Приложение N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов), применяемый департаментом культуры Костромской области при осуществлении региональное государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Костромской области в отношении государственных и муниципальных архивов Костромской области

Приложение N 2

Утверждено
приказом департамента культуры
Костромской области
от 14 января 2022 г. N 5

Форма

       ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ (список контрольных вопросов),     /----------\

       применяемый департаментом культуры Костромской      |          |

           области при осуществлении региональное          |          |

     государственного контроля (надзора) за соблюдением    |  QR-код  |

      законодательства об архивном деле на территории      |          |

     Костромской области в отношении государственных и     |          |

         муниципальных архивов Костромской области         \----------/

  Наименование вида контроля,           Региональный государственный

    включенного в единый реестр         контроль (надзор) за соблюдением

видов федерального государственного     законодательства об архивном деле

 контроля (надзора), регионального      на территории Костромской области

государственного контроля (надзора),

     муниципального контроля            _________________________________

Наименование контрольного (надзорного)  Департамент культуры Костромской

                 органа                              области

                                        _________________________________

 Реквизиты нормативного правового акта

об утверждении формы проверочного листа _________________________________

     Вид контрольного (надзорного)

             мероприятия                _________________________________

  Объект государственного контроля

  (надзора), в отношении которого

 проводится контрольное (надзорное)

            мероприятие                 _________________________________

 Наименование юридического лица, его    _________________________________

    идентификационный номер

 налогоплательщика и (или) основной

государственный регистрационный номер,

адрес юридического лица (его филиалов,

    представительств, обособленных

структурных подразделений), являющихся

        контролируемыми лицами          _________________________________

 Место (места) проведения контрольного

(надзорного) мероприятия с заполнением

          проверочного листа            _________________________________

    Реквизиты решения контрольного

   (надзорного) органа о проведении

контрольного (надзорного) мероприятия,

     подписанного уполномоченным

    должностным лицом контрольного

         (надзорного) органа            _________________________________

Учетный номер контрольного (надзорного)

             мероприятия                _________________________________

     Должность, фамилия и инициалы

должностного лица департамента культуры

   Костромской области в должностные

 обязанности которого в соответствии с

положением о виде контроля, должностным

   регламентом входит осуществление

  полномочий по виду контроля, в том

     числе проведение контрольных

 (надзорных) мероприятий, проводящего

 контрольное (надзорное) мероприятие и

     заполняющего проверочный лист      _________________________________

   Дата заполнения проверочного листа   _________________________________

        Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных

         требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или

           несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований

п/п

Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований

Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов

Ответ

Примечание (подлежит обязательному заполнению в случае заполнения графы "неприменимо")

Да

Нет

неприменимо

Обеспечены финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов

п. 1 Статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ

Предоставлены созданным архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов

п. 1 Статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ

Обеспечена сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ

п. 1 Статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ

Уничтожаются документы Архивного фонда Российской Федерации

п. 2 Статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ

В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, установлен особый режим учета, хранения и использования

п. 3 Статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ

Создаются страховые копии особо ценных документов, в том числе уникальных документов

п. 3 Статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ

Ведется государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

п. 1 Статьи 19 Федерального закона N 125-ФЗ

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы

п. 2 Статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ

Включение в списки источников комплектования негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора

п. 2 Статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы

п. 1 Статьи 21 Федерального закона N 125-ФЗ

Есть случаи передачи образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций документов Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации

п. 4 Статьи 21 Федерального закона N 125-ФЗ

Нарушен 10-летний срок временного хранения документов органов государственной власти, иных государственных органов Тюменской области и организаций Тюменской области, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации

п. 2 Статьи 22 Федерального закона N 125-ФЗ

Нарушен 5-летний срок временного хранения документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации

п. 3 Статьи 22 Федерального закона N 125-ФЗ

Нарушен срок временного хранения для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

записей актов гражданского состояния -100 лет;

записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

технологической и конструкторской документации - 20 лет;

патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

научной документации -15 лет;

кино- и фотодокументов - 5 лет;

