Приложение N 2. Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований), применяемого при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Красноярского края (в отношении контролируемых лиц, являющихся муниципальными архивами Красноярского края)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2

к приказу архивного агентства

Красноярского края

от 21.02.2022 N 17-о

                    Форма проверочного листа

                 (списка контрольных вопросов,

     ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении

       контролируемым лицом обязательных требований), применяемого

   при осуществлении регионального государственного контроля (надзора)

     за соблюдением законодательства об архивном деле на территории

     Красноярского края (в отношении контролируемых лиц, являющихся

              муниципальными архивами Красноярского края)

QR-код

     1.  Наименование  вида  контроля,  включенного в единый реестр видов

федерального    государственного    контроля    (надзора),  регионального

государственного    контроля    (надзора),    муниципального    контроля:

региональный    государственный    контроль    (надзор)   за  соблюдением

законодательства об архивном деле на территории Красноярского края.

     2.    Наименование    контрольного   (надзорного)  органа:  архивное

агентство Красноярского края (далее - Агентство).

     3. Форма проверочного листа утверждена приказом Агентства от _______

N ________________  "Об  утверждении  формы  проверочного  листа  (списка

контрольных  вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или

несоблюдении  контролируемым лицом обязательных требований), применяемого

при  осуществлении  регионального  государственного контроля (надзора) за

соблюдением    законодательства    об    архивном    деле  на  территории

Красноярского края".

     4.  Объект государственного контроля (надзора), в отношении которого

проводится контрольное (надзорное) мероприятие: _________________________

     5.  Наименование  юридического  лица,  его  идентификационный  номер

налогоплательщика    и  (или)  основной  государственный  регистрационный

номер,    адрес    юридического  лица  (его  филиалов,  представительств,

обособленных  структурных подразделений), индивидуальный предприниматель,

его    идентификационный    номер   налогоплательщика  и  (или)  основной

государственный  регистрационный  номер  индивидуального предпринимателя,

адрес    регистрации    индивидуального    предпринимателя,    являющихся

контролируемыми лицами:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     6.  Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с

заполнением проверочного листа:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     7.    Реквизиты    приказа   Агентства,  подписанного  руководителем

Агентства    (должностным    лицом,    временно    замещающим   должность

руководителя):

_________________________________________________________________________

     8. Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия:

     9.  Список  вопросов,  отражающих содержание обязательных требований

(не    является  исчерпывающим),  ответы  на  которые  свидетельствуют  о

соблюдении    или    несоблюдении    юридическим   лицом,  индивидуальным

предпринимателем обязательных требований:

