Что изменилось в персонифицированном учете (И.П. Николаев, "Российский налоговый курьер", N 7, апрель 2002 г.)

Что изменилось в персонифицированном учете

Федеральный закон "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" и в статьи 12 и 67 Федерального закона "Об актах гражданского состояния"", вступивший в действие с 29 октября 2001 года, внес существенные изменения в поименованные законы.

Из данной статьи читатели узнают: что такое лицевой счет застрахованного лица и для чего он нужен; когда должны работодатели подавать в ПФ РФ сведения о трудовом стаже и заработке своих работников и какие финансовые санкции применяются к ним за непредставление указанных сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица

Индивидуальный лицевой счет - это документ

Федеральный закон от 25.10.2001 N 138-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" и в статьи 12 и 67 Федерального закона "Об актах гражданского состояния"" ( далее - Закон N 138-ФЗ) наконец определил понятие индивидуального лицевого счета застрахованного лица. В прежней редакции Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ) это понятие активно использовалось, но никак не формулировалось. Впервые данное определение появилось в Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.97 N 318 (далее - Инструкция N 318). В Инструкции N 318 отмечалось, что индивидуальный лицевой счет - это документ, хранящийся в виде электронной формы. Закон N 138-ФЗ ввел более подробное определение. Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица - это документ, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, допускающей обработку с помощью средств вычислительной техники в органах ПФ РФ, содержащий предусмотренные Законом N 27-ФЗ сведения о застрахованных лицах, включенные в информационные ресурсы ПФ РФ.

Это означает, что вся информация о застрахованном лице, поступающая в виде первичных документов на бумажных или магнитных носителях, а также по каналам связи, представляемых в ПФ РФ разными работодателями из разных районов и регионов, объединяется в памяти компьютера и является документом, который назван индивидуальным лицевым счетом застрахованного лица. Первичные же документы (анкеты, индивидуальные сведения и др.) хранятся по месту их поступления в территориальных органах ПФ РФ.

Для чего нужен индивидуальный лицевой счет

Рассмотрим, как именно осуществляется связь между электронным лицевым счетом и бумажным первичным документом, на примере реальной ситуации в г.Луховицы Московской области. Проживающий в этом городе гражданин N работал в г.Москве. В соответствии с законодательством его московский работодатель представлял в территориальный орган Отделения Пенсионного фонда РФ по г.Москве сведения о трудовом стаже и заработке гражданина N. Когда же последнему исполнилось 60 лет, он обратился в Управление Пенсионного фонда РФ по Луховицкому району Московской области с заявлением о назначении ему трудовой пенсии. Управление получило от ПФ РФ выписку из индивидуального лицевого счета, из которой следовало, что этот гражданин получал на протяжении всего 1999 года заработную плату в г.Москве в размере 40 руб. в месяц. В то же время в Управление Пенсионного фонда РФ по Луховицкому району Московской области гражданин N представил справку о заработной плате, выданную тем же работодателем, в которой значилась сумма, в 30 раз превышающая указанную выше, - 1200 руб. в месяц.

Таким образом, в распоряжении Управления Пенсионного фонда РФ по Луховицкому району Московской области имеется, с одной стороны, заверенный печатью и подписью документ (справка о заработке), а с другой - компьютерная распечатка без подтверждающего документа, так как сам документ (индивидуальные сведения гражданина N) хранится в территориальном органе Отделения Пенсионного фонда РФ по г.Москве, куда его представил работодатель. Казалось бы, доверять можно только справке. Однако не все так просто. Дело в том, что распечатка содержит входящие номера всех бумажных документов, содержание которых включено в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, а по этому номеру всегда можно найти документ в архиве. Документ (индивидуальные сведения гражданина N), также заверенный печатью и подписью московского работодателя, был в архиве найден, и в соответствии со ст.102 Закона Российской Федерации от 20.11.90 N 340-1 "О государственных пенсиях в Российской Федерации" (далее - Закон N 340-1) пенсия была назначена на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Этот пример показывает, каким образом ПФ РФ обеспечивает документальное подтверждение содержания индивидуального лицевого счета, хранящегося в виде записи на машинных носителях, а также поясняет, в каких целях ПФ РФ требует от работодателей заверенных документов, не довольствуясь одними лишь файлами на дискетах. Единственным исключением является файл, заверенный электронной цифровой подписью, который сам по себе является документом.

