Расчеты с подотчетными лицами (И.В. Барсукова, "Налоговый вестник", N 6, июнь 2002 г.)

Расчеты с подотчетными лицами

Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40, предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

1. Характеристика счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 50 "Касса".

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным документам следующим образом:

Д-т 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 41 "Товары" К-т 71 - оприходованы соответствующие материальные ценности;

Д-т 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" К-т 71 - отражены соответствующие расходы.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют следующей записью:

Д-т 50 К-т 71.

Аналитический учет по данному счету ведут по каждой авансовой выдаче.

Пример.

Работник организации был направлен в служебную командировку в г.Калугу сроком на пять дней. Выданный аванс на командировочные расходы составил 3600 руб. Работником был своевременно представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы за пять суток по найму жилого помещения в сумме 3000 руб. (включая НДС - 500 руб.), учтены суточные за пять дней по установленным нормам в размере 500 руб. Итого: 3500 руб.

Оформляются следующие бухгалтерские проводки:

Д-т 20, 25, 26 или 44 К-т 71 - 500 руб. - списана с подотчетного лица сумма суточных согласно нормам на себестоимость продукции;

Д-т 20, 25, 26 или 44 К-т 71 - 2500 руб. - отражена сумма расходов по найму помещения без НДС;

Д-т 19 "НДС по приобретенным ценностям" К-т 71 - 500 руб. - отражена сумма НДС, выделенная расчетным путем из суммы расходов по оплате жилого помещения;

Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам" К-т 19 - 500 руб. - зачтен НДС по оплате жилого помещения.

Остановимся более подробно на отражении в учете расходов по командировкам.

2. Понятие "командировка"

Согласно ст.166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), утвержденного Федеральным законом от 30.12.2001 N 197-ФЗ, служебной признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Право на компенсацию командировочных расходов имеют только работники предприятия. Компенсация командировочных расходов лицам, не работающим на предприятии или работающим в соответствии с гражданско-правовыми договорами, законодательством не предусмотрена. Однако не существует и закрытого перечня лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

В соответствии с подпунктом "и" п.2 Положения о составе затрат, утвержденного постановлением Правительства РФ от 05.08.1992 N 552, в себестоимость продукции (работ, услуг) включались затраты, связанные с управлением производством, в состав которых входили затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включая расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов.

Постановлением Правительства РФ от 20.09.2002 N 121 постановление Правительства РФ от 05.08.1992 N 552 отнесено к нормативным актам, утратившим силу.

Согласно ст.264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

3. Направление работников в служебные командировки

Условия выдачи наличных денег под отчет приведены в п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Предприятия выдают работникам деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача под отчет денег на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. При этом предприятия должны учитывать следующие требования Порядка ведения кассовых операций:

1) подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

2) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 или форме N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

Сумма денежного аванса, выдаваемого на командировочные расходы, обычно рассчитывается по смете.

Пример сметы расходов.

ЗАО "Лаптек"

Смета командировочных расходов на одного человека

Место командировки - г.Архангельск.

Срок командировки - 3 дня.

Вид транспорта - самолет.

1. Суточные - 3 дн. х 100 руб. = 300 руб.

2. Стоимость перелета г.Москва - г.Архангельск - г.Москва: 3500 руб. х 2 = 7000 руб.

3. Стоимость проживания в течение двух дней - 600 руб. х 2 дн. = 1200 руб.

Итого: 8500 руб.

     14.01.2002 Отчет составил бухгалтер ___________ подпись

                                        (Иванов А.В.)

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. То же относится и ко дню приезда (п.7 Инструкции Минфина СССР и Госкомтруда СССР от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути. Кроме этого, ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.167 ТК РФ).

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала.

В случае временной нетрудоспособности находящегося в командировке работника, удостоверенной в установленном порядке, кроме пособия по временной нетрудоспособности, возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В их число входят форма N Т-10 "Командировочное удостоверение", форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника, заверенные печатью. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны заверяться печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

При соблюдении вышеперечисленных требований на основании приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку подотчетному лицу выдается аванс в размере утвержденной сметы, что оформляется расходным кассовым ордером.

4. Возмещение расходов

В случае направления в служебную командировку работодатель согласно ст.168 ТК РФ обязан возмещать работнику:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом организации. Однако для организаций, финансируемых из федерального бюджета, размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

Перечень командировочных расходов, возмещаемых командированным, но не включаемых в налогооблагаемую базу для расчета налога на доходы физических лиц, содержится в п.3 ст.217 НК РФ, согласно которому при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Согласно подпункту 12 п.1 ст.264 главы 25 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, отнесены следующие расходы налогоплательщика на командировки:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой же статье расходов подлежат возмещению расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утвержденных Правительством РФ;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Нормы оплаты суточных и полевого довольствия на территории
Российской Федерации (в руб.) при определении налоговой базы по налогу на
прибыль организации

Дата введения	Норма оплаты суточных, руб. в сутки	Нормативный документ
С 01.09.1999	55,00	Приказ Минфина Рос- сии от 13.08.1999 N 57н
С 01.01.2002		Постановление Прави- тельства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольст- вия, в пределах ко- торых при определе- нии налоговой базы по налогу на при- быль организаций та- кие расходы относят- ся к прочим расхо- дам, связанным с производством и реализацией"
за каждый день нахождения в команди- ровке на территории Российской Феде- рации суточные;	100,00
ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого- разведочных и топографо-геодезичес- ких организаций, выполняющим геоло- го-разведочные и топографо-геодези- ческие работы на территории Россий- ской Федерации, работникам лесоуст- роительных организаций, а также ра- ботникам старательских артелей и других коммерческих организаций, за- нятым на разработке россыпных и не- больших рудных месторождений дра- гоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых усло- виях:
за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местнос- тях, а также в Хабаровском и Прииор- ском краях и Амурской области;	200,00
за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах;	150,00
за работу на базах геолого-разведоч- ных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и прирав- ненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области;	75,00
за работу на базах геолого-разведоч- ных организаций, расположенных в других районах	50,00

Обращаем внимание читателей журнала на то, что в процитированном подпункте 12 п.1 ст.264 НК РФ расходы на наем жилого помещения не ограничены нормой.

Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Возмещение работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I-IV групп тарифных ставок морского и I, II категории судов речного флота, а также на воздушном транспорте определенного класса осуществляется в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации (в письменной форме).

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Руководитель организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Что касается расходов на командировки, не подлежащих налогообложению единым социальным налогом, то согласно подпункту 2 п.1 ст.238 главы 24 НК РФ при оплате работодателем расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты могут быть освобождены от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы в зависимости от реальных потребностей в стране пребывания с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения. Для этого с текущего валютного счета организации снимается наличная иностранная валюта на основании заявления, в котором должны быть указаны номер и дата приказа о направлении работника в служебную командировку за границу.

Наличные средства в иностранной валюте могут быть сняты со счета не ранее чем за три банковских дня до убытия работника в зарубежную командировку. Снятые средства выдаются работнику под отчет. В случае невыдачи эти средства должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия. При этом представляется документ, подтверждающий снятие средств с того счета, на который наличная иностранная валюта будет зачислена.

Для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой, вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте. Порядок покупки и возврата чеков такой же, как для снятия и сдачи наличной иностранной валюты.

Выезжающему в служебную командировку работнику выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указываются нормы выплат, маршруты, место назначения, срок командировки и все полученные им денежные выплаты. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.

За время пребывания в зарубежной командировке суточные выплачиваются:

при проезде по территории Российской Федерации - в российских рублях по нормам, установленным для служебных командировок на территории Российской Федерации;

при проезде по иностранной территории и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу согласно постановлению Правительства РФ.

Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте целесообразно вести на отдельных субсчетах к счету 71 в определенного вида валютах. Например, субсчет 71-1 предназначен для учета расчетов в рублях, субсчет 71-2 - в долларах США, 71-3 - в немецких марках и т.д. Так же поступают при открытии субсчетов к счету 50 "Касса".

Учет движения валютных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте сопровождается бухгалтерскими записями:

1) Д-т 50, субсчет 2 "Касса в долларах США", К-т 52 "Валютные счета" - на сумму долларов США, полученных в кассу организации, согласно представленной в кредитное учреждение заявке и кассовому чеку;

2) Д-т 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США", К-т 50, субсчет 2, - на сумму выданного командируемому лицу аванса в долларах США.

Наряду с правом выдавать наличные деньги под отчет на командировочные расходы организации могут выдать наличные деньги под отчет на:

- хозяйственно-операционные расходы;

- операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями;

- на представительские расходы.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, оплату работ и услуг.

При этом необходимо учесть, во-первых, что установленный письмом ГТК России от 05.12.2001 N 01-06/48375 предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 тыс. руб. Во-вторых, при покупке товаров сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме, нотариально удостоверенной (ст.160, 161, 163 ГК РФ, за исключением сделок в случаях, предусмотренных законодательством). В-третьих, при покупке у населения сельхозпродукции составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т.п.).

Денежные средства могут быть выданы работнику на представительские расходы. Их состав установлен п.2 ст.264 НК РФ. Заметим, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный (налоговый) период. В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов по норме, установленной п.2 ст.264 НК РФ. Размер расходов не должен превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

При превышении установленной нормы сумма налогооблагаемой прибыли увеличивается для целей налогообложения.

Названные операции отражаются в учете следующими записями:

Д-т 71 К-т 50 - выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;

Д-т 26 К-т 71 - отражены представительские расходы в составе затрат;

Д-т 19 К-т 71 - отражен НДС;

Д-т 50 К-т 71 - возвращена неиспользованная часть денежного аванса согласно авансовому отчету;

Д-т 71 К-т 50 - выданы деньги в перерасход согласно авансовому отчету;

Д-т 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" К-т 68 - восстанавливается сумма НДС, приходящаяся на перерасход в случае превышения фактических расходов над нормируемыми.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Так, в течение трех дней по возвращении должны быть представлены отчеты по командировкам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете следующей проводкой:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94. Если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы, оформляется следующая проводка:

Д-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т 94.

Если подотчетные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, делается следующая проводка:

Д-т 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", К-т 94.

Следует заметить, что если организация своей учетной политикой определила сверхнормативные компенсационные выплаты по командировочным расходам как расходы по обычным видам деятельности, то в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, их учет должен осуществляться с применением счета 91 "Прочие доходы и расходы" с последующим отражением на счете 99 "Прибыли и убытки" и включением суммы расходов в налогооблагаемую базу для исчисления единого социального налога.

И.В. Барсукова,

доцент кафедры бухгалтерского учета РЭА им. Г.В. Плеханова, к.э.н.

"Налоговый вестник", N 6, июнь 2002 г.