N п/п	Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, которыми установлены обязательные требования	Ответы на вопросы, содержащиеся в перечне вопросов			Примечание
			Да	Нет	Не применимо
1	2	3	4	5	6	7
1	Архив размещается в отдельном здании(ях)?	п.3.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 года N 24 (далее - Правила)
2	Архив размещается в отдельных помещениях здания?	п.3.1 Правил
3	Архив размещается в приспособленном здании (помещениях)?	п.3.2 Правил
4	Осуществлялось ли обследование приспособленного под архив здания (помещения) (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) в установленном порядке?	п.3.2 Правил
5	Помещения в приспособленном под архив здании, предназначенные для хранения архивных документов, изолированы от остальных его помещений?	п.3.2 Правил
6	Архив не размещается в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества?	п.3.2 Правил
7	Архив не размещается в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением?	п.3.2 Правил
8	Архив не размещается в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод?	п.3.2 Правил
9	Архивохранилища отделены от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями?	п.3.3 Правил
10	Архивохранилища удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не имеют общих с ними вентиляционных каналов?	п.3.3 Правил
11	Архивохранилища гидроизолированы?	п.3.3 Правил
12	Архивохранилища имеют высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка?	п.3.3 Правил
13	Архивохранилища имеют покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества?	п.3.3 Правил
14	Архивохранилища имеют беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам?	п.3.3 Правил
15	Архивохранилища не имеют внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды?	п.3.3 Правил
16	Архив оснащен металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами?	п.4.1 Правил
17	Деревянные и смешанные стеллажи не поражены биологическими вредителями и обработаны огнезащитным составом?	п.4.1 Правил
18	В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами?	п.4.2 Правил
19	Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов (расстояние между, не менее, см): - рядами стеллажей (главный проход) - 120; - соседними стеллажами (проход) - 75; - наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75; - стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) - 45; - потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 50; - полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 15; - полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах - 30; - от нагревательных и (или) отопительных устройств - 100.	п.4.2 Правил
20	Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) пронумерованы: - стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение; - полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо	п.4.4 Правил
21	Охранный режим в архиве установлен в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора?	п.5.3 Правил
22	Средствами охранной сигнализации оснащены помещения архива, в которых: - постоянно или временно хранятся архивные документы; - установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива. Помещения ежедневно опечатываются по окончании рабочего дня	пп. 5.7, 5.8 Правил
23	Средства охранной сигнализации установлены на основной вход в здание (помещения) архива (при отсутствии круглосуточного поста охраны), а также на аварийные и запасные выходы?	п.5.7 Правил
24	Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудованы дверями повышенной технической укрепленное_ и (или) замками усиленной секретности?	п.5.9 Правил
25	Архивные документы хранятся в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильностью температурно-влажностных характеристик воздушной среды?	п.5.12 Правил
26	Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, составляют: - температура 17-19 °С, - относительная влажность воздуха 50-55%.	пп. 5.13, 5.14, 5.15, 5.16 Правил
27	Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов соответствуют нормативным требованиям к видам носителя (основы) документа?	пп. 5.14, 5.15, 5.16 Правил
28	Архивохранилище обеспечено комплектом контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра?	п.5.17 Правил
29	Соблюдение порядка измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды, в том числе: - в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю; - в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю; - при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.	п.5.17 Правил
30	Фиксация и регистрация в журнал показаний контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище для архивов, в которых отсутствует автоматическая система управления вентиляцией и кондиционированием воздуха	п.5.17 Правил
31	Архивные документы хранятся в темноте и размещаются в первичные средства хранения, в том числе: - на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах; - аудиовизуальные - в коробках и боксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах; - электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.	пп. 5.18, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 Правил
32	Применение на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи	п.5.19 Правил
33	Применение электроламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью (люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодные светильники)	п.5.19 Правил
34	Поддержание санитарно-гигиенического состояния в архивохранилищах путем проведения в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков?	п.5.22 Правил
35	Наличие на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов ярлыков, на которых указан номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем; отметка о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время. Наличие вкладышей (этикеток) с архивным шифром к электронным документам на физически обособленных носителях	п.6.5 Правил
36	Хранение электронных документов в архиве осуществляется: - на физически обособленных носителях в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим, которые хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей; - в информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.	п.7.1 Правил
37	Хранение электронных документов на физически обособленных носителях, в том числе: - с применением носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации; - наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять воспроизведение, миграцию и конвертацию электронных документов, а также контролировать физическое и техническое состояние; - проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы; - организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.	п.7.2 Правил
38	Обеспечение нормативных условий хранения электронных документов в информационной системе архива, в том числе: - ее соответствие требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации; - соблюдение при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации; - резервное копирование электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертация в современные форматы	п.7.3 Правил
39	Наличие плана (схемы) размещения архивных фондов, утвержденной руководителем архива.	п.8.1 Правил
40	Закрепление местонахождения архивных документов в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде (в информационной системе архива)	п.8.4 Правил
41	Проверка архивных документов проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом и внеплановом порядке в установленные сроки	пп. 10.1, 10.2 Правил
42	Фиксация результатов проверки наличия и состояния архивных документов в: - листе (ах) проверки наличия и состояния архивных документов; - акте проверки наличия и состояния архивных документов; - актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (при необходимости)	п.10.4 Правил, приложение N 1 к Правилам
43	Оформление результатов проверки наличия архивных документов, в том числе: - внесение изменений в необходимые учетные документы; - проставление штампа "Проверено", даты, должности и подписи работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставление итоговой записи в конце описи дел, документов (книги учета и описания); - опечатывание коробок с архивными документами и проставление штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива	п.10.6 Правил
44	Ведение централизованного учета необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде	п.10.7 Правил
45	Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия	п.10.8 Правил
46	При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без: - предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии); - проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов; - выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность; - проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения; - очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте; - обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях	п.11.1 Правил
47	Проведение архивом акклиматизации поступивших на хранение архивных документов	п.11.2 Правил
48	Составление акта произвольной формы архивом и организацией - источником комплектования, отражающего выявленные недостатки и меры по их устранению при обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для их устранения	п.11.3 Правил
49	Ведение учета физико-химического и технического состояния архивных документов (на бумажном носителе и (или) в электронном виде)	п.11.9 Правил
50	Отражение результатов проверки физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе, в том числе: - в листе-заверителе дела; - в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; - в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; - в карточке учета архивных документов с повреждениями текста; - в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов	п.11.9 Правил
51	Отражение результатов проверки физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента	п.11.9 Правил
52	Отражение результатов проверки физико-химического и технического состояния электронных документов в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях)	п.11.9 Правил
53	Осуществление выдачи архивных документов производится на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование	п.14.7 Правил
54	Регистрация выдаваемых архивных документов в книгах выдачи из архивохранилища (по каждому архивохранилищу раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива)	п.14.8 Правил
55	Подтверждение факта получения и возврата работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива	п.14.9 Правил
56	Использование карт-заместителей при выдаче архивных документов с указанием архивного шифра и даты выдачи единицы хранения, а также фамилии и инициалов работника архива или пользователя	п.14.10 Правил
57	Создание страхового фонда уникальных и особо ценных документов	п.18.1 Правил
58	Ведение книги учета поступлений документов	пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение N 4 к Правилам
59	Ведение списка фондов (не ведется при нефондовой организации хранения)	пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение N 5 к Правилам
60	Ведение листов фондов	пп. 23.1, 23.2 Правил
61	Ведение описи дел, документов	пп. 23.1, 23.2, 23.3 Правил, приложения N 6, 7 к Правилам
62	Ведение реестра описей дел, документов	пп. 23.1, 23.2, 30.2 Прави