Вопрос: Сотрудник, находясь в командировке в Белоруссии, представил только квитанцию к ПКО, в которой указаны наименование гостиницы и сумма, затем квитанция была им утеряна. Как в таком случае отразить расходы по найму жилого помещения в зарубежной командировке? Необходимо ли удерживать подоходный налог в том случае, если организация все-таки компенсирует эти расходы? ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 26, июнь 2002 г.)

Сотрудник, находясь в командировке в Белоруссии, представил только квитанцию к ПКО, в которой указаны наименование гостиницы и сумма, затем квитанция была им утеряна. Как в таком случае отразить расходы по найму жилого помещения в зарубежной командировке? Необходимо ли удерживать подоходный налог в том случае, если организация все-таки компенсирует эти расходы?

В соответствии со ст.252 НК РФ при исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (в случаях убытка, предусмотренных ст.256 НК РФ), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Как следует из вопроса, сотрудник не смог документально подтвердить не только сумму расходов по найму жилого помещения при нахождении в командировке, но и сам факт такого найма. В таком случае возможны два варианта:

первый - при составлении авансового отчета сотрудник возвращает в кассу организации как неизрасходованные денежные средства, полученные им ранее для оплаты найма жилья; второй - организация при отсутствии документов о найме жилья покрывает такие расходы за счет собственных средств.

При исчислении налога на доходы физических лиц следует иметь в виду, что согласно ст.217 НК РФ при оплате работодателем физическому лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

На основании п.3 ст.236 НК РФ произведенные сотруднику выплаты не признаются объектом обложения единым социальным налогом, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Согласно п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 7.07.99 г. N 765, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются только на документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками.

Таким образом, при непредставлении документов по найму жилого помещения при зарубежной командировке и возмещении сотруднику этих расходов они возмещаются за счет собственных средств (счет 99 "Прибыли и убытки").

В данном случае с суммы возмещения (если она в пределах норм) не следует удерживать налог на доходы физических лиц и начислять единый социальный налог, но необходимо начислить взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если сотрудник представит квитанцию к ПКО, то такие документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения могут быть включены в расходы по производству и реализации.

Ю. Кольцов,

ООО "ЮВК Аудит"

26 июня 2002 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 26, июнь 2002 г.