Постановление Администрации Артинского городского округа Свердловской области от 21 мая 2021 г. N 292 "Об утверждении Порядка ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг на территории Артинского городского округа"

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.12.2005 N 761 (ред. от 28.07.2020) "О предоставлении субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг", постановлениями Правительства Свердловской области от 26.06.2012 г. N 688-ПП "О Порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и выплаты этих компенсаций отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки, которым относится к ведению Российской Федерации" (ред. от 27.11.2020), от 26.06.2012 г. N 689-ПП "О порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и выплаты этих компенсаций отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению субъекта Российской Федерации" (ред. от 27.11.2020 года), от 26.06.2012 г. N 690-ПП "О Порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и выплаты этих компенсаций отдельным категориям работников бюджетной сферы в поселках городского типа, рабочих поселках и сельских населенных пунктах, расположенных на территории Свердловской области, и пенсионерам из их числа" (ред. от 27.11. 2020 года), от 14.03.2013 г. N 306-ПП "Об утверждении Порядка назначения и выплаты компенсации расходов на оплату коммунальных услуг многодетным семьям Свердловской области" (ред. от 06.08.2020), закона Свердловской области от 28.03.2016 N 32-ОЗ "О компенсации расходов на уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме (ред. от 06.11.2018 года), постановляю:

1. Утвердить Порядок ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг на территории Артинского городского округа в новой редакции.

2. Постановление Администрации Артинского городского округа от 16.04.2013 N 427 "Об утверждении Порядка ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг на территории Артинского городского округа" считать утратившим силу.

3. Опубликовать настоящее постановление в "Муниципальном вестнике" газеты "Артинские вести" и на сайте Администрации Артинского городского округа.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации Артинского городского округа Сыворотко Т.М.

Глава Артинского городского округа

А.А. Константинов

Утвержден
постановлением Администрации
Артинского городского округа
от 21 мая 2021 г. N 292

Порядок
ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг на территории Артинского городского округа

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет правила формирования, ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, определенных областным, федеральным законодательством и иными нормативными правовыми актами.

1.2. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел организуется с целью упорядочения совокупности документов о получателях субсидий и компенсаций и обеспечения их сохранности.

1.3. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел возлагается на подрядную организацию Муниципального казенного учреждения "Комплексный расчетный центр" (далее - подрядная организация).

1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела граждан, получающих субсидию и компенсацию, относятся к сведениям конфиденциального характера и попадают под действие Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

1.5. Директор, а также специалисты подрядной организации ответственные за ведение, учет и хранение личных дел получателей субсидий и компенсаций должны быть ознакомлены под роспись с Правилами ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий и компенсаций на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

2. Основные задачи и функции по ведению, учету и хранению личных дел получателей субсидий и компенсаций на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

2.1. Основными задачами по ведению, учету и хранению личных дел получателей субсидий и компенсаций на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в МКУ "Комплексный расчетный центр" являются:

1. Прием заявлений и документов;

2. Регистрация заявлений в Журнале регистрации заявлений о назначении субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

3. Принятие проектов решений:

- о назначении субсидии и компенсации расходов на оплату жилых помещений и коммунальных услуг;

- о прекращении предоставления субсидии и компенсации;

- о перерасчете размеров субсидии и компенсации;

- об отказе в предоставлении субсидии и компенсации;

- о приостановлении выплаты субсидии и компенсации;

4. Формирование личного дела получателя субсидии и компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

5. Обеспечение хранения личных дел.

3. Формирование и ведение личных дел получателей субсидий компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

3.1. Для назначения субсидий и компенсаций расходов гражданином подается заявление по форме, утвержденной постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

3.2. Заявление и документы, необходимые для назначения субсидий и компенсаций расходов, принимаются специалистами подрядной организаций. При приеме заявления специалист подрядной организации проверяет комплектность и правильность их оформления, наличие подлинников документов, снимает копии документов, сличает представленные копии документов с оригиналами, заверяет копии документов в случаях, если представленные копии документов нотариально не заверены.

3.3. Специалист подрядной организации, принимающий заявление, регистрирует заявление, присваивает номер в журнале регистрации заявлений граждан, обратившихся за назначением субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и заверен подписью заместителя Главы Администрации Артинского городского округа, руководителем уполномоченного органа.

3.4. Дата приема заявления и документов подтверждается распиской-уведомлением по форме, утвержденной постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. В расписке-уведомлении указывается регистрационный номер заявления, дата приема заявления, фамилия, имя, отчество, подпись специалиста, принявшего документы. Расписка-уведомление выдается на руки заявителю и остается у него (направляется заявителю почтой).

3.5. Формирование личного дела получателя субсидии и компенсации расходов производится специалистами подрядной организации непосредственно после приема заявления, к которому прилагаются копии документов, подтверждающих право на меры социальной поддержки.

