Приложение N 1. Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований), применяемого при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Красноярского края (в отношении контролируемых лиц, не являющихся муниципальными архивами Красноярского края)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1

к приказу архивного агентства

Красноярского края

от 21.02.2022 N 17-о

                     Форма проверочного листа

                   (списка контрольных вопросов,

    ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении

     контролируемым лицом обязательных требований), применяемого

   при осуществлении регионального государственного контроля (надзора)

    за соблюдением законодательства об архивном деле на территории

   Красноярского края (в отношении контролируемых лиц, не являющихся

           муниципальными архивами Красноярского края)

QR-код

     1.  Наименование  вида  контроля,  включенного в единый реестр видов

федерального    государственного    контроля    (надзора),  регионального

государственного    контроля    (надзора),    муниципального    контроля:

региональный    государственный    контроль    (надзор)   за  соблюдением

законодательства об архивном деле на территории Красноярского края.

     2.    Наименование    контрольного   (надзорного)  органа:  архивное

агентство Красноярского края (далее - Агентство).

     3.   Форма  проверочного  листа  утверждена  приказом  Агентства  от

_________  N  _____  "Об  утверждении  формы  проверочного  листа (списка

контрольных  вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или

несоблюдении  контролируемым лицом обязательных требований), применяемого

при  осуществлении  регионального  государственного контроля (надзора) за

соблюдением    законодательства    об    архивном    деле  на  территории

Красноярского края".

     4. Объект  государственного контроля (надзора), в отношении которого

проводится контрольное (надзорное) мероприятие: _________________________

     5.  Наименование  юридического  лица,  его  идентификационный  номер

налогоплательщика    и  (или)  основной  государственный  регистрационный

номер,    адрес    юридического  лица  (его  филиалов,  представительств,

обособленных  структурных подразделений), индивидуальный предприниматель,

его    идентификационный    номер   налогоплательщика  и  (или)  основной

государственный  регистрационный  номер  индивидуального предпринимателя,

адрес    регистрации    индивидуального    предпринимателя,    являющихся

контролируемыми лицами:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     6.  Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с

заполнением проверочного листа: _________________________________________

_________________________________________________________________________

     7.    Реквизиты    приказа   Агентства,  подписанного  руководителем

Агентства    (должностным    лицом,    временно    замещающим   должность

руководителя):

_________________________________________________________________________

     8. Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия: ____________

     9.  Список  вопросов,  отражающих содержание обязательных требований

(не    является  исчерпывающим),  ответы  на  которые  свидетельствуют  о

соблюдении    или    несоблюдении    юридическим   лицом,  индивидуальным

предпринимателем обязательных требований:

