Приказ Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от 30 декабря 2021 г. N 185 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Аппарате Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от 30 декабря 2021 г. N 185
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Аппарате Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай"

В соответствии с пунктом 1.8. Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 и в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Аппарате Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай.

2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Республики Алтай, органам местного самоуправления в Республике Алтай при разработке инструкций по делопроизводству руководствоваться Инструкцией, утвержденной настоящим Приказом.

Заместитель Председателя Правительства Республики Алтай, руководитель

М.Ю. Маргачёв

Утверждена
приказом Аппарата Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай и
Правительства Республики Алтай
от 30 декабря 2021 года N 185

Инструкция
по делопроизводству в Аппарате Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Аппарате Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, образующихся в результате деятельности - Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (далее - Глава Республики Алтай), Правительства Республики Алтай (далее - Правительство), Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (далее - Аппарат), а также технологий работы с ними, организации текущего хранения и подготовки к передаче в архив Аппарата (далее - ведомственное хранение).

2. Настоящая Инструкция обязательна для лиц, замещающих государственные должности Республики Алтай, должности государственной гражданской службы Республики Алтай в Аппарате, а также работников государственных учреждений Республики Алтай, подведомственных Аппарату (далее также - работники).

3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Республики Алтай, в том числе:

постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти";

постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти";

постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" (далее - приказ N 44);

приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" (далее - приказ N 71);

требованиями к составлению и оформлению документов, закрепленными национальными стандартами Российской Федерации:

ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97);

ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8);

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами" (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1);

Конституцией Республики Алтай;

Конституционным законом Республики Алтай от 24 февраля 1998 г. N 2-4 "О Правительстве Республики Алтай" (далее - Закон N 2-4);

Законом Республики Алтай от 3 марта 1993 г. N 9-6 "О языках народов, проживающих на территории Республики Алтай";

Конституционным законом Республики Алтай от 24 апреля 2003 г. N 11-9 "О гербе Республики Алтай";

Законом Республики Алтай от 5 марта 2008 г. N 18-РЗ "О нормативных правовых актах Республики Алтай" (далее - Закон 18-РЗ);

постановлением Правительства Республики Алтай от 21 декабря 2006 г. N 305 "О Регламенте Правительства Республики Алтай и признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства Республики Алтай" (далее - постановление N 305);

постановлением Правительства Республики Алтай от 10 февраля 2009 г. N 21 "Об утверждении Правил юридико-технического оформления проектов правовых актов Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай" (далее - постановление N 21).

4. Настоящая Инструкция разработана с учетом терминов и определений, установленных ГОСТ Р 7.0.8.

5. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство в Аппарате ведётся с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД). В СЭД отражается процесс регистрации, контроля и все особенности прохождения документа на бумажном носителе.

СЭД, применяемая в Аппарате, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

6. Обмен электронными документами по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) Аппарата с организациями, являющимися участниками МЭДО, осуществляется на основании Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264.

Для подтверждения подлинности электронных документов по системе МЭДО используются электронные подписи, оформленные в установленном федеральным законодательством порядке.

7. Работа с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с федеральным законодательством.

8. Требования настоящей Инструкции распространяются на бухгалтерскую, кадровую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на ведомственное хранение.

9. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом N 71 (далее - Правила делопроизводства), в Аппарате возлагается на руководителя Аппарата.

10. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами, образующимися в деятельности Главы Республики Алтай и Правительства, возлагается на структурное подразделение Аппарата в сфере документационного обеспечения (далее - служба документационного обеспечения).

11. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Аппарата (далее - подразделение) возлагается на государственного гражданского служащего Республики Алтай (далее - гражданский служащий) соответствующего подразделения, который является ответственным за делопроизводство в подразделении (далее - делопроизводитель подразделения).

12. По всем вопросам организации и ведения делопроизводства служба документационного обеспечения взаимодействует с делопроизводителями подразделений, со службами делопроизводства, делопроизводителями исполнительных органов государственной власти Республики Алтай (далее - исполнительные органы).

13. Вновь принятые на работу в Аппарат гражданские служащие, осуществляющие подготовку и оформление документов, в обязательном порядке должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись.

14. Ведение делопроизводства коллегиальных и совещательных органов, созданных при Главе Республики Алтай, Правительстве, Аппарате, в том числе контроль за исполнением их решений и подготовку к передаче дел на ведомственное хранение, осуществляют секретари этих органов.

15. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

16. Документы, поступившие на рассмотрение Главы Республики Алтай, Правительства, а также документы (проекты документов) Главы Республики Алтай и Правительства и принятые по ним решения до их обнародования, опубликования, размещения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в установленном федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай порядке, относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

17. Служебная информация не подлежит разглашению (распространению). Она может использоваться исключительно в служебных целях и в соответствии с полномочиями лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией, либо имеющих отношение к исполнению (подготовке) этой информации.

18. Ознакомление с документами (проектами документов), содержащими служебную информацию, а также передача этих документов (проектов документов), их копий сторонним юридическим или физическим лицам, не допускается, кроме случаев, предусмотренных федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

19. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий допускается только с разрешения Главы Республики Алтай или иного уполномоченного им должностного лица и осуществляется только работниками подразделения в сфере информационной политики.

20. При увольнении, перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, на время болезни гражданский служащий Аппарата обязан передать находящиеся у него на исполнении (на контроле) в этот период документы по описи согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции делопроизводителю подразделения. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.

21. Об утрате документа или неисправимом повреждении документа ставится в известность руководитель подразделения, ответственный за исполнение документа.

Руководитель подразделения, ответственный за исполнение документа, докладывает информацию об утрате документа или неисправимом повреждении документа руководителю Аппарата.

На основании решения руководителя Аппарата формируется комиссия, которая проводит служебное расследование в связи с утратой документа или неисправимым повреждением документа. Председатель комиссии докладывает руководителю Аппарата о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

22. На утраченные документы составляется акт согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные документы постоянного срока хранения после их утверждения передаются на ведомственное хранение.

23. Работники несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

II. Документирование управленческой деятельности

1. Бланки документов

24. Бланки документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата изготавливаются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97, ГОСТ Р 7.0.8, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом N 44 (далее - Примерная инструкция), Правилами делопроизводства, настоящей Инструкцией и другими нормативными правовыми актами, устанавливающими особенности оформления отдельных видов документов и отражающих специфику деятельности Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата.

25. Образцы бланков документов, образующихся в результате деятельности Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата представлены в приложениях N 4-16 к настоящей Инструкции.

26. Для изготовления бланков документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата используется бумага формата А4 (210 x 297 мм).

Для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148).

Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

27. Глава Республики Алтай, Правительство и Аппарат в своей деятельности используют бланки документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата, изготовленные на бумажном носителе с цветным изображением герба Республики Алтай.

Электронный шаблон (приложение N 3 к настоящей Инструкции) бланков документов, используемый при создании электронных документов, по составу реквизитов, порядку их расположения и гарнитуре шрифта должен быть идентичен бланкам документов на бумажном носителе.

Электронные шаблоны бланков документов могут изготавливаться средствами компьютерной техники и должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата на бумажном носителе изготавливаются типографским способом.

28. Бланки документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата, утверждаемых настоящей Инструкцией.

Проектирование макетов бланков документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата осуществляется службой документационного обеспечения.

Разработка макетов бланков документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата осуществляется с использованием государственных языков Республики Алтай (русский, алтайский). Порядок их расположения устанавливается в соответствии с законодательством Республики Алтай, согласовывается с Терминологической комиссией Республики Алтай.

29. С учетом рекомендаций пункта 6.8 ГОСТ Р 7.0.97 в Правительстве, Аппарате макеты бланков документов разрабатываются с применением углового расположения реквизитов, при котором реквизиты бланка документа с использованием государственных языков Республики Алтай располагаются на одном уровне: на русском языке (слева), на алтайском языке (справа).

30. При подготовке документов за подписью Главы Республики Алтай, Первого заместителя, заместителя Председателя Правительства Республики Алтай (далее соответственно - Первый заместитель, заместитель Председателя) и руководителя Аппарата используются следующие виды бланков:

бланк указа Главы Республики Алтай (приложение N 4 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Главы Республики Алтай (приложение N 5 к настоящей Инструкции);

бланк поручения Главы Республики Алтай (приложение N 6 к настоящей Инструкции);

бланк письма Главы Республики Алтай (приложение N 7 к настоящей Инструкции);

общий бланк Главы Республики Алтай (приложение N 8 к настоящей Инструкции);

бланк постановления Правительства (приложение N 9 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Правительства (приложение N 10 к настоящей Инструкции);

бланк письма Правительства (приложение N 11 к настоящей Инструкции);

общий бланк Правительства (приложение N 12 к настоящей Инструкции);

бланк письма Аппарата (приложение N 13 к настоящей Инструкции);

бланк приказа Аппарата (приложение N 14 к настоящей Инструкции);

общий бланк Аппарата (приложение N 15 к настоящей Инструкции);

бланк подразделения Аппарата (приложение N 16 к настоящей Инструкции);

бланк заседания Правительства Республики Алтай (приложение N 17 к настоящей Инструкции).

31. Для оформления резолюций на документе в Правительстве используется бланк резолюции с черно-белым воспроизведением герба Республики Алтай и установленным составом реквизитов (приложение N 18 к настоящей Инструкции).

32. Документы, издаваемые Правительством совместно с одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа. Наименование организаций располагают на одном уровне (приложение N 19 к настоящей Инструкции).

33. Документы координационных и совещательных органов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

34. Бланки писем Главы Республики Алтай и Правительства применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.

35. Общий бланк Главы Республики Алтай и Правительства используется для изготовления любых видов документов (доверенности, справки, выписки из протоколов), кроме делового (служебного) письма.

36. При переписке между подразделениями используются бланки подразделений.

Бланк письма Аппарата используется для оформления писем за подписью руководителя Аппарата, заместителей руководителя Аппарата.

37. Изготовление бланков Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата с цветным изображением герба Республики Алтай обеспечивается Казенным учреждением Республики Алтай "Управление делами Правительства Республики Алтай" (далее - управление делами), по заявке службы документационного обеспечения.

38. Учет бланков писем, правовых актов Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата осуществляется службой документационного обеспечения.

Учет, хранение бланков поручений Главы Республики Алтай обеспечивается подразделением, осуществляющим контроль (далее - подразделение по контролю).

Выдача бланков писем с цветным изображением герба Республики Алтай осуществляется централизованно службой документационного обеспечения подразделениям, исполнительным органам.

Бланки указов, распоряжений, поручений Главы Республики Алтай, бланки постановлений, распоряжений Правительства с цветным изображением герба Республики Алтай разработчикам проектов правовых актов не выдаются.

Оформление проектов правовых актов на бланках обеспечивается непосредственно службой документационного обеспечения.

Оформление проектов поручений Главы Республики Алтай осуществляется подразделением по контролю.

39. Для учета бланков на бумажном носителе допускается проставлять учетные порядковые номера на обратной стороне бланка в правой стороне нижнего поля.

Исполнительные органы, подразделения, получившие бланки писем, используют их строго по назначению и не могут передавать в иные организации и частным лицам.

Учёт выдачи и использования бланков документов ведётся в журнале установленной формы согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции.

Листы журнала учета бланков нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью. На последнем листе журнала с обратной стороны делается надпись: "В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью число (прописью) листов", указываются должность, инициалы и фамилия работника, оформившего журнал, которые дополняются его личной подписью и датой.

Бланки документов хранятся в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Испорченные бланки документов подлежат возврату в службу документационного обеспечения, где проходят процедуру уничтожения.

Уничтожение бланков документов осуществляется по акту (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

40. Контроль за правильностью использования и хранения бланков Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата возлагается на руководителя Аппарата.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учёте, хранении, использовании бланков документов проводится служебное расследование в соответствии с федеральным законодательством, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя Аппарата для принятия решения.

2. Особенности использования бланков писем и оформления реквизита "Подпись" при подготовке исходящих писем за подписью Главы Республики Алтай, должностных лиц Правительства и руководителя Аппарата

41. На бланках писем Главы Республики Алтай имеет право подписи только Глава Республики Алтай (лицо, исполняющее его обязанности).

42. Письма на бумажном носителе с собственноручной подписью Главы Республики Алтай (лица, исполняющего его обязанности) направляются в адрес:

Президента Российской Федерации;

Председателя Правительства Российской Федерации, Первых заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации;

руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе и его Аппарата;

руководителей Счетной палаты Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, руководителей федеральных органов государственной власти;

высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации);

Председателя Государственного Собрания - Эл Курултай Республики Алтай;

прокурора Республики Алтай;

министра внутренних дел по Республике Алтай;

председателей Верховного суда Республики Алтай, Арбитражного суда Республики Алтай;

руководителей Следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Республике Алтай, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Республике Алтай, Пограничного управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Республике Алтай, Главного управления МЧС России по Республике Алтай, а также в соответствии с резолюцией Главы Республики Алтай "Подготовить проект ответа за моей подписью".

Ответы на документы, поступившие в адрес Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя, предполагающие подготовку ответов в федеральные органы исполнительной власти, подписываются должностными лицами не ниже заместителя Председателя с использованием соответствующих бланков писем, в случае направления их на бумажном носителе.

Ответы на документы, поступившие в адрес Правительства, могут быть подписаны руководителями исполнительных органов по письменному поручению Главы Республики Алтай, а также Первых заместителей, заместителей Председателя.

43. Письма за подписью Первых заместителей, заместителей Председателя печатаются на бланке письма Правительства.

За собственноручной подписью Первых заместителей, заместителей Председателя служебные письма направляются федеральным органам исполнительной власти, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти на их запросы, которые непосредственно были им адресованы, либо по письменным поручениям Главы Республики Алтай (лица, исполняющего его обязанности), либо в соответствии с распределением обязанностей между Главой Республики Алтай, Первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства, утвержденными Указом Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 16 октября 2020 г. N 225-у (далее - распределение обязанностей).

44. Руководитель Аппарата за своей подписью может направлять:

инициативные письма по организационным и текущим вопросам деятельности Аппарата;

письма в федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти (кроме случаев, предусмотренных пунктами 42 и 43 настоящей Инструкции), иные организации, органы местного самоуправления в Республике Алтай по письменным поручениям Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя;

служебные письма на запросы, непосредственно поступившие в Аппарат.

Проект письма, направляемый на подпись Главе Республики Алтай, должен иметь визы и согласования (Первого заместителя, заместителя Председателя, координирующего вопросы в соответствии с распределением обязанностей, руководителя исполнительного органа (руководителей других организаций в необходимых случаях), а также к указанному письму прилагаются документы, послужившие основанием для его подготовки.

3. Общие требования к оформлению документов

45. Документы Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.

46. Документы Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

в книжном формате:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

в альбомном формате:

20 мм - левое;

20 мм - правое;

30 мм - верхнее;

10 мм - нижнее.

47. Подготовка документов Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата на бумажном носителе осуществляется на лицевой стороне листа, без оборота.

В случаях, установленных типовыми формами и образцами документов, а также при подготовке внутренних документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

48. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: - 3 -) или слов "с.", "стр." (страница).

Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.

При оформлении приложений к правовым актам нумерация страниц продолжается (сквозная). При оформлении правовых актов и при подготовке многостраничных документов допускается оформление титульного листа.

49. При подготовке документов Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата (правовые акты, письма) на бумажном носителе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 используются свободно распространяемые бесплатные шрифты размером N 14 на листах формата А4 (210 х 297 мм), в отдельных случаях, предусмотренных формой документа, листы формата А3 (297 х 420 мм) или А5 (148 х 210 мм). Используемый шрифт должен быть метрическим аналогом гарнитуры шрифта Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля (далее - рекомендуемый шрифт). При составлении таблиц могут использоваться шрифты размером N 10, 11, 12.

Допускаются случаи уменьшения размера шрифта, предусмотренные в подпункте 16 пункта 61 настоящей Инструкции.

50. Абзацный отступ текста документа должен составлять 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

51. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, допускаются случаи уменьшения интервала, предусмотренные подпунктом 16 пункта 61 настоящей Инструкции.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

52. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

53. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизитов или центрируются относительно самой длинной строки.

54. Допускается выделять полужирным шрифтом отдельные реквизиты, а также фрагменты текста.

Выделение отдельных реквизитов полужирным шрифтом в правовых актах предусмотрено Правилами юридико-технического оформления проектов правовых актов Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, утвержденными постановлением N 21 (далее - Правила юридического оформления).

55. В текстах документов не допускается расстановка автоматических переносов.

56. В документах кавычки оформляются следующим образом: "...".

57. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами и настоящей Инструкцией.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

58. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

59. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации, а также соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные в подразделе 4 настоящего Раздела в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97.

4. Оформление реквизитов документов

60. При подготовке документов используются реквизиты документов:

01 - герб;

02 - код формы документов;

03 - наименование организации - автора документа;

04 - наименование подразделения;

05 - наименование должности лица - автора документа;

06 - справочные данные об организации;

07 - наименование вида документа;

08 - дата документа;

09 - регистрационный номер документа;

10 - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

11 - место составления (издания) документа;

12 - гриф ограничения доступа к документу;

13 - адресат;

14 - гриф утверждения документа;

15 - заголовок к тексту;

16 - текст документа;

17 - отметка о приложении;

18 - гриф согласования документа;

19 - виза;

20 - подпись;

21 - отметка об электронной подписи;

22 - печать;

23 - отметка об исполнителе;

24 - отметка о заверении копии;

25 - отметка о поступлении документа;

26 - резолюция;

27 - отметка о контроле;

28 - отметка о направлении документа в дело.

61. Реквизиты документов:

1) герб - воспроизводится на бланках документов в соответствии с Конституционным законом Республики Алтай от 24 апреля 2003 г. N 11-9 "О гербе Республики Алтай" и помещается на бланках законов Республики Алтай, указов, распоряжений, поручений, писем Главы Республики Алтай, постановлений, распоряжений, писем Правительства, протоколов заседаний Правительства, на общих бланках Главы Республики Алтай и Правительства, бланках писем, приказов Аппарата, общем бланке Аппарата, бланке подразделения.

Изображение герба Республики Алтай помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа;

2) код формы документов проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода;

3) наименование организации - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закреплённому в Конституции Республики Алтай, Законе N 2-4;

4) наименование подразделения - автора документа - указывается во внутренних документах, бланках писем и бланках конкретных видов документов, издаваемых подразделениями, и должно соответствовать наименованию, закрепленному в положениях о них;

5) наименование должности лица - автора документа, помещаемое на бланках документов, издаваемых Главой Республики Алтай, должно соответствовать наименованию высшего должностного лица Республики Алтай, закреплённому в Конституции Республики Алтай;

6) справочные данные о Главе Республики Алтай, Правительстве, Аппарате - указываются в бланках писем Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные на бланке письма включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, интернет-адрес.

Почтовый адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), например:

В.И. Чаптынова ул., д. 24, г. Горно-Алтайск, 649000

тел. (38822) 2-31-66; факс (38822) 2-87-28; e-mail: pochta@apra.gorny.ru; https://www.altai-republic.ru;

7) наименование вида документа - указывается на всех документах (за исключением деловых (служебных) писем) и располагается под наименованием организации (подразделения, должности);

8) дата документа - должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Для правовых актов - дата подписания, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями (должностными лицами), должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год, одним из двух установленных способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2020 г.;

9) регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами СЭД.

Документы, поступающие Главе Республики Алтай, в Правительство, Аппарат от других организаций и физических лиц, а также создаваемые Главой Республики Алтай, Правительством, Аппаратом, подлежат регистрации.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Правительства.

Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются в пределах календарного года. Например:

с 1 января 2020 г. по 31 декабря 2020 г.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов документа в заголовочной части или преамбуле документа;

10) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа - состоит из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ. Реквизит проставляется в виде отметки "На N... от..." в специально отведенном месте бланка письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется;

11) место составления (издания) документа - указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документах. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением;

12) гриф ограничения доступа к документу - проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись: "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с федеральным законодательством:

Для служебного пользования Экз. N....;

13) адресат - реквизит, который используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Реквизит "адресат" оформляется на бланке в верхней правой части документа, под реквизитами бланка.

Реквизит "адресат" оформляется на одном уровне с реквизитом "Дата и регистрационный номер" документа на расстоянии 75 мм от границы правого поля, печатается через 1 межстрочный интервал рекомендуемым шрифтом размером N 14.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа в государственный орган, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) указывается их полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

Министерство финансов Российской Федерации

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Фамилия, инициалы должностного лица печатаются через 1 интервал от наименования должности. Например:

	Руководителю казенного учреждения Республики Алтай "Центр социальной поддержки населения"
	Иванову И.И.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

При адресовании документа в структурное подразделение организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения организации. Наименование структурного подразделения организации отделяется от наименования организации 1 интервалом. Например:

	Аппарат Правительства Российской Федерации
	Отдел по работе с обращениями граждан

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращённые наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован должностному лицу, то наименование должности и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся после фамилии, фамилия от наименования должности отделяется 1 интервалом. Например:

	Генеральному директору ЗАО "Авиастар-СП"
	Иванову И.О.

При этом если документ адресован лицу, исполняющему обязанности, которым является женщина, то слово "исполняющий" употребляется в мужском роде.

Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин), то все три части (наименование должности, звание и фамилия) отделяются друг от друга 1 интервалом, после наименования должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:

	Начальнику Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Алтай
	действительному государственному советнику юстиции Российской Федерации 2 класса
	Иванову И.О.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. При этом основной адресат указывается первым, слово "копия" перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляют список (лист, указатель) рассылки документа, который прилагается к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо. Например:

Главам муниципальных образований в Республике Алтай

При рассылке документа не всем организациям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Органам местного самоуправления в Республике Алтай (по списку)

Список рассылки составляется исполнителем.

В письмах, направляемых нескольким адресатам, обращение отсутствует.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес организации печатается через 1 интервал от наименования организации. Например:

	ООО "Информационные системы и сервисы"
	Щетинкина ул., д. 49, Новосибирск, 630099

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга 1 интервалом. Например:

	Иванову И.О.
	Садовая ул., д. 5, кв. 12 г. Люберцы, Московская обл., 301264

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, в исполнительные органы, в органы местного самоуправления, а также любым должностным лицам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или по каналам факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Электронный адрес (номер телефона/факса) организации печатается через 1 интервал от наименования организации. Например:

	ФБУ "Наименование организации"
	en_2584@mail;

14) гриф утверждения документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Документ утверждается Главой Республики Алтай, должностным лицом (должностными лицами) Правительства, правовым актом или решением коллегиального, совещательного органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью Главы Республики Алтай, должностного лица Правительства гриф утверждения документа центруется относительно самой длинной строки и состоит из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, записанной словесно-цифровым способом. Например:

	Утверждаю Глава Республики Алтай, Председатель Правительства Республики Алтай
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата

Или

	Утверждаю Министр (наименование министерства)
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Утверждаю			Утверждаю
Наименование должности			Наименование должности
Подпись	И.О. Фамилия		Подпись	И.О. Фамилия
Дата			Дата

При утверждении документа правовым актом, гриф утверждения документа выравнивается по центру и состоит из слова "Утверждён", ("Утверждена", "Утверждено" или "Утверждены"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида правового акта в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент)

Утвержден постановлением Правительства Республики Алтай от 25 января 2020 г. N 5

При утверждении документа коллегиальным органом, решение которого фиксируется в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утверждён документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

Утверждено центральной экспертной комиссией Правительства Республики Алтай (протокол от 20.02.2020 N 1)

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведён в приложении N 22 к настоящей Инструкции;

15) заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок может не составляться к тексту служебного письма, если его текст не превышает 4-5 строк машинописного текста.

Заголовок к тексту служебных писем оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" и отделяется от них 2 интервалами. Заголовок к тексту печатается слева от границы левого поля, начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами рекомендуемым шрифтом размером N 14, длиной 75 мм, высотой не более 3-4 строк машинописного текста.

Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "О" ("Об").

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

распоряжение (о чем?) "О создании аттестационной комиссии.";

письмо (о чем?) "О предоставлении информации.", "О пересмотре.";

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Заголовок к тексту правовых актов печатается по центру страницы на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, с заглавной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа;

16) текст документа - составляется на государственных языках Республики Алтай (алтайском, русском). Официальная переписка Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата с государственными органами Российской Федерации ведется на русском языке.

Текст служебного письма располагается ниже реквизита "адресат" и печатается через 2 интервала от него. Если к тексту служебного письма имеется заголовок и он по объему строк превышает реквизит "адресат", в этом случае текст письма оформляется ниже реквизита "заголовок к тексту" и печатается через 2 интервала от него.

Текст правового акта отделяется от заголовка 2 интервалами.

Текст документа печатается с использованием рекомендуемого шрифта размером N 14. При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение размера шрифта до размеров N 13, 13,5.

Небольшие по объему тексты служебных писем (4-5 строк) допускается печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Первая строка каждого абзаца текста начинается с абзацного отступа.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований. В тексте документа не допускается использование аббревиатур и графических сокращений без их разъяснения, за исключением официальных или общепринятых. Применяются только общепринятые или официально установленные сокращения, юридические штампы.