3.6. В личное дело получателя компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг включаются:

1) решение Уполномоченного органа - Администрации Артинского городского округа о назначении либо отказе (прекращении, перерасчете, приостановлении, возобновлении) в назначении компенсации расходов;

2) заявление установленного образца о назначении компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

3) документ о праве заявителя на меру социальной поддержки по компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

4) документ, подтверждающий регистрацию по месту жительства либо пребывания (в случае, если информация о регистрации по месту жительства либо пребывания отсутствует в документах, удостоверяющих личность гражданина);

5) документ, содержащий сведения о гражданах, зарегистрированных в установленном порядке в жилом помещении по месту жительства или месту пребывания заявителя, с указанием степени их родства, вида их регистрационного учета, даты регистрации и снятия их с регистрационного учета, размера занимаемой общей площади жилого помещения, условий проживания (квартира, коммунальная квартира, жилой дом, общежитие, другое), вида жилого фонда, к которому относится жилое помещение (муниципальный, государственный, частный), правовых оснований владения и пользования заявителем жилым помещением, в котором он зарегистрирован по месту жительства (пребывания);

6) платежные документы на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, в том числе уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, за месяц, предшествующий месяцу обращения, с отметкой об оплате (в случае обращения за компенсацией расходов в части оплаты твердого топлива (уголь, дрова) и его доставки, сжиженного (баллонного) газа - кадастровый паспорт, технический паспорт, справку, выданную на основании похозяйственных книг, иные документы, которые содержат описание объектов недвижимости, выданные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, действующем на момент их выдачи, а также документы, подтверждающие соответствующие расходы);

7) документ о неполучении компенсации расходов по месту жительства (в случае обращения за назначением компенсации расходов по месту пребывания) либо по месту пребывания (в случае обращения за назначением компенсации расходов по месту жительства);

8) копия паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность;

9) копия сберегательной книжки, лицевого счета банковской карты (при необходимости);

10) копия СНИЛС (при необходимости);

11) прочие дополнительные документы, необходимые для организации работы по предоставлению компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и отчетности в вышестоящие органы.

В случае подачи заявления и документов, законным представителем (представителем по доверенности) лица, имеющего право на меру социальной поддержки по компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, предъявляются документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя, оформленные в порядке, предусмотренном гражданским законодательством Российской Федерации.

3.7. В личное дело получателя компенсации расходов на уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме включаются:

1) решение Уполномоченного органа - Администрации Артинского городского округа о назначении либо отказе (прекращении, перерасчете, приостановлении, возобновлении) в назначении компенсации расходов;

2) заявление установленного образца о назначении компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

3) документ, подтверждающий право собственности на жилое помещение;

4) трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, а также трудовые книжки и (или) сведения о трудовой деятельности совместно проживающих неработающих членов семьи заявителя пенсионного возраста и (или) имеющих инвалидность I и (или) II групп;

5) справку о гражданах, зарегистрированных в жилом помещении в установленном порядке по месту жительства или месту пребывания с указанием степени их родства;

6) документ о неполучении меры социальной поддержки по компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме по месту жительства (в случае обращения за назначением компенсации расходов на уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме по месту пребывания) либо по месту пребывания (в случае обращения за назначением компенсации расходов на уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме по месту жительства);

6) платежные документы на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, в том числе уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, за месяц, предшествующий месяцу обращения, с отметкой об оплате.

7) копия паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность;

8) копия сберегательной книжки, лицевого счета банковской карты (при необходимости);

9) копия СНИЛС (при необходимости);

10) прочие дополнительные документы, необходимые для организации работы по предоставлению компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и отчетности в вышестоящие органы.

11) в случае подачи заявления и документов законным представителем (представителем по доверенности) лица, имеющего право на меру социальной поддержки по компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, предъявляются документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя, оформленные в порядке, предусмотренном гражданским законодательством Российской Федерации.

3.8. В личное дело получателя субсидий оплату жилого помещения и коммунальных услуг включаются:

1) решение Уполномоченного органа - Администрации Артинского городского округа о назначении либо отказе (прекращении, перерасчете, приостановлении, возобновлении) в назначении субсидий оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

2) заявление установленного образца о назначении субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

3) документы, подтверждающие правовые основания владения и пользования заявителем жилым помещением, в котором он зарегистрирован по месту постоянного жительства, - в случае, если заявитель является нанимателем жилого помещения по договору найма в частном жилищном фонде, членом жилищного, жилищно-строительного кооператива или иного специализированного потребительского кооператива. Заявитель, проходящий военную службу по контракту, зарегистрированный по месту жительства по адресу воинской части, но проживающий ввиду отсутствия служебных жилых помещений в жилых помещениях на условиях заключенного договора найма (поднайма), прилагает к заявлению о предоставлении государственной услуги копию договора найма (поднайма) в частном жилищном фонде и справку из воинской части об отсутствии возможности предоставления служебного жилого помещения;

4) документы или их копии, содержащие сведения о платежах за жилое помещение и коммунальные услуги, начисленных за последний перед подачей заявления о предоставлении государственной услуги месяц, и о наличии (об отсутствии) задолженности по оплате жилого помещения и коммунальных услуг. Если заявитель указал в заявлении о предоставлении государственной услуги в качестве членов своей семьи не всех граждан, зарегистрированных совместно с ним по месту его постоянного жительства, он обязан представить документы, подтверждающие размер вносимой ими платы за содержание и ремонт жилого помещения и коммунальные услуги;