N п/п	Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, которыми установлены обязательные требования	Ответы на вопросы, содержащиеся в перечне вопросов			Примечание
			Да	Нет	Не применимо
1	2	3	4	5	6	7
1	Наличие правового акта о создании архива и утверждении положения об архиве организации (предприятия, учреждения)	ст.5, ст.13, ст.17 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пп. 1.3, 1.4, 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03. 2015 года N 526 (далее - Правила 2015)
2	Наличие организационно-распорядительных документов о назначении лица, ответственного в организации за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы	статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пп. 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил 2015
3	Наличие помещения под архив (архивохранилища), соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов	статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пп. 2.4-2.20 Правил 2015
4	Обеспечивается ли оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов, в том числе:	пп. 2.14, 2.15, 2.21, 2.24, 2.35 Правил 2015
4.1	Стеллажами
4.2	Коробками
4.3	Папками
5	Обеспечивается ли оснащение архивохранилища:	пп. 2.14, 2.15, 2.22 Правил 2015
5.1	Средствами пожаротушения
5.2	Пожарной сигнализацией
6	Обеспечивается ли оснащение архивохранилища организации охранной сигнализацией?	пп. 2.15, 2.20, 2.23 Правил 2015
7	Обеспечивается ли оборудование архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории)	п.2.20 Правил 2015
7.1	Дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома
7.2	Замками повышенной секретности
8	Обеспечивается ли оборудование окон архивохранилищ, расположенных на первом этаже запирающимися решетками?	п.2.20 Правил 2015
9	Соблюдены ли нормы установки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилищах, в том числе:	п.2.21 Правил 2015
9.1	Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см
9.2	Расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
9.3	Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
9.4	Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см
9.5	Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см
10	Осуществляется ли контроль доступа в архивохранилище?	п.2.23 Правил 2015
11	Применяются ли на окнах в архивохранилище светорассеиватели, защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия?	пп. 2.15, 2.24 Правил 2015
12	Применяются ли в архивохранилище лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью?	пп. 2.15, 2.24 Правил 2015
13	Соблюдается ли в архивохранилище нормативный температурно-влажностный режим, в том числе:	пп. 2.15, 2.25, 2.26 Правил 2015
13.1	Температура 17-19°С
13.2	Относительная влажность воздуха - 50-55%
14	Имеются ли в архивохранилище средства измерения и контроля температурно-влажностного режима?	пп. 2.15, 2.25, 2.26 Правил 2015
15	Фиксируются ли показания контрольно-измерительных приборов в регистрационных журналах?	пп. 2.15, 2.25, 2.26 Правил 2015
16	Проводятся ли в архивохранилище санитарно-гигиенические мероприятия?	пп. 2.15, 2.27, 2.28, 2.29 Правил 2015
17	Пронумерованы ли в архивохранилище:	п.2.36 Правил 2015
17.1	Стеллажи
17.2	Шкафы, контейнеры
17.3	Полки
18	Составлены ли топографические указатели, в том числе:	п.2.37, приложения NN 1, 2 Правил 2015
18.1	Постеллажные
18.2	Пофондовые (в случае наличия более одного фонда)
19	Соответствует ли порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах топографическим указателям?	пп. 2.38, 2.41 Правил 2015
20	Проводится ли проверка наличия и состояния архивных документов?	пп. 2.14, 2.40 Правил 2015
21	Соблюдается ли цикличность проверки наличия и состояния архивных документов на электронных носителях (не реже одного раза в 5 лет)?	пп. 2.14, 2.40 Правил 2015
22	Делается ли запись "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния архивных документов в конце каждой просмотренной описи?	пп. 2.14, 2.42 Правил 2015
23	Составляется ли по результатам проверки акт проверки наличия и состояния архивных документов?	пп. 2.14, 2.43, приложение N 3 Правил 2015
24	Организуется ли в течение одного года розыск необнаруженных дел или документов, если проверкой наличия и состояния архивных документов установлено их отсутствие?	пп. 2.14, 2.44 Правил 2015
25	Составляется ли акт об утрате документов, справка о проведении розыска, если дело не найдено?	пп. 2.14, 2.44, приложение N 6 Правил 2015
26	Осуществляется ли выдача документов из архивохранилища; соблюдаются ли требования выдачи документов из архивохранилища?	п. 2.45, 2.46, 2.47 Правил 2015
27	Превышает ли срок выдачи дел для использования работниками организации и иными пользователями (один месяц)?	п.2.45 Правил 2015
28	Превышается ли установленный срок выдачи дел для использования работниками судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов (шесть месяцев)?	п.2.45 Правил 2015
29	Регистрируется ли в книге выдачи дел выдача документов из архивохранилища?	пп. 2.46, 5.8 Правил 2015
30	Оформляется ли выдача документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу дел?	п.2.46 Правил 2015
31	Оформляется ли выдача документов из архивохранилища актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации?	п.2.46, приложение N 10 Правил 2015