В тексте документа, подготовленном на основании правовых актов, указываются их реквизиты в следующей последовательности:

наименование вида документа;

наименование организации-автора, издавшей документ;

дата документа (указывается словесно-цифровым способом);

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту, заключенный в кавычки. Например:

...в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 мая 2018 г. N 555 "О единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения".

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке протоколов, правовых актов, договоров, докладных записок, писем, справок.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Если в тексте несколько раз упоминается одно и то же понятие (государственный орган, организация, документ), то первый раз следует дать полное его официальное наименование, а затем в скобках ввести термин, обозначающий это понятие в сокращённом варианте, по форме: "(далее -...)", который в дальнейшем будет употребляться в тексте.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими, римскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Например:

Раздел I. Основные условия оплаты труда работников учреждений

Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов по однотипным (повторяющимся) ситуациям:

приказы по личному составу, договоры, акты, сопроводительные и гарантийные письма, претензии, заявки, заключения - используются унифицированные тексты.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В тексте документа не допускается отрывать друг от друга и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца, года, сокращенного обозначения "г.";

знак N от самого номера, написанного цифрами;

числовые значения от их единиц измерения (процентов, метров, километров, тонн);

цифры телефонного номера;

предлоги со следующими за ними словами.

Если в тексте документа требуется указание фамилий и инициалов, инициалы оформляются после фамилии.

Если в тексте приводится какой-либо перечень (список должностных лиц, организаций, мероприятий, поощрений), то элементы такого перечня должны быть выстроены по одному из следующих критериев:

по хронологии (если указаны сроки выполнения мероприятий);

по алфавиту (если перечень состоит из фамилий должностных лиц, наименований организаций);

по убыванию количественных показателей (если в перечне указаны денежные суммы, размеры или объёмы каких-либо единиц измерения);

если в тексте перечисляются несколько номеров, то знак N указывается один раз. Например:

"...приложения N 1,2,3.".

В деловых служебных письмах используется уважительное обращение к адресату, которое печатается центрированным способом через 1 интервал от заголовка или адресата.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Николай Иванович!

Уважаемая Татьяна Семеновна!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза:

"С уважением, ...".

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Текст документа может быть оформлен в виде таблицы. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах, как табличные приложения (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень мероприятий).

Заголовок таблицы пишется над таблицей посередине листа, выделяется полужирным шрифтом. В конце заголовка точка не ставится. Например:

Объем
финансовых ресурсов, необходимых для реализации программы

Заголовки граф следует печатать в единственном числе, рекомендуемым шрифтом размером N 12. Допускается печатать таблицы с уменьшением размера N 10, N 11. Заголовки граф допускается выделять полужирным шрифтом.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал. Сокращения слов в заголовках граф не допускаются за исключением слова "год", которое указывается с сокращением до буквенного обозначения "г.".

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - позиции. Заголовок и подзаголовки граф, заголовок позиций таблицы образуют головку таблицы.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она печатается более чем на одной странице. Позиция с обозначением номеров граф располагается под головкой таблицы. На последующих страницах печатаются только номера этих граф.

Позиции таблицы могут быть пронумерованы.

Если в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Например:

Таблица 1

N п/п	Заголовок позиций	Заголовок граф
		подзаголовок графы	подзаголовок графы
1	2	3	4
1.
2.
3.

Заголовки граф и позиций должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. Точки в них не проставляются.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например:

Наименование продукции	Единица измерения	2011 г. - всего	В том числе первое полугодие

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и далее ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например:

Таблица 2

Наименование предприятия	Объем капитальных вложений (млн рублей)				Генеральный подрядчик
	2018 г., всего	в том числе объем строительно-монтажных работ	2019 г., всего	в том числе объем строительно-монтажных работ

Заголовки второго, третьего и далее ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например:

Наименование автоматических манипуляторов	Исполнитель и срок выполнения работ
	Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии

Наименования заголовков позиций (вне зависимости от наличия графы "N п/п") должны начинаться с прописной буквы, за исключением случаев смыслового подчинения текста нижестоящей позиции вышестоящей. Например:

Источники и направления расходов	Сумма расходов по годам (тыс. рублей)
	2016 г.	2017 г.	2018 г.	2019 г.
Всего финансовых затрат, в том числе:	2623061,2	2857372,9	2871546,1	3201602,0
из республиканского бюджета	4985536,3	3671613,5	3382950,3	5020766,1
из федерального бюджета	2306404,4	257211,5	257502,2	308794,7
из внебюджетных источников	1893867,5	2233000,0	2 275748,8	2390730,6
Капитальные вложения	1293785,0	692661,0	334058,0	1754757,0

Иногда заголовки позиций могут быть расположены по горизонтали по всей ширине таблицы. Такие заголовки обозначают раздел таблицы. Например:

Цель	Проблема	Мероприятие	Целевые индикаторы	Срок реализации	Ответственный исполнитель	Ожидаемые результаты
1	2	3	4	5	6	7
I. Мероприятия по развитию конкуренции на приоритетных рынках
II. Мероприятия по развитию конкуренции на социально значимых рынках

В остальных графах текст пишется со строчной буквы, за исключением случаев, когда указывается наименование организации, которое пишется с прописной буквы. Например:

Ответственный исполнитель программы	Министерство природных ресурсов, экологии и туризма Республики Алтай
Соисполнители	отсутствуют
Участники программы	Министерство регионального развития Республики Алтай; государственные учреждения; органы местного самоуправления (по согласованию)

Единицы измерения в таблицах пишутся в родительном падеже множественного числа (в скобках). Например:

Наименование оборудования	Количество поставленной техники (единиц)
	в 2015 г.	в 2016 г.	в 2017 г.	в 2018 г.

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует писать после заголовка каждой графы в скобках. Например:

Наименование объектов строительства	Металл (тонны)	Лес (куб. м)
		круглый	пиленый

Если каждая позиция в первой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу. Например:

Наименование индикатора (показателя)	Единица измерения	Значение по годам
		2016 г.	2017 г.	2018 г.	2019 г.
Доля библиотек в общем количестве объектов культуры	%	56,0	60,0	65,0	80,0
Количество посещений библиотек (на 1 жителя в год)	посещений	3,0	3,2	3,5	3,7

Текст во всех графах таблицы выравнивается по вертикали - по верхнему краю, по горизонтали - по ширине (наименования мероприятий, исполнители) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица), точка в конце текста не ставится.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

Числовые величины могут указываться как цифровым способом, так и словесно-цифровым - с использованием сокращённых вариантов слов "миллиард" (млрд), "миллион" (млн) и "тысяча" (тыс.). Числовые величины должны быть указаны в одном измерении (либо в тысячах, либо в миллионах, либо в миллиардах), например: 5,689245 млрд, или 5689,245 млн, или 5689245 тыс.

Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводятся, то в ней ставят прочерк (тире).

В таблицах при подведении промежуточных итогов рекомендуется использовать слово "Итого" (например, "Итого по подпрограмме") и слово "Всего", если в таблице уже есть строки с промежуточным подведением итогом со словом "Итого" (например, "Всего по государственной программе"). В строках со словами "Итого" и "Всего" используется полужирное начертание шрифта, после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. При написании слов "Итого" и "Всего" могут использоваться прописные буквы, ("Итого по районам").

В текстах таблиц необходимо устанавливать автоматическую расстановку переносов.

Сноски и примечания - при наличии в тексте приложений, тексте таблиц ссылки на сноску она оформляется звездочкой * или цифрой со скобкой 1). Текст сноски печатается через 1 интервал в конце каждой страницы или после приложения, таблицы в целом под чертой. После знака сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более 3 сносок. Примечание дается в конце приложения, таблицы. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками. Например:

Таблица (тыс. штук)

Наименование тракторов	2019 г.	2020 г.
Тракторы - всего,	60	65 *
из них:
гусеничные тракторы Т-74	42	35
тракторы Т-150 - всего,	18
в том числе колесные тракторы:
Т-150К	17	20
Т-150	1	2

Примечания:

1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.

2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.

* Включая производство по кооперации;

17) отметка о приложении - реквизит, содержащий сведения о документе (документах), дополнительно прилагаемом к документу, или о том, что документ является приложением к правовому акту.

Отметка о приложении к сопроводительному письму или другому информационно-справочному документу - печатается от границы левого поля без абзацного отступа через 1 интервал от текста сопроводительного письма или другого информационно-справочного документа.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если направляется копия какого-либо документа, то указываются его реквизиты. Например:

Приложение: копия письма от 11.02.2018 N 73-АГ-03.01/46 на 2 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, в отметке о приложении перечисляются все прилагаемые документы по отдельности с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений их нумеруют и оформляют в виде таблицы со скрытыми границами, состоящей из трёх столбцов (в первом столбце располагается слово "Приложение:", во втором - порядковые номера документов-приложений, в третьем - названия приложений, их реквизиты, а также количество листов и экземпляров). Например:

Приложение:	1.	Положение о государственном заказе Республики Алтай на мероприятия по профессиональному развитию государственных гражданских служащих Республики Алтай на 7 л. в 1 экз.
	2.	Копия указа Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 13 июля 2019 г. N 32 "Об уполномоченном органе" на 2 л. в 3 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной экспертной комиссии от 25.04.2020 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение:

техническое задание на разработку Типовой инструкции по делопроизводству в 3 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о нём оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о неплатёжеспособных предприятиях, для служебного пользования, от 13.07.2017 N 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и другое), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: CD-диск в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка. Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на CD-диске.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка. Например:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.kremlin.ru.

Отметки о приложениях к правовому акту должны излагаться в той последовательности, в которой на приложения делается соответствующая ссылка в правовом акте.

Приложения к правовым актам могут быть оформлены в виде текста, таблиц, графиков, схем, чертежей, рисунков, карт, списков и оформляются на отдельном листе.

Приложение к правовым актам не подписывается.

Отметка о приложении к правовому акту оформляется следующим образом:

на первом его листе в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "Приложение" (без кавычек) с указанием наименования вида правового акта (в дательном падеже с предлогом "к"), его даты и регистрационного номера;

слово "Приложение" центрируется по горизонтали относительно самой длинной строки, длина строки не должна превышать 75 мм;

дата и регистрационный номер правового акта впечатываются после его подписания Главой Республики Алтай (исполняющим его обязанности) и регистрации.

Сведения о наличии приложений оформляются разными способами.

Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается. Например:

Приложение к постановлению Правительства Республики Алтай от 15 ноября 2019 г. N 550

Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами с указанием знака N. Например:

Приложение N 2 к распоряжению Правительства Республики Алтай от 15 ноября 2019 г. N 550-р

Документ-приложение также может иметь при себе приложение. На первом листе такого документа в верхнем правом углу печатается слово "Приложение", ниже наименование акта, к которому прилагается данный документ, и выравнивается по левому краю, длина строки не должна превышать 75 мм. Например:

Приложение к Порядку предоставления организациям средств из республиканского бюджета на поддержку развития мелиорации земель сельскохозяйственного назначения

Документ-приложение может иметь наименование, которое печатается центрированным способом (относительно границ текста). Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами. Наименование документа-приложения и вида документа-приложения печатаются полужирным шрифтом. Например:

"ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования и реализации инвестиционной программы"

Юридическая сила приложений и правового акта, к которому они относятся, одинакова;

18) гриф согласования документа - проставляется на документе, в случае его внешнего согласования (согласование с государственными органами, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа (выравнивается по левому краю, длина строки не должна превышать 75 мм);

на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа, при этом в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано" (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации) в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Председателя Правительства Республики Алтай		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ (в творительном падеже - кем?), в скобках - дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:

СОГЛАСОВАНО
Экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай (протокол от 19.12.2020 N 12)

Если согласование осуществляется письмом, указываются наименование вида документа (в творительном падеже), составитель документа, дата и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО
письмом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 20.12.2019 N 430-162

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в случаях, предусмотренных федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

При наличии возражений по тексту гриф согласования документа не оформляется, а к проекту прилагаются замечания или суть разногласий, которые указываются в сопроводительном письме;

19) виза - внутреннее согласование документа. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица, руководителя подразделения, специалиста (работника) с содержанием проекта документа.

Виза включает наименование должности визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник Управления административной работы и государственной службы		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие лиц, указанных в абзаце втором настоящего подпункта, с содержанием документа.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа, виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник Государственно-правового управления		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в Правительстве, визы проставляются на последнем листе документа под подписью, в нижней части проекта документа, или на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на проектах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Например:

письма, правовые акты и приложения к ним.

Оформление согласований и виз к правовым актам Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата осуществляется на отдельном листе согласования, который прилагается к проекту правового акта.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. При наличии замечаний, возражений проекты документов на подпись не принимаются и не регистрируются, до их полного устранения.

При наличии региональной системы электронного документооборота согласование может проводиться в электронной форме, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1;

20) подпись - реквизит оформляется в соответствии с компетенцией (полномочиями) подписывающего лица, установленной федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Данный реквизит не может быть оформлен без текста на отдельном листе.

Наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 3 интервала от предыдущего реквизита и центрируется относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 75 мм). Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Например:

Глава Республики Алтай, Председатель Правительства Республики Алтай

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование организации. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Руководитель Акционерного общества "Элегант"

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документов на бланке должностного лица наименование должности этого лица в подписи не указывается (в бланках указов, распоряжений, письмах Главы Республики Алтай). Например:

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документов на бланке Правительства (постановление, распоряжение, письмо) должность лица, подписавшего документ, указывается полностью. Например:

Глава Республики Алтай, Председатель Правительства Республики Алтай

Подпись

И.О. Фамилия

Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя. В этом случае указывается статус должностного лица в соответствии с изданным распоряжением. Например:

Исполняющий обязанности Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай

Подпись

И.О. Фамилия

При этом если лицом, исполняющим обязанности, является женщина, то слово "исполняющий" употребляется также в мужском роде. Например:

Исполняющий обязанности Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай

Подпись

Н.И. Иванова

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр		Подпись		И.О. Фамилия
Главный бухгалтер		Подпись		И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Начальник службы (управления) протокола			Начальник управления информационной политики
Подпись	И.О. Фамилия		Подпись	И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке, на обычной бумаге соответствующего формата.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываются не наименования должностей лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе коллегиального органа, например:

Председатель комиссии		Подпись		И.О. Фамилия
Члены комиссии		Подпись		И.О. Фамилия
		Подпись		И.О. Фамилия
		Подпись		И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, наименование должности которого указано в реквизите "подпись документа" отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право в период отсутствия должностного лица, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Дата подписания документа оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.08.2020.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию лица, подпись которого воспроизводится, в соответствии с утвержденным порядком;

21) отметка об электронной подписи - используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронная подпись - это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования электронной подписи и подтвердить принадлежность электронной подписи владельцу.

Использование электронной подписи осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", приказа Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.

Отметка об электронной подписи включает в себя герб Республики Алтай, фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи:

22) печать - заверяет подлинность подписи должностного лица, подписавшего документ, удостоверяет права должностных лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

Документы заверяют печатью организации. Печать следует проставлять таким образом, чтобы подпись и оттиск печати были хорошо читаемы.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

В Правительстве используются печати:

с воспроизведением герба Республики Алтай (далее - гербовая печать);

простые печати без воспроизведения герба Республики Алтай (далее - простые печати).

Для удостоверения соответствия копий документов подлинникам, подписанных Главой Республики Алтай, Правительством используются простые печати с надписью: "Для законов"; "Для указов"; "Для постановлений"; "Для распоряжений"; "Для поручений"; "Для протоколов"; "Для наград"; "Для справок и документов";

23) отметка об исполнителе - включает в себя фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, наименование подразделения, должности исполнителя, номер телефона и электронный адрес исполнителя. Например: Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист 2-29-44, Ilyin_Iv@techno.ru

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа или, при отсутствии места (при расстоянии менее 35 мм до реквизита "подпись"), на оборотной стороне листа внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печатается рекомендуемым шрифтом размером N 10.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, направляемых за пределы Республики Алтай, указывается телефонный код города, например:

Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист

+7 (38822) 2-29-44, Ilyin_Iv@techno.ru

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа;

24) отметка о заверении копии - реквизит, используемый для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Копия документа должна быть заверена работником подразделения в соответствии с имеющимися полномочиями.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита "Подпись" или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает:

слово "Верно";

наименование должности лица, заверившего копию;

его собственноручную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения копии документа (выписки из документа), которая оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой. Например:

Верно
Консультант управления административной работы и государственной службы		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Если копия выдаётся для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется простой печатью. Например:

Подлинник документа находится в Правительстве Республики Алтай в деле N 34 за 2019 г.

Верно
Начальник службы документационного обеспечения		Подпись		И.О. Фамилия
Дата
Печать

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии может проставляться на каждом листе документа. Запись о месте нахождения подлинника документа проставляется только на последнем листе документа.

Все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и простой печатью.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью должностного лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием в какой информационной системе хранится электронный документ;

25) отметка о поступлении документа - служит для подтверждения факта поступления документа в Правительство и включает в себя дату поступления документа и входящий регистрационный номер документа.

При необходимости отметка о поступлении документа может дополняться указанием времени поступления документа (часы и минуты) и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа. Например:

Правительство Республики Алтай "___" ________ 20 ___ г. Вх. N

26) резолюция - содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в СЭД с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Резолюция включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату вынесения резолюции. Например:

	Иванову Н.И. - Свод Никитенко О. В.
	Прошу подготовить предложения к встрече в срок до 01.03.2020.
	Подпись
	Дата

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При наличии нескольких исполнителей ответственный за исполнение указывается в резолюции первым и обозначается словом "Свод";

27) отметка о контроле - свидетельствует о постановке документа на контроль и проставляется на верхнем поле документа справа штампом "Контроль";

28) отметка о направлении документа в дело - определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает в себя слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, его подписи, даты, которая оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой.

	В дело N 01-18 за 2019 г. Начальник отдела
	Подпись	Дата

В случае отсутствия необходимости предоставления письменного ответа исполнитель указывает краткие сведения об исполнении документа в нижней части лицевой стороны первого листа документа, от границы левого поля. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. Например:

Отправлено письмо от 07.04.2017 N 73-П-03/2345 В дело N 01-14 за 2017 г.
Должность		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5. Законы Республики Алтай

62. Разработка проектов законов Республики Алтай (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с утверждаемым Главой Республики Алтай планом законопроектной деятельности Главы Республики Алтай и Правительства.

63. Выполнение пунктов плана законопроектной деятельности Главы Республики Алтай и Правительства обеспечивают исполнительные органы, Аппарат, внесшие свои предложения по разработке законопроектов.

64. Мониторинг выполнения планов законопроектной деятельности Главы Республики Алтай и Правительства осуществляет Аппарат.

65. Решение о внесении законопроекта в Государственное Собрание - Эл Курултай Республики Алтай (далее - Парламент) Правительством принимается исключительно на заседаниях Правительства.

66. При внесении законопроекта на заседание Правительства исполнительным органом (Аппаратом), который является разработчиком законопроекта, должны быть представлены материалы, указанные в статье 26 Закона 18-РЗ и пунктах 51, 56 и 57 Регламента Правительства Республики Алтай, утвержденного постановлением N 305 (далее - Регламент Правительства), проект распоряжения Правительства о внесении законопроекта в Парламент и назначении официального представителя Правительства при рассмотрении законопроекта Парламентом.

67. При внесении законопроекта при реализации права законодательной инициативы Главы Республики Алтай исполнительным органом (Аппаратом), который является разработчиком законопроекта, должны быть представлены материалы, указанные в статье 26 Закона 18-РЗ и пунктах 51, 56 и 57 Регламента Правительства, проект письма Главы Республики Алтай о внесении законопроекта в Парламент и назначении официального представителя Главы Республики Алтай при рассмотрении законопроекта Парламентом.

68. Законопроект и материалы, предусмотренные пунктами 66 и 67 настоящей Инструкции, представляются в службу документационного обеспечения на бумажном и электронном носителях.

69. В случае несоблюдения требований, предусмотренных пунктами 66-68 настоящей Инструкции, законопроект и материалы, предусмотренные пунктами 66 и 67 настоящей Инструкции, возвращаются службой документационного обеспечения исполнительному органу (подразделению), который является разработчиком законопроекта, в течение 1 рабочего дня, следующего со дня их представления в службу документационного обеспечения.

70. После подписания закона Республики Алтай Главой Республики Алтай он поступает в службу документационного обеспечения для регистрации.

71. Специалистом службы документационного обеспечения на законе Республики Алтай проставляются следующие реквизиты:

место подписания;

дата подписания (оформляется словесно-цифровым способом);

регистрационный номер.

Указанные реквизиты оформляются под реквизитом "подпись" через 2 интервала от правой границы текстового поля.

Например:

г. Горно-Алтайск 24 декабря 2019 г. N 79-РЗ.

72. К регистрационному номеру конституционного закона Республики Алтай через дефис добавляются буквы - КРЗ. К регистрационному номеру закона Республики Алтай через дефис добавляются буквы - РЗ. К регистрационному номеру закона Республики Алтай на алтайском языке через дефис добавляются буквы PJ

73. Образец оформления законопроекта приведён в приложении N 23 к настоящей Инструкции.

6. Указы Главы Республики Алтай

74. Указ Главы Республики Алтай оформляется на бланке установленной формы, который имеет следующие реквизиты:

герб Республики Алтай: располагается по центру (с учетом левого и правого полей документа) на 10 мм ниже верхнего края листа, размером 17х17 мм;

наименование нормотворческого органа: располагается ниже герба и оформляется на государственных языках Республики Алтай. С учетом углового реквизита бланка государственные языки располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на алтайском языке - справа. Наименование нормотворческого органа печатается прописными буквами в 3 строки рекомендуемым шрифтом размером N 11, выравнивается по центру ячейки размером 75х15 мм, выделяется полужирным шрифтом и отделяется от следующего реквизита полужирной чертой;

наименование вида документа: располагается под чертой ниже наименования нормотворческого органа, печатается прописными буквами полужирным шрифтом и состоит из слова "Указ", напечатанного рекомендуемым шрифтом размером N 16, выравнивается по центру ячейки на государственных языках Республики Алтай, на русском языке - слева, на алтайском языке - справа;

дата: проставляется только после его подписания, отделяется от наименования вида документа 2 интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, выравнивается по центру;

регистрационный номер: печатается сразу после даты указа Главы Республики Алтай на одной строке арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера указа Главы Республики Алтай. К регистрационному номеру указа Главы Республики Алтай через дефис добавляется буквенный индекс - "у";

место издания: печатается по центру страницы и отделяется от реквизита "дата" и "регистрационный номер" 1 интервалом, выравнивается по центру. Например:

	от 22 января 2020 г. N 10-у
	г. Горно-Алтайск

75. При подготовке проекта указа Главы Республики Алтай исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок к тексту: формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", печатается через 1 межстрочный интервал, по центру страницы на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа над текстом, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к тексту печатается с заглавной буквы строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту указа Главы Республики Алтай составляется исполнителем, готовящим проект указа;

текст указа Главы Республики Алтай отделяется от заголовка 2 интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый абзац начинается с "красной строки" на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст указа Главы Республики Алтай состоит из преамбулы и постановляющей части:

преамбула: самостоятельная часть указа Главы Республики Алтай, которая определяет его цели и задачи, завершается словом и двоеточием "постановляю:" (печатается полужирным шрифтом, вразрядку, 2 пт). В тексте указа Главы Республики Алтай преамбула может отсутствовать. В этом случае текст начинается со слова "Постановляю:", после которого излагается постановляющая часть. В указах Главы Республики Алтай о награждении слово "постановляю" отсутствует;

постановляющая часть указа Главы Республики Алтай: содержит нормативные положения и, при необходимости, поручения, печатается с прописной буквы с красной строки, может подразделяться на пункты, подпункты;

приложения к указу Главы Республики Алтай: оформляются согласно подпункту 17 пункта 61 настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 интервала после текста указа Главы Республики Алтай.

76. Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке указа Главы Республики Алтай приведен в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

7. Распоряжения Главы Республики Алтай

77. Распоряжение Главы Республики Алтай оформляется на бланке установленной формы, который имеет следующие реквизиты:

герб Республики Алтай: оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 74 настоящей Инструкции;

наименование нормотворческого органа: оформляется в соответствии с абзацем 3 пункта 74 настоящей Инструкции;

наименование вида документа: располагается под чертой ниже наименования нормотворческого органа, печатается прописными буквами полужирным шрифтом и состоит из слова "Распоряжение", напечатанного рекомендуемым шрифтом размером N 16, выравнивается по центру ячейки на государственных языках Республики Алтай, на русском языке - слева, на алтайском языке - справа;

дата: оформляется в соответствии с абзацем 5 пункта 74 настоящей Инструкции;

регистрационный номер: печатается сразу после даты распоряжения Главы Республики Алтай на одной строке арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения Главы Республики Алтай. К регистрационному номеру распоряжения Главы Республики Алтай через дефис добавляется буквенный индекс - "рГ";

место издания: оформляется в соответствии с абзацем 7 пункта 74 настоящей Инструкции.

