Глава 4. Хранение и использование персональных данных работников

Глава 4. Хранение и использование персональных данных работников

17. Хранение персональных данных работников (документов, содержащих персональные данные работников) на бумажных носителях осуществляется уполномоченными лицами в специально оборудованных шкафах или сейфах.

18. Служебные кабинеты, в которых осуществляется обработка персональных данных работников, оборудуются охранно-пожарной сигнализацией, обеспечивающей сохранность носителей персональных данных и исключающей доступ к этим кабинетам лиц, не уполномоченных на обработку персональных данных работников.

19. Уполномоченные лица Управления государственной службы и кадровой работы обеспечивают хранение и использование персональных данных работников (за исключением гражданских служащих, замещающих должности главной и ведущей групп категорий "руководители", "помощники (советники)", "специалисты", "обеспечивающие специалисты", и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Калининградской области, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Агентства), уполномоченные лица Агентства обеспечивают хранение и использование персональных данных гражданских служащих Агентства (за исключением гражданских служащих, замещающих должности руководителя (директора) Агентства, первого заместителя руководителя (директора) Агентства, заместителя руководителя (директора) Агентства) и лиц, осуществляющих техническое обеспечение деятельности Агентства, указанных в подпунктах 1-37, 42-46, 48, 49, 51, 58-71 пункта 5 настоящего порядка, путем ведения личных дел работников на бумажных носителях.

20. Ведение уполномоченными лицами Управления государственной службы и кадровой работы и уполномоченными лицами Агентства личных дел гражданских служащих на бумажных носителях осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

21. Ведение уполномоченными лицами Управления государственной службы и кадровой работы личных дел лиц, замещающих государственные должности, на бумажных носителях осуществляется в следующем порядке:

1) к личным делам лиц, замещающих государственные должности, приобщаются:

- письменное заявление с просьбой о приеме на работу;

- копии правовых актов о назначении на государственную должность, об освобождении от государственной должности и о переводе на другую должность;

- анкета по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 года N 667-р "Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации", с приложением фотографии;

- копия паспорта гражданина Российской Федерации;

- копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

- копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);

- копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (при наличии);

- копии правовых актов о награждении государственными наградами Российской Федерации, наградами субъектов Российской Федерации, иными наградами, знаками отличия, о поощрениях, в том числе за государственную гражданскую службу Российской Федерации;

- трудовой договор, дополнительные соглашения к трудовому договору;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копии правовых актов о применении дисциплинарных взысканий (до их снятия);

- сведения о доходах, имуществе и об обязательствах имущественного характера, в том числе сведения о доходах, имуществе и об обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

- копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

- медицинское заключение по учетной форме, утвержденной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14 декабря 2009 года N 984н "Об утверждении Порядка прохождения диспансеризации государственными гражданскими служащими Российской Федерации и муниципальными служащими, перечня заболеваний, препятствующих поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению, а также формы заключения медицинского учреждения";

- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных лицом, замещающим государственную должность, сведений о доходах, расходах, об имуществе, о вкладах в банках, ценных бумагах и об обязательствах имущественного характера;

2) документы, приобщенные к личному делу лица, замещающего государственную должность, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись;

3) лица, замещающие государственные должности, ознакомляются с документами, приобщенными к их личным делам, не реже одного раза в год, а также могут ознакомляться по их просьбе;

4) при назначении лица, замещающего государственную должность, на иную государственную должность Калининградской области, государственную должность Российской Федерации, государственную должность субъекта Российской Федерации, должность государственной гражданской службы Российской Федерации его личное дело передается в соответствующий государственный орган Калининградской области, государственный орган Российской Федерации, государственный орган субъекта Российской Федерации по запросу соответствующего органа;

5) личные дела лиц, освобожденных от государственных должностей (за исключением лиц, замещающих государственные должности, указанные в подпункте 4 настоящего пункта), хранятся в Управлении государственной службы и кадровой работы в течение 10 лет со дня освобождения от государственной должности, после чего передаются в архив в соответствии с главой 3 инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области, утвержденной постановлением Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 года N 180 (далее - инструкция по делопроизводству).

22. Ведение уполномоченными лицами Управления государственной службы и кадровой работы и уполномоченными лицами Агентства личных дел лиц, осуществляющих техническое обеспечение деятельности аппарата Правительства и Агентства, осуществляется на бумажном носителе в следующем порядке:

1) к личным делам лиц, осуществляющих техническое обеспечение деятельности аппарата Правительства или Агентства, приобщаются:

- письменное заявление о приеме на работу;

- копии правовых актов о назначении на должность, об освобождении от должности и о переводе на другую должность;

- копия паспорта гражданина Российской Федерации;

- копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

- копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (при наличии);

- трудовой договор, дополнительные соглашения к трудовому договору;

- копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

2) документы, приобщенные к личному делу лица, осуществляющего техническое обеспечение деятельности аппарата Правительства или Агентства, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись;

3) личные дела уволенных лиц, осуществляющих техническое обеспечение деятельности аппарата Правительства или Агентства, хранятся в Управлении государственной службы и кадровой работы и в Агентстве в течение 3 лет со дня увольнения, после чего передаются в архив в соответствии с главой 3 инструкции по делопроизводству.

23. Уполномоченные лица Управления государственной службы и кадровой работы и уполномоченные лица Агентства обеспечивают хранение и использование персональных данных работников, указанных в подпунктах 1-33, 37-41, 46-50, 52, 58, 59 пункта 5 настоящего порядка, путем формирования на бумажных носителях дел в соответствии с утвержденной первым заместителем Председателя Правительства - Руководителем аппарата Правительства сводной номенклатурой дел Правительства (далее - номенклатура дел Правительства) и утвержденной руководителем (директором) Агентства номенклатурой дел Агентства.

24. Уполномоченные лица Управления финансово-экономической работы, бухгалтерского учета и отчетности и уполномоченные лица органов исполнительной власти обеспечивают хранение и использование персональных данных работников, указанных в подпунктах 1, 2, 6, 7, 12, 14, 16, 21-24, 26, 27, 37-42, 45, 47, 53-55, 59 пункта 5 настоящего порядка, путем формирования на бумажных носителях дел в соответствии с номенклатурой дел Правительства, с утвержденными руководителями органов исполнительной власти номенклатурами дел соответствующих органов исполнительной власти (далее - номенклатуры дел органов исполнительной власти), правовыми актами аппарата Правительства и органов исполнительной власти о формировании учетной политики Правительства и органов исполнительной власти, а также с использованием информационных систем, виды которых также определяются правовыми актами аппарата Правительства и органов исполнительной власти о формировании учетной политики Правительства и органов исполнительной власти.

25. Уполномоченные лица Отдела спецсвязи и уполномоченные лица органов исполнительной власти, имеющих режимно-секретное подразделение, обеспечивают хранение и использование персональных данных работников, указанных в подпунктах 1-9, 13-25, 43, 48, 56, 57 пункта 5 настоящего порядка, путем формирования на бумажных носителях дел в соответствии с номенклатурой дел Правительства, номенклатурами дел органов исполнительной власти и Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 06 февраля 2010 года N 63.