32	Ведется ли учет всех хранящихся в архивохранилище организации документов, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описей дел, документов?	п.3.1 Правил 2015
33	Ведутся ли основные (обязательные) учетные документы (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда); лист фонда; опись дел, документов; реестр описей (при наличии двух и более описей дел))?	пп. 3.6-3.11, приложения NN 11-19 Правил 2015
34	Оформляется ли итоговая запись в учетных документах?	пп. 3.7-3.10 Правил 2015
35	Представляются ли ежегодно к 30 декабря отчетного года в соответствующий государственный (муниципальный) архив паспорта архива организации на 1 декабря .... г.? (для организаций являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов)	п.3.12. Правил 2015, п.2.6.1, приложения NN 4, 4а, 4б (в зависимости от состава документов, образующихся в деятельности организации) Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11.03.1997 года N 11
36	Ведется ли дело фонда, включающее учетные документы, характеризующие изменения в объеме фонда и документы, отражающие историю фонда и фондообразователя?	п.3.15 Правил 2015
37	Утвержден ли приказом руководителя организации состав экспертной комиссии (ЭК)?	п.4.8 Правил 2015
38	Утверждено ли приказом руководителя организации положение об ЭК?	пп. 4.8, 4.9 Правил 2015
39	Имеются ли документы, подтверждающие работу ЭК, в том числе:	пп. 4.8, 4.9 Правил 2015
39.1	Планы
39.2	Протоколы
40	Обеспечивается ли проведение экспертизы ценности в отношении поступающих документов в архивохранилище?	п.4.3 Правил 2015
41	Соблюдаются ли установленные сроки передачи архивных документов в архивохранилище после завершения дел в делопроизводстве (не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года)?	п.4.1 Правил 2015
42	Соблюдаются ли сроки передачи в архив организации документов по личному составу государственных гражданских (муниципальных) служащих, уволенных с государственной гражданской (муниципальной) службы, в установленные сроки? (для контролируемых лиц, являющихся органами государственной власти и органами местного самоуправления)	п.4.1 Правил 2015
43	Составляется ли на дела с истекшими сроками хранения акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?	пп. 4.2, 4.9, 4.11-4.13 Правил 2015
44	Проводится ли ежегодно в организации экспертиза ценности документов?	пп. 4.1, 4.3, 4.5, 4.6, 4.7, 4.9, 4.10, 4.11 Правил 2015
45	Имеется ли в организации номенклатура дел, согласованная и утвержденная в установленном порядке?	пп. 2.2, 4.14-4.18, приложение N 25 Правил 2015
46	Составляются ли в структурных подразделениях организации описи на дела постоянного хранения и по личному составу?	пп. 4.31, 4.32, приложения NN 23, 24 Правил 2015
47	Соблюдаются ли сроки представления описей дел структурных подразделений организации в архив организации (не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве)?	п.4.31 Правил 2015
48	Проводится ли в организации полное оформление дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу для передачи в архив организации, в том числе:	пп. 4.19-4.30, приложения NN 8, 27, 28 Правил 2015
48.1	Подшивка (переплет) документов дела
48.2	Нумерация листов дела
48.3	Составление листа-заверителя дела
48.4	Составление внутренней описи документов дела
48.5	Оформление обложки дела
49	Соответствуют ли сводные описи дел, документов (годовые разделы) организации установленной форме?	п. 5.4, 5.5, приложения NN 14-18 Правил 2015
50	Соблюдаются ли организацией сроки представления описей дел, документов постоянного хранения (описей дел, документов по личному составу) на утверждение (согласование) ЭПК архивного агентства Красноярского края (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в опись)?	п.5.5 Правил 2015
51	Ведется ли учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов из архивохранилища?	пп. 5.7, 5.8 Правил 2015
52	Направляется ли пользователю уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении при поступлении в архив организации интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса?	п.5.10 Правил 2015
53	Соблюдается ли порядок регистрации запросов (в течение трех рабочих дней с момента поступления запроса)?	п.5.10 Правил 2015
54	Перенаправляются ли запросы, не относящиеся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя?	п.5.10 Правил 2015
55	Соблюдаются ли архивом организации сроки исполнения запросов (в течение 30 дней со дня его регистрации)?	п.5.10 Правил 2015
56	Соблюдаются ли требования, предъявляемые к оформлению архивных справок, выписок, копий документов	п. 5.12-5.15, приложение N 29 Правил 2015
57	Оформляются ли акты об изъятии и возвращении документов с последующим включением их в дело фонда?	п. 5.17 Правил 2015
58	Соблюдаются ли организацией сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	Ст. 22 Федерального закона от 22.10. 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пп. 6.1-6.6 Правил 2015

     10. Дата заполнения проверочного листа:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

    (Должность, Ф.И.О. должностного лица                    (Подпись)

  архивного агентства Красноярского края,

проводившего контрольное (надзорное) мероприятие

    и заполнившего проверочный лист)