78. При подготовке проекта распоряжения Главы Республики Алтай исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок к тексту оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 75 настоящей Инструкции;

текст распоряжения Главы Республики Алтай отделяется от заголовка 2 интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый абзац начинается с "красной строки" на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения Главы Республики Алтай может состоять как из двух частей (преамбула и распорядительная часть), так и из одной - распорядительной части.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения Главы Республики Алтай, и заканчивается двоеточием.

Ниже на следующей строке оформляется распорядительная часть распоряжения Главы Республики Алтай. Распорядительная часть должна содержать:

перечисление предписываемых действий (в повелительной форме) с указанием при необходимости исполнителя каждого действия и сроков исполнения;

распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты;

в качестве исполнителей указываются исполнительные органы, Аппарат, или конкретные должностные лица;

указание о сроке вступления распоряжения Главы Республики Алтай в силу (при необходимости);

фамилия и должность должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением распоряжения Главы Республики Алтай, в отдельных случаях Глава Республики Алтай может оставить контроль за собой.

Например:

"Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.";

приложения к распоряжению Главы Республики Алтай оформляются согласно подпункту 17 пункта 61 настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 интервала после текста распоряжения Главы Республики Алтай.

79. Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке распоряжения Главы Республики Алтай приведен в приложении N 25 к настоящей Инструкции.

8. Постановления Правительства

80. Постановление Правительства оформляется на бланке установленной формы, который имеет следующие реквизиты:

герб Республики Алтай: оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 74 настоящей Инструкции;

наименование нормотворческого органа: располагается ниже герба и оформляется на государственных языках Республики Алтай. С учетом углового реквизита бланка государственные языки располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на алтайском языке - справа. Наименование нормотворческого органа печатается прописными буквами в 2 строки рекомендуемым шрифтом размером N 14, выравнивается по центру ячейки размером 75х15 мм, выделяется полужирным шрифтом и отделяется от следующего реквизита полужирной чертой;

наименование вида документа: располагается под чертой ниже наименования нормотворческого органа, печатается прописными буквами полужирным шрифтом и состоит из слова "Постановление", напечатанного рекомендуемым шрифтом размером N 16, выравнивается по центру ячейки на государственных языках Республики Алтай, на русском языке - слева, на алтайском языке - справа;

дата: оформляется в соответствии с абзацем 5 пункта 74 настоящей Инструкции;

регистрационный номер: печатается сразу после даты постановления Правительства, на одной строке арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера постановления Правительства;

место издания: оформляется в соответствии с абзацем 7 пункта 74 настоящей Инструкции.

81. При подготовке проекта постановления Правительства исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок к тексту: оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 75 настоящей Инструкции;

текст постановления Правительства отделяется от заголовка 2 интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый абзац начинается с "красной строки" на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст постановления Правительства состоит из преамбулы и постановляющей части:

преамбула: самостоятельная часть постановления Правительства, которая определяет его цели и задачи, завершается словами "Правительство Республики Алтай постановляет:" (последнее слово печатается полужирным шрифтом, вразрядку, 2 пт);

постановляющая часть начинается с красной строки и прописной буквы. Постановляющая часть постановления Правительства, как правило, подразделяется на пункты, подпункты, в каждом из которых содержатся нормативные положения, а также при необходимости отдельные поручения;

приложение к постановлению Правительства оформляется согласно подпункту 17 пункта 61 настоящей Инструкции;

подпись печатается через 3 интервала после текста постановления Правительства.

82. Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке постановления Правительства приведен в приложении N 26 к настоящей Инструкции.

9. Распоряжения Правительства

83. Распоряжение Правительства оформляется на бланке установленной формы, который имеет следующие реквизиты:

герб Республики Алтай: оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 74 настоящей Инструкции;

наименование нормотворческого органа: оформляется в соответствии с абзацем 3 пункта 74 настоящей Инструкции;

наименование вида документа: располагается под чертой ниже наименования нормотворческого органа, печатается прописными буквами полужирным шрифтом и состоит из слова "Распоряжение", напечатанного рекомендуемым шрифтом размером N 16, выравнивается по центру ячейки на государственных языках Республики Алтай, на русском языке - слева, на алтайском языке - справа;

дата: оформляется в соответствии с абзацем 5 пункта 74 настоящей Инструкции;

регистрационный номер: печатается сразу после даты распоряжения Правительства на одной строке арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения Правительства. К регистрационному номеру распоряжения Правительства через дефис добавляется буквенный индекс - "р";

место издания: оформляется в соответствии с абзацем 7 пункта 74 настоящей Инструкции.

84. При подготовке распоряжения Правительства исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок к тексту: оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 75 настоящей Инструкции;

текст распоряжения Правительства отделяется от заголовка 2 интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый абзац начинается с "красной строки" на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения Правительства может состоять как из двух частей (преамбула и распорядительная часть), так и из одной (распорядительная часть).

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения Правительства, и заканчивается двоеточием.

Ниже на следующей строке оформляется распорядительная часть распоряжения Правительства. Распорядительная часть должна содержать:

перечисление предписываемых действий (в повелительной форме) с указанием при необходимости исполнителя каждого действия и сроков исполнения;

распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты;

в качестве исполнителей указываются исполнительные органы, Аппарат, или конкретные должностные лица;

указание о сроке вступления распоряжения Правительства в силу (при необходимости);

фамилия и должность должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением распоряжения Правительства;

приложения к распоряжению Правительства оформляются согласно подпункту 17 пункта 61 настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 интервала после текста распоряжения Правительства.

85. Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке распоряжения Правительства приведен в приложении N 27 к настоящей Инструкции.

10. Приказы Аппарата

86. Приказы Аппарата оформляются на бланке установленной формы, который имеет следующие реквизиты:

герб Республики Алтай: оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 74 настоящей Инструкции;

наименование нормотворческого органа: располагается ниже герба и оформляется на государственных языках Республики Алтай. С учетом углового реквизита бланка государственные языки располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на алтайском языке - справа. Наименование нормотворческого органа печатается прописными буквами в 6 строк рекомендуемым шрифтом размером N 9, выравнивается по центру ячейки, размером 75х15 мм, выделяется полужирным шрифтом и отделяется от следующего реквизита полужирной чертой;

наименование вида документа: располагается под чертой ниже наименования нормотворческого органа, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и состоит из слова "Приказ", напечатанного рекомендуемым шрифтом N 16, выравнивается по центру ячейки на государственных языках Республики Алтай, на русском языке - слева, на алтайском языке - справа;

дата: оформляется в соответствии с абзацем 5 пункта 74 настоящей Инструкции;

регистрационный номер: печатается сразу после даты приказа Аппарата на одной строке арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера приказа Аппарата;

место издания: оформляется в соответствии с абзацем 7 пункта 74 настоящей Инструкции.

87. При подготовке проекта приказа Аппарата исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок к тексту: оформляется в соответствии с абзацем 2 пункта 75 настоящей Инструкции;

текст приказа Аппарата отделяется от заголовка 2 интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый абзац начинается с "красной строки" на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа Аппарата может состоять как из двух частей (преамбула и распорядительная часть), так и из одной (распорядительная часть).

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа Аппарата и заканчивается двоеточием.

Ниже на следующей строке оформляется распорядительная часть приказа Аппарата. Распорядительная часть должна содержать:

перечисление предписываемых действий (в повелительной форме) с указанием при необходимости исполнителя каждого действия и сроков исполнения;

распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты;

в качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица Аппарата;

указание о сроке вступления приказа Аппарата в силу (при необходимости);

фамилия и должность должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением приказа Аппарата;

приложения к приказу Аппарата оформляются согласно подпункту 17 пункта 61 настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 интервала после текста приказа Аппарата.

88. Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке приказа Аппарата приведены в приложении N 28 к настоящей Инструкции.

89. Ответственность за качество подготовки проекта приказа Аппарата, его согласование с заинтересованными лицами несет руководитель подразделения, который готовит и вносит проект приказа Аппарата. В случае если в подготовке проекта приказа Аппарата участвуют несколько исполнителей, то ответственность за подготовку проекта приказа Аппарата несет руководитель подразделения, указанный первым в листе согласования к проекту приказа Аппарата.

90. Проект приказа Аппарата визируется исполнителем, внесшим проект приказа Аппарата, а также руководителями подразделений, которым в проекте приказа Аппарата предусматриваются задания и поручения.

Если в процессе согласования в проект приказа Аппарата вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

91. Приказы Аппарата по личному составу (прием, перемещение, увольнение, взыскания, длительные внутрироссийские командировки, предоставление отпуска, краткосрочные внутрироссийские командировки) оформляются по формам, утвержденными постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. N 1.

92. Приказ Аппарата по основной деятельности, подписанный руководителем, регистрируется в службе документационного обеспечения, в течение календарного года в централизованном порядке в журнале регистрации СЭД, в группе документов "Исходящие". По окончании года журнал регистрации распечатывается и хранится в службе документационного обеспечения до передачи на ведомственное хранение. Приказы по личному составу регистрируются в подразделении по вопросам государственной службы и кадров (далее - кадровая служба) в журнале регистрации приказов по личному составу согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции.

93. Для приказов Аппарата по личному составу (прием, перемещение, увольнение, взыскания, длительные внутрироссийские командировки) ведется независимая порядковая нумерация, при этом к регистрационному номеру приказа через дефис добавляется индекс "К".

Для приказов Аппарата по личному составу (предоставление отпуска, краткосрочные внутрироссийские командировки) ведется независимая порядковая нумерация, при этом к регистрационному номеру приказа Аппарата через дефис добавляется индекс "Л".

94. Оригиналы приказов по личному составу Аппарата подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, хранятся в кадровой службе до передачи на ведомственное хранение.

11. Правовые акты по кадровым вопросам

95. Кадровая служба подготавливает указы, распоряжения Главы Республики Алтай и распоряжения Правительства:

о назначении и увольнении лиц, замещающих государственные должности Республики Алтай, гражданских служащих, замещающих должности высшей группы должностей государственной гражданской службы Республики Алтай категории "руководители" (на бланках указов Главы Республики Алтай);

о командировках, отпусках лиц, замещающих государственные должности Республики Алтай, о присвоении классных чинов государственной гражданской службы Республики Алтай гражданским служащим, замещающим должности высшей группы должностей государственной гражданской службы Республики Алтай категории "руководители" (на бланках распоряжений Главы Республики Алтай);

о назначении, увольнении, командировании и отпусках руководителей государственных учреждений Республики Алтай, подведомственных Правительству, помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, помощников сенаторов Российской Федерации (на бланках распоряжений Правительства).

Кадровая служба готовит проекты распоряжений Главы Республики Алтай об отпусках, командировках лиц, замещающих государственные должности Республики Алтай, не позднее 5 рабочих дней после поступления информации от исполнительных органов.

12. Оформление внесения изменений в правовые акты Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата

96. Внесением изменений считается:

замена слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц, слов, цифр, предложений;

новая редакция структурных единиц правового акта;

дополнение структурных единиц правового акта новыми словами, цифрами, предложениями;

дополнение структурными единицами правового акта;

признание утратившими силу структурных единиц правового акта;

изменение срока (приостановление или продление) действия правового акта или его структурных единиц.

97. Оформление проекта правового акта о внесении изменений в правовые акты Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата осуществляется в соответствии с Правилами юридического оформления.

13. Протокол, общие требования к оформлению протокола

98. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, проводимых Главой Республики Алтай, Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства, на совещаниях, заседаниях коллегиальных и совещательных органов (далее - заседание).

99. Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или работников подразделения, ответственного за подготовку заседания.

100. Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений). Диктофонная запись заседания хранится в течение 6 месяцев в подразделении, ответственном за подготовку заседания.

101. Протокол оформляется в течение 3 дней, следующих со дня проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо. Протоколы заседаний, проводимых под председательством Главы Республики Алтай либо лица, исполняющего его обязанности, оформляются в течение 2 рабочих дней, следующих со дня проведения заседания.

102. Протоколы оформляются на бланках установленной формы или на стандартных листах бумаги и печатаются рекомендуемым шрифтом размером N 14.

Протоколы могут быть:

полными, в которых содержится запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления участников в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения (образец оформления в приложении N 30 к настоящей Инструкции);

краткими, ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения (образец оформления в приложении N 31 к настоящей Инструкции). При оформлении протоколов координационных и совещательных органов также допускается краткая форма протокола (образец оформления в приложении N 32 к настоящей Инструкции).

Протоколы могут быть стенографическими, в которых весь ход заседания записывается дословно.

103. Протокол заседания Правительства оформляется на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты:

герб Республики Алтай;

наименование организации - автора документа;

наименование вида документа - протокол;

вид заседания;

дата протокола;

регистрационный номер протокола;

место заседания;

текст;

подпись.

Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке заседания Правительства Республики Алтай приведен в приложении N 33 к настоящей Инструкции.

104. При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:

наименование организации: печатается с заглавной буквы, строчными буквами, выравнивается по центру;

наименование вида документа - слово "Протокол" печатается прописными буквами, вразрядку, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру и размещается через 2 интервала от наименования организации;

заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание на вид коллегиальной деятельности (например, "Протокол" заседания), а также указание либо на название коллегиального (совещательного) органа (например, "заседания экспертной комиссии"), либо на тему заседания (например, "заседания по вопросам подготовки к новому учебному году");

дата протокола - является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания: 12-13 мая 2018 г. Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается от границы левого поля;

регистрационный номер протокола - печатается на одной строке с датой. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального (совещательного) органа отдельно по каждой группе протоколов. В необходимых случаях к номерам протоколов заседаний могут добавляться буквенные индексы;

место проведения заседания печатается рекомендуемым шрифтом размером N 14, через 1 интервал ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер" заседания, выравнивается по центру.

105. Номер протокола может состоять из знака "N", инициалов имени и фамилии председательствовавшего на заседании, индекса подразделения, ответственного за подготовку заседания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N АЧ-П12-21 пр.

Решения к протоколу нумеруются путём проставления порядкового номера протокола и через косую черту - порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний организаций, принимавших участие в заседании.

106. Текст протокола: должен состоять из двух частей: вводной и основной.

107. В вводной части полного протокола оформляются следующие реквизиты:

"Председатель" (или "Председательствующий") - указываются фамилия и инициалы лица, проводящего заседание, его настоящая должность в протоколе не указывается. Слово "Председатель ("Председательствующий") печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа с прописной буквы;

"Секретарь" - указываются фамилия и инициалы лица, отвечающего за организацию заседания, составление и оформление протокола. Слово "Секретарь" располагается ниже предыдущего реквизита, печатается так же, как и слово "Председатель", от левой границы текстового поля без абзацного отступа, с прописной буквы;

"Присутствовали" - после слова ставится двоеточие и приводится список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии и инициалы лиц, приглашённых на заседание из других органов, организаций, и их наименования. Сведения о присутствующих участниках заседания вносятся секретарём в протокол на основании данных их регистрации. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом. В протоколах координационных (совещательных) органов наименования должностей присутствующих не указываются.

При оформлении протокола заседания с участием более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка "список прилагается", например: "Присутствовали: 18 человек (список прилагается)";

"Повестка дня" - содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Слова "Повестка дня" печатаются прописными буквами через 2 интервала от предыдущего реквизита и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через 1 интервал, докладчик по вопросу повестки печатается с новой строки через 1 интервал также без абзацного отступа. Например:

Повестка дня:

1. О проекте постановления Правительства Республики Алтай "О внесении изменений в Положение о Министерстве культуры Республики Алтай".

Докладчик - Фамилия И.О.

108. В основной части полного протокола фиксируется ход заседания.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки, печатается через 1 межстрочный интервал.

Ход рассмотрения каждого вопроса повестки записывается в последовательности:

Слушали, Выступили, Решили (Постановили).

Указанные слова печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля без абзацного отступа, после слов ставится двоеточие. Каждая часть отделяется от предыдущей 1 интервалом.

Перед словом "Слушали" ставится цифра, показывающая, к какому пункту повестки относится последующий текст документа. После слова "Слушали" в тексте протокола указываются фамилия и инициалы основного докладчика, а затем излагается запись его выступления (в полной форме) либо тема его выступления (в краткой форме). В тексте протокола фамилия и инициалы каждого выступающего печатаются с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления ведётся от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире, например:

1. Слушали:

Фамилия И.О. - доложил об итогах проверки...

Допускается использование ссылки "Текст доклада прилагается", в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу.

После слова "Выступили" в кратких протоколах указываются только фамилии участников обсуждения вопроса, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. После слова "Решили" ("Постановили") следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки. Решение (постановление) в тексте протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, если не установлено иное решение. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются двумя арабскими цифрами, разделёнными точкой (например, 1.1): первая цифра указывает на номер пункта повестки, вторая - на номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

109. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются в подразделение, ответственное за подготовку заседания, для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

110. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём. Подпись печатается через 3 интервала после текста протокола.

При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками.

111. Отдельные виды протоколов могут утверждаться. Решение об утверждении принимается лицом, председательствующим на заседании.

112. Решения, принятые на заседании, доводятся до исполнителей рассылкой копий протокола либо экземпляров выписки из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляется и подписывается работником подразделения, ответственного за подготовку заседания.

14. Выписка из протокола заседания Правительства, общие требования к оформлению

113. Выписка из протокола заседания Правительства оформляется на общем бланке Правительства.

При оформлении выписки из протокола заседания Правительства используются следующие реквизиты (переносятся из протокола):

наименование вида документа;

вид заседания;

дата протокола;

регистрационный номер протокола;

место заседания.

Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые по нему решения. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке из протокола заседания Правительства).

Реквизит "подпись" оформляется без указания личных подписей.

Для придания выписке из протокола заседания Правительства юридической силы оформляется реквизит "отметка о заверении копии". Например:

Верно
Секретарь		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Если выписка из протокола заседания Правительства даётся для представления в другую организацию, то она заверяется простой печатью "Для протоколов".

114. Поручения, данные на заседаниях Правительства Главой Республики Алтай, оформляются выпиской из протокола заседания Правительства и контролируются службой документационного обеспечения.

В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола.

Оформление выписки из протокола приводится в приложении N 34 к настоящей Инструкции.

15. Деловое (служебное) письмо

115. Деловые (служебные) письма Главы Республики Алтай, Правительства (далее - письмо) оформляются на соответствующих бланках.

116. Реквизитами письма являются:

изображение герба Республики Алтай;

наименование должности Главы Республики Алтай, наименование Правительства;

справочные данные о Главе Республики Алтай, о Правительстве;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об исполнителе;

печать в гарантийных письмах, письмах финансового содержания (в необходимых случаях).

117. На бланке письма Главы Республики Алтай, бланке письма Правительства:

цветное изображение герба Республики Алтай: располагается по центру (с учетом левого и правого полей документа) на 10 мм ниже верхнего края листа, размером 17х17 мм;

наименование должности лица (органа), издавшего документ, оформляется ниже герба на государственных языках Республики Алтай. С учетом углового реквизита бланка государственные языки располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на алтайском языке - справа, прописными буквами в три строки рекомендуемым шрифтом N 11 (на бланке письма Главы Республики Алтай), в две строки рекомендуемым шрифтом размером N 14 (на бланке письма Правительства), выделяется полужирным шрифтом;

почтовый адрес, телефон, факс - автора документа, печатается рекомендуемым шрифтом размером N 10 в две строки, отделяется от следующего реквизита полужирной чертой.

Дата и регистрационный номер письма, а также ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, на который подготавливается письмо, печатаются рекомендуемым шрифтом размером N 14 от границы левого поля на расстоянии 10 мм от предыдущего реквизита, длина строки должна составлять 75 мм.

118. При составлении писем за подписью Главы Республики Алтай, Правительства оформление реквизитов "адресат", "заголовок к тексту", "текст документа", "отметка о приложении", "подпись", "отметка об исполнителе" осуществляется в соответствии с подпунктами 13, 15, 16, 17, 20, 23 пункта 61 настоящей Инструкции.

119. Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке письма на формате А4 приведены в приложении N 35 к настоящей Инструкции.

120. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

121. Письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

как ответы на запросы различных организаций и граждан;

как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Главы Республики Алтай, Правительства;

как сопроводительные письма к документам;

как инициативные письма.

122. Сроки подготовки писем ответов устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии с резолюцией Главы Республики Алтай, должностного лица Правительства.

123. Проекты всех писем за подписью Главы Республики Алтай (исполняющего его обязанности), направляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации (их должностным лицам), в обязательном порядке до представления на подпись должны быть согласованы (завизированы) руководителями соответствующих исполнительных органов, являющихся составителями документов, Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства, курирующими соответствующие направления, а также со всеми заинтересованными лицами.

Отметка о согласовании (визы) с расшифровкой подписи оформляется в соответствии с подпунктом 18 пункта 61 настоящей Инструкции.

Некоторые виды писем за подписью Главы Республики Алтай перед их подписанием должны пройти дополнительное согласование. Например:

письма в ответ на акты прокурорского реагирования об устранении нарушений федерального законодательства, в ответ на экспертные заключения территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Алтай на правовые акты Главы Республики Алтай и Правительства - с подразделением, осуществляющим правовое обеспечение деятельности Главы Республики Алтай и Правительства (далее - правовое подразделение);

письма об исполнении указов Президента Российской Федерации, исполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, их заместителей, о рассмотрении обращений граждан - с подразделением по контролю.

Ответственность за оформление и содержание текстов проектов писем несут их разработчики (составители).

124. Проекты всех писем на бланке Главы Республики Алтай до их подписания в обязательном порядке редактируются полистно ответственным специалистом службы документационного обеспечения (далее - корректор).

Если в результате редактирования проекта письма в нем не выявлены орфографические, пунктуационные и технические ошибки, корректором на обратной стороне проекта письма ставится штамп "Проверено" и личная роспись корректора. В случае выявления значительных недостатков в оформлении проекта письма и несоответствия требованиям настоящей Инструкции, проект письма возвращается корректором на доработку разработчику (составителю) письма.

125. Согласованный и завизированный в порядке, установленном настоящей Инструкцией, проект письма оформляется в двух экземплярах:

первый экземпляр, оформленный на соответствующем бланке (оригинал), после его подписания направляется адресату. При направлении письма нескольким адресатам исполнителем подготавливается "Лист рассылки" служебной корреспонденции. Образец составления листа рассылки служебной корреспонденции приведен в приложении N 36 к настоящей Инструкции;

второй, оформленный на простом листе бумаги формата А4 с соответствующими согласованиями, остаётся в службе документационного обеспечения и помещается в дело. При необходимости копия зарегистрированного письма передаётся исполнителю письма.

126. Заголовок к тексту письма составляется ко всем инициативным письмам, имеющим текст более 5 строк, за исключением писем-благодарностей и писем-поздравлений. Если объём текста письма - до 5 строк включительно, то заголовок к тексту письма не составляется.

Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, отвечает на вопрос "о чём?" и начинается с прописной буквы, например:

О содействии в увеличении государственного заказа

Об оказании финансовой помощи

127. Не рекомендуется указывать заголовки к текстам в обобщённой форме (например, "О содействии", "О финансировании"), так как в дальнейшем такие заголовки к текстам не позволяют идентифицировать документ и затрудняют его поиск.

Заголовок к тексту письма оформляется в соответствии с подпунктом 15 пункта 61 настоящей Инструкции.

128. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка "номер и дата" указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ. Номер и дату письма, на которое направляется ответ, не допускается указывать в тексте письма.

К ответным письмам заголовок, как правило, не составляется.

129. Рекомендуемый объём письма - не более 1,5-2 страниц машинописного текста.

Текст письма должен быть цельным, связным, логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

Текст письма излагается:

от первого лица единственного числа (при оформлении письма за подписью Главы Республики Алтай) "прошу рассмотреть...", "предлагаю...", "приглашаю...";

от первого лица множественного числа за подписью Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства: "просим рассмотреть...", "направляем...", "предлагаем...";

от третьего лица единственного числа: "Правительство Республики Алтай считает возможным...", "Правительство Республики Алтай просит рассмотреть...".

Не допускается в тексте письма использовать различные формы изложения (например, в начале письма использовать форму третьего лица единственного числа: "Правительство Республики Алтай направляет...", а в конце - форму первого лица единственного числа: "На основании вышеизложенного прошу...").

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Текст письма отделяется от заголовка к тексту или адресата 2 интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал с абзацными отступами.

Сопроводительные письма к проектам правовых актов, официальным копиям правовых актов, направляемым в прокуратуру Республики Алтай, территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Алтай, подписываются руководителем Аппарата.

130. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с подпунктом 23 пункта 61 настоящей Инструкции.

16. Особенности подготовки и оформления писем при переписке с зарубежными адресатами

131. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и оформляется на бланках писем Главы Республики Алтай и Правительства.

Письма, направляемые главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний, подписываются Главой Республики Алтай (лицом, исполняющим его обязанности).

132. Письма зарубежным адресатам печатаются на русском языке. После того, как письмо зарубежному адресату будет подписано Главой Республики Алтай, при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык, который прикладывается к письму, но не подписывается Главой Республики Алтай.

