Приложение 2. Инструкция о порядке подготовки и передачи на государственное архивное хранение документального фонда организаций государственной системы здравоохранения г. Москвы

Приложение 2
к распоряжению Департамента
здравоохранения города Москвы
от 23.12.2021 г. N 4994-р

Инструкция
о порядке подготовки и передачи на государственное архивное хранение документального фонда организаций государственной системы здравоохранения города Москвы

По истечении нормативных сроков временного хранения документов в организациях в архивы города Москвы передаются в упорядоченном виде на государственное хранение следующие документы Департамента здравоохранения города Москвы и подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы организаций:

- документы постоянного хранения (приказы по основной деятельности, годовые отчеты по основной деятельности, штатные расписания и изменения к ним, бюджет и другие документы (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел) по истечении 10 лет хранения в организации передаются в Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Центральный государственный архив Москвы" (ГБУ "ЦГА Москвы");

- документы по личному составу (приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, личные дела работников, трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел; документы по заработной плате работников; подлинные личные невостребованные документы: трудовые книжки и др.) по истечении 5 лет хранения в организации передаются в Государственное казенное учреждение города Москвы "Центральный архив медицинских документов города Москвы" (ГКУ "ЦАМД Москвы").

Образовательные учреждения среднего специального образования дополнительно передают следующие виды документов:

- приказы по личному составу студентов;

- книги протоколов заседания ГЭК/ГАК;

- книги выдачи дипломов;

- копии дипломов по специальностям;

- книги выдачи дубликатов дипломов и приложений к ним;

- сводные, семестровые, экзаменационные ведомости.

Документы передаются ежегодно в упорядоченном виде согласно утвержденному Департаментом здравоохранения города Москвы графику передачи документов на архивное хранение.

Упорядочение документов производится за счет средств организации - собственника документов в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах", "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (М., 2015), приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", методическими рекомендациями "Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу" (Главархив Москвы, 2006).

Упорядочение может проводиться собственными силами работников организации или сторонней организацией по договору с оплатой после согласования описей на Бюро Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы и передачи документов в архив.

В случае упорядочения документов сторонними организациями по договору запрещается без нотариально заверенной доверенности передавать документы для упорядочения сторонним организациям с вывозом их за территорию учреждения - собственника документов.

Организация, планирующая приступить к упорядочению архивных документов, должна до начала работы уведомить об этом работников соответствующего государственного архива, т.к. упорядочение документов должно проводиться при консультативно-методической помощи работников отдела комплектования государственного архива, курирующих учреждение.

Упорядоченные документы передаются на хранение в государственный архив в архивных коробах после согласования итоговых документов (описей дел) Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива Москвы. Одновременно передаются описи дел в электронном виде для электронного и информационного обеспечения. Подтверждением передачи документов на государственное архивное хранение является акт приема-передачи архивных документов на хранение согласно приложению N 30 к "Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (М., 2015).

Транспортировка документов осуществляется за счет средств организации.

Медицинская документация поступает на хранение в государственный архив только от ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника.

Документы временного (менее 10 лет) срока хранения хранятся в организации и подлежат уничтожению в установленном порядке после согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу.