Приложение N 2. Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

Приложение N 2
к постановлению агентства
по делам архивов
Астраханской области
от 04.05.2022 N 4

                                                           /----------\

                                                           |  QR-код  |

                                                           \----------/

                                  ФОРМА

    проверочного листа (списка контрольных вопросов, ответы на которые

    свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом

         обязательных требований) при осуществлении регионального

  государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об

                              архивном деле

Наименование регионального государственного контроля (надзора)	региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле
Наименование контрольного (надзорного) органа	агентство по делам архивов Астраханской области
Реквизиты нормативного правового акта об утверждении формы проверочного листа
Вид контрольного (надзорного) мероприятия
Дата заполнения проверочного листа
Объект регионального государственного контроля (надзора), в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие
Фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя, адрес регистрации индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющихся контролируемыми лицами)
Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия
Реквизиты решения контрольного (надзорного) органа о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, подписанного уполномоченным должностным лицом контрольного (надзорного) органа
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия
Должность, фамилия и инициалы должностного лица контрольного (надзорного) органа, в должностные обязанности которого в соответствии с положением о виде контроля, должностным регламентом или должностной инструкцией входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение контрольных (надзорных) мероприятий, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист (далее - должностное лицо)

N п/п	Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, соотнесенные со списком контрольных вопросов	Ответы на контрольные вопросы			Примечание
			да	нет	неприменимо
1	2	3	4	5	6	7
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1.	Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации	статьи 5, 13, 17 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил, утвержденных Приказом N 526				указывается правовой статус архива (самостоятельное структурное подразделение, в структуре отдела, иное); указать вид распорядительного документа об утверждении положения об архиве, его дату и номер, а также дату и номер протокола согласования с ЭПК (только для организации - источника комплектования государственного (муниципального архива)
2.	Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации за обеспечение сохранности архивных документов, а также их учет, комплектование и использование	статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил, утвержденных Приказом N 526				указываются приказ, должностная инструкция (регламент), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию
3.	Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем организации номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и соответствующей структуре (штатному расписанию) организации	пункты 4.14-4.18 Правил, утвержденных Приказом N 526				Согласование с ЭПК осуществляется только для организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива
4.	Наличие инструкции по делопроизводству	статья 11 Федерального закона N 149-ФЗ
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
5.	Наличие помещения архива, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов	статьи 5, 13, 17 Федерального закона N 125-ФЗ
6.	Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением N 390; пункты 2.14, 2.15, 2.22 Правил, утвержденных Приказом N 526				наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями "Ответственный за противопожарное состояние" и "О пожаре звонить по телефону"
7.	Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 2.14, 2.15, 2.20, 2.23 Правил, утвержденных Приказом N 526
8.	Соответствуют ли организация хранения и размещения архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?	пункты 2.21, 2.35, 2.36 Правил, утвержденных Приказом N 526
9.	Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей	пункты 2.37, 2.38 Правил, утвержденных Приказом N 526
10.	Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации?	пункт 2.24 Правил, утвержденных Приказом N 526
11.	Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 2.25, 2.34 Правил, утвержденных Приказом N 526
12.	Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима	пункт 2.26 Правил, утвержденных Приказом N 526
13.	Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации?	пункты 2.27-2.29 Правил, утвержденных Приказом N 526
14.	Соблюдаются ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации?	пункты 2.39-2.43 Правил, утвержденных Приказом N 526
15.	Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов	пункт 2.43 Правил, утвержденных Приказом N 526
16.	Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководителем	пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил, утвержденных Приказом N 526				заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации
17.	Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?	пункт 2.46 Правил, утвержденных Приказом N 526
18.	Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?	пункт 2.47 Правил, утвержденных Приказом N 526
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
19.	Наличие паспорта архива организации	пункты 3.1, 3.2, 3.12 Правил, утвержденных Приказом N 526
20.	Наличие книги учета поступления и выбытия дел	пункты 3.6, 3.7 Правил, утвержденных Приказом N 526
21.	Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком	пункты 3.6, 3.10, 4.10-4.12, 4.31-4.34, 5.5 Правил, утвержденных Приказом N 526
22.	Наличие реестра описей установленной формы	пункты 3.6, 3.11 Правил, утвержденных Приказом N 526				ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов
23.	Наличие дела фонда	пункт 3.15 Правил, утвержденных Приказом N 526				ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации
24.	Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?	статьи 16, 19 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 3.14-3.15 Правил, утвержденных Приказом N 526
25.	Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации установленной формы	пункты 2.43, 3.15 Правил, утвержденных Приказом N 526				заполняется в случае обнаружения технических ошибок в учетных документах архива организации
26.	Наличие актов установленной формы о неисправимых повреждениях архивных документов	пункт 3.15 Правил, утвержденных Приказом N 526				заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации
Организация комплектования в организации