Приложение N 2. Инструкция о порядке работы архива Комитета государственного финансового контроля Санкт-Петербурга при чрезвычайных ситуациях

Приложение N 2

Утверждена
приказом Комитета
государственного
финансового контроля
Санкт-Петербурга
от 30 сентября 2021 г. N 64-п

Инструкция
о порядке работы архива Комитета государственного финансового контроля Санкт-Петербурга при чрезвычайных ситуациях

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и действий работников архива Комитета государственного финансового контроля Санкт-Петербурга (далее - Комитет) на случай возникновения чрезвычайной ситуации (далее - ЧС) в архиве, а также в целях предупреждения их возникновения и развития, снижения размера ущерба и потерь, ликвидации последствий ЧС и является обязательной для исполнения всеми лицами, постоянно или временно работающими в архиве. Весь персонал независимо от занимаемой должности обязан четко знать и строго выполнять установленный порядок действий при угрозе и возникновении ЧС и не допускать действий, которые могут вызвать угрозу жизни и здоровью работников архива Комитета и посетителей, сохранности архивных документов.

За невыполнение требований настоящей Инструкции по вопросам предупреждения ЧС, защиты персонала и архивных документов от ЧС работники муниципального архива могут привлекаться к ответственности в соответствии с Законодательством Российской Федерации.

1.2. Содержание настоящей Инструкции доводится до всех работников архива Комитета.

1.3. Настоящая Инструкция подготовлена в соответствии с Федеральными законами от 21.12.1994 N 68-ФЗ (ред. от 11.06.2021) "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера", от 21.12.1994 N 69-ФЗ (ред. от 11.06.2021) "О пожарной безопасности", от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказ Федерального Архивного Агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях".

II. Чрезвычайные ситуации

2.1. ЧС в деятельности архива Комитета являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объёме или частично возложенных на архив задач в соответствии с требованиями нормативных документов, если при данных обстоятельствах создается угроза жизни и здоровью сотрудникам архива и посетителям, а так же сохранности документов архива.

2.2. К основным причинам возникновения ЧС могут относиться:

2.2.1. Объявление в государстве (регионе, городе, районе, муниципальном образовании) режима чрезвычайного положения.

2.2.2. Пожар или бедствие природного и техногенного характера.

2.2.3. Аварии систем жизнеобеспечения архива Комитета, а также здания, где расположен архив Комитета.

2.2.4. Проникновение в архив Комитета посторонних лиц или другие противоправные действия, повлекшие кражу или порчу архивных документов, имущества Комитета.

2.2.5. Другие обстоятельства, вынуждающие руководство Комитета принять решение о приостановке деятельности архива Комитета.

III. Обязанности работников архива Комитета в области защиты персонала и посетителей от ЧС

3.1. Планирование и осуществление необходимых мер в области защиты работников, посетителей и помещений архива Комитета от ЧС.

3.2. Обеспечение создания, подготовки и поддержания в готовности сил и средств по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обучение работников архива Комитета способам защиты и действиям в ЧС.

3.3. Организация и обеспечение проведения аварийно-спасательных и других неотложных работ в случае ЧС.

3.4 Создание резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций (мешки, коробки и т.д.).

3.5. Предоставление в установленном законодательством порядке информации в области защиты персонала, посетителей и архивных документов от ЧС, а также оповещение руководства Комитета об угрозе возникновения или о возникновении ЧС.

3.6. Все работники архива Комитета должны принимать меры по сохранению материальных ценностей и архивных документов при угрозе или возникновении ЧС.

IV. Принятие решения о наступлении ЧС

4.1. При наступлении ЧС, начальник Общего отдела немедленно (по телефону или лично) сообщает об этом председателю Комитета или лицу его замещающему.

4.2. Решение о наступлении ЧС принимается председателем Комитета по согласованию с руководством Архивного комитета Санкт-Петербурга, в соответствии с пунктом 2.2 настоящей Инструкции.

4.3. Переход на работу в режиме ЧС оформляется приказом (распоряжением) председателя Комитета.

В случае необходимости приостановления деятельности архива Комитета в результате ЧС, работники архива Комитета руководствуются нормативными актами Российской Федерации и нормативно-правовыми актами Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

4.4. При прекращении ЧС архив Комитета возобновляет свою деятельность.

V. Подготовка к ЧС

5.1. Подготовка к ЧС включает в себя:

5.1.1. Мероприятия, направленные на предупреждение ЧС, а также на максимально возможное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения, проводятся заблаговременно. Объем и содержание указанных мероприятий определяются исходя из возможностей имеющихся сил и средств, и их использования на основе принципов необходимой достаточности.

Меры по защите архивных документов при ЧС осуществляются с учетом их ценности и потенциальной долговечности.

5.1.2. Независимо от характера возможной ЧС в планах мероприятий заблаговременно предусматриваются следующие превентивные меры:

- усиление технической устойчивости архивных объектов, реализация требований пожарной безопасности и охранного режима, поддержание в рабочем состоянии систем жизнеобеспечения здания;

- определение состава и объема документов в зависимости от их ценностей (уникальные, особо ценные, ценные), маркировка дел и их размещение в местах, наиболее удобных для эвакуации;

- подготовка расчетов материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;

- обеспечение наличия в муниципальном архиве аптечки первой медицинской помощи;

- определение объема и видов тары (количества мешков, контейнеров и т.д.), необходимых для упаковки документов в целях спасения при ЧС;

- определение видов и количества оборудования, упаковочного материала (мешки, шпагат, бумага оберточная, брезентовые и деревянные лотки, веревка крепежная, брезент или пленка для укрытия документов), необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;

- приобретение необходимого упаковочного материала, а также других средств, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и архивных документов (средства связи и оповещения, противопожарный инвентарь);

- решение с соответствующими службами вопросов закрепления за архивом мест для укрытия документов, транспорта, необходимого для их перемещения;

- организация формирований, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и архивных документов;

- проведение обучения работников архива Комитета действиям при ЧС.

