- Главная
- Приказ Федерального агентства по делам национальностей от 24 сентября 2021 г. N 115 "Об организации работы с персональными данными в Федеральном агентстве по делам национальностей"
- Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей
Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей
Приложение N 1
к приказу Федерального агентства
по делам национальностей
от 24.09.2021 N 115
Правила обработки персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей
I. Общие положения
1. Правила обработки персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Федеральном агентстве по делам национальностей.
2. Обработка персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
3. Обработка персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также настоящими Правилами.
II. Категории субъектов персональных данных
4. К субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Федеральном агентстве по делам национальностей в соответствии с настоящими Правилами, относятся:
1) федеральные государственные гражданские служащие Федерального агентства по делам национальностей (далее - гражданские служащие);
2) граждане, претендующие на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы в Федеральном агентстве по делам национальностей;
3) лица, замещающие должности руководителей организаций, находящихся в ведении Федерального агентства по делам национальностей (далее - руководители организаций);
4) граждане, претендующие на замещение должностей руководителей организаций;
5) работники организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Федеральным агентством по делам национальностей, замещающие должности, осуществление полномочий по которым влечет за собой обязанность представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (далее - работники организаций);
6) граждане, претендующие на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Федеральным агентством по делам национальностей, осуществление полномочий по которым влечет за собой обязанность представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
7) лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в подпунктах 1-6 пункта 5 настоящих Правил;
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "пункта 5" имеется в виду "пункта 4"
8) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Федеральное агентство по делам национальностей;
9) граждане и представители организаций, обратившиеся в Федеральное агентство по делам национальностей в связи с предоставлением государственной услуги;
10) граждане, обратившиеся в Федеральное агентство по делам национальностей в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454) (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").
III. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений
5. В Федеральном агентстве по делам национальностей осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих в целях обеспечения задач кадровой работы, в том числе кадрового учета, делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции.
6. В целях, указанных в пункте 5 настоящих Правил, обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2021, N 27, ст. 5159) (далее - Федеральный закон "О персональных данных").
7. Согласие на обработку персональных данных субъекта персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил, не требуется при обработке персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных".
8. Согласие на обработку специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил, не требуется при обработке персональных данных в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2021, N 27, ст. 5048), за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.
9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных необходимо получить в следующих случаях:
при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и о противодействии коррупции;
при трансграничной передаче персональных данных.
10. В случаях, предусмотренных пунктом 9 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".
11. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил, осуществляется гражданскими служащими структурного подразделения Федерального агентства по делам национальностей, на которое возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Федерального агентства по делам национальностей (далее - гражданские служащие, уполномоченные на обработку персональных данных).
12. Обработка персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
13. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил, осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов;
копирования оригиналов документов;
внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы, оператором которых является Федеральное агентство по делам национальностей (далее - автоматизированные информационные системы), используемые в целях кадровой работы.
14. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил.
15. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил, у третьей стороны, следует известить об этом субъектов персональных данных заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
16. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личным делам гражданских служащих, руководителей и работников организаций персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, частной жизни, членства в общественных объединениях.
17. При сборе персональных данных гражданские служащие, уполномоченные на обработку персональных данных, осуществляющие сбор персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил, обязан# разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
18. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
IV. Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих Федерального агентства по делам национальностей и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопросов о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения
19. В Федеральном агентстве по делам национальностей осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в целях рассмотрения вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - лица, заинтересованные в субсидии, единовременная субсидия соответственно).
20. В связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии подлежат обработке следующие персональные данные:
1) фамилия, имя, отчество (при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена, отчества (при наличии) в случае их изменения);
2) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при его наличии), выдавшего его, дата выдачи;
3) адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);
4) сведения о семейном положении, составе семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших мужьях (женах);
5) персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копии финансового лицевого счета, свидетельстве о заключении (расторжении) брака, свидетельстве о рождении ребенка (детей), трудовой книжке, сведениях о трудовой деятельности и трудовом стаже в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, копиях документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, копии документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения;
6) иные персональные данные, содержащиеся в документах, предусмотренных пунктом 5 Правил предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 27 января 2009 г. N 63 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 6, ст. 739; 2020, N 30, ст. 4898) и ставшие известными в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии.
21. Обработка персональных данных лиц, указанных в пункте 19 настоящего Положения, осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого на имя руководителя Федерального агентства по делам национальностей и в Комиссию Федерального агентства по делам национальностей по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия по предоставлению субсидии).
22. Обработка персональных данных лиц, заинтересованных в субсидии, осуществляется гражданскими служащими, входящими в состав Комиссии по предоставлению субсидии.
23. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных лиц, заинтересованных в субсидии, осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
V. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги по учету лиц, относящихся к коренным малочисленным народам Российской Федерации
24. В Федеральном агентстве по делам национальностей обработка персональных данных граждан и представителей организаций (далее - заявители) осуществляется в целях предоставления государственной услуги по учету лиц, относящихся к коренным малочисленным народам Российской Федерации.
25. В целях, указанных в пункте 24 настоящих Правил, осуществляется обработка следующих персональных данных:
1) фамилия, имя, отчество (при наличии);
2) серия и номер паспорта, дата выдачи и наименование органа, выдавшего паспорт;
3) номер контактного телефона;
4) адрес электронной почты (при наличии);
5) почтовый адрес.
26. Обработка персональных данных в целях, указанных в пункте 24 настоящих Правил, осуществляется без согласия заявителей в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2021, N 1, ст. 48).
27. Обработка персональных данных в целях, указанных в пункте 24 настоящих Правил, осуществляется соответствующими управлениями Федерального агентства по делам национальностей, в полномочия которых в соответствии с положениями об управлениях входит предоставление государственной услуги.
28. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных в целях, указанных в пункте 24 настоящих Правил, осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов (заявлений);
заверения копий документов;
внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы.
29. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от заявителей.
30. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо соответствующего управления, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от заявителей, обратившихся в Федеральное агентство по делам национальностей в связи с предоставлением государственной услуги по учету лиц, относящихся к коренным малочисленным народам Российской Федерации, обязано разъяснить заявителям юридические последствия отказа предоставить персональные данные.
31. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей, указанных в пункте 25 настоящих Правил, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
VI. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с рассмотрением обращений граждан
32. В Федеральном агентстве по делам национальностей обработка персональных данных граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений в порядке, установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
33. Персональные данные граждан, обратившихся в Федеральное агентство по делам национальностей лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.
34. В соответствии со статьями 7 и 13 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в связи с рассмотрением поступивших в Федеральное агентство по делам национальностей обращений граждан обработке подлежат следующие персональные данные:
1) фамилия, имя, отчество (при наличии);
2) почтовый адрес;
3) адрес электронной почты (при наличии);
4) указанный в обращении контактный телефон;
5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.
35. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
36. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных граждан осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
VII. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах
37. Гражданским служащим Федерального агентства по делам национальностей, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах Федерального агентства по делам национальностей, а также в федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации" (далее - гражданские служащие, имеющие право осуществлять обработку персональных данных), предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе. Доступ предоставляется к прикладным программным подсистемам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих, имеющих право осуществлять обработку персональных данных.
Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.
38. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах Федерального агентства по делам национальностей, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также принятия следующих мер по обеспечению безопасности:
1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Федерального агентства по делам национальностей;
2) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Федерального агентства по делам национальностей;
3) применение прошедших в установленном законодательством Российской Федерации порядке процедур оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
5) учет машинных носителей персональных данных;
6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер по их предотвращению и недопущению таких фактов в дальнейшем;
7) восстановление персональных данных, модифицированных или удаленных, уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных Федерального агентства по делам национальностей, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных Федерального агентства по делам национальностей;
9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
VIII. Организация хранения персональных данных
39. Персональные данные хранятся на бумажном носителе в управлениях Федерального агентства по делам национальностей, в функции которых входит обработка персональных данных в соответствии с положениями об этих управлениях.
40. Персональные данные хранятся в электронном виде в автоматизированных электронных системах.
41. Сроки хранения персональных данных на бумажном носителе устанавливаются в соответствии с частью 7 статьи 5 Федерального закона "О персональных данных".
42. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
43. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования автоматизированных информационных систем, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
44. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.
IX. Сроки обработки и хранения персональных данных, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований
45. Сроки обработки и хранения персональных данных в Федеральном агентстве по делам национальностей определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
46. Обработка персональных данных категорий субъектов, указанных в подпунктах 1, 3, и 5 пункта 5 настоящих Правил, осуществляется, соответственно, в течение всего периода прохождения ими гражданской службы или периода их работы.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "пункта 5" имеется в виду "пункта 4"
47. Обработка персональных данных категории субъектов, указанной в подпункте 2 пункта 5 настоящих Правил, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 6, ст. 439; 2021, N 1, ст. 85).
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "пункта 5" имеется в виду "пункта 4"
48. Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные категорий субъектов, указанных в подпунктах 1-9 пункта 4 настоящих Правил, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449).
49. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Федерального агентства по делам национальностей.
50. Документы, содержащие персональные данные, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.
51. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
52. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
Открыть документ в системе ГАРАНТ