Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары

Приказ Федеральной налоговой службы от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Федеральной налоговой службы от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@
"Об утверждении Порядка организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях"

С изменениями и дополнениями от:

1 сентября 2017 г.

 

В целях организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях (далее - Порядок), согласно приложению к настоящему приказу.

2. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.

3. Управлению информационных технологий (Т.В. Матвеева) организовать в установленном порядке доработку и размещение в ФАП ФНС России программного обеспечения.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, межрегиональным инспекциям Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам и Федеральному казенному учреждению "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, в условиях централизованного хранения согласно Порядку.

5. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его исполнение.

6. Признать утратившим силу приказ Федеральной налоговой службы от 28.07.2014 N ММВ-7-1/390@.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу организации работы с архивными документами, - в части пунктов 1245; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, - в части пункта 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу по созданию, развитию, сопровождению и эксплуатации автоматизированной информационной системы ФНС России, - в части пункта 3 настоящего приказа.

 

Руководитель
Федеральной налоговой службы

М.В. Мишустин

 

Порядок
организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@)

С изменениями и дополнениями от:

1 сентября 2017 г.

 

1. Сокращения и термины

 

АИС "Налог-ЦОД"

Система автоматизации технологий централизованной обработки данных

Акт о выделении к уничтожению

Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению

Архивная тара

Тара, предназначенная для размещения объектов хранения в централизованном хранилище документов

Владелец объектов хранения

Налоговый орган, осуществивший передачу объектов хранения на централизованное хранение

Дело физического лица

Декларации по налогу на доходы физических лиц, не прошедшие централизованную обработку и сформированные в отношении одного налогоплательщика

ИС ЦОХД

Типовой масштабируемый программный комплекс, обеспечивающий планирование, учет, контроль и выполнение технологических процессов центра обработки и хранения документов

МИ ФНС России по КН

Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам, осуществляющая передачу документов на централизованное хранение

Конверт

Конверт почтового отправления, в котором представлены налоговые документы

Налоговые документы

Налоговые декларации (расчеты), налоговая (бухгалтерская) отчетность, а также иные налоговые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представленные налогоплательщиками (их представителями) в налоговые органы Российской Федерации

НО

Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, Управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации, осуществляющее передачу документов на централизованное хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

Объект хранения

Налоговый документ (в том числе налоговые документы, переданные на централизованное хранение в соответствии с приказом ФНС России от 28.07.2014 N ММВ-7-1/390@), конверт, дело физического лица

Пачка

Совокупность однотипных налоговых документов или конвертов почтовых отправлений, имеющих один и тот же срок хранения

ПК "Архивист"

Программный комплекс "Архивист налогового органа", предназначенный для автоматизации деятельности оперативных хранилищ документов НО

План-график

План-график передачи объектов хранения на централизованное хранение

ПО

Программное обеспечение, используемое при централизованном хранении налоговых документов

Регламент взаимодействия

Регламент взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России при реализации функций по обработке налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утверждённый приказом ФНС России от 25.02.2016 N ММВ-7-6/97@

СПОНИ

Подсистема АИС "Налог-ЦОД", обеспечивающая реализацию функций подготовки и обработки налоговой информации в ФКУ

СЭД

Система электронного документооборота ФНС России

СЭОД

СЭОД - система электронной обработки данных НО - информационная база ФНС России

Уникальный номер

Уникальный набор символов, позволяющий однозначно идентифицировать объект хранения

УФНС

Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации

Уполномоченный сотрудник

Сотрудник НО или Филиала ФКУ, ответственный за доставку, прием-передачу объектов хранения на централизованное хранение

Филиал ФКУ

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

ЦА ФКУ

Центральный аппарат ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

Централизованная обработка

Обработка документов на машиноориентированных формах по технологии централизованного ввода с использованием АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ с последующим размещением на централизованное хранение в Филиале ФКУ

Централизованное хранилище

Специально оборудованное помещение для хранения объектов хранения НО

ЭК НО

Экспертная комиссия Владельца объектов хранения

Электронный реестр

Реестр документов, подлежащих уничтожению и продлению срока хранения

2. Общие положения

 

2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения налоговых документов, конвертов почтовых отправлений и регламент взаимодействия между НО и Филиалами ФКУ при передаче объектов хранения на централизованное хранение.

2.2. Участниками взаимодействия являются ЦА ФКУ, Филиал ФКУ, УФНС, НО.

2.3. Перечень УФНС и МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения налоговых документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.4. Централизованному хранению подлежат следующие виды документов:

налоговые документы и конверты, прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в АИС "Налог-ЦОД";

декларации по налогу на доходы физических лиц, не прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в АИС "Налог-ЦОД";

налоговые документы, ранее переданные на централизованное хранение в соответствии с приказом ФНС России от 28.07.2014 N ММВ-7-1/390@.

2.5. Сроки хранения налоговых документов определяются приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (с изменениями и дополнениями).

2.6. Все документы, сопровождающие технологические процессы, связанные с передачей на централизованное хранение объектов хранения, формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел.

2.7. Срок хранения конвертов почтовых отправлений составляет 5 лет.

2.8. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

2.9. Координацию и контроль работ, проводимых в НО, за исключением МИ ФНС России по КН, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых в Филиалах ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ. Координацию и контроль работ МИ ФНС России по КН осуществляет самостоятельно.

2.10. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.

2.11. Транспортировка объектов хранения, находящихся на хранении в НО, к месту централизованного хранения осуществляется силами НО.

Транспортировка объектов хранения, находящихся после централизованной обработки на хранении в Филиалах ФКУ, к месту централизованного хранения осуществляется силами ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

При необходимости может быть определён иной способ транспортировки, который утверждается УФНС (МИ ФНС по КН) и Филиалом ФКУ (согласно утвержденному Плану-графику). НО и Филиал ФКУ при транспортировке объектов хранения обеспечивают их сохранность.

