Приложение N 2. Форма проверочного листа (список контрольных вопросов), используемый Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ульяновской области в отношении государственных архивов и муниципальных архивов (орган или структурное подразделение администрации муниципального района или городского округа, муниципальное учреждение)

Приложение N 2
к приказу Министерства искусства и
культурной политики Ульяновской области
от 25 октября 2021 г. N 12

                        ФОРМА ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА

                      (СПИСОК КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ),

         используемый Министерством искусства и культурной политики

   Ульяновской области при осуществлении регионального государственного

   контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

                на территории Ульяновской области в отношении

 государственных архивов и муниципальных архивов (орган или структурное

подразделение администрации муниципального района или городского округа,

                        муниципальное учреждение)

     1.  Наименование  органа  регионального  государственного   контроля

(надзора):  Министерство  искусства  и  культурной  политики  Ульяновской

области _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Наименование юридического лица __________________________________

_________________________________________________________________________

     3. Место проведения проверки _______________________________________

_________________________________________________________________________

     4.  Реквизиты  распоряжения   Министра,   исполняющего   обязанности

Министра о проведении проверки __________________________________________

_________________________________________________________________________

                     (наименование акта, N, дата)

     5. Учётный номер проверки и дата присвоения учётного номера проверки

в ФГИС "Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий"

_________________________________________________________________________

     6. Перечень вопросов, отражающих содержание основных требований:

