Постановление администрации Зиминского городского муниципального образования Иркутской области от 7 декабря 2021 г. N 971 "Об утверждении положения об архиве администрации Зиминского городского муниципального образования"

На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", руководствуясь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, статьей 28 Устава Зиминского городского муниципального образования, администрация Зиминского городского муниципального образования постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Зиминского городского муниципального образования (прилагается).

2. Считать утратившим силу пункт 1 постановления администрации Зиминского городского муниципального образования от 29.04.2013 N 930 "Об утверждении Положения о ведомственном архиве администрации Зиминского городского муниципального образования".

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Зиминского городского муниципального образования в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Зиминского городского муниципального образования.

Мэр Зиминского городского муниципального образования

А.Н.Коновалов

Утверждено

постановлением администрации

Зиминского городского

муниципального образования

от 07.12.2021 N 971

Положение
об архиве администрации Зиминского городского муниципального образования

I. Общие положения

1. Документы администрации Зиминского городского муниципального образования (далее - Администрация), представляющие историческую, научную, социальную и культурную ценность, являются (муниципальной) собственностью, частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в архивном отделе управления правовой, кадровой и организационной работы администрации Зиминского городского муниципального образования (далее - архивный отдел).

2. Архив администрации (далее - архив) образован в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 1.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, М., 2015.

3. Положение об архиве разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

4. Архив согласовывает положение об архиве Администрации с экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), после согласования положение об архиве Администрации утверждается Мэром Зиминского городского муниципального образования (далее - Мэр).

5. Архив Администрации создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учёта, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в архивный отдел.

6. Архив Администрации возглавляет ответственный за архив, который назначается распоряжением Администрации.

7. Круг обязанностей сотрудника, ответственного за архив, определяется должностной инструкцией, утвержденной Мэром.

8. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Иркутской области, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, М., 2015.

9. Контроль за деятельностью архива Администрации осуществляется Мэром.

II. Состав документов архива администрации

10. Архив Администрации хранит:

10.1. Документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации;

10.2. Документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда администрации - предшественника;

10.3. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива Администрации (описи, исторические справки и т.д.).

III. Задачи архива администрации

11. К задачам архива Администрации относятся:

11.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II данного положения.

11.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Администрации.

11.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

11.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

11.5. Подготовка и своевременная передача документов на хранение в архивный отдел.

11.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Администрации, своевременной передачей их в архив администрации.

IV. Функции архива администрации

12. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

12.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, в соответствии с утвержденным графиком.

12.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

12.3. Предоставляет в архивный отдел учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

12.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации.

12.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, номенклатуру дел раз в пять лет;

б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Мэру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК номенклатуры дел.

12.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел.

12.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

12.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов архива Администрации.

12.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

12.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

12.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

12.13. Ведет учет использования документов архива Администрации.

12.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

12.15. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

12.16. Оказывает методическую помощь:

а) работникам Администрации в составлении номенклатур дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам Администрации в подготовке документов к передаче в архив Администрации.

V. Права архива администрации

13. Архив Администрации имеет право:

а) представлять Мэру предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать у работников Администрации сведения, необходимые для работы архива Администрации;

в) давать рекомендации работникам Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива Администрации;

г) информировать работников Администрации о необходимости передачи документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком.