Постановление Губернатора Московской области от 21 июня 2022 г. N 201-ПГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области" (с изменениями и дополнениями)

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Постановление Губернатора Московской области
от 21 июня 2022 г. N 201-ПГ
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области"

В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности и установления единого порядка ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция).

2. Руководителям центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области обеспечить соблюдение Инструкции в центральных исполнительных органах государственной власти Московской области и государственных органах Московской области.

3. Признать утратившими силу:

постановление Губернатора Московской области от 20.01.2016 N 11-ПГ "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

постановление Губернатора Московской области от 07.12.2017 N 537-ПГ "О внесении изменения в Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

постановление Губернатора Московской области от 29.12.2017 N 598-ПГ "О внесении изменения в Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

постановление Губернатора Московской области от 21.05.2019 N 233-ПГ "О внесении изменений в постановление Губернатора Московской области от 20.01.2016 N 11-ПГ "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

постановление Губернатора Московской области от 13.07.2020 N 323-ПГ "О внесении изменений в постановление Губернатора Московской области от 20.01.2016 N 11-ПГ "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

постановление Губернатора Московской области от 12.05.2021" N 117-ПГ "О внесении изменений в Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области".

4. Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в газете "Ежедневные новости. Подмосковье", "Информационном вестнике Правительства Московской области", размещение (опубликование) на Интернет-портале Правительства Московской области и на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области Чупракова А.А.

Губернатор
Московской области

А.Ю. Воробьев

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Губернатора
Московской области
от 21.06.2022 N 201-ПГ

Инструкция
по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция) устанавливает единый порядок подготовки, обработки, хранения и использования образующихся в деятельности исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области (далее - государственные органы) документов в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством в части делопроизводства и документооборота для органов государственной власти и иных государственных органов субъектов Российской Федерации.

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в государственных органах независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

3. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.

4. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан".

5. Совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами осуществляются Министерством государственного управления, информационных технологий и связи Московской области на основе конкурсных процедур.

6. Организация и ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль соблюдения установленного Инструкцией порядка работы с документами осуществляется Администрацией Губернатора Московской области.

Организация и ведение делопроизводства в государственных органах осуществляются структурными подразделениями государственных органов, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях государственных органов (далее - Служба делопроизводства).

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в государственных органах возлагается на их руководителей либо на лицо, исполняющее его обязанности.

7. Государственные гражданские служащие Московской области, замещающие должности государственной гражданской службы Московской области (далее - государственные служащие), а также работники, занимающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области (далее - работники), несут ответственность за сохранность документов и неразглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также служебную информацию, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.

Государственные служащие, работники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях государственного органа возлагается на государственных служащих и работников данных структурных подразделений государственного органа, которые выполняют данные обязанности, в том числе в порядке совмещения.

Государственные служащие, работники перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения, или другому государственному служащему, или работнику по указанию руководителя государственного органа (при увольнении или переводе по службе которых передача документов и дел осуществляется по акту).

8. Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, федеральным органам исполнительной власти Российской Федерации (далее - орган власти), организациям допускается только с разрешения руководителя соответствующего государственного органа или иного уполномоченного им лица.

9. Инструкция является рекомендацией для разработки инструкций по делопроизводству в государственных учреждениях Московской области, реализующих отдельные функции государственного управления (далее - государственные учреждения).

10. В Инструкции используются термины и определения согласно приложению 1 к Инструкции.

11. Инструкция разработана в соответствии с требованиями следующих правовых актов:

1) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

2) Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

4) Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон о персональных данных);

5) Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

6) Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

7) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон об электронной подписи);

8) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон о контрактной системе в сфере закупок);

9) постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (далее - Правила оказания услуг телеграфной связи);

10) приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила оказания услуг почтовой связи);

11) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации);

12) приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения";

13) приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N 667, Федеральной службы охраны N 233 от 04.12.2020 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций";

14) приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

15) приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

16) приказ Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления";

17) Устав Московской области;

18) Закон Московской области N 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области" (далее - Закон о гербе Московской области);

19) Закон Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

20) постановление Губернатора Московской области от 02.07.2003 N 150-ПГ "О Регламенте Правительства Московской области" (далее - Регламент Правительства Московской области);

21) постановление Губернатора Московской области от 18.12.2014 N 287-ПГ "Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области";

22) распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области" (далее - Положение об использовании МСЭД);

23) распоряжение Губернатора Московской области от 24.09.2018 N 359-РГ "Об образцах бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области, членов Правительства Московской области и Администрации Губернатора Московской области";

24) постановление Правительства Московской области от 29.07.2020 N 469/21 "Об утверждении Порядка обработки информации ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области и признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства Московской области";

25) распоряжение Администрации Губернатора Московской области от 27.12.2018 N 690-РАГ "Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации Губернатора Московской области" (далее - Регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации Губернатора Московской области);

26) Свидетельство о регистрации Государственной информационной системы Межведомственной системы электронного документооборота Московской области в Реестре программ для ЭВМ Федеральной службы по интеллектуальной собственности от 29.07.2019 N 2019619978 (далее - ГИС МСЭД), а также рекомендациями следующих стандартов:

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы;

27) постановление Московской областной Думы от 24.12.2015 N 26/151-П "О Сборнике образцов нормативных правовых актов, принимаемых Московской областной Думой" (далее - Сборник образцов НПА, принимаемых Московской областной Думой).

II. Документирование управленческой деятельности

12. В соответствии с Регламентом Правительства Московской области, нормативными правовыми актами Губернатора Московской области устанавливаются основные правила организации деятельности Правительства Московской области по реализации его полномочий, а также определяется порядок документационного и информационного обеспечения работы Правительства Московской области.

13. Инструкцией устанавливается, что состав документов, образующихся в деятельности Правительства Московской области, государственных органов, определяется полномочиями, государственными функциями и предоставляемыми государственными услугами, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами власти, организациями, гражданами.

14. В государственных органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе (далее - документы).

15. Создание документов в государственных органах с использованием ГИС МСЭД осуществляется с использованием шаблонов бланков документов.

16. Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

1. Бланки и электронные шаблоны бланков документов

17. Документы, создаваемые в государственных органах, оформляются на гербовых бланках, изготовленных на листах белой бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и/или в форме электронных документов. Для бланков поручений может использоваться формат А6 (105 x 148 мм). Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

18. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

19. В государственных органах используются бланки документов с продольным расположением реквизитов (реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля).

20. Бланки не применяются при внутренней переписке, при подготовке первоначальных вариантов документов, а также для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

21. При подготовке документов в государственном органе используются электронные шаблоны бланков документов, которые размещены в ГИС МСЭД.

22. В Правительстве Московской области используются следующие виды бланков документов:

бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк приказа;

бланк письма государственного органа (структурного подразделения государственного органа);

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя государственного органа, советника Губернатора Московской области);

бланк протокола;

бланк поручения (резолюции);

бланк письма координационного или совещательного органа.

Образцы бланков документов утверждаются правовым актом Губернатора Московской области или руководителя государственного органа или в составе Инструкции.

23. Нормативными правовыми актами в государственных органах устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности. Издание иных видов бланков документов, например, актов, предупреждений, разрешений, должно быть закреплено положениями, регламентами и иными нормативными правовыми актами в государственном органе.

24. Служба делопроизводства ведет учет использования бланков, осуществляет их хранение, оформляет журнал учета использования бланков документов согласно приложению 2 к Инструкции в соответствии с порядком выдачи бланков в структурные подразделения государственного органа, возврата и уничтожения испорченных бланков.

25. Неиспользованные и испорченные бланки уничтожаются в соответствии с актом об уничтожении по заключению соответствующей комиссии государственного органа согласно приложению 3 к Инструкции.

2. Общие требования к изготовлению документов

26. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие стандартные поля:

Поле	Минимальный размер (мм)	Максимальный размер (мм)
левое	20	25
правое	10	15
верхнее	20	20
нижнее	20	20

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм, в том числе все акты государственных органов.

27. Для создания, редактирования и оформления документов в государственных органах используется текстовый редактор Microsoft Word. При оформлении большинства реквизитов документов в государственных органах применяется стандартный шрифт со следующими параметрами:

Параметр	Значение
Шрифт	Times New Roman
Начертание	обычный
Размер	14 пт
Цвет текста	черный (или "Авто")
Подчеркивание	не используется
Написание вразрядку (увеличенный интервал между символами)	не используется

При составлении таблиц допускается использовать размеры шрифта N 10-12.

28. При оформлении реквизитов документов следующие параметры стандартного шрифта могут изменяться: может использоваться полужирный шрифт, размер шрифта может отличаться от стандартного размера, может использоваться написание вразрядку.

29. Если для оформления некоторых реквизитов в отдельных видах документов используется шрифт с параметрами, которые отличаются от параметров стандартного шрифта, то в Инструкции указывается, какие параметры стандартного шрифта должны быть изменены, например:

Фраза "используется стандартный шрифт размером 12 пт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его размера: для оформления реквизита нужно использовать стандартный шрифт Times New Roman размером 12 пт вместо 14 пт.

Фраза "используется стандартный полужирный шрифт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его начертания: для оформления реквизита нужно использовать полужирный шрифт вместо обычного.

Фраза "используется стандартный полужирный шрифт размером 10 пт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его размера и начертания: для оформления реквизита нужно использовать полужирный шрифт вместо обычного и размер 10 пт вместо 14 пт.

30. Не допускается произвольное графическое выделение отдельных реквизитов, слов, абзацев или частей текста с помощью других начертаний (курсива, полужирного шрифта или их сочетания), изменения цвета шрифта, подчеркивания, написания вразрядку или других текстовых эффектов.

31. Если текст документа необходимо разместить на одной странице, разрешается уменьшать размер стандартного шрифта до 13 пт.

32. При оформлении документов используются следующие основные параметры абзаца в Microsoft Word:

выравнивание текста;

размер отступа слева;

размер отступа справа;

размер абзацного отступа ("красная строка");

интервал перед абзацем;

интервал после абзаца;

размер межстрочного интервала.

33. При оформлении большинства реквизитов документов в государственных органах используются следующие стандартные параметры абзаца:

Параметр абзаца	Значение
Выравнивание текста	По ширине
Отступ слева	0 (не используется)
Отступ справа	0 (не используется)
Первая строка (абзацный отступ)	1,25 см
Интервал перед абзацем	0 (не используется)
Интервал после абзаца	0 (не используется)
Межстрочный интервал	Множитель, равный 1,15

34. Первая строка абзаца текста печатается с абзацным отступом в 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по ширине абзаца (текст распределяется равномерно между левым и правым краями страницы). Отступы слева и справа от текста не допускаются.

35. Межстрочный интервал в абзацах основного текста документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливается с помощью множителя, значение которого равно 1,15. Интервалы перед абзацем и после него не допускаются.

36. Для выделения таблиц в основном тексте документа допускается оставлять одну пустую строку перед таблицей и/или после таблицы.

37. Если для оформления отдельных реквизитов отдельных видов документов используются параметры абзаца, которые отличаются от стандартных параметров абзаца, то в Инструкции будет указываться, какие параметры абзаца должны быть изменены, например:

Фраза "без абзацного отступа" означает, что все стандартные параметры абзаца должны быть сохранены, за исключением абзацного отступа, - реквизит должен печататься от границы левого поля документа.

Фраза "абзац, выровненный по левому краю" означает, что все стандартные параметры абзаца должны быть сохранены, за исключением выравнивания текста абзаца: он должен быть выровнен не по ширине, а по левому краю.

Фраза "абзац с одинарным межстрочным интервалом" означает, что все стандартные параметры абзаца должны быть сохранены, за исключением межстрочного интервала: нужно использовать одинарный межстрочный интервал вместо интервала с множителем 1,15.

38. Если текст документа необходимо разместить на одной странице, разрешается изменять значение межстрочного интервала (множителя) в диапазоне от 1 (одинарный межстрочный интервал) до 1,5 (полуторный межстрочный интервал).

39. При оформлении документов для разделения расположенных рядом реквизитов документа используются интервалы в виде пустых строк. Могут использоваться интервалы между реквизитами документов размером в одну, две, три и более пустых строк, например:

40. Страницы документа (кроме первой) нумеруются на лицевой стороне арабскими цифрами. Номер страницы вставляется в верхний колонтитул и выравнивается по центру. Расстояние от верхнего края страницы до верхнего колонтитула должно быть 1,25 см. Для номера страницы используется стандартный шрифт. Выделение номера страницы слева и справа с помощью дефисов и других символов не допускается.

41. Текст документа может состоять из следующих структурных единиц: раздел, подраздел, пункт, подпункт и абзац.

42. Наименование раздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера раздела римской цифрой, после которой ставится точка, указывается наименование (заголовок), и выравнивается по центру. Номер раздела должен быть отделен от последующего наименования раздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования раздела не ставится. Нумерация разделов сквозная (в пределах всего документа), например:

IV. Нормативные правовые акты Московской области

43. Наименование подраздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера подраздела арабской цифрой, после которой ставится точка, указывается наименование (заголовок), и выравнивается по центру. Номер подраздела должен быть отделен от последующего наименования подраздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования подраздела не ставится. Нумерация подразделов ведется в пределах раздела, например:

4. Правила оформления таблиц в законопроектах

44. Текст пункта печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом с прописной буквы, имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой, после которой ставится точка, и текст заканчивается точкой. Номер пункта должен быть отделен от последующего текста пункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация пунктов - сквозная (в пределах всего документа), например:

76. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в ГИС МСЭД.

45. Пункты могут подразделяться на подпункты после знака двоеточия. Текст подпунктов печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Текст последнего подпункта в пределах пункта заканчивается точкой. Номер подпункта должен быть отделен от последующего текста подпункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация подпунктов ведется в пределах пункта, например:

77. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в ГИС МСЭД:

1) за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;

2) за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;

3) ...

В нормативных правовых актах, распорядительных и организационных документах могут присутствовать иные структурные единицы, указанные в Инструкции.

3. Состав и оформление реквизитов документов

46. Документы, создаваемые государственным органом, должны содержать реквизиты, расположение и оформление которых устанавливаются Инструкцией.

В состав реквизитов документов государственных органов входят:

герб Московской области;

наименование организации - автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные о государственном органе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело;

идентификатор электронного документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки о срочности документа: "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно", "Подлежит возврату".

47. Герб Московской области является обязательным реквизитом документов, который воспроизводится в строгом соответствии с Законом о гербе Московской области на бумажных бланках документов, изготавливаемых типографским способом, а также на электронных шаблонах бланков в ГИС МСЭД.

48. Законом о гербе Московской области установлены обязательные и возможные случаи воспроизведения герба Московской области на бланках центральных исполнительных органов государственной власти, государственных органов Московской области, а также на бланках комиссий Московской области, образованных указами Президента Российской Федерации, координационных и (или) совещательных органов, образованных законами Московской области, актами Губернатора Московской области или Правительства Московской области.

49. Используются следующие размеры воспроизведения герба Московской области на бланках документов, изготавливаемых типографским способом, а также электронных документах, создаваемых и обрабатываемых в ГИС МСЭД:

полный герб Московской области - 21 x 28 мм;

коронованный гербовый щит - 16 x 30 мм;

гербовый щит - 18 x 22 мм.

50. Наименование государственного органа - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о государственном органе.

Сокращенное наименование государственного органа помещают в скобках под полным наименованием.

51. Наименование должности лица - автора документа, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя государственного органа, бланк письма заместителя руководителя государственного органа, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

52. Реквизит "Подпись должностного лица" располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи или отметки об электронной подписи и ее расшифровки (инициалов имени, отчества и фамилии). Инициалы печатаются перед фамилией на уровне последней строки наименования должности, между инициалами и фамилией ставится пробел или неразрывный пробел.

Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от предыдущего реквизита документа тремя пустыми строками. Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется с использованием одинарного межстрочного интервала. Наименование должности выравнивается по горизонтали по левому краю (без абзацного отступа), инициалы и фамилия - по правому краю.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке письма государственного органа, то наименование должности в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке), например (с использованием бланка письма Администрации Губернатора Московской области):

Заместитель руководителя                Подпись              И.О. Фамилия

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации, например:

Заместитель руководителя

Администрации Губернатора

Московской области                      Подпись              И.О. Фамилия

Если изготавливается многостраничный документ и подпись должностного лица ставится не на первой странице (бланке письма государственного органа), то в подписи указывается полное наименование должности, например:

Первый заместитель начальника

Главного контрольного

управления Московской области           Подпись              И.О. Фамилия

Если документ, оформленный на бланке письма государственного органа, подписывает руководитель структурного подразделения государственного органа, то в состав наименования должности лица, подписывающего документ, входит наименование структурного подразделения государственного органа, например:

Начальник Управления протокола          Подпись              И.О. Фамилия

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов, например (с использованием бланка письма руководителя государственного органа):

                                        Подпись              И.О. Фамилия

При оформлении подписи Губернатора Московской области слова "Губернатор" и "Московской области" печатаются в две строки:

Губернатор

Московской области                      Подпись              И.О. Фамилия

В составе реквизита "Подпись должностного лица" могут указываться ученые степени, воинские звания, например:

Директор института

доктор исторических наук,

профессор                               Подпись              И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Каждая последующая подпись отделяется от предыдущей одной пустой строкой, например:

Начальник финансового управления        Подпись              И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                       Подпись              И.О. Фамилия

Старший экономист                       Подпись              И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей или не подчиненными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Заместитель директора                         Заместитель директора

по научной работе                             по охране труда

Подпись        И.О. Фамилия                   Подпись        И.О. Фамилия

Документы коллегиальных органов (совета, коллегии, комиссии, рабочей группы и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе коллегиального органа в соответствии с распределением должностей и подписываются всеми членами коллегиального органа в случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Московской области. Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель (председатель, сопредседатели) этого органа, его заместитель (заместители). Члены коллегиального органа и секретарь органа перечисляются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии                   Подпись              И.О. Фамилия

Член комиссии                           Подпись              И.О. Фамилия

Член комиссии                           Подпись              И.О. Фамилия

Секретарь комиссии                      Подпись              И.О. Фамилия

Член комиссии                           Подпись              И.О. Фамилия

Если должностное лицо (руководитель), на подпись которому представляется проект документа, отсутствует (отпуск, болезнь, командировка), то документ подписывает его заместитель или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с актом (приказом, распоряжением) об исполнении обязанностей руководителя государственного органа или о распределении обязанностей. При этом должность в реквизите "Подпись должностного лица", а также в реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" оформляется по-разному в зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя:

N п/п	Способ замещения (каким распорядительным документом оформляется)	Как оформляется реквизит "Подпись должностного лица"
1	Полномочия по подписанию документов за руководителя прописаны в трудовом договоре или должностном регламенте	Используется должность замещающего лица
2	Приказ о назначении исполняющим обязанности	И.о. (используется должность замещаемого лица)
3	Приказ о распределении обязанностей	Используется должность замещающего лица

Пример 1 (штатное заместительство министра его первым заместителем):

Первый заместитель министра

государственного управления,

информационных технологий

и связи Московской области              Подпись              И.О. Фамилия

Пример 2 (замещение министра на основании приказа о назначении исполняющим обязанности):

И.о. министра государственного

управления, информационных

технологий и связи Московской

области                                 Подпись              И.О. Фамилия

Пример 3 (один заместитель руководителя государственного органа замещает другого во время его отсутствия на основании приказа о распределении обязанностей):

Заместитель руководителя

Администрации Губернатора

Московской области                      Подпись              И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителем государственного органа или иным уполномоченным им должностным лицом.

Собственноручная подпись лица, подписавшего документ, при обнародовании (официальном опубликовании) документа в печатных средствах массовой информации и сетевых изданиях, а также тиражируемых в соответствии со списком рассылки документах не воспроизводится.

53. Электронные документы, направляемые в государственные органы, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица государственного органа, порядок применения которой установлен Федеральным законом об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи при обмене электронными документами в ГИС МСЭД, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу "Подлинник электронного документа, подписанного ЭП, хранится в Межведомственной системе электронного документооборота Правительства Московской области", сведения о сертификате ЭП: номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

   |    Герб    | Подлинник электронного документа, подписанного 
   | Московской | ЭП, хранится в Межведомственной системе        
   |  области   | электронного документооборота Правительства    
   \------------/ Московской области                             
                        Сведения о сертификате ЭП                
                        Сертификат: 1f111aaa000000000011         
                        Владелец Фамилия Имя Отчество            
                        Действителен с 01-01-2019 до 30-12-2020

54. Справочные данные о государственном органе указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес государственного органа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационная сеть Интернет и другие сведения по усмотрению государственного органа.

Составные части почтового адреса на бланках писем указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, а именно:

наименование адресата (для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для физического лица - фамилия, инициалы (последнее при наличии);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

55. Наименование вида издаваемого документа (например, приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

56. Место составления или издания документа (например, "г. Красногорск") указывается на бланках документов государственного органа, за исключением бланков писем.

57. Датой документа является дата его подписания (например, приказ, распоряжение, письмо, докладная записка, служебная записка, акт и др.), утверждения (например, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом государственного органа, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (например, докладная записка, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более государственными органами, является одна (единая) дата.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.08.2020, 05.03.2020.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 августа 2020 г., 5 марта 2020 года.

При указании в тексте документа ссылок на исходящие регистрационные номера и даты документов следует воспроизводить указанные реквизиты в том же формате, который использован в реквизитах соответствующих писем.

58. Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

В ГИС МСЭД регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.

59. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка ответного письма и проставляется на документе после его регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

60. В качестве адресата указываются государственные органы, их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа ниже реквизитов, отпечатанных типографским способом. Реквизит "Адресат" отделяется от надписей бланка одной пустой строкой. Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 80 мм от правого поля документа. Строки реквизита "Адресат" печатаются с одинарным межстрочным интервалом и выравниваются по горизонтали по левому краю.

В состав реквизита "Адресат" могут включаться: наименование организации, наименование структурного подразделения организации, должность, фамилия и инициалы имени и отчества лица, которому адресуется документ, а также почтовый адрес.

Каждая из составных частей реквизита "Адресат" печатается с новой строки и отделяется от других составных частей одной пустой строкой. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Документ может адресоваться:

организации в целом;

структурному подразделению организации;

руководителю организации;

должностному лицу, не являющемуся руководителем организации;

физическому лицу;

группе однородных организаций (должностных лиц).

В зависимости от того, кому адресуется документ, реквизит "Адресат" оформляется по-разному.

При адресовании документа в государственный орган, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                Правительство

                                                Московской области

или:

                                                Администрация Губернатора

                                                Московской области

Этот способ адресования применяется, как правило, в том случае, если автору документа неизвестно, какому конкретному должностному лицу или структурному подразделению отправляемый документ должен поступить на рассмотрение (исполнение).

Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу и т.п.). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в реквизите "Адресат" в именительном падеже указывается наименование организации и ниже - соответствующего структурного подразделения, например:

                                              Администрация Губернатора

                                              Московской области

                                              Управление делопроизводства

                                              и документооборота

Если документ адресован конкретному должностному лицу, то наименование должности, включающее наименование структурного подразделения государственного органа или организации, и фамилия получателя указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном - наименование государственного органа организации. Фамилия должностного лица отделяется от должности одной пустой строкой, например:

                                              Министерство цифрового

                                              развития, связи и массовых

                                              коммуникаций Российской

                                              Федерации

                                              Начальнику департамента

                                              делопроизводства и контроля

                                              П.А. Федорченко

Если должностное лицо, которому адресуется документ, является руководителем государственного органа или организации, то реквизит "Адресат" оформляется иначе. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности, которая пишется в дательном падеже, например:

                                              Руководителю Аппарата

                                              Губернатора и Правительства

                                              Свердловской области

                                              Г.Е. Преображенскому

или:

                                              Главе Раменского городского

                                              округа Московской области

                                              В.В. Неволину

Таким же образом оформляется реквизит "Адресат" при адресовании документа иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и т.п.), например:

                                           Заместителю главного редактора

                                           журнала "Делопроизводство

                                           и документооборот"

                                           Э.П. Лебедеву

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных образований и организаций.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите "Адресат" можно указать соответствующее звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией, например:

                                           Начальнику Генерального штаба

                                           Вооруженных сил

                                           Российской Федерации - первому

                                           заместителю Министра обороны

                                           Российской Федерации

                                           генералу армии

                                           В.В. Герасимову

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения государственного органа его работниками, наименование организации не указывается, например:

                                                   Начальнику финансового

                                                   управления

                                                   Е.А. Петровой

В состав реквизита "Адресат" может включаться также почтовый адрес, который оформляется в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес указывается в реквизите "Адресат" ниже всех остальных составляющих этого реквизита с интервалом в одну пустую строку, например:

                                      Государственное казенное

                                      учреждение Московской области

                                      "Московский областной

                                      центр информационно-

                                      коммуникационных технологий"

                                      бульвар Строителей, д. 4, корпус 1,

                                      помещение IV, г. Красногорск,

                                      Московская область, 143407

Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (т.е. тем, с которыми не ведется постоянная переписка) и физическим лицам.

Почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается в документах, направляемых в органы власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам или государственным органам или организациям, входящим в структуру Правительства Московской области. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке рассылки.

При написании почтового адреса допускается использование общепринятых сокращений: п/о (почтовое отделение), в/ч (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир символ "N" не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 44а).

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после фамилии, например:

                                         Степановой А.Ф.

                                         Пироговская ул., д. 82, кв. 172,

                                         г. Москва, 117393

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

                                                    Губернатору

                                                    Московской области

                                                    г-ну Воробьеву А.Ю.

                                                    Председателю Комитета

                                                    по ценам и тарифам

                                                    Московской области

                                                    г-же Петровой С.С.

При адресовании письма в государственный орган, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа (организации) в именительном падеже, например:

                                             Министерство здравоохранения

                                             Московской области

или:

                                             Минздрав Московской области

При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения адресат указывается обобщенно, например:

                                            Главам

                                            муниципальных образований

                                            Московской области

или:

                                            Руководителям самостоятельных

                                            подразделений Администрации

                                            Губернатора

                                            Московской области

При рассылке документа не всем государственным органам, органам власти (организациям) или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается "(по списку)", например:

                                   Руководителям центральных

                                   исполнительных органов государственной

                                   власти Московской области

                                   (по списку)

Реквизит "Адресат" не должен содержать более 4 адресатов, которые располагают один под другим через интервал в одну пустую строку. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат. В случае если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Не допускается указывать несколько адресатов на документе при направлении его в орган власти, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением органа власти.

В списке рассылки наименования организаций располагаются в следующей последовательности: органы власти (в алфавитном порядке), например:

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

Министерство экономического развития Российской Федерации

Министерство юстиции Российской Федерации

Федеральное агентство по государственным резервам

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом

Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

При рассылке приглашений на мероприятия список рассылки разрешается упорядочивать по фамилии адресата.

Для сокращения времени на подготовку экземпляров рассылаемого более чем в 4 адреса документа адресата можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ отправляется в несколько государственных органов или организаций, например:

                                                    Центральные органы

                                                    исполнительной власти

                                                    Московской области

При использовании подобной формы адресования также составляется список рассылки.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента, например:

                                             Петрову С.Б.

                                             Весенняя ул., д. 5, кв. 124,

                                             г. Москва, 119235

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта;

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

                                             Министерство здравоохранения

                                             Московской области

                                             minzdrav@mosreg.ru

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы власти, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

61. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например:

1) приказ (о чем?) - Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих;

2) письмо (о чем?) - Об оказании консультативной помощи;

3) правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

4) инструкция (кого?) - Должностная инструкция ведущего эксперта.

Перечень поручений Губернатора Московской области по итогам (чего?) заседания Правительства Московской области 27.10.2021.

В заголовке к тексту разрешается использовать общепринятые аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Как правило, заголовок к тексту документа печатается с прописной буквы стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал без точки в конце фразы и выравнивается по горизонтали по центру.

62. В государственных органах документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. При написании текста документа используется официально-деловой стиль. Содержание документа зависит от его вида и назначения в государственном органе.

Текст должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа.

Текст документа помимо связного текста может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.

Текст документа (например, служебного письма) состоит из трех частей.

В преамбуле, или вводной части, содержится информация о причинах составления письма. Обычно во введении приводятся ссылки на факты, сообщающие адресату необходимую для восприятия основной части письма информацию. Также во вводной части при необходимости даются ссылки на ранее изданные нормативные акты или документы по данному вопросу, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.06.2004 N 620 "Об утверждении Типового положения...".

Содержание основной части определяется типом документа. Здесь формулируется основная цель документа, излагаются аргументы, доводы, сведения о фактах, ссылки на источники информации, описывается положение дел, сложившаяся ситуация, приводятся их анализ, доказательства.

В этой части необходимо четко сформулировать основные вопросы и расположить их в наиболее оптимальной для восприятия последовательности. Цели этой части - информирование, аргументация, убеждение.

В заключительной части письма помещаются выводы, предложения, просьбы, отказы, решения, напоминания, требования и т.д.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также фразой этикетного характера.

Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?". Например: "Об изменении..."; "Об исполнении..."; "О выделении..."; "О пересмотре..." и т.п. На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на исходящий номер и дату документа" начиная от специальной ограничительной отметки. Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа (на бланке письма должностного лица): "Приказываю... подготовить и представить на рассмотрение..."; "Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов..."; "Прошу Вас представить данные о..."; "Считаю возможным принять участие в..."; "Направляю...";

3-го лица единственного числа: "... Правительство Московской области постановляет..."; "... комиссия постановила..."; "Министерство не считает возможным..."; "Правовое управление Губернатора Московской области предлагает рассмотреть возможность...";

1-го лица множественного числа: "Просим представить данные о..."; "Представляем на рассмотрение и утверждение проект..."; в протоколах: "слушали..."; "выступили..."; "решили (постановили)" - если документ подписывается двумя лицами и более.

В текстах законодательных и нормативных правовых и распорядительных актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя государственного органа или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и заголовков не имеют".

В текстах документов, подготовленных на основании законодательных или нормативных правовых и распорядительных актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указывается наименование вида этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с Положением о Министерстве государственного управления, информационных технологий и связи Московской области, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 13.06.2012 N 820/19 "Об утверждении Положения о Министерстве государственного управления, информационных технологий и связи Московской области и установлении штатной численности Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области".

При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений, как с.г. (сего года), т.г. (того года).

63. Приложения оформляются на стандартных листах бумаги, как правило, формата А4 и должны иметь все необходимые реквизиты.

Отметка о наличии приложения оформляется в виде слова "Приложение:" (всегда в единственном числе) с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа, располагается ниже основного текста документа и отделяется от него одной пустой строкой.

Допускается оформление реквизита "Отметка о наличии приложения" с переходом на отдельный лист (без текста документа).