Перевод текста организуется ответственным исполнителем, подготовившим проект письма.

133. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

134. Реквизит "адресат" оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем - почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания; название улицы; название города; страна.

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:

Brook & Son Toymakers 61-71 Steel Street BRIDGETOWN BR61 7RE U.S.A.

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран.

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W.Edward& Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.

Например:

Mr. Andrew Roach Sale Manager Super Toys Ltd Chatfield Road NEWTOWN NE12 OLD U.S.A.

При оформлении письма главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций, руководителям международных коммерческих компаний реквизит "Адресат" включает в себя титул, инициалы, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности.

Все составные части реквизита печатаются строчными буквами, выделяются полужирным шрифтом, например:

Его Превосходительству господину Йоханнесу Айгнеру, Чрезвычайному и Полномочному Послу Австрийской Республики в Российской Федерации

Если письмо адресуется организации, то указывается её наименование в именительном падеже в русской транслитерации в кавычках, например:

Компания "Бриджстоун Корпорейшн"

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то указываются наименование его должности (с указанием названия организации), имя и фамилия в дательном падеже в русской транслитерации, например:

Генеральному директору компании "Легран Россия и СНГ" господину Алексису Конану

Если письмо адресуется частному лицу, то указываются его имя (инициалы) и фамилия в дательном падеже в русской транслитерации, например:

Господину Л.Серрано-Корречеру

При написании сложных имён и фамилий (испанских, арабских) их сокращения не допускаются.

При написании страны употребляется полное официальное название государства, например: Соединённые Штаты Америки, Федеративная Республика Германия.

135. Дата в письмах зарубежным адресатам оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 24 января 2020 г.

При составлении даты на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2020, January 24.

136. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего письма оформляется только в письмах-ответах, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым способом.

137. Текст письма начинается с обращения. Форма обращения зависит от конкретного случая и сложившейся практики:

к президенту - господин Президент;

к министру - господин Министр, Ваше Превосходительство;

к послу - Ваше Превосходительство;

к посланнику - господин Посланник или господин Министр;

к временному поверенному в делах - господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется).

Текст начинается с полного наименования отправителя и получателя:

Правительство Республики Алтай свидетельствует своё уважение Посольству Республики Болгарии и имеет честь сообщить...

Письмо рекомендуется заканчивать формулами вежливости, например:

Пользуясь случаем, прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять уверения в моём высоком уважении.

или:

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество.

Не употребляются формулы вежливости в письмах с выражением соболезнования.

138. До представления письма на подпись Главе Республики Алтай, проект письма должен быть завизирован:

исполнителем письма;

всеми заинтересованными лицами;

Первым заместителем, заместителем Председателя Правительства, курирующим тематику обозначенных вопросов;

работником службы документационного обеспечения (корректором).

Проекты писем зарубежным адресатам визируются на втором экземпляре, остающемся в деле. В состав визы входят подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

На подпись Главе Республики Алтай представляются:

экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке;

экземпляр письма с визами лиц, указанных в настоящем пункте.

139. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращённых названий.

Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем письма.

140. После подписания письма Главой Республики Алтай:

экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке, регистрируется в службе документационного обеспечения и отправляется адресату за рубеж;

экземпляр письма с визами лиц, указанных в пункте 139 настоящей Инструкции, помещается в дело.

Отправление писем зарубежным адресатам осуществляется в установленном федеральным законодательством порядке и в соответствии с нормами международной переписки.

17. Акт

141. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами или комиссией, для подтверждения определенных фактов, событий, действий, связанных с деятельностью Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, оформляемый в соответствии с приложением N 37 к настоящей Инструкции или на основе унифицированных форм.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований).

Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай порядке.

142. При составлении акта используются следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа, печатаемое прописными буквами полужирного начертания (Акт);

дата акта;

регистрационный номер акта;

место составления (издания) акта;

заголовок к тексту акта;

текст;

подписи.

Некоторые акты требуют утверждения, в этих случаях оформляется гриф утверждения.

143. Датой акта является дата его составления и подписания составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

144. Чаще всего заголовок к тексту акта согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже (чего?), начинается со строчной буквы и содержит указание на действие, совершаемое комиссией или группой лиц, составляющей акт, например:

Акт
проверки финансово-хозяйственной деятельности

Заголовки к текстам некоторых актов могут отвечать на вопрос "о чём?".

145. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

146. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, факт или событие, послужившее основанием для составления акта, с указанием его даты и номера);

составители акта перечисляются после слова "Составлен" (председатель и члены комиссии) с указанием наименований должностей, фамилий и инициалов в именительном падеже и наименований организаций, если составители являются представителями другой организации.

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия и инициалы председателя комиссии, фамилии и инициалы членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии" пишутся с заглавной буквы от границы левого поля.

147. В основной части текста акта, начинающейся с абзаца, излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделён на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения. При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

148. В акте может указываться количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, например:

Составлен в трёх экземплярах:

1-й экземпляр - управление финансов и экономики;

2-й экземпляр - правовое подразделение;

3-й экземпляр - служба документационного обеспечения.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о приложениях к акту (если они имеются).

149. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или всеми лицами, участвующими в его составлении, и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

150. При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

151. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

152. Если федеральным законодательством предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен(ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, дата ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

18. Докладная записка

153. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Докладная записка, адресованная Главе Республики Алтай, Первому заместителю, заместителю Председателя Правительства, руководителю Аппарата, составляется в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений согласно приложению N 38 к настоящей Инструкции.

154. Докладная записка должна содержать обязательные реквизиты:

наименование подразделения;

наименование вида документа (Докладная записка);

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту (если объём текста составляет более 5 строк), который отвечает на вопрос "о чём?" и пишется с прописной буквы;

текст;

подпись;

фамилия, имя, отчество и телефон разработчика документа.

155. При адресовании докладных записок указываются в дательном падеже должность, фамилия и инициалы лица, которому адресован документ.

Например:

	Заместителю Председателя Правительства
	Фамилия И.О.

или:

	Начальнику Управления финансов и экономики
	Фамилия И.О.

156. Текст докладной записки состоит из двух или трёх смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты её решения;

в третьей - выводы и предложения с указанием конкретных действий, которые необходимо предпринять.

157. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

158. Докладная записка подписывается разработчиком документа (подразделением или исполнительным органом).

19. Служебная записка

159. Служебная записка - информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между подразделениями и исполнительными органами, согласно приложению N 39 к настоящей Инструкции.

160. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

161. Как правило, служебные записки направляются от одного руководителя к другому или от одного работника к другому в случае их равнозначного должностного статуса. При необходимости решения вопроса материально-технического характера возможно направление служебной записки вышестоящему руководителю.

162. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

163. Обязательными реквизитами служебной записки являются следующие: наименование подразделения, наименование вида документа, которое печатается прописными буквами полужирного начертания (Служебная записка), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту (отвечает на вопрос "о чём?" и пишется с прописной буквы), текст, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон разработчика документа.

164. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования и заключения с предложениями, просьбами, заявками.

165. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения, исполнительного органа.

20. Справка

166. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. В справках отражается основная деятельность Правительства, Аппарата или подтверждаются сведения служебного характера.

167. Справки, отражающие основную деятельность Правительства, Аппарата, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние - для представления Главе Республики Алтай, Первым заместителям, заместителям Председателя Правительства или для рассмотрения коллегиальным органом.

168. Внешние справки оформляются на общем бланке Правительства, Аппарата, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами согласно приложению N 40 к настоящей Инструкции.

169. Заголовок к тексту справки отвечает на вопрос "о чём?" и пишется с прописной буквы. В заголовок к тексту справки может включаться указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

О работе с обращениями граждан в первом полугодии 2019 г.

170. Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

171. Текст справки может состоять только из одной (второй) части.

172. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст может оформляться в виде таблицы.

21. Доверенность

173. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

174. Доверенность оформляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации согласно приложению N 41:

на общем бланке Главы Республики Алтай при подписании доверенности на представление интересов Главы Республики Алтай или совершение каких-либо действий от его имени;

на общем бланке Правительства при подписании доверенности на представление интересов Правительства или совершение каких-либо действий от имени Правительства;

на общем бланке Аппарата при подписании доверенности на представление интересов Аппарата или совершение каких-либо действий от имени Аппарата.

175. Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование вида документа (Доверенность);

дата доверенности;

регистрационный номер доверенности;

место составления (издания) доверенности;

текст доверенности;

подпись;

гербовая печать.

176. Текст доверенности должен содержать:

фамилию, имя, отчество (при наличии), должность лица, действующего от имени Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата и ссылку на правовой акт, на основании которого оно действует; перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности печатается отдельным абзацем через 2 интервала от предыдущего абзаца текста доверенности, число месяца и месяц оформляются прописью, год - цифрами;

указание на возможность передоверия (в случае необходимости). Срок действия доверенности в таком случае не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

177. Дата доверенности, место составления (издания) доверенности и регистрационный номер доверенности проставляются после подписания доверенности.

22. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений)

178. Основные требования и порядок подготовки, оформления, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены:

Гражданским кодексом Российской Федерации;

Законом Республики Алтай от 11 декабря 2003 г. N 17-5 "О международных, внешнеэкономических и межрегиональных связях Республики Алтай";

постановлением Правительства Республики Алтай от 22 декабря 2017 г. N 346 "О мерах по реализации Закона Республики Алтай "О международных, внешнеэкономических и межрегиональных связях Республики Алтай", Законом Республики Алтай "О регулировании отдельных вопросов в сфере приграничного сотрудничества в Республике Алтай" и признании утратившим силу постановления Правительства Республики Алтай от 18 марта 2004 г. N 47".

179. Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 согласно приложению N 42 к настоящей Инструкции.

180. Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа - Договор (Соглашение) - печатается от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру;

заголовок к тексту договора (соглашения) выравнивается по центру, формулируется с предлогом "о" ("об") и отвечает на вопрос "о чем?".

Например:

Соглашение
о сотрудничестве между Правительством Республики Алтай и Общенациональной ассоциацией территориального общественного самоуправления

место составления (издания) договора (соглашения) печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через 1 интервал от заголовка;

дата печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом разработчиком документа после подписания его последней стороной договора (соглашения);

текст договора (соглашения) состоит из преамбулы и разделов (статей). В преамбуле даются ссылки на документы, наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор (соглашение). Преамбула заканчивается словами "заключили настоящий договор (либо настоящее соглашение) о нижеследующем". После преамбулы ставится двоеточие. Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами, могут иметь самостоятельные заголовки. Текст заканчивается юридическими адресами (банковскими реквизитами при необходимости) сторон, между которыми заключается соглашение.

Например:

Правительство Республики Алтай		Общенациональная ассоциация территориального общественного самоуправления
В.И. Чаптынова ул., 24, г. Горно-Алтайск, Республика Алтай, 649000		Проспект Мира, Банный пер., 3, Москва, 127473

подписи должностных лиц каждой из сторон, заверенные печатями организаций.

181. Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших его сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных лиц и, по усмотрению сторон, печати.

182. Если договор (соглашение) заключается с организацией, руководителем которой является женщина, то в преамбуле договора (соглашения) слово "действующий" употребляется в мужском роде.

183. Ряд вопросов договора (соглашения) могут быть вынесены в приложения. В этом случае все приложения к договору (соглашению) должны рассматриваться как его составные части.

В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

184. Перед подписанием проект договора (соглашения) передаётся на согласование заинтересованным исполнительным органам.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется его разработчиком.

185. Подписанные договоры (соглашения) регистрируются в СЭД службой документационного обеспечения.

186. Формирование в дело и хранение всех договоров (соглашений) Правительства, Аппарата осуществляются службой документационного обеспечения.

23. Оформление служебных телеграмм, телефонограмм

187. Проекты служебных телеграмм оформляются на чистых листах формата А4, реквизиты телеграммы печатаются прописными буквами рекомендуемым шрифтом размера N 14 согласно приложению N 43 к настоящей Инструкции.

188. По центру листа формата А4 указывается вид документа "Телеграмма", строчкой ниже "Правительственная".

189. Телеграмма имеет следующие реквизиты:

Адрес

(Куда)

(Кому)

Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал.

190. В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращённо - "стр", "корп" и "кв" соответственно. Слова "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращённо - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" соответственно. В случае если сокращённое наименование приведёт к неопределенности или неточности адреса, сокращение не применяется.

191. Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три косая черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Наименование организации указывается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1 интервалом, например:

614006 Пермь Куйбышева 14

Правительство Пермского края

Право подписи телеграмм категории "правительственная" имеют Глава Республики Алтай, Первый заместитель, заместитель Председателя Правительства.

192. Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой

или

Ханты-Мансийск Тюменской.

193. При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа

Иванову И.И.

194. Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных образований в Республике Алтай.

195. При направлении телеграммы в 4 и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

196. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом.

197. Текст телеграммы необходимо начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый...!

Текст телеграммы печатается кратко, без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

198. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, личную подпись, инициал имени и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.

Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

199. Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита "подпись" и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации, оформленной словесно-цифровым способом, например: N 155 от 14 апреля 2011 г.

200. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя наименование органа, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

201. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, исполнительного органа, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

202. Телефонограмма - обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

203. Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

204. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование организации - составителя документа;

наименование должности, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;

наименование организации - получателя телефонограммы;

наименование должности, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

дата телефонограммы;

время приёма-передачи;

текст, не превышающий 50 слов;

наименование должности лица, подписавшего телефонограмму, его личная подпись, инициалы и фамилия;

входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.

205. Телефонограмма оформляется на бланке согласно приложению N 44 к настоящей Инструкции, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем подразделения. Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, в которые направляют телефонограмму, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в соответствующих журналах по форме согласно приложению N 45 к настоящей Инструкции.

24. Общие требования к подготовке и оформлению документов за подписью Главы Республики Алтай и Правительства

206. Подготовка проектов документов, представляемых на подпись Главе Республики Алтай, Первому заместителю, заместителю Председателя Правительства осуществляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также требованиями Регламента Правительства.

207. Исполнители обеспечивают оперативную подготовку проектов документов и несут персональную ответственность за их содержание, качество подготовки, комплектность пакета документов, обеспечение согласования со всеми заинтересованными сторонами, своевременность их принятия (в том числе с учетом сроков исполнения контрольных документов и необходимости доставки документа до адресата), соблюдение сроков и требований, установленных федеральным законодательством, законодательством Республики Алтай и настоящей Инструкцией.

208. Право подписи документов устанавливается федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

209. Документы на подпись готовятся в одном экземпляре, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством.

210. Документы, представляемые на подпись Главе Республики Алтай, должны быть согласованы руководителем исполнительного органа, Первым заместителем, заместителем Председателя Правительства, координирующим соответствующую сферу в соответствии с распределением обязанностей.

211. Документы, представляемые на подпись Первому заместителю, заместителю Председателя Правительства, должны быть согласованы руководителем исполнительного органа, подготовившего проект документа.

Документы, которые носят межведомственный (межотраслевой) характер, должны быть согласованы с заинтересованными руководителями исполнительных органов, государственных органов и организаций.

212. Согласование документов осуществляется путем их визирования. Реквизит "Виза" свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта документа и включает в себя подпись лица, визирующего документ, имеющиеся замечания (уточнения) к документу (при их наличии) и дату визирования с указанием в установленных случаях должности и расшифровки подписи.

Согласование проектов документов производится в порядке, установленном подпунктом 18 пункта 61 настоящей Инструкции.

213. К проектам документов за подписью Главы Республики Алтай прилагается пояснительная записка и (или) другие документы, обосновывающие необходимость их подписания, лист согласования и реестры рассылки данных документов.

214. В случае упоминания в проекте документа за подписью Главы Республики Алтай названия организации, не являющейся органом государственной власти или органом местного самоуправления, к проекту прикладываются документы, позволяющие установить точное наименование организации и ее организационно-правовую форму (выписка из ЕГРЮЛ, копии учредительных документов организации (фрагменты из них).

К проектам ответов на письма прилагаются письма, на основании которых данные ответы подготовлены.

215. Проекты правовых актов, внесенные исполнительными органами в Правительство, подлежат регистрации в СЭД. Документы, прилагаемые к проекту правового акта, сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке документа в СЭД (далее - регистрационная карточка).

216. При передаче на подпись документов на бумажном носителе, проекты которых зарегистрированы в СЭД, исполнители обязаны обеспечивать идентичность содержания документов на бумажном носителе электронным версиям.

217. Проекты документов Главы Республики Алтай и Правительства, подготовленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителям для доработки.

25. Порядок внесения проектов правовых актов Главы Республики Алтай и Правительства

218. Порядок внесения проектов правовых актов разработчиком (исполнительным органом, Территориальным фондом обязательного медицинского страхования Республики Алтай) на рассмотрение Главы Республики Алтай, в Правительство определяется Регламентом Правительства.

219. Проект правового акта вносится Главе Республики Алтай, в Правительство разработчиком с приложением документов, указанных в пункте 51 Регламента Правительства.

220. В случае если подготавливаемый правовой акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие правовые акты, эти изменения включаются в проект правового акта или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта правового акта.

221. Если проект правового акта содержит поручения, то в нем должны быть указаны сроки исполнения поручений.

222. В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации вместе с проектом правового акта представляются также заверенные нотариально или разработчиком копии учредительных документов этой организации. Данное требование не распространяется на упоминаемые в проектах правовых актов государственные органы и органы местного самоуправления.

223. К проекту правового акта могут прилагаться иные сведения и материалы, раскрывающие его содержание и (или) особенности.

224. Проект правового акта до внесения на рассмотрение Главы Республики Алтай и в Правительство подлежит обязательному рассмотрению юридической службой (юристом) разработчика, а в случае подготовки проекта правового акта подразделением подлежит рассмотрению правовым подразделением (далее - внутренняя правовая экспертиза).

225. С целью недопущения появления в нормативных правовых актах положений, содержащих коррупциогенные факторы, проводится антикоррупционная экспертиза в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

Справка о проведении антикоррупционной экспертизы подписывается руководителем разработчика и прилагается к проекту нормативного правового акта.

226. В целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов указанные проекты размещаются разработчиком на своем официальном сайте с указанием даты начала и даты окончания приема заключений по результатам проведения независимой антикоррупционной экспертизы в сроки, установленные федеральным законодательством.

В случае выявления в проекте нормативного правового акта при проведении независимой антикоррупционной экспертизы положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, они устраняются исполнителем до внесения проекта нормативного правового акта на согласование.

227. Разработчиком проводится внутренняя лингвистическая экспертиза проекта правового акта.

228. После проведения в отношении проекта правового акта внутренней правовой и антикоррупционной, независимой антикоррупционной экспертиз, лист согласования визируется его непосредственным исполнителем, специалистом, осуществляющим правовое обеспечение деятельности соответствующего разработчика (специалистом правового подразделения), с расшифровкой фамилии, имени, отчества.

229. Подготовленный и завизированный проект правового акта со всеми необходимыми документами передается руководителю разработчика для визирования листа согласования и подписания пояснительной записки.

230. Если по результатам проведения внутренней правовой экспертизы была выявлена установленная федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай необходимость получения заключений, проведения экспертиз (экологической, научной, социальной, педагогической и других) и иных процедур, предшествующих принятию правового акта, проект правового акта направляется разработчиком на указанные процедуры (до его направления на экспертизу в правовое подразделение).

231. Получение заключений, проведение экспертиз и иных процедур происходит в порядке, установленном федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

232. Полученные в результате проведения экспертиз и иных процедур документы (заключения) приобщаются к пакету документов проекта правового акта.

233. Проекты правовых актов до их внесения на рассмотрение Главы Республики Алтай и в Правительство подлежат обязательному согласованию в соответствии с порядком, установленным Регламентом Правительства, и разделом IV настоящей Инструкции.

234. Оформление результатов согласования (визирования) проектов правовых актов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Образец листа согласования оформляется согласно приложению N 46 к настоящей Инструкции.

Отсчет срока согласования проекта правового акта начинается со дня, следующего за днем его поступления на согласование.

235. Руководители исполнительных органов, согласовывающие проект правового акта, несут ответственность за качество рассматриваемых вопросов, относящихся к их компетенции и на регулирование которых направлен проект правового акта.

236. Перемещение проекта правового акта между должностными лицами, визирующими проект правового акта, обеспечивает разработчик.

237. Копирование листов согласования для одновременного визирования одного проекта правового акта у участников согласования не допускается.

238. Проект правового акта, поступивший за подписью лица, которому такое право не предоставлено, не принимается к рассмотрению и возвращается разработчику.

239. Проекты правовых актов, согласованные в порядке, установленном настоящим подразделом, со всеми заинтересованными лицами и прошедшие при необходимости экспертизы, оценки и другие процедуры, представляются в правовое подразделение для проведения правовой, антикоррупционной экспертиз в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства.

240. Проект правового акта, подготовленный и согласованный в порядке, установленном Регламентом Правительства, настоящей Инструкцией, передаётся разработчиком в службу документационного обеспечения на бумажном носителе и в электронном виде.

241. Ответственность за соответствие проекта правового акта на бумажном носителе электронной версии несет разработчик. Идентичность проекта правового акта на бумажном носителе электронной версии подтверждается с помощью штампа, который проставляется на первой странице проекта правового акта.

242. Службой документационного обеспечения производится:

оценка соответствия оформления проекта правового акта требованиям Регламента Правительства, настоящей Инструкции (далее - оценка соответствия);

редактирование текста проекта правового акта;

работа по выпуску правового акта.

243. Оценка соответствия производится в течение 1 рабочего дня, следующего со дня поступления проекта правового акта в службу документационного обеспечения, путем проверки наличия необходимых согласований по проекту правового акта, комплектности пакета документов к проекту правового акта, наличия электронной версии проекта правового акта.

244. По результатам проведения оценки соответствия:

при соответствии оформления проекта правового акта требованиям, установленным Регламентом Правительства, настоящей Инструкцией, проект правового акта допускается к редактированию текста проекта правового акта, в результате которого осуществляется правка проекта правового акта в соответствии с правилами современного русского языка, устраняются грамматические ошибки, нарушения правил оформления документа, стилистические неточности, не изменяющие и не искажающие предмет правового регулирования;

при несоответствии оформления проекта правового акта требованиям, установленным Регламентом Правительства, настоящей Инструкцией, проект правового акта возвращается разработчику на доработку.

Разработчик после устранения замечаний повторно представляет в службу документационного обеспечения проект правового акта.

245. Редактирование текста проекта правового акта службой документационного обеспечения осуществляется в течение 3 рабочих дней, следующих со дня поступления проекта правового акта в службу документационного обеспечения.

246. Проект правового акта, прошедший редактирование текста, полистно визируется специалистом службы документационного обеспечения. Все правки, исправления по тексту согласовываются с разработчиком проекта правового акта и правовым подразделением (в необходимых случаях), руководителем службы документационного обеспечения.

247. Работа по выпуску правовых актов включает в себя представление на подпись, регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку.

248. Подготовленные, оформленные и согласованные правовые акты подписываются Главой Республики Алтай или лицом, исполняющим его обязанности.

Специалист службы документационного обеспечения регистрирует подписанные правовые акты в системе электронного документооборота. Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года.

Форма журнала регистрации нормативно-правовых актов приведена в приложении N 47.

По окончании года журнал регистрации распечатывается и хранится в службе документационного обеспечения до передачи на ведомственное хранение.

249. Датой правового акта является дата его подписания.

250. Копии нормативных правовых актов и сведения об источниках их официального опубликования в 7-дневный срок после дня первого официального опубликования указанных актов направляются службой документационного обеспечения в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Алтай для включения этих актов в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

251. Нормативные правовые акты подлежат официальному опубликованию в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

252. Копии правовых актов (без воспроизведения подписи подписавшего акт) заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляется разработчиком правового акта согласно приложению N 48 к настоящей Инструкции, причем правовые акты, изменяющие ранее принятые правовые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые правовые акты, или их правопреемникам.

253. Если правовые акты направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то разработчик правового акта должен указать в листе рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

254. Досылка правовых актов осуществляется по письменной заявке разработчика или по указанию руководителя Аппарата, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки.

255. Замена ранее разосланных правовых актов производится по указанию руководителя Аппарата, при этом к правовому акту прикрепляется пометка "Взамен ранее разосланного".

256. Рассылка и доставка бумажных и электронных копий правового акта осуществляется службой документационного обеспечения в течение 2 календарных дней, следующих после подписания правового акта. Рассылка и доставка бумажных и электронных копий правового акта, содержащего срочные и оперативные поручения, - в течение 12 часов с момента его подписания.

257. Правовые акты, а также материалы, приложенные к ним, хранятся в службе документационного обеспечения до передачи на ведомственное хранение.

26. Подготовка материалов к заседаниям Правительства

258. Очередные заседания Правительства проводятся по утвержденному плану в определенный день недели, но не реже чем 1 раз в месяц.

Внеочередные заседания Правительства проводятся по мере необходимости по решению Главы Республики Алтай (лица, исполняющего его обязанности) на основании письменных предложений исполнительных органов.

259. Подготовка, проведение и оформление принятых на заседаниях Правительства решений осуществляются службой документационного обеспечения в соответствии с Регламентом Правительства.

260. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства (за исключением вопросов, касающихся проектов законов Республики Алтай о республиканском бюджете Республики Алтай на очередной финансовый год и плановый период и о внесении изменений в них), представляются в Правительство членами Правительства, руководителями исполнительных органов, Территориального фонда обязательного медицинского страхования Республики Алтай за 14 календарных дней до определенной планом заседаний Правительства даты рассмотрения вопроса.

261. Ответственные разработчики несут персональную ответственность за качество и своевременность представления подготовленных ими материалов.

262. Вопросы, не предусмотренные планом заседаний Правительства, но подлежащие рассмотрению исключительно на заседании Правительства, включаются, как правило, в проект повестки очередного заседания, проводимого через 14 календарных дней после внесения соответствующих материалов.

263. Представляемые для рассмотрения на заседаниях Правительства проекты законов Республики Алтай и правовых актов Правительства должны быть подготовлены в соответствии с требованиями Регламента Правительства, настоящей Инструкции.

264. Служба документационного обеспечения:

осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением в установленном порядке материалов в Правительство;

готовит проект протокола заседания Правительства по соответствующим вопросам;

формирует проект повестки заседания Правительства (далее - повестка);

готовит список лиц, приглашаемых на заседание Правительства для рассмотрения вопросов, с предварительным уведомлением их накануне дня заседания Правительства.

265. Проект повестки докладывается руководителю Аппарата и после подписания направляется на согласование Первым заместителям, заместителям Председателя Правительства. Проект повестки, завизированный Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства, с соответствующими материалами направляется Главе Республики Алтай.

Одобренные Главой Республики Алтай проект повестки и соответствующие материалы рассылаются участникам заседания в электронном виде и на бумажном носителе (в необходимых случаях) не позднее, чем за 5 календарных дней до даты заседания Правительства. Повестка заседания утверждается непосредственно на заседании Правительства.

266. По результатам рассмотрения вопросов на заседании Правительства принимаются решения, которые оформляются протоколом заседания Правительства.

267. В случае если при обсуждении вопроса на заседании Правительства председательствующим даны указания или поддержаны предложения о внесении изменений в представленный проект правового акта, они должны быть зафиксированы в соответствующем разделе протокола заседания Правительства.

В случае необходимости доработки проекта правового акта, по которому высказаны предложения и замечания, Правительство дает поручение исполнительному органу доработать проект правового акта. Если срок доработки специально не оговаривается, то она осуществляется в течение 10 календарных дней, следующих со дня проведения заседания Правительства.

Доработанные проекты правовых актов после дополнительного согласования представляются на подпись Главе Республики Алтай (лицу, исполняющему его обязанности), в необходимых случаях повторно вносятся на заседание Правительства Республики Алтай.

268. Протокол заседания Правительства составляется службой документационного обеспечения на основании записей, произведенных во время заседания Правительства, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол заседания Правительства оформляется на бланке установленной формы в течение 2 рабочих дней, следующих со дня окончания заседания Правительства, визируется руководителем Аппарата и представляется на подпись председательствующему на заседании Правительства.

269. Протокол заседания Правительства после подписания регистрируется службой документационного обеспечения. Протоколу заседания Правительства присваивается порядковый номер в пределах календарного года.

270. Материалы к заседаниям Правительства и принятые по этим материалам решения относятся к служебной информации ограниченного распространения.

271. Копия протокола заседания Правительства, заверенная печатью, по решению (визе) председательствующего на заседании Правительства рассылается членам Правительства, организациям и отдельным должностным лицам по списку, утвержденному руководителем Аппарата, в течение 2 календарных дней, следующих со дня подписания протокола заседания Правительства.

272. Подлинники протоколов заседаний Правительства и подлинники правовых актов, принятые на заседаниях Правительства, подписанные председательствовавшим на заседании, формируются в дело, хранятся в службе документационного обеспечения до передачи на ведомственное хранение.

27. Проведение совещаний под председательством Главы Республики Алтай, Первого заместителя, заместителя Председателя Правительства

273. Организация подготовки совещания, проводимого Главой Республики Алтай, в том числе формирование повестки, информации по вопросам повестки, оповещение участников, оформление протокола совещания, проводимого Главой Республики Алтай, возлагается на службу протокола Главы Республики Алтай (далее - служба протокола) и на исполнительный орган, по инициативе которого проводится совещание.

274. Решения, принятые на совещании, проводимом Главой Республики Алтай, оформляются специалистами службы протокола в течение 24 часов, с момента окончания совещания. Протокол совещания, проводимого Главой Республики Алтай (далее - протокол совещания), подписывается Главой Республики Алтай. При необходимости, до проведения совещания, проводимого Главой Республики Алтай, допускается предварительное визирование участниками совещания проекта протокола совещания, при этом визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола совещания.

275. Подписанные протоколы совещания регистрируются в СЭД службой протокола, где им присваиваются номера, которые состоят из инициалов имени и фамилии председательствовавшего на совещании, а также порядкового номера протокола совещания в пределах календарного года.

276. К протоколу совещания при необходимости прилагается указатель рассылки, подписанный Главой Республики Алтай. Копии протокола совещания (без воспроизведения подписи председательствующего) заверяются печатью, которая проставляется службой протокола.

Если на совещании, проводимом Главой Республики Алтай, было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола совещания.

277. Электронная копия подлинника протокола совещания и указатель рассылки помещаются в СЭД в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

278. Копия протокола совещания направляется в подразделение по контролю для подготовки поручений, содержащихся в протоколе совещания, и осуществления контроля за их выполнением.

279. Организация подготовки и проведения заседания, проводимого Первым заместителем, заместителем Председателя Правительства, возлагается на исполнительный орган, и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем подразделе.

IV. Согласование и утверждение проектов документов

28. Согласование проектов документов

280. Документы подписываются Главой Республики Алтай (лицом, исполняющим его обязанности), иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата.

281. Документы, направляемые на имя руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются Главой Республики Алтай (лицом, исполняющим его обязанности).

282. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

283. Документ подписывается двумя или более должностными лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц.

284. Подписывается, как правило, один экземпляр документа.

Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

285. Подпись на документе оформляется в соответствии с подпунктом 20 пункта 61 настоящей Инструкции.

29. Утверждение проектов документов

286. Утверждение проекта документа производится Главой Республики Алтай, Первым заместителем, заместителем Председателя Правительства, руководителем Аппарата с проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению собственноручной подписью, приведен в приложении N 21.

287. Правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы, утверждаются правовыми актами.

288. Оформление грифа утверждения производится в соответствии с подпунктом 14 пункта 61 настоящей Инструкции.

289. Подпись должностного лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью.

Простые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Простая печать на документе проставляется в соответствии с подпунктом 22 пункта 61 настоящей Инструкции.

V. Организация документооборота

290. Документооборот Правительства включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения.

30. Принципы организации документооборота

291. Основными принципами организации документооборота в Правительстве являются:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения входящих документов, с целью их дальнейшего распределения;

рассмотрение документов должностными лицами;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

идентичность документов в электронной форме аналогичным документам на бумажном носителе;

отражение всех действий с документами и проектами документов в СЭД;

регламентация операций по обработке, подготовке, согласованию и рассмотрению документов.

292. В Правительстве выделяются три потока документооборота:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

293. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций;

запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации, депутатов Республики Алтай и органов местного самоуправления;

обращения граждан;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

другие группы документов.

294. Порядок прохождения документов и операции, осуществляемые с ними в Правительстве, определяются Регламентом Правительства, настоящей Инструкцией, положениями о подразделениях, должностными регламентами работников Аппарата.

31. Доставка, приём, первичная обработка и распределение входящих документов

295. Доставка документов в Правительство осуществляется посредством почтовой связи; фельдъегерской связи; специальной связи; нарочными; курьерской доставкой; гражданами; с использованием факсимильной и телеграфной связи; электронной почты; системы МЭДО.

296. Документы, доставленные посредством фельдъегерской связи, специальной связи, передаются:

не содержащие служебную информацию ограниченного распространения работникам канцелярии службы документационного обеспечения (далее канцелярия) под роспись согласно реестрам;

содержащие служебную информацию ограниченного распространения работникам службы защиты информации Аппарата (далее - служба защиты информации).

297. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, совместным приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

298. Доставка документов в государственные органы, подразделения осуществляется канцелярией:

работником (курьером) канцелярии под расписку в журнале передачи корреспонденции по формам согласно приложению N 49 к настоящей Инструкции;

электронной почтой;

факсом;

с использованием СЭД.

299. Приём и предварительное рассмотрение входящих документов, доставляемых почтовой связью, фельдсвязью, нарочным, факсимильной связью, а также электронной почтой, МЭДО производится в централизованном порядке канцелярией.

300. Приём и предварительное рассмотрение указов и распоряжений Президента Российской Федерации; поручений и указаний Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации; постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан, писем других организаций, касающихся вопросов обращений граждан, осуществляются подразделением по контролю.

301. Прием документов, поступивших в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, а также документов, поступающих по факсимильной связи, установленной в приемной Главы Республики Алтай, осуществляется дежурным секретарем приемной Главы Республики Алтай. Указанные документы передаются в службу документационного обеспечения не позднее 10.00 часов следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.

302. Прием, первичная обработка и регистрация документов, поступающих в адрес Главы Республики Алтай и Правительства в городе Москве, осуществляется постоянным представительством Республики Алтай в городе Москве с последующим докладом их Главе Республики Алтай.

303. Первичная обработка входящих документов заключается в распределении документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень не подлежащих регистрации документов приведён в приложении N 50 к настоящей Инструкции.

304. Первичная обработка входящих документов включает в себя:

проверку правильности доставки документов, адресования;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов), соответствие номеров документов (конвертов, пакетов) номерам, записанным в разносных книгах;

вскрытие упаковки (конверта, пакета) (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

проверку целостности входящих документов, включая наличие всех названных в них приложений;

уничтожение упаковки (конвертов, пакетов);

проставление отметки о поступлении документа в Правительство.

305. При отсутствии в конверте (пакете) документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов, составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в службе документационного обеспечения. Акты составляются и подписываются двумя работниками службы документационного обеспечения.

В случае если документ, имеющий ошибки в оформлении, может быть рассмотрен по существу, по согласованию с отправителем он регистрируется и передается по назначению для дальнейшего прохождения и рассмотрения.

Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю без регистрации.

306. Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие странных запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю службы документационного обеспечения.

307. Упаковка (конверты, пакеты) после вскрытия и проверки, как правило, уничтожаются. Упаковка (конверты, пакеты) сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов:

если они содержат обращения от граждан или судебной инстанции.

308. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private)", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются, на них проставляется штамп "Правительство Республики Алтай", указывается точное время и дата их получения, например: 05.02.2018 в 10-35 и передаются:

с отметкой "Лично" ("Private)" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа к документам - в службу защиты информации.

309. Корреспонденция, адресованная подразделениям, передается по принадлежности.

310. Корреспонденция, адресованная исполнительным органам, может быть принята канцелярией и передана по принадлежности без отметки о принятии документа.

32. Регистрация входящих документов

311. Регистрация входящих документов, адресованных Главе Республики Алтай, Правительству, Аппарату ведется в течение календарного года в централизованном порядке в журнале регистрации СЭД, в группе документов "Входящие". По окончании года журнал регистрации распечатывается и хранится в соответствующем подразделении до передачи на ведомственное хранение. Форма журнала регистрации входящих документов приведена в приложении N 51 к настоящей Инструкции.

312. Регистрация указов и распоряжений Президента Российской Федерации; поручений и указаний Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации; постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, с резолюциями Главы Республики Алтай по их исполнению; письменные обращения граждан, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, обеспечивается подразделением по контролю.

313. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются в службе защиты информации.

314. Электронные документы, поступившие по информационно - телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, регистрируются после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности.

315. Входящие документы, поступившие по МЭДО, регистрируются и подлежат распечатке на бумажном носителе, с последующей организацией работы с ними так же, как с документами на бумажном носителе.

316. Регистрация входящего документа осуществляется независимо от способа его доставки до 10.00 часов утра рабочего дня, следующего за днем поступления документа. Срочные и оперативные документы регистрируются незамедлительно.

317. Сведения о входящем документе вносятся в регистрационную карточку, а на бумажном носителе в нижнем правом углу первого листа документа специальным регистрационным штампом оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа", который включает в себя: наименование организации (структурного подразделения - при необходимости), входящий регистрационный номер, присвоенный СЭД, и дату поступления документа (точное время поступления - при необходимости).

Если входящий документ поступил с сопроводительным письмом, то регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

318. Регистрация в СЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

319. При регистрации в соответствии с реквизитами поступившего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки:

"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);

"экз. N" - отметка о заполнении номера экземпляра документа;

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"корреспонденты" - организация, из которой поступил документ;

"исходящий номер и дата" - исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором;

"подписал" - фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

"кому" - должностное лицо, на имя которого поступил документ;

"содержание" - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос "о чем?" (в целях облегчения поиска документов данное поле заполняется без аббревиатур, сокращений и общих формулировок, с указанием индивидуальных данных содержания каждого документа - дат, географических названий, должностных лиц; даты заполняются словесно-цифровым способом);

"состав" - количество листов (страниц) документа, наличие приложений (книги, журналы, брошюры, постеры) - заполняется по формуле: количество листов документа + количество листов приложения, например: 2+45, брошюры указываются в графе "Примечание";

"доставка" - способ доставки документа;

"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в СЭД и имеющих логические связи с поступившим документом (общая тема, запрос, дополнение);

"примечание" - заполняется в случае необходимости указания особенностей поступившего документа";

"файлы" - прикрепленного электронного образа документа;

"журнал передач" - заполняется отметка, кому передан документ;

"адресаты" - заполняется в случае срочной отправки документа исполнителю;

"повторяемость" - при регистрации входящих документов проводится проверка наличия:

повторного поступления уже зарегистрированного документа;

документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

исходящего запроса (в случае поступления ответа). При положительном результате в соответствующем поле регистрационной карточки делается отметка о номерах документов, связанных с поступившей корреспонденцией, а к входящему документу прикладываются распечатки регистрационных карточек указанных документов.

320. Документы, поступившие повторно, не регистрируются, вместо этого в регистрационной карточке делается отметка о повторном поступлении, а сам документ помещается в дело.

321. При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму "PDF/A-1" (путём сканирования документа), заполняется регистрационная карточка. Сканированию подлежат все входящие документы, поступившие в адрес Главы Республики Алтай, Правительства.

322. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов:

документы с грифом "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные;

нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты);

другие документы, сканирование которых затруднено технически, или доступ к содержанию которых ограничен федеральным законодательством.

323. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит. К регистрационному номеру документа, поступившего по факсу, добавляется индекс "Ф", например: N Ф-21.

324. Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

325. Документы, поступившие по электронной почте и по МЭДО, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, наименование вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата документа, наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронная подпись. У документов, поступивших по МЭДО, дополнительно проверяются основные реквизиты участника МЭДО: идентификатор шлюза, адрес МЭДО.

К регистрационному номеру документа добавляется индекс "ЭП", например: N ЭП-235.

326. В случае поступления документов в адрес Главы Республики Алтай, Правительства напрямую, минуя канцелярию, документы должны быть, переданы на регистрацию в канцелярию незамедлительно.

327. Документы на иностранных языках, адресованные Главе Республики Алтай, Правительству, учитываются в службе документационного обеспечения, направляются для организации перевода в соответствии с поручением руководителя Аппарата и последующей передачи на рассмотрение. Иная корреспонденция на иностранных языках передается непосредственно по назначению. Датой регистрации документа является день поступления его перевода в канцелярию.

328. После регистрации оригиналы входящих документов 2 раза в день, в 10.00 часов и 15.00 часов, передаются в Секретариат Главы Республики Алтай, помощникам Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, в приемную руководителя Аппарата для рассмотрения.

33. Порядок рассмотрения документов

329. Глава Республики Алтай, Первые заместители, заместители Председателя Правительства, руководитель Аппарата в соответствии с распределением обязанностей рассматривают входящие документы в день их поступления или на следующий рабочий день и дают указания об их исполнении в форме резолюций.

330. Проекты резолюций Главы Республики Алтай по входящим документам, требующим исполнения, оформляются Секретариатом Главы Республики Алтай, проекты резолюций Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства оформляются их помощниками.

331. Резолюция может оформляться как на бланке резолюции, так и самим должностным лицом на любом свободном месте рабочего поля документа.

332. Для изготовления бланков резолюций используется бумага формата А5, в бланк резолюции включаются наименование организации (на двух национальных языках), герб Республики Алтай (в черно-белом изображении), должности, инициалы и фамилия автора резолюции.

333. В состав резолюции входят следующие реквизиты:

исполнитель (фамилия и инициалы лица или лиц, которым даётся поручение, в дательном падеже);

содержание поручения по документу;

срок исполнения поручения (при необходимости);

подпись лица, дающего поручение;

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Так, ответственным исполнителем может быть лицо, указанное в резолюции вторым или третьим, в этом случае резолюция должна содержать отметку "Свод" или "Созыв".

334. Документы могут иметь несколько резолюций (для одного или нескольких исполнителей) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учётом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

335. Если должностным лицом, вынесшим резолюцию, дата резолюции не указана, то она проставляется работником, ответственным за документационное обеспечение деятельности должностного лица.

336. Все документы, рассмотренные Главой Республики Алтай, Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства, руководителем Аппарата с полученными указаниями по исполнению документов передаются:

в канцелярию (в случае поступления документа почтовой связью, фельдсвязью, нарочным, факсимильной связью, а также электронной почтой и по МЭДО);

в подразделение по контролю (в случае поступления указов и распоряжений Президента Российской Федерации; поручений и указаний Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации; постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; письменных обращений граждан, письма других организаций, касающихся вопросов обращений граждан);

в службу защиты информации (в случае поступления документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения).

337. Ответственные работники канцелярии, подразделения по контролю, службы защиты информации вносят в регистрационную карточку резолюции (отметки о рассмотрении документа) и осуществляют контроль за исполнением документа.

338. При внесении резолюции в регистрационной карточке в окне "поручения" заполняются следующие поля:

"автор резолюции" - лицо, рассмотревшее документ;

"дата резолюции" - дата рассмотрения документа;

"текст резолюции" (при наличии) - дословное содержание поручения;

"исполнители" - лица, которым адресована резолюция;

"плановая дата исполнения" (в случае, если документ подлежит контролю) - дата, к которой документ должен быть исполнен на основании срока исполнения документа;

"промежуточная дата" - дата предварительного представления ответа;

"контролер" (при необходимости) - лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа;

"категория" (при необходимости) - характеристика сроков и особенностей исполнения документов: срочный, особо важный, еженедельный, ежедекадный, ежемесячный, ежеквартальный, ежегодный;

"ход исполнения" (при необходимости) - особенности исполнения документа (периодичность предоставления информации), адресаты для ответов.

339. Оригиналы документов с резолюциями Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, руководителя Аппарата передаются ответственным исполнителям на бумажном носителе (в исключительных случаях - по факсимильной связи, либо по электронной почте), через канцелярию. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам незамедлительно, под роспись в журнале передачи корреспонденции.

Передача рассмотренных Главой Республики Алтай, Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства документов напрямую ответственным исполнителям не допускается.

340. Руководители исполнительных органов, подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку проектов ответов на документы с контрольными сроками исполнения, несут ответственность за качество и своевременность исполнения поручений. Оригиналы исполненных контрольных документов подлежат возврату в канцелярию (в подразделение по контролю, в службу защиты информации) с приложением копии ответа. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

34. Регистрация исходящих документов

341. Исходящими документами Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

В исходящие документы, зарегистрированные в установленном настоящей Инструкцией порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

342. Документы, подписанные Главой Республики Алтай, Правительством, регистрируются соответствующими подразделениями в СЭД в группе "Исходящие внешние документы" в течение календарного года в централизованном порядке. По окончании года журнал регистрации исходящих документов распечатывается и хранится в соответствующем подразделении до передачи на ведомственное хранение. Форма журнала регистрации исходящих документов приведена в приложении N 52 к настоящей Инструкции.

343. В службе документационного обеспечения регистрируются:

законы Республики Алтай;

конституционные законы Республики Алтай;

указы и распоряжения Главы Республики Алтай;

постановления и распоряжения Правительства;

приказы Аппарата;

протоколы заседаний Правительства;

выписки из протоколов заседаний Правительства;

исходящие письма Главы Республики Алтай;

исходящие письма Правительства;

договоры (соглашения), доверенности подписанные Главой Республики Алтай, Правительством;

поручения Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, руководителя Аппарата.

344. В подразделении по контролю регистрируются:

поручения Главы Республики Алтай;

перечни поручений, данные на рабочих совещаниях у Главы Республики Алтай;

исходящие письма (ответы) Главы Республики Алтай и Правительства по обращениям граждан.

345. В службе защиты информации регистрируются исходящие письма, телеграммы и другие документы Главы Республики Алтай и Правительства, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.

346. Регистрация протоколов рабочих совещаний под председательством Главы Республики Алтай осуществляется службой протокола.

Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов, проводимых под председательством Главы Республики Алтай, Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства, регистрируются ответственными секретарями этих органов.

347. Регистрационный номер и дата исходящего документа присваиваются в СЭД автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ на бумажном носителе зарегистрировавшим его работником.

348. Дата и регистрационный номер правовых актов, подготовленных на бланках, проставляются в установленных для этих реквизитов местах.

При регистрации реквизит "Дата документа" должен соответствовать дате подписания (утверждения) документа (для писем, правовых актов и других документов) или дате события, зафиксированного в документе (для протоколов и актов).

349. В канцелярии (подразделении по контролю, службе защиты информации) перед отправкой осуществляются проверка правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрация, учёт и отправка.

350. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в канцелярию подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

351. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются и возвращаются их разработчикам для исправления.

352. Исходящим документам присваивается регистрационный порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер с добавлением буквенного индекса "ИТ".

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

353. Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Главы Республики Алтай, Правительства, к отправке не принимаются.

354. Подписанные письма передаются разработчиками документов в канцелярию. При этом к письму прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены реквизиты "Регистрационный номер документа" и "Дата документа".

355. Корреспонденция, поступившая в канцелярию для отправки после 17.00 часов, кроме срочной корреспонденции, отправляется на следующий рабочий день.

356. Работники канцелярии регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике документа, копия зарегистрированного документа остается в деле.

357. При регистрации в соответствии с реквизитами исходящего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки:

"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"подписал" - фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего документ;

"содержание" - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос "о чем?" (в целях облегчения поиска документов данное поле заполняется без аббревиатур, сокращений и общих формулировок, с указанием индивидуальных данных содержания каждого документа дат, географических названий, должностных лиц; даты заполняются словесно-цифровым способом);

"адресаты" - перечень организаций (должностных лиц), кому направляется документ;

"исполнители" - фамилия, инициалы, должность лица, подготовившего документ;

"визы" - список лиц, согласовавших проект документа;

"состав" - количество листов (страниц) документа, наличие приложений (книги, журналы, постеры) заполняется по формуле: количество листов документа + количество листов приложения, например: 2+45, 1+2. Наличие брошюр указывается в графе "примечание";

"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов и регистрационные карточки проектов документов, уже зарегистрированных в СЭД и имеющих логические связи с подписанным документом (общая тема, ответ, дополнение, во изменение, утратил силу);

"примечание" - заполняется в случае необходимости указания типа отправки и других особенностей документа;

"файлы" - прикрепленный электронный образ документа;

"журнал передач" - заполняется отметка, кому передан документ;

"плановая дата" - заполняется поле контроля (в случае необходимости предоставления ответа).

358. Доверенности на право совершения действий от имени Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата регистрируются в службе документационного обеспечения в СЭД.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдаётся под роспись, а копия остаётся на хранении в службе документационного обеспечения.

359. Зарегистрированные документы сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке, за исключением документов, не подлежащих сканированию (документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения).

360. Документы, находящиеся в пакете с регистрируемым документом (листы согласования, экспертизы, обосновывающие материалы), сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке дополнительным файлом (файлами) с ограничением доступа к ним.

361. Присвоение регистрационного номера исходящей корреспонденции, отправляемой в нерабочее время, в выходные и нерабочие праздничные дни, осуществляется Секретариатом Главы Республики Алтай (кроме ответов на обращения граждан, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения) с последующей передачей документа в канцелярию для регистрации в СЭД.

362. Исходящие, внутренние документы (их копии), листы согласования, реестры рассылки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

35. Отправка исходящих документов

363. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаются по факсу и по МЭДО.

Отправка почтой документов Главы Республики Алтай, Правительства и Аппарата осуществляется централизованно канцелярией.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

Отправка документов фельдсвязью не секретного характера осуществляется канцелярией.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется фельдсвязью службой защиты информации.

364. Отправка документов осуществляется согласно реестрам рассылки, которые составляются исполнителем отправляемого документа. При составлении реестра рассылки исполнителем указываются данные об исполнителе, вид и наименование документа, к которому составлен реестр рассылки, регистрационный номер проекта документа (при наличии), организации (должностные лица), которым направляется документ, количество экземпляров и предполагаемый способ отправки.

Ответственность за соблюдение установленных федеральным законодательством сроков направления документа и указание необходимых адресатов несет исполнитель.

365. В реестр рассылки включаются только те организации, которым непосредственно должен быть направлен документ. При этом допустимо списочное указание получателей (например: исполнительным органам).

В случае направления сторонним организациям в реестре рассылки дополнительно указываются почтовый адрес, адрес электронной почты, факс, телефон получателя документа в зависимости от способа отправки документа.

366. Способы доставки определяются исполнителем исходя из срочности документа, наличия в запросе просьбы о направлении в электронном виде или по факсу. В случае необходимости оперативной доставки документа приоритет отдается направлению документа по электронной почте или по МЭДО.

При необходимости самостоятельной отправки документа исполнителем в реестре рассылки делается соответствующая отметка.

Отправка документов может осуществляться в электронном виде кроме случаев, когда представление документа на бумажном носителе требуется в силу федерального законодательства.

Письма за подписью Главы Республики Алтай отправляются преимущественно фельдъегерской службой, а также почтой.

Отправка документа оперативными или дополнительными способами осуществляется канцелярией, при наличии оснований, предусмотренных федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай. В противном случае такая отправка осуществляется исполнителем самостоятельно.

367. Работники канцелярии вправе потребовать от исполнителя доработки или корректировки реестра рассылки в случае его несоответствия форме и правилам отправления документов, недостаточности сведений, содержащихся в реестре рассылки.

368. Подготовленные к отправке служебные документы на бумажном носителе, направляемые в исполнительные органы, подразделения, иные государственные органы и организации учитываются в журналах передачи корреспонденции под роспись.

369. При отправке документа почтой канцелярией осуществляется сортировка и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание и передача на отправку в почтовое отделение связи.

370. Заказная корреспонденция передаётся канцелярией на почту по реестру, простая корреспонденция регистрируется в журнале передачи корреспонденции.

На заказную корреспонденцию почтовым отделением связи выдаются квитанции о получении корреспонденции, которые передаются исполнителю, а копии хранятся в канцелярии.

371. Исполнитель, получающий подлинник документа для самостоятельной отправки (передачи адресату), расписывается в получении в журнале передачи корреспонденции, а в регистрационной карточке делается отметка о его отправке исполнителем.

372. Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.

373. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

374. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

375. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

36. Приём, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

376. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приёма текстов документов и служебных материалов.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Правительства, установлен в канцелярии.

Средства факсимильной связи установлены в приёмной Главы Республики Алтай, подразделениях.

377. Факсограммами, как правило, передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения, требующие оперативного доведения информации до адресата.

Объём документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должен превышать 5 листов.

После отправки документа по факсу осуществляется его досылка адресату на бумажном носителе. Отчет об отправке по факсу прикладывается к реестру рассылки.

Контроль за использованием факсимильной техники возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

Документ, передаваемый по факсимильной связи, печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.

378. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу.

379. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации соответствующего вида документа.

Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью (по мере необходимости).

Факсограммы, адресованные Главе Республики Алтай, Первым заместителям, заместителям Председателя Правительства, руководителю Аппарата, регистрируются в общем порядке вместе с остальными документами в канцелярии. Поступившему подлиннику письма, ранее переданного по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и он передаётся адресату с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу".

380. Факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы на иностранных языках, адресованные Главе Республики Алтай, Правительству, Аппарату, направляются для организации перевода поручением руководителя Аппарата, а затем регистрируются в канцелярии и передаются адресатам.

381. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется разработчиком документа и руководителем соответствующего подразделения.

Факсограммы, поступившие до 18.00 часов, передаются адресату в тот же день, факсограммы, поступившие после 18.00 часов, - на следующий рабочий день, срочные - незамедлительно.

382. Персональная ответственность за правильность передачи (приёма) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на разработчика документа и руководителя соответствующего подразделения - составителя документа.

37. Приём, обработка и передача документов по электронной почте

383. В Правительстве приём электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса Правительства осуществляются канцелярией в течение рабочего дня.

384. С официального адреса электронной почты Правительства служебные письма направляются за подписью должностных лиц Правительства.

385. Ответственные за работу с электронной почтой работники канцелярии обеспечивают ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

386. Ответственность за подготовку документов к передаче по электронной почте и их содержание несёт разработчик указанных документов, за передачу - работник канцелярии.

387. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

388. Разработчик документа оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа работнику канцелярии.

389. Разработчик документа представляет электронный адрес и список рассылки.

390. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющих исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом Правительства.

391. Электронная копия документа в течение 14 рабочих дней, следующих со дня передачи электронной копии адресату, хранится на жёстком диске компьютера в канцелярии.

392. При получении документа в виде электронного сообщения на официальный адрес электронной почты Правительства работник канцелярии:

осуществляет предварительное рассмотрение полученного документа и, исходя из оценки его содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе в канцелярии, либо передаёт указанный документ должностному лицу Правительства для рассмотрения, либо пересылает его по электронной почте адресату;

передаёт отправителю уведомление о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

38. Порядок выполнения копировально-множительных работ

393. Централизованное выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, производится в копировально-множительном бюро управления делами (далее - копировально-множительное бюро), а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является оформление заказа по установленной форме согласно приложению N 53 к настоящей Инструкции. Заказы хранятся в течение текущего года.

394. Изготовление небольших по объёму тиражей служебных документов (до 10 страниц копий) могут осуществляться в подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

Документы на копирование принимаются копировально-множительным бюро до 17.00 часов.

395. В первоочередном порядке копируются документы, поступившие от Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, руководителя Аппарата, рассылочные экземпляры законов Республики Алтай, правовых актов Главы Республики Алтай, Правительства, материалы к заседаниям Правительства, материалы оперативных, рабочих совещаний, проводимых в Правительстве.

396. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется руководителем службы документационного обеспечения.

397. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны чётко и разборчиво и не превышать формат А3.

Документы и материалы загрязнённые, с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование не принимаются.

Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты и газетные вырезки.

В тиражировании документов может быть отказано в случаях несоответствия заказа требованиям настоящей Инструкции.

398. Изготовление официальных бланков Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата с воспроизведением герба Республики Алтай на копировально-множительных аппаратах не допускается.

Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись.

399. Заказы на выполнение копировальных работ учитываются в специальном журнале.

39. Порядок изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов с факсимильным воспроизведением подписи

400. Изготовление печатей, необходимых для обеспечения деятельности Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, производится управлением делами в соответствии с заявками руководителей подразделений. Заявки с эскизами печатей согласовываются с правовым подразделением и службой документационного обеспечения.

401. Печати после изготовления управлением делами передаются в службу защиты информации для учета.

402. Служба защиты информации осуществляет учет печатей в журнале учета печатей согласно приложению N 54 к настоящей Инструкции, листы которого должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью работника службы защиты информации, ответственного за учет печатей.

403. Печати выдаются службой защиты информации под расписку работникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

Работник подразделения, отвечающий за использование и сохранность печатей, несет персональную ответственность за их использование, а при оставлении должности обязан сдать их в службу защиты информации. Передача печатей другим работникам и третьим лицам запрещается. В случае служебной необходимости допускается использование печатей несколькими работниками одного подразделения с указанием этого в журнале учета печатей.

404. Гербовые печати Правительства хранятся в сейфах:

постоянного представительства Республики Алтай в городе Москве;

Управления финансов и экономики Аппарата;

кадровой службы.

Иные печати могут храниться в подразделениях в надежно запираемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

405. Печати используются в случаях, установленных федеральным законодательством, для удостоверения подлинности подписи должностного лица, удостоверения документов, их юридической силы, для удостоверения соответствия копий документов подлиннику или подтверждения фактов и действий.

406. Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении N 55 к настоящей Инструкции.

407. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимается руководителем Аппарата.

408. Простые печати и штампы используются подразделениями. Право подразделения иметь простые печати и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется в положении о подразделении.

409. Для проставления отметок о прохождении и исполнении входящих и исходящих документов применяются соответствующие штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", "Регистрационный штамп".

410. Простые печати ставятся на документах (или их копиях), приведённых в приложении N 56 к настоящей Инструкции.

411. При утере печати незамедлительно в письменном виде ставится в известность руководитель Аппарата.

412. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства и перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяется Главой Республики Алтай.

Порядок изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения факсимильного воспроизведения подписей Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства утверждается Главой Республики Алтай.

413. Замена печатей и (или) штампов производится управлением делами в соответствии с заявками руководителей подразделений, согласованными со службой документационного обеспечения.

414. В случае ликвидации подразделения или прекращения его деятельности в результате реорганизации, имеющиеся у него в наличии печати подлежат уничтожению.

415. Способ уничтожения определяется комиссией по уничтожению печатей, штампов, созданной руководителем Аппарата.

Уничтожение печатей и (или) штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы.

416. В составленном акте об уничтожении печатей и (или) штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии по уничтожению печатей, штампов, основание уничтожения печатей и (или) штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и (или) штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с журналом учета печатей и штампов.

Указанный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнале учета печатей и штампов.

417. Проверка наличия и контроль за правильностью использования печатей в подразделениях осуществляются службой защиты информации.

418. Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и оформляются протоколом. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта печатей и штампов.

40. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

419. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем подразделе.

420. Необходимость отнесения документа (проекта документа) к категории содержащего служебную информацию ограниченного распространения определяется руководителем подразделения, подготовившего проект документа, или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.

421. На документах (на их проектах) и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" (ДСП) и номер экземпляра. Указанный гриф проставляется на каждом экземпляре документа в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу и дополняется указанием номера экземпляра документа. Ограничительная надпись отметки печатается рекомендуемым шрифтом размером 14, например:

Для служебного пользования Экз. N 3

К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "ДСП".

422. В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, оформляется с указанием регистрационного номера приложения, номера экземпляра, количества листов и грифа ограничения доступа, например:

Приложение:

Справка о..., рег. N 37ДСП, экз. N 1, на 2 л., для служебного пользования

423. Прием, учет, контроль за исполнением, хранение и отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются на службу защиты информации.

424. Регистрация и хранение правовых актов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется службой документационного обеспечения. При регистрации правовых актов с грифом "Для служебного пользования" электронные образы правовых актов к регистрационной карточке не прикрепляются.

425. Документы с грифом "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в журналах учета согласно приложению N 57 или в карточках учета выдачи документов в соответствии с резолюциями на документах.

426. Передача таких документов и информации, содержащейся в них, другим работникам, не имеющим отношения к документу, или сторонним лицам запрещается.

427. Печатание и размножение документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляются с использованием средств вычислительной техники, соответствующих специальным требованиям и рекомендациям по технической защите конфиденциальной информации.

На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу от границы левого поля исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер рабочего телефона и дату печатания документа рекомендуемым шрифтом размером 12, например:

Отп. 3 экз.

Фамилия И.О.

(38822) 2-34-16

25.10.2021

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются на регистрацию работнику, осуществляющему их учет.

Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится только с письменного разрешения должностного лица, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Отметка исполнителя о размножении дополнительных экземпляров документа оформляется на обороте последнего листа копируемого документа с указанием своих фамилии, инициалов, номера рабочего телефона и даты копирования.

Не допускается снятие копий с документов ограниченного распространения без письменного разрешения должностного лица, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ.

428. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочно работником службы защиты информации под роспись в реестре либо в журнале, специально предназначенном для этих целей.

Запрещается передавать документы, имеющие гриф "Для служебного пользования", по незащищенным каналам связи (электронная почта, телеграфная и факсимильная связь).

При необходимости направления документов, имеющих гриф "Для служебного пользования", нескольким адресатам, исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер направляемого ему экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и утверждается руководителем подразделения, в котором подготовлен документ.

429. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования".

430. Не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется руководителем Аппарата, проводится проверка наличия документов, дел с грифом "Для служебного пользования". Результаты проверки оформляются актом.

431. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Аппарата, по его решению назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Аппарата.

432. На утраченные документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт об утрате документов, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем подразделения передаются на ведомственное хранение.

433. Снятие с документов грифа "Для служебного пользования" осуществляется должностным лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного доступа, путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.

О снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

41. Учёт объёма документооборота

434. Объём документооборота Правительства составляет количество документов, поступивших Главе Республики Алтай, в Правительство, Аппарат и созданных в подразделениях за определённый период времени. В объёме документооборота Правительства учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и не подлежащие регистрации).

435. Проведение работы по учету и анализу документооборота Правительства осуществляют службы, ответственные за регистрацию соответствующих групп документов.

436. Анализ объемов документооборота, структуры документооборота Правительства и содержания документов, поступающих Главе Республики Алтай, в Правительство, Аппарат и создаваемых в подразделениях, проводится в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

437. За единицу учёта количества документов принимается сам документ без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении.

438. Данные о количестве документов обобщаются и представляются руководителю Аппарата ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчётным кварталом (в виде справок, отчетов, сводок).

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

439. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

440. Контролю в Правительстве подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле ("Контроль"), требующей исполнения и отчета о проделанной работе.

441. Организацию контроля за исполнением документов (поручений) Главы Республики Алтай и Правительства осуществляют:

подразделение по контролю;

служба защиты информации;

служба документационного обеспечения;

помощники Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства;

секретари координационных и совещательных органов, созданных при Главе Республики Алтай и Правительстве;

делопроизводитель подразделения (далее также - службы, ответственные по контролю).

442. Подразделение по контролю организует контроль по срокам исполнения в отношении:

поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов государственной власти и данных по их исполнению указаний Главы Республики Алтай (лица, исполняющего его обязанности) в соответствии с Указом Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 28 апреля 2021 г. N 117-у "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов государственной власти и данных по их исполнению указаний Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (либо лица, исполняющего обязанности Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай), признании утратившим силу Указа Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 5 марта 2019 г. N 40-у и внесении изменения в Указ Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 10 января 2020 г. N 5-у";

поручений Главы Республики Алтай в соответствии с Указом Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 24 марта 2011 г. N 72-у "Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением поручений Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и признании утратившими силу некоторых указов Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай";

обращений граждан Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ).

443. Служба защиты информации организует контроль по срокам исполнения в отношении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

444. Служба документационного обеспечения организует контроль по срокам исполнения в отношении:

поручений, содержащихся в резолюциях к входящим документам, поступающим в адрес Главы Республики Алтай и направленным на исполнение руководителям исполнительных органов, иным должностным лицам, организациям;

поручений, содержащихся в резолюциях к входящим документам, поступающим в адрес Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства и направленным на исполнение руководителям исполнительных органов, иным должностным лицам, организациям;

правовых актов Главы Республики Алтай и Правительства, содержащих в тексте отметку о постановке на контроль, фамилию и должность должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением правового акта, а также содержащих пункты с конкретными сроками исполнения и резолюций с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать";

поручений Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства.

445. Помощники Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства организуют контроль по срокам исполнения в отношении:

поручений, содержащихся в резолюциях к входящим документам, данных Главой Республики Алтай, Первым заместителям, заместителям Председателя Правительства;

поручений Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, данных руководителям исполнительных органов, иным организациям.

446. Секретари координационных и совещательных органов, созданных при Главе Республики Алтай, Правительстве, организуют контроль по срокам исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний) координационных и совещательных органов, созданных при Главе Республики Алтай, Правительстве.

447. Делопроизводитель подразделения организует контроль за исполнением и прохождением документов, поступающих в подразделение с резолюциями Главы Республики Алтай, руководителя Аппарата, руководителя подразделения.

448. Контроль за исполнением документа (поручения) включает в себя:

постановку документа (поручения) на контроль в СЭД;

проверку своевременности доведения документа (поручения) до исполнителей;

предварительный контроль (в случае необходимости);

перенос контрольной даты исполнения документа (поручения) в СЭД (при наличии оснований);

рассмотрение ответа об исполнении документа (поручения) (далее ответ об исполнении);

анализ хода и результатов исполнения документа (поручения);

проставление в СЭД отметки о рассмотрении ответа об исполнении, об исполнении (продлении) документа (поручения);

снятие документа (поручения) с контроля в СЭД;

направление исполненного документа (поручения) в дело;

информирование должностных лиц о ходе исполнения документа (поручения).

449. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются Главой Республики Алтай, Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства, исходя из сроков, установленных федеральным законодательством, законодательством Республики Алтай.

450. Постановка документа (поручения) на контроль в СЭД осуществляется путем внесения специалистом службы, ответственной по контролю, в СЭД контрольных резолюций на исполнителей, определения контрольной даты исполнения документа (поручения), заполнения поля регистрационной карточки "плановая дата исполнения" и проставления отметки о контроле на документе (поручении) на бумажном носителе.

Постановка документа (поручения) на контроль осуществляется исходя из содержания документа (поручения) и резолюции к нему.

451. Контролю подлежат документы (поручения), в которых установлен конкретный срок исполнения, а также документы (поручения), требующие исполнения и представления отчета о проделанной работе.

Контрольная дата исполнения документа (поручения) - дата, к которой документ (поручение) должен быть исполнен.

452. На документе (поручении) (на бумажном носителе) при помощи штампов "Контроль", "Особый контроль" специалистом службы, ответственной за контроль, проставляется отметка о контроле, которая также содержит контрольную дату исполнения документа (поручения).

453. Приостановить исполнение документа (поручения), а также отменить его может только должностное лицо, подписавшее документ (поручение).

454. Проверка своевременности доведения документа (поручения) до исполнителей осуществляется в целях своевременного исполнения документа (поручения), поставленного на контроль, специалистом службы, ответственной за контроль (при необходимости).

455. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

456. Предварительный контроль и направление напоминаний осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет - не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца - за 5 дней до истечения срока исполнения документа (поручения).

457. Напоминание исполнителю о приближении сроков исполнения документа (поручения) может осуществляться:

в автоматическом режиме через СЭД;

по телефону;

в письменном виде.

458. Напоминание исполнителю, а также информация об исполнении документа (поручения), полученная от исполнителя, фиксируется в СЭД.

459. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя должностного лица, подписавшего документ (поручение), служебную записку о продлении срока с указанием причин продления и предполагаемой даты исполнения документа (поручения).

Служебная записка о продлении срока исполнения документа (поручения) должна быть направлена соответствующему должностному лицу не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязательно информирует специалиста службы, ответственной за контроль.

Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием специалиста службы, ответственной за контроль, которым в регистрационной карточке ставится отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

460. Исполнение документа (поручения) включает в себя:

исполнение документа (поручения) по существу;

продление срока исполнения документа (поручения) при наличии необходимых оснований;

подготовка проекта ответа об исполнении;

согласование проекта ответа об исполнении с Первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей;

представление проекта ответа об исполнении на подпись должностному лицу;

сканирование, проставление отчета в СЭД о представлении ответа об исполнении;

направление ответа об исполнении заявителю.

461. Ответственными исполнителями правовых актов Главы Республики Алтай и Правительства являются исполнительные органы, подразделения, указанные в правовых актах Главы Республики Алтай и Правительства.

462. К контрольной дате исполнения правовых актов Главы Республики Алтай и Правительства ответственным исполнителем в адрес Главы Республики Алтай, Первого заместителя, заместителя Председателя Правительства готовится ответ об исполнении с приложением копии правового акта.

Ответ об исполнении должен содержать конкретные результаты работы и предложения о дальнейшем ходе исполнения правового акта Главы Республики Алтай и Правительства (снять с контроля либо продлить исполнение поручения).

463. Если поручение дано нескольким исполнителям, то доклад представляется головным исполнителем поручения. Соисполнители документа (поручения) представляют головному исполнителю ответы по исполнению, подписанные соответствующим руководителем (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа (поручения).

464. Специалист службы, ответственной за контроль, перед передачей документа (поручения), ответа об исполнении на рассмотрение Главе Республики Алтай, Первому заместителю, заместителю Председателя Правительства проводит анализ хода и результатов исполнения документа (поручения) и в случае выявления недостатков возвращает документ (поручение) исполнителю для доработки с отражением необходимой информации в СЭД. При этом документ (поручение) признается неисполненным и остается на контроле, обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

465. Ответы об исполнении подлежат рассмотрению Главой Республики Алтай, Первым заместителем, заместителем Председателя Правительства, поставившим документ (поручение) на контроль, или уполномоченными ими должностными лицами.

466. Решение о снятии с контроля документа (поручения), а также о продлении сроков исполнения документа (поручения), направлении ответа об исполнении на согласование или дополнительное рассмотрение другим исполнителем принимается Главой Республики Алтай, Первым заместителем, заместителем Председателя Правительства, поставившим документ (поручение) на контроль.

467. Документ (поручение) считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, подписания ответа об исполнении и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

468. Если не требуется подготовка ответа об исполнении, отметка об исполнении делается на самом документе (поручении) и в СЭД.

469. После исполнения документ (поручение) снимается с контроля, при этом на документе (поручении) и в СЭД специалистом службы, ответственной за контроль, делается отметка о снятии с контроля, содержащая резолюцию "В дело", подпись (инициалы и фамилию) должностного лица, принявшего решение о снятии документа (поручения) с контроля, и дату принятия решения о снятии с контроля, например:

В дело.

подпись

09.08.2019

470. Документы, находящиеся на контроле, формируются в текущем делопроизводстве в отдельные контрольные папки, которые хранятся у исполнителей.

471. Подразделение по контролю, служба документационного обеспечения периодически формируют сводные данные о ходе исполнения документов (поручений) в отношении поручений Главы Республики Алтай, Правительства.

472. Поручения Главы Республики Алтай оформляются на бланках установленной формы согласно приложению N 58 к настоящей Инструкции.

473. Поручения Главы Республики Алтай, данные на рабочих, оперативных совещаниях, могут быть оформлены в виде перечня поручений.

Образец оформления перечня поручений приведен в приложении N 59 к настоящей Инструкции.

В поручении (перечне поручений) указываются:

исполнитель (исполнители), содержание поручения, сроки его выполнения;

пометки срочности исполнения, сроки и вид промежуточного контроля;

если в поручении предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или против его фамилии пишется слово "свод".

474. Подготовка и оформление проектов поручений Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства осуществляется руководителями исполнительных органов, помощниками Первых заместителей и заместителей Председателя Правительства.

475. Поручения Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства оформляются на простой бумаге формата А4.

476. В поручении указываются:

исполнитель (исполнители), содержание поручения, сроки его выполнения;

пометки срочности исполнения, сроки и вид промежуточного контроля;

если в поручении предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или против его фамилии пишется слово "свод".

VII. Организация работы исполнителя с документами

42. Общие требования к организации работы исполнителя с документом

477. Организация работы по исполнению документов в исполнительных органах, подразделениях (далее - подразделение-исполнитель) осуществляется на основании резолюций Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, руководителя Аппарата.

478. Документ с резолюцией Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, руководителя Аппарата направляется в подразделение-исполнитель в день составления указанной резолюции или в течение рабочего дня, следующего за днем составления указанной резолюции.

479. Документ с резолюцией Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, поступивший в подразделение-исполнитель, рассматривается его руководителем в день его поступления или в течение рабочего дня, следующего за днем поступления указанного документа.

480. Если документ, поступивший на исполнение, не имеет отношения к компетенции подразделения-исполнителя, руководитель подразделения-исполнителя в день рассмотрения документа подготавливает на имя Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, давших поручение, докладную записку о переадресации документа другому подразделению-исполнителю. Документ и докладная записка о переадресации документа возвращаются в канцелярию.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в регистрационную карту в СЭД "Дело".

При увольнении или переходе на другой участок работы работник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или, по его указанию, вновь назначенному работнику (в случае необходимости - по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

481. Переадресация документа другому подразделению-исполнителю осуществляется должностным лицом, составившим резолюцию. При этом оформление переадресации, как на подлинниках документов, так и в СЭД, осуществляется работником канцелярии.

482. Исполнение подразделением-исполнителем документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, - повторное согласование проекта документа;

представление проекта документа на подпись;

подготовку реестра рассылки документа, если документ подлежит рассылке;

подготовку документа к отправке адресату;

направление копии документа в канцелярию.

483. При направлении документа нескольким подразделениям-исполнителям, ответственным за подготовку проекта документа является подразделение-исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенное в резолюции словом "свод" (далее - основной исполнитель).

484. Основной исполнитель имеет право давать поручения остальным подразделениям-исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все подразделения-исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и обязаны представлять основному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справок). Подразделение-исполнитель не имеет права представлять проекты документов Главе Республики Алтай, Первому заместителю, заместителю Председателя Правительства, давшему поручение, минуя основного исполнителя.

485. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный подразделением-исполнителем (основным исполнителем).

486. Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, подразделение-исполнитель (основной исполнитель) согласовывает с заинтересованными лицами.

Подразделение-исполнитель (основной исполнитель), получивший замечания в ходе согласования проекта документа, проводит доработку проекта документа и повторно согласовывает (визирует) с заинтересованными лицами.

487. Документы за подписью Главы Республики Алтай, предназначенные для отправки, оформляются на бланке письма Главы Республики Алтай. Документы за подписью Первого заместителя, заместителя Председателя Правительства, предназначенные для отправки, оформляются на бланке письма Правительства.

488. В случае отправки документов, не имеющих адресата, подразделение-исполнитель (основной исполнитель) составляет сопроводительное письмо.

Подписанный документ подразделение-исполнитель (основной исполнитель) в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией, передает для регистрации и отправки и/или включения в дело.

Подразделение-исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

43. Организация работы с обращениями граждан Российской Федерации

489. В работе с обращениями граждан Российской Федерации Правительство, Аппарат руководствуются Федеральным законом N 59-ФЗ.

490. Регистрация обращений граждан Российской Федерации осуществляется подразделением по контролю с использованием СЭД.

491. Обращения граждан Российской Федерации, не относящиеся к компетенции Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, в соответствии с резолюцией Главы Республики Алтай, Первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, руководителя Аппарата в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина Российской Федерации, направившего обращение, о переадресации обращения.

492. Обращения граждан Российской Федерации рассматриваются в сроки, установленные Федеральным законом N 59-ФЗ.

493. Работник подразделения по контролю, ответственный за работу с обращениями граждан Российской Федерации, осуществляет ежедневный контроль за соблюдением сроков рассмотрения поступающих обращений граждан Российской Федерации и не реже одного раза в квартал представляет руководителю Аппарата аналитическую информацию о рассмотрении обращений граждан Российской Федерации.

44. Организация работы с запросами и обращениями сенаторов Российской Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных (представительных) органов

494. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Республики Алтай, депутатов представительных органов местного самоуправления (далее - депутатские обращения) осуществляются в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Алтай.

495. Прием, обработка и направление депутатских обращений осуществляется службой документационного обеспечения в соответствии с установленным порядком работы с входящей корреспонденцией.

45. Организация работы с проектами федеральных законов

496. Поступившие в канцелярию проекты федеральных законов регистрируются и передаются Главе Республики Алтай для подготовки резолюций.

497. Проект федерального закона в соответствии с резолюцией Главы Республики Алтай направляется исполнительному органу, иному государственному органу и правовому подразделению для подготовки отзыва на проект федерального закона.

498. Исполнительный орган, иной государственный орган и правовое подразделение подготавливают в срок, установленный федеральным законодательством, официальный отзыв на проект федерального закона и представляют его на подпись Главе Республики Алтай (лица, исполняющего его обязанности).

VIII. Формирование документального фонда Правительства

46. Составление номенклатуры дел

499. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

500. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

501. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в ходе деятельности Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, включая документы, поступающие из других организаций.

502. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, Законом N 2-4, Законом Республики Алтай от 20 октября 2014 г. N 56-РЗ "О структуре Правительства Республики Алтай", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила организации архивных документов), Примерной инструкцией, Правилами делопроизводства, Регламентом Правительства, Положением об Аппарате, положениями о структурных подразделениях Аппарата, штатным расписанием Аппарата, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, структурой Аппарата.

503. В номенклатуру дел включаются документы, отражающие деятельность Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата, подразделений, координационных и совещательных органов, созданных Главой Республики Алтай, Правительством, в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

504. Сводная номенклатура дел Аппарата (далее сводная номенклатура) составляется службой документационного обеспечения согласно приложению N 60 к настоящей Инструкции на основании номенклатур дел подразделений, представляемых не позднее 1 ноября каждого года в службу документационного обеспечения.

Сводная номенклатура составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

В номенклатуре дел подразделения, в соответствии со структурой подразделения, отражаются все документируемые участки работы с учетом их выбытия и появления новых по сравнению с номенклатурой дел подразделения за предыдущий год.

Ответственность за составление номенклатуры дел подразделения возлагается на руководителя подразделения.

505. Сводная номенклатура:

подписывается начальником службы документационного обеспечения;

согласовывается с экспертной комиссией Аппарата;

согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай (далее - ЭПК Комитета, Комитет по архивам) один раз в 5 лет.

Сводная номенклатура, согласованная с ЭПК Комитета, в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем Аппарата и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

506. Сводная номенклатура составляется в 3 экземплярах:

первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел службы документационного обеспечения;

второй экземпляр - используется службой документационного обеспечения в качестве рабочего экземпляра;

третий экземпляр - передается в Казенное учреждение Республики Алтай "Государственный архив Республики Алтай" в качестве учетного документа, источником комплектования которого является Правительство.

507. После утверждения сводной номенклатуры подразделения получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

508. В сводной номенклатуре разделы расположены в соответствии с утверждённой структурой и штатным расписанием Аппарата. Наименования разделов сводной номенклатуры являются наименованиями подразделений.

509. Номенклатура дел подразделения составляется в соответствии с приложением N 61 к настоящей Инструкции в каждом подразделении делопроизводителем подразделения, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу документационного обеспечения.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в течение месяца, следующего со дня создания или реорганизации подразделения, разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу документационного обеспечения.

510. В случае изменения функций, штатного расписания, структуры Аппарата составляется новая сводная номенклатура, которая согласовывается с ЭПК Комитета и утверждается руководителем Аппарата в срок не позднее двух месяцев с момента внесения изменений в структуру Аппарата.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел подразделения, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел подразделения. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел подразделения, вместе с итоговыми записями о категории и количестве заведенных дел в течение года передаются в службу документационного обеспечения.

Служба документационного обеспечения на основе полученных из подразделения данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел подразделения, готовит дополнение к сводной номенклатуре, в котором последовательно, в соответствии с разделами номенклатуры дел подразделения, указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел подразделения.

Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре подписывается руководителем службы документационного обеспечения и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Правительстве, в течение года приобщается к утвержденному экземпляру сводной номенклатуры.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в службе документационного обеспечения до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи на ведомственное хранение.

511. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел подразделения и сводную номенклатуру, индексируются.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включённого в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-05, где:

01 - код подразделения;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел подразделения.

В сводной номенклатуре рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

Дела по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел подразделения следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел подразделения одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности подразделения образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел подразделения, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел подразделения. В каждом разделе номенклатуры дел подразделения для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

512. В графу 2 "Заголовок дела" сводной номенклатуры включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал) или разновидность документов, включенных в дело (протоколы, распоряжения);

б) наименование организации, подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (организации);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

513. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчётные документы, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку. В конце раздела - регистрационные и учетные журналы, контрольные карточки или другие учётные документы.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел подразделения по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия трех-четырех видов документов, наиболее представленных в деле:

"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)";

"Документы (справки, аналитические записки) по выполнению указов, распоряжений, поручений Главы Республики Алтай".

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

"Документы к протоколам заседаний научно-технического совета";

"Протоколы рабочих совещаний при Главе Республики Алтай, Правительства и документы к ним".

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

"Протоколы заседаний Правительства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

"Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

"Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

"Переписка с Министерством здравоохранения Республики Алтай по вопросам предоставления медицинских услуг".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

"Переписка с главами муниципальных районов в Республике Алтай по вопросам повышения квалификации и переподготовки кадров органов местного самоуправления";

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

"Переписка с Постоянным представительством Республики Алтай в городе Москве об участии в совещаниях".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

"Отчеты подразделений за 2019 год";

"Отчет о численности, составе и движении кадров за 2019 год".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются наименование вида документа и составителя документа, например: "Постановления Правительства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

514. Графа 3 "Количество дел" сводной номенклатуры заполняется по окончанию календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел подразделения последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Т. 1.

11.01.2017- 30.06.2017

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

515. В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

516. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел "Заведено", о переходящих делах (например: "Переходящие с 2018 года"), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, в графе "Примечание" проставляется отметка, что дело ведется "В электронном виде" с указанием наименования информационной системы: "Электронные документы. СЭД "Канцелярия", "Служебные записки".

517. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел подразделения вносится итоговая запись о количестве заведённых дел согласно приложению N 62 к настоящей Инструкции с учетом количества томов, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры сведения вносятся на основании данных, переданных из подразделений.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Аппарата, передаются на ведомственное хранение, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

518. Дела со дня их заведения до передачи на ведомственное хранение или до выделения их к уничтожению по истечению срока хранения хранятся по месту их формирования.

47. Формирование дел

519. Законченные делопроизводством документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

520. Дела формируются в подразделениях. Ответственность за формирование дел в подразделении несут руководитель и делопроизводитель подразделения.

521. При формировании дел на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел подразделения;

приложения включаются в дело вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

по объёму дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома;

при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с указанием номера тома: "Том 1", "Том 2";

документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании;

законы Республики Алтай, правовые акты Главы Республики Алтай, Правительства группируются в дела по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

документы (пояснительные записки, заключения правового подразделения, справки о проведении антикоррупционной экспертизы, финансово-экономические обоснования, перечни актов, листы рассылки) включаются в отдельное дело;

протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам;

документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов;

документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу и правовых актов по административно-хозяйственной деятельности (к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций);

правовые акты по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

утверждённые планы, отчёты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана;

документы информационного характера (справки, отчеты) по исполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот правовой акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год;

поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов;

поручения Главы Республики Алтай и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов;

переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

522. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены, в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

523. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел подразделения электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

524. При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение, на обложке дела указывается новое наименование подразделения, дата распорядительного документа о его переименовании. Прежнее наименование подразделения заключается в скобки.

525. Методическая помощь по формированию дел осуществляется службой документационного обеспечения.

48. Организация оперативного хранения документов

526. Оперативное хранение документов и дел, образующихся в деятельности Главы Республики Алтай и Правительства, до передачи их на ведомственное хранение или уничтожение осуществляется в подразделениях.

527. Дела размещаются в рабочих кабинетах или специально отведённых для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

528. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел подразделения.

На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Номенклатура дел подразделения или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

529. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел, организации доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

530. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится делопроизводителем подразделения при:

передаче документов в архив Аппарата на ведомственное хранение;

при перемещении дел;

при смене руководителя подразделения;

при реорганизации и ликвидации подразделения.

Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел подразделения с описанием дел на обложке, а физическое состояние документов и дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния документов и дел.

531. В случае выявления отсутствия документов, дел, числящихся по номенклатуре дел подразделения, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в службу документационного обеспечения.

532. Факт утраты документа, дела фиксируется в акте, составляемом службой документационного обеспечения и руководителем подразделения в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в службе документационного обеспечения и подразделении, один экземпляр акта представляется в архив Аппарата при передаче дел подразделения на ведомственное хранение.

49. Экспертиза ценности документов. Работа экспертной комиссии

533. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение и проводится на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

при составлении номенклатуры дел;

при подготовке дел к передаче в архив Аппарата на ведомственное хранение;

в архиве Аппарата.

534. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов правовым актом Аппарата создается центральная экспертная комиссия Аппарата (далее - ЦЭК). Организация работы ЦЭК определяется положением о ней, которое согласовывается с экспертной комиссией Комитета, а затем утверждается правовым актом Аппарата.

Основными функциями ЦЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЦЭК организации и под методическим руководством службы документационного обеспечения.

535. Организация и проведение экспертизы ценности осуществляются делопроизводителем подразделения ежегодно, совместно с ЦЭК и под методическим руководством службы документационного обеспечения.

536. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Аппарата осуществляется:

отбор документов постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Аппарата;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

537. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения. Отбор документов в дела постоянного хранения и по личному составу проводится на основании соответствующих типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, конверты, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

538. Дела с отметкой "ЭПК", обозначающей, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "Постоянно" (далее - дела с отметкой "ЭПК"), подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

539. Одновременно проводится проверка качества и полноты номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

540. По результатам экспертизы ценности документов в Аппарате проводится оформление дел, и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

50. Оформление дел

541. В конце календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела подлежат оформлению к передаче на ведомственное хранение. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях Аппарата по месту формирования документов в дела.

542. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.

543. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела (при необходимости);

подшивку и переплёт дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования подразделения, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

544. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел Аппарата заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

51. Оформление обложек дел

545. Обложка дела постоянного хранения оформляется по форме в соответствии с приложением N 63 к настоящей Инструкции.

На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование Аппарата;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения указывается полное наименование государственного архива.

546. При оформлении обложки дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) указываются:

наименование Аппарата указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой Аппарата (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел Аппарата;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел Аппарата (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования Аппарата или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование Аппарата (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

547. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

548. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

549. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку или переплетаются.

52. Нумерация листов дела

550. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело на бумажном носителе, все его листы, в том числе резолюции на отдельных бланках, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами. Листы нумеруются простым графитным карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. В случае несовпадения нумерации документы нумеруются в общем порядке, а существующие номера листов зачеркиваются простым карандашом.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение постранично в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

551. В случае обнаружения большого числа ошибок (больше 10) в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

552. При наличии небольшого числа ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных либо пропущенных номеров листов.

53. Лист-заверитель дела

553. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела по форме, установленной в соответствии с приложением N 64 к настоящей Инструкции, который оформляется в деле на отдельном листе. В листе-заверителе указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), наименование должности, и подпись его составителя с расшифровкой подписи, дата составления. Оговариваются особенности нумерации документов дела:

литерные и пропущенные номера листов;

номера листов с наклеенными фотографиями;

номера крупноформатных листов;

номера листов - конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

554. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

54. Внутренняя опись дела

555. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

556. Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела, составляется на отдельном листе по форме в соответствии с приложением N 65 к настоящей Инструкции.

557. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

55. Составление и оформление описей дел

558. Для обеспечения комплектования архива Аппарата на все завершённые в делопроизводстве дела составляются описи дел.

Описи дел составляются ежегодно в подразделениях под методическим руководством службы документационного обеспечения.

Описи дел составляются отдельно:

на дела постоянного хранения согласно приложению N 66 к настоящей Инструкции;

на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения согласно приложению N 67 к настоящей Инструкции;

на дела по личному составу согласно приложению N 68 к настоящей Инструкции;

на дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) согласно приложению N 69 к настоящей Инструкции в случае передачи в архив Аппарата;

электронные дела согласно приложению N 70 к настоящей Инструкции.

559. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

560. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний";

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

561. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел подразделения.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

562. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию со службой документационного обеспечения.

563. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в Мб;

примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

564. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЦЭК структурного подразделения (при ее наличии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

565. Описи дел структурного подразделения Аппарата составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив Аппарата, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив Аппарата также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

566. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Аппарата, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

56. Ведомственное хранение дел и документов в архиве Аппарата

Документы структурных подразделений передаются на ведомственное хранение в архив Аппарата по описям дел структурных подразделений.

Описи дел могут быть сформированы в СЭД.

567. Дела структурных подразделений представляются в архив Аппарата не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

568. Дела передаются на хранение в архив Аппарата в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем Аппарата или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями структурных подразделений.

569. Уполномоченный работник архива Аппарата проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.

570. Прием каждого дела в архив Аппарата производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями работника архива Аппарата и работника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

571. Передача электронных документов в архив Аппарата производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

572. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в архиве Аппарата составляются сводные описи дел и научно-справочный аппарат к ним.

Сводные описи дел оформляются в соответствии с Правилами упорядочения документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных организациях Республики Алтай, утвержденными приказом Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай от 22 января 2021 г. N 3.

Сводные описи дел состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив Аппарата описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой Аппарата на этот год.

Сводные описи дел составляются не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

573. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 71 к настоящей Инструкции, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу за этот же период.

574. Отбор документов к уничтожению проводится на основании действующих на момент отбора документов на уничтожение типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра.

575. На дела с истекшими сроками хранения в подразделениях составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов подразделения, не подлежащих хранению (по форме согласно приложению N 80). Предложения к акту подписываются руководителем подразделения и делопроизводителем подразделения.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Приложение N 80 отсутствует

На основе предложений структурных подразделений служба документационного обеспечения составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всего Аппарата по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

576. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

577. Дела с меткой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

578. Сводные описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК.

Сводные описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат согласованию с экспертной комиссией Комитета.

Согласованные описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Аппарата.

579. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

580. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Документы уничтожаются централизованно по Аппарату.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел подразделения проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста службы документационного обеспечения и датой. Например:

"Уничтожено. См. акт N ________ от __________. Подпись, инициалы, фамилия".

581. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

582. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

57. Передача документов в государственный архив Республики Алтай

583. В государственный архив Республики Алтай (далее - госархив) передаются дела с документами постоянного хранения, документами временного (свыше 10 лет) хранения. Передача в госархив дел с документами постоянного, документами временного (свыше 10 лет) хранения производится по сводным описям дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке по истечении сроков их временного хранения в Аппарате.

584. Передача дел в госархив осуществляется по графику, составленному службой документационного обеспечения, согласованному с госархивом и утверждённому руководителем Аппарата.

585. Передача дел проводится поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

586. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым принимающей стороной в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в Аппарате. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной Аппаратом.

Аппарат принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их заверенными копиями.

IX. Организация доступа к документам и их использование

587. Выдача дел, документов, находящихся на хранении в службе документационного обеспечения, подразделениях, работникам подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем подразделения (далее - запрос), запрашивающего дело (документ), и с разрешения руководителя подразделения, документы которого запрашиваются.

588. Дела, находящиеся на оперативном хранении в службе документационного обеспечения, могут выдаваться во временное пользование работникам подразделений на срок не более 1 месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Аппарата или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

589. В запросе излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа работник службы документационного обеспечения или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.

590. Работник подразделения обязан обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями федерального законодательства. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других государственных органов или организаций.

Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

591. В течение срока хранения документов и дел в Аппарате их использование осуществляется в соответствии с федеральным законодательством.

592. Основными формами использования документов архива Аппарата являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

593. Подразделениями выдаются справки, копии и выписки по документам, образующимися в деятельности Главы Республики Алтай и Правительства на основании хранящихся документов на текущий момент. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного обращения (запроса) государственного органа, органа местного самоуправления, организации или гражданина.

594. Для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа на копиях (выписках) проставляется реквизит "отметка о заверении копии". Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно" ("Копия верна", "Выписка верна"), наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно
Начальник канцелярии		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Если копия (выписка) выдается для представления в другую организацию, при необходимости отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (выписка) и заверяется печатью.

Например:

"Подлинник документа находится в (наименование подразделения) в деле N... за... год".

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Заверение правовых актов и протоколов может производиться при помощи предназначенной для этой цели печати без оформления отметки о заверении копии.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, место скрепления заверяется печатью, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Например:

Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 3 (три) листа.

Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист многостраничной копии документа.

595. Выписка из документа может оформляться на бланке письма.

В выписке название документа, его регистрационный номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все поставленные в запросе вопросы. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом и при необходимости заверяется печатью.

596. Справка составляется на бланке письма Правительства, Аппарата с обозначением названия вида документа "Справка". В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах Правительства, Аппарата. Справка подписывается уполномоченным должностным лицом и при необходимости заверяется печатью.

X. Особенности работы с электронными документами

597. Порядок работы с электронными документами предусматривает создание, получение, обработку, хранение и использование электронных документов в условиях применения МЭДО, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

598. Прием электронных документов из других государственных органов и организаций и отправка электронных документов осуществляются службой документационного обеспечения.

599. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Аппарата. Документы, создаваемые в государственных органах и поступающие в Аппарат на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документов в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы документационного обеспечения, выполняющего данную процедуру.

600. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в системе электронного документооборота в Аппарате.

601. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Аппарата реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационной карточки поступившего документа в электронной форме.

602. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ создается без предварительного документирования на бумажном носителе, должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

603. Для подтверждения подлинности электронных документов в Аппарате используются электронные цифровые подписи.

604. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в соответствии с федеральным законодательством.

605. При получении электронных документов от других государственных органов или организаций служба документационного обеспечения осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

606. В соответствии с Правилами делопроизводства при включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении вносятся следующие сведения о документе:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование текста;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

607. В систему электронного документооборота Аппарата могут быть включены дополнительные сведения о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другое.

608. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Аппарата. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

609. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом N 59-ФЗ, заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

610. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой. При составлении номенклатуры дел подразделения в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

611. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажном носителе.

Подготовка электронных документов к передаче в архив Аппарата осуществляется службой документационного обеспечения совместно со специалистом, обеспечивающим функционирование информационной системы.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация электронного документа в формат архивного документа;

формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Аппарата не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив Аппарата.

Электронные документы передаются в архив Аппарата по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

612. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Аппарата, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются в соответствии с Правилами делопроизводства с учетом функционирующих в Аппарате программно-технических средств.

613. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Аппарата, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Согласовано		Согласовано
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от 20 декабря 2021 года N 6		Протокол экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай от 21 декабря 2021 г. N 8

Содержание

I.	Общие положения	2
II.	Документирование управленческой деятельности	6
	1. Бланки документов	6
	2. Особенности использования бланков писем и оформления реквизита "Подпись" при подготовке исходящих писем за подписью Главы Республики Алтай, должностных лиц Правительства и руководителя Аппарата	9
	3. Общие требования к оформлению документов	11
	4. Оформление реквизитов документов	13
III.	Подготовка и оформление отдельных видов документов	39
	5. Законы Республики Алтай	39
	6. Указы Главы Республики Алтай	40
	7. Распоряжения Главы Республики Алтай	42
	8. Постановления Правительства	43
	9. Распоряжения Правительства	44
	10. Приказы Аппарата	46
	11. Правовые акты по кадровым вопросам	48
	12. Оформление внесения изменений в правовые акты Главы Республики Алтай, Правительства, Аппарата	48
	13. Протокол, общие требования к оформлению протокола	49
	14. Выписки из протокола заседания Правительства, общие требования к оформлению	53
	15. Деловое (служебное письмо)	54
	16. Особенности подготовки и оформления писем при переписке с зарубежными адресатами	57
	17. Акт	61
	18. Докладная записка	63
	19. Служебная записка	64
	20. Справка	64
	21. Доверенность	65
	22. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений)	66
	23. Оформление служебных телеграмм, телефонограмм	67
	24. Общие требования к подготовке и оформлению документов за подписью Главы Республики Алтай и Правительства	70
	25. Порядок внесения проектов правовых актов Главы Республики Алтай и Правительства	71
	26. Подготовка материалов к заседаниям Правительства	76
	27. Проведение совещаний под председательством Главы Республики Алтай, Первого заместителя, заместителя Председателя Правительства	78
IV.	Согласование и утверждение проектов документов	79
	28. Согласование проектов документов	79
	29. Утверждение проектов документов	79
V.	Организация документооборота	80
	30. Принципы организации документооборота	80
	31. Доставка, прием, первичная обработка и распределение входящих документов	81
	32. Регистрация входящих документов	83
	33. Порядок рассмотрения документов	86
	34. Регистрация исходящих документов	89
	35. Отправка исходящих документов	92
	36. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи	93
	37. Прием, обработка и передача документов по электронной почте	95
	38. Порядок выполнения копировально-множительных работ	95
	39. Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов, штампов с факсимильным воспроизведением подписи	96
	40. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения	98
	41. Учет объема документооборота	101
VI.	Контроль исполнения документов (поручений)	102
VII.	Организация работы исполнителя с документами	107
	42. Общие требования к организации работы исполнителя с документом	107
	43. Организация работы с обращениями граждан Российской Федерации	109
	44. Организация работы с запросами и обращениями сенаторов Российской Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных (представительных) органов	110
	45. Организация работы с проектами федеральных законов	110
VIII.	Формирование документального фонда Правительства	111
	46. Составление номенклатуры дел	111
	47. Формирование дел	117
	48. Организация оперативного хранения документов	119
	49. Экспертиза ценности документов. Работа экспертной комиссии	120
	50. Оформление дел	121
	51. Оформление обложек дел	122
	52. Нумерация листов дела	123
	53. Лист-заверитель дела	124
	54. Внутренняя опись дела	125
	55. Составление и оформление описей дел	126
	56. Ведомственное хранение дел и документов в архиве Аппарата	128
	57. Передача документов в государственный архив Республики Алтай	130
IX.	Организация доступа к документам и их использование	131
X.	Особенности работы с электронными документами	133

