Приказ Федеральной налоговой службы от 1 февраля 2022 г. N ЕД-7-10/74@ "Об утверждении Порядка централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3"

2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России совместно с ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) (Р.В. Филимошин) обеспечить передачу на хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) документов и формирование, утверждение отчётов в ПП Архивное хранение АИС "Налог-3", содержащих сведения об объёме документов и архивных хранилищах, в соответствии с Порядком.

3. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить доведение настоящего приказа до нижестоящих территориальных органов ФНС России (при наличии).

4. ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) (Р.В. Филимошин) обеспечить доведение настоящего приказа до филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

5. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) обеспечить методологическое сопровождение работ по настоящему приказу.

6. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 24.08.2016 N ММВ-7-10/456@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях";

приказ ФНС России от 28.07.2020 N ЕД-7-10/478@ "Об утверждении Порядка централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3".

7. Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с реализацией настоящего приказа, осуществляется в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных территориальным органам ФНС России на соответствующий год. Обеспечение централизованного хранения документов в соответствии с настоящим приказом осуществляется ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) в пределах установленной штатной численности, а также в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) на соответствующий год.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего организацию работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 5, 6, на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России, - в части пункта 4 настоящего приказа.

Руководитель Федеральной
налоговой службы

Д.В. Егоров

УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 1 февраля 2022 г.
N ЕД-7-10/74@

Порядок
централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3"

Сокращения и термины

АИС "Налог-3"	Единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям, определяемым Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506
Архивная тара	Короб, маркированный специальной этикеткой, предназначенный для размещения объектов хранения в Архивохранилище, и обеспечивающий перевозку и хранение размещаемых в нём объектов хранения
Архивохранилище	Специально оборудованное здание (помещение) для хранения документов, образующихся в деятельности налоговых органов и/или филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в т.ч. расположенных вне территории субъекта Российской Федерации, на территории которого находится указанное здание (помещение)
Владелец объектов хранения	НО, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище объекты хранения, или в случае миграции налогоплательщика - НО, в котором в настоящее время администрируют налогоплательщика, а также Филиал Учреждения, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище реестры ф. 103
Документы НБО	Налоговые декларации (расчёты), налоговая (бухгалтерская) отчетность, а также иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представленные налогоплательщиками (их представителями) на бумажных носителях в налоговые органы Российской Федерации
ЕКП	Единое клиентское приложение АИС "Налог-3"
Инвентарный (или учетный) номер	Номер, присвоенный при регистрации объекта хранения в АИС "Налог-3", представляющий собой уникальный набор символов в виде двухмерного штрих-кода, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения (GUID)
Истребованные документы	Документы, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля
ИФНС	Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня
Комплект прилагаемых документов	Приложения, подтверждающие документы и прочие документы, приложенные к документам НБО
Конверт	Конверт почтового отправления, в котором представлены документы, комплекты прилагаемых документов.
МИ ФНС России по КН	Межрегиональная инспекция ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам
МРИ ФНС России по КН	Межрайонная инспекция ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам
МФЦ	Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг
НО	Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального уровня, управление Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, в том числе перешедшие на двухуровневую систему, осуществляющие передачу документов / комплектов прилагаемых документов / конвертов / реестров МФЦ на хранение в Архивохранилище. Если не указано иное, под налоговыми органами понимаются также их ТОРМ
Объект хранения	Единица учета документов, передаваемых на централизованное хранение в ПК МВиП, АИС "Налог-3" ("Документ", "Связка", "Дело")
Объект хранения типа "Дело"	Совокупность документов в отношении одного юридического лица (организации), индивидуального предпринимателя или физического лица
Объект хранения типа "Документ"	Документ или комплект прилагаемых документов, зарегистрированный в АИС "Налог-3" под одним инвентарным номером и учитываемый как один объект хранения
Объект хранения типа "Связка"	Совокупность документов одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов, и года образования документов
План-график	Документ, определяющий для НО сроки (даты) и планируемые объёмы передачи на централизованное хранение объектов хранения.
Перечень документов	Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@ (в действующей редакции)
ПО	Программное обеспечение, используемое при централизованном хранении документов: ПК МВиП, УДиЭА и подсистемы налогового администрирования АИС "Налог-3"
ПП Архивное хранение	Прикладная подсистема "Архивное хранение" АИС "Налог-3"
ПП УДиЭА	Прикладные подсистемы "Управление документами" и "Электронный архив налоговой информации" АИС "Налог-3"
ПП Уничтожение документов	Прикладная подсистема "Уничтожение документов с истекшим сроком хранения" АИС "Налог-3"
ПК МВиП	Программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения
Реестр МФЦ	Опись документов, передаваемых в НО из МФЦ
Реестр ф.103	Список регистрируемых почтовых отправлений, формируемый в ПК МВиП
СНОН	Справочник "Налоговые органы, для которых осуществляет деятельность ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и его территориальные подразделения", утвержденный приказом ФНС России от 28.11.2013 N ММВ-7-1/529@
Сопроводительные документы	Документы, образующиеся при приеме-передаче объектов хранения
Стороны	НО и Филиал Учреждения
СЭД	Система электронного документооборота ФНС России
ТОРМ	Территориально-обособленное рабочее место НО
Уполномоченный сотрудник	Сотрудник НО или Филиала Учреждения, ответственный за доставку, прием-передачу и размещение объектов хранения на централизованное хранение
Упрощенная технология учета архивных документов АИС "Налог-3"	Технология хранения АИС "Налог-3", позволяющая в качестве объектов хранения учитывать совокупности документов (Дела, Связки) без учета и регистрации отдельных документов
УФНС	Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации
Учреждение	Федеральное казённое учреждение "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва)
Филиал Учреждения	Филиал/отделение филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации
Централизованная обработка	Обработка документов, осуществляемая с использованием программного обеспечения ПК МВиП, в условиях взаимодействия НО и Филиалов Учреждения
Централизованное хранение	Хранение документов в Архивохранилище
ЭК НО	Экспертная комиссия Владельца объектов хранения

I. Общие положения

1.1 Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3" (далее - Порядок) определяет последовательность и процедуры взаимодействия между НО и Филиалами Учреждения при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта Российской Федерации, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища, а также уничтожении объектов хранения с истекшим сроком хранения, находящихся в Архивохранилище, с использованием АИС "Налог-3".

1.2. Перечень НО, в отношении которых Филиал Учреждения реализует функцию централизованного хранения документов, с указанием мест хранения, утвержден приказом ФНС России от 25.06.2019 N ММВ-7-10/325@.

1.3. Филиал Учреждения может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов Учреждения нескольких субъектов Российской Федерации.

1.4. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Сроки централизованного хранения документов в Филиале Учреждения указаны в ведомственном классификаторе документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, ведение которого осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 20.10.2020 N N ЕД-7-19/765@ (в действующей редакции) на основании информации, содержащейся в Перечне документов.

1.6. Все документы, сопровождающие технологические процессы, связанные с централизованным хранением документов и передачей их на хранение, формируются в дела в хронологической последовательности в соответствии с утвержденной номенклатурой дел НО и Учреждения и хранятся не менее 1 года.

1.7. Методологическое сопровождение вопросов хранения налоговых документов осуществляет Административно-контрольное управление.

1.8. Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в процессе деятельности Владельца объектов хранения:

1.8.1. Документы, прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП:

- документы, поступившие от заявителей в НО для государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей и внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП на бумажных носителях;

- документы, подготовленные НО в связи с осуществлением государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей;

- документы НБО (в том числе сконвертированные из децентрализованных компонентов в централизованные компоненты АИС "Налог-3") и приложения к ним;

- реестры ф.103.

1.8.2. Документы, не прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП.

1.8.2.1. Документы, не зарегистрированные в ЕКП (документы "старого фонда"):

- документы по государственной регистрации прекративших деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

- документы по учету в НО организаций и физических лиц;

- документы НБО и приложения к ним;

- документы, касающиеся проведения и оформления результатов налоговых проверок, а также комплекты прилагаемых документов (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки);

- документы, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки, либо с момента поступления, если не были включены в материалы налоговой проверки);

- документы по судебно-исковой работе налоговых органов;

- документы, поступившие от налогоплательщиков в рамках досудебного урегулирования налоговых споров;

- документы, связанные с взысканием задолженности юридических и физических лиц;

- дела о сопровождении процедуры банкротства юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей;

- иные документы, переданные на централизованное хранение до 01.01.2022.

1.8.2.2. Документы, зарегистрированные в АИС "Налог-3" и подлежащие размещению на хранение без сканирования и ввода:

- документы НБО, представленные за периоды, превышающие 3 (трех) летний срок (для деклараций по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ - 4 (четырёх) летний срок), и приложения к ним;

- комплекты прилагаемых документов, не подлежащие централизованной обработке (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки);

- доверенности, поступившие отдельно от документов, подлежащих централизованной обработке (передаются на хранение после истечения срока действия);

- документы, в приеме которых было отказано;

- конверты (в том числе сконвертированные из децентрализованных компонентов в централизованные компоненты АИС "Налог-3") и реестры МФЦ.

1.9. Взаимодействие между участниками процесса.

1.9.1. Участниками взаимодействия являются ФНС России, Учреждение, НО, Филиалы Учреждения.

1.9.2. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалами Учреждения, осуществляет Учреждение. Координация и контроль работ, проводимых в УФНС, перешедших на двухуровневую систему, МИ ФНС России по КН и МРИ ФНС России по КН, осуществляется самостоятельно.

1.9.3. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД, АИС "Налог-3" и ПК МВиП.

1.9.4. В отношении документов, размещенных на хранение в НО, подготовка архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище, транспортировка объектов хранения, ранее изъятых из Архивохранилища, и объектов хранения, подлежащих возврату (в связи с несоответствием требованиям Порядка), осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.

НО, осуществляющему хранение документов, предоставляется доступ к подсистеме ПК МВиП по заявке НО. Заявку исполняет Филиал Учреждения, выполняющий функции администрирования подсистемы ПК МВиП в соответствии со Справочником СНОН.

В отношении документов, прошедших централизованную обработку в ПК МВиП, и конвертов / реестров МФЦ, размещенных на хранение в Филиалах Учреждения, подготовку архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировку между Филиалами Учреждения, а также обеспечение их сохранности при транспортировке осуществляют Филиалы Учреждения.

По согласованию Сторон может быть определён иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН) и Учреждением.

1.9.5. Доступ в здание (помещения) Филиала Учреждения сотрудников НО осуществляется в порядке, установленном Филиалом Учреждения.

1.9.6. Сведения о закреплении за Филиалом Учреждения НО и процедуры процесса централизованного хранения документов включаются в СНОН.

ФНС России, УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН оперативно направляют в Учреждение сведения о НО, уполномоченных осуществлять передачу объектов хранения на централизованное хранение для учета Учреждением в СНОН.

1.10. В целях подготовки к передаче документов на централизованное хранение проводятся следующие подготовительные и организационные мероприятия:

1.10.1. Назначение ответственных лиц.

НО и Филиалы Учреждения назначают:

- координаторов взаимодействия (основной и замещающий);

- ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии.

НО и Филиалы Учреждения обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением N 1 к Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

1.10.2. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение.

1.10.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября направляют в Филиал Учреждения сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение в электронном виде согласно приложению N 2 к Порядку.

В представляемых данных не учитываются объемы документов, размещаемых на хранение в Филиалах Учреждения по окончании централизованной обработки с использованием программного обеспечения ПК МВиП.

1.10.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 1.10.2.1 Порядка, Филиалом Учреждения разрабатывается План-график (приложение N 3 к Порядку). Филиал Учреждения совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН утверждают План-график ежегодно не позднее 15 декабря.

1.11. Функции Филиала Учреждения при осуществлении централизованного хранения.

1.11.1. Для обеспечения сохранности документов Филиал Учреждения должен осуществлять комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, N 38830).

1.11.2. Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учёт и хранение, а также оперативный поиск.

1.11.3. Право доступа в помещение Архивохранилища имеют должностные лица Филиала Учреждения, уполномоченные на доступ в соответствующее помещение Архивохранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

1.11.4. Филиал Учреждения должен осуществлять мероприятия по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения:

- приём и размещение на централизованное хранение объектов хранения;

- обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения;

- топографирование помещений Архивохранилища, используемых для централизованного хранения, средствами ПК МВиП, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения;

- выдачу объектов хранения по запросу НО;

- приём и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения;

- осуществление учёта, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение с использованием ПК МВиП;

- организацию уничтожения объектов хранения на бумажных носителях с истекшими сроками хранения и соответствующих им электронных образов и технологических данных.

1.12. Программное обеспечение.

1.12.1. В целях обеспечения положений настоящего Порядка в НО и Филиале Учреждения используется программное обеспечение АИС "Налог-3", ПК МВиП.

1.12.2. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.

II. Передача на централизованное хранение документов, прошедших централизованную обработку с использованием ПК МВиП

2.1. Документы, указанные в пункте 1.8.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Документ". В одну архивную тару размещаются документы одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.

2.2. Архивные тары с документами, передаваемые на централизованное хранение, должны соответствовать требованиям, указанным в пункте 3.1 Порядка.

2.3. Ответственность за соответствие количества и содержания тар, передаваемых на хранение по Акту приёма-передачи тар, несет передающий на централизованное хранение НО или Филиал Учреждения.

2.4. НО для передачи на централизованное хранение документов, сканирование которых осуществлялось в АИС "Налог-3", а также документов, выданных во временное пользование и возвращаемых на централизованное хранение, выполняет следующие действия:

- осуществляет подготовку и комплектование тар с документами в соответствии с порядками, регламентирующими передачу документов на централизованную обработку средствами ПК МВиП;

- осуществляет проверку содержимого тары путем сопоставления информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержимым тары на предмет выявления отсутствующих, либо наличия неучтенных объектов хранения;

- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, содержащихся в архивной таре;

- формирует и печатает в 2 (двух) экземплярах Акт приёма-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку), подписывает и прикладывает его к партии тар;

- передает тары по Акту приёма-передачи партии тар в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, в соответствии с Планом-графиком;

- в случае необходимости возврата реестров ф. 103 в Филиал Учреждения, с которым взаимодействие по Плану-графику не осуществляется, запрашивает номер тары, необходимый для комплектования реестров ф. 103 у Филиала Учреждения, комплектует и передает тару с документами средствами АИС "Налог-3", направляет реестры ф. 103 с двумя подписанным экземплярами Акта приема-передачи партии тар и сопроводительным письмом в Филиал Учреждения заказным или ценным почтовым отправлением.

2.5. Филиал Учреждения, получивший реестры ф. 103 с двумя подписанными экземплярами Акта приема-передачи партии тар, подписывает и возвращает в НО один экземпляр Акта с сопроводительным письмом заказным или ценным почтовым отправлением.

2.6. Филиал Учреждения, осуществивший сканирование документов и разместивший их на хранение по месту осуществления сканирования, выполняет следующие действия:

- формирует с использованием ПК МВиП (процесс "Перемещение тары") Акт приёма-передачи для тар, перемещаемых на централизованное хранение (приложение N 5 к Порядку) в 2 (двух) экземплярах и подписывает его;

- непосредственно перед фактической передачей тар для подтверждения отправки тар запускает процесс "Подтверждение отправки тар в другое подразделение";

- передает тары по Акту приёма-передачи в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов.

2.7. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов по месту осуществления сканирования, после завершения сканирования размещает тары с документами на хранение (процесс "Размещение тары").

2.8. НО для передачи на централизованное хранение документов, хранение которых в НО осуществляется с использованием ПК МВиП, выполняет действия, аналогичные действиям Филиала Учреждения, указанным в пункте 2.6.