И еще один комментарий к описанному случаю. Разумеется, гражданин N может опротестовать решение Управления Пенсионного фонда РФ по Луховицкому району Московской области в суде. Тогда в качестве соответчика будет привлечен работодатель, вынужденный опровергнуть либо собственную справку о заработке как заведомо ложную, либо сведения индивидуального (персонифицированного) учета. В последнем случае в соответствии с Налоговым кодексом работодателю придется уплатить:

- все страховые взносы, начисленные на разницу между реальной заработной платой (1200 руб.) и указанной в документах, представленных в территориальный орган Отделения Пенсионного фонда РФ по г.Москве (40 руб.);

- соответствующие пени в соответствии со ст.75 НК РФ;

- штраф за сокрытый фонд оплаты труда, то есть за занижение налогооблагаемой базы по ЕСН согласно п.3 ст.120 или п.1 ст.122 НК РФ и неправомерное неперечисление (неполное перечисление) сумм налога на доходы физических лиц в соответствии со ст.123 НК РФ;

- а также установленный Законом N 138-ФЗ штраф за представление в ПФ РФ недостоверных данных персонифицированного учета.

Разумеется, ПФ РФ окажет суду всевозможную поддержку в выяснении истинного положения дел, поскольку в любом случае заинтересован в точном исполнении пенсионного законодательства как в части уплаты страховых взносов, так и в части назначения гражданам пенсии.

Работодатели

Законом N 138-ФЗ уточнено понятие "работодатели". Теперь работодателями, следовательно, и плательщиками страховых взносов государственного пенсионного страхования являются юридические лица, граждане и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу не только по трудовому договору, как это было ранее, но и заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы. К таким договорам согласно ст.236 НК РФ отнесены договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Кроме того, к работодателям приравнены:

- коллегии адвокатов в отношении адвокатов;

- органы службы занятости в отношении безработных. Период безработицы согласно ст.92 Закона РФ от 20.11.90 N 340-1 "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" включается в стаж, учитываемый при назначении пенсии, и, следовательно, должен быть отражен в индивидуальном лицевом счете. Поэтому Закон N 138-ФЗ логично обязал органы службы занятости предоставлять необходимую для целей персонифицированного учета информацию о безработных;

- организации в отношении лиц, осужденных к лишению свободы и привлекаемых к труду. Указанные лица получают заработную плату, на которую начисляются страховые взносы, а также приобретают трудовой стаж. Тем самым они приобретают и пенсионные права, которые также должны быть отражены в их лицевых счетах. Такие организации и раньше представляли необходимые сведения в ПФ РФ, однако под понятие "работодатель" они не подпадали. Теперь это недоразумение устранено.

Периодичность представления сведений работодателями

Следует обратить внимание на изменения, произошедшие в законе, с учетом опыта шестилетней работы в области персонифицированного учета. Основное изменение касается вопроса периодичности представления работодателем сведений о трудовом стаже и заработке своих работников, установленной подпунктами 1-3 п.7 ст.1 Закона N 138-ФЗ. Эти сведения до внесения изменений в Закон N 27-ФЗ работодатели должны были подавать в ПФ РФ на каждого своего работника в течение года ежеквартально. Конечно, такой подход позволял лучше защищать пенсионные права работников фирм - "однодневок". Но для крупных стабильно работающих организаций подобная периодичность была неприемлема. Кроме того, ПФ РФ не мог качественно обработать такой объем информации, которую надо было не только внести в компьютерную базу данных, но и проверить ее достоверность. Таким образом, заложенная в законе периодичность представления работодателем сведений не устраивала обе стороны.

Законом N 138-ФЗ введено послабление этой норме. В настоящее время работодатели - юридические лица с численностью работающих согласно штатному расписанию свыше 50 человек сведения о страховых взносах и трудовом стаже обязаны представлять в ПФ РФ один раз в полгода, но не позднее месяца после окончания отчетного периода. Для остальных работодателей (с численностью работающих до 50 человек) порядок представления сведений остался прежним, то есть один раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом.

Контроль за достоверностью представленных сведений

Ответственность ПФ РФ за данные, включенные в лицевые счета, и ранее не вызывала сомнений. Обязанность контролировать представляемые работодателями сведения была прописана в абз.4 ст.16 Закона N 27-ФЗ. Статья 8 новой редакции Закона N 27-ФЗ расширяет эту обязанность еще и в части сведений, представляемых не только работодателями, но и гражданами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы.

Теперь Законом N 27-ФЗ на ПФ РФ не только возложена функция контроля за качеством и своевременностью представления сведений работодателями, но и прописан инструмент, который можно при этом использовать. В соответствии с Законом N 138-ФЗ, внесшим дополнение в ст.17 Закона N 27-ФЗ, за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к работодателям и гражданам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный период платежей в ПФ РФ.