Приложения

Приложение N 1	Форма описи документов, находящихся у исполнителя, подлежащих передаче перед уходом в отпуск, выездом в служебную командировку, на время болезни	145
Приложение N 2	Форма акта об утрате документов	146
Приложение N 3	Электронный шаблон	147
Приложение N 4	Образец бланка указа Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	148
Приложение N 5	Образец бланка распоряжения Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	149
Приложение N 6	Образец бланка поручения Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	150
Приложение N 7	Образец бланка письма Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	151
Приложение N 8	Образец общего бланка Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	152
Приложение N 9	Образец бланка постановления Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	153
Приложение N 10	Образец бланка распоряжения Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	154
Приложение N 11	Образец бланка письма Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	155
Приложение N 12	Образец общего бланка Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	156
Приложение N 13	Образец бланка письма Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	157
Приложение N 14	Образец бланка приказа Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	158
Приложение N 15	Образец бланка общего письма Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	159
Приложение N 16	Образец бланка письма структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	160
Приложение N 17	Бланк протокола заседания Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)	161
Приложение N 18	Образец оформления бланка резолюции формата А5	162
Приложение N 19	Образец оформления документа, издаваемого совместно с другой организацией	163
Приложение N 20	Образец журнала учёта поступления, выдачи и использования бланков документов с воспроизведением герба Республики Алтай	164
Приложение N 21	Форма акта уничтожения бланков документов с воспроизведением герба Республики Алтай	165
Приложение N 22	Форма акта уничтожения бланков документов с воспроизведением герба Республики Алтай	166
Приложение N 23	Образец оформления проекта закона Республики Алтай	167
Приложение N 24	Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке указа Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай	168
Приложение N 25	Схема расположения реквизитов и границы зон на бланке распоряжения Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай на формате А4	169
Приложения N 26	Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке постановления Правительства Республики Алтай	170
Приложение N 27	Схема расположения реквизитов и границы зон на бланке распоряжения Правительства Республики Алтай	171
Приложение N 28	Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке Приказа Аппарата Главы республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай	172
Приложение N 29	Образец журнала регистрации приказов Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай по личному составу	173
Приложение N 30	Форма оформления полного протокола	174
Приложение N 31	Форма оформления краткого протокола	175
Приложение N 32	Форма оформления протокола координационного (совещательного) органа	176
Приложение N 33	Образец бланка протокола заседания Правительства Республики Алтай	177
Приложение N 34	Форма оформления выписки из протокола	178
Приложение N 35	Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке письма Правительства	179
Приложение N 36	Форма листа рассылки служебной корреспонденции	180
Приложение N 37	Форма акта	181
Приложение N 38	Форма докладной записки	182
Приложение N 39	Форма служебной записки	183
Приложение N 40	Форма внутренней справки	184
Приложение N 41	Форма доверенности	185
Приложение N 42	Образец оформления договора (соглашения)	186
Приложение N 43	Образец оформления служебной телеграммы	187
Приложение N 44	Форма телефонограммы	188
Приложение N 45	Формы журнала входящих и исходящих телефонограмм	189
Приложение N 46	Образец листа согласования проекта правового акта	190
Приложение N 47	Форма электронного журнала регистрации нормативно-правовых актов	191
Приложение N 48	Форма листа рассылки правовых актов	192
Приложение N 49	Журнал передачи корреспонденции по зданию, по городу, почтовой связью	193
Приложение N 50	Перечень не подлежащих регистрации документов	194
Приложение N 51	Форма электронного журнала регистрации входящей корреспонденции	195
Приложение N 52	Форма электронного журнала регистрации исходящей корреспонденции	196
Приложение N 53	Форма бланка заказа на выполнение копировально-множительных работ	197
Приложение N 54	Журнал учета выдачи печатей и штампов	198
Приложение N 55	Перечень документов, на которые ставится печать с воспроизведением Герба Республики Алтай	199
Приложение N 56	Перечень документов, на которые ставятся простые печати Правительства без воспроизведения герба Республики Алтай	200
Приложение N 57	Журнал выдачи документов с грифом ДСП	201
Приложение N 58	Образец оформления реквизитов и границы зон на бланке Поручения Главы Республики Алтай	202
Приложение N 59	Образец оформления перечня поручений Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай	203
Приложение N 60	Форма сводной номенклатуры дел Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай	204
Приложение N 61	Форма номенклатуры дел структурного подразделения	205
Приложение N 62	Форма итоговой записи к номенклатуре дел	206
Приложение N 63	Образец оформления обложки дела	207
Приложение N 64	Форма листа-заверителя дела	208
Приложение N 65	Форма внутренней описи документов дела	209
Приложение N 66	Форма описи дела постоянного хранения	210
Приложение N 67	Форма описи дела временного (свыше 10 лет) срока хранения	211
Приложение N 68	Форма описи дела по личному составу	212
Приложение N 69	Форма описи дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения	213
Приложение N 70	Форма описи электронных дел	214
Приложение N 71	Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	215

Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
описи документов, находящихся у исполнителя, подлежащих передаче перед уходом в отпуск, выездом в служебную командировку, на время болезни

	Утверждаю
	Наименование должности руководителя подразделения
	Подпись	И.О. Фамилия
	_______________ 20 ___ г.

Опись
документов, находящихся у исполнителя

N п/п	Дата получения	Номера документов		Заголовок к тексту	Кол-во листов
		входящие	исходящие
1	2	3	4	5	6
1.
2.
3.
...

Передал
Наименование должности		Подпись		И.О. Фамилия
Принял
Наименование должности		Подпись		И.О. Фамилия
Ответственный за делопроизводство в подразделении		Подпись		И.О. Фамилия
_______________ 20 ___ г.

Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
акта об утрате документов

Исполнительный орган государственной власти Республики Алтай, Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Акт ________ N ________ г. Горно-Алтайск		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

Об утрате документов

Фонд N _______________________________________________________________________________

(наименование фонда)

В результате __________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Принятые меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учёта:

N п/п	Опись N	Единица хранения N	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Кол-во листов (объём, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого _________________________________________________________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими единицами хранения ____________________________________________________________________________________

(номера документов и их наименования)

Должность лица, ответственного за архив

Подпись

И.О. Фамилия

Согласовано		Согласовано <*>
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от ________ N ________		Протокол экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай от ________ N ________

Изменения в учётные документы внесены.
Должность лица, ответственного за учёт и хранение документов		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного срока хранения.

Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Электронный шаблон
бланков документов

Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка указа Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка распоряжения Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка поручения Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка письма Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
общего бланка Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка постановления Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка распоряжения Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка письма Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
общего бланка Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка письма Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка приказа Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка общего письма Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка письма структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Бланк
протокола заседания Правительства Республики Алтай (в цветном изображении)

Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления бланка резолюции формата А5

Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления документа, издаваемого совместно с другой организацией

Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
журнала учёта поступления, выдачи и использования бланков документов с воспроизведением герба Республики Алтай

N п/п	Серия и номер бланков	Количество экземпляров бланков	Дата выдачи бланков	Наименование подразделения получателя бланков	Фамилия имя отчество получателя бланков	Роспись в получении бланков	Отметка об использовании (дата, номер документа, дата возврата бланка)

Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
акта уничтожения бланков документов с воспроизведением герба Республики Алтай

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Акт ________ N ________ уничтожения бланков документов с воспроизведением герба Республики Алтай		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

Настоящий акт составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии		(наименование должности)	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	1.	(наименование должности)	И.О. Фамилия
	2.	(наименование должности)	И.О. Фамилия

NN п/п	Наименование вида бланка	Номер бланка	Примечание
1	2	3	4

Итого уничтожено цифрами (прописью) бланков.

Настоящий акт составлен в ________ экземплярах:

экземпляр N 1 - в дело;

экземпляр N 2-...

Вышеперечисленные бланки уничтожены путём измельчения.

Председатель комиссии		Подпись		И.О. Фамилия
Члены комиссии:		Подпись		И.О. Фамилия
		Подпись		И.О. Фамилия
		Подпись		И.О. Фамилия

Приложение N 22
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приёма законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.).

Должностные инструкции, должностные регламенты.

Номенклатура дел организации.

Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

Отчёты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда организации; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и др.).

Унифицированные формы документов.

Приложение N 23
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления проекта закона Республики Алтай

Приложение N 24
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления реквизитов и границы зон на бланке указа Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай

Приложение N 25
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Схема
расположения реквизитов и границы зон на бланке распоряжения Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай на формате А4

Приложение N 26
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления реквизитов и границы зон на бланке постановления Правительства Республики Алтай

Приложение N 27
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Схема
расположения реквизитов и границы зон на бланке распоряжения Правительства Республики Алтай

Приложение N 28
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления реквизитов и границы зон на бланке Приказа Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай

Приложение N 29
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
журнала регистрации приказов Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай по личному составу

Порядковый номер приказа	Дата	Наименование приказа	Кто подписал	Примечание

Приложение N 30
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
оформления полного протокола

Правительство Республики Алтай

Протокол
заседания Правительства Республики Алтай
г. Горно-Алтайск

Дата заседания

N протокола

Председательствующий - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали:	фамилии, инициалы постоянных членов заседаний Правительства (в алфавитном порядке, должности могут не указываться)
Приглашённые:	фамилии и инициалы лиц, наименование должностей, не являющихся членами Правительства (в алфавитном порядке)

Повестка дня:

1. О проекте закона Республики Алтай "О внесении изменений в Закон Республики Алтай..."

Доклад - министра здравоохранения Республики Алтай Фамилия И.О.

2. О проекте постановления Правительства Республики Алтай "О внесении изменений в Положение о министерстве..."

Доклад - министра экономического развития Республики Алтай Фамилия И.О.

1. Слушали: Фамилия И.О. (в именительном падеже) - текст доклада прилагается.

Выступили:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) - краткая запись выступления.

Фамилия И.О. (в именительном падеже) - краткая запись выступления.

Решили (Постановили):

1.1. Внести проект закона Республики Алтай "О внесении изменений в Закон Республики Алтай..." в Государственное Собрание - Эл Курултай Республики Алтай.

1.2. Назначить (должность, фамилия имя отчество (полностью) официальным представителем...

2. Слушали: Фамилия И.О. (в именительном падеже) - текст доклада прилагается.

Выступили:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) - краткая запись выступления.

Решили (Постановили):

2.1. Принять проект постановления, представленный (указывается орган, внесший проект в Правительство)... или принять с учетом высказанных замечаний и предложений, или снять с обсуждения ввиду неподготовленности вопроса.

Председатель		Подпись		И.О. Фамилия
Секретарь		Подпись		И.О. Фамилия

Приложение N 31
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
оформления краткого протокола

Правительство Республики Алтай

Протокол
совещания у Первого заместителя Председателя Правительства Республики Алтай
И.О. Фамилия
г. Горно-Алтайск

Дата заседания

N протокола

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О....

1. Об организации подготовки к летнему отдыху детей...

______________________________________________________________________________________

(Фамилия И.О., * Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Утвердить план мероприятий по организации летнего отдыха детей...

2. Министерству... обеспечить контроль...

2. О готовности объектов ЖКХ, социальной сферы к отопительному периоду 2018-2019 гг.

______________________________________________________________________________________

(Фамилия И.О., * Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Подготовить рабочую группу для проверки...

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти обеспечить...

Первый заместитель Председателя Правительства Республики Алтай		Подпись		И.О. Фамилия
Секретарь		Подпись		И.О. Фамилия

* Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем - фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Приложение N 32
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
оформления протокола координационного (совещательного) органа

Правительство Республики Алтай

Протокол
заседания Комиссии Правительства Республики Алтай
г. Горно-Алтайск

Дата заседания

N протокола

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали:

Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. в постоянно действующих правительственных и межведомственных координационных (комиссии) и совещательных (советы) органах должности не указываются...

1. Об организации подготовки к летнему отдыху детей...

______________________________________________________________________________________

(Фамилия И.О., * Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Утвердить план мероприятий по организации летнего отдыха детей...

2. Министерству... обеспечить контроль...

2. О готовности объектов ЖКХ, социальной сферы к отопительному периоду 2018-2019 гг.

______________________________________________________________________________________

(Фамилия И.О., * Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Подготовить рабочую группу для проверки...

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти обеспечить...

Председатель		Подпись		И.О. Фамилия
Секретарь		Подпись		И.О. Фамилия

* Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем - фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Приложение N 33
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
бланка протокола заседания Правительства Республики Алтай

Приложение N 34
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
оформления выписки из протокола

Приложение N 35
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления реквизитов и границы зон на бланке письма Правительства

Приложение N 36
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Лист
рассылки служебной корреспонденции

Наименование вида документа ____________________ от _______________ N __________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

N п/п	Адресат (наименование организации)	Почтовый и электронный адрес	Примечание

Всего подлежит рассылке ________ экз.		Передано в рассылку
______________________________				(дата, время)

Реестр составил

______________________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О., подпись, телефон)

Приложение N 37
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма акта

Приложение N 38
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
докладной записки

Приложение N 39
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
служебной записки

Приложение N 40
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
внутренней справки

Приложение N 41
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма доверенности

Приложение N 42
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления договора (соглашения)

Соглашение
о взаимодействии между Правительством Республики Алтай и Публичным акционерным обществом "Сбербанк России"

г. Горно-Алтайск

"___" ________ 2021 года

Правительство Республики Алтай, именуемое в дальнейшем "Правительство", в лице Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (Фамилия, Имя, Отчество), действующего на основании Конституции Республики Алтай, с одной стороны, и Публичное акционерное общество "Сбербанк России", в дальнейшем именуемое "ПАО Сбербанк", в лице Управляющего Алтайским отделением N 8644 (Фамилия, Имя, Отчество), действующего в соответствии с Уставом ПАО Сбербанк, Положением о Филиале - Алтайском отделении N 8644 и на основании Доверенности от 8 октября 2018 года N 645-Д, с другой стороны, совместно именуемые "Стороны", заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.

Далее текст не приводится

Правительство Республики Алтай Юридический адрес: В.И. Чаптынова ул., 24, г. Горно-Алтайск, 649000				Публичное акционерное общество "Сбербанк России" ОГРН1027700132195 Юридический адрес: 117997, г. Москва, ул. Вавилова, 19 Филиал - Алтайское отделение N 8644 ПАО Сбербанк
Подпись		И.О. Фамилия		Подпись		И.О. Фамилия
м.п.				м.п.

Приложение N 43
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления служебной телеграммы

Телеграмма правительственная

	Москва Орликов переулок, 1/11
	Министру сельского хозяйства Российской Федерации
	Фамилия И.О. (в дательном падеже)

Уважаемый...!

От имени Правительства Республики Алтай и от себя лично поздравляю с профессиональным праздником - Днем работников сельского хозяйства.

(Далее текст не приводится)

Глава Республики Алтай, Председатель Правительства Республики Алтай

Подпись

И.О. Фамилия

N 155/ИТ от 14 апреля 2021 года
Наименование должности исполнителя		Подпись		И.О. Фамилия
Номер телефона
Дата

Приложение N 44
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма телефонограммы

Наименование организации - составителя документа			Адресат
Передал (должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму)			Принял (должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму)
N телефона			N телефона
Телефонограмма
Дата Рег. N					Время передачи
Текст
Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму				Подпись			И.О. Фамилия

Приложение N 45
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Формы
журнала входящих и исходящих телефонограмм

Журнал
входящих телефонограмм

Ф.И.О., должность лица, кому адресована телефонограмма	Дата, номер телефонограммы	Текст телефонограммы	Должность, инициалы, фамилия лица, подписавшего телефонограмму	Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму	Время передачи телефонограммы	Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму
1	2	3	4	5	6	7

Журнал
исходящих телефонограмм

Ф.И.О., должность лица, кому адресована телефонограмма	Дата, номер телефонограммы	Текст телефонограммы	Должность, инициалы, фамилия лица, подписавшего телефонограмму	Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму	Время получения телефонограммы	Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму	Отметка об ознакомлении должностного лица с телефонограммой, резолюция
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 46
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Лист
согласования, визирования проекта (постановления Правительства Республики Алтай, закона Республики Алтай)

____________________________________________________________________

                 (заполняется исполнителем документа)

Члены Правительства Республики Алтай	Подпись, дата	Инициалы, фамилия
Первый заместитель Председателя Правительства Республики Алтай
Руководитель Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
Заместитель Председателя Правительства Республики Алтай, министр финансов Республики Алтай
Заместитель Председателя Правительства Республики Алтай, полномочный представитель Республики Алтай в городе Москве
Министр здравоохранения Республики Алтай
Министр культуры Республики Алтай
Министр образования и науки Республики Алтай
Министр природных ресурсов, экологии и туризма Республики Алтай
Министр регионального развития Республики Алтай
Министр сельского хозяйства Республики Алтай
Министр труда, социального развития и занятости населения Республики Алтай
Министр цифрового развития Республики Алтай
Министр экономического развития Республики Алтай
Заместитель руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, начальник Государственно-правового управления

Внесен: ____________________________________________________________

     (наименование исполнительного органа государственной власти РА,

                            Ф.И.О. руководителя)

____________________________________________________________________

                  (Ф.И.О. юриста, N телефона, подпись)

____________________________________________________________________

(Должность, фамилия, имя, отчество и N телефона (рабочий, мобильный)

                       исполнителя документа)

Электронная   версия   проекта   и   приложений к нему соответствует

бумажному носителю _________________________________________________

____________________________________________________________________

                       (Подпись исполнителя, дата)

Замечания, предложения к проекту прилагаются в письменном виде

Согласование с необходимыми службами прилагается на отдельном листе

Приложение N 47
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
электронного журнала регистрации нормативно-правовых актов

N	Регистрационный N Дата документа	Адресат	Подписал	Краткое содержание

Приложение N 48
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
листа рассылки правового акта

Лист
рассылки правового акта

(указывается наименование правового акта, дата и номер)

NN п/п	Адресат	Рассылка на бумажном носителе (почтовый адрес в необходимых случаях)	Рассылка по ЭП (электронный адрес)

Реестр составил _______________________________________________________________________

телефон ______________________________________________________________________________

Приложение N 49
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Журнал
передачи корреспонденции по зданию, по городу, почтовой связью

Журнал
передачи корреспонденции по зданию

N п/п	Наименование организации	Номер документа	Количество документов	Ф.И.О./подпись получателя	Дата получения

Журнал
передачи корреспонденции по городу

N п/п	Наименование организации	Номер документа	Количество документов	Ф.И.О./подпись получателя	Дата получения

Журнал
отправки почтовой корреспонденции

N п/п	Наименование организации	Номер документа	Количество документов	Дата получения

Приложение N 50
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Перечень
не подлежащих регистрации документов

1. ГОСТ, ОСТ, ТУ.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учётная и отчётная документация.

4. Корреспонденция, адресованная работникам организации, с пометкой "Лично".

5. Научные отчёты.

6. Нормы и нормативы расхода материалов.

7. Планово-финансовые документы.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9. Поздравительные письма, телеграммы.

10. Прейскуранты.

11. Презентации.

12. Пригласительные билеты.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

15. Задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам.

16. Учебные планы, программы.

17. Формы и бланки (кроме бланков строгого учёта и отчётности).

Приложение N 51
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
электронного журнала регистрации входящей корреспонденции

N	Регистрационный N Дата документа	Корреспондент	Кому адресован	Краткое содержание

Приложение N 52
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
электронного журнала регистрации исходящей корреспонденции

N	Регистрационный N Дата документа	Адресат	Подписал	Краткое содержание

Приложение N 53
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
бланка заказа на выполнение копировально-множительных работ

Приложение N 54
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Журнал
учета выдачи печатей и штампов

N п/п	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Организация-изготовитель, дата и N сопроводительного документа	Кому выдана печать (штамп), должность, подразделение	Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Приложение N 55
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Перечень
документов, на которые ставится печать с воспроизведением герба Республики Алтай

1. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

2. Акты ревизии, инвентаризации, приёма-передачи товарно-материальных ценностей.

3. Банковские карточки исполнительных органов государственной власти Республики Алтай.

4. Гарантийные письма.

5. Документы по вопросам награждения республиканскими наградами, оформляемые в соответствии с требованиями федерального законодательства и законодательства Республики Алтай.

6. Договоры и соглашения.

7. Доверенности, в том числе доверенности на ведение дел в суде.

8. Документы, заверение которых печатью с воспроизведением герба Республики Алтай регламентировано специальными нормативными актами.

9. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчётные чеки, приходные ордера, платёжные поручения, справки о заработной плате.

10. Документы по материально-техническому обеспечению и снабжению.

11. Почётные грамоты.

12. Служебные удостоверения.

13. Сертификаты о выдаче ссуд на жильё военнослужащим.

14. Сметы расходов на содержание организации.

15. Трудовые книжки.

16. Финансовые документы и отчёты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.

Приложение N 56
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Перечень
документов, на которые ставятся простые печати Правительства без воспроизведения герба Республики Алтай

1. Архивные справки и архивные выписки социально-правового характера.

2. Выписки из протоколов заседаний (совещаний).

3. Копии законов Республики Алтай, правовых актов Главы Республики Алтай и Правительства.

4. Копии договоров (соглашений), направляемые за пределы Правительства.

5. Копии документов Правительства для удостоверения их подлинности.

6. Командировочные удостоверения.

7. Копии документов по личному составу, выписки из трудовых книжек, копии документов об образовании.

Приложение N 57
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Журнал
выдачи документов с грифом ДСП

N п/п	Ф.И.О.	Регистрационный номер документа	Дата выдачи документа	Расписка в получении	Расписка в возврате

Приложение N 58
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления реквизитов и границы зон на бланке Поручения Главы Республики Алтай

Приложение N 59
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления перечня поручений Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай

	Утверждаю
	Глава Республики Алтай, Председатель Правительства Республики Алтай
	И.О. Фамилия
	Дата

Перечень
поручений (N ________ дата) по итогам рабочего совещания у Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (дата)

1. Министерству образования и науки Республики Алтай проработать вопрос и представить предложения по...

Ответственный исполнитель: Фамилия И.О. (свод),

Фамилия И.О.

Срок исполнения: до 4 марта 2021 г.

2. Комитету по физической культуре и спорту Республики Алтай заключить соглашение о сотрудничестве...

Ответственный исполнитель: Фамилия И.О. (свод)

Фамилия И.О.

Срок исполнения: до 4 марта 2021 г.

Глава Республики Алтай, Председатель Правительства Республики Алтай

И.О. Фамилия

исполнитель

номер телефона

Приложение N 60
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
сводной номенклатуры дел Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Номенклатура дел ________ N ________ г. Горно-Алтайск на ________ год		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя службы делопроизводства		Подпись		И.О. Фамилия
Дата
Ответственный за делопроизводство и архив		Подпись		И.О. Фамилия

Согласовано		Согласовано
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от ________ N ________		Протокол экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай от ________ N ________

Приложение N 61
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
номенклатуры дел структурного подразделения

Наименование структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Номенклатура дел ________ N ________ г. Горно-Алтайск на ________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов)	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя подразделения		Подпись		И.О. Фамилия
Дата
Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении		Подпись		И.О. Фамилия

Приложение N 62
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведённых в ________ году в Аппарате Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности руководителя службы делопроизводства		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица, передавшего сведения		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Приложение N 63
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Образец
оформления обложки дела

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай

Отдел документационного обеспечения

Дело N ________ Том ________
(Индекс дела по номенклатуре)
Законы Республики Алтай

за 2021 год

	На ________ листах
	Хранить: Постоянно

Приложение N 64
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
листа-заверителя дела

Лист-заверитель
дела N ________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________________________;

пропущенные номера листов ___________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности составителя		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Приложение N 65
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
внутренней описи документов дела

Внутренняя опись
документов ед. хр. N ________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Наименование документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Приложение N 66
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
описи дела постоянного хранения

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурное подразделение Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Фонд N ________ Опись N ________ дел постоянного хранения за ________ год		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

Название раздела (подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________________ единиц хранения,

(цифрами и прописью)

с N ________ по N ________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		И.О. Фамилия
Наименование должности лица, ответственного за архив		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Согласовано		Утверждено
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от ________ N ________		Протокол экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай от ________ N ________

Приложение N 67
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
описи дела временного (свыше 10 лет) срока хранения

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурное подразделение Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Опись N ________ дел временного (свыше 10 лет) срока хранения за ________ год		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

Название раздела (подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ___________________________________________ единиц хранения

(цифрами и прописью)

с N ________ по N ________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Согласовано		Согласовано
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай ________ N ________		Протокол экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай ________ N ________

Приложение N 68
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
описи дела по личному составу

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурное подразделение Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Фонд N ________ Опись N ________ дел по личному составу за ________ год		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

Название раздела (подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ___________________________________________ единиц хранения

(цифрами и прописью)

с N ________ по N ________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Согласовано		Согласовано
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай ________ N ________		Протокол экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай ________ N ________

Приложение N 69
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
описи дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурное подразделение Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Опись N ________ дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения за ________ год		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

Название раздела (подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ___________________________________________ единиц хранения

(цифрами и прописью)

с N ________ по N ________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Согласовано
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай ________ N ________

Приложение N 70
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
описи электронных дел

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай

Опись N ________
электронных дел, документов

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6	7
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено ______________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N ________ по N ________,

объемом ________ Мб.

Наименование должности составителя описи		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Согласовано
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай ________ N ________

Приложение N 71
к Инструкции
по делопроизводству
в Аппарате Главы
Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
и Правительства
Республики Алтай

Форма
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Аппарат Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурное подразделение Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Акт ________ N ________ г. Горно-Алтайск		Утверждаю
		Наименование должности руководителя Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай, структурного подразделения Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай
		Подпись	И.О. Фамилия
		_______________ 20 ___ г.

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N __________________________________________________________________

(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________________________________ единиц хранения за ________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, по личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай

(протокол от _______________ N ________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

Согласовано
Протокол центральной экспертной комиссии Аппарата Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от ________ N ________

Документы в количестве _________________________________________________ единиц хранения,

(цифрами и прописью)

весом ________ кг сданы в ______________________________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приёмо-сдаточной накладной от ________ N ________

Наименование должности работника, сдавшего документы		Подпись		И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности работника архива, внёсшего изменения в учётные документы		Подпись		И.О. Фамилия
Дата