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов одного экземпляра приложения и количество экземпляров приложения (со строчной буквы), например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. Наименование приложения пишется со строчной буквы без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по горизонтали по ширине колонки, например:

     Приложение: предложения  по  подготовке проектов типовых резолюций в

                 межведомственной системе  электронного  документооборота

                 Московской области на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с точкой (без закрывающей скобки), указываются наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. Наименования приложений при этом пишутся с прописной буквы, например:

     Приложение: 1. Предложения по подготовке проектов типовых  резолюций

                 в межведомственной системе электронного документооборота

                 Московской области на 3 л. в 1 экз.

                 2. Таблица соответствия резолюций на 1 л. в 1 экз.

                 3. Примеры подготовки проектов типовых резолюций на 5 л.

                 в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов), например:

     Приложение: Техническое  задание  на  разработку модуля "Электронный

                 архив" в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение: письмо  Министерства  экономики  и  финансов  Московской

                 области от  25.11.2020  N 24Исх-13263/15-02 и приложение

                 к нему, всего на 6 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации (флэш-накопители, жесткие магнитные диски, DVD-R и т.п.), то оно оформляется следующим образом:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, odt, pdf или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение: Аналитическая справка о... на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip), например:

Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом (в байтах).

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении располагается на первом листе приложения и оформляется следующим образом: вверху справа размещается слово "Приложение (номер приложения)". Под словом "Приложение" печатаются слова "к (название документа)", его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита печатаются стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравниваются по левому краю.

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами без использования символа "N" (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.). Если приложение одно, оно не нумеруется, например:

                                               Приложение

                                               к распоряжению Губернатора

                                               Московской области

                                               от 15.03.2021 N 35-РГ

На приложениях к служебным письмам отметка о приложении в правом верхнем углу (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.) не пишется.

Если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа, например (при утверждении положения):

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               постановлением Губернатора

                                               Московской области

                                               от 09.06.2021 N 108-ПГ

64. Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется с использованием грифа согласования документа. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, на титульном листе в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования документа печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель руководителя

Администрации Губернатора               Подпись

Московской области                       Дата                И.О. Фамилия

Если согласование осуществляют коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмом Министерства образования

Московской области

от 26.07.2021 N 01-18/155

или:

СОГЛАСОВАНО

Протоколом заседания координационного

совета Главного управления региональной

безопасности Московской области

от 20.06.2021 N 10

65. При наличии двух или трех грифов согласования (если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций) их располагают на одном уровне, при большем количестве - двумя вертикальными рядами либо на отдельном листе согласования, на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

66. При согласовании проекта документа государственными служащими и работниками государственного органа используется собственноручная виза и/или электронная подпись в ГИС МСЭД.

Собственноручная виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник Управления делопроизводства

и документооборота Администрации            Подпись

Губернатора Московской области               Дата            И.О. Фамилия

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например, при согласовании проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов согласно приложению 4 к Инструкции. При использовании собственноручных виз согласующих лиц лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта нормативного правового акта или распорядительного документа (но не на приложении к ним).

Лист согласования должен иметь продолжение при наличии большого количества согласующих государственных органов, организаций и лиц - тогда он печатается на отдельном листе с заголовком "Продолжение листа согласования..." с указанием наименования проекта документа и без указания строки "Проект представил" согласно приложению 5 к Инструкции.

При необходимости дополнительного согласования проекта документа с государственными органами, не включенными в лист согласования, оформляется дополнительный лист согласования согласно приложению 6 к Инструкции. В дополнительном листе согласования указываются:

наименование согласующего государственного органа;

должность, фамилия, инициалы имени и отчества руководителя, с которым согласован проект;

дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Если согласующее лицо (руководитель государственного органа) отсутствует (отпуск, болезнь, командировка), то в листе согласования об этом делается соответствующая отметка. Проект документа в таком случае согласуется заместителем руководителя государственного органа или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей руководителя или приказом о распределении обязанностей, путем оформления дополнительного листа согласования по той же форме, что и продолжение листа согласования.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.

Если в процессе согласования проекта документа в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

При согласовании проекта документа в ГИС МСЭД виза в электронном листе согласования включает в себя расшифровку подписи (фамилия, инициалы имени и отчества) лица, визирующего документ, дату и время согласования, замечания (при их наличии). Если согласующее лицо использует при визировании свою электронную подпись, то в визе содержится также слово "ЭП" или специальный графический индикатор (символ замка), например:

Лист согласования			Тип согласования: последовательное
N	ФИО	Срок согласования	Результат согласования	Замечания
1	Феоктистов А.Б.	-	Согласовано 28.12.2020 13:38 ЭП	-
2	Косаченко Д.М.	-	Подписано 28.12.2020 14:23	-

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

"Имеются замечания" ("Согласен с учетом замечаний", "Замечания прилагаются" и др.). При этом визу оформляют следующим образом:

                                 Замечания прилагаются

Министр экономики и финансов            Подпись

Московской области                       Дата                И.О. Фамилия

Замечания, мнения о проекте документа излагаются на отдельном листе, подписываются лицом, визирующим документ, датируются и передаются исполнителю. Замечания докладываются должностному лицу государственного органа, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого помещается в дела государственного органа, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

В случае если подлинник документа отправляют из государственного органа, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии документа, помещаемой в дело государственного органа. Если документ пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

На внутренних информационно-справочных документах (например, докладных записках, служебных записках, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью ближе к нижнему полю.

Допускается по усмотрению государственного органа полистное визирование документа и приложения к нему.

67. Утверждение документа осуществляется после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами:

1) изданием нормативного правового акта или распорядительного документа;

2) одним или несколькими должностными лицами.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты утверждения, например:

                                            УТВЕРЖДАЮ

                                            Министр государственного

                                            управления, информационных

                                            технологий и связи Московской

                                            области

                                            Подпись И.О. Фамилия

                                            Дата

Составные части реквизита (должность и подпись утверждающего лица) отделяются друг от друга одной пустой строкой. При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ

Губернатор                               Губернатор

Московской области                       Тверской области

Подпись И.О. Фамилия                     Подпись И.О. Фамилия

Дата                                     Дата

При утверждении документа (например, положения, правил, инструкции, регламента) нормативным правовым актом (протоколом) гриф утверждения включает в себя слово "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное по роду и числу с наименованием вида утверждающего документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер, например, при утверждении положения:

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               постановлением Губернатора

                                               Московской области

                                               от 09.06.2021 N 108-ПГ

или при утверждении состава комиссии:

                                              УТВЕРЖДЕН

                                              распоряжением Правительства

                                              Московской области

                                              от            N

При утверждении документа несколькими должностными лицами государственного органа грифы утверждения располагают на одном уровне.

68. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица государственного органа. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте, обозначенном отметкой "МП" ("Место печати") или иным образом. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

69. Копия документа, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, или выписка из документа должна быть заверена уполномоченным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа.

На первом листе копии документа в правом верхнем углу пишется слово "Копия".

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последней странице копии (выписки из документа) на свободном месте ниже реквизита "Подпись должностного лица" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения (оформляется цифровым способом), печать (при представлении копии или выписки из документа в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию), например:

Верно

Начальник Управления кадров

Губернатора и Правительства             Подпись

Московской области                    Печать Дата            И.О. Фамилия

При заверении копии документа отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются и нумеруются с наклейкой бумаги с заверительной надписью без слова "Верно" на обороте последнего листа документа, захватывающего окончание нити (допускается использовать стандартный шрифт размером 10 пт или 12 пт), например:

Пронумеровано и прошнуровано 10 (десять) листов.

Консультант отдела по

выпуску нормативных

правовых и распорядительных

актов

Подпись И.О. Фамилия

25.10.2021

70. Отметка об исполнителе документа печатается в левом нижнем поле (колонтитуле) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа 1 без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом. Для написания реквизита "Отметка об исполнителе" используется стандартный шрифт размером 10 пт. При использовании нижнего колонтитула расстояние от нижнего края страницы до нижнего колонтитула должно быть 1,25 см.

------------------------------

¹_{При оформлении исходящих писем за подписью Губернатора Московской области отметка об исполнителе всегда печатается на оборотной стороне последнего листа письма.}

------------------------------

Отметка включает инициалы (перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:

А.Б. Комаров

+7 (498) 602-29-71

Номера телефонов следует записывать в принятом в Российской Федерации полном федеральном формате, используя код региона и отделяя дефисом справа налево по две цифры и оставляя три последних цифры в семизначном номере: +7 (498) 602-29-71. Вместо дефиса при написании номеров телефонов можно использовать пробел, например:

А.Б. Комаров

+7 (498) 602 29 71

При направлении документа в структурное подразделение своего государственного органа допускается указывать укороченный внутренний номер телефона исполнителя: 29-71, 4-29-71, например:

А.Б. Комаров

4-29-71

или

А.Б. Комаров

4 29 71

Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, должность и структурное подразделение исполнителя, а также адрес его электронной почты, например:

Богатырев Игорь Семенович, Управление делопроизводства

и документооборота, консультант

+7 (498) 602-29-71, Bogatyr_IS@mosreg.ru

71. Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной его части) или на специальном бланке для поручений руководителя государственного органа формата А6, в нижнем поле которого указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция. В случае если резолюция оформляется на бумажном документе, то она должна записываться на свободной от текста части документа. Резолюция вносится непосредственно в регистрационную карточку документа в ГИС МСЭД.

В резолюции определяются государственные органы и государственные учреждения Московской области, их структурные подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, проведение анализа, подготовки предложений, письма-ответа и другое.

Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей поручения или наименования государственных органов, их структурных подразделений, содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания, например:

Петрову В.Ю.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект ответа.

Доложить 19.09.2021.

Подпись

Дата

или:

Министерство культуры Московской области

Просьба рассмотреть вопросы,

находящиеся в Вашей компетенции,

и о результатах сообщить заявителям

Подпись

Дата

При наличии нескольких исполнителей, когда конкретный исполнитель поручения не указан, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный"). На ответственного исполнителя возлагается обязанность обобщения информации, полученной от соисполнителей, и координации их работы, а при необходимости созыв соисполнителей.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если резолюция предусматривает несколько поручений, она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей и определения исполнителя, ответственного за выполнение данного поручения.

72. Контроль исполнения подразумевает под собой постановку документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или аналогичным штампом в левом верхнем поле документа или установленным сроком исполнения, указанным в поручении.

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в регистрационной карточке документа.

73. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

     В дело N 01-18 за 2021 г.

     Зав. отделом аудита

     Подпись        Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируются в регистрационной карточке документа.

Отметка об исполнении документа или снятии документа с контроля ставится по истечении срока и проведении всех необходимых мероприятий, когда работники Службы делопроизводства докладывают результаты своей работы по контролируемому вопросу руководителю государственного органа для получения его резолюции "Выполнено, с контроля снять" или "Продолжить контроль до устранения недостатков".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на свободном поле в левом нижнем углу документа и может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

74. Отметка о поступлении документа в государственный орган содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. В ГИС МСЭД присвоение регистрационных номеров входящим документам производится автоматически. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа (например: "Поступило по МЭДО").

Отметка о поступлении документа может наноситься вручную в виде штампа на лицевой стороне первого листа документа на бумажном носителе.

75. При создании электронных образов страниц документа ГИС МСЭД автоматически формирует в нижнем колонтитуле каждой страницы документа идентификатор электронного документа в следующей форме:

Документ создан в электронной форме. N Исх-8667/13-06-01 от 15.06.2021. Исполнитель: Иванов А.Б.

Страница 1 из 2. Страница создана: 15.07.2021 11:50

4. Особенности написания отдельных слов, словосочетаний, дат, чисел, сокращений некоторых наименований и использования специальных символов в документах

76. Наименования государственных органов, организаций, учреждений пишутся в полном соответствии с их официальными наименованиями, закрепленными в организационных документах (уставах, положениях об организации и др.), например:

Правительство Московской области;

Администрация Губернатора Московской области;

Министерство экономики и финансов Московской области;

Комитет по конкурентной политике Московской области;

Главное архивное управление Московской области;

Управление делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Московской области.

77. Используемые в тексте документов сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицированным, например:

г. - город;

г., гг. - год, годы (при цифрах);

и др. - и другие (после перечисления);

и пр. - и прочие (после перечисления);

и т.д. - и так далее (после перечисления);

и т.п. - и тому подобное (после перечисления);

и.о. - исполняющий обязанности;

каб. - кабинет;

л. - лист, листы;

млн - миллион, миллионы (при цифрах);

млрд - миллиард, миллиарды (при цифрах);

п., пп. - пункт, пункты;

руб. - рубль;

с. - страница (при цифрах);

см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть документа);

ст. - статья (при цифрах);

т.е. - то есть (после перечисления);

табл. - таблица;

тыс. - тысяча, тысячи (при цифрах);

экз. - экземпляр.

Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами, например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, РУДН, СНГ.

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД - МИДа, ГОСТ - ГОСТа), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз - вуза).

При необходимости многократного употребления наименования государственного органа, его подразделения, организации в рамках одного документа рекомендуется при первом упоминании давать его полное наименование, а в скобках - сокращенное.

Например: "... Управление делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление делопроизводства)".

В документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация", "МО" вместо слов "Московская область".

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов Московской области, а также в служебной переписке с органами власти используются полные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных образований и организаций.

В служебной переписке между государственными органами, органами местного самоуправления Московской области и подведомственными им организациями, во внутренней переписке, при подготовке протоколов заседаний и совещаний, указаний об исполнении (резолюций), документов справочного характера допускается использование официальных сокращенных наименований федеральных органов государственной власти и государственных органов, например:

Полное наименование	Сокращенное наименование
Министерство внутренних дел Российской Федерации	МВД России
Федеральная миграционная служба	ФМС России
Министерство иностранных дел Российской Федерации	МИД России
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю	ФСТЭК России
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации	ЦИК России
Министерство юстиции Российской Федерации	Минюст России
Федеральная служба исполнения наказаний	ФСИН России
Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации	Минцифры России
Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области	Мингосуправления Московской области
Министерство имущественных отношений Московской области	Минмособлимущество

Для ускорения подготовки и сокращения объема документов при внутренней переписке, а также в служебной переписке между государственными органами допускается использование следующих сокращений:

Полное наименование	Сокращение
Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области	ЦИОГВ и ГО
Главное управление	ГУ
Муниципальное образование	м.о.
Муниципальный район	м.р.
Городской округ	г.о.
Городское поселение	г.п.
Сельское поселение	с.п.
Государственное автономное учреждение	ГАУ
Государственное бюджетное учреждение	ГБУ
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения	ГБУЗ
Государственное казенное учреждение	ГКУ
Дошкольное общеобразовательное учреждение	ДОУ

78. Для написания чисел используются следующие формы: словесная (четыре компьютера, пять мониторов), цифровая (4 компьютера, 5 мониторов) и словесно-цифровая (25-тысячный).

Словесно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн, млрд: "50 тыс. рублей", "17 млн рублей", "130 млрд рублей".

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний. Например: XX век, XX-XXI века, I квартал, IV квартал, XX специальная сессия Генеральной Ассамблеи ООН, XXII Олимпийские зимние игры в Сочи.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и пишется в родительном падеже единственного числа: "36,5 метра", "108,2 метра", но "36,5 тыс. метров".

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: "85-летие", "в 3-месячный срок", "10-процентный раствор", "3-дневная командировка", "2- и 3-секционные вагоны".

Знаки номера, параграфа, процента, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, а также в заголовках граф таблиц. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процента и т.п. также пишутся словами.

Знаки N, §, % и т.п. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, например: "N 1-5", "§ 1 и 2", "25-30%".

Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: "сотрудник 1-го отдела"; "1-й вагон из центра"; "5-й уровень сложности"; "занять 2-е место"; "в начале 2000-х годов", "436-й маршрут автобуса".

Наращение не используется:

при записи количественных числительных: словарь в 4 томах; работа 2 сотрудников; программа из 12 мероприятий;

при записи календарных дат словесно-цифровым способом: 22 марта 2015 г., 1 апреля 2016 года;

если число обозначено римской цифрой: XXII Олимпийские игры, IX конгресс, XXI век, Людовик XIV;

в номерах томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, приложений и т.п., если родовое слово (том, глава) предшествует числительному: на с. 196, в т. 5, в табл. 11, в прил. 1 (но: на 196-й странице, в 5-м томе, в 11-й таблице, в 1-м приложении).

Наращение падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.

Наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 85-я годовщина (восемьдесят пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).

Наращение должно быть двухбуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го созыва (пятого созыва), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го заседания (из тридцать второго заседания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).

Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого из них: 1-й, 2-й вагоны; 80-е и 90-е годы.

Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивается только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.

Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивается:

только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;

у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м - 20-х рядах.

79. Для написания даты, состоящей из дня месяца (числа), месяца и года, используются цифровой и словесно-цифровой способы оформления дат.

При цифровом способе дату документа записывают арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.08.2014, 05.03.2015, при этом слова "г.", "года" не указываются.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют следующим образом: 10 августа 2021 г., 5 марта 2021 г., 29 сентября 2021 года.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: "Государственная программа... на 2022 год". В остальных случаях разрешается использовать сокращения: "г." (год), "гг." (годы).

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее оформляют следующим образом: "в мае 2021 г.", "в апреле - мае 2021 г.", "в I квартале 2021 г.", "в III-IV кварталах 2021 г.", "во втором полугодии 2021 г.". Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

Календарные сроки в документах обозначаются следующим образом: "за 4 месяца 2021 года", "в 2021 году", "с 2019 по 2020 год", "в 2019 - 2020 годах".

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2019/2020 учебном году, отчетный 2019/2020 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например, "освободить от взимания подоходного налога в 2019 - 2020 гг.".

80. При направлении документа (служебного письма, аналитической, докладной или служебной записки) в адрес конкретного должностного лица государственного органа используются фразы этикетного характера (персональное обращение к адресату), которые пишутся в начале документа перед текстом. В конце обращения ставится восклицательный знак, например:

Уважаемый Сергей Викторович!

Уважаемая Елена Васильевна!

Фразы этикетного характера перед текстом документа отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, а от основного текста документа - одной пустой строкой.

81. Знаки препинания (точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, многоточие, восклицательный и вопросительный знаки) не отделяются пробелом от предшествующих слов.

Перенос знаков препинания на другую строку не допускается.

Кавычки и скобки не отделяются пробелом от заключенных в них слов, знаки препинания не отделяются от предшествующих скобок и кавычек.

82. Для оформления документов в соответствии с Инструкцией используются парные символы кавычек "елочки". Парные символы кавычек "лапки", "компьютерные кавычки" (в которых рисунок открывающих и закрывающих кавычек не различается) при оформлении документов не используются.

Кавычки оформляются тем же шрифтом, что и заключенный в них текст.

Если внутри слов, заключенных в кавычки, встречаются другие слова, в свою очередь заключенные в кавычки, то в конце текста ставится одна закрывающаяся кавычка, например:

ЗАО "Издательский дом "Комсомольская правда", ООО "Компания "Металлинвест";

Закон Московской области N 195/2015-ОЗ "О внесении изменений в Закон Московской области "О гербе Московской области".

83. При оформлении документов используется символ "тире" как знак препинания в тексте документа. Применение тире определяется правилами русской пунктуации.

Тире, обозначающее диапазон значений, границы которого заданы числами (1941-1945, XVI-XVII), пробелами не отделяется.

В остальных случаях перед и после тире ставятся пробелы.

Для облегчения набора символа "тире" в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "-" ("минус" на цифровой клавиатуре).

Кроме того, для получения символа "тире" в Microsoft Word можно использовать следующую технику: после слова, за которым должно следовать тире, нужно поставить пробел, затем ввести символ "дефис" (или "минус" на основной клавиатуре) и еще один пробел, а затем набрать следующее после тире слово. После этого Microsoft Word преобразует символ "дефис" в символ "тире".

84. Дефис относится к небуквенным орфографическим знакам. Написание слов с дефисами определяется правилами русского языка. Пробелом от слова дефис не отделяется (за исключением случая так называемого "висячего" дефиса: "ветхие одно- и двухэтажные дома").

При разрыве в конце строки сложного слова, которое пишется через дефис, или регистрационного номера документа, включающего один или несколько дефисов, необходимо использовать специальный символ "неразрывный дефис".

Неразрывный дефис - это специальный символ компьютерной кодировки текстов, отображающийся внутри строки подобно обычному дефису, но не позволяющий программе Microsoft Word разорвать в этом месте строку.

Для облегчения набора символа неразрывный дефис в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "Shift" + "-" ("минус" на основной клавиатуре).

85. При использовании в тексте документа перечислений (списков) не допускается использование маркированных списков (выделенных с помощью символов "дефис", "тире" или других маркеров). При создании перечислений (списков) используется абзац со стандартными параметрами, включая абзацный отступ размером 1,25 см.

Текст каждого пункта в списке пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Последний пункт списка заканчивается точкой.

86. Косая черта (или дробь в номерах и индексах) относится к небуквенным орфографическим знакам и используется в следующих случаях:

в регистрационных номерах документов;

в функции, близкой к функции союзов "и" и "или", как знак альтернативности понятий, например: "добавление/изменение данных о планируемых заседаниях Правительства...", "обновление версий ОПО и/или СПО";

для обозначения отношения каких-либо величин, параметров, например:

"по соотношению параметров цена/качество...";

в сокращенных обозначениях составных единиц измерения, например:

ц/га (центнеров на гектар), об/мин (оборотов в минуту) руб./месяц (рублей в месяц);

вместо словосочетаний или сложных слов, например:

а/я (абонентский ящик), р/с и р/сч (расчетный счет); в этих случаях после сокращенных элементов слов точки не ставятся;

в технических терминах, например:

"посредством локальной сети типа Ethernet 100/1000", "передача данных по протоколу TCP/IP".

Косая черта не отделяется от слов пробелами слева или справа.

87. Неразрывный пробел - это специальный символ компьютерной кодировки текстов, отображающийся внутри строки подобно обычному пробелу, но не позволяющий программе Microsoft Word разорвать в этом месте строку. Неразрывный пробел между словами используется для недопущения переноса на другую строку или страницу (разрыва):

между инициалами имени и отчества и фамилией ("А.С. Пушкин");

после географических сокращений ("г. Красногорск", "р-н Ступинский") или в написании элементов почтового адреса ("ул. Белореченская, д. 24, корп. 1, кв. 166");

между знаками номера, параграфа и относящимися к ним цифрами ("N 8", "§ 10");

между числами и относящимися к ним единицами измерения или счетными словами ("120 руб.", "2014 г.", "гл. IV", "п. 19");

между словесными и цифровыми выражениями при оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат, например: 15 августа 2014 года; 8 Марта.

между группами цифр в многозначных числах по три цифры справа налево, начиная с четырехзначных чисел ("выплачено 1 823 руб.", "в одном мегабайте содержится 1 048 576 байт");

между номерами версий программных продуктов и частями их названий, состоящими из цифр или сокращений ("Windows XP", "CentOS 6.5").

Для вставки символа "неразрывный пробел" в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "Shift" + "Пробел".

88. Принудительный разрыв строки используется для переноса текста на другую строку.

При оформлении документов в государственных органах не допускается:

разрывать по строкам элементы даты и номера документа при использовании ссылок в тексте документа, числа и относящиеся к ним единицы измерения или счетные слова;

оставлять в конце строки предлоги, союзы и частицы (одно-, двух- и трехбуквенные), аббревиатуры.

Для вставки принудительного разрыва строки в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Shift" + "Enter".

Нумерация страниц осуществляется со 2-й страницы по центру верхнего поля страницы, шрифт такой же, как во всем тексте.

Названия городов склоняются, названия городских округов, поселков, деревень, сел - нет.

Качество печати на бланке подразумевает отсутствие шрифта разного оттенка, серых полос, различных дефектов, замятий.

5. Нормативные правовые акты Московской области

89. Нормативные правовые акты Московской области издаются в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, актами Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Московской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Московской области.

К нормативным правовым актам Московской области относятся:

Устав Московской области;

законы Московской области;

договоры Московской области с федеральными органами государственной власти по вопросам разграничения полномочий;

договоры Московской области с другими субъектами Российской Федерации;

договоры Московской области в сфере внешнеэкономических и международных связей;

постановления Московской областной Думы;

постановления Губернатора Московской области, имеющие нормативный характер;

постановления Правительства Московской области, имеющие нормативный характер;

распоряжения государственных органов, имеющие нормативный характер;

иные нормативные правовые акты Московской области.

6. Подготовка и оформление проектов законов Московской области для внесения Губернатором Московской области в Московскую областную Думу

90. Порядок подготовки и оформления проектов законов Московской области (далее - проект закона) устанавливается законодательством Московской области, а также Регламентом Правительства Московской области.

91. Проекты законов готовятся для внесения на рассмотрение Губернатора Московской области, Правительства Московской области и проходят процедуру согласования (визирования) в соответствии с требованиями Регламента Правительства Московской области.

Проекты законов для внесения Губернатором Московской области в Московскую областную Думу оформляются в соответствии с требованиями Сборника образцов НПА, принимаемых Московской областной Думой.

7. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Губернатора Московской области, Правительства Московской области, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области

92. К нормативным правовым актам Губернатора Московской области, Правительства Московской области, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области (далее - правовые акты) относятся:

постановления Губернатора Московской области, имеющие нормативный характер;

постановления Правительства Московской области, имеющие нормативный характер;

распоряжения центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, имеющие нормативный характер.

Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента Российской Федерации, актам Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям и распоряжениям Губернатора Московской области, постановлениям и распоряжениям Правительства Московской области.

Правом вносить проекты правовых актов обладают:

члены Правительства Московской области;

руководители центральных исполнительных органов государственной власти Московской области;

руководитель Территориального фонда обязательного медицинского страхования Московской области;

руководители государственных органов Московской области.

Срок подготовки проекта правового акта не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового правового акта, внесения изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу или отмены не вступивших в силу правовых актов.

Одновременно с разработкой проекта правового акта при необходимости должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения, дополнения, признания утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов в целом или их частей.

Положения об изменении, признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст разработанного проекта правового акта.

В случае невозможности включения в проект правового акта положений об изменении ранее изданных правовых актов или их частей в нем должно быть предусмотрено поручение соответствующим государственным органам подготовить соответствующие проекты правовых актов.

93. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются стандартным шрифтом с абзацным отступом, первая страница правового акта оформляется на бланке, вторая и последующие - на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование проекта правового акта отделяется от реквизита "Место принятия" правового акта двумя пустыми строками.

Наименование проекта правового акта должно быть кратким, точно передавать его содержание. Наименование может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании..." и тому подобное), например:

Постановление (о чем?)

Об утверждении Положения...

Наименование печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным начертанием и выравнивается по центру. Наименование проекта правового акта начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек и переносов по слогам. Точка в конце наименования не ставится.

Текст правового акта отделяется от наименования тремя пустыми строками и печатается с использованием параметров стандартного абзаца.

Текст проекта правового акта содержит преамбулу (вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть.

Если содержание правового акта не нуждается в пояснениях, то преамбула может отсутствовать.

Преамбула содержит правовое обоснование принятия проекта правового акта. В ней также указываются фактические обстоятельства, цели и мотивы, послужившие основанием или поводом для издания правового акта.

В преамбуле проектов правовых актов указывается правовое основание принимаемого проекта правового акта (ссылки на Конституцию Российской Федерации, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, акты Правительства Российской Федерации, Устав и законы Московской области).

Преамбула может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Преамбула в постановлениях Губернатора Московской области должна завершаться словом "постановляю:", в постановлениях Правительства Московской области - словами "Правительство Московской области постановляет:", которые печатаются строчными буквами последовательно по тексту без переноса и после которых ставится двоеточие.

При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид документа, дата подписания, регистрационный номер и наименование, например:

В соответствии с Федеральным законом от _____ N ___ "_________" постановляю:

или

В соответствии с пунктом 4 части 2 статьи 3 Закона Московской области N _____ "_________" Правительство Московской области постановляет:

При ссылке на Конституцию Российской Федерации, кодекс Российской Федерации дата подписания и регистрационный номер не указываются, например:

В порядке, установленном Налоговым кодексом Российской Федерации...

При необходимости сделать ссылку не на весь правовой акт, а только на его структурную единицу сначала указывается конкретная единица, начиная с наименьшей. При этом слова "статья", "часть", "пункт", "подпункт" и другие структурные единицы пишутся полностью без сокращений. Абзацы при ссылках на них обозначаются словами, например:

В соответствии с абзацем вторым пункта 4 части 2 статьи 11 Закона Московской области N _____ "__________"...

При упоминании в тексте правового акта пункта, номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта не ставится, например:

     В  соответствии с пунктом 1.2 раздела 1 "Общие положения" приложения

к постановлению Правительства Московской области от      N     "       ".

Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков выполнения.

Постановляющая (распорядительная) часть подразделяется на пункты, которые группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенным и имеют единую (сквозную) нумерацию. Нумеруются пункты арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Текст после номера пункта начинается с прописной буквы.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, например:

     1. ______.                    (пункт 1)

     2. ______:                    (пункт 2)

     1) ______,                    (подпункт 1 пункта 2)

     2) ______.                    (подпункт 2 пункта 2)

После скобки точка не ставится. Подпункты начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Каждый пункт проекта правового акта должен содержать законченную мысль и включать одно предписание. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются государственные органы, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Московской области, организации или конкретные должностные лица.

Пункты, содержащие утверждение, должны начинаться глаголом "утвердить" и содержать полное и точное наименование утверждаемого документа.

Пункты, содержащие поручение, должны содержать:

исполнителя поручения;

конкретное поручение исполнителю;

срок выполнения поручения.

При этом следует использовать глаголы в неопределенной форме "поручить", "подготовить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.п.

Наименования упоминаемых в проекте правового акта государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Московской области, организаций или должностей конкретных должностных лиц приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.

В случае необходимости дать поручение территориальным органам федеральных органов исполнительной власти по Московской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Московской области, иным государственным органам и организациям, не входящим в систему исполнительных органов государственной власти Московской области, постановляющую (распорядительную) часть следует начинать словами "Рекомендовать (кому?)" или "Предложить (кому?)".

Если исполнителей несколько, их можно указывать обобщенно, например:

1. Центральным исполнительным органам государственной власти Московской области обеспечить:

1) ____________;

2) ____________.

Проект правового акта должен содержать поручение о его официальном опубликовании. Рекомендуется использовать следующие формулировки (источники официального опубликования определяются исполнителем проекта правового акта):

1) пункт проектов постановлений Губернатора Московской области, имеющих нормативный характер, касающийся поручения об официальном опубликовании, излагать в следующей редакции:

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в газете "Ежедневные новости. Подмосковье", "Информационном вестнике Правительства Московской области", размещение (опубликование) на Интернет-портале Правительства Московской области и на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru)."

или

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в газете "Ежедневные новости. Подмосковье", размещение (опубликование) на Интернет-портале Правительства Московской области и на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru)."

или

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в "Информационном вестнике Правительства Московской области", размещение (опубликование) на Интернет-портале Правительства Московской области и на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).";

2) пункт проектов постановлений Правительства Московской области, касающийся поручения об официальном опубликовании, излагать в следующей редакции:

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в газете "Ежедневные новости. Подмосковье", "Информационном вестнике Правительства Московской области", размещение (опубликование) на сайте Правительства Московской области в Интернет-портале Правительства Московской области и на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru)."

или

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в газете "Ежедневные новости. Подмосковье", размещение (опубликование) на сайте Правительства Московской области в Интернет-портале Правительства Московской области и на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru)."

или

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в "Информационном вестнике Правительства Московской области", размещение (опубликование) на сайте Правительства Московской области в Интернет-портале Правительства Московской области и на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).";

3) официальное опубликование распоряжений, которые предусматривают такое опубликование, осуществляется в газете "Ежедневные новости. Подмосковье" и (или) "Информационном вестнике Правительства Московской области" или путем размещения (опубликования) на Интернет-портале Правительства Московской области, за исключением распоряжений или их частей, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну, или информацию ограниченного доступа.

В связи с чем в распоряжении пункт об опубликовании может отличаться содержанием, например:

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего распоряжения в газете "Ежедневные новости. Подмосковье" и "Информационном вестнике Правительства Московской области";

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего распоряжения в "Информационном вестнике Правительства Московской области";

"Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего распоряжения путем размещения (опубликования) на Интернет-портале Правительства Московской области".

Если исполнение проекта правового акта предполагает контроль, то в текст проекта правового акта обязательно включается пункт о возложении контроля:

     "Контроль  за  выполнением настоящего  постановления  (распоряжения)

возложить на ___________________ __________________.".

                 (должность)        Фамилия И.О.

Пункт о контроле включается в правовой акт, если правовой акт содержит порученческие пункты.

Исключение составляют проекты правовых актов, не требующие контроля за их исполнением. В этих проектах правовых актов пункт о контроле отсутствует.

Контроль не следует возлагать на должностное лицо, указанное в предыдущих пунктах проекта правового акта в качестве исполнителя (соисполнителя).

В случае если Губернатор Московской области контролирует выполнение проекта правового акта лично, пункт о возложении контроля излагается следующим образом:

для постановлений Губернатора Московской области:

"Контроль за выполнением настоящего постановления остается за Губернатором Московской области.".

При внесении изменений в ранее принятый правовой акт не следует вновь включать пункт о возложении контроля, если в прежнем правовом акте контроль уже возложен (при условии, что не изменилось должностное лицо, на которое был возложен контроль, или наименование его должности). Если контролирующее лицо или наименование его должности изменилось, следует вносить изменения в соответствующий пункт ранее принятого правового акта.

Проект правового акта может содержать пункт о вступлении его в силу.

Если проект правового акта вступает в силу в соответствии с нормами законов и иных нормативных правовых актов Московской области (в общем порядке), то пункт о вступлении в силу в текст проекта правового акта не включается.

Если проект правового акта вступает в силу не в общем порядке, то пункт о вступлении в силу обязательно включается в текст правового акта (особый порядок вступления в силу), например:

"Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2022 года.".

Проект правового акта подписывается лицом, уполномоченным подписывать соответствующий проект правового акта. При этом указываются полное наименование должности лица, подписывающего проект правового акта, инициалы имени, отчества и фамилия.

Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.

Использование факсимильного воспроизведения подписи не допускается.

В случае утверждения проектом правового акта какого-либо документа (положение, состав коллегиального органа, перечень мероприятий и т.п.), а также при утверждении изменений, вносимых в другие правовые акты, на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида утверждающего проекта правового акта в творительном падеже, его даты, регистрационного номера, например:

                                             УТВЕРЖДЕН

                                             постановлением Правительства

                                             Московской области

                                             от           N

Приложения к проекту правового акта являются его составной и неотъемлемой частью и оформляются на отдельных стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением правил оформления, установленных для текста проекта правового акта. В тексте проекта правового акта ссылки на все приложения обязательны.

Допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков приложений. Использование других способов выделения текста не допускается.

Одно приложение не нумеруется. Если проект правового акта содержит несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без использования символа "N" в порядке упоминания их в тексте проекта правового акта. В ссылках на приложения в тексте проекта правового акта символ "N" также не указывается.

При подготовке приложений объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются в соответствии с требованиями пункта 40 Инструкции. Каждое приложение имеет отдельную нумерацию листов.

На первой странице приложения к проекту правового акта в правом верхнем углу оформляется отметка о наличии приложения: указывают слово "Приложение", которое начинается с прописной буквы, наименование вида проекта правового акта, к которому оформлено приложение, его дату и регистрационный номер, например:

                                            Приложение

                                            к постановлению Правительства

                                            Московской области

                                            от           N

Заголовок к тексту утверждаемого проектом правового акта документа или приложения печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Наименование вида документа (первое слово заголовка) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и др.) и пишется на отдельной строке. Межстрочный интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок к тексту отделяется от даты и номера акта шестью пустыми строками, от текста - тремя пустыми строками.

При наличии в тексте нескольких разделов они нумеруются, а их заголовки выравниваются по центру страницы. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Состав коллегиального органа (совета, комиссии, рабочей группы) оформляется в виде скрытой таблицы (без обрамления), которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указываются фамилия и инициалы имени, отчества лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование замещаемой должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или совета, секретарь). При этом между фамилией и должностью лица, входящего в состав коллегиального органа, ставится символ тире.

Фамилии, инициалы имени и отчества печатаются без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом и выравниваются по левому краю. Наименование должности выравнивается по ширине колонки таблицы.

Фамилию, инициалы имени и отчества и наименование должности каждого члена коллегиального органа отделяют от следующего за ним одной пустой строкой.

Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель (председатель) этого органа, его заместитель (заместители).

Список членов коллегиального органа, включая секретаря органа, формируется в алфавитном порядке.

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся государственными гражданскими служащими Московской области, проходящих государственную гражданскую службу в центральных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (за исключением работников государственных унитарных предприятий, государственных учреждений Московской области), осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в скобках указывают: (по согласованию), например:

Фамилия И.О.	-	Губернатор Московской области (председатель Комиссии)
Фамилия И.О.	-	заместитель Председателя Правительства Московской области (заместитель председателя Комиссии)
Фамилия И.О.	-	министр имущественных отношений Московской области (секретарь Комиссии)
Фамилия И.О.	-	заведующий отделом Управления Министерства экономики и финансов Московской области
Фамилия И.О.	-	начальник Управления Федеральной налоговой службы по Московской области (по согласованию)
Фамилия И.О.	-	заместитель генерального директора общества с ограниченной ответственностью "Геркулес" (по согласованию)

94. Признание правовых актов утратившими силу и внесение в них изменений оформляются правовым актом аналогичного вида.

Внесением изменений считается:

замена наименований, предложений, слов, цифр;

признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев;

исключение слов, цифр, предложений;

новая редакция структурной единицы правового акта;

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение новыми структурными единицами.

Независимо от того, имеются ли в тексте проекта правового акта замена слов (цифр), исключение слов (цифр, предложений), новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами (цифрами, абзацами, предложениями), наименование проекта правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе.

Одним изменением следует считать изменение одной структурной единицы правового акта или приложения к нему.

В наименовании проекта правового акта о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указываются его вид, наименование государственного органа (должности лица), издавшего документ, дата, регистрационный номер и наименование, например:

    О внесении изменения в постановление Губернатора Московской области

                        от ______ N _______ "_____"

Если изменения вносятся в несколько правовых актов, наименование проекта правового акта следует формулировать следующим образом:

   О внесении изменений в некоторые правовые акты Губернатора Московской

                         области в сфере ________

Если правовой акт признается утратившим силу, то наименование проекта правового акта излагается следующим образом:

          О признании утратившим силу постановления Правительства

                            Московской области

                        от _______ N _____ "______"

Если в правовой акт, который должен быть признан утратившим силу, ранее были внесены изменения, то необходимо признавать утратившими силу все правовые акты, вносившие в него изменения. При признании утратившим силу правового акта, наименование которого было изменено, в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается акт с первоначальным наименованием. В этом случае наименование проекта правового акта следует формулировать так:

   О признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства

                 Московской области в сфере ____________

В преамбуле к проекту правового акта о внесении изменения, признании утратившим силу указываются правовое основание, цели, причины принятия проекта правового акта.

Пункт, содержащий указание о признании отдельных правовых актов утратившими силу, следует начинать словами "Признать утратившими силу...".

В случае признания утратившими силу нескольких правовых актов или отдельных пунктов одного правового акта формировать перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, следует в хронологической последовательности (по дате их подписания). Перечень можно включать в текст проекта правового акта или оформлять как приложение к проекту правового акта.

Если перечень признаваемых утратившими силу правовых актов представлен в тексте проекта правового акта, указание на каждый правовой акт, признаваемый утратившим силу, оформляется в виде отдельного подпункта, который нумеруется арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой.

Если в правовом акте, признаваемом утратившим силу, есть пункт (подпункт), которым ранее был признан утратившим силу другой правовой акт, утратившим силу признается весь правовой акт.

Признаваемые утратившими силу пункты (подпункты) правового акта должны быть в обязательном порядке указаны. Применение, например, формулировки "за исключением пункта 5" не допускается, например:

Признать утратившими силу:

1) постановление Губернатора Московской области от _______ N "_____";

2) пункты 1 - 3 постановления Губернатора Московской области от _____ N _______ "______".

Структурная единица (пункт, подпункт, абзац) правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст указанной структурной единицы правового акта.

При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид, дата, регистрационный номер, наименование правового акта. Если в изменяемый правовой акт ранее были внесены изменения, такие изменения с указанием вида правового акта, которым они были внесены, даты и регистрационного номера необходимо указать в скобках после наименования правового акта, в который вносятся изменения, например:

Внести в постановление Губернатора Московской области от _____ N _____ "_____" (с изменениями, внесенными постановлениями Губернатора Московской области от _______ N _______, от _______ N _______) следующее изменение:

пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4. ________.".

Внесение большого количества изменений или внесение объемных изменений (общим объемом более одного листа) в правовой акт следует оформлять в виде отдельного документа к проекту правового акта, например:

Утвердить прилагаемые изменения в постановление Правительства Московской области от _______ N ________ "______".

При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица правового акта изменяется, потом характер изменений. Внесение изменений следует оформлять последовательно, начиная с наименьшей структурной единицы, например:

в подпункте 1 пункта 2 слова "______" заменить словами "_______".

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа", например:

цифры "4,25" заменить цифрами "15,26".

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова", например:

в пункте 5 слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".

В случае если необходимо внести изменение в текст путем дополнения структурной единицы (пункта, подпункта, абзаца) словами (предложением), указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например:

пункт 11 после слов "_________" дополнить словами "________".

Если дополнение производится в конец структурной единицы (пункта, подпункта, абзаца), то применяется следующая формулировка:

подпункт 3 пункта 5 дополнить словом "_________".

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

При дополнении правового акта подпунктами, которые нужно расположить в конце пункта, необходимо продолжить имеющуюся нумерацию, указав порядковые номера дополняемых подпунктов, например:

пункт 3 дополнить подпунктом 4 следующего содержания:

"4) ____________.".

Если правовой акт дополняется новыми структурными единицами между уже имеющимися, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми обозначениями (пункт 2¹ или подпункт 5²), например:

дополнить подпунктом 3¹ следующего содержания:

"3¹) __________;".

Дополнение абзацами следует осуществлять в конец структурной единицы (пункта, подпункта) правового акта, например:

пункт 5 дополнить абзацем следующего содержания:

"_______________.".

При необходимости включить новый абзац между уже имеющимися абзацами структурная единица (пункт, подпункт) правового акта, к которой относится абзац, излагается в новой редакции.

При дополнении или признании утратившими силу структурных единиц (пункта, подпункта, абзаца) правового акта пересчет пунктов (подпунктов, абзацев) не производится.

Утратившая силу структурная единица (пункт, подпункт, абзац) участвует в подсчете пунктов (подпунктов, абзацев) при последующем внесении изменений в данный правовой акт.

При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной структурной единице правового акта. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно, например:

Внести в постановление Правительства Московской области от _________ N _______ "_________" следующие изменения:

1) в преамбуле слова "________" заменить словами "_______";

2) пункт 2 дополнить словами "________";

3) в пункте 3:

в подпункте 1 слово "_______" исключить;

подпункт 2 изложить в следующей редакции:

"2) ___________;";

4) пункт 4 признать утратившим силу.

Внесение изменений в приложение к проекту правового акта осуществляется аналогично внесению изменений в правовой акт.

При необходимости внести изменение в приложение к правовому акту, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения следует оформлять в виде приложения. В этом случае приложение к проекту правового акта оформляется следующим образом:

                                         Приложение

                                         к постановлению Правительства

                                         Московской области

                                         от            N

                                         "Приложение 3

                                         к постановлению Правительства

                                         Московской области

                                         от 30.01.2013 N 29/15

                                         (в редакции постановления

                                         Правительства Московской области

                                         от            N           )

В конце текста приложения необходимо поставить закрывающую кавычку (").

В случае внесения изменений путем утверждения в новой редакции самостоятельного документа (положения о комиссии и др.) прилагаемый документ оформляется следующим образом (утверждение в новой редакции состава комиссии, рабочей группы и т.д. не допускается):

Пример:

                                "Герб

                         Московской области

                     ГУБЕРНАТОР МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                         01.01.2022 N 1-ПГ

                           г. Красногорск

              О внесении изменений в Положение о Комиссии

                          Московской области

     Губернатор Московской области постановляет:

     Утвердить  прилагаемые  изменения,  которые  вносятся  в Положение о

Комиссии  Московской  области,  утвержденное  постановлением  Губернатора

Московской    области  от  01.01.2021  N 2-ПГ  "О  Положении  о  Комиссии

Московской области".

Должность                                                    И.О. Фамилия

                                               УТВЕРЖДЕНЫ

                                               постановлением Губернатора

                                               Московской области

                                               от 01.01.2022 N 1-ПГ

                              ИЗМЕНЕНИЯ,

      которые вносятся в Положение о Комиссии Московской области

     Положение   о  Комиссии  Московской  области  изложить  в  следующей

редакции:

                                           "УТВЕРЖДЕНО

                                           постановлением Губернатора

                                           Московской области

                                           от 01.01.2021 N 2-ПГ

                                           (в редакции постановления

                                           Губернатора Московской области

                                           от 01.01.2022 N 1-ПГ)

                               ПОЛОЖЕНИЕ

                     о Комиссии Московской области

                                 ТЕКСТ.".

В конце текста необходимо поставить закрывающую кавычку (").

Внесение изменений в состав коллегиального органа (совет, комиссия, рабочая группа, штаб, совещание и т.д.) возможно следующими способами:

включение в состав коллегиального органа (исключение из состава) определенных лиц;

изменение наименования должности определенного лица;

замена определенной позиции в составе коллегиального органа (в случае если помимо должности в позиции содержится иная информация).

Примеры:

1) включить в состав комиссии следующих лиц:

Мельник В.Г.	-	заместитель министра жилищно-коммунального хозяйства Московской области (председатель комиссии)
Хриткин А.П.	-	заместитель начальника управления реализации жилищной реформы - начальник отдела по работе с управляющими организациями Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области (секретарь комиссии)
Белехова Ю.А.	-	председатель Ассоциации председателей советов многоквартирных домов Московской области (по согласованию);

2) наименование должности Герасименко В.Ю. изложить в следующей редакции:

"первый заместитель руководителя Главного управления региональной безопасности Московской области";

3) позицию:

"Маслов А.А.

министр здравоохранения Московской области (председатель Комиссии)"

заменить позицией следующего содержания:

"Маслов А.А.

министр здравоохранения Московской области (заместитель председателя Комиссии)";

4) позицию:

"Маслов А.А.

министр здравоохранения Московской области"

заменить позицией следующего содержания:

"Маслов А.А.

министр здравоохранения Московской области (заместитель председателя Комиссии)";

5) исключить из состава комиссии Гусева В.А., Разворотневу С.В., Урусбамбетова М.Б.

95. Изменения всегда вносятся в основной правовой акт. Вносить изменения в правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

Внесение изменений в правовой акт в обобщенной форме (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не допускается.

Проекты правовых актов Губернатора Московской области, Правительства Московской области оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области и изготавливаемых типографским способом.

Проекты правовых актов государственных органов Московской области оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых соответственно руководителями государственных органов Московской области и изготавливаемых типографским способом.

Текст проекта правового акта печатается на одной стороне бланка. Использование ксерокопий бланков запрещено.

Согласование и визирование проекта правового акта осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Московской области.

8. Правила оформления таблиц в проектах законов и правовых актов и внесения изменений в таблицы

96. Таблица может оформляться отдельным приложением к документу либо находиться непосредственно в тексте документа сразу после первого ее упоминания в тексте.

В случае если таблица приводится непосредственно в тексте документа после первого ее упоминания, справа над таблицей размещают слово "Таблица", отделенное от предшествующего текста одной пустой строкой и выровненное по правому краю страницы. В случае если в тексте приводится несколько таблиц, они должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без проставления символа "N") со сквозной нумерацией в пределах всего текста, за исключением таблиц приложений. Таблицы каждого приложения имеют отдельную нумерацию. Точка после номера таблицы не ставится.

При необходимости уточнения содержания таблицы приводят ее заголовок (наименование таблицы) с прописной буквы над таблицей (на следующей строке после слова "Таблица"), точка после заголовка таблицы не ставится. Заголовок таблицы пишется стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру страницы. Заголовок таблицы отделяется от таблицы одной пустой строкой. Таблица отделяется от последующего текста также одной пустой строкой.

В зависимости от ширины и объема таблицы она размещается на стандартных листах бумаги формата А3 или А4 книжной или альбомной ориентации и выравнивается по горизонтали по центру страницы.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Пересечение графы и строки образует ячейку таблицы.

Текст таблиц печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом. При оформлении таблицы большого размера допускается использовать стандартный шрифт размером 13 пт, 12 пт или 11 пт. Первая строка абзаца текста таблицы (включая заголовки граф и строк) печатается без абзацного отступа. Отступы текста слева и справа не допускаются. Интервалы перед и после абзаца не допускаются.

Заголовки граф и строк (при их наличии) таблицы пишутся с прописной буквы в именительном падеже и, как правило, в единственном числе ("Наименование муниципального образования", "Единица измерения"), а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка (подзаголовка) графы точка не ставится. Сокращение слов в заголовках (подзаголовках) граф не допускается, за исключением единиц измерения. Подзаголовки граф и строк (при их наличии) грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки (подзаголовки) граф выравниваются по горизонтали по центру, заголовки строк (при их наличии) - по левому краю.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы, но при необходимости допускается их перпендикулярное расположение.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие графы и строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей, но заголовочная часть таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Графы таблицы должны быть пронумерованы. Нумерация граф оформляется в виде последовательности арабских цифр, расположенных в отдельной строке сразу под строкой (строками), содержащей заголовки (подзаголовки) граф. Номера граф выравниваются по горизонтали по центру.

При этом графой с номером 1 в таблице обязательно должна быть графа "N
п/п". Точки после цифр в номерах граф не ставятся.

Строки таблицы должны быть пронумерованы. Нумерация строк оформляется в виде последовательности арабских цифр, расположенных в самой первой графе таблицы ("N
п/п" - номер по порядку). Точка после номера строки не ставится. Номера строк выравниваются по горизонтали по центру.

Текст в ячейках таблицы пишется с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал, выравнивается по вертикали сверху, а по горизонтали - по ширине графы. Для удобства восприятия текста в таблице допускается выравнивать текст в ячейках таблицы по горизонтали по левому краю. Короткий текст в ячейках таблицы допускается выравнивать по горизонтали по центру графы.

Числовые данные в ячейках таблицы выравниваются по горизонтали по центру графы, например:

В заголовке графы, содержащей указание на количество (единицу измерения), наименование единицы измерения указывается в скобках в родительном падеже множественного числа, например:

N п/п	Наименование	Сумма (тыс. рублей)
1	Министерство строительного комплекса Московской области	218

В случае если наименование единицы измерения дается не в заголовке графы, а в самой графе, такое наименование следует писать в родительном падеже множественного числа без скобок: штук/тонн, тонн/метров и тому подобное, например:

N п/п	Наименование оборудования	Единица измерения	2013 год	2014 год	2015 год
1	Грузонесущие контейнеры	штук/тонн	39/14	48/16	50/18

В таблицах, включающих указание на единицу измерения, как правило, содержатся графы или строки, озаглавленные словами "Итого", "Итого расходов", "Всего", "В том числе". После указанных слов двоеточие не ставится, например:

N п/п	Наименование оборудования	Количество (штук)	Завод-изготовитель
1	Установки для мойки крупы	4	Завод "Металлист"
2	Установки для дробления крупы	12	Завод "Заря"
3	Итого	16

При переносе текста таблицы на другую страницу многострочные заголовки граф рекомендуется не повторять. На всех последующих страницах допускается повторять только строку с номерами граф, например:

При наличии в тексте таблицы ссылки на сноску она оформляется в таблице цифрой или звездочкой. Текст сноски печатается стандартным шрифтом размером 10 пт без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по ширине страницы. Текст сноски печатается под чертой в конце каждой страницы или после таблицы в целом. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно печататься более трех сносок.

Пример таблицы со сносками:

N п/п	Наименование	Код	Рз	ПР	ЦСР	ВР	Сумма (рублей)
1	Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области ²	031	-	-	-	-	243 956
2	Министерство информационных и социальных коммуникаций Московской области ³	012					30 484

------------------------------

²_{В части расходов для материально-технического обеспечения деятельности мировых судей, включая заработную плату и социальные выплаты работникам аппаратов мировых судей, а также выплаты ежемесячной доплаты к окладу мировым судьям.}

³_{В части расходов на оплату коммунальных услуг и хозяйственное обслуживание.}

------------------------------

или:

N п/п	Наименование	Код	Рз	ПР	ЦСР	ВР	Сумма (рублей)
3	Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области *	031	-	-	-	-	243 956

------------------------------

* _{Финансирование отдельных видов расходов областного бюджета осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области при условии заключения в установленном порядке соглашений между соответствующими федеральными органами исполнительной власти и исполнительными органами государственной власти Московской области о передаче осуществления части полномочий исполнительных органов государственной власти Московской области указанным федеральным органам исполнительной власти и (или) иных договоров, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.}

------------------------------

Если в тексте документа содержится текстовый фрагмент, относящийся к таблице и оформленный в виде примечания, то он приводится после таблицы, располагается после слова "Примечание." без абзацного отступа, пишется стандартным шрифтом с прописной буквы. В случае если в тексте документа есть сноски, расположенные после таблицы, то примечание дается после сносок, например:

N п/п	Наименование тракторов	Единица измерения	2014 год	2015 год
1	Тракторы - всего	тыс. штук	60	65*

------------------------------

* _{Включая производство по кооперации.}

------------------------------

Примечание. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.

97. Строки таблицы могут быть признаны утратившими силу.

При признании утратившими силу строк таблиц нумерация строки таблицы не изменяется, например:

N п/п	Наименование оборудования	Количество (штук)	Завод-изготовитель
1	2	3	4
1	Установки для мойки крупы	4	завод "Металлист"
2	Признана утратившей силу
3	...	12
4	Итого	16

При дополнении таблицы новыми строками, первоначальная нумерация строк не меняется. Новая строка дополнительно обозначается цифрами, помещаемыми над основными цифровыми обозначениями строк, - 3¹, 5², например:

N п/п	Мероприятия по реализации подпрограммы	Перечень стандартных процедур, обеспечивающих выполнение мероприятия, с указанием предельных сроков их исполнения	Источники финансирования	Срок исполнения мероприятия
1	2	3	4	5
1	Повышение уровня информированности населения в средствах массовой информации Московской области	Проведение процедуры закупок для государственных нужд Московской области (ежегодно - май)	Итого	2014 - 2018
			Средства бюджета Московской области
1¹	Информирование населения Московской области с использованием официального сайта в информационно-коммуникационной сети Интернет	1. Проведение открытого конкурса (аукциона) - январь соответствующего года. 2. Заключение государственного контракта - январь - февраль. 3. Срок выполнения работ - декабрь	Итого	2014 - 2018
2	Организация и проведение открытого фестиваля телекомпаний Подмосковья "Братина"	Проведение процедуры закупок для государственных нужд Московской области (ежегодно - май)	Итого	2014 - 2018
			Средства бюджета Московской области
3	...	...	...	2014
			...

Варианты внесения изменений в структуру таблицы:

в заголовке таблицы слова "______" заменить словами "______";

в заголовке таблицы слова "______" исключить;

заголовок таблицы изложить в следующей редакции: "__________";

заголовок таблицы после слов "______" дополнить словами "_______";

в строке 1 слова "_______" заменить словами "________";

в строке 3 слова "_______" исключить;

в графе 3 строки 4 цифры "______" заменить цифрами "______";

строку 2 признать утратившей силу;

дополнить строкой 1¹ следующего содержания:

1¹

Информирование населения Московской области с использованием официального сайта в информационно-коммуникационной сети Интернет

1. Проведение открытого конкурса (аукциона) - январь соответствующего года.

2. Заключение государственного контракта - январь - февраль.

3. Срок выполнения работ - декабрь

Итого

2014 - 2018

В случае если строки и (или) графы не пронумерованы, то изменение вносится путем изложения позиции в редакции, например: позицию "Источники финансирования Подпрограммы I по годам реализации и главным распорядителям бюджетных средств, в том числе по годам:" изложить в следующей редакции:

Источники финансирования Подпрограммы I по годам реализации и главным распорядителям бюджетных средств, в том числе по годам:	Наименование Подпрограммы I	Главный распорядитель бюджетных средств	Источник финансирования	Расходы (тыс. рублей)
	Наименование Подпрограммы I	Главный распорядитель бюджетных средств	Источник финансирования	2016 год	2017 год	2018 год	2019 год	2020 год	Итого
	Подпрограмма I "Развитие физической культуры и спорта в Московской области"		Всего: в том числе:	6742427,20	7210558,23	5776164,55	2958134,00	2958134,00	25645417,98
		Министерство физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области	Средства федерального бюджета	63725,30	13364,00	-	-	-	77089,30
		Министерство строительного комплекса Московской области	Средства федерального бюджета	16500,00	-	-	-	-	16500,00
		Министерство физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области	Средства бюджета Московской области	2906834,00	3040213,00	2975449,00	2958134,00	2958134,00	14838764,00
		Министерство строительного комплекса Московской области	Средства бюджета Московской области	3232844,74	3636045,58	2051425,15	-	-	8920315,47
		-	Внебюджетные источники	15000,00	-	-	-	-	15000,00
		-	Средства бюджетов муниципальных образований Московской области	507523,16	520935,65	749290,40	-	-	1777749,21

9. Распорядительные акты Московской области

98. К распорядительным актам Московской области относятся:

постановления Губернатора Московской области, имеющие ненормативный характер;

распоряжения Губернатора Московской области, имеющие ненормативный характер;

распоряжения Правительства Московской области, имеющие организационно-распорядительный и/или индивидуальный характер;

распоряжения первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области;

распоряжения государственных органов, имеющие ненормативный характер;

приказы Администрации Губернатора Московской области;

приказы руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области;

приказы центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, руководство деятельностью которых осуществляется заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - руководителями главных управлений Московской области;

приказы главных управлений и комитетов Московской области, руководителями которых являются министры Правительства Московской области;

перечни поручений Губернатора Московской области;

перечни поручений первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области.

Распоряжениями и приказами оформляются решения персонального характера (в том числе кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам, рассчитанным на разовое выполнение.

99. Распоряжения Губернатора Московской области имеют юридическую силу на всей территории Московской области и имеют обязательную силу для должностных лиц, государственных органов, организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжениями Губернатора Московской области оформляются распорядительные акты, касающиеся оперативных, организационных и кадровых вопросов, а также о создании координационных и совещательных органов при Губернаторе Московской области.

В соответствии с законодательством о государственной гражданской службе некоторые распорядительные акты оформляются постановлениями Губернатора Московской области.

Распоряжениями первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области оформляются распорядительные акты, не являющиеся нормативными правовыми актами, носящие организационный характер, в соответствии с распределением обязанностей между первым Вице-губернатором Московской области - Председателем Правительства Московской области, Вице-губернаторами Московской области, Вице-губернатором Московской области - руководителем Администрации Губернатора Московской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - руководителями главных управлений Московской области.

Распоряжениями государственных органов и приказами руководителей государственных органов оформляются распорядительные акты по вопросам правового, кадрового, документационного и организационного обеспечения деятельности государственных органов.

Распоряжения государственных органов, приказы руководителей государственных органов подлежат обязательному выполнению работниками государственных органов.

100. Проекты распоряжений Губернатора Московской области, первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области и изготавливаемых типографским способом.

Проекты распоряжений государственных органов, не носящих нормативный характер, оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых соответственно Губернатором Московской области и руководителями государственных органов и изготавливаемых типографским способом.

Текст распоряжения печатается на одной стороне бланка. Использование ксерокопий бланков запрещено.

Проекты распоряжений оформляются в соответствии с требованиями Регламента Правительства Московской области к порядку оформления нормативных правовых актов.

Согласование и визирование проектов распоряжений осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Московской области, кроме проектов постановлений и распоряжений по кадровым вопросам.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области по кадровым вопросам разрабатываются Управлением кадров Губернатора и Правительства Московской области Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление кадров).

101. Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителей государственных органов либо их заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся кадровой службой государственного органа.

Приказы подписывает руководитель государственного органа или по его поручению заместитель руководителя государственного органа.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений государственных органов, которые готовят и вносят проект приказа.

Проект приказа и приложения к нему визируются исполнителем и руководителями структурных подразделений государственного органа, которым в проекте приказа предусматриваются задания и (или) поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования проекта приказа вносятся существенные изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю государственного органа на подпись, визируются его заместителями в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между заместителями указанных государственных органов.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами государственной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа и указанием названий органов государственной власти и организаций.

Приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно. Приказы по личному составу в зависимости от срока хранения архивных документов (5 лет или 50 лет) также регистрируются отдельно.

Проект приказа во исполнение постановления (распоряжения) Губернатора Московской области должен быть подготовлен в течение 10 дней со дня вступления в силу такого постановления (распоряжения), если самим постановлением (распоряжением) не установлен другой срок.

102. Проект приказа печатается на бланке приказа государственного органа с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа.

Проекты приказов представляются на подпись руководителю государственного органа. Датой приказа является дата его подписания.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование должности руководителя, подписывающего приказ, наименование государственного органа в полном соответствии с положением о государственном органе;

наименование вида документа - "ПРИКАЗ";

дата и номер документа;

заголовок приказа;

текст приказа;

визы согласующих лиц;

гриф согласования;

подпись должностного лица.