III. Передача на централизованное хранение документов, не прошедших централизованную обработку с использованием ПК МВиП

3.1. Подготовка архивных тар для передачи на централизованное хранение объектов хранения типа "Дело", "Связка", "Документ".

3.1.1. При подготовке архивных тар для комплектования объектами хранения НО выполняет следующие действия:

- средствами СЭД НО направляет в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, запрос на получение этикеток для маркировки архивных тар с указанием их типоразмера, в количестве не более годового объема, заявленного в Плане-графике на текущий год;

- получает от Филиала Учреждения средствами СЭД образы этикеток для маркировки архивных тар;

- распечатывает и наклеивает этикетки на архивные тары в верхней части торцевой стороны тары в соответствии с типоразмером тары.

3.1.2. Не допускается включение в архивную тару объектов хранения с истекшим или истекающим в течение 1 календарного года сроком хранения.

3.1.3. Архивная тара должна быть заполнена не менее чем на 90%.

3.1.4. Для передачи объектов хранения типа "Документ" используются архивные тары шириной 75 мм. При передаче объектов хранения типа "Дело", "Связка", а также одного "Документа", содержащего более 600 листов, допускается использование архивных тар шириной 75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 350 мм и 500 мм и высотой не более 325 мм, глубиной не более 290 мм.

3.1.5. Ответственность за соответствие количества и содержания передаваемых архивных тар сопроводительным документам несёт передающий на централизованное хранение (НО или Филиал Учреждения).

3.2. Передача документов, не зарегистрированных в ЕКП (документы "старого фонда") с использованием Упрощённой технологии учета архивных документов АИС "Налог-3".

Документы, завершенные делопроизводством и указанные в пункте 1.8.2.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Дело" или "Связка".

Формирование объекта хранения типа "Дело".

3.2.1. Объектом хранения типа "Дело", по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение следующих видов документов:

- документы по учету в НО организаций и физических лиц;

- декларации по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика;

- приложения к декларациям по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки).

3.2.2. В одну архивную тару размещаются объекты хранения типа "Дело", содержащие документы одного срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов, и года образования дела (за исключением деклараций по налогу на доходы физических лиц, которые комплектуются в отношении одного налогоплательщика в независимости от года их образования).

3.2.3. На обложку объекта хранения типа "Дело" наносится заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/ФИО индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП.

3.2.4. Документы по учёту организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учёта в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно.

3.2.5. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Дело".

Формирование объекта хранения типа "Связка".

3.2.6. Объектом хранения типа "Связка", по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение документов следующих видов документов:

- документы НБО и приложения к ним;

- документы по судебно-исковой работе налоговых органов;

- документы, поступившие от налогоплательщиков в рамках досудебного урегулирования налоговых споров;

- документы, связанные с взысканием задолженности юридических и физических лиц;

- дела о сопровождении процедуры банкротства юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей.

3.2.7. Объект хранения типа "Связка" должен содержать документы одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов и года образования документов.

3.2.8. В одну архивную тару может быть укомплектован только один объект хранения типа "Связка".

Комплектование архивных тар объектами хранения типа "Дело" и "Связка".

3.2.9. При подготовке архивных тар НО использует Упрощенную технологию учета архивных документов АИС "Налог-3" и выполняет следующие действия:

- регистрирует объект хранения в ЕКП с указанием соответствующего типа объекта хранения;

- печатает и наклеивает на объект хранения маркировочную этикетку, содержащую инвентарный номер объекта хранения в виде двухмерного штрих-кода (GUID), маркировочная этикетка наклеивается на свободное место обложки "Дела" или первого листа "Связки" параллельно верхнему краю (с отклонением не более чем на 10 (десять) градусов) и не должна закрывать значимую информацию объекта хранения;

- с использованием ЕКП комплектует объект(ы) хранения в архивную тару;

- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, срок хранения и год уничтожения (при возможности) объектов хранения, содержащихся в архивной таре;

- формирует средствами ЕКП, распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку) для последующей передачи в Филиал Учреждения.

3.3. Передача документов, зарегистрированных в ЕКП и подлежащих размещению на хранение без сканирования и ввода.

Документы, указанные в пункте 1.8.2.2. Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Документ".

Формирование объекта хранения типа "Документ"

3.3.1. Объектом хранения типа "Документ" осуществляется передача на централизованное хранение документов, указанных в пункте 1.8.2.2 Порядка.

3.3.2. Документы, перечисленные в п. 1.8.2.2 Порядка должны быть ранее зарегистрированы в ЕКП с инвентарным номером, указанным на маркировочной этикетке или на первом листе документа в виде двумерного штрих-кода, подготовленного налогоплательщиком при помощи специального программного обеспечения.

В целях обеспечения целостности каждый объект хранения типа "Документ", содержащий более одного листа, должен быть прошит или скреплён с помощью степлера, при этом комплект прилагаемых документов должен быть скреплён вместе с описью (реестром) документов, на которой указан инвентарный номер (GUID) объекта хранения. Вместе с тем декларации по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ, представленные за периоды, превышающие 4 (четырёх) летний срок, должны быть прошиты, а металлические скрепления (скобы, скрепки) из них удалены.

Комплектование архивных тар объектом хранения типа "Документ"

3.3.3. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Документ", включающих документы одного вида, одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.

3.3.4. Конверты и реестры МФЦ комплектуются в одну тару отдельно от других документов.

3.3.5. При подготовке архивных тар НО выполняет следующие действия:

- считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов инвентарный номер тары (или вводит его с клавиатуры), убеждается, что инвентарный номер тары, считанный с нее, соответствует указанному инвентарному номеру на таре;

- считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов или вводит с клавиатуры инвентарный номер (GUID) каждого объекта хранения (документа, комплекта прилагаемых документов), добавляемого в тару. Аналогично комплектуются тары с конвертами и реестрами МФЦ;

- после завершения комплектования тары осуществляет предварительную проверку содержимого тары путем сопоставления информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержимым тары на предмет выявления отсутствующих, либо наличия неучтенных объектов хранения. Формирует в ЕКП сопроводительный лист тары (приложение N 6 к Порядку), печатает его и вкладывает в тару;

IV. Прием-передача архивных тар

4.1. Архивные тары, передаваемые НО, доставляются в Архивохранилище в соответствии с Планом-графиком. При передаче реестров ф. 103 в Архивохранилище Филиала Учреждения, с которым взаимодействие по Плану-графику не осуществляется, документы направляются с сопроводительным письмом в Филиал Учреждения заказным или ценным почтовым отправлением.

4.2. Архивные тары не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО (или Филиал Учреждения), представивший документы, в следующих случаях:

4.2.1. Архивная тара не соответствует требованиям пунктов 3.1.2 - 3.1.4 Порядка.

4.2.2. Архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней объектов хранения в течение всего срока хранения.

4.2.3. Архивная тара либо объекты хранения не зарегистрированы в АИС "Налог-3".

4.2.4. Срок хранения, указанный на архивной таре, не соответствует сроку хранения архивной тары, указанному Владельцем документов при комплектовании тары в АИС "Налог-3".

4.3. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, на этапе разгрузки архивных тар имеет право провести выборочную предварительную проверку исполнения требований пункта 4.2 Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО (Филиал Учреждения), представивший документы.

4.4. Приём-передача объектов хранения осуществляется путём сопоставления номеров архивных тар, включенных в Акт приема-передачи партии тар (Акт приема-передачи), и номеров фактически имеющихся архивных тар. При выявлении расхождений в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи) делаются соответствующие отметки.

Акт приема-передачи партии тар в двух экземплярах подписывается уполномоченным сотрудником Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение, один экземпляр возвращается в передающий на хранение НО (или Филиал Учреждения), а второй остается в Филиале Учреждения, осуществляющем централизованное хранение.