N	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательны е требования	Ответы на вопросы * (2)
1	2	3	4
1.	Размещается ли архив в здании(ях), отдельных помещениях здания или в специально приспособленном здании (помещении) и проводилась ли экспертиза такого здания*? (* только для приспособленных под архив зданий (помещений)	П. 3.1, 3.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила)
2.	Допускается ли размещение архива, архивохранилища в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55%, подвалах и помещениях расположенных ниже уровня земли, вблизи с лабораторными, производственными, бытовыми помещениями, иметь с ними общую вентиляцию, прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды?	П. 3.2, 3.3, 5.12 Правил
3.	Допускается ли применение оборудования и средств хранения архивных документов, а также покрытие стен, полов, потолков собирающие пыль и выделяющие агрессивные химические вещества?	П. 2.1 1.1.2 Правил
4.	Соблюдаются ли требования к высоте архивохранилищ (не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка)?	П. 3.3 Правил
5.	Соблюдается ли в архиве противопожарный режим?	П. 5.1 Правил
6.	Соблюдается ли в архиве охранный режим? (охранная сигнализация, пост охраны, договор на охрану, инструкция об охранном режиме, журнал регистрации ключей к замкам помещений архива, опечатываются архивохранилища и помещения архива, установлены двери с повышенной технической укреплённостью, экземплярностъ комплектов ключей (не менее 2-х комплектов ключей), право на доступ в архивохранилище сотрудников архива и иных лиц)	П. 5.3, 5.5, 5.7, 5.8, Правил
7.	Соблюдается ли в архиве нормативный температурно-влажностный режим? (температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%) (имеются контрольно-измерительные приборы в архивохранилище, журнал показаний контрольно-измерительных приборов)	П. 5.13, 5.17 Правил
8.	Обеспечивается ли хранение архивных документов в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды?	П. 5.12, 5.13 Правил
9.	Соблюдается ли в архиве световой режим? (хранение архивных документов в темноте (в переплетах, папках, коробках, конвертах, специально оборудованных шкафах, на металлических стеллажах закрытого типа), помещениях без окон, с окнами* (*защитные фильтры), лампы накаливания в закрытые плафоны с гладкой наружной поверхностью	П. 4.1, 5.18, 5.19, 6.1 Правил
10.	Соблюдается ли в архиве санитарно-гигиенический режим? (план на проведение санитарно-гигиенических работ, два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обязательному энтомологическому и микологическому осмотру с целью обнаружения насекомых и плесневых грибов)	П. 5.22, 5.23 Правил
11.	Оборудованы ли архивохранилища стеллажами? (деревянные стеллажи, находящиеся в нормальном санитарно-биологическом состоянии, обработаны огнезащитным составом, установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами в архивохранилище с естественным освещением)	П. 4.1, 4.2 Правил
12.	Соблюдены ли следующие нормы установки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилищах: - расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см; - расстояние между соседними стеллажами (проход) - 75 см; - расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см; - расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) - 45 см; - расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 50 см; - расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 15 см; - расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах - 30 см; - расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств - 100 см?	П. 4.2 Правил
13.	Размещаются ли архивные документы на бумажной основе на полу, подоконниках, на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, коробках, конвертах, связках при условии их упаковки в бумагу)?	П. 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 Правил
14.	Утвержден ли руководителем архива план (схема) размещения архивных фондов?	П. 8.1 Правил
15.	Подлежат ли сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единицы хранения содержащие уникальные документы?	П. 8.3 Правил
16.	Все ли помещения архива в которых осуществляется хранение документов, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) пронумерованы (слева направо от входа), полки стеллажей, шкафов и сейфов сверху вниз, составляется по стеллажные или по фондовые топографические указатели)?	П. 4.4, 8.4 Правил
17.	Каждое ли первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжено ярлыком и указывается на нём название и номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке?	П. 6.5 Правил
18.	Проводится ли плановая цикличная проверка наличия и состояния архивных документов (в муниципальном архиве - 1 раз в 10 лет; в государственном архиве - не мене одного раза в 25 лет), оформляются ли результаты проверки наличия в акте проверки наличия и состояния архивных документов, лист проверки наличия проставляется по окончании проверки наличия в конце описи дел, документов штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку, заносятся ли результаты проверки в картотеку (книгу) учёта физического (технического) состояния архивных документов, опечатываются ли коробки с архивными документами?	П. 10.2, 10.4, 10.6, 11.9 Правил
19.	Организуется ли розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, с момента выявления их отсутствия и проводится ли в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях, составляется и представляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска в Министерство для принятия окончательного решения о снятии с учета архивных документов, не обнаруженных в ходе розыска, оформляется ли приказом руководителя архива решение о снятии архивных документов, не обнаруженных в ходе розыска, с учёта?	П. 10.8, 10.9, 13.2 Правил
20.	Соблюдаются ли в архиве требования к оформлению заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, ведётся раздельная регистрация выдачи архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища по каждому из них и виду выдачи и выверка книг выдачи архивных документов не реже одного раза в квартал или в полугодие?	П. 14.7, 14.8, 14.11 Правил
21.	Осуществляется ли страховое копирование особо ценных документов, при их наличии*? (* только для государственных архивов)	П. 18.1 Правил
22.	Создаются ли в архиве учётные документы при помощи ФГИС "Архивный фонд" на основании вносимых в неё данных?	П. 23.1 Правил
23.	Ведется ли в архиве книга учета поступлений документов, соответствует ли её форма и порядок ведения установленным требованиям?	П. 23.2, приложение N 4 Правил
24.	Ведется ли в архиве список фондов, соответствует ли его форма и порядок ведения установленным требованиям?	П. 23.2, приложение N 5 Правил
25.	Ведется ли в архиве лист фонда и соблюдаются ли требования к его ведению?	П. 23.2 Правил
26.	Имеет ли опись дел, документов, том описи дел, документов лист-заверитель?	П. 23.2, приложения N 6, 7, 8 Правил
27.	Ведется ли в архиве реестр описей дел, документов?	П. 23.2 Правил
28.	Соблюдаются ли требования к ведению дела фонда?	П. 23.2 Правил
29.	Ведется ли в архиве список фондов, содержащих особо ценные документы?	П. 23.3 Правил
30.	Ведется ли в архиве реестр описей особо ценных дел, документов?	П. 23.3 Правил
31.	Имеется ли в архиве список организаций - источников комплектования согласованный и утвержденный в установленном порядке?	Пп. 35.1, 35.6 Правил
32.	Соблюдаются ли требования к ведению наблюдательных дел организаций - источников комплектования архива?	П. 35.9 Правил
33.	Осуществляется ли согласование инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива?	П. 38.1 Правил
34.	Составляются ли Сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря .... г. и представляются ли в Министерство?	П. 2.6.2, приложение N 6 Регламента государственного учета документов АФ Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11.03.1997 N 11
35.	Имеются ли соответствующие действующему законодательству договоры с негосударственными организациями?	П. 2, ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пп. 4.3.1, 4.4 Правил
36.	Утверждён ли в архиве план-график приёма документов Архивного фонда Российской Федерации	П. 37.2 Правил
37.	Оформляется ли акт приёма-передачи документов на хранение при приёме архивных документов?	П. 37.8, приложение N 3 Правил
38.	Осуществляет ли архив приём запросов непосредственно в архиве, по электронной почте, с использованием официального сайта, единого портала государственных и муниципальных услуг, по информационно-телекоммуникационным сетям?	П. 46.2 Правил
39.	Соблюдаются ли в архиве сроки исполнения социально-правовых запросов?	П. 46.6 Правил
40.	Оформляется ли на бланке архива Архивная справка, содержит ли название ("Архивная справка"), информацию по теме запроса, приводятся ли в конце архивной справки (архивной выписки) архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для её составления?	П. 46.9, 46.10 приложение N 11 Правил
41.	Проставляются ли на обороте каждого листа архивной копии архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа и расписывается ли получатель архивной справки и архивной выписки на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения?	П. 46.11, 46.12 Правил
42.	Обеспечивается ли заполнение - анкеты пользователя, работающего в читальном зеле, заполнение заказа (требования) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в полном объеме в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации?	П. 2.2, 4.2.7 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 01.09.2017 N 143 (далее - Порядок)
43.	Обеспечивается ли заполнение листа использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования) в полном объёме?	П. 4.2.10 Порядка
44.	Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования архива?	ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. 4.4 Правил

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "п. 2.11.1.2" имеется в виду "п. 2.1, п. 11.2"

     Отметка   законного   представителя   организации,   уполномоченного

представителя о получении проверочного листа ____________________________

_________________________________________________________________________

                       (Ф.И.О., должность)

"___" _____________ 20____ г.                            ________________

                                                            (подпись)

     Должность,   фамилия   и   инициалы   должностного лица Министерства

искусства и культурной политики Ульяновской области, проводящего плановую

проверку и заполняющего проверочный лист ________________________________

_________________________________________________________________________

Дата заполнения листа "___" _________ 20___ г.           ________________

                                                            (подпись)

*(2) Указывается: "да", "нет".