2.12. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:

2.12.1. в НО - АИС "Налог-ЦОД" СОИФНС, ПК СЭОД, ПК "Архивист".

2.12.2. в Филиале ФКУ - АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ, ИС ЦОХД.

Выполнение технологических процессов, предусмотренных настоящим Порядком осуществляется НО и Филиалами ФКУ в соответствии с инструкциями на рабочие места.

2.13. Порядок взаимодействия Филиалов ФКУ и НО при централизованном хранении налоговых документов и конвертов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3" регламентируется иными организационно-распорядительными документами ФНС России.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

 

3.1. В НО, УФНС и Филиале ФКУ назначаются два координатора по взаимодействию (основной и замещающий).

3.2. НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиалы ФКУ направляют в УФНС не позднее 1 декабря текущего календарного года информацию о координаторах по взаимодействию, непосредственно участвующих во взаимодействии (приложение N 1). УФНС направляют обобщенную информацию в НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиал ФКУ не позднее 5 декабря текущего календарного года. Обмен указанной информацией осуществляется в официальном порядке по СЭД.

3.3. В случае смены координаторов по взаимодействию НО (кроме МИ ФНС России по КН) или Филиала ФКУ, сведения о новом координаторе должны быть направлены в адрес координатора по взаимодействию УФНС в течение 2 рабочих дней с момента смены координатора по взаимодействию.

3.4. Координатор по взаимодействию УФНС обеспечивает актуализацию сведений о координаторах Филиала ФКУ и НО (кроме МИ ФНС России по КН) и их доведение до НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиала ФКУ в течение 2 рабочих дней с момента получения информации о смене координатора.

3.5. МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ обмениваются актуальными списками координаторов по взаимодействию (приложение N 1) не позднее 5 декабря текущего календарного года.

3.6. В случае смены координаторов по взаимодействию МИ ФНС России по КН и Филиала ФКУ должны обменяться сведениями о новом координаторе в течение 2 рабочих дней с момента смены координатора по взаимодействию.

4. Разработка Плана-графика передачи объектов хранения на централизованное хранение

 

4.1. Ежегодно, не позднее 1 ноября текущего календарного года, НО (кроме МИ ФНС России по КН) направляют в УФНС сведения о планируемых объемах и сроках передачи объектов хранения на централизованное хранение на следующий календарный год в электронном виде в формате MS Excel (приложение N 2).

4.2. УФНС и МИ ФНС России по КН не позднее 15 ноября текущего календарного года направляют в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения объектов хранения в интересах данного УФНС, сводные данные, указанные в п. 4.1, в электронном виде средствами СЭД.

4.3. На основании сведений, указанных в п. 4.2, Филиалом ФКУ разрабатывается для каждого УФНС и МИ ФНС России по КН План-график (приложение N 3) на предстоящий календарный год. Если в процессе разработки Плана-графика, запрашиваемая НО потребность в централизованном хранении, превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем объектов хранения, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС и МИ ФНС России по КН, в интересах которых осуществляется архивное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуты иные договорённости. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ средствами СЭД в формате MS Excel направляет План-график на согласование в УФНС или МИ ФНС России по КН.

4.4. УФНС, МИ ФНС России по КН в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения Плана-графика от Филиала ФКУ, согласовывает План-график и средствами СЭД направляет согласованный План-график в формате MS Excel в Филиал ФКУ, либо направляет предложения по корректировке Плана-графика.

4.5. В случае поступления предложений по корректировке Планов-графиков от УФНС и МИ ФНС России по КН, Филиал ФКУ вносит корректировки в Планы-графики в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты получения предложений от УФНС и МИ ФНС России по КН, в интересах которых осуществляется централизованное хранение объектов хранения в данном Филиале ФКУ, либо формирует протоколы разногласий, которые средствами СЭД направляет в соответствующие УФНС, МИ ФНС России по КН и ЦА ФКУ.

4.6. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дня, направляет запрос для принятия решения в ФНС России.

4.7. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, производит корректировку Планов-графиков либо оставляет Планы-графики без изменений в соответствии с решением ФНС России.

4.8. Филиал ФКУ совместно с УФНС и МИ ФНС России по КН не позднее 15 декабря текущего года обеспечивают подписание Планов-графиков.

4.9. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочий день с момента утверждения Планов-Графиков, направляет средствами СЭД Планы-Графики в ЦА ФКУ.

4.10. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год в формате MS Excel.

4.11. УФНС доводит утвержденный План-график до НО (кроме МИ ФНС России по КН) в срок не позднее 20 декабря текущего года.

4.12. Контроль за исполнением Планов-графиков осуществляет ФНС России по отчетным данным, представляемым ежеквартально ЦА ФКУ.

4.13. Обязанность по хранению объектов хранения, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие НО.

4.14. В случае необходимости внесения изменений в План-график инициатор изменений (УФНС, МИ ФНС России по КН или Филиал ФКУ) направляет средствами СЭД запрос на изменение Плана-графика Координатору по взаимодействию противоположной стороны на согласование.

4.15. Координатор по взаимодействию, получивший запрос на изменение Плана-графика, в срок, не превышающий два рабочих дня с даты получения запроса, обеспечивает согласование Плана-графика либо формирует протокол разногласий, который средствами СЭД направляет Координатору по взаимодействию противоположной стороны и ЦА ФКУ для направления в ФНС России.

4.16. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, в соответствии с полученным решением ФНС России, осуществляет корректировку Плана-графика либо оставляет План-график без изменений.

4.17. В случае согласования изменений Плана-графика Филиал ФКУ совместно с УФНС, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента получения одной из сторон запроса корректировки Плана-графика, обеспечивают подписание Планов-графиков с использованием средств СЭД.

4.18. Внесение изменений в План-график допускается не более 1 раза в месяц. Корректировке подлежат данные Плана-графика в периоды не ранее, чем через 1 календарный месяц с даты направления запроса на внесение изменений в План-график. Предыдущие периоды Плана-графика корректировке не подлежат.

4.19. Все решения об изменении Плана-графика в течение одного рабочего дня с даты утверждения доводятся УФНС до НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиалом ФКУ до ЦА ФКУ.

5. Подготовка объектов хранения для передачи на централизованное хранение

 

Подготовка объектов хранения к передаче на централизованное хранение включает в себя сортировку, определение сроков хранения, комплектование в архивную тару и формирование сопроводительного документа.

На централизованное хранение передаются объекты хранения:

с установленным сроком хранения,

со сроком хранения до минования надобности, но не менее трех лет после получения налоговыми органами свидетельства о смерти налогоплательщика, либо документа о признании налогоплательщика - физического лица умершим.

Объекты хранения, предназначенные к передаче на централизованное хранение, комплектуются в архивные тары. При этом в одну архивную тару размещаются налоговые документы или конверты одного года и с одним и тем же сроком хранения. Включение листов одного объекта хранения в разные архивные тары не допускается. В одну архивную тару может быть размещено нескольких объектов хранения.

Архивная тара представляет собой короб формата A4 толщиной 75 мм. В случае передачи на централизованное хранение объектов хранения не прошедших централизованную обработку допускается использование архивной тары формата А4 толщиной 100 мм, 150 мм или архивной тары шириной 250 мм, высотой 260 мм, длиной 300 мм.

НО (Филиал ФКУ) при комплектовании архивных тар, несет ответственность:

- за правильность формирования и комплектования передаваемых объектов хранения;

- правильность оформления сопроводительной документации;

- полноту заполнения передаваемых тар (не менее 90%).

 

5.1. Подготовка для передачи на централизованное хранение объектов хранения, прошедших централизованную обработку

 

Обработка объектов хранения, для последующей передачи на централизованное хранение осуществляется Филиалом ФКУ в соответствии с приказом ФНС России от 25.02.2016 N ММВ-7-6/97@.

5.2. Подготовка для передачи на централизованное хранение объектов хранения, не прошедших централизованную обработку

 

Утратил силу. - Приказ ФНС России от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

6. Прием-передача объектов хранения на централизованное хранение

 

Объекты хранения доставляются на централизованное хранение в соответствии с Планом-графиком.

Объекты хранения не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО (Филиал ФКУ), представивший документы, в случаях если:

- архивная тара не соответствует требованиям, указанным в п. 5 настоящего порядка;

- в Передаточной описи указано неверное количество дел, архивных тар;

- в архивной таре присутствуют дела, не указанные в Передаточной описи;

- в архивной таре отсутствуют дела, указанные в Передаточной описи;

- архивные тары укомплектованы объектами хранения с различными сроками хранения;

- НО не предоставлены Передаточные описи в электронном виде;

- архивная тара находится в ветхом состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней налоговых документов или конвертов в течение всего срока хранения;

- на обложке дела отсутствуют реквизиты, указанные в п. 5.2.

 

6.1. Прием-передача на централизованное хранение объектов хранения, прошедших централизованную обработку

 

Подразделения Филиала ФКУ, осуществляющие централизованную обработку налоговых документов и конвертов, передают объекты хранения, укомплектованные в архивные тары, подразделению Филиала ФКУ, осуществляющему централизованное хранение, по Акту приема-передачи архивных тар (приложение N 4). При приеме объектов хранения на централизованное хранение сотрудник Филиала ФКУ осуществляет проверку общего количества архивных тар. По результатам проверки уполномоченными сотрудниками подписываются Акты приема-передачи архивных тар.

6.2. Прием-передача на централизованное хранение объектов хранения, не прошедших централизованную обработку

 

Утратил силу. - Приказ ФНС России от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

7. Централизованное хранение объектов хранения

 

Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, зарегистрированными в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.09.2015 N 38830, и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Право доступа в помещение хранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещённых на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учёт и хранение, а также оперативный поиск.

 

7.1. Функции Филиала ФКУ при осуществлении централизованного хранения объектов хранения

 

7.1.1. Осуществляет приём и размещение на централизованное хранение объектов хранения.

7.1.2. Обеспечивает учет и сохранность переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.

7.1.3. Осуществляет топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.

7.1.4. Осуществляет выдачу объектов хранения по запросам Владельца объектов хранения.

7.1.5. Принимает и размещает на централизованное хранение ранее выданные объекты хранения.

7.1.6. Осуществляет проверку наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение.

7.1.7. Организовывает уничтожение объектов хранения с истекшими сроками хранения на бумажных носителях, электронных образов и данных в ПО.

7.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

 

7.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;

- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения, и организуется их розыск.

7.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

7.2.3. Учет проверки наличия и состояния объектов хранения ведется с использованием ПО, в котором числятся объекты хранения.

7.2.4. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

7.2.5. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения в архивной таре выявлены объекты хранения, не числящиеся в ней, то сотрудник Филиала ФКУ средствами ПО определяет номер архивной тары, в которой они зарегистрированы, и размещает их в соответствии с местом хранения.

7.2.6. В случаях выявления объектов хранения, не учтенных в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объекта хранения или Филиалу ФКУ, передавшему объекты хранения на централизованное хранение.

7.2.7. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи-возврата объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки ("есть в наличии", "отсутствует").

По завершению обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 8).

7.2.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 9). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то организуется их розыск.

7.2.10. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, сотрудник Филиала ФКУ, ответственный за централизованное хранение, готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия объекта хранения и проводится в течение одного года.

7.2.11. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 10).

Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.

7.2.12. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.13. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение осуществляется после реализации соответствующего ПО.