4.5. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня поступления архивных тар:

- выполняет процесс "Приём партии тар" ("Приём тар из другого подразделения");

- в отношении представленных НО объектов хранения, содержащих документы, указанные в пунктах 1.8.1 и 1.8.2.2 Порядка, после выполнения процесса "Приём партии тар" выполняет в ПК МВиП процесс "Приём документов".

4.6. При приеме объектов хранения проверка содержимого архивных тар Филиалом Учреждения на предмет соответствия описи (при ее наличии), вложенной в тару, не осуществляется. Сверка количества документов и листов, указанных в Акте приёма-передачи партии тар (Акте приёма-передачи), с фактическим количеством документов и листов, содержащихся в тарах, не производится.

4.7. Если при приёме партии тар выявлено отсутствие тары, указанной в Акте приёма-передачи партии тар, или выявлено несоответствие тары требованиям пункта 4.2 Порядка, Филиал Учреждения формирует Акт отказа в приеме тары (приложение N 7 к Порядку).

Если при приёме тар из другого подразделения (Филиала Учреждения/НО) выявлено отсутствие тары, указанной в Акте приема-передачи, или выявлено несоответствие тары требованиям пункта 4.2 Порядка, то выполняется процесс "Перемещение тар из подразделения в подразделение", информация о проблемных тарах фиксируется в Акте приема-передачи и доводится в рабочем порядке до Филиала Учреждения, от которого был получен Акт приема-передачи.

В случае фактического наличия тары, не указанной в Акте приема-передачи партии тар (Акте приёма-передачи), тара подлежит возврату. В Акте приема-передачи партии тар (Акте приёма-передачи) проставляется соответствующая запись о возврате неуказанной тары.

4.8. Если при выполнении процесса "Приём документов" выявлено наличие объекта хранения без инвентарного номера, либо не скомплектованного в архивную тару, такой объект хранения подлежит возврату по Акту возврата (приложение N 8 к Порядку), формируемому в текстовом редакторе.

4.9. Один экземпляр подписанного Сторонами Акта приема-передачи партии тар, Акта возврата хранится в НО (Филиале Учреждения), представившем документы, второй - в Филиале Учреждения, осуществляющем централизованное хранение.

4.10. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, не позднее 10 (десяти) рабочих дней со дня поступления архивных тар размещает тары с использованием ПК МВиП (процесс "Размещение тары") на промаркированные места хранения в соответствии с проведенным топографированием.

V. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение

5.1. В целях подготовки к проверке наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение, проводятся подготовительные и организационные мероприятия:

5.1.1. Формирование и утверждение филиалом Учреждением, осуществляющим централизованное хранение, комиссии по проведению проверок наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение, в составе не менее 2 (двух) сотрудников.

5.1.2. Разработка Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение, в Филиалах Учреждения с учетом проведения проверок не реже одного раза в 10 (десять) лет в период после проведения мероприятий по уничтожению документов, не подлежащих хранению в текущем году, и до начала проведения мероприятий по выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению в новом году.

При построении Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения необходимо руководствоваться объёмами документов, находящимися на централизованном хранении, перечнем Архивохранилищ и датой определения места хранения, указанных в пункте 1.2 Порядка.

5.1.2.1. Филиалы Учреждения, осуществляющие централизованное хранение, ежегодно не позднее 15 января направляют в Учреждение сводные данные о планируемых объемах и сроках проведения проверки наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение, в электронном виде согласно приложению N 9 к Порядку.

5.1.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 5.1.2.1 Порядка, Учреждение разрабатывает План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения (приложение N 10 к Порядку) на предстоящие 3 (три) года, утверждает и ежегодно не позднее 15 февраля доводит его до ФНС России.

Начиная со второго года, следующего за годом утверждения настоящего Порядка, в Плане-графике проведения проверок наличия и состояния объектов хранения обязательно отражается фактическая дата окончания проведения проверки по каждому из ранее включенных в него Филиалов Учреждения.

5.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение, проводится по помещениям Архивохранилища в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПК МВиП.

5.3. В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения и учётной информации в ПК МВиП;

- выявляются и устраняются недостатки в учёте объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

5.4. Внеочередные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся (при возможности на частичном объеме объектов хранения):

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещёнными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение.

При необходимости проведения внеочередной проверки наличия и состояния объектов хранения в утвержденный Учреждением План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения вносятся изменения и не позднее 2 (двух) рабочих дней информация доводится до ФНС России.

5.5. Физическое состояние объектов хранения определяется путём визуального просмотра объектов хранения.

5.6. В случаях выявления объекта хранения, не учтённого в ПК МВиП, Филиал Учреждения формирует Акт возврата объекта хранения (приложение N 13 к Порядку) и возвращает неучтённый объект хранения Владельцу объекта не позднее 10 рабочих дней со дня их выявления.

5.7. По завершении проверки наличия документов в ПК МВиП выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов инвентаризации документов (приложение N 11 к Порядку).

5.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 12 к Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала Учреждения, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала Учреждения или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения.

5.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом Учреждения организуется их розыск.

5.10. Если в ходе розыска выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала Учреждения готовит докладную записку на имя директора Филиала Учреждения с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

5.11. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

5.12. Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

5.13. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения с использованием ПК МВиП, формируется Акт об утрате объектов хранения (приложение N 14 к Порядку).

5.14. Акт об утрате объектов хранения утверждается директором Филиала Учреждения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

5.15. Акт об утрате объектов хранения сканируется с использованием ПК МВиП и направляется средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько НО, реквизиты Акта об утрате объектов хранения сохраняются в ПК МВиП.

VI. Порядок выдачи и возврата оригиналов объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

6.1. Филиалом Учреждения осуществляется выдача оригиналов объектов хранения во временное пользование только по запросам НО. В случае поступления запроса на выдачу (изъятие) от других организаций, в том числе органов суда и прокуратуры, Филиал Учреждения не выдает объекты хранения, направляет запрос официальным письмом Владельцу документов с уведомлением запросившей организации (или органа). Владелец документов в случае принятия решения о необходимости представления оригиналов объектов хранения направляет запрос на выдачу объектов хранения в Филиал Учреждения, получает и передает их запросившей организации (или органу).

6.2. Для получения оригинала объекта хранения НО формирует и направляет в ПК МВиП с использованием ЕКП электронный запрос на выдачу объектов хранения.

6.3. Направить запрос на выдачу оригиналов объектов хранения имеет право:

- НО в отношении объектов хранения, Владельцем которых он является;

- УФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является подведомственные ему ИФНС.

В отношении реестров ф. 103, Владельцем которых является Филиал Учреждения, запрос на выдачу имеет право направить НО, сформировавший налоговый документ, вошедший в требуемый реестр ф. 103.

6.4. Выдача объекта хранения типа "Дело" осуществляется целиком без выделения отдельных документов. Объект хранения типа "Связка" выдаётся путём выдачи архивной тары, в которой он размещён на централизованное хранение.

6.5. Изготовление копий документов на бумажном носителе Филиалом Учреждения не осуществляется.

6.6. Подготовка объектов хранения к выдаче и их передача в НО.

6.6.1. После поступления в ПК МВиП электронного запроса на выдачу объектов хранения Филиал Учреждения с использованием ПК МВиП осуществляет поиск объектов в Архивохранилище и подготовку их к выдаче.

6.6.2. Объекты хранения должны быть подготовлены к выдаче не позднее 2 (двух) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по остальным документам - не позднее 10 (десяти) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП.

6.6.3. Филиал Учреждения формирует с использованием ПК МВиП и распечатывает в двух экземплярах Акт выдачи (приложение N 15 к Порядку).

6.6.4. Получение уполномоченным сотрудником НО объектов хранения осуществляется на территории Архивохранилища по Акту выдачи.

6.6.5. Оба экземпляра Акта выдачи подписываются уполномоченными сотрудниками НО и Филиала Учреждения, один экземпляр передается в НО, второй - остается в Филиале Учреждения.

