Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 28 февраля 2022 г. N СЭД-07-01-06-28 "Об утверждении форм проверочных листов, применяемых Агентством по делам архивов Пермского края при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"
- Приложение 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов), применяемый Агентством по делам архивов Пермского края при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении архивов, музеев, библиотек, научных организаций, осуществляющих деятельность в Пермском крае по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Приложение 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов), применяемый Агентством по делам архивов Пермского края при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении архивов, музеев, библиотек, научных организаций, осуществляющих деятельность в Пермском крае по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Приложение 2
Утвержден
приказом
Агентства по делам архивов
Пермского края
от 28 февраля 2022 г. N СЭД-07-01-06-28
(форма)
|
Проверочный лист (список контрольных вопросов), применяемый Агентством по делам архивов Пермского края при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении архивов, музеев, библиотек, научных организаций, осуществляющих деятельность в Пермском крае по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
QR-код |
|
Наименование вида контроля, включенного в Единый реестр видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля |
|
региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле |
||
|
Наименование контрольного (надзорного) органа |
|
Агентство по делам архивов Пермского края |
||
|
Реквизиты нормативного правового акта об утверждении формы проверочного листа |
|
Приказ Агентства по делам архивов Пермского края |
||
|
|
|
от |
N |
|
|
Вид контрольного (надзорного) мероприятия |
|
|
||
|
Объект государственного контроля (надзора), в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие |
|
|
||
|
Наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющихся контролируемыми лицами |
|
|
||
|
Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением проверочного листа |
|
|
||
|
Реквизиты решения контрольного (надзорного) органа о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, подписанного уполномоченным должностным лицом контрольного (надзорного) органа |
|
|
||
|
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия |
|
|
||
|
Должность, фамилия и инициалы должностного лица Агентства по делам архивов Пермского края, в должностные обязанности которого в соответствии с положением о виде контроля, должностным регламентом входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение контрольных (надзорных) мероприятий, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист |
|
|
||
|
Дата заполнения проверочного листа |
|
|
||
Список
контрольных вопросов, отражающих содержание
обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют
о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом
обязательных требований
|
N |
Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований |
Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов |
Ответ |
Примечание (подлежит обязательному заполнению в случае заполнения графы "неприменимо") |
||
|
да |
нет |
неприменимо |
|
|||
|
1 |
Обеспечены финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, учета и использования архивных документов |
п. 1 ст. 15 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
2 |
Предоставлены созданным архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архива |
п. 1 ст. 15 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
3 |
Обеспечена сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ |
п. 1 ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
4 |
Уничтожаются документы Архивного фонда Российской Федерации |
п. 2 ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
5 |
В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, установлен особый режим учета, хранения и использования |
п. 3 ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
6 |
Создаются страховые копии особо ценных документов, в том числе уникальных документов |
п. 3 ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
7 |
Ведется государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации |
п. 1 ст. 19 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
8 |
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы |
п. 2 ст. 20 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
9 |
Включение в списки источников комплектования негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора |
п. 2 ст. 20 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
10 |
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы |
п. 1 ст. 21 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
11 |
Есть случаи передачи образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций документов Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации |
п. 4 ст. 21 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
12 |
Нарушен 10-летний срок временного хранения документов органов государственной власти, иных государственных органов Пермского края и организаций Пермского края, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации |
п. 2 ст. 22 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
13 |
Нарушен 5-летний срок временного хранения документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации |
п. 3 ст. 22 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
14 |
Нарушен срок временного хранения для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов: записей актов гражданского состояния - 100 лет; записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет; проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; технологической и конструкторской документации - 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; научной документации - 15 лет; кино- и фотодокументов - 5 лет; видео- и фонодокументов - 3 года |
п. 4 ст. 22 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
15 |
Нарушен срок хранения документов по личному составу |
п. 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
16 |
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, переданы ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом |
п. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
17 |
Обеспечивается доступ к архивным документам путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа |
пп. 1 п. 1.1 ч. 1 ст. 24 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
18 |
Обеспечивается доступ к архивным документам путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов |
пп. 2 п. 1.1 ч. 1 ст. 24 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
19 |
Обеспечивается доступ к архивным документам путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования |
пп. 3 п. 1.1 ч. 1 ст. 24 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
20 |
Ограничен доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии |
п. 2 ст. 25 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
21 |
Обеспечены пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов |
п. 2 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
22 |
Предоставляются пользователю архивными документами бесплатно оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации |
п. 3 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
23 |
Установлен порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях |
п. 5 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
24 |
Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства |
п. 6 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
25 |
Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов |
п. 7 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
26 |
Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, возвращены собственнику или владельцу архивных документов |
п. 8 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
27 |
Вывозились за пределы Российской Федерации архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, а также документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности |
п. 1 ст. 29 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
28 |
Временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации |
п. 3 ст. 29 Федерального закона N 125-ФЗ |
|
|
|
|
|
29 |
Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела: учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве и в источниках его комплектования |
п. 1.5 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила от 02.03.2020 N 24) |
|
|
|
|
|
30 |
Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела: статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов |
п. 1.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
31 |
Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям |
п. 2.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
32 |
Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода |
п. 2.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
33 |
Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов |
п. 2.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
34 |
Проводилось перефондирование исторически сложившейся архивной коллекции |
п. 2.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
35 |
При реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними |
п. 2.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
36 |
В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы: представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации; коллегиальных органов организации; образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации-должнику; созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях"; назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора) |
п. 2.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
37 |
При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях: изменения профиля ее деятельности; изменения формы собственности ее имущества |
п. 2.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
38 |
Наличие зданий (помещений), соответствующих нормативным требованиям к хранению архивных документов |
п. 3.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
39 |
Наличие документа, подтверждающего проведение обследования здания (помещения), приспособленного для размещения архива, на соответствие установленным требованиям |
п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
40 |
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании изолированы от остальных его помещений |
п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
41 |
Архив размещен в здании, в котором расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества |
п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
42 |
Архив размещен в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением |
п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
43 |
Архив размещен в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод |
п. 3.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
44 |
Архивохранилище отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
45 |
Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не имеет общих с ними вентиляционных каналов |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
46 |
Архивохранилище гидроизолировано |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
47 |
Архивохранилище имеет высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
48 |
Архивохранилище имеет покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
49 |
Архивохранилище имеет беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
50 |
Архивохранилище не имеет внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
51 |
Архивохранилище не имеет внутри труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды |
п. 3.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
52 |
Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м |
п. 3.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
53 |
Архив оснащен металлическими стеллажами |
п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
54 |
Архив оснащен шкафами |
п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
55 |
Архив оснащен сейфами |
п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
56 |
Архив оснащен шкафами-стеллажами |
п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
57 |
Архив оснащен деревянными стеллажами, не пораженными биологическими вредителями и обработанными огнезащитным составом |
п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
58 |
Архив оснащен смешанными стеллажами, не пораженными биологическими вредителями и обработанными огнезащитным составом |
п. 4.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
59 |
В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования |
п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
60 |
Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см; расстояние между соседними стеллажами (проход) - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) - 45 см; расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 50 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 15 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах - 30 см; расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств - 100 см |
п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
61 |
Мобильные стеллажи установлены в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей: в части главного прохода - не менее 120 см; расстояний от внешних стен и потолка помещения - не менее 45 см; от верхней полки стеллажей до потолка помещения - не менее 50 см; от нагревательных и (или) отопительных устройств - не менее 100 см |
п. 4.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
62 |
Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы: стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение; полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо |
п. 4.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
63 |
Архивохранилище документов на нитрооснове территориально отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне |
п. 5.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
64 |
Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора |
п. 5.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
65 |
Проход на территорию (в помещения) архива, а также вынос из него архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей осуществляется: пользователями читального зала - в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации; представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов - в соответствии с законодательством Российской Федерации; работниками архива и иными лицами - по пропускам |
п. 5.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
66 |
Порядок оформления и выдачи пропусков устанавливается локальным актом архива |
п. 5.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
67 |
В архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют право доступа: руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности; работники данного архивохранилища; другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего; иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица |
п. 5.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
68 |
Оснащены средствами охранной сигнализации помещения архива, в которых: постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива |
п. 5.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
69 |
Средства охранной сигнализации установлены на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы |
п. 5.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
70 |