Дата приказа оформляется цифровым способом: например, 03.11.2015; номер приказа состоит из символа "N" и порядкового номера приказа: например, N 21.

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру, например:

Об утверждении методических рекомендаций по заполнению справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера

Текст отделяется от заголовка тремя пустыми строками и печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "П Р И К А З Ы В А Ю:", которое печатается прописными буквами вразрядку, например:

В соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" П Р И К А З Ы В А Ю:

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются органы государственной власти (их подразделения), организации или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об органе государственной власти (его подразделении), должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его структурные единицы, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на изменяемый (отменяемый, дополняемый) документ (структурную единицу документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В приказ не включаются слова "Приказ довести до сведения...". Органы государственной власти (их подразделения), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит одновременно с проектом приказа.

Визы включают наименование должностей визирующих, личные подписи, расшифровку подписей в последовательности инициалы и фамилия, дату визирования.

Гриф согласования проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа.

Реквизит "Подпись" на проекте приказа состоит из наименования должности лица, подписывающего приказ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы имени и отчества, фамилия).

Приказы подписывает руководитель государственного органа, а в случае отсутствия руководителя - лицо, исполняющее его обязанности.

Приложения к проекту приказа оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения" и подписываются руководителем самостоятельного подразделения государственного органа, подготовившего проект.

Совместные приказы государственных органов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа.

При оформлении совместного приказа наименования государственных органов располагаются на одном уровне;

наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру;

дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами государственной власти и (или) организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих государственных органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей государственных органов и (или) организаций располагаются на одном уровне.

103. Перечни поручений Губернатора Московской области обязательны для исполнения ответственными должностными лицами.

Подготовка и оформление перечней поручений Губернатора Московской области осуществляются на основании поручений Губернатора Московской области по итогам проведения заседаний Правительства Московской области, совещаний, рабочих поездок и публичных выступлений, официальных визитов, "прямых эфиров", пресс-конференций и брифингов с участием Губернатора Московской области, рассмотрения Губернатором Московской области обращений граждан.

Перечни поручений Губернатора Московской области, первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области оформляются по итогам мероприятий с их участием и являются обязательными для исполнения ответственными должностными лицами.

Перечни поручений Губернатора Московской области, первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области, с обязательным указанием ответственных должностных лиц и конкретных сроков их исполнения.

Текст перечня поручений печатается на одной стороне бланка.

Согласование проектов перечней поручений, а также подписание и регистрация перечней поручений осуществляется в ГИС МСЭД.

10. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых и распорядительных актов

104. Согласованные в установленном Регламентом Правительства Московской области порядке проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов Правительства Московской области и Губернатора Московской области, распечатанные на соответствующих бланках, а также в электронном виде со всеми необходимыми приложениями, пояснительной запиской, списком рассылки, другими информационными материалами сдаются исполнителем в Управление по организации заседаний Правительства Московской области Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление по организации заседаний Правительства), за исключением актов Губернатора Московской области по кадровым вопросам.

Проекты постановлений и распоряжений Правительства Московской области, подлежащие рассмотрению на заседании Правительства Московской области, сдаются в Управление по организации заседаний Правительства вместе с презентационными материалами к докладу для включения в повестку очередного заседания Правительства Московской области.

После рассмотрения на заседании Правительства Московской области принятые постановления и распоряжения Правительства Московской области вместе с выписками из стенограммы заседания представляются исполнителем в Правовое управление Губернатора Московской области (далее - Правовое управление) для проверки идентичности текста принятого Правительством Московской области акта и стенограммы заседания Правительства Московской области. После повторного визирования в Правовом управлении проекты постановлений и распоряжений Правительства Московской области сдаются исполнителем в Управление по организации заседаний Правительства для дальнейшего подписания первым Вице-губернатором Московской области - Председателем Правительства Московской области, регистрации и рассылки документов по списку рассылки, подготовленному исполнителем.

Управление по организации заседаний Правительства в установленном Регламентом Правительства Московской области порядке представляет проекты распоряжений Правительства Московской области, не требующих рассмотрения на заседании Правительства Московской области, для дальнейшего подписания первому Вице-губернатору Московской области - Председателю Правительства Московской области, постановления и распоряжения Губернатора Московской области, за исключением актов Губернатора Московской области по кадровым вопросам, для дальнейшего рассмотрения, подписания и/или утверждения Губернатору Московской области, а затем регистрирует и рассылает документы по списку рассылки, подготовленному исполнителем.

105. Управление кадров направляет подготовленные им и согласованные в установленном Регламентом Правительства Московской области порядке проекты правовых актов и распорядительных документов Губернатора Московской области по кадровым вопросам, распечатанные на соответствующих бланках, для дальнейшего рассмотрения, подписания и/или утверждения Губернатору Московской области, а затем передает документы в Управление по организации заседаний Правительства для регистрации и рассылки по списку рассылки, подготовленному исполнителем.

Проекты распоряжений первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области оформляются, после их подписания сдаются исполнителем в Управление по организации заседаний Правительства для регистрации и рассылки по списку рассылки, подготовленному исполнителем.

106. Подписанные нормативные правовые акты и распорядительные документы Правительства Московской области и Губернатора Московской области регистрируются в журналах регистрации в течение календарного года в порядке возрастания номеров:

Вид акта	Шаблон номера	Пример
Постановление Правительства Московской области	Порядковый номер акта, косая черта, номер протокола заседания Правительства Московской области	41/2, где "41" - порядковый номер постановления, "2" - номер протокола заседания
Распоряжение Правительства Московской области	Порядковый номер акта, дефис, буквенный индекс "РП"	78-РП
Распоряжение Правительства Московской области, принятое на заседании Правительства Московской области	Порядковый номер акта, дефис, буквенный индекс "РП", косая черта, номер протокола заседания Правительства Московской области	41-РП/2, где "41" - порядковый номер распоряжения, "РП" - буквенный индекс, "2" - номер протокола заседания Правительства Московской области
Постановление Губернатора Московской области	Порядковый номер акта, дефис, буквенный индекс "ПГ"	11-ПГ
Распоряжение Губернатора Московской области	Порядковый номер акта, дефис, буквенный индекс "РГ"	96-РГ
Распоряжение первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернатора Московской области	Порядковый номер акта, дефис, буквенный индекс "РПВГ", "РВГ"	23-РПВГ 24-РВГ
Распоряжение заместителя Председателя Правительства Московской области	Порядковый номер акта, дефис, буквенный индекс "р"	27-р

107. Проект нормативного правового акта или распорядительного документа, подготовленного совместно двумя или более государственными органами, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, в верхней части которого размещаются наименования соответствующих государственных органов. Должности, фамилии и инициалы руководителей государственных органов указываются на проекте документа внизу соответственно расположению наименований государственных органов и располагаются на одном уровне.

108. Совместный нормативный правовой акт или распорядительный документ после согласования представляется в установленном порядке на подпись и регистрацию в количестве экземпляров, равном числу государственных органов, подготовивших этот документ, регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров документов каждого государственного органа, проставляемых в порядке указания авторов в документе (через косую черту).

109. При необходимости рассылки копий нормативных правовых актов и распорядительных документов на бумажном носителе и в электронном виде изготовленные копии заверяются негербовой печатью и направляются согласно списку рассылки как на бумажном носителе, так и по ГИС МСЭД согласно приложению 7 к Инструкции.

При обнаружении редакционных и технических ошибок замена разосланных копий нормативных правовых актов и распорядительных документов Правительства Московской области и Губернатора Московской области производится только по согласованию с автором документа, Правовым управлением и с разрешения Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области.

110. Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов Правительства Московской области и Губернатора Московской области в течение двух календарных лет хранятся в Управлении по организации заседаний Правительства, а затем передаются на хранение в архив Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области.

111. Оформление и заверение соответствия копии нормативного правового акта или распорядительного документа его подлиннику осуществляются Управлением по организации заседаний Правительства в течение двух календарных лет, а по истечении указанного срока - Управлением делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области.

11. Организационные документы

112. Для осуществления деятельности Губернатора Московской области, Правительства Московской области, государственных органов могут использоваться организационные документы, к которым относятся:

положения (правила, инструкции, регламенты);

протоколы (выписки из протоколов);

акты;

служебные письма;

записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные);

заявления;

телеграммы (телефонограммы);

факсимильные сообщения (факсограммы);

стенограммы (выписки из стенограмм);

договоры (соглашения, контракты);

доверенности;

планы, отчеты, прогнозы, программы и др.

113. Положения, правила, инструкции, регламенты:

1) в положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Губернатора Московской области, Правительства Московской области, государственных органов;

2) в правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения;

3) в инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов;

4) в регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций, например, Регламент Правительства Московской области.

Положения (правила, инструкции, регламенты) применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, которые утверждаются Губернатором Московской области, Правительством Московской области, руководителями государственных органов, самостоятельных подразделений Администрации Губернатора Московской области, структурных подразделений государственных органов.

Утверждение положений (правил, инструкций, регламентов) оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений (правил, инструкций, регламентов) находится в ведении Губернатора Московской области, Правительства Московской области, руководителей государственных органов.

Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляется в соответствии с общими правилами оформления основного текста документов.

Порядок подготовки и оформления проекта положения (правил, инструкции, регламента) соответствует порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, регламента) отвечает на вопрос "О чем?", печатается стандартным шрифтом полужирного начертания и выравнивается по горизонтали по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ) и пишется на отдельной строке. Заголовок к тексту отделяется от нижней границы отметки о приложении (грифа утверждения) шестью пустыми строками, а от текста - тремя пустыми строками.

Межстрочный интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 6 пт. Остальная часть заголовка размещается под наименованием вида документа и печатается с одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "чей?" (должностной регламент главного специалиста).

При утверждении положения (правил, инструкции, регламента) гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями Инструкции к оформлению реквизита "Гриф утверждения".

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на структурные единицы: разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Нумерация структурных единиц текста осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 42 - 45 Инструкции.

114. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и другого.

Материалы к обсуждению представляются государственными органами, на которые возложена их подготовка. Справки подписываются руководителями (заместителями руководителей) государственных органов.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа, или работников государственных органов, на которых возложены вышеперечисленные функции, или работников соответствующих государственных органов, готовивших вопросы к обсуждению.

Запись или стенограмма совещания (заседания), подготовленная на основании расшифровки произведенной во время совещания (заседания) аудиозаписи, должна быть предоставлена не позднее следующего рабочего дня за днем проведения совещания (заседания). Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня предоставления записи или стенограммы совещания (заседания).

Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель (заместители руководителя) государственного органа, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

В государственных органах протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В отдельных случаях на основе рукописных или аудиозаписей, которые велись на заседании (совещании), составляется стенографический протокол, который близко к тексту передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляются в соответствии с общими правилами оформления основного текста документа согласно приложению 8 к Инструкции.

Протокол содержит следующие реквизиты:

наименование государственного органа: указывается полное наименование государственного органа, проводившего совещание (заседание);

наименование вид документа: "ПРОТОКОЛ", слово "П Р О Т О К О Л" которое отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами стандартным шрифтом размером 16 пт полужирного начертания вразрядку и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. В заголовке указывается вид протокола (заседания коллегии, оперативного совещания, совещания у министра государственного органа Московской области, заседаний (совещаний) структурных подразделений государственного органа Московской области и т.д.);

место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого или в каком месте проводилось заседание (совещание), в том случае, если заседание (совещание) происходило не в установленном (обычном) месте; печатается через две пустых строки после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица.

Вводная часть (повестка дня), содержащая перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Если повестка заседания (совещания) формируется до проведения мероприятия и является самостоятельным документом, она прилагается к протоколу, и докладчики во вводной части протокола не указываются. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются без отступа от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (указываются название вопроса, докладчики или государственный орган, подготовивший документ к рассмотрению);

ВЫСТУПИЛИ: (указываются участники обсуждения вопроса, кроме председательствующего);

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Обязательно указываются инициалы и фамилии должностных лиц государственного органа, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу постановление (решение). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ или его заверенная копия должны прилагаться к протоколу.

В качестве исполнителя могут быть указаны один или несколько государственных органов, структурное подразделение государственного органа, подведомственные государственным органам организации, а также одно или несколько должностных лиц из вышеперечисленных органов. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения поручения.

Протокол оформляет секретарь заседания (совещания) или должностное лицо, ответственное за проведение заседания (совещания). Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания). Подписи оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Подпись должностного лица".

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства Московской области, протоколы заседаний комиссий, коллегий, протоколы координационных, научных и экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Протоколы могут издаваться в краткой форме.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть краткого протокола оформляется так же, как и в случае полного протокола. В основной части краткого протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель организации (подразделения), готовившей заседание (совещание). Копии протоколов на бумажном носителе при необходимости заверяются печатью.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые могут заверяться печатью.

115. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.

В этом случае наименование вида документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

116. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: "О приеме-передаче материальных ценностей".

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования их должностей с указанием государственных органов, их структурных подразделений, подведомственных организаций, инициалы, фамилии должностных лиц (в именительном падеже). В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

Утверждение акта может осуществляться руководителем (заместителем руководителя, которому предоставлено такое право) государственного органа, его структурного подразделения или правовым актом в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

117. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Обязательными реквизитами плана являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

План работ или мероприятий должен подписываться должностными лицами, ответственными за его выполнение, с указанием даты подписания. План, как правило, подлежит утверждению.

118. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

119. Примерный перечень утверждаемых документов в государственных органах указан в приложении 9 к Инструкции.

120. К служебной переписке относятся официальные документы информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности государственных органов, организаций и граждан: деловые (служебные) письма, телеграммы, факсограммы (факсимильные сообщения), телефонограммы, электронные письма (электронные сообщения).

Срок подготовки ответных писем устанавливается резолюцией руководителя государственного органа на основании указанных непосредственно в документе сроков выполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по обращениям граждан - законодательством Российской Федерации.

Срок подготовки ответного письма, если он не определен в тексте документа или резолюции должностного лица государственного органа, устанавливается в 30 календарных дней (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты утверждения резолюции.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководителями государственного органа, дающими поручение.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то данное поручение подлежит выполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Служебные письма предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюции руководителя).

Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу, однако письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Служебные письма, создаваемые в государственных органах, содержат реквизиты, расположение и оформление которых установлено пунктом 46 Инструкции.

Для писем-ответов обязателен реквизит, содержащий ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, при этом в тексте документа указанная ссылка может быть опущена.

В случае если служебное письмо подготовлено во исполнение какого-либо поручения (запроса) и представляется на визирование, к письму в обязательном порядке прилагается документ, послуживший основанием для его подготовки (поручение, письмо, резолюция, иной документ).

Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом служебного письма. К тексту служебных писем, имеющих небольшой объем (до 5 строк), заголовок указывать не требуется. При необходимости оформляется заголовок к тексту служебного письма, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий тему письма в краткой форме.

Заголовок к тексту служебного письма печатается стандартным шрифтом размером 12 пт через одинарный межстрочный интервал без точки в конце фразы и выравнивается по горизонтали по центру между угловыми скобками под реквизитами продольного бланка. Рекомендуется ограничивать заголовок к тексту служебного письма 4-5 строками длиной до 30 символов в строке.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении о государственном органе, в том числе в положениях о структурных подразделениях государственных органов, и должностных регламентах руководителей государственных органов.

Служебные письма, как правило, подписываются руководителем (заместителем руководителя) государственного органа в соответствии с распределением обязанностей.