6.6.6. При невозможности передачи объектов хранения в НО в установленный срок в связи с удаленностью Филиала Учреждения, осуществляющего хранение, от НО, сформировавшего запрос на предоставление объектов хранения из Архивохранилища, не позднее 4 (четырех) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по остальным документам - не позднее 10 (десяти) рабочих дней Филиал Учреждения направляет объекты хранения типа "Документ" и типа "Дело" в НО заказным или ценным почтовым отправлением.

6.6.7. В случае направления объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением Филиал Учреждения направляет в НО сопроводительное письмо, зарегистрированное в СЭД, с описью направленных объектов хранения. Если в течение 30 (тридцати) дней объекты хранения не были доставлены в НО, то по СЭД в филиал Учреждения автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".

Филиал Учреждения осуществляет розыск отправленных заказным или ценным почтовым отправлением объектов хранения.

6.6.8. Возврат объектов хранения в Архивохранилище осуществляется в соответствии с разделами II, III (за исключением требований, указанных в пунктах 3.1.2, 3.1.3), IV Порядка.

В случае возврата объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением НО направляет в Филиал Учреждения сопроводительное письмо, зарегистрированное в СЭД, с описью направленных объектов хранения. Если в течение 30 (тридцати) дней объекты хранения не были доставлены в Филиал Учреждения, то по СЭД в НО автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".

VII. Порядок подготовки и передачи электронных образов объектов хранения

7.1. Для получения электронных образов объектов хранения НО формирует в ЕКП запрос на получение электронных образов объектов хранения типа "Документ", "Дело" или отдельных документов, входящих в состав "Дела", а также конвертов, реестров МФЦ и реестров ф. 103 и направляет его в ПК МВиП. Запрос электронных образов в отношении объектов хранения типа "Связка" не осуществляется.

7.2. При поступлении в ПК МВиП электронного запроса на получение электронных образов документов (задание на выборочную обработку) Филиал Учреждения выполняет следующие действия:

7.2.1. Осуществляет с использованием ПК МВиП поиск объектов хранения типа "Документ" или "Дело" в Архивохранилище.

7.2.2. Расшивает объект хранения типа "Документ" или "Дело" (входящие в его состав документы), которые необходимо отсканировать, контролирует отсутствие скрепок, скоб и ниток, скрепляющих документы.

7.2.3. Сканирует в ПК МВиП в режиме двухстороннего сканирования объекты хранения типа "Документ", "Дело" либо отдельные документы, входящие в его состав, и передает электронные образы НО средствами ПК МВиП:

- для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей не позднее 2 (двух) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом Учреждения (для срочных запросов - не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения запроса Филиалом Учреждения);

- для иных видов документов - не позднее 10 (десяти) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом Учреждения.

7.2.4. Если при обработке электронного запроса на получение электронных образов документов, входящих в состав объекта хранения типа "Дело", выявлено отсутствие запрошенного документа, Филиал Учреждения информирует об этом НО (в сроки, указанные в пункте 7.2.3 Порядка). Розыск отсутствующих документов Филиалом Учреждения не производится.

7.2.5. Филиал Учреждения осуществляет обработку и передачу электронных образов документов не более чем для 10 (десяти) объектов хранения в день (объемом не более 200 (двести) листов каждый) от одного НО.

7.2.6. После завершения сканирования в целях обеспечения целостности объект хранения типа "Документ", содержащий более одного листа, должен быть прошит или скреплён с помощью степлера, при этом комплект прилагаемых документов должен быть скреплён вместе с описью (реестром) документов, на которой указан инвентарный номер (GUID) объекта хранения.

7.3. Подготовка и передача электронных образов объектов хранения типа "Связка" Филиалом Учреждения не осуществляется.

VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения

8.1. В целях подготовки к уничтожению объектов хранения с истекшим сроком хранения проводятся следующие подготовительные и организационные мероприятия:

8.1.1. Формирование и утверждение распорядительным документом состава ответственных лиц за продление сроков хранения и/или акцептование объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, с указанием сроков выполнения работ не позднее 30 апреля.

8.1.2. Закрепление за ответственными лицами НО (в соответствии с их компетенцией) функций по продлению сроков хранения и/или акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по следующим типам объектов хранения:

- документы НБО (в ЕКП тип документа "НБО (С)" и "НБО");

- регистрационные дела ИП, КФХ, ЮЛ (в ЕКП тип документа "Рег.дело");

- документы (заявления и иные документы, представленные при государственной регистрации, решения об отказе в государственной регистрации и др.) об отказе в государственной регистрации ИП, КФХ, ЮЛ (в ЕКП тип документа "Рег.отказ");

- документы, переданные на хранение по упрощенной технологии учета (в ЕКП тип документа "Дело" и "Связка");

- реестр документов, поступивших в НО из МФЦ (в ЕКП тип документа "Реестр МФЦ");

- конверты (в ЕКП тип документа "Конверт (С)" и "Конверт") и прочее.

8.1.3. Закрепление за ответственными лицами Филиала Учреждения функции по акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по реестрам ф. 103 (в ЕКП тип документа "РПО(С)" и "РПО").

8.2. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале Учреждения, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

8.3. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами НО (в соответствие с их компетенцией) и утверждение руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемого в ПП Уничтожение документов (приложение N 16 к Порядку).

Основанием для уничтожения реестров ф. 103 является акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами Филиала Учреждения и утверждение руководителем Филиала Учреждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемого в ПП Уничтожение документов (приложение N 17 к Порядку).

При акцептовании объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, в поле "Обоснование" следует указывать реквизиты документа, на основании которого на сотрудника возложена функция по акцептованию соответствующего типа объекта хранения.

8.4. Объекты хранения, по которым необходимо продление срока хранения, подлежат исключению в ПП Уничтожение документов из списка документов НО с истекшим сроком хранения и Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления сроков хранения. Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.

8.5. Ежегодно до 01 декабря Владелец объектов хранения в ПП Уничтожение документов формирует список выданных в НО объектов хранения с истекшим сроком хранения. При этом, Филиал Учреждения формирует список выданных в НО реестров ф. 103 и доводит его до НО ранее формировавших запрос на выдачу.

8.5.1. НО не позднее 15 декабря осуществляет возврат на централизованное хранение полученных ранее объектов хранения с истекшим сроком хранения или продлевает срок их хранения (при необходимости). В случае невозможности возврата реестров ф. 103, НО информирует об этом Филиал Учреждения официальным письмом. Филиал Учреждения продлевает срок хранения реестров ф. 103 (при необходимости).

8.5.2. В случае отсутствия необходимости возврата объектов хранения на централизованное хранение в Филиал Учреждения и дальнейшего хранения в НО объекты хранения должны быть уничтожены в установленном порядке в НО.

8.6. Ежегодно 1 января в ПП Уничтожение документов автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истёк по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в НО.

8.7. Владелец объектов хранения средствами ЕКП в ПП Уничтожение документов до 15 мая формирует и утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по состоянию на 1 января текущего года.

8.8. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК Владельца объектов хранения и утверждаются руководителем (директором) Владельца объектов хранения.

8.9. Ежегодно не позднее 15 мая Владелец объектов хранения осуществляет следующие действия:

- при помощи режима интерактивного сервиса ПП УДиЭА утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению и электронное приложение к нему автоматически направляются в ПК МВиП);

- размещает в ПП УДиЭА скан образ утверждённого руководителем НО или директором Филиала Учреждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению.

8.10. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО и сформированных Филиалом Учреждения Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершён до 31 декабря.

Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;

- отбор партии объектов хранения с мест хранения;

- уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения;

- автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;

- формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии и списка необнаруженных объектов хранения (приложение N 18 к Порядку);

- формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение N 19 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов;

- направление средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько НО электронного образа Акта об уничтожении объектов хранения, а также Реестра уничтоженных объектов хранения по партии для уничтожения электронных образов объектов хранения в ПП УДиЭА.

8.11. Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала Учреждения или при условии проведения видеоконтроля.