8. Выдача объектов хранения, переданных на централизованное хранение, по запросу Владельца объектов хранения

 

Филиал ФКУ по запросам налоговых органов осуществляет:

- выдачу объектов хранения на бумажном носителе, с целью уточнения сведений в налоговом документе при некорректном электронном образе, а также для проведения экспертизы подлинности подписи налогоплательщика/доверенного лица;

- выдачу объектов хранения на бумажном носителе с целью проведения выемки объекта хранения по решению суда или постановлению контролирующего или правоохранительного органа;

- выдачу электронного образа налогового документа.

Выдача объектов хранения на бумажном носителе и/или их электронных образов осуществляется:

- на основании запроса УФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является данное УФНС или подведомственные НО;

- на основании запроса НО в отношении объектов хранения, Владельцем которых является данный НО.

Филиал ФКУ не создает бумажные копии документов.

Подготовленные по запросу объекты хранения на бумажном носителе должны быть переданы уполномоченному сотруднику НО не позднее 10 рабочих дней после подачи запроса по месту нахождения Филиала ФКУ, обеспечивающего централизованное хранение.

В отдельных случаях допускается направление Филиалом ФКУ объектов хранения Владельцу объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением. В этих случаях Филиал ФКУ направляет Владельцу объектов хранения объекты хранения с сопроводительным письмом, зарегистрированным в СЭД с перечислением направляемых объектов хранения.

Если в течение 30 дней объекты хранения не были доставлены Владельцу объектов хранения, то по СЭД в Филиал ФКУ автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".

Филиал ФКУ осуществляет розыск не поступивших в НО, МИ ФНС России по КН объектов хранения, отправленных заказным или ценным почтовым отправлением.

 

8.1. Выдача объектов хранения, прошедших централизованную обработку

 

8.1.1. Для получения электронных образов листов налоговых документов, переданных на централизованное хранение, сотрудник НО в СЭОД формирует запрос на необходимые ему электронные образы. Запрос НО в автоматическом режиме обрабатывается в Филиале ФКУ, после чего электронные образы автоматически поступают в НО.

8.1.2. Выдача объектов хранения, на бумажных носителях, переданных на централизованное хранение в Филиал ФКУ осуществляется на основании запроса на изъятие объектов хранения, подписанного руководителем НО или заместителем руководителя НО (приложение N 11).

8.1.3. Филиал ФКУ, получив официальное письмо от Владельца документа, подготавливает объекты хранения и формирует в двух экземплярах Акт приема-передачи документов (конвертов), изъятых из архива (приложения N 12, N 13).

8.1.4. При приеме-передаче подготовленных по запросу объектов хранения сотрудник Филиала ФКУ, ответственный за прием-передачу налоговых документов (конвертов), передает их сотруднику НО. Сотрудники Филиала ФКУ и НО подписывают два экземпляра Акта приема-передачи документов (конвертов), изъятых из архива. Один экземпляр акта остаётся в Филиале ФКУ, второй - передается Владельцу объектов хранения.

8.2. Выдача объектов хранения, не прошедших централизованную обработку

 

8.2.1. Выдача объектов хранения на бумажных носителях

 

НО направляет в Филиал ФКУ:

- для получения отдельного документа (в том числе из состава пачки) - Запрос на изъятие объектов хранения (приложение N 14) средствами СЭД и электронный запрос средствами СЭОД или ПК "Архивист" с указанием уникального номера запрашиваемого объекта, при этом дата направления Запроса средствами СЭД и электронного запроса не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня;

- для получения дела юридического лица, физического лица, индивидуального предпринимателя, дела с однотипными документами - Запрос на изъятие объектов хранения средствами СЭД (приложение N 14). При этом дело выдается полностью.

Запрос на изъятие объектов хранения подписывается руководителем НО или заместителем руководителя НО.

Филиал ФКУ, получив электронный запрос в ИС ЦОХД и (или) Запрос на изъятие объектов хранения:

- подготавливает объекты хранения к выдаче (объекты хранения, за исключением налоговых документов, укомплектованных в дела, подлежат сканированию);

- формирует Акт выдачи объектов хранения (приложение N 15);

- извещает НО средствами телефонной связи, СЭД или ИС ЦОХД о готовности объекта хранения к выдаче.

Передача объектов хранения уполномоченному сотруднику НО осуществляется по Акту выдачи объектов хранения, при этом акт на бумажном носителе в двух экземплярах подписывается уполномоченными сотрудниками НО и Филиала ФКУ, один экземпляр передается в НО, второй остается в Филиале ФКУ.

8.2.2. Выдача электронных образов объектов хранения

 

Выдача электронных образов объектов хранения осуществляется на основании электронного запроса НО (с использованием СЭОД и ПК "Архивист" НО), формируемого средствами СЭОД/ПК "Архивист".

Филиал ФКУ, на основании поступившего запроса, в срок, не превышающий 10 рабочих дней после его получения, осуществляет сканирование объектов хранения и передает полученные образы в НО средствами ИС ЦОХД. Доступ к указанным образам НО осуществляется средствами СЭОД/ПК "Архивист".

Выдача электронных образов объектов хранения, укомплектованных в дела Филиалом ФКУ не осуществляется.

9. Возврат на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения

 

9.1. Возврат объектов хранения, прошедших централизованную обработку

 

9.1.1. Для возврата ранее выданных объектов хранения НО направляет официальное письмо-уведомление, подписанное руководителем НО или заместителем руководителя НО.

9.1.2. НО формирует комплект ранее выданных объектов хранения и Акт приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых на централизованное хранение (приложение N 16), в двух экземплярах.

9.1.3. В течение 5 рабочих дней с момента направления письма-уведомления НО доставляет ранее выданные объекты хранения на централизованное хранение в филиал ФКУ.

9.1.4. При приеме-передаче объектов хранения, подлежащих возврату на централизованное хранение, сотрудник НО и сотрудник Филиала ФКУ, ответственные за прием-передачу объектов хранения, подписывают два экземпляра Акта приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых на централизованное хранение. Один экземпляр Акта приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых на централизованное хранение, передается в Филиал ФКУ, второй - передается в НО.

9.2. Возврат объектов хранения, не прошедших централизованную обработку

 

Для возврата объектов хранения, учтенных в ПК "Архивист", на централизованное хранение НО направляет в Филиал ФКУ официальное письмо (приложение N 17), и электронное уведомление, сформированное средствами ПК "Архивист" (даты формирования письма, направленного по СЭД и электронного запроса не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня). Уведомление должно содержать уникальный номер возвращаемого объекта хранения.

Для возврата документов, не учтённых в ПК "Архивист", в Филиал ФКУ направляется только официальное письмо.

В течение 5 рабочих дней с момента направления электронного уведомления НО доставляет ранее выданные объекты хранения на централизованное хранение.

Возврат ранее выданных объектов хранения осуществляется по Акту возврата объектов хранения, формируемому Филиалом ФКУ в 2 экземплярах (приложение N 18). Один экземпляр акта остается в Филиале ФКУ, второй - передается уполномоченному сотруднику НО.

10. Уничтожение объектов хранения и технологических данных с истекшим сроком хранения

 

10.1. Уничтожение объектов хранения, прошедших централизованную обработку

 

10.1.1. Выделение к уничтожению объектов хранения осуществляется НО один раз в год после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения за тот же период.

Уничтожению подлежат объекты хранения только с истекшими сроками хранения.

10.1.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению (приложение N 19).

10.1.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения документов, формирует в СПОНИ и направляет в НО средствами СЭД список объектов хранения с истёкшим сроком хранения, которые были выданы по запросу НО и не возвращены на централизованное хранение (далее - Выданные документы).

10.1.4. НО, получив список Выданных документов, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных документов в НО, информация о таких документах включается средствами СЭОД в Электронный реестр документов. в раздел продления срока хранения. Все объекты хранения подлежащие уничтожению должны быть внесены в Электронный реестр документов в раздел уничтожения.

10.1.5. НО, по состоянию на 1 января текущего года средствами СЭОД осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению.

10.1.6. Акт о выделении к уничтожению составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.

10.1.7. Не позднее 1 июня текущего года НО направляет в филиал ФКУ второй экземпляр утверждённого руководителем НО Акта о выделении к уничтожению с сопроводительным письмом, в котором подтверждается соответствие направляемого Акта о выделении к уничтожению сформированному Электронному реестру документов, а также указание уничтожить конверты за соответствующий год.

Одновременно НО направляет в Филиал ФКУ сформированный средствами СЭОД Электронный реестр документов.

10.1.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления всеми НО, документы которых находятся в централизованном хранилище Филиала ФКУ, Актов о выделении к уничтожению и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия MD5 Электронного реестра документов c указанным в Акте о выделении к уничтожению;

- отбор объектов хранения, который может производиться технологическими партиями;

- уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведения о документах, содержащиеся в ПО);

- уничтожение бумажных носителей налоговых документов и конвертов, факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протокол, акт, накладная), формируемом Филиалом ФКУ в текстовом редакторе;

- формирование по окончании проведения процесса уничтожения объектов хранения до 31 декабря текущего года в текстовом редакторе сводного Акта уничтожения документов (приложение N 20) и передача его электронных копий в НО по принадлежности, средствами СЭД.

Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения и обеспечивать фракцию измельчения не ниже 3 уровня секретности. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных лиц филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.

10.1.9. Хранение объектов хранения, образующихся в НО и Филиале ФКУ в процессе уничтожения документов осуществляется в установленном порядке.

10.1.10. Сведения о факте уничтожения документов передаются из СПОНИ в СЭОД.

10.2. Уничтожение объектов хранения, не прошедших централизованную обработку

 

Утратил силу. - Приказ ФНС России от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Приложение N 1
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Список
координаторов по взаимодействию при реализации Порядка организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях

 

Код налогового органа по СОУН

Наименование налогового органа или Филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

Сфера ответственности

Должность

ФИО

Контактный телефон (городской/ IP)

e-mail

1

2

3

4

5

6

7

 

 

Координатор по взаимодействию (основной)

 

 

 

 

 

 

Координатор по взаимодействию (замещающий)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение формируется в Microsoft Word

Приложение N 2
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Сведения о планируемых объемах и сроках передачи объектов хранения в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России по______________________________ для централизованного хранения на _____ год

 

Код ИФНС

Вид объектов хранения

Количество архивных тар*

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Общий итог

 

Дела физических лиц

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________________

* указывается количество архивных тар из расчёта типоразмера тары 75 мм

 

Приложение формируется в Microsoft Excel

Приложение N 3
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

"СОГЛАСОВАНО"

Руководитель НО_________ /или Начальник МИ

ФНС России по КН N _____

________________________ ФИО

"____"________ ______г.

 

"УТВЕРЖДАЮ"

Директор филиала

ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ____________

________________________ ФИО

"____"________ ______г.

 

План-график
передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России по _________________ объектов хранения для централизованного хранения на _____ год

 

Код региона

Код НО

Наименование объектов хранения

январь

февраль

март

апрель

май

 

июнь

июль

август

 

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

ИТОГО

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XX

XX01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XX

XX02

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XX

ИТОГО

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Количество архивных тар указывается из расчета архивной тары с типоразмером 75 мм

2. План-график передачи составляется из расчета еженедельной передачи объектов хранения

Приложение N 4
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

                              АКТ N _______
                       приема-передачи архивных тар

 

  Отправитель: ________________________________________________________
                       (наименование Филиала ФКУ - отправителя)

 

  Получатель: _________________________________________________________
                        (наименование Филиала ФКУ - получателя)

 

                                /----------------------\
Общее количество архивных тар:  |                      |
                                \----------------------/

 

N архивной тары

N архивной тары

N архивной тары

N архивной тары

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Отправитель                            Получатель
______________________________         ______________________________
       (должность)                              (должность)

 

_____________ ________________         _____________ ________________
  (Подпись)       (ФИО)                  (Подпись)        (ФИО)

 

______________________________
     (контактный телефон)

 

Дата __________________ 20__ г.