Ответное письмо, как правило, должно быть подписано тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности. В отдельных случаях допускается подписание ответного письма в соответствии с резолюцией руководителя согласно приложению 10 к Инструкции.

121. В государственных органах для информационного обмена используются следующие виды записок:

аналитические;

докладные;

служебные;

пояснительные;

объяснительные.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя государственного органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Служебная записка (форма внутренней переписки) - документ, содержащий оперативную справочную и управленческую информацию, связанную с исполнением полномочий конкретных должностных лиц.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю государственного органа документов.

Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причины какого-либо действия, факта, события. Объяснительные записки по личному составу оформляются рукописным способом, подписываются составителем (автором) и хранятся в личном деле.

Аналитические, докладные, служебные, пояснительные записки оформляются, как правило, в форме электронных документов в системе ГИС МСЭД.

При оформлении аналитических, докладных, служебных и пояснительных записок используются следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо государственного органа);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер;

заголовок к тексту (краткое содержание документа), если текст превышает 4-5 строк;

текст документа;

подпись (должностного лица - автора документа);

отметка об исполнителе.

Наименование вида документа (аналитическая, докладная, служебная, пояснительная записка) печатается стандартным шрифтом полужирного начертания прописными буквами без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита документа двумя пустыми строками.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается с прописной буквы стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом без абзацного отступа, точка в конце заголовка не ставится.

В служебных записках используются фразы этикетного характера в начале записки перед текстом.

Текст отделяется от заголовка двумя пустыми строками, а при наличии фразы этикетного характера отделяется от нее одной пустой строкой и печатается с использованием стандартного шрифта с абзацным отступом.

Текст аналитической, докладной или служебной записки может состоять из двух частей. В первой части обстоятельно излагается информация о событиях, фактах, сложившейся ситуации, послуживших поводом к написанию записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю государственного органа в связи с изложенными фактами.

Аналитические, докладные и служебные записки подписываются руководителем структурного подразделения государственного органа.

122. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, должность), фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;

наименование вида документа (заявление);

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения ("прошу рассмотреть...", "прошу перевести..."). Форма изложения заявления - свободная. Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Заявление может иметь приложение (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя государственного органа формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя государственного органа служит основанием для издания соответствующего распорядительного документа.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом. Заявление подписывается собственноручно.

123. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма направляется при необходимости срочной передачи информации (с запрещением передачи информации ограниченного распространения).

Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Телеграммы печатаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 прописными буквами стандартным шрифтом без переноса слов, поправок и исправлений согласно образцу в приложении 11 к Инструкции.

В Правительстве Московской области используются телеграммы категорий "правительственная", "срочная", "обыкновенная".

Категория телеграммы ("правительственная", "срочная", "обыкновенная") указывается перед словом "ТЕЛЕГРАММА" согласно образцу в приложении 12 к Инструкции, при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается.

В Правительстве Московской области используются телеграммы следующих видов: "с уведомлением", "люкс".

Вид телеграммы указывается над словом "ТЕЛЕГРАММА" в правом верхнем углу, печатается стандартным шрифтом прописными буквами и выделяется полужирным начертанием.

В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

вид документа - "ТЕЛЕГРАММА";

адресат (кому адресована телеграмма);

адрес получателя (с указанием индекса отделения связи);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст (содержание телеграммы);

регистрационный номер, дата регистрации телеграммы;

подпись;

наименование и адрес отправителя (помещается под чертой);

дата телеграммы (помещается под чертой);

отметка об исполнителе.

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже (кому?).

Наименование организации пишется в именительном падеже, отделяется от предыдущего реквизита пустой строкой, печатается стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, выравнивается слева.

Адрес получателя (отделяется от реквизита "Адресат" одной пустой строкой, печатается стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, выравнивается слева) - подробный адрес и точное наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица, если адресатом является организация - наименование организации).

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Балашиха, село Дуброво, деревня Ильинское и т.д.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно: "стр.", "корп." и "кв.". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п., пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно ("кр.", "обл.", "р-н", "с.", "дер.", "ул.", "пер.", "д.") либо не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символа "косая черта" (/) (например, 22/66) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, цокольный этаж, подвал и т.п.).

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов.

При подаче телеграммы в четыре и более адресов готовится количество экземпляров телеграммы, соответствующее числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

К многоадресной телеграмме оформляется список рассылки, подписанный должностным лицом государственного органа, которое подписывало телеграмму, или исполнителем, согласно приложению 13 к Инструкции.

При рассылке телеграммы с одним и тем же текстом главам муниципальных образований Московской области указатель рассылки (список адресатов) не требуется.

Текст ответной телеграммы начинается с указания ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита одной пустой строкой и печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, излагаться четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание, в частности, отрицательную частицу "не" опускать нельзя), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением).

Можно использовать следующие сокращенные наименования знаков препинания:

точка - ТЧК;

запятая - ЗПТ;

двоеточие - ДВТЧ;

кавычки - КВЧ;

скобки - СКБ.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "косая черта" могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак "номер" указывается либо полным словом, либо сокращенным словом "НР".

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных ее толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, без красных строк и абзацев. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов и заканчивается точкой - "ТЧК". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Регистрационный номер и дата регистрации телеграммы пишется после текста телеграммы (в конце текста).

Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя пустыми строками и оформляется в соответствии с требованиями Инструкции к оформлению реквизита "Подпись должностного лица".

Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию служебных писем.

Наименование и адрес отправителя (государственного органа) указываются под чертой.

Дату телеграммы печатают под наименованием и адресом отправителя словесно-цифровым способом: 18 ноября 2021 г.

Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с требованиями пункта 70 Инструкции.

124. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи, текст которого записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.

125. Факсимильное сообщение (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.

С помощью средств факсимильной связи передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые с помощью средств факсимильной связи, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

При необходимости принятая факсограмма регистрируется в ГИС МСЭД в соответствии с общими правилами регистрации входящих документов.

126. Стенограмма - дословная запись устной речи во время докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи.

Стенограмма (аудиозапись) конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании расшифровки произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или аудиозаписей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы (выписки из стенограммы) оформляется в соответствии с требованиями Инструкции к оформлению протокола.

127. Договоры, соглашения, контракты, заключаемые Правительством Московской области, готовятся и оформляются структурными подразделениями государственных органов в рамках их компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Московской области, а также поручениями Губернатора Московской области.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений, контрактов) Правительства Московской области и внесения изменений и дополнений к ним определяется Регламентом Правительства Московской области.

128. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица) перед третьими лицами. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Официальные (служебные) доверенности, выдаваемые государственным органом своему представителю на совершение сделок, представление интересов государственного органа или выполнение других действий, готовятся и оформляются структурными подразделениями государственных органов.

Доверенность составляется в произвольной форме, должна иметь дату составления и номер.

В тексте доверенности указываются, как правило, должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой проводятся действия по доверенности; вид производимого действия; срок действия доверенности; образец подписи лица, получившего доверенность. Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.

Доверенности представляются на подпись руководителю государственного органа или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты доверенностей визируются в нижнем поле лицевой стороны второго экземпляра (визового) документа исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, заместителем руководителя государственного органа, курирующим подразделение (в случае если документ подписывается руководителем государственного органа), начальником юридической службы государственного органа.

Подпись на доверенности заверяется оттиском гербовой печати государственного органа, после чего подлинник документа передается на регистрацию в службу делопроизводства государственного органа.

Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа.

После оформления новой доверенности предыдущая доверенность, находившаяся у должностных лиц и работников государственного органа, подлежит передаче в службу делопроизводства государственного органа, где подшивается в дела вместе с имеющимися там визовыми экземплярами.

III. Организация документооборота

1. Принципы организации документооборота

129. Движение документов с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

входящие - поступающие документы;

исходящие - отправляемые документы;

внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях государственного органа и не направляемые за его пределы.

130. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

распределение документов по документопотокам;

однократность регистрации документов;

централизация операций по приему и отправке документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

2. Организация доставки документов

131. Доставка документов, адресованных Губернатору Московской области, первому Вице-губернатору Московской области - Председателю Правительства Московской области, Вице-губернатору Московской области - руководителю Администрации Губернатора Московской области, Вице-губернаторам Московской области, первым заместителям и заместителям Председателя Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области - министрам Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области - руководителям главных управлений Московской области, государственным органам, осуществляется с помощью почтовой связи, фельдъегерской связи (Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации) и специальной связи (ФГУП "Главный центр специальной связи") на основании заключенных договоров (контрактов), с помощью средств электрической связи, непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

С помощью почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

С помощью технических средств связи поступают телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения, сообщения электронной почты, электронные документы по системе МЭДО, а также электронные сообщения, поступающие через официальный сайт Правительства Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Документы, направленные по почте, поступают в соответствующие отделения почтовой связи Московской области (далее - Отделение почтовой связи), откуда забираются работниками Службы делопроизводства. Работники Службы делопроизводства расписываются в реестре и извещениях с указанием своей фамилии, даты и времени получения.

Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес государственных органов, возвращается работниками Службы делопроизводства в Отделение почтовой связи, при этом в реестре делается соответствующая отметка.

Документы, доставляемые курьерами и нарочными, а также специальной связью, поступают на Контрольно-пропускной пункт Дома Правительства Московской области (далее - КПП), где через выделенное окно принимаются работниками Управления делопроизводства и документооборота.

При приеме документов от нарочных на копии документа ставится штамп Правительства Московской области с указанием даты приема документа. При приеме документов от граждан по их просьбе им выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и телефона для справок по обращениям граждан.

Документы, поступающие фельдъегерской связью в адрес Губернатора Московской области и Правительства Московской области, доставляются непосредственно в помещения Управления делопроизводства и документооборота, находящиеся в Доме Правительства, документы для государственных органов - непосредственно по адресу фактического размещения.

Документы, поступившие фельдъегерской связью, принимаются по описи. Работники Службы делопроизводства, принимающие фельдъегерскую почту, расписываются в описи, представленной фельдъегерем, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в описи делается соответствующая запись.

Оригинал описи копируется и возвращается фельдъегерю, копия подшивается в дела государственных органов. Расписка в описи заверяется оттиском штампа государственного органа с номером телефона для справок.

132. Телеграммы, поступающие в адрес Губернатора Московской области и Правительства Московской области, в отделение ОАО "Центральный телеграф", находящееся в Доме Правительства Московской области, срочно передаются в Управление делопроизводства и документооборота, где они принимаются под расписку работниками Управления делопроизводства и документооборота с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем направляются на рассмотрение руководству.

При поступлении телеграммы по окончании рабочего дня (после 18.00) работник отделения ОАО "Центральный телеграф" в начале следующего рабочего дня передает телеграмму в Управление делопроизводства и документооборота или в Службу делопроизводства.

133. Факсограммы, поступающие на официальные телефонные номера государственных органов, и сообщения электронной почты, поступающие на официальные адреса электронной почты государственных органов, принимаются Службой делопроизводства и регистрируются в соответствии с Инструкцией.

Обращения в электронной форме, поступающие от граждан и организаций через формы для обращений на официальном сайте Правительства Московской области (www.mosreg.ru), принимаются Службой делопроизводства и регистрируются в соответствии с регламентами рассмотрения обращений граждан и организаций государственных органов.

134. Электронные документы, поступающие по системе МЭДО, автоматически загружаются в ГИС МСЭД и регистрируются Службой делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

135. Поступившая в адрес Губернатора Московской области и Правительства Московской области международная корреспонденция направляется в Управление делопроизводства и документооборота для организации процедуры перевода и последующей регистрации, корреспонденция для государственных органов обрабатывается в соответствии с установленными правилами обработки таких документов в государственных органах.

3. Прием и первичная обработка поступающих документов на бумажном носителе

136. Все поступающие документы (независимо от способа их доставки) в адрес Губернатора Московской области, Правительства Московской области, руководителей государственных органов проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение и направляются исполнителям соответствующими структурными подразделениями государственных органов.

137. Корреспонденция, поступающая в Управление делопроизводства и документооборота через КПП, адресованная в государственные органы, расположенные в Доме Правительства Московской области, раскладывается работниками Управления делопроизводства и документооборота для передачи адресатам по индивидуальным ячейкам, находящимся в Управлении делопроизводства и документооборота.

Корреспонденция, поступающая в государственные органы, расположенные вне Дома Правительства Московской области, принимается и обрабатывается Службой делопроизводства.

Служба делопроизводства обязана дважды в день (в 9.30 и 15.00) проверять наличие адресованной им корреспонденции в своих индивидуальных ячейках.

О поступивших срочных документах (в том числе после 15.00) работники Управления делопроизводства и документооборота незамедлительно информируют соответствующие Службы делопроизводства по телефону.

138. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса).

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично" ("Вручить лично"), вскрываются и проверяются в соответствии с инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступившей в государственный орган. Конверты (бандероли) с пометкой "Лично" учитываются в специальном журнале и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Если при вскрытии конверта обнаруживается пометка "Лично" на самом обращении, такое обращение регистрируется в рабочем порядке.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с приложением соответствующего акта согласно приложению 14 к Инструкции.

При нарушении целостности упаковки документов Служба делопроизводства проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции уничтожаются.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Служба делопроизводства проверяет наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, а также правильность (полноту) оформления основных реквизитов документа.

139. При отсутствии документа либо приложения к нему, отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер), а также обнаружении повреждений документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта согласно приложению 14 к Инструкции.

Один экземпляр акта приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

При получении поврежденного документа в регистрационной карточке документа в ГИС МСЭД в поле "Примечание" делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

4. Регистрация входящих документов

140. Регистрация служебной корреспонденции, адресованной Губернатору Московской области, Правительству Московской области, руководителям государственных органов, осуществляется Службами делопроизводства. Обращения граждан регистрируются отдельно от других документов государственного органа в соответствии с регламентами рассмотрения обращений граждан и организаций государственных органов.

141. При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, не подлежащие регистрации, а также учитываемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

Учитываются без регистрации:

конверты с пометкой "Лично", не подлежащие вскрытию;

приглашения на различные мероприятия, в том числе пригласительные билеты на семинары, конференции, симпозиумы и подобные мероприятия;

научные труды.

Не учитываются и не регистрируются:

поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы, соболезнования;

печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники, альманахи, бюллетени, каталоги и т.п.);

коммерческие предложения, поступившие без сопроводительных писем;

рекламные проспекты, каталоги и другие рекламные материалы, прейскуранты цен на товары и услуги;

ведомственные статистические отчеты, техническая литература, информационные справочники, сводки и бюллетени, тематические и специальные сборники и обзоры;

документы на иностранных языках без перевода;

счета организаций;

месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.);

формы статистической отчетности;

унифицированные формы и бланки документов;

задания и отчеты работников государственных органов по командировкам;

извещения об отпусках и командировках;

документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.

Если на документ, не подлежащий регистрации, наложена резолюция руководителя государственного органа (собственноручно), то такой документ должен быть зарегистрирован.

142. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в ГИС МСЭД. Регистрационный номер очередному документу присваивается ГИС МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.

В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп), содержащая наименование государственного органа, входящий регистрационный номер и дату регистрации. Штамп должен наноситься не на текстовой части документа.

Регистрационный штамп может быть распечатан из ГИС МСЭД на лицевой стороне первого листа документа. Регистрационный штамп также может быть распечатан на специальной клейкой этикетке и наклеен на свободное поле лицевой стороны первого листа документа.

143. Регистрация полученных документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем получения.

При большом объеме поступающих документов в первую очередь