Письмо Управления МНС по г. Москве от 20 марта 2002 г. N 29-08/1/12423 О порядке осуществления расчетов с клиентом по счету, заполненному по форме 3-Г, при его досрочном выбытии из гостиницы

Письмо Управления МНС по г. Москве
от 20 марта 2002 г. N 29-08/1/12423

Вопрос: В гостинице при поселении клиента на основании его заявления определяется срок его проживания, выписывается счет по форме N 3-Г и пробивается чек через ККМ. При досрочном выбытии клиента из гостиницы выписывается новый счет с указанием суммы оказанных услуг, ранее полученной суммы и суммы возврата, которая пробивается по ККМ "чеком возврата". Прошу разъяснить правомерность указанного порядка осуществления расчетов

Ответ: В соответствии с "Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.97 N 490 (в редакции постановлений Правительства РФ от 02.10.99 N 1104, от 15.09.2000 N 693), организация, оказывающая гостиничные услуги (далее - исполнитель), обязана заключить с потребителем договор на предоставление услуг. Договор заключается при предъявлении потребителем паспорта или военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя.

При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг.

При оформлении оплаты за проживание в гостинице заполняется счет по форме N 3-Г, утвержденной приказом Минфина России от 13.12.93 N 121, который является бланком строгой отчетности (бланки заказываются по утвержденным образцам в любой типографии). Если бланк по форме N 3-Г изготовлен не типографским способом, а например, с помощью компьютера, то при денежных расчетах с клиентами применение контрольно-кассовой машины обязательно.

Цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем. Потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса.

Первоначально выписанный потребителю счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г подтверждает факт заключения договора на оказание услуг, срок проживания в гостинице, виды и стоимость предлагаемых гостиничных услуг.

В соответствии с п. 20 вышеуказанных "Правил предоставления гостиничных услуг" потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги.

Из сказанного выше следует, что потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем или часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора, или, с его согласия, услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса.

Таким образом, в счете исполнителя должно быть указано, что конкретно оплачивает потребитель.

В случае если потребитель при заселении в гостиницу получил счет за проживание по форме N 3-Г и, оплатив его авансом, получил чек ККМ, а затем заявил о досрочном выбытии из гостиницы, то возможны только два варианта возврата денежных средств потребителю:

1. В день оплаты (до закрытия смены и снятия Z-отчета) - в соответствии с "Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденными Минфином России 30.08.93 N 104, и постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (далее - Постановление N 132).

Потребителю выписывается новый счет и пробивается новый кассовый чек на сумму оказанной услуги, при этом первоначально выписанный счет и чек должны быть истребованы исполнителем от потребителя.

На сумму возврата по первоначальному чеку оформляется акт по форме N КМ-3.

Погашенный (первоначальный) чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом и первоначально выписанным счетом сдается в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых кассовых документах за данное число).

Суммы, выплаченные по возвращенным потребителям первоначальным кассовым чекам, записываются в журнал кассира-операциониста (по форме N КМ-4) в графу 15, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

2. Не в день оплаты (по истечении рабочего дня после закрытия смены и снятия Z-отчета) - в соответствии с "Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.93 N 40, "Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденными Минфином России 30.08.93 N 104, с Постановлением N 132 и в порядке, аналогичном порядку возврата покупателем товара, описанному в "Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли", утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 N 1-794/32-5.

Возврат денег осуществляется только из главной кассы предприятия на основании письменного заявления потребителя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего).

Для возврата денег потребителю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) с обязательным указанием фамилии, имени, отчества потребителя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность. Порядок составления и оформления утвержден постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 18.08.98 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

При этом следует иметь в виду, что отсутствие у потребителя кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора и возврат денег) в соответствии с п. 5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 N 2300-1 "О защите прав потребителей" (в редакции Федерального закона от 17.12.99 N 212-ФЗ).

Для целей определения полноты оприходования возврат денег может быть произведен без предъявления потребителем кассового чека, но только в том случае, если установлен факт и условия оплаты и он доказан потребителем.

Фактом, подтверждающим оплату, могут являться другие документы, такие как товарный чек, а в конкретном случае это может быть первоначально выписанный счет. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условия оплаты. Фактом, подтверждающим оплату, может служить и контрольная лента.

Следует помнить, что одной из самых распространенных ошибок, совершаемых кассирами-операционистами, является то, что при возврате денежных средств (отказ от покупки, расторжение договора) они пробивают возвратный чек и тем самым увеличивают итоговую сумму выручки, фиксируемую по итогам дня.

Отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек за услугу подтверждает исполнение обязательств по договору оказания услуг между потребителем и исполнителем.

Возвращенный потребителем чек с составлением акта (форма N КМ-3) подтверждает разрыв сделки (отказ потребителем от предоставления услуг и получения денег обратно).

Таким образом, эта сумма, уже пробитая через ККМ, зафиксированная в памяти фискального блока и отраженная на контрольной ленте, возвращена потребителю и подтверждена первичными документами (чек и акт, соответствующие суммы на контрольной ленте находятся в бухгалтерии и запись о возврате денежных средств имеется в журнале кассира-операциониста).

В том случае когда пробивается возвратный чек, сумма снова заносится в память ККМ, но первичных финансовых и бухгалтерских документов, подтверждающих факт расторжения сделки, - чека ККМ, выданного за оплаченную услугу, в бухгалтерии предприятия не имеется, и документально подтвердить разницу в суммах выручки и итогов блока фискальной памяти невозможно без дополнительных документальных проверок, расследований и т.д.

При несоблюдении вышеперечисленных требований к оформлению возврата денежных средств за товар или не оказанные услуги к организациям должны быть применены штрафные санкции в соответствии с п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".

Исходя из вышеизложенного следует, что:

- возврат денежных средств из денежного ящика ККМ предприятия по чекам, пробитым в предыдущие смены, недопустим;

- уменьшение выручки на основании данных о возвратах по форме N 5-Г "Кассовый отчет" со счетами (форма N 3-Г) в описанном случае является неправомерным;

- расчет с клиентом, при котором гостиница выписывает два счета по форме N 3-Г (предоплата и окончательный расчет) правомерен в случае пробития кассовых чеков на суммы предоплаты и последующей доплаты;

- также правомерен расчет с клиентом, при котором гостиница выписывает два счета по форме N 3-Г (предоплата и окончательный расчет), при наличии в бухгалтерии исполнителя акта (форма КМ-3), составленного в день оплаты, с приложенными к нему первоначально выписанным счетом и пробитым тогда же кассовым чеком, истребованных у потребителя, или при наличии расходно-кассового ордера (форма КО-2), составленного не в день оплаты, с приложенными к нему заявлением, первоначально пробитым кассовым чеком и (или) первоначально выписанным счетом.

Заместитель руководителя Управления МНС России по г. Москве советник налоговой службы Российской Федерации I ранга

А.А. Родионов