Приложение 1. Положение об архиве департамента строительства Краснодарского края

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом департамента строительства
Краснодарского края
от 20.12.2021 г. N 292

Положение
об архиве департамента строительства Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Документы департамента строительства Краснодарского края, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Краснодарского края "Государственный архив Краснодарского края" (далее - ГКУ "Крайгосархив").

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в департаменте строительства Краснодарского края (далее - департамент).

1.2. Департамент обеспечивает:

1) сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда департамента, образующихся в процессе работы;

2) своевременную передачу документов архивного фонда департамента на государственное хранение в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств департамента.

За утрату и порчу документов архивного фонда департамента должностные лица департамента несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.

1.3. Архив департамента (далее также - архив) создан для хранения документов архивного фонда департамента и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовке к передаче на государственное хранение.

1.4. Лица, ответственные за архив назначаются соответствующим приказом департамента.

1.5. В своей работе архив руководствуется требованиями, установленными национальными стандартами, нормативно-методическими документами Правительства Российской Федерации, Федерального архивного агентства, законодательными актами Краснодарского края по архивному делу, приказами департамента и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве утверждается приказом департамента, после согласования с ГКУ "Крайгосархив".

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляется начальником отдела административного управления и информационной безопасности департамента - председателем экспертной комиссии департамента.

1.8. За оказанием методической помощи в вопросах обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования архивных документов, департамент может обратиться в ГКУ "Крайгосархив".

2. Состав документов архива

2.1. Дела передаются на хранение в архив департамента по утвержденным описям дел структурных подразделений, согласованным руководителями структурных подразделений (или иным уполномоченным лицом) согласно утвержденной номенклатуре дел.

2.2. Дела с исполненными документами постоянного (свыше 10 лет) и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, электронные документы передаются в архив департамента не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

2.3. В архиве также хранятся служебные и ведомственные положения, годовые разделы сводных номенклатур дел департамента, исторические справки, научно-справочный аппарат к документам архива.

2.4. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаче в архив департамента не подлежат, за исключением дел с отметкой "ЭПК". Они хранятся в структурных подразделениях департамента и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

3. Задачи и функции архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен п. 2.1-2.3 настоящего Положения.

3.2. Учёт, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда департамента на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.

В соответствии с возложенными на архив задачами, должностное лицо департамента, на которое возложена ответственность по организации ведения архивной работы в департаменте - секретарь экспертной комиссии департамента, осуществляет следующие функции:

1) своевременно принимает завершенные в делопроизводстве документы в соответствии с пунктами 2.1 - 2.3 настоящего Положения, учитывает и хранит документы структурных подразделений департамента, подготовленные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством;

2) разрабатывает и согласовывает с ГКУ "Крайгосархив" графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГКУ "Крайгосархив" и передачи документов архивного фонда департамента на государственное хранение;

3) составляет и представляет не позднее двух лет после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии и экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края;

4) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

5) создает, пополняет и совершенствует документы архива, указанные в пункте 2.3, обеспечивает их преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ "Крайгосархив";

6) информирует руководство, государственных гражданских служащих департамента о составе и содержании документов архива;

7) в установленном порядке выдает дела, документы или копии документов в целях служебного пользования для работы в помещениях архива;

8) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии департамента;

10) оказывает методическую помощь работникам, ответственным за ведение делопроизводства и организацию архивной работы в управлениях и отделах департамента, по составлению номенклатур дел структурных подразделений департамента и подготовке дел к передаче в архив;

11) участвует в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников департамента в осуществлении делопроизводственной и архивной работы;

12) своевременно подготавливает и передает дела постоянного хранения в ГКУ "Крайгосархив" в установленном порядке на государственное хранение, а также представляет сведения о составе и объеме образующихся архивных документов в департаменте.

4. Порядок выдачи документов из архива

4.1. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя департамента или его заместителей:

- судебным, правоохранительным, контрольно-надзорным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации и Краснодарского края;

пользование сторонним организациям по письменному запросу;

- иным пользователям по письменному заявлению (обращению).

4.2. Документы выдаются из архивохранилища департамента на основании письменного разрешения руководителя отдела административного управления и информационной безопасности департамента или его заместителя:

- во временное пользование работникам структурных подразделений департамента, а также с целью копирования дел;

- для проведения архивных работ с документами: работникам ГКУ "Крайгосархив", в целях реставрации, переплета и др.

5. Права должностного лица, на которого возложена ответственность по организации ведения архивной работы в департаменте

Для обеспечения выполнения функций архива должностное лицо, на которое возложена ответственность по организации ведения архивной работы в департаменте, имеет право:

5.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами архива государственных гражданских служащими департамента;

5.2. запрашивать у начальников управлений и отделов департамента сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на него функций, в том числе сведения о подготовке документов к архивному хранению и сроках их передачи;

5.3. давать рекомендации руководителям структурных подразделений департамента, служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях департамента и подготовку дел к передаче в архив департамента, а также рекомендации по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.