Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству

Приложение N 1

к приказу

Государственного комитета

Республики Башкортостан

по предпринимательству

от 13 сентября 2021 г. N 156

Правила
обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству

1. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству (далее - Госкомитет).

1.2. Настоящие Правила определяют политику Госкомитета как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству, а также иных субъектов персональных данных.

2. Условия и порядок обработки персональных данных

2.1. Персональные данные государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете, а также иных субъектов персональных данных (далее - субъекты персональных данных), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданским служащим в прохождении государственной гражданской службы Республики Башкортостан, формирования кадрового резерва государственной гражданской службы Республики Башкортостан, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих и членов их семей, обеспечения гражданским служащим установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества и имущества Госкомитета, а также в целях противодействия коррупции.

2.2. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных субъектов персональных данных, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 3 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без согласия указанных субъектов в рамках целей, определенных пунктом 3 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.

Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется при условии получения согласия указанных субъектов в следующих случаях:

при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;

при трансграничной передаче персональных данных;

при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.3. В случаях, предусмотренных пунктом 2.2 настоящих Правил, согласие на обработку персональных данных государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству, а также иных субъектов персональных данных оформляется по форме согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

Форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные оформляется по форме согласно приложению N 1 к настоящим Правилам.

2.4. Обработка персональных данных субъектов персональных данных и членов их семей, то есть любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включающая в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, осуществляется уполномоченными на обработку персональных данных должностными лицами Госкомитета, назначенными приказом Госкомитета (далее - должностные лица по обработке персональных данных).

Перечень должностей государственных гражданских служащих в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным приведен в приложении N 3 к настоящему приказу.

2.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов (заявление, анкета, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, иные документы);

копирования оригиналов документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

внесения персональных данных в информационные системы Госкомитета;

формирования и обработки персональных данных в ходе реализации полномочий в сфере противодействия коррупции.

2.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных.

2.7. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 статьи 18 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.8. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные, не предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

2.9. При сборе персональных данных должностное лицо Госкомитета, уполномоченное на обработку персональных данных, осуществляющее сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных обязано разъяснить указанным субъектам юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

2.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

3. Условия и порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете, и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

3.1. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете (далее - гражданские служащие), и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения осуществляется в Госкомитете на основании заявления о согласии на обработку персональных данных.

3.2. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, определяется пунктом 4 Постановления Правительства Республики Башкортостан от 11 сентября 2013 года N 411 "О предоставлении государственным гражданским служащим Республики Башкортостан единовременной субсидии на приобретение жилого помещения", а также может включать в себя иные персональные данные, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.3. Обработка персональных данных гражданских служащих при постановке на учет для получения единовременной субсидии осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого на имя председателя Госкомитета (далее - председатель) в Комиссию Государственного комитета Республики Башкортостан по предпринимательству по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Республики Башкортостан, замещающим должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству, единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия).

3.4. Обработка персональных данных гражданских служащих в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в частности сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется должностными лицами Госкомитета, входящими в состав Комиссии, путем:

получения оригиналов необходимых документов;

предоставления заверенных в установленном законодательством порядке копий документов.

3.5. Комиссия вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими, о наличии условий, необходимых для постановки гражданского служащего на учет для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

3.6. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ним родстве (свойстве), полученных в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с исполнением государственных полномочий

4.1. В целях исполнения государственных полномочий при организации приема граждан, обеспечении своевременного и полного объема рассмотрения устных и письменных обращений (жалоб) граждан по вопросам, относящимся к компетенции Госкомитета, осуществляется обработка персональных данных физических лиц.

4.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Госкомитет лично, а также направивших индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц в Госкомитет и его должностным лицам, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим их уведомлением о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Госкомитете подлежат рассмотрению обращения (жалобы) граждан Российской Федерации, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, обращения иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

4.3. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес;

адрес электронной почты;

контактный телефон;

иные персональные данные, указанные в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

4.4. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных.

4.5. При исполнении государственных полномочий запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.6. При сборе персональных данных должностное лицо по обработке персональных данных, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных в связи с исполнением государственных полномочий, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

4.7. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

5. Условия и порядок обработки персональных данных в информационных системах персональных данных Госкомитета

5.1. Обработка персональных данных в Госкомитете осуществляется в информационных системах, используемых структурными подразделениями Госкомитета, ответственными за обработку персональных данных.

5.2. Классификация информационных систем персональных данных, указанных в пункте 5.1 настоящих Правил, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.3. Должностным лицам по обработке персональных данных предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе Госкомитета. Доступ предоставляется к информационным системам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

5.4. Обеспечение безопасности персональных данных и уровней защищенности информационных систем персональных данных осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 14 июля 2017 года N 329 "Об утверждении Порядка взаимодействия республиканских органов исполнительной власти, отдельных государственных казенных учреждений Республики Башкортостан и государственного казенного учреждения Республики Башкортостан "Информационные технологии" при осуществлении функций в сфере информационных технологий".

5.5. Обмен персональными данными при их обработке в информационных системах персональных данных Госкомитета осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующих организационных мер и путем применения программных и технических средств.

5.6. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в информационных системах персональных данных Госкомитета должностными лицами незамедлительно принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

6. Сроки обработки и хранения персональных данных

6.1. Сроки обработки и хранения персональных данных субъектов персональных данных, и членов их семей осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 года N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации".

6.2. Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные субъектов персональных данных определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236.

6.3. Срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Госкомитета определяется в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182.

6.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с исполнением Госкомитетом государственных полномочий, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Госкомитета, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с исполнением государственных полномочий, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Госкомитета.

6.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

6.6. Отделу административной и кадровой работы Госкомитета необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

6.7. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Госкомитета.

6.8. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

7. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

7.1. Структурными подразделениями Госкомитета осуществляется систематическое выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На основании представленных структурными подразделениями Госкомитета описей дел, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения отдел административной и кадровой работы Госкомитета составляет Акт о выделении к уничтожению документов (далее - акт).

7.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии Государственного комитета Республики Башкортостан по предпринимательству (далее - ЦЭК Госкомитета), состав которой утверждается приказом Госкомитета. По итогам заседания составляется протокол и акт, которые подписываются председателем ЦЭК Госкомитета, визируются членами ЦЭК Госкомитета и утверждаются председателем Госкомитета.

7.3. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются в присутствии членов ЦЭК Госкомитета на бумагоуничтожительной машине, после чего секретарем ЦЭК обрабатываются следующие персональные данные Госкомитета, делается соответствующая отметка в описи уничтожаемых документов.

Опись уничтожаемых документов подписывается членами ЦЭК после уничтожения всех документов, указанных в Акте.

7.4. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

8.1. Ответственность должностных лиц Госкомитета, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии со статьей 24 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и законодательством Российской Федерации.

8.2. Типовая форма обязательства государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по предпринимательству, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним служебного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей приведена в приложении N 2 к настоящим Правилам.