Раздел 2. Анализ текущего состояния осуществления контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Костромской области, описание текущего развития профилактической деятельности департамента культуры Костромской области, характеристика проблем, на решение которых направлена программа профилактики

Раздел 2. Анализ текущего состояния осуществления контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Костромской области, описание текущего развития профилактической деятельности департамента культуры Костромской области, характеристика проблем, на решение которых направлена программа профилактики

Вид осуществляемого государственного контроля (надзора) Департамент осуществляет региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Костромской области (далее - региональный государственный контроль (надзор)).

Обзор по виду государственного контроля (надзора)

Региональный государственный контроль (надзор) направлен на соблюдение юридическими лицами, их руководителями и иными должностными лицами, индивидуальными предпринимателями, их уполномоченными представителями обязательных требований, установленных:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила 2015 г.);

- приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 года N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации";

- приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

- приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";

- Законом Костромской области от 28 апреля 2006 года N 17-4 ЗКО "О формировании и содержании архивных фондов Костромской области";

- постановлением администрации Костромской области от 21 сентября 2021 года N 413-а "Об утверждении положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Костромской области".

Региональный государственный контроль (надзор) осуществляется посредством:

- организации и проведения проверок выполнения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями обязательных требований к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Костромской области;

- принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению и (или) устранению выявленных нарушений, а также систематического наблюдения за исполнением обязательных требований;

- организации и проведения мероприятий по профилактике рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям;

- организации и проведения мероприятий по контролю, осуществляемых без взаимодействия с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Подконтрольные субъекты:

1) государственные и муниципальные архивы Костромской области;

2) учреждения, организации, предприятия (государственные, муниципальные), включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов;

3) негосударственные организации и предприятия, включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов;

4) учреждения, организации, предприятия (государственные, муниципальные), негосударственные организации и предприятия, индивидуальные предприниматели, не включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов.

Данные о проведенных мероприятиях.

В 2020 году Департаментом выполнены все мероприятия, предусмотренные Программой профилактики нарушений обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Костромской области на 2020 год, С 2021 года проводятся плановые проверки индивидуальных предпринимателей, юридических лиц в соответствии с ежегодным планом проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденным на основании статьи 9 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

Анализ и оценка рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям.

На 1 января 2021 г. общее количество контролируемых лиц - 652.

В организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов выявляются нарушения обязательных требований Федерального закона N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правил 2015 г. в части нарушения требований к организации хранения архивных документов в архиве организации и проведения экспертизы ценности, отбора и упорядочения архивных документов.

Таблица 1 - Анализ типовых нарушений законодательства об архивном деле, выявленные при проверках в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

N п/п	Типовые нарушения обязательных требований	Нормативный правовой акт и его структурные единицы, устанавливающие обязательные требования	Причины нарушений обязательных требований
1.	Нарушены сроки проведения экспертизы ценности документов	п. 4.11 Правил 2015 г.	Недостаточный контроль со стороны руководства
2.	Нарушены сроки передачи дел из архива организации в государственный (муниципальный) архив организации	п. 6.6 Правил 2015 г.	Недостаточный контроль со стороны руководства
3.	Не ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы	п. 3.5 Правил 2015 г.	Недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников
4.	Отсутствует номенклатура дел	п. 4.14 Правил 2015 г.	Недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников
5.	Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не оформлены	п. 4.19 Правил 2015 г.	Недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников
6.	Нарушены требования к комплексу работ по сохранности архивных документов (предоставление помещения для размещения архивных документов; обеспечение нормативных условий хранения документов; выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; проверка наличия и состояния документов)	п. 2.14 Правил 2015 г.	Объективное отсутствие помещений, недостаточное финансирование, недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников
7.	Нарушение требований к нормативным условиям хранения документов	п. 2.15 Правил 2015 г.	Отсутствие финансирования, недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников
8.	Нарушены требования к размещению документов на металлических стеллажах	п. 2.21 Правил 2015 г.	Отсутствие финансирования, недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников
9.	Часть архивных документов не закартонирована и хранится на свету	пп. 2.24, 2.35 Правил 2015 г.	Отсутствие финансирования, недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников
10.	Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях в архиве не проводится либо проводится с нарушениями требований	п. 2,40 Правил 2015 г.	Недостаточный контроль со стороны руководства, низкая квалификация работников

Проведение профилактических мероприятий, направленных на соблюдение контролируемыми лицами обязательных требований законодательства об архивном деле на территории Костромской области будет способствовать сокращению количества законодательства об архивном деле, увеличению доли законопослушных контролируемых лиц, снижению уровня административной нагрузки на контролируемых лиц.