Следует напомнить, что в соответствии с Законом N 138-ФЗ работодатели - юридические лица с численностью работающих свыше 50 человек должны представлять сведения о страховых взносах и трудовом стаже работников один раз в полгода, но не позднее месяца после окончания отчетного периода. Работодатели - юридические лица с численностью работающих до 50 человек должны представлять указанные сведения один раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом.

Граждане, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, согласно п.6 ст.11 Закона N 27-ФЗ сами представляют сведения в ПФ РФ один раз в год в течение II квартала, но не позднее 30 июня, по формам, определяемым ПФ РФ.

Взыскание установленной законодательством суммы финансовых санкций со всех плательщиков взносов производится органами ПФ РФ в судебном порядке.

Главный недостаток этой нормы в том, что она предполагает действия по принципу "все или ничего". Действительно, допустило ошибку крупное предприятие в одном документе или в 1000 таких документов, представленных в ПФ РФ, задержало необходимые документы на день или на год, наказание одно - 10% от начисленных взносов за отчетный период. Подобная несоразмерность провинности и наказания неизбежно приводит к тому, что эти санкции применяются редко и в основном служат для острастки.

Следует отметить, что представители ПФ РФ пытались провести через Комитет по труду и социальной политике Госдумы более гибкую норму, но эти попытки успехом не увенчались. Кроме того, как показывает практика, случаев, в которых санкции действительно необходимы, немного. Как правило, работодатели достаточно хорошо осознают необходимость ведения персонифицированного учета для целей государственного пенсионного страхования, поэтому серьезных конфликтов в этой сфере не возникает.

Сроки хранения документов ограничили шестью годами

Существенным изменением, учитывающим опыт работы в области персонифицированного учета, в соответствии с пп.3 п.5 ст.1 Закона N 138-ФЗ и п.4 ст.8 Закона N 27-ФЗ является ограничение сроков хранения документов в ПФ РФ.

В настоящее время срок хранения органами ПФ РФ документов в письменной форме, а также в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом стаже и представляемых в ПФ РФ работодателями и гражданами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.

Срок хранения органами ПФ РФ документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

В прежней редакции закона о персонифицированном учете по этому поводу ничего не упоминалось, что означало: хранить документы следует вечно. Для чего нужны оригиналы документов, можно понять из примера с гражданином N, приведенного в разделе "Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица" настоящей статьи. Вечное хранение всех документов для этих целей, разумеется, весьма желательно. Беда в том, что хранилища для длительного хранения бумажных оригиналов должны быть, во-первых, более вместительными, так как ежегодно в них поступают сотни миллионов документов, а во-вторых, соответствующим образом оборудованными. Одним словом, это удовольствие очень дорогое.

Законом N 138-ФЗ не только определен срок хранения документов органами ПФ РФ, но и указано, что уничтожить документы индивидуального (персонифицированного) учета по истечении установленного срока их хранения можно будет при условии, что застрахованное лицо ознакомлено со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и ему эти сведения вручены.

На практике не совсем понятно, как эта норма будет работать. Уже отмечалось, что основным поставщиком сведений персонифицированного учета являются организации, а документы хранятся по месту их поступления в территориальных органах ПФ РФ. Предположим, что из ста человек, работавших в организации, половина ознакомилась с содержанием своих лицевых счетов, а остальные - нет. В этом случае возникает серьезная проблема, так как нужно выбрать только те документы, которые законом разрешены к уничтожению, ни в коем случае не перепутав их с остальными. Учитывая то, что закон предусматривает только добровольный порядок информирования застрахованных лиц о содержании их лицевых счетов, таких лиц будет немного.

Остается надеяться на то, что в связи с пенсионной реформой в России интерес застрахованных лиц к содержанию своих лицевых счетов существенно возрастет, тогда и обсуждаемая норма заработает более эффективно.