5) документ, подтверждающих право заявителя и (или) членов его семьи на льготы, меры социальной поддержки и компенсации по оплате жилого помещения и коммунальных услуг (с предъявлением оригинала, если копия нотариально не заверена);

6) документ, удостоверяющие принадлежность заявителя - иностранного гражданина и членов его семьи к гражданству государства, с которым Российской Федерацией заключен международный договор, в соответствии с которым предусмотрено предоставление субсидий (с предъявлением оригинала, если копия нотариально не заверена);

7) документы, подтверждающие доходы заявителя и членов его семьи, учитываемые при решении вопроса о предоставлении субсидии. Для подтверждения доходов индивидуального предпринимателя представляются документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации о налогах и сборах для избранной им системы налогообложения;

8) члены семей нанимателей жилого помещения по договору найма в частном жилищном фонде, членов жилищного или жилищно-строительного кооператива, собственников жилого помещения, проходящих военную службу по призыву в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках, воинских формированиях и органах, созданных в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо осужденных к лишению свободы, либо признанных безвестно отсутствующими, либо умерших или объявленных умершими, либо находящихся на принудительном лечении по решению суда, дополнительно представляют документы, подтверждающие причину выбытия этих граждан, а также факт постоянного проживания в соответствующем жилом помещении совместно с указанными гражданами до их выбытия;

9) иностранные граждане в качестве документа, удостоверяющего личность, предъявляют разрешение на временное проживание либо вид на жительство.

10) копия паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность

11) копия сберегательной книжки, лицевого счета банковской карты (при необходимости);

12) копия СНИЛС (при необходимости);

13) прочие дополнительные документы, необходимые для организации работы по предоставлению субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и отчетности в вышестоящие органы.

В случае подачи заявления и документов, законным представителем (представителем по доверенности) лица, имеющего право на меру социальной поддержки по субсидии и компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, предъявляются документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя, оформленные в порядке, предусмотренном гражданским законодательством Российской Федерации.

3.9. Личное дело подлежит закрытию и сдаче в архив в случае:

- перемены места жительства (пребывания) получателя субсидий и компенсаций расходов, в том числе в связи с выездом на постоянное место жительства за пределы Артинского городского округа;

- утраты гражданином права на получение мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;

- смерти получателя мер социальной поддержки, а также признание его в установленном порядке умершим или безвестно отсутствующим.

3.10. Личные дела получателей субсидий и компенсаций расходов после их закрытия в течение 2 месяцев направляются в архив и хранятся 3 года. По истечении 3 лет после закрытия личного дела оно уничтожается. Уничтожение персонального дела оформляется актом, который хранится в течение 5 лет.

4. Хранение и учет личных дел

4.1. При работе с личными делами специалисты отдела обязаны:

- обеспечить сохранность личных дел;

- обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах.

4.2. Учет личных дел осуществляется в журналах регистрации на основании заявлений получателей компенсаций расходов.

4.3. Личное дело получателя субсидий и компенсаций формируется в отдельный файл, который подшивается в папку - регистратор под номером, указанным в журнале регистрации.

4.4. Личные дела получателей субсидий и компенсаций расходов с момента их формирования хранятся в закрытых кабинетах, расположенных в помещениях МКУ "Комплексный расчетный центр".

4.5. Доступ к личным делам имеет директор и специалисты подрядной организации (МКУ "КРЦ").

5. Обеспечение сохранности личных дел получателей субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг

5.1. Для обеспечения сохранности личных дел получателей субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг проводится комплекс мероприятий, включающих:

1) создание оптимальных условий хранения личных дел получателей;

2) хранение личных дел получателей в специально отведенном и оборудованном месте.

5.2. Оптимальные условия хранения личных дел получателей обеспечивает оборудование помещения охранной и противопожарной сигнализацией, средствами пожаротушения.

При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, обнаружение злоумышленного проникновения в помещение посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране личных дел получателей.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора и т.д.).

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия назначается комиссия, которая составляет соответствующий акт.

5.3. В случае утери или порчи личных дел получателей по вине подрядной организации, лица, по вине которых произошла утрата или порча личных дел получателей или документов из личных дел получателей, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6. Ответственность за ведение, учет и хранение личных дел

6.1. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и учету личных дел получателей субсидий и компенсаций расходов возлагается на директора подрядной организации.

6.2. Ответственность за правильность ведения, учета, а также за хранение личных дел получателей мер социальной поддержки возлагается на директора МКУ "КРЦ", а также на специалистов подрядной организации в соответствии с должностными инструкциями.

6.3. Директор МКУ "КРЦ" и специалисты подрядной организации несут ответственность за неразглашение персональных данных получателей субсидий и компенсаций расходов в соответствии с действующим законодательством и настоящим Порядком.