 

Время _____ час. _____ мин.

 

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах

 

Приложение формируется в Microsoft Word

Приложение N 5
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Передаточная опись дел физических лиц Межрайонной ИФНС России N ___ по субъекту Российской Федерации

 

N п/п

N архивной тары

Фамилия, Имя, Отчество

ИНН

Год начала дела

Год окончания дела

Адрес места жительства (при отсутствии ИНН)

Дата рождения (при отсутствии ИНН)

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего: _____________________________________ передано дел
               (количество прописью)
ИТОГО: ___________________________________ переданных архивных тар
             (количество прописью)
Передал: ________________________________ ________________ _____________________
                   (должность)                (подпись)    (расшифровка фамилии)
Принял: _________________________________ ________________ _____________________
                   (должность)                (подпись)    (расшифровка фамилии)
Дата: _________________________________
Причина возврата документов: ___________________________________________________________

 

Приложение формируется в Microsoft Excel

 

При подготовке передаточной описи необходимо соблюсти следующие требования к оформлению:

1. Поле "N п/п" - порядковый номер дела в передаточной описи. Заполняется после внесения данных в другие поля описи с помощью маркера заполнения. Необходимо протащить маркер заполнения по ячейкам, которые требуется заполнить и отпустить кнопку мыши. Нумерация дел в описи начинается с цифры 1. Формат ячеек - Общий. При заполнении поля используются арабские цифры.

2. Поля "N архивной тары". Формат ячеек - Общий. При заполнении используются арабские цифры.

3. Поле "Фамилия, Имя, Отчество". Формат ячеек - Текстовый. При заполнении поля используются буквы (русский язык), не допускается использование кавычек и запятых.

4. Поле "ИНН". Формат ячеек - Дополнительный. При заполнении поля используются арабские цифры. Количество цифр ИНН не должно быть меньше или превышать 12 символов.

5. Поля "Год начала дела", "Год окончания дела". Формат ячеек - Общий. При заполнении поля используются арабские цифры. Формат записи - "ГГГГ". Не допускается указание периода (например, "2003-2004"), использование буквенных обозначений, например, "2005 год" или "2005 г.", а также сокращенных данных - "05" или "08".

6. Поле "Адрес места жительства (при отсутствии ИНН)". Формат ячеек - Текстовый. При заполнении поля используются буквы (русский язык) и арабские цифры, запятые и точки. Не допускается использование кавычек. Данное поле заполняется только при отсутствии ИНН у физического лица.

7. Поле "Дата рождения (при отсутствии ИНН)". Формат ячеек - Дата. При заполнении поля используются арабские цифры. Формат записи - "ДД.ММ.ГГГГ". Данное поле заполняется только при отсутствии ИНН у физического лица.

8. Поле "Количество дел", "Количество листов". Формат ячеек - Числовой, без десятичных знаков. При заполнении поля используются арабские цифры. Недопустимо использование буквенных обозначений, например, "5 листов" или "5 л.".

Приложение N 6
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

 

Штрих-код

(название организации)

 

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20  г.
Приема-передачи документов

 

Передаточная опись N __ "__" <___> 20  г.

_________________________________________________________________________

(основание передачи - дата и номер передаточной описи)

 

_________________________________________________________________________ __________

Название передаваемого фонда

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ по субъекту Российской Федерации

_________________________________________________________________________ __________________

Название организации-сдатчика

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в                                   

______________________________________________________________

Название организации-приемщика

 

Итого принято архивных папок - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого принято объектов хранения - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого принято документов - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого принято дел - < ___> из - < ___> представленных в описи N __

 

Документы сдавал

Документы принял*

Должность   подпись   ФИО

Должность   подпись   ФИО

"__" <____> 20  г.

"__" <___> 20  г.

 

Приложение (включая должность и ФИО ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ) автоматически формируется из ИС ЦОХД

Приложение N 7
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

 

Штрих-код

(название организации)

 

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20  г.

Возврата документов

 

Передаточная опись N __ "__" <___> 20  г.

____________________________________________________________

(основание передачи - дата и номер передаточной описи)

 

_________________________________________________________________________ _______________________________

Название передаваемого фонда

 

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ по субъекту Российской Федерации             Сдавал

_________________________________________________________________________ ___________________________________

Название организации-сдатчика

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в _______                                         Принял

____________________________________________________________________ _________________________

Название организации-приемщика

 

N п/п

N архивной папки, возвращенной в полном объеме

Причина возврата

1

2

3

 

 

 

 

Итого архивных папок - < ___> из < ___> представленных в описи N __

 

Документы сдавал

Должность    подпись    ФИО

"__" <_____________> 20  г.

Документы принял*

Должность    подпись   ФИО

"__" <_____________> 20  г.