Регистрация в месячный срок

Итак, Закон N 138-ФЗ:

1) ввел специальное определение понятия страховых взносов. Страховые взносы в ПФ РФ - это средства работодателей и граждан, взимаемые для реализации права застрахованных лиц на государственное пенсионное страхование в соответствии с законодательством Российской Федерации (пп.5 п.1 ст.1 Закона N 138-ФЗ и ст.1 Закона N 27-ФЗ);

2) уточнил понятие договора гражданско-правового характера, сведения о котором должны представляться в ходе ведения персонифицированного учета. К таким договорам относятся только те, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы (согласно главе 24 НК РФ договоры на выполнение работ, оказание услуг);

3) закрепил право ПФ РФ на применение финансовых санкций в отношении работодателей и граждан за непредставление ими в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений (п.11 ст.1 Закона N 138-ФЗ и ст.17 Закона N 27-ФЗ);

4) обязал работодателя регистрироваться в органе ПФ РФ в месячный срок после постановки на учет в налоговом органе (п.9 ст.1 Закона N 138-ФЗ и ст.15 Закона N 27-ФЗ).

Следует отметить, что первая и вторая поправки носят, скорее, формальный характер, а остальные - восстанавливают нормы, отмененные в связи с принятием части второй НК РФ.

Пенсионный фонд интересуют уплаченные страховые взносы

Что касается подготовки к пенсионной реформе, здесь поправок немного, но они весьма существенны. Идея у них одна - обеспечить в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица учет сведений об уплате страховых взносов за это лицо. Поэтому в состав сведений индивидуального лицевого счета включена "сумма уплаченных за данное застрахованное лицо страховых взносов" в соответствии с п.3 ст.1 Закона N 138-ФЗ и п.2 ст.6 Закона N 27-ФЗ, которую обязан сообщать работодатель в органы ПФ РФ, что предусмотрено абз.8 пп.1 п.7 ст.1 Закона N 138-ФЗ и пп.7 п.1 ст.11 Закона N 27-ФЗ.

Подробно изложить все нюансы пенсионной реформы в Российской Федерации в данной статье невозможно, но без понимания ее сути объяснить обсуждаемые поправки нельзя. Суть же пенсионной реформы состоит в том, чтобы перевести всю пенсионную систему на принципы страхования. В предельно упрощенном виде это означает, что на размер пенсии должен влиять не стаж, не заработок, а только реально уплаченные в ПФ РФ страховые взносы.

Именно этой идее и посвящены обсуждаемые поправки.

Первая поправка понятна - уплаченные взносы должны быть отражены в лицевом счете застрахованного лица.

Со второй дело обстоит сложнее. Трудность заключается в том, что работодатель не в состоянии конкретно указать, за кого из работников уплачены страховые взносы и в каком размере. В данной ситуации работодатель конкретно может указать начисленные суммы страховых взносов, так как они начисляются не на фонд оплаты труда, как раньше, а на заработную плату каждого работника в отдельности. А вот уплата взносов осуществляется обезличенно, единым (неперсонифицированным) платежным поручением за всю организацию в целом. При этом п.1 ст.11 Закона N 27-ФЗ установлено, что сведения об уплаченных за застрахованное лицо страховых взносах должны представляться в ПФ РФ на основании данных бухгалтерского учета, а таких данных в бухгалтерском учете нет.

Здесь явное противоречие. Выход из него может быть один - включение в Инструкцию N 318 порядка определения суммы уплаченных за конкретного человека взносов. Работа над этим документом в соответствии со ст.3 Закона N 138-ФЗ ведется, но она пока далека от завершения.

Загсы обязали представлять сведения в ПФ РФ

Наконец последняя цель Закона N 138-ФЗ - урегулировать противоречие между требованиями Закона N 27-ФЗ и Федерального закона от 15.11.97 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Закон N 143-ФЗ).

Это противоречие заключалось в том, что в соответствии с п.4 ст.6 Закона N 27-ФЗ органы записи актов гражданского состояния должны представлять в территориальный орган ПФ РФ сведения о смерти застрахованных лиц. Однако Закон N 143-ФЗ содержал исчерпывающий список лиц и организаций, в которые орган записи актов гражданского состояния может передавать такие сведения. Причем ПФ РФ в этом списке не значился. Внесенные поправки в ст.12 Закона N 143-ФЗ урегулировали данное противоречие (ст.2 Закона N 138-ФЗ).

В заключение следует отметить, что сейчас пенсионное законодательство реально становится страховым. Персонифицированный учет, можно сказать, дождался своего звездного часа и теперь должен резко повысить свою эффективность. В первую очередь это коснется изменения главной формы, содержащей индивидуальные сведения застрахованных лиц, представляемой работодателями и индивидуальными предпринимателями. В ближайшее время она будет существенно переработана. Приведение ее в соответствие с требованиями нового пенсионного законодательства позволит сократить объем данного документа с одной страницы до нескольких строк.

И.П. Николаев,

эксперт РНК

"Российский налоговый курьер", N 7, апрель 2002 г.