IX. Представление отчётов, содержащих сведения об объёме документов и архивных хранилищах, в которых осуществляется хранение документов ТНО

9.1. Отчёты, содержащие сведения об объёме документов и архивных хранилищах, в которых осуществляется хранение документов ТНО (далее - Отчёт) (приложение N 20 к Порядку), формируются НО и Филиалами Учреждения нарастающим итогом с начала года по состоянию на 1 июля (за первое полугодие текущего года) и на 1 января (годовой за предыдущий год).

Формирование Отчётов позволяет получить единый перечень помещений, в которых осуществляется хранение документов в территориальных органах ФНС России и Филиалах Учреждения, с отражением характеристик помещений (в том числе техническое состояние, общий объём, свободный объём, объем документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

9.2. Отчеты считаются представленными в ФНС России после их утверждения в ПП Архивное хранение АИС "Налог-3", при этом:

9.2.1. Формирование и утверждение отчетов по НО осуществляется в срок не позднее 15 июля (за первое полугодие текущего года) и 15 января следующего года (годовой за предыдущий год);

9.2.2. Автоматическое формирование отчетов по Филиалу Учреждения производится в ПК МВиП, утверждение отчётов в ПП Архивное хранение АИС "Налог-3" осуществляется в срок не позднее 15 июля (за первое полугодие текущего года) и 15 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.2.3. Формирование и утверждение сводных отчетов по УФНС осуществляется в срок не позднее 20 июля (за первое полугодие текущего года) и 20 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.2.3. Формирование сводных отчетов по регионам/ФО/РФ осуществляется налоговым автоматом АИС "Налог-3" в срок не позднее 25 июля (за первое полугодие текущего года) и 25 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.3. При формировании отчётов участниками взаимодействия в ПП Архивное хранение АИС "Налог-3" выполняются следующие действия:

9.3.1. НО:

- вносят или корректируют данные помещений, в которых осуществляется хранение документов (приложение N 21 к Порядку);

- вносят сведения по каждому помещению вручную о количестве и категории дел (в листах), находящихся на хранении в архивных помещениях и выделенных к уничтожению в отчётном периоде, а также количество документов, подлежащих к уничтожению в текущем году и планируемый прирост документов в текущем году;

- указывают наличие возможности передачи документов в архивные учреждения субъектов Российской Федерации от НО в области архивного дела и количество документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче (приложение N 22 к Порядку);

- после ввода данных по всем архивным помещениям осуществляют контроль корректности заполнения информации, расчета итоговых показателей и утверждают Отчет у руководителя НО.

9.3.2. Сводный отчет, включающий утверждённый отчёт УФНС и утверждённые отчёты ИФНС, формируется налоговым автоматом. УФНС утверждает сводный отчет у руководителя УФНС.

9.3.3. Филиалы Учреждения:

- осуществляют контроль приёма сформированного в режиме налогового автомата и выгруженного из ПК МВиП отчёта;

- после приема данных по всем архивным помещениям осуществляют контроль корректности заполнения информации, расчета итоговых показателей;

- утверждают отчёт по помещениям, осуществляющим хранение документов, при корректно рассчитанных показателях.

9.4. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалами Учреждения, осуществляет Учреждение. Координация и контроль работ, проводимых в ЦА, УФНС, МИ ФНС России по КН и МРИ ФНС России по КН, осуществляется самостоятельно.

9.5. В случае обнаружения ошибочных сведений в отчёте Участника взаимодействия после формирования сводного отчёта (исполнения пункта 9.2.3 Порядка), необходимо известить об этом Административно-контрольное управление. Для этого следует направить в адрес Административно-контрольного управления письмо с указанием на ошибочные сведения и сообщить в приложении к нему актуальные данные.

Приложение N 1
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

Форма
информации о назначенных координаторах взаимодействия и ответственных лицах

Код налогового органа	Наименование налогового органа или Филиала ФКУ	ФИО	Сфера ответственности	Контактный телефон (городской/ IP)	e-mail адрес в СЭД
1	2	3	4	5	6

Формируется в текстовом редакторе

Приложение N 2
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148044

Сведения
о планируемых объемах и сроках передачи объектов хранения в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
в______________________________ для централизованного хранения на _____ год

Код НО

Планируемые объемы передачи архивных тар

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Общий итог

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

Общий итог

Руководитель УФНС/МИ ФНС России/ МРИ ФНС России ___________ _______________________

                                                  подпись     расшифровка подписи

Формируется в табличном редакторе

Приложение N 3
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148045

"УТВЕРЖДАЮ"                                                        "УТВЕРЖДАЮ"

Руководитель УФНС/МИ ФНС России /                                  Директор филиала ФКУ "Налог-Cервис"

МРИ ФНС России по___________                                       ФНС России в ____________

_____________  _________________________                           _____________  _________________________

   подпись       расшифровка подписи                                 подпись         расшифровка подписи

"____"__________ ______г.                                          "____"____________ ______г.

План-график
передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в _________________ архивных тар для централизованного хранения на _____ год

Код региона	Код НО	январь					февраль				март					апрель				май					июнь				июль				август					сентябрь				октябрь				ноябрь				декабрь					ИТОГО
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	32	33	34	35	36	37	38	39	40	41	42	43	44	45	46	47	48	49	50	51	52	53
XX	XX01
XX	XX02
XX	ИТОГО

Адрес архивохранилища ___________________________________________________

Формируется в Microsoft Excel

Приложение N 4
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148024

                                                          /-------------\

                                                          |             |

Акт приёма-передачи партии тар                            |  Штрих-код  |

                                                          |             |

                                                          \-------------/

Дата передачи: __________

Отправитель:        (код налогового органа - отправителя)

             ------------------------------------------------------------

                    (наименование налогового органа - отправителя)

Получатель:         (код филиала Учреждения - получателя)

             ------------------------------------------------------------

                   (наименование филиала Учреждения - получателя)

          Тары: ________ Документов: ________ Листов: ________

Инвентарный номер тары	Категория документов	Тип НП	Документов	Листов	Примечание

     Передал: ___________________________  ______________  ______________

                      Фамилия И.О.            Подпись           Дата

     Принял: ____________________________  ______________  ______________

                      Фамилия И.О.            Подпись           Дата

Формируется в ЕКП

Приложение N 5
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148046

        Акт приёма-передачи N _____________________от___________

                       /-----------------\

                       |    Штрих-код    |

                       \-----------------/

Отправитель:_____________________________________________________________

                            (наименование отправителя)

Получатель:______________________________________________________________

                            (наименование получателя)

Количество тар:

N п/п	Номер
1

От отправителя: _________________________________    ____________________

                             (ФИО)                        (Подпись)

От получателя: __________________________________    ____________________

                             (ФИО)                        (Подпись)

Формируется в ПК МВиП, используется при передаче из Филиала Учреждения в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение налоговых документов

Приложение N 6
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148047

   Учетный номер листа

                       Сопроводительный лист тары

                                                 Инвентарный номер тары

Код налогового органа: __________              /------------------------\

                                               |                        |

Дата комплектования: ___________               |                        |

                                               \------------------------/

Тип налогоплательщика: _________

Категория документов: ___________

Задача: ________________________

          Пакетов: ________ Документов: ________ Листов: ________

N п/п	Инвентарный номер	Листов	Рег. номер пакета (документа)	Дата поступления	Задание для ФКУ
1
Наименование налогового документа
2
Наименование налогового документа

Скомплектовал: ___________________________  ______________  _____________

                        Фамилия И.О.            Подпись         Дата

Формируется в ЕКП

Приложение N 7
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1147007

                                                   /--------------------\

                                Акт                | Штрих-код          |

                         отказа в приеме тары      |                    |

                                                   |                    |

                                                   \--------------------/

     /-------------------------------------------------------------\

     |                            Номер                            |

     \-------------------------------------------------------------/

п/п

Тара

Вид

Тип НП

Документов

Листов

Всего:

_________________________   ___________   _______________________________

       (должность)           (подпись)        (расшифровка подписи)

                                            "____" ______________20___ г.