 

Приложение (включая должность и ФИО ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ) автоматически формируется из ИС ЦОХД

Приложение N 8
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Сличительная ведомость
результатов проверки наличия и состояния объектов хранения
___________ N _________

 

По состоянию на "__" ______________ 20__ г. проведена проверка фактического наличия объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

 

N п/п

Уникальный номер тары

Уникальный номер объекта хранения

Количество листов

Примечание

1

 

 

 

 

2

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение формируется в ПО (после реализации)

Приложение N 9
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

наименование Филиала ФКУ

 

 

АКТ

 

УТВЕРЖДАЮ

 

N

 

 

Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в (субъекте Российской Федерации)

проверки наличия и состояния объектов хранения

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

Дата

 

 

 

Помещение N ____________
Основание _______________________________________________________________
   (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

 

Составлен комиссией:
Председатель комиссии ___________________________________________________
                           (наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: _________________________________________________________
                      (наименование должностей, фамилии, инициалы)

 

Проверка проводилась с ____________________ по _____________________

 

Проверкой установлено:
1. Всего числится: ___________________________________ объектов хранения,
                         (цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии: _____________________ объектов хранения,
                                 (цифрами и прописью)
3. Всего неучтенных в ПО: ____________________________ объектов хранения,
                              (цифрами и прописью)
4. Всего имеется в наличии: __________________________ объектов хранения,
                               (цифрами и прописью)
из них:
4.1. требующих дезинфекции ___________________________ объектов хранения,
                              (цифрами и прописью)
4.2. неисправимо поврежденных ________________________ объектов хранения,
                               (цифрами и прописью)
4.3. выдано в пользование ____________________________ объектов хранения.
                             (цифрами и прописью)

 

5. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ

 

Проверку проводили:

 

 

 

 

 

(наименование должности)

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

 

 

 

(наименование должности)

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

 

 

 

(наименование должности)

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

Дата

 

 

Приложение формируется Microsoft Word

Приложение N 10
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

 

наименование Филиала ФКУ

 

 

 

АКТ

 

 

_______N_____________

О необнаружении объектов хранения,

пути розыска которых исчерпаны

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в (субъекте Российской Федерации)

 

_______________

подпись              расшифровка подписи

 

 

В результате проверки наличия объектов хранения установлено отсутствие перечисленных ниже объектов хранения. Предпринятые Филиалом ФКУ всевозможные меры по розыску объектов хранения положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять их с учета.

 

N

Уникальный номер архивной тары

Уникальный номер объекта хранения

Заголовок объекта хранения

Количество листов

Предполагаемые причины отсутствия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого _________________________________________________ объектов хранения
                     (цифрами и прописью)

 

Наименование должности
лица, ответственного              ______________ ___________________
за централизованное хранение          подпись    расшифровка подписи

 

Дата

 

Приложение формируется в ПО (после реализации)

Приложение N 11
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Бланк НО

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

 

Об изъятии объектов хранения

из централизованного хранилища

 

___________________________* просит предоставить следующие объекты хранения, с целью ________________:

 

Рег. номер документа в ЦОД/ рег. номер конверта

Наименование документа**

Количество листов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Код НО ___________

 

Руководитель НО (заместитель руководителя НО)              И.О. Фамилия
                                               (подпись)

 

Приложение формируется в Microsoft Word

 

_____________________________

* наименование НО

** в случае изъятия конверта в качестве наименования документа указывается "Конверт"

Приложение N 12
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

АКТ
приёма-передачи документов, изъятых из архива по запросу N ______

 

Отправитель ________________________________________________________
                            (наименование отправителя)

 

Получатель _________________________________________________________
                          (наименование получателя)

 

Рег. номер документа

Наименование документа

Количество листов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего документов

 

Всего листов

 

 

Отправитель                             Получатель
______________________________          ______________________________
         (должность)                              (должность)
__________ ___________________          __________ ___________________
   (ФИО)        (подпись)                   (ФИО)       (подпись)

 

Дата ___________________ 20__ г.
Время ______ час. _______ мин.

 

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах

 

Приложение формируется в СПОНИ

Приложение N 13
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

АКТ
приёма-передачи конвертов, изъятых из архива по запросу N_________

 

Отправитель __________________________________________
Получатель  __________________________________________

 

Рег. N конверта

ИФНС

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Отправитель                             Получатель
______________________________          ______________________________
         (должность)                              (должность)
__________ ___________________          __________ ___________________
   (ФИО)        (подпись)                   (ФИО)       (подпись)

 

Дата ___________________ 20__ г.
Время ______ час. _______ мин.

 

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах

 

Приложение формируется в СПОНИ

Приложение N 14
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Бланк НО

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

 

Об изъятии объектов хранения

из централизованного хранилища

 

________________________________* просит предоставить документы следующих налогоплательщиков, с целью ________________:

 

<Название организации>/<ФИО>, <ИНН>

 

N п/п

Дата регистрации реестра/год

N архивной тары

Количество томов/документов

Рег. N реестра

Рег. N документа

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Код НО ___________

 

Руководитель НО (заместитель руководителя НО)              И.О. Фамилия
                                               (подпись)

 

Приложение формируется в Microsoft Word

 

_____________________________

* Наименование НО

Приложение N 15
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

 

Штрих-код

(название организации)

 

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20  г.

__________________________________________________

Выдачи объектов хранения (документов, дел, пачек)

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в                                              Выдал

_________________________________________________________________________ ________________

Название организации-сдатчика

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ по                                      Принял

_________________________________________________________________________ ______________________________

Название организации-приемщика

 

N п/п

Вид передаваемых единиц хранения

Рег. N

объекта хранения

Дата регистрации

Год/период

Наименование организации/ФИО

ИНН/КПП

Количество

(листов в документе/документов в пачке/томов в деле)

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого выдано объектов хранения - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого выдано документов - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого выдано томов - < ___> из - < ___> представленных в описи N __

 

Документы выдал

Должность   подпись   ФИО

"__" <________> 20  г.

Документы принял

Должность   подпись   ФИО

"__" <_________> 20  г.

