Приложение. Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Ленинградской области

Утвержден
приказом Архивного управления
Ленинградской области
от 28 апреля 2022 г. N 7-п
(приложение)

Порядок
ведения Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Ленинградской области (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 28.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года N 24, пунктом 5 приказа Федерального архивного агентства от 9 октября 2001 года N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию".

1.2. Настоящий Порядок определяет состав документов, направляемых для рассмотрения вопроса об отнесении архивного документа к уникальному документу, процедуры рассмотрения предложений о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Ленинградской области (далее - Государственный реестр) и учета уникального документа.

1.3. Уникальный документ архивных фондов Ленинградской области (далее - уникальный документ) - это документ, обладающий исключительными духовными, эстетическими достоинствами, представляющий особую историческую ценность или культурную значимость, единственный в своем роде по способу создания, по содержанию и оформлению и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения, автографичности и/или внешних признаков, выявленный в государственном казённом учреждении "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - Государственный архив), муниципальных архивах Ленинградской области (далее - муниципальные архивы, муниципальный архив), музеях и библиотеках Ленинградской области (далее - музеи и библиотеки), органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях Ленинградской области (далее - организации, организация).

2. Рассмотрение предложений об отнесении архивных документов к уникальным и о включении в Государственный реестр

2.1. Решение о признании архивного документа уникальным и о включении его в Государственный реестр принимает Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области (далее - Архивное управление).

2.2. Предложение об отнесении документа к уникальным и о включении его в Государственный реестр в Архивное управление направляют:

- Государственный архив;

- муниципальные архивы;

- музеи и библиотеки;

- организации.

2.3. Предложение о включении документа в Государственный реестр представляется на рассмотрение ЦЭПМК Архивного управления в составе следующих документов:

1) лист учета и описания уникального документа - в 2-х экземплярах (приложение 1 к Порядку). Порядок заполнения листа учета и описания уникального документа приведен в приложении 2 к Порядку.

2) экспертные заключения - не менее двух. Примерная форма экспертного заключения приведена в приложении 3 к Порядку.

3) решение экспертно-проверочной методической комиссии Государственного архива (далее - ЭПМК), экспертно-проверочной комиссии администрации муниципального района (городского округа) (далее - ЭПК), экспертной комиссии организации (далее - ЭК), фондово-закупочной комиссии музея (библиотеки) - в 1 экземпляре.

2.4. Экспертные заключения составляются в произвольной форме и должны содержать обоснованные выводы о возможности отнесения документа к уникальному и включении в Государственный реестр.

2.5. Для проведения экспертизы ценности документов с целью обоснования их включения в Государственный реестр Государственный архив, муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации могут привлекать сторонних экспертов. В случае получения отрицательного заключения возможно привлечение других экспертов.

2.6. ЦЭПМК Архивного управления рассматривает поступившие предложения, в том числе на соответствие критериям, установленным методическими документами Федерального архивного агентства, и принимает решение о включении уникального документа в Государственный реестр или об отказе в отнесении документа к уникальному. Одновременно, в случае принятия решения об отнесении архивного документа к уникальным, рассматривается вопрос о направлении предложения в Федеральное архивное агентство для рассмотрения вопроса о включении данного документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.7. ЦЭПМК Архивного управления имеет право принять решение о проведении дополнительной независимой экспертизы представленного архивного документа. В качестве экспертов привлекаются представители высших образовательных учреждений, научных организаций, музеев и архивов.

2.8. Решение об отнесении представленного документа к уникальному или решение об отказе фиксируется в протоколе заседания ЦЭПМК Архивного управления. Заявителю направляется решение ЦЭПМК в виде выписки из протокола.

2.9. В случае вынесения отрицательного решения или необходимости доработки представленных предложений (листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений), вторые экземпляры материалов возвращаются в Государственный архив, муниципальный архив, музей или библиотеку, организацию с приложением выписки из протокола ЦЭПМК Архивного управления, содержащей мотивированный отказ.

3. Регистрация уникальных документов в Государственном реестре

3.1. Регистрацию и учет уникальных документов в Государственном реестре ведет Государственный архив.

3.2. Ответственным лицом за регистрацию и учет документов в Государственном реестре является главный хранитель фондов Государственного архива.

3.3. Государственный реестр ведется по форме согласно приложению 4 к Порядку.

Регистрация уникального документа в Государственном реестре производится после утверждения протокола ЦЭПМК Архивного управления с соответствующим решением.

Ежегодно составляется итоговая запись о количестве уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

3.4. Государственный реестр ведется на бумажном носителе и в электронном виде.

Государственный реестр на бумажном носителе хранится в Государственном архиве.

Государственный реестр в электронном виде с приложением электронных копий уникальных документов ведется в информационной системе "Архивы Ленинградской области" и публикуется на официальном сайте "Архивы Ленинградской области" в сети Интернет.

3.5. Первые экземпляры листа учета и описания уникального документа, экспертные заключения, выписки из протокола ЦЭПМК передаются на постоянное хранение в Государственный архив.

Вторые экземпляры листа учета и описания уникального документа, экспертные заключения, выписки из протокола ЦЭПМК направляются в соответствующий муниципальный архив, музей или библиотеку, организацию по месту хранения уникального документа.

4. Внесение изменений в Государственный реестр

4.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, произошедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (уточнение датировки, описания, проведение реставрации, смена собственника, изменение места хранения и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

4.2. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта об изменениях и дополнениях в лист учета и описания уникального документа (приложение 5 к Порядку), который составляется, подписывается и утверждается в установленном порядке.

4.3. На основании акта об изменениях и дополнениях в лист учета и описания уникального документа лист учета и описания уникального документа пересоставляется. В правом верхнем углу пересоставленного листа учета и описания уникального документа делается надпись "Лист пересоставлен".

4.4. Акты об изменениях и дополнениях в листы учета и описания уникальных документов составляются в 2-х экземплярах.

4.5. Первые экземпляры актов об изменениях и дополнениях в листы учета и описания уникальных документов хранятся в Государственном архиве.

Вторые экземпляры актов об изменениях и дополнениях в листы учета и описания уникальных документов направляются в муниципальный архив, музей или библиотеку, организацию по месту хранения уникального документа.