копии документов, указанных в пункте 2.8 настоящего Порядка.

2.6. Специалист снимает с подлинников документов копии. Подлинники документов возвращаются гражданину (законному представителю) в день обращения. В случае принятия мер к законному представителю несовершеннолетнего (ограничение/лишение родительских прав) подлинники документов хранятся в личном деле.

2.7. Обложка личного дела оформляется по форме согласно приложению N 3 к Порядку. При повторном зачислении несовершеннолетнего в организацию его личное дело возобновляется, о чем вносится соответствующая запись в журнале учета личных дел и непосредственно в личном деле.

2.8. Перечень документов. содержащихся в личном деле несовершеннолетнего при предоставлении социального обслуживания:

1) документ, о направлении несовершеннолетнего гражданина в организацию, либо заявление законного представителя о помещении несовершеннолетнего в организацию, либо личное заявление несовершеннолетнего;

2) заявление гражданина, либо его законного представителя на имя директора (заведующего);

3) согласие законного представителя на обработку персональных данных;

4) информированное согласие родителей (иных законных представителей) несовершеннолетнего, принимаемого на социальное обслуживание, на проведение психолого-педагогической диагностики и психологической коррекции (при проведении мероприятий психологической реабилитации);

5) информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство (при оказании услуг педиатра);

6) решение о признании несовершеннолетнего, находящегося в трудной жизненной ситуации;

7) выписка из приказа о зачислении на обслуживание (проведение профилактической работы);

8) акт приема-передачи несовершеннолетнего;

9) опись имущества и документов несовершеннолетнего, содержащая сведения о лицах, отвечающих за его сохранность;

10) договор о предоставлении социальных услуг;

11) индивидуальная программа предоставления социальных услуг;

12) индивидуальный план по защите прав ребенка (решение открытия случая);

13) индивидуальная программа реабилитации несовершеннолетнего, нуждающегося в социальной реабилитации;

14) план реабилитации семьи/ребенка, разработанный куратором случая;

15) уведомления родителей о помещении несовершеннолетнего в стационарное отделение;

16) информирование органов профилактики, прокуратуры о помещении несовершеннолетнего в стационарное отделение;

17) акты обследования семьи;

18) документ, удостоверяющий личность несовершеннолетнего, нуждающегося в социальной реабилитации;

19) копия документа, удостоверяющего личность законного представителя;

20) документы, подтверждающие место жительства и (или) фактического проживания несовершеннолетнего (свидетельство о регистрации по месту жительства - дети младше 14 лет);

21) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

22) полис обязательного медицинского страхования;

23) индивидуальный номер налогоплательщика (несовершеннолетнего старше 14 лет - при наличии);

24) документы, подтверждающие отсутствие родителей (единственного родителя) или невозможность воспитания ими несовершеннолетних:

а) копия решения суда о лишении родителей родительских прав (об ограничении в родительских правах), признании родителей недееспособными (ограниченно дееспособными), безвестно отсутствующими или умершими;

б) копия свидетельства о смерти родителей (единственного родителя);

в) документ об обнаружении найденного (подкинутого) ребенка, выданный органом внутренних дел или органом опеки и попечительства;

г) справка об отбывании родителями наказания в учреждениях, исполняющих наказание в виде лишения свободы, либо о нахождении родителей в местах содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений;

е) копия решения суда о назначении родителям наказания в виде лишения свободы;

ж) иные документы;

25) медицинские документы;

26) документы об образовании (для несовершеннолетних школьного возраста);

27) правоустанавливающие документы на жилое помещение и иное недвижимое имущество (свидетельства о государственной регистрации права собственности, договоры социального найма жилого помещения, ордера) (при наличии);

28) договоры об использовании жилых помещений, принадлежащих несовершеннолетнему на праве собственности (при наличии);

29) договоры об открытии на имя несовершеннолетнего счетов в кредитных организациях (при наличии);

30) документы, содержащие сведения о наличии и месте жительства (месте нахождения) братьев, сестер и других близких родственников;

31) решение суда о взыскании алиментов (при наличии);

32) справка медико-социальной экспертизы установленного образца о признании несовершеннолетнего инвалидом, индивидуальная программа его реабилитации и абилитации (при наличии инвалидности);

33) свидетельство о праве на наследство (при наличии):

34) документ, содержащий сведения о лицах, зарегистрированных по местожительства (месту пребывания) гражданина, выданный не ранее чем за 30 календарных дней до дня подачи заявления;

35) предоставления на социально-медико-педогагическую комиссию;

36) протоколы социально-медико-психолого-педагогической комиссии (первичный, промежуточный - по необходимости, заключительный);

37) характеристика из общеобразовательной организации (для учащегося);

38) копия акта оказанных услуг (1 раз в месяц);

39) выписка из приказа об отчислении;

40) основание для отчисления;

41) заключение (с учетом закрытия случая).