 

Приложение формируется в ИС ЦОХД

Приложение N 16
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

АКТ
приёма-передачи документов/конвертов, возвращаемых в архив

 

Отправитель ________________________________________________________
                          (наименование отправителя)

 

Получатель _________________________________________________________
                           (наименование получателя)

 

Рег. номер документа/конверта

Наименование документа

Количество листов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего листов/конвертов

 

 

Отправитель                             Получатель
______________________________          ______________________________
         (должность)                              (должность)
__________ ___________________          __________ ___________________
   (ФИО)        (подпись)                   (ФИО)       (подпись)

 

Дата ___________________ 20__ г.
Время ______ час. _______ мин.

 

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах

 

Приложение формируется в СПОНИ

Приложение N 17
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Бланк НО

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

 

_________________________________________* возвращает документы следующих налогоплательщиков:

 

<Название организации>/<ФИО>, <ИНН>

 

N п/п

Дата запроса

Дата рег. реестра/год

N архивной тары

Кол-во томов/ документов

Рег. N реестра

Рег. N документа

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель НО (заместитель руководителя НО)                И.О. Фамилия
                                                 (подпись)

 

_____________________________

* Наименование НО

 

Приложение формируется в Microsoft Word

Приложение N 18
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ____________________

Штрих-код

(название организации)

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20  г.

_________________________________________________________________________ ___________

возврата объектов хранения (документов, дел, пачек), выданных во временное пользование

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ по                       Вернул

_________________________________________________________________________ ______________

Название организации-сдатчика

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в                        Принял

_____________________________________________________________________

Название организации-приемщика

 

N п/п

Вид передаваемых единиц хранения

Рег. N объектов хранения/Рег. Номер ЦОД

Дата регистрации

Год/период

Наименование организации/ФИО

ИНН/КПП

Количество

(документов/томов)

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого возвращено объектов хранения < ___> < ___>

Итого возвращено документов < ___> < ___>

Итого возвращено дел < ___> < ___>

Итого возвращено томов < ___> < ___>

 

Документы вернул

Должность   подпись   ФИО

"__" <________> 20  г.

Документы принял*

Должность   подпись   ФИО

"__" <_________> 20  г.

 

Приложение (включая должность и ФИО ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ) формируется в ИС ЦОХД

Приложение N 19
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель НО

АКТ

 

 

_____________

N ___

 

Подпись  Расшифровка подписи

 

"__" ____________ 20__ г.

 

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

 

На основании

Приказа ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями)

(название и выходные данные перечня документов с указаниями сроков хранения)

 

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы Фонда N ________________*

 

(название фонда (наименование территориального налогового органа))

 

N п/п

Наименование документа

Дата поступления в налоговый орган

Номера описей**

Регистрационный номер ЦОД документа

Кол-во листов/

страниц

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИТОГО _____________________________________ ед. хр за ______________ годы
                 (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
                                      (наименование архивного учреждения)
(протокол от _________N _____________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов  Подпись  Расшифровка подписи
Дата

 

Контрольная сумма по алгоритму MD 5 для электронного реестра документов с истекшим сроком хранения и списка документов подлежащих продлению хранения, находящихся на централизованном хранении: ________________________

 

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ N __________
Приложение формируется в СЭОД

 

_____________________________

* Заполняется вручную, при наличии

** Не заполняется

Приложение N 20
к Порядку организации централизованного хранения
налоговых документов, служащих основанием для
исчисления и уплаты налогов, сборов и
проведения мероприятий в отношении
взаимозависимых лиц и контролируемых сделок,
представляемых налогоплательщиками
(их представителями) в территориальные
органы ФНС России на бумажных носителях,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала ФКУ "Налог-сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации

 

 

АКТ

 

 

 

N

 

Подпись  Расшифровка подписи

 

"__" ________________ 20__ г.

(место составления)

 

 

Об уничтожении документов,

не подлежащих хранению

 

На основании* ___________________________________________________________
           (реквизиты и место составления акта о выделении на уничтожение
                         документов, не подлежащих хранению)
_________________________________________________________________________

 

Документы в количестве __________________________________________________
                                    (цифрами и прописью)

 

Весом ____________________ кг сданы в ___________________________________
                                          (наименование организации)
_________________________________________________________________________

 

на переработку по приемо-сдаточной
накладной (протоколу, акту)**       от ___________________ N ____________

 

Наименование должности
работника, сдавшего
документы                  _____________________ ________________________
                                  Подпись           Расшифровка подписи

 

Изменения в программное обеспечение внесены

 

Наименование должности
работника, внесшего
изменения в программное
обеспечение                _____________________ ________________________
                                  Подпись           Расшифровка подписи

 

Дата

 

Приложение формируется в Microsoft Word

 

_____________________________

* Указываются акты о выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению, поступившие в Филиал ФКУ за текущий год.

** При необходимости указывается несколько приемо-сдаточных накладных (протоколов, актов)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

ФНС России утвердила новый порядок организации централизованного хранения налоговых документов, представляемых налогоплательщиками в территориальные налоговые органы на бумажных носителях.

Под налоговыми документами теперь понимаются не только налоговые декларации (расчеты), налоговая (бухгалтерская) отчетность и иные налоговые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, но и документы, необходимые для проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представленные налогоплательщиками в налоговые органы.

Скорректированы и подробно описаны все основные процедуры: проведение подготовительных и организационных мероприятий; разработка плана-графика передачи объектов на централизованное хранение; их подготовка для передачи и прием-передача на централизованное хранение; централизованное хранение; выдача объектов по запросу их владельца; возврат на централизованное хранение ранее выданных объектов; уничтожение объектов и технологических данных с истекшим сроком хранения.

Уточняются лица, имеющие право доступа в помещение хранилища документов.

Закреплено, что проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников филиала ФКУ "Налог-Сервис" не реже одного раза в 10 лет.


Приказ Федеральной налоговой службы от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях"


Текст приказа официально опубликован не был


В настоящий документ внесены изменения следующими документами:


Приказ Федеральной налоговой службы от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@