Формируется в ПК МВиП

Приложение N 8
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148048

          Акт возврата N ______________________ от ___________

                               Номер тары

Отправитель:_____________________________________________________________

                           (наименование отправителя)

Получатель:______________________________________________________________

                           (наименование получателя)

N п/п	Регистрационный номер документа*	Количество листов	Причина возврата
1	2	3	4

* в случае отсутствия регистрационного номера указывается наименование

документа

     Всего документов:___________________________________________________

     Всего листов:_______________________________________________________

От Отправителя:_____________________    __________ "___"_________20___ г.

                       (ФИО)             (подпись)

От Получателя: _____________________    __________ "___"_________20___ г.

                       (ФИО)             (подпись)

Формируется в текстовом редакторе

Приложение N 9
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148057

                                                               "СОГЛАСОВАНО"

                                                               Директор филиала

                                                               ФКУ "Налог-Cервис" ФНС России в ______________

                                                               ________________ _____________________________

                                                                    подпись          расшифровка подписи

                                                               "____"____________ _____ г.

План-график
проведения проверок наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение в филиале
ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в _______________ на ______ год

Код филиала	Код помещения	Адрес архивохранилища	Количество документов, находящихся на хранении (листы) ВСЕГО	Период проведения проверки
XX
XX
XX

Формируется в табличном редакторе

Приложение N 10
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148058

                                                                   "УТВЕРЖДАЮ"

                                                                   Директор ФКУ "Налог-Cервис" ФНС России

                                                                          _________ _____________________

                                                                           подпись        расшифровка подписи

                                                                   "____"____________ _____ г.

План-график
проведения проверок наличия и состояния объектов хранения, размещённых на централизованное хранение на ___-___ годы

Код филиала	Субъект РФ централизованного хранения	Адрес архивохранилища	Количество помещений	Количество документов, находящихся на хранении (листы) ВСЕГО	Период проведения проверки	Фактический срок окончания проведения проверки
XX
XX
XX

Формируется в табличном редакторе

Приложение N 11
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148025

Сличительная ведомость

тары ____________ по помещению _________ подразделения _________

N п/п	Наименование объекта хранения	GUID объекта хранения	Количество листов	Примечание

Проверил:                                                    /----------\

         _________________________________________________   |   дата   |

             должность      подпись    расшифровка подписи   \----------/

                  Сличительная ведомость от __.___.____. стр.___ из ____.

Формируется в ПК МВиП

Приложение N 12
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148049

             АКТ                      УТВЕРЖДАЮ

 _____________N ______________        Директор филиала ФКУ "Налог-

                                      Сервис" ФНС России в субъекте

 проверки наличия и состояния         Российской Федерации

 объектов хранения

                                      ___________   _____________________

                                        подпись      расшифровка подписи

                                      "___"____________20__ г.

Помещение N __________

Проверка проводилась с ________________________ по ______________________

Проверкой установлено:

1. Числится, учтённых в ПО           __________________ объектов хранения

                                       (количество)

2. Имеется в наличии, учтённых в ПО ___________________ объектов хранения

                                       (количество)

из них:

а) требующих дезинфекции ______________________________ объектов хранения

                                  (количество)

б) неисправимо поврежденных ___________________________ объектов хранения

                                   (количество)

3. Имеется в наличии, неучтенных в ПО _________________ объектов хранения

                                        (количество)

4. Не оказалось в наличии, но учтено в ПО _____________ объектов хранения

                                          (количество)

5. Итого учтённых и неучтённых в ПО ___________________ объектов хранения

                                       (количество)

6. Характеристика условий хранения ______________________________________

_________________________________________________________________________

Проверку производили:

____________________       ______________        ________________________

      должность               подпись               расшифровка подписи

____________________       ______________        ________________________

      должность               подпись               расшифровка подписи

                                                   Акт проверки помещения

Формируется в ПК МВиП

Приложение N 13
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148063

Акт возврата объекта хранения N ______________________ от ______________

Отправитель:_____________________________________________________________

                            (наименование отправителя)

Получатель:______________________________________________________________

                            (наименование получателя)

N п/п	Инвентарный номер документа*	Количество листов	Причина возврата
1	2	3	4
			Объект хранения не учтён в ПК МВиП

* В случае отсутствия  инвентарного  номера  указывается  регистрационный

номер документа.   Если  регистрационный  номер  также  отсутствует,   то

необходимо указать  наименование  документа,  ИНН  (при  наличии),   дату

документа (при наличии).

     Всего документов:___________________________________________________

     Всего листов:_______________________________________________________

     От Отправителя:___________________ ___________ "___"_________20__ г.

                            (ФИО)        (подпись)

     От Получателя: ___________________ ___________ "___"_________20__ г.

                            (ФИО)        (подпись)

Формируется в текстовом редакторе

Приложение N 14
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148026

/-------------------------------\

|          Штрих-код            |      УТВЕРЖДАЮ

|                               |      Директор филиала ФКУ "Налог-

\-------------------------------/      Сервис" ФНС России в субъекте

                                       Российской Федерации

              АКТ

 ______________N ______________        ___________ ______________________

                                          подпись   расшифровка подписи

об утрате объектов хранения

                                       "___"__________________20___г.

     В результате  проверки   наличия   объектов   хранения   установлено

отсутствие   перечисленных   ниже   объектов    хранения,    предпринятые

_________________________________________________________________________

           наименование филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

меры по розыску объектов хранения положительных  результатов  не дали,  в

связи с чем считаем возможным снять с учета:

п/п

Наименование объекта хранения

GUID объекта хранения

Количество листов

Предполагаемые причины отсутствия

Итого __________ ______________________________________ объектов хранения

                              прописью

__________________________________________ _________ ____________________

должность лица, ответственного за хранение  подпись   расшифровка подписи

Изменения в программное обеспечение внесены

______________________        ______________     ________________________

      должность                  подпись           расшифровка подписи

          Акт об утрате архивных документов от __.__.____. стр.__ из ___.

Формируется в ПК МВиП

Приложение N 15
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148027

        Акт выдачи N ______________________ от ______________

                          /-------------------\

                          |     Штрих-код     |

                          |                   |

                          \-------------------/

Отправитель:_____________________________________________________________

                           (наименование отправителя)

Получатель:______________________________________________________________

                           (наименование получателя)

Всего документов:

Всего листов:

п/п

Номер

Листов

Задание

Дата

От отправителя: _____________________________________ ___________________

                               (ФИО)                       (Подпись)

От получателя: ______________________________________ ___________________

                               (ФИО)                       (Подпись)

Формируется в ПК МВиП

Приложение N 16
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148028

                                                 УТВЕРЖДАЮ

 Наименование организации                     Руководитель НО

             АКТ                     ____________________________________

 ___________  N  ___________           подпись       расшифровка подписи

                                     "___"__________________20___г.

О выделении к уничтожению

объектов хранения, не подлежащих    /-----------------------------------\

хранению                            |                                   |

                                    |                                   |

                                    |                                   |

                                    \-----------------------------------/

                  Приказа ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@

На основании ------------------------------------------------------------

             (название и выходные данные перечня документов с указаниями

                                сроков хранения)

                          (в действующей редакции)

-------------------------------------------------------------------------

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы Фонда N ______________________

                                                     наименование фонда

ИТОГО в соответствии с приложением в электронном виде ___________________

                                               указывается MD5 приложения

___________________________________ объектов хранения за ___________ годы

 (количество цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК

_________________________________________________________________________

                (наименование архивного учреждения)

(протокол от __________________N ____________)

Приложение: файл списка объектов хранения с MD5 ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХ ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ ХХХХХХХХ ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХ

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов              ______________ _________________________

                                     подпись       расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ТНО

от _____________N__________

Формируется в ЕКП

Приложение к Акту о выделении к уничтожению

объектов хранения, не подлежащих

хранению от _____________N __________

п/п

Наименование

объекта хранения

Вид объекта хранения

КНД

Год поступления

Регистрационный номер объекта хранения (GUID)

Кол-во объектов хранения

Сроки хранения и номера статей по Перечню

Примечание

Приложение N 17
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148028

                                                 УТВЕРЖДАЮ

 Наименование организации            Директор филиала ФКУ

                                     "Налог-Сервис" ФНС России

                                     в субъекте Российской

                                     Федерации

             АКТ                     ____________________________________

 ___________  N  ___________           подпись       расшифровка подписи

                                     "___"__________________20___г.