видео- и фонодокументов - 3 года

п. 4 Статьи 22 Федерального закона N 125-ФЗ

Нарушен срок хранения документов по личному составу

п. 1, 2 Статьи 22.1 Федерального закона N 125- ФЗ

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, переданы ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом

п. 10 Статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ

Обеспечивается доступ к архивным документам путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа

ч. 1 п. 1.1 Статьи 24 Федерального закона N 125- ФЗ

Обеспечивается доступ к архивным документам путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов

ч. 2 п. 1.1 Статьи 24 Федерального закона N 125- ФЗ

Обеспечивается доступ к архивным документам путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования

ч. 3 п. 1.1 Статьи 24 Федерального закона N 125-ФЗ

Ограничен доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии

п. 2 Статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ

Обеспечены пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов

п. 2 Статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ

Предоставляются пользователю архивными документами бесплатно оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации

п. 3 Статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ

Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства

п. 6 Статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ

Государственные и муниципальные архивы, предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов

п. 7 Статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, возвращены собственнику или владельцу архивных документов

п. 8 Статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ

Вывозились за пределы Российской Федерации архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, а также документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности

п. 1 Статьи 29 Федерального закона N 125-ФЗ

Временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации

п. 3 Статьи 29 Федерального закона N 125-ФЗ

Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела: учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования

п. 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила от 02.03.2020 N 24)

Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела: статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов

п. 1.5 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям

п. 2.1 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода

п. 2.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов

п. 2.4 Правил от 02.03.2020 N 24

Проводилось перефондирование исторически сложившейся архивной коллекции

п. 2.5 Правил от 02.03.2020 N 24

При реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними

п. 2.7 Правил от 02.03.2020 N 24

В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы: представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации; коллегиальных органов организации; образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации-должнику;

созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях" назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора)

п. 2.8 Правил от 02.03.2020 N 24

При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создан в случаях:

изменения профиля ее деятельности; изменения формы собственности ее имущества.

п. 2.9 Правил от 02.03.2020 N 24

Наличие зданий (помещений), соответствующих нормативным требованиям к хранению архивных документов

п. 3.1 Правил от 02.03.2020 N 24

Наличие документа, подтверждающего проведение обследования здания (помещения), приспособленного для размещения архива, на соответствие установленным требованиям

п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании изолированы от остальных его помещений

п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив размещен в здании, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества

п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив размещен в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением

п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив размещен в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод

п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не имеет общих с ними вентиляционных каналов

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище гидроизолировано

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище имеет высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище имеет покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище имеет беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище имеет внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище имеет внутри трубы водоснабжения и канализации

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище имеет внутри технологические или бытовые выводы воды

п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Фонодокументы, видеодокументы и электронные документы на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем хранятся в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м

п. 3.4 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив оснащен металлическими стеллажами

п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив оснащен шкафами

п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив оснащен сейфами

п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив оснащен шкафами-стеллажами

п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив оснащен деревянными стеллажами, не пораженными биологическими вредителями и обработанными огнезащитным составом

п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив оснащен смешанными стеллажами, не пораженными биологическими вредителями и обработанными огнезащитным составом

п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние между рядами стеллажей (главный проход)- не менее 120 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние между соседними стеллажами (проход)- не менее 75 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход)- не менее 45 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа)- не менее 50 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа)- не менее 15 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах - не менее 30 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов:

Расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств - не менее 100 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Мобильные стеллажи установлены в соответствии с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода - не менее 120 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Мобильные стеллажи установлены в соответствии с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части расстояний от внешних стен помещения - не менее 45 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Мобильные стеллажи установлены в соответствии с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части расстояний от верхней полки стеллажей до потолка помещения - не менее 50 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Мобильные стеллажи установлены в соответствии с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в часта расстояний от нагревательных и (или) отопительных устройств - не менее 100 см

п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) пронумерованы:

стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение

п. 4.4 Правил от 02.03.2020 N 24

полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо

п. 4.4 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище документов на нитрооснове территориально отделено и изолировано от других

п. 5.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивохранилище документов на нитрооснове снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне

п. 5.2 Правил от 02.03.2020 N 24

Охранный режим в архиве установлен Инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной локальным актом архива

п. 5.3 Правил от 02.03.2020 N 24

Проход на территорию (в помещения) архива, а также вынос из него архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей осуществляется:

пользователями читального зала - в соответствии с Порядком использования документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации", зарегистрировано в Минюсте России 01.11.2017 N 48765)

п. 5.4 Правил от 02.03.2020 N 24

представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов - в соответствии с законодательством Российской Федерации

п. 5.4 Правил от 02.03.2020 N 24

Порядок оформления и выдачи пропусков установлен локальным актом архива

п. 5.5 Правил от 02.03.2020 N 24

В архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют право доступа руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

п. 5.5 Правил от 02.03.2020 N 24

В архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют право доступа работники данного архивохранилища

п. 5.5 Правил от 02.03.2020 N 24

В архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют право доступа другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего

п. 5.5 Правил от 02.03.2020 N 24

Имеются разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица для доступа архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) иных лиц

п. 5.5 Правил от 02.03.2020 N 24

Оснащены средствами охранной сигнализации помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы

п. 5.7 Правил от 02.03.2020 N 24

Оснащены средствами охранной сигнализации помещения архива, в которых установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива

п. 5.7 Правил от 02.03.2020 N 24

Средства охранной сигнализации установлены на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

п. 5.7 Правил от 02.03.2020 N 24

Ежедневно по окончанию рабочего дня опечатываются помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы

п. 5.8 Правил от 02.03.2020 N 24

Ежедневно по окончанию рабочего дня опечатываются помещения архива, в которых установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива

п. 5.8 Правил от 02.03.2020 N 24

Ежедневно по окончанию рабочего дня опечатываются находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы

п. 5.8 Правил от 02.03.2020 N 24

Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности

п. 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24

Каждый замок от помещений архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, имеет не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица

п. 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учтены в журнале регистрации ключей

п. 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24

В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, закрыты на замок

п. 5.10 Правил от 02.03.2020 N 24

Архив обеспечивает защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации

п. 5.11 Правил от 02.03.2020 N 24

Архивные документы хранятся в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды

п. 5.12 Правил от 02.03.2020 N 24

Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха 50 - 55%

п. 5.13 Правил от 02.03.2020 N 24

100

Соблюдение установленных параметров воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов

п. 5.14 Правил от 02.03.2020 N 24

101

В журналах учета температурно-влажностного режима зафиксированы сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °С и относительной влажности воздуха более чем на 10%

п. 5.15 Правил от 02.03.2020 N 24

102

Комплект контрольно-измерительных приборов в составе: термометра и гигрометра или термогигрометра размещен в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем

п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24

103

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток в кондиционируемом архивохранилище -1 раз в неделю

п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24

104

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю

п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24

105

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки

п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24

106

Архив проводит поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним

п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24

107

При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения

п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24

108

Хранение архивных документов осуществляется в темноте

п. 5.18 Правил от 02.03.2020 N 24

109

Архивные документы на бумажном носителе размещены в конвертах, папках, коробках

п. 6.1 Правил от 02.03.2020 N 24

110

Аудиовизуальные документы размещены в коробках и бюксах, упаковочных ящиках для фильмов, конвертах

п. 6.1 Правил от 02.03.2020 N 24

111

Электронные документы на физически обособленных носителях размещены в упаковке, рекомендованной производителем носителя, в шкафах, на стеллажах закрытого типа

п. 6.1 Правил от 02.03.2020 N 24

112

Освещение в архивохранилище - естественное с применением на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи

п. 5.19 Правил от 02.03.2020 N 24

113

Освещение в архивохранилище - искусственное с применением ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, при этом уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк, на горизонтальной - 100 лк

