Приложение 2. Порядок заполнения листа учета и описания уникального документа

Приложение 2
к Порядку

Порядок
заполнения листа учета и описания уникального документа

1. Регистрационный номер присваивается уникальным документам в валовой последовательности и проставляется на листах учета и описания уникального документа вместе с датой и номером протокола ЦЭПМК Архивного управления.

Реквизит "Дата включения документа в государственный реестр уникальных документов архивных фондов Ленинградской области" указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000 (01.02.2021).

2. Заполнение раздела "1. Описание документа":

2.1. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.

2.2. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

2.3. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например указ, грамота, договор, письмо и т.д.

2.4. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке.

2.5. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом 00.00.0000.

2.6. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

2.7. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем, фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 22.12.1923, или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век.

2.8. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков.

2.9. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

2.10. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

2.11. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.

2.12. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (скоропись, машинопись, и т.д.), наличие водяных знаков, наличие штампов.

2.13. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

2.14. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.

2.15. Реквизит "Собственность" - указывается со значениями:

- федеральная;

- государственная субъекта Российской Федерации;

- муниципальная;

- частная.

3. Заполнение раздела "2. Физическое состояние документа":

3.1. Реквизит "Материальный носитель информации" - указывается со значениями:

- бумага;

- калька;

- ткань.

3.2. Реквизит "Размеры документа" - указывается формат, размеры (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).

3.3. Реквизит "Объем документа" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, альбом и т.д.

3.4. Реквизит "Физическое состояние документа" - указывается со следующими значениями:

- хорошее;

- удовлетворительное;

- неудовлетворительное.

3.5. Реквизит "Сведения о реставрации" - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, фамилии, имени, отчестве реставраторов.

4. Заполнение раздела "3. Место хранения документа":

4.1. Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование Государственного архива, муниципального архива, организации, музея или библиотеки, осуществляющего хранение документа.

4.2. Реквизит "Адрес места хранения документа" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.

4.3. Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.

5. Заполнение раздела "4. Служебная информация":

5.1. Реквизит "Кем представлен документ" - указывается официальное наименование Государственного архива, муниципального архива, организации, музея или библиотеки, представившего(ей) предложения для включения в Государственный реестр.

5.2. Реквизит "Протокол ЭК, ЭПК, ЭПМК" - указывается название совещательного органа (экспертной комиссии, экспертно-проверочной методической комиссии, фондово-закупочной комиссии), номер и дата протокола его заседания, на котором принято решение о включении уникального документа в Государственный реестр.

5.3. Реквизит "Протокол ЦЭПМК" - указывается номер и дата протокола заседания ЦЭПМК Архивного управления, принявшей решение о включении уникального документа в Государственный реестр.