5.2. Обязательным элементом планов мероприятий является перечень практических действий работников, предпринимаемых сразу же при возникновении ЧС (приложение к настоящей Инструкции).

VI. Порядок работы архива Комитета при объявлении в государстве (городе, районе, муниципальном образовании) режима чрезвычайного положения

6.1. При объявлении чрезвычайного положения, приказом (распоряжением) председателя Комитета вводится особый режим работы архива Комитета, который предусматривает меры по усилению безопасности архива, защите персонала, посетителей и архивных документов.

6.2. Меры по обеспечению безопасности помещений архива включают:

6.2.1. Усиление противопожарной безопасности и охраны архивохранилища путем привлечения работников архива Комитета и членов комиссии по ГО и ЧС для дежурства в помещениях архива;

6.2.2. Круглосуточное дежурство работников архива Комитета на период действия чрезвычайной ситуации;

6.2.3. Оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников архива Комитета, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за архивом автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени, определено мобилизационным планом Комитета.

6.2.4. Отмену всех местных и других командировок, не связанных с оперативным решением служебных вопросов по обеспечению жизнедеятельности архива Комитета.

6.3. В целях организации защиты персонала, посетителей и документов архива выполняются следующие мероприятия:

6.3.1. Приведение в готовность средств связи и оповещения. Готовность средств связи и оповещения защиты персонала осуществляется согласно плану гражданской обороны Комитета;

6.3.2. Дооборудование мест защиты персонала, посетителей и документов, не подлежащих эвакуации;

6.3.3. Оборудование для работников архива мест отдыха, переведенных на круглосуточный режим работы;

6.3.4. Упаковка документов архива постоянного хранения и подготовка их к перемещению в безопасное место;

6.3.5. Проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения опасности для документов;

6.3.6. Организация своевременного прибытия автотранспорта для транспортировки документов архива. Обеспечение автотранспорта необходимым количеством огнетушителей и другим инвентарем;

6.3.7. Погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты;

6.3.8. Обеспечение своевременного информирования служб и штабов гражданской обороны (проводится установленным порядком).

6.4. Объявление о прекращении действия особого режима производится приказом (распоряжением) председателя Комитета, на основании указаний вышестоящего руководства.

VII. Порядок работы архива Комитета при пожаре или бедствии природного и техногенного характера

7.1. При возникновении в помещениях архива Комитета возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего сообщает о нем по телефону 01 или 112 в пожарную службу и руководству Комитета и до прибытия пожарных принимает меры к локализации и тушению пожара имеющимися огнетушителями и другими подручными средствами.

7.2. Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшими противопожарными службами. Указания руководителя противопожарной службы обязательны для исполнения всеми должностными лицами архива Комитета, в котором осуществляются действия по тушению пожара.

7.3. Должностные лица архива Комитета обязаны оказывать содействие пожарной службе при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара.

7.4. В случае стихийных бедствий природного и техногенного характера действия должностных лиц аналогичны действиям при пожаре.

7.5. В случае получения извещения о приближающемся стихийном бедствии или нахождении архива Комитета в зоне стихийного бедствия, председатель Комитета принимает меры по обеспечению безопасности работников архива Комитета, освобождая их от работы и направляя в укрытия или другие места, обеспечивающие сохранение им жизни и здоровья, а также меры, обеспечивающие сохранность архивных документов.

VIII. Порядок работы архива Комитета при авариях систем жизнеобеспечения

8.1. При аварии систем жизнеобеспечения в помещениях архива Комитета (отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода) немедленно информируется начальник Общего отдела, извещаются председатель Комитета и соответствующие аварийные службы (01, 02, 03, 04 или 112).

8.2. Если при аварии пострадали архивные документы, то немедленно организуется проведение аварийно-спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов архива.

8.3. Если при аварии создается ситуация, связанная с угрозой жизни или здоровью работников архива Комитета, председатель Комитета вправе принять решение о временном переводе работников на другую работу или временном освобождении от работы до ликвидации ЧС или на иной период тех работников, присутствие которых не требуется для ликвидации аварии, поддержания функционирования систем жизнедеятельности архива Комитета и обеспечения сохранности архивных документов Комитета.

IX. Порядок работы архива Комитета в случае проникновения в него посторонних лиц или других противоправных действий, повлекших хищение или порчу архивных документов, имущества Комитета

9.1. При обнаружении факта проникновения в архив Комитета посторонних людей немедленно извещается председатель Комитета, начальник Общего отдела и полиция.

До прибытия представителей полиции принимаются меры в рамках действующего законодательства по задержанию посторонних. Допуск посторонних лиц к месту проникновения в архив Комитета не разрешается, за исключением специалистов технических служб в случаях, требующих их экстренного вмешательства: повреждение коммуникаций и т.п.

9.2. В соответствии с заключением работников полиции, других специалистов служб, председатель Комитета может установить на определенный период режим ограничения допуска работников архива Комитета и других лиц к месту проникновения в архив или обнаруженных повреждений.

9.3. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище Комитета председатель Комитета вправе прекратить любую работу с документами в архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия архивных дел.