3. Учет личного дела

3.1. Личное дело подлежит регистрации в журнале учета личных дел согласно приложению N 1 к Порядку.

Страницы журнала учета личных дел нумеруются, прошиваются и скрепляются подписью и печатью организации.

3.2. Документы в личном деле формируются по мере их поступления в хронологическом порядке.

3.3. Нумерация личных дел производится с даты начала ведения журнала учета личных дел.

3.4. Номер личного дела состоит из регистрационного номера личного дела, присвоенного при регистрации в журнале учета личных дел, и указанного через дефис года, в котором сформировано личное дело, по форме:

00 - 0000, где 00 - регистрационный номер личного дела, 0000 - год, в котором сформировано личное дело.

3.5. Журнал учета личных дел, опись документов личного дела, личное дело включаются в номенклатуру дел организации под общим заголовком "Личные дела несовершеннолетних, проходящих социальную реабилитацию" с указанием срока хранения в соответствии с требованиями законодательства.

4. Контроль и координация за оформлением и ведением личных дел

4.1 Проверки проводятся с целью контроля правильности оформления личных дел воспитанников и осуществляется заведующим отделением, заместителем директора и директором учреждения.

4.2 Контроль состояния личных дел проводится в рамках внутреннего контроля учреждения согласно плану учреждения, не менее 2 раз в год. В случае необходимости, проверка осуществляется внепланово, оперативно. О проведении проверки специалисты уведомляются за 1 неделю до проведения контроля.

5. Хранение личных дел

5.1. Личные дела хранятся в закрывающихся металлических шкафах (сейфах).

5.2. По заявлению получателя социальных услуг в стационарной и полустационарной формах социального обслуживания подлинники его личных документов принимаются организацией на хранение и хранятся в несгораемом шкафу. Прием документов осуществляется на основании акта приема личных документов на хранение.

5.3. Выдача получателю социальных услуг подлинников документов (при временном истребовании документа) и возврат подлинников документов организации осуществляется по письменному заявлению законного представителя несовершеннолетнего, о чем ведется запись в личном деле.

5.4. По завершении пребывания несовершеннолетнего в организации и возврате в кровную семью его личное дело хранится в архиве организации в течение пяти лет со дня получения услуги в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

6. Порядок передачи информации и личных дел несовершеннолетних

6.1. При смене несовершеннолетним места жительства, организация по прежнему месту жительства несовершеннолетнего направляет его личное дело в течение 3 дней со дня получения соответствующей информации от учреждения или органа местного самоуправления по новому месту жительства несовершеннолетнего.

6.2. При помещении подопечного в организацию для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, организация:

а) составляет опись документов, хранящихся в личном деле несовершеннолетнего, и акт передачи личного дела несовершеннолетнего, подписанный руководителем организации и руководителем организации для детей-сирот;

б) передает документы, хранящиеся в личном деле несовершеннолетнего, по описи должностному лицу организации для детей-сирот;

в) хранит акт о направлении несовершеннолетнего в организацию для детей-сирот, а также акт передачи личного дела и опись документов.

6.3. При передаче несовершеннолетнего из организации под опеку или попечительство его личное дело направляется в орган опеки и попечительства по месту жительства.

6.4. По завершении пребывания несовершеннолетнего в организации и возврате в кровную семью его личное дело хранится в архиве организации кроме оригиналов документов, указанных в акте приема личных документов на хранение согласно пункту 10).

Приложение N 1
к Порядку

Журнал
учета личных дел

_________________________________________________________________________

                (наименование поставщика социальных услуг)

Регистрационный номер

Дата регистрации

Ф.И.О. несовершеннолетнего

Примечание

Приложение N 2
к Порядку

Опись
документов личного дела

_________________________________________________________________________

                  (Ф. И. О. получателя социальных услуг)

N п/п	Наименование документа	Дата включения в личное дело	Номер (а) страниц (ы)	Примечание
1	2	3	4	5

                            * Итого документов __________________________

                            (___________________________________________)

                                                     (цифрами) (прописью)

                            Количество листов описи _____________________

                                                     (цифрами) (прописью)

                            Опись составил(а) ___________________________

          (_____________________________________________________________)

          (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

------------------------------

* Заполняется при сдаче личного дела в архив.

Приложение N 3
к Порядку

Личное дело

                          Лицевая сторона

           __________________________________________________

               (наименование поставщика социальных услуг)

           __________________________________________________

             номер личного дела номер номенклатурного дела

Зачислен ________________________________________________________________

                                (дата зачисления)

Отчислен ________________________________________________________________

                                 (дата выбытия)

_________________________________________________________________________

    (фамилия, имя. отчество, дата рождения, адрес места жительства,

   места пребывания, фактического проживания законного представителя,

         номера контактных телефонов законного представителя

Фамилия, инициалы специалиста ___________________________________________

Периоды предыдущей реабилитации

с ______________ по _____________

с ______________ по _____________

с ______________ по _____________

с ______________ по _____________