Ежедневному опечатыванию по окончании рабочего дня подлежат: помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива; находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы |
п. 5.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
71 |
Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности |
п. 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
72 |
Каждый замок от помещений архива, в которых постоянно или временно хранятся документы, имеет не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица |
п. 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
73 |
Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей |
п. 5.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
74 |
В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, закрыты на замок |
п. 5.10 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
75 |
Архив обеспечивает защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации |
п. 5.11 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
76 |
Архивные документы хранятся в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды |
п. 5.12 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
77 |
Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, составляют: температура 17-19°C, относительная влажность воздуха 50-55% |
п. 5.13 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
78 |
Соблюдение установленных параметров воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов |
п. 5.14 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
79 |
В журналах учета температурно-влажностного режима зафиксированы сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°C и относительной влажности воздуха более чем на 10% |
п. 5.15 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
80 |
Комплект контрольно-измерительных приборов в составе термометра и гигрометра или термогигрометра размещен в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем |
п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
81 |
Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток: в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю; в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю; при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки |
п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
82 |
Архив проводит поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним |
п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
83 |
При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения |
п. 5.17 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
84 |
Хранение архивных документов осуществляется в темноте |
п. 5.18 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
85 |
Архивные документы размещены: на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах; аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах; электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей |
п. 6.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
86 |
Освещение в архивохранилище: естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи; искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20-50 лк, на горизонтальной - 100 лк; искусственное применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников |
п. 5.19 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
87 |
Архивные документы защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки и использовании |
п. 5.20 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
88 |
В архивохранилище проводится не реже одного раза в месяц влажная уборка полов, обеспыливание оборудования и первичных средств хранения, обработка цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков |
п. 5.22 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
89 |
Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подвергаются энтомологическому и микологическому осмотру |
п. 5.23 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
90 |
Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, немедленно изолируются и подвергаются санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации |
п. 5.24 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
91 |
При работе с уникальными документами используются тканевые перчатки |
п. 5.25 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
92 |
Архивные документы размещены на полу и подоконниках, в транспортной таре |
п. 6.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
93 |
Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжена ярлыком, на котором указаны номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем |
п. 6.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
94 |
Электронные документы на физически обособленных носителях снабжены вкладышами (этикетками) с их архивным шифром |
п. 6.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
95 |
Хранение электронных документов в архиве осуществляется на физически обособленных носителях в двух экземплярах |
п. 7.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
96 |
Хранение электронных документов в архиве осуществляется в информационной системе архива на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов |
п. 7.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
97 |
Хранение основного и рабочего экземпляров электронных документов осуществляется в разных архивохранилищах (помещениях) при нормативном температурно-влажностном режиме |
п. 7.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
98 |
Для хранения электронных документов применены носители, предназначенные для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации |
п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
99 |
Имеются в наличии технические и программные средства, позволяющие осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, контролировать физическое и техническое состояние |
п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
100 |
Проводится миграция на новые носители, конвертация в современные форматы |
п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
101 |
Организован контроль за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования электронных документов |
п. 7.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
102 |
Имеется план (схема) размещения архивных фондов, утвержденный руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения |
п. 8.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
103 |
Архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся обособленно |
п. 8.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
104 |
Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, хранятся обособленно |
п. 8.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
105 |
Архивные документы, переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранятся обособленно |
п. 8.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
106 |
Организовано сейфовое хранение с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единиц хранения, содержащих уникальные документы |
п. 8.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
107 |
Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 8.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
108 |
При ведении топографических указателей: на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище; в электронном виде - в информационной системе архива |
п. 8.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
109 |
В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится: уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром); документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно; особо ценных документов - один раз в 10 лет; аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет); кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года; электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет; цикличность проверки наличия остальных архивных документов проводится архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет) |