О выделении к уничтожению

объектов хранения, не подлежащих    /-----------------------------------\

хранению                            |                                   |

                                    |                                   |

                                    |                                   |

                                    \-----------------------------------/

                  Приказа ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@

На основании ------------------------------------------------------------

             (название и выходные данные перечня документов с указаниями

                                сроков хранения)

                          (в действующей редакции)

-------------------------------------------------------------------------

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы Фонда N ______________________

                                                    наименование фонда

ИТОГО в соответствии с приложением в электронном виде ___________________

                                               указывается MD5 приложения

____________________________________ объектов хранения за __________ годы

  (количество цифрами и прописью)

Приложение: файл списка объектов хранения с MD5 ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ ХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ ХХХХХХХХ ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ ХХХХХХХХХ

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                  ____________    ____________________

                                        подпись      расшифровка подписи

Формируется в ЕКП

Продолжение приложения N 17
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N ___________

Приложение к Акту о выделении к уничтожению

объектов хранения, не подлежащих

хранению от _____________N__________

п/п

Наименование

объекта хранения

Вид объекта хранения

КНД

Год поступления

Регистрационный номер объекта хранения (GUID)

Кол-во объектов хранения

Сроки хранения и номера статей по Перечню

Примечание

Приложение N 18
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148059

                Список необнаруженных объектов хранения

N ___________                           от "___" ______________ 20___года

_________________________________________________________________________

   (наименование Филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте РФ)

     В результате  отбора   объектов   хранения  при  проведении компании

уничтожения установлено отсутствие в архиве перечисленных  ниже  архивных

документов.   Предпринятые   архивом   меры  по   розыску   положительных

результатов   не дали,  в  связи  с  чем  следует  считать  уничтоженными

следующие документы:

N	Инвентарный номер объекта	Кол-во листов	Наименование объекта	Код ИФНС	Причины отсутствия
1
2
3

Итого документов ____________ ___________________________________________

                   (цифрами)                  (прописью)

Итого листов     ____________ ___________________________________________

                   (цифрами)                  (прописью)

Начальник отдела приема,  _____________  ____________  __________________

регистрации и архивного       Дата          Подпись           ФИО

хранения

Формируется в ПК МВиП

Приложение N 19
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148029

/-------------------------------\

|          Штрих-код            |      УТВЕРЖДАЮ

|                               |      Директор филиала ФКУ "Налог-

\-------------------------------/      Сервис" ФНС России в субъекте

              АКТ                      Российской Федерации

 ______________N ______________

об уничтожении объектов хранения,      ___________ ______________________

не подлежащих хранению                   подпись    расшифровка подписи

                                       "___"__________________20___.г

На основании  Актов о выделении  к  уничтожению  объектов   хранения,  не

              подлежащих хранению:

N п/п	Место составления Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению		Дата утверждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению	Номер Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению
N п/п	Код НО/ филиала ФКУ	Наименование НО/филиала ФКУ

Объекты хранения в количестве:______________________________________ штук

_________________________________________________________________________

                               (прописью)

- на бумажном носителе весом                     кг сданы на уничтожение;

- в программном   обеспечении    удалена   информация,    соответствующая

уничтоженным объектам хранения.

Изменения в программное обеспечение внесены

Наименование должности

работника, ответственного за

организацию уничтожения       _____________    __________________________

документов                       Подпись          расшифровка подписи

Формируется в ПК МВиП

Приложение N 20
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148060

Сведения об объёме документов НО, находящихся на хранении

Отчетный год:
Отчетный период:
Федеральный округ	Код региона/НО	Наименование региона/НО	Код НО/ФКУ	Наименование НО/ФКУ	Адрес объекта недвижимого имущества, в помещениях которых осуществляется хранение документов	Код региона документов на хранении	Наименование региона/НО документов на хранении	Количество документов, находящихся на хранении (листы) ВСЕГО	Дела постоянного хранения (листы)	Дела по личному составу (листы)	Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения (листы) ВСЕГО, в том числе:	Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения (листы): документы по государственной регистрации (за искл. столбца 17)	Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения (листы): документы по государственной регистрации прекращенных ЮЛ и ИП, документы по учету в НО организаций и ФЛ	Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения (листы): декларации по НДФЛ	Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения (листы): прочая налоговая и бухгалтерская отчётность	Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения (листы): документы, истребованные в ходе контрольной работы	Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения (листы): прочие документы	Дела временного (до 10 лет) хранения (листы)	Количество документов, подлежащих уничтожению в текущем году (листы)	Планируемый прирост документов в текущем году (листы)	Количество документов, находящихся на хранении в ФКУ, выделенных к уничтожению в отчётном периоде (нарастающим итогом за год) (листы)	Количество документов, находящихся на хранении в ТНО, уничтоженных в отчётном периоде (нарастающим итогом за год) (листы)	Реквизиты актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (с указанием крайних дат уничтоженных документов)	Количество документов, переданных в ФКУ "Налог-сервис" ФНС России за отчётный период (нарастающим итогом за год) (листы) ВСЕГО, в том числе:	Количество деклараций по НДФЛ, переданных в ФКУ "Налог-сервис" ФНС России за отчётный период (нарастающим итогом за год) объектом хранения типа "дело" (листы)	Количество документов по государственной регистрации прекращенных ЮЛ и ИП, документы по учету в НО организаций и ФЛ, переданных в ФКУ "Налог-сервис" ФНС России за отчётный период (нарастающим итогом за год) объектом хранения типа "дело" (листы)	Количество документов, переданных в ФКУ "Налог-сервис" ФНС России за отчётный период (нарастающим итогом за год) объектом хранения типа "связка" (листы)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28

	х				х	х		ИТОГО	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

Формируется в ЕКП

Приложение N 21
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148061

Сведения об архивных хранилищах, в которых осуществляется хранение документов НО

Отчетный год:

Отчетный период:

Федеральный округ

Код региона/ НО

Наименование региона/ НО

Код НО/ФКУ

Наименование НО/ФКУ

Адрес объекта недвижимого имущества, в помещениях которого осуществляется хранение документов

Вид пользования

Количество помещений, используемых для хранения документов

Тип помещений, используемых для хранения документов

Площадь помещений, используемых для хранения документов (или общая площадь архивохранилища, кв.м)

Техническое состояние помещений, используемых для хранения документов

Информация об укомплектованности помещений, используемых для хранения документов, специализированной мебелью и оборудованием, а также о мерах по обеспечению сохранности и нормативных условий хранения документов архива

Загруженность полок %

Полезная длина полок

ВСЕГО, количество листов документов

ИТОГО

Формируется в ЕКП

Приложение N 22
к Порядку централизованного хранения
документов с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от___________ N _________

КНД 1148062

Сведения о документах НО, подлежащих передаче/переданных в государственный архив

Отчетный год:
Отчетный период:
Федеральный округ	Код региона/НО	Наименование НО/ФКУ	Адрес объекта недвижимого имущества, в помещениях которых осуществляется хранение документов	Количество документов, находящихся на хранении (листы), ВСЕГО	Наличие возможности передачи документов в государственный архив	Кол-во документов, подлежащих передаче в государственный архив по состоянию на дату формирования отчёта (листы)	Кол-во документов переданных в государственный архив за отчётный период (нарастающим итогом за год) (листы)
1	2	3	4	5	6	7	8

	х	ИТОГО	х	0	х	0	0

Формируется в ЕКП

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.