п. 5.19 Правил от 02.03.2020 N 24

114

Освещение в архивохранилище - искусственное с применением люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников

п. 5.19 Правил от 02.03.2020 N 24

115

Архивные документы защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки и использовании

п. 5.20 Правил от 02.03.2020 N 24

116

В архивохранилище проводится не реже одного раза в месяц влажная уборка полов

п. 5.22 Правил от 02.03.2020 N 24

117

В архивохранилище проводится не реже одного раза в месяц обеспыливание оборудования и первичных средств хранения,

п. 5.22 Правил от 02.03.2020 N 24

118

В архивохранилище проводится не реже одного раза в месяц обработка цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков

п. 5.22 Правил от 02.03.2020 N 24

119

Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются энтомологическому и микологическому осмотру

п. 5.23 Правил от 02.03.2020 N 24

120

Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению немедленно изолируются, подвергаются санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями - дератизации

п. 5.24 Правил от 02.03.2020 N 24

121

При работе с уникальными документами используются тканевые перчатки

п. 5.25 Правил от 02.03.2020 N 24

122

Архивные документы размещены на полу, подоконниках, в транспортной таре

п. 6.4 Правил от 02.03.2020 N 24

123

Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжена ярлыком, на котором указаны номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящиеся в нем.

п. 6.5 Правил от 02.03.2020 N 24

124

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром

п. 6.5 Правил от 02.03.2020 N 24

125

Хранение электронных документов в архиве осуществляется на физически обособленных носителях в двух экземплярах

п. 7.1 Правил от 02.03.2020 N 24

126

Хранение электронных документов в информационной системе архива осуществляется на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов

п. 7.1 Правил от 02.03.2020 N 24

127

Хранение основного и рабочего экземпляров электронных документов осуществляется в разных архивохранилищах (помещениях) при нормативном температурно-влажностном режиме

п. 7.1 Правил от 02.03.2020 N 24

128

Для хранения электронных документов применены носители, предназначенные для долговременного хранения информации (свыше 10 лет)

п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24

129

Имеются в наличии технические и программные средства, позволяющие осуществлять воспроизведение электронных документов, их миграцию, конвертацию, контролировать физическое и техническое состояние

п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24

130

Проводится миграция электронных документов на новые носители, конвертация в современные форматы

п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24

131

Организован контроль за аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования электронных документов

п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24

132

Имеется план (схема) размещения архивных фондов, утвержденная руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения

п. 8.1 Правил от 02,03.2020 N 24

133

Архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся обособленно

п. 8.2 Правил от 02.03.2020 N 24

134

Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, хранятся обособленно

п. 8.2 Правил от 02.03.2020 N 24

135

Архивные документы, переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранятся обособленно

п. 8.2 Правил от 02.03.2020 N 24

136

Организовано сейфовое хранение с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единиц хранения, содержащих уникальные документы

п. 8.3 Правил от 02.03.2020 N 24

137

Местонахождение архивных документов закреплено в пофондовом и постеллажном топографическом указателе, ведущимся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде

п. 8.4 Правил от 02.03.2020 N 24

138

При ведении топографического указателя на бумажном носителе один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище

п. 8.4 Правил от 02.03.2020 N 24

139

При ведении топографического указателя в электронном виде он хранится в информационной системе архива

п. 8.4 Правил от 02.03.2020 N 24

140

В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится: уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром)

п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24

141

В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно

п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24

142

В государственном архиве плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

особо ценных документов - один раз в 10 лет

п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24

143

В государственном архиве плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет)

п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24

144

В государственном архиве плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет

п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24

145

В государственном архиве плановая (цикличная) проверка наличия остальных архивных документов проводится: не реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет)

п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24

146

В муниципальном архиве плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет

п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24

147

Результаты проверки наличия архивных документов зафиксированы в листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов)

п. 10.4 Правил от 02.03.2020 N 24

148

Результаты проверки наличия архивных документов зафиксированы в акте проверки наличия и состояния архивных документов

п. 10.4 Правил от 02.03.2020 N 24

149

Результаты проверки наличия архивных документов зафиксированы при необходимости в актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов

п. 10.4 Правил от 02.03.2020 N 24

150

В ходе проверки наличия архивных документов не допущено внесение в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенных единиц хранения

п. 10.5 Правил от 02.03.2020 N 24

151

В ходе проверки наличия архивных документов не допущено внесение каких-либо пометок, исправлений или записей в основных учетных документах

п. 10.5 Правил от 02.03.2020 N 24

152

По окончании проверки наличия архивных документов внесены изменения в необходимые учетные документы

п. 10.6 Правил от 02.03.2020 N 24

153

По окончании проверки наличия архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставлен штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, проводившего проверку

п. 10.6 Правил от 02.03.2020 N 24

154

По окончании проверки наличия архивных документов или в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, предоставлена итоговая запись;

п. 10.6 Правил от 02.03.2020 N 24

155

По окончании проверки наличия архивных документов коробки с архивными документами опечатаны с проставлением штампа, содержащего дату проверки, фамилию и инициалы, проводившего ее работника

п. 10.6 Правил от 02.03.2020 N 24

156

Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде

п. 10.7 Правил от 02.03.2020 N 24

157

Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится не более двух лет с момента выявления факта отсутствия, с учетом продления розыска руководителем архива на год

п. 10.8 Правил от 02.03.2020 N 24

158

При отрицательном результате розыска архивных документов составлен акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны, и справка о проведении розыска

п. 10.8 Правил от 02.03.2020 N 24

159

Архив снял с учета на основании решения ЭПК департамента культуры Костромской области, органа местного самоуправления, архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально и необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны

п. 10.9 Правил от 02.03.2020 N 24

160

При приеме архивных документов из источника комплектования проводится их предварительная выдержка в карантинном помещении (при наличии) перед размещением в архивохранилище

п. 11.1 Правил от 02.03.2020 N 24

161

При приеме архивных документов из источника комплектования проводится обеспыливание первичных средств хранения и корешков, очистка от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях

п. 11.1 Правил от 02.03.2020 N 24

162

При приеме архивных документов из источника комплектования проводится проверка физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов

п. 11.1 Правил от 02.03.2020 N 24

163

При приеме архивных документов из источника комплектования проводится выявление вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность

п. 11.1 Правил от 02.03.2020 N 24

164

При приеме архивных документов из источника комплектования проводится проверка аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствия их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствия вредоносного программного обеспечения

п. 11.1 Правил от 02.03.2020 N 24

165

При приеме архивных документов из источника комплектования проводится проверка очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте

п. 11.1 Правил от 02.03.2020 N 24

166

Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение документов

п. 11.2 Правил от 02.03.2020 N 24

167

Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится в ходе проверки наличия и состояния архивных документов

п. 11.4 Правил от 02.03.2020 N 24

168

Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации

п. 11.4 Правил от 02.03.2020 N 24

169

Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища

п. 11.4 Правил от 02.03.2020 N 24

170

Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов

п. 11.4 Правил от 02.03.2020 N 24

171

По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составлен акт в произвольной форме, в котором отражена необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки и, в зависимости от состояния документов, указаны рекомендуемые сроки проведения следующей проверки

п. 11.8 Правил от 02.03.2020 N 24

172

Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде

п. 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24

173

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражены для документов на бумажном носителе: в листе-заверителе дела;

в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов

п. 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24

174

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражены для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента

п. 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24

175

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражены для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях)

п. 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24

176

Выдача подлинников архивных документов производится по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику - при наличии гарантийного письма о последующем возврате;

для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии)

п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24

177

Выдача подлинников архивных документов производится для экспонирования вне архива - на основании договора с организацией организатором выставки, предусматривающего такую выдачу

п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24

178

Выдача подлинников архивных документов производится для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива - на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу

п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24

179

Выдача подлинников архивных документов производится судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - в соответствии с законодательством Российской Федерации

п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24

180

Выдача подлинников архивных документов производится пользователям - по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица

п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24

181

На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям подлинников архивных документов: уникальных; имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; имеющих копию фонда пользования; признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования)

п. 14.2 Правил от 02.03.2020 N 24

182

Создана комиссия для выдачи заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа

п. 14.2 Правил от 02.03.2020 N 24

183

Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не превышает 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа

п. 14.2 Правил от 02.03.2020 N 24

184

Обязательная полистная проверка перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе проводится для архивных документов: особо ценных; несброшюрованных; содержащих автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес; ранее не выдававшихся (только при первой выдаче)

п. 14.4 Правил от 02.03.2020 N 24

185

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней)

п. 14.6 Правил от 02.03.2020 N 24

186

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок до 120 рабочих дней - работникам архива

п. 14.6 Правил от 02.03.2020 N 24

187

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок до шести месяцев - фондообразователям

п. 14.6 Правил от 02.03.2020 N 24

188

Выдача архивных документов регистрируется в книгах выдачи из архивохранилищ или в информационной системе архива

п. 14.8 Правил от 02.03.2020 N 24

189

Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждено в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива

п. 14.9 Правил от 02.03.2020 N 24

190

На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя

п. 14.10 Правил от 02.03.2020 N 24

191

Выверка книг выдачи проводится не реже одного раза в квартал

п. 14.11 Правил от 02.03.2020 N 24

192

Архив создает страховой фонд на особо ценные и уникальные документы

п. 18.1 Правил от 02.03.2020 N 24

193

Страховой фонд хранится территориально обособленно от архивных документов

п. 18.6 Правил от 02.03.2020 N 24

194

Обеспечено страхование на время предоставления для экспонирования уникальных документов

п. 20.1 Правил от 02.03.2020 N 24

195

Архив ведет учет архивных документов, в т.ч. автоматизированный с использованием ГИС "Архивный фонд"

п. 21.1 Правил от 02.03.2020 N 24

196

Архив установил состав учетных документов, последовательность выполнения работ по учету по архиву и по каждому архивохранилищу, схему учета архивных документов

п. 21.2 Правил от 02.03.2020 N 24

197

Ведется учет хранящихся в архиве архивных документов, в том числе неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования, описей дел, документов

п. 21.3 Правил от 02.03.2020 N 24

198

Ведется учет хранящихся в источниках комплектования архива документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу

п. 21.3 Правил от 02.03.2020 N 24

199

Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы

п. 21.4 Правил от 02.03.2020 N 24

200

Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов

п. 21.5 Правил от 02.03.2020 N 24

201

Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры на основании соответствующих актов с указанием должности и даты внесения

п. 21.7 Правил от 02.03.2020 N 24

202

Архивные документы учитываются в архиве по фондам и единицам хранения, а также единицам учета

п. 22.1 Правил от 02.03.2020 N 24

203

Каждой учетной единице присвоен учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра:

архивному фонду - по списку фондов;

описи дел, документов - по листу фонда или листу учета аудиовизуальных документов;

единице хранения (единице учета) - по описи дел, документов в пределах одной описи

п. 22.2 Правил от 02.03.2020 N 24

204

Одинаковые номера отсутствуют: у архивных фондов - в пределах одного архива; у описей дел, документов - в пределах одного архивного фонда;

у единицы хранения (единицы учета) - в пределах одной описи дел, документов

п. 22.3 Правил от 02.03.2020 N 24

205

Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не присваиваются вновь поступившим архивным фондам

п. 22.4 Правил от 02.03.2020 N 24

206

Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присвоен номер одного из архивных фондов, включенных в его состав

п. 22.4 Правил от 02.03.2020 N 24

207

В списке фондов указано последнее название фондообразователя в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указаны на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности

п. 22.5 Правил от 02.03.2020 N 24

208

Каждая единица хранения (единица учета) имеет обозначение, включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения (единицы учета)

п. 22.6 Правил от 02.03.2020 N 24

209

В архиве ведется обязательный учетный документ - книга учета поступлений документов