п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
110 |
В муниципальном архиве, музее, библиотеке плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет |
п. 10.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
111 |
Результаты проверки наличия архивных документов зафиксированы в листе(-ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов); акте проверки наличия и состояния архивных документов; и при необходимости: актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов |
п. 10.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
112 |
В ходе проверки наличия архивных документов не допущено внесение в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенных единиц хранения; пометок, исправлений или записей в основных (обязательных) учетных документах |
п. 10.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
113 |
По окончании проверки наличия архивных документов внесены изменения в необходимые учетные документы; в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставлены штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставлена итоговая запись; коробки с архивными документами опечатаны с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива |
п. 10.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
114 |
Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 10.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
115 |
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия с учетом продления руководителем архива срока розыска на один год |
п. 10.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
116 |
При отрицательном результате розыска архивных документов составлен акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны, и справка о проведении розыска |
п. 10.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
117 |
Архив снял с учета архивные документы на основании решения ЭПК Агентства по делам архивов Пермского края, органа местного самоуправления, архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, и необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны |
п. 10.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
118 |
При приеме архивных документов из источника комплектования проводятся: предварительная выдержка в карантинном помещении (при наличии); проверка физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов; выявление вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверка кинодокументов на нитрооснове на стабильность; проверка аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения; очистка от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте; обеспыливание первичных средств хранения и корешков, очистка от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях |
п. 11.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
119 |
Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов |
п. 11.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
120 |
Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится: в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища; при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов |
п. 11.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
121 |
По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составлен акт в произвольной форме, в котором отражена необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки и, в зависимости от состояния документов, указаны рекомендуемые сроки проведения следующей проверки |
п. 11.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
122 |
Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
123 |
Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражены для документов на бумажном носителе: в листе-заверителе дела; в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; в карточке учета архивных документов с повреждениями текста; в карточке (книге) учета физического состояния архивных документов |
п. 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
124 |
Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражены: для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента; для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях) |
п. 11.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
125 |
Выдача подлинников архивных документов производится по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица: во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику при наличии гарантийного письма о последующем возврате; для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии) |
п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
126 |
Выдача подлинников архивных документов производится для экспонирования вне архива на основании договора с организацией - организатором выставки, предусматривающего такую выдачу |
п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
127 |
Выдача подлинников архивных документов производится для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу |
п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
128 |
Выдача подлинников архивных документов производится судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации |
п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
129 |
Выдача подлинников архивных документов производится пользователям по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица |
п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
130 |
На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям подлинников архивных документов: уникальных, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; имеющих копию фонда пользования; признанных находящимися в неудовлетворительном состоянии; с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивания, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждения переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования) |
п. 14.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
131 |
Создана комиссия для выдачи заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа |
п. 14.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
132 |
Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не превышает 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа |
п. 14.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
133 |
Обязательная полистная проверка перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе проводится для архивных документов: особо ценных; несброшюрованных; содержащих автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально предоставляющие коллекционный интерес; ранее не выдававшихся (только при первой выдаче) |
п. 14.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
134 |
Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок до 20 рабочих дней пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней); на срок до 120 рабочих дней - работникам архива; на срок до шести месяцев - фондообразователям |
п. 14.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
135 |
Выдача архивных документов регистрируется в книгах выдачи из архивохранилищ или в информационной системе архива |
п. 14.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
136 |
Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждены в книге выдачи его личной подписью или информационной системе архива |
п. 14.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
137 |
На месте хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя |
п. 14.10 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
138 |
Выверка книг выдачи производится не реже одного раза в квартал |
п. 14.11 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
139 |
Архив создает страховой фонд на особо ценные и уникальные документы |
п. 18.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
140 |
Страховой фонд хранится территориально обособленно от архивных документов |
п. 18.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
141 |
Обеспечено страхование на время предоставления для экспонирования уникальных документов |
п. 20.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
142 |
Архив ведет учет архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием ГИС "Архивный фонд" |
п. 21.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
143 |
Архив установил состав учетных документов, последовательность выполнения работ по учету по архиву и по каждому архивохранилищу, схему учета архивных документов |
п. 21.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
144 |
Ведется учет хранящихся в архиве архивных документов, в том числе неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования, описей дел, документов |
п. 21.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
145 |
Ведется учет хранящихся в источниках комплектования архива документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу |
п. 21.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
146 |
Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельный список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы |
п. 21.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
147 |
Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов |
п. 21.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
148 |
Записи в учетные документы архива вносятся во все экземпляры на основании соответствующих актов с указанием должности и даты внесения |
п. 21.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
149 |
Архивные документы учитываются в архиве по фондам и единицам хранения, а также единицам учета |
п. 22.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
150 |
Каждой учетной единице присвоен учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра: архивному фонду - по списку фондов; описи дел, документов - по листу фонда или листу учета аудиовизуальных документов; единице хранения (единице учета) - по описи дел, документов в пределах одной описи |
п. 22.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
151 |
Одинаковые номера отсутствуют: у архивных фондов - в пределах одного архива; у описей дел, документов - в пределах одного архивного фонда; у единицы хранения (единицы учета) - в пределах одной описи дел, документов |
п. 22.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
152 |
Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не присваиваются вновь поступившим архивным фондам |
п. 22.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
153 |
Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присвоен номер одного из архивных фондов, включенных в его состав |
п. 22.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
154 |
В списке фондов указано последнее название фондообразователя в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указаны на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности |
п. 22.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
155 |
Каждая единица хранения (единица учета) имеет обозначение, включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения (единицы учета) |
п. 22.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
156 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - книга учета поступлений документов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
157 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - список фондов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
158 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - лист фонда |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
159 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись дел, документов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
160 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - реестр описей дел, документов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
170 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - паспорт архива |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
171 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - паспорт архивохранилища (произвольной формы) |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
172 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - дело фонда |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
173 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - лист-заверитель дела |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
174 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись единиц хранения НТД |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
175 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - внутренняя опись документов единицы хранения НТД |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
176 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись кинодокументов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
177 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись фотодокументов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
178 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись фотоальбомов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
179 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись видеодокументов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
180 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - лист учета аудиовизуальных документов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
181 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись электронных дел, документов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
182 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - лист учета и описания уникального документа |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
183 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - внутренняя опись документов дела |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
184 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - список фондов, содержащих особо ценные документы |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
185 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись особо ценных дел, документов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
186 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - реестр описей особо ценных дел, документов |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
187 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись страхового фонда на микрофишах |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
188 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - опись страхового фонда на рулонной пленке |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
189 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
190 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
191 |
В архиве ведется обязательный учетный документ - книга учета носителей электронного фонда пользования |
п. 23.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
192 |
Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника, ответственного за учет документов архива |
п. 24.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
193 |
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов |
п. 24.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
194 |
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям |
п. 24.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
195 |
Акты приема-передачи архивных документов на хранение; приема на хранение документов личного происхождения; о выделении к уничтожению архивных документов; о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны; возврата архивных документов собственнику; об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; о технических ошибках в учетных документах; об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных; о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов; описания архивных документов, переработки описей помещаются в дело фонда |
п. 24.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
196 |
Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов |
п. 25.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
197 |
Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, после которой одна единица хранения разделена на две и более или наоборот, описания документов, переработки описей дел, документов на основании Актов приема-передачи архивных документов на хранение; приема на хранение документов личного происхождения; о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях архивных документов; о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны; возврата архивных документов собственнику; об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; о технических ошибках в учетных документах; об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных; о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов; описания архивных документов, переработки описей |
п. 26.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
198 |
При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов |
п. 26.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
199 |
Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция) записывается в список фондов, на него заполняется лист фонда, карточки указателя к листу фонда (при необходимости), заводится дело фонда |
п. 26.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
200 |
На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов |
п. 26.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
201 |
Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов |
п. 26.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
202 |
При выбытии архивных документов, в случае: выбытия всех архивных документов, числящихся по описи дел, документов, номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел, документов в графе "Примечания" ставится отметка "Выбыла", номер и дата акта, на основании которого она выбыла |
п. 26.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
203 |
При выбытии архивных документов, в случае: выбытия архивных документов, составляющих архивный фонд, в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, номер и дата акта, на основании которого он выбыл |
п. 26.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
204 |
При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов включается в архивный фонд архива-сдатчика |
п. 26.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
205 |
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр каждой его описи дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива |
п. 26.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
206 |
Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления |
п. 26.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
207 |
Уникальные документы учтены в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации или реестре уникальных документов архивных фондов Пермского края |
п. 28.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
208 |
Учет особо ценных документов ведется по: списку фондов, содержащих особо ценные документы; описям особо ценных документов |
п. 28.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
209 |
При отнесении архивных документов к особо ценным в описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения (единиц учета) проставлена отметка "ОЦ". В других учетных документах отметка "ОЦ" добавлена к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов |
п. 28.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
210 |
Описи особо ценных дел, документов составлены на особо ценные документы архивного фонда с сохранением за ними прежних учетных номеров |
п. 28.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
211 |
Описи особо ценных дел, документов и копии описей дел, документов, в которых особо ценные составляют более половины, учтены в реестре описей особо ценных дел, документов |
п. 28.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
212 |
Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам соответствуют учетным номерам аудиовизуальных документов |
п. 29.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
213 |
Количество фотоотпечатков в фотоальбоме учтено на основе их нумерации и фиксируется во внутренней описи фотоальбома и в соответствующей графе описи фотоальбома |
п. 29.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
214 |
Количество единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется в соответствующих графах их описей |
п. 29.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
215 |
При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов единицы хранения кинодокументов и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей |
п. 29.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
216 |
При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов |
п. 29.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
217 |
При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов единицы хранения фотодокументов располагаются в порядке производственных номеров |
п. 29.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
218 |
В описи электронных дел, документов учтены электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. При этом основной и рабочий экземпляры учтены в описи под одним порядковым номером |
п. 30.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
219 |
К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов |
п. 30.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
220 |
Описи электронных дел, документов учтены в реестре описей дел, документов |
п. 30.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
221 |
Копии архивных документов на правах подлинников сформированы в единицы хранения (единицы учета), которые учтены в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях |
п. 31.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
222 |
Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, а также описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), а также кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания (для копий фонодокументов), времени записи (для копий видеодокументов) на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение |
п. 32.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
223 |
Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учтены раздельно |
п. 32.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
224 |
Описи страхового фонда составлены в трех экземплярах. Первые экземпляры переданы вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ, вторые и третьи оставлены в архиве |
п. 32.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
225 |
В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставлена отметка "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, соответствующая отметка проставлена только на титульном листе и обложке описи дел, документов |
п. 32.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
226 |
По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присвоен порядковый номер |
п. 32.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
227 |
В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий занесена каждая единица хранения страхового фонда |
п. 32.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
228 |
По книге учета поступлений единицам хранения страхового фонда присвоены учетные номера |
п. 32.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
229 |
На все страховые копии уникальных и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составлена опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений |
п. 32.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
230 |
В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указан их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи |
п. 32.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
231 |
Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов перенесен в опись из книги учета поступлений |
п. 32.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
232 |
Сведения о страховом копировании особо ценных документов внесены в описи особо ценных дел, документов после их страхового копирования |
п. 32.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
233 |
К книгам учета поступлений страхового фонда ежегодно составляется итоговая запись |
п. 32.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
234 |
В книгу учета носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования на физически обособленных носителях) внесены сведения о физически обособленных носителях электронного фонда пользования и записанных на них копиях единиц хранения (единиц учета). Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 33.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
235 |
Музейные предметы, являющиеся вложением в единицу хранения, учтены в листе-заверителе, инвентарной книге учета и сводной картотеке музейных предметов архива. Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учтены в составе архивного фонда как единицы хранения |
п. 34.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
236 |
Архив составляет и ведет списки источников комплектования для организаций и граждан |
п. 35.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
237 |
Негосударственные организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора |
п. 35.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
238 |
Архив ведет списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан |
п. 35.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
239 |
Организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании решения ЭПК |
п. 35.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
240 |
Проекты списков источников комплектования согласованы с ЭПК Агентства по делам архивов Пермского края |
п. 35.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
241 |
Согласованные списки источников комплектования архива утверждены руководителем архива |
п. 35.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
242 |
Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию - источник комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 35.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
243 |
Наблюдательное дело заводится на гражданина, являющегося источником комплектования архива |
п. 35.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
244 |
При исключении организации или гражданина из числа источников комплектования архива их наблюдательные упорядочиваются и передаются в архивный фонд архива |
п. 35.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
245 |
Экспертиза ценности документов в архиве проводится: по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии |
п. 36.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
246 |
Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение |
п. 36.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
247 |
По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, в архиве составляется опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, вносятся изменения в учетные документы архива |
п. 36.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
248 |
По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению |
п. 36.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
249 |
Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК Агентства по делам архивов Пермского края описи дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования |
п. 36.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
250 |
Научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки утверждают описи дел, документов постоянного хранения самостоятельно |
п. 36.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
251 |
Научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки проводят согласование описей дел по личному составу, акты о неисправных повреждениях архивных документов, об утрате документов самостоятельно |
п. 36.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
252 |
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения |
п. 37.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
253 |
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций - источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источником комплектования |
п. 37.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
254 |
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от негосударственных организаций - источников комплектования осуществляется по истечении сроков их временного хранения в организации, установленных договором между архивом и собственником или владельцем указанных документов |
п. 37.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
255 |
Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов - полистно) вместе с: тремя (или двумя - по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе; электронной копией описи в формате, согласованном с архивом; страховыми копиями особо ценных документов (при наличии); исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования) |
п. 37.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
256 |
При приеме архив осуществляет проверку: физическо-химического, технического и биологического состояния архивных документов; комплектности описей дел, документов; технического состояния страховых копий особо ценных документов |
п. 37.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
257 |
На всех экземплярах описи дел, документов сделаны отметки о приеме архивных документов в архив |
п. 37.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
258 |
Прием архивных документов оформлен актом приема-передачи документов на хранение |
п. 37.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
259 |
Документы от граждан принимаются в архив: на основании договора купли-продажи или дарения между гражданином и архивом и акта приема-передачи, являющегося неотъемлемой частью договора; в порядке наследования; по решению суда |
п. 37.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
260 |
Печатные издания и музейные предметы принимаются в архив только в составе фондов личного происхождения |
п. 37.14 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
261 |
Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях |
п. 39.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
262 |
Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи) |
п. 41.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
263 |
Описательная статья в описи дел, документов должна включать: номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов); номер единицы хранения (в описи дел по личному составу - номер дела); индекс (производственный номер) дела (для научно-технической документации - производственный индекс (шифр разработки); заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов - заголовок единицы учета (документа) - название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации); крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов); количество листов - для текстовых документов, фотоальбомов; примечания |
п. 41.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
264 |
Архив проводит: усовершенствование описи дел, документов с уточнением заголовков и крайних дат единиц хранения (единиц учета) (без изменения их систематизации), созданием аннотаций на отдельные архивные документы или группы архивных документов, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи; переработку описи дел, документов с проведением экспертизы ценности архивных документов, уточнением их фондовой принадлежности, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи |
п. 41.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
265 |
Архив организует доступ пользователей к архивным делам, документам с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации |
п. 45.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
266 |
Архив организует прием запросов непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта Агентства по делам архивов Пермского края, официального сайта органа местного самоуправления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, по информационно-телекоммуникационным сетям |
п. 46.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
267 |
На безвозмездной основе архивом исполняются: запросы социально-правового характера - в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса; тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий; запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну |
п. 46.6 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
268 |
На возмездной основе исполняются тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц. Тематические запросы исполняются на основании договоров возмездного оказания услуг |
п. 46.7 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
269 |
Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма |
п. 46.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
270 |
Архив оформляет ответы на запросы в виде: систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров; тематического обзора архивных документов; родословного древа, генеалогической росписи или таблицы |
п. 46.14 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
271 |
Архивная справка оформляется на бланке архива и содержит название ("Архивная справка") и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом |
п. 46.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
272 |
В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Архивная справка (последний лист) подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющемся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется: печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для использования на территории Российской Федерации; гербовой печатью, а при ее отсутствии - печатью, определенной уставом архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для направления за пределы Российской Федерации |
п. 46.9 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
273 |
Архивная выписка оформляется на бланке архива с обозначением названия ("Архивная выписка") и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Архивная выписка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом. Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как к тексту архивной справки |
п. 46.10 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
274 |
Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение с указанием архивного шифра. Архивная копия заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом |
п. 46.11 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
275 |
Информационное письмо оформляется на бланке архива и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну. Информационное письмо подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющемся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) |
п. 46.13 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
276 |
Архив организует прием заказов на копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешний вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов) непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта Агентства по делам архивов Пермского края, официального сайта органа местного самоуправления, по информационно-телекоммуникационным сетям |
п. 47.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
277 |
Копирование архивных документов осуществляется: по заказу пользователей техническими средствами архива; самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и локальными актами архивов |
п. 47.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
278 |
Копирование архивных документов осуществляется на возмездной основе на основании договора |
п. 47.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
279 |
На безвозмездной основе архив изготавливает копии архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации |
п. 47.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
280 |
Архив ведет учет заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде |
п. 47.8 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
281 |
Работа пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале архива осуществляется под контролем работника читального зала архива, в том числе посредством системы видеонаблюдения |
п. 48.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
282 |
В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде |
п. 48.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
283 |
В личное дело пользователя включаются: заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации; анкета пользователя, заполненная в установленном порядке; требования на выдачу архивных дел, документов; заказы на копирование; заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности; другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива |
п. 48.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
284 |
В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями |
п. 48.5 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
285 |
Экспонируемые подлинники архивных документов, их копии и электронные образы вне зависимости от формы их публичного представления снабжены аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведениями о рассекречивании и архивным шифром |
п. 49.2 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
286 |
Архив проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: конференции, круглые столы, презентации, экскурсии, лекции, встречи с общественностью, дни открытых дверей, уроки, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг |
п. 50.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
287 |
Архив осуществляет информирование общественности о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения и актуализации сведений, относящихся к его деятельности, в информационно-телекоммуникационных сетях |
п. 50.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
288 |
Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 51.1 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
289 |
Возврат архивных документов оформляется актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и отражается в учетных документах. Акт и другие документы, на основании которых произведен возврат архивных документов, вместе с распиской лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда |
п. 55.3 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
|
290 |
С изъятых архивных документов изготавливаются копии, которые помещаются в единицу хранения на места изъятых архивных документов, о чем делается отметка в листе-заверителе и описи дел, документов |
п. 55.4 Правил от 02.03.2020 N 24 |
|
|
|
|
____________________________ ____________________________________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество, должность
руководителя, иного должностного лица или
уполномоченного представителя
контролируемого лица)
____________________________
(дата)
____________________________ ____________________________________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество, должность
руководителя, иного должностного лица или
уполномоченного представителя
контролируемого лица)
____________________________
(дата)
____________________________ ____________________________________________
Подписи лиц, проводивших проверку:
__________________________________ ______________________________________
(дата)
__________________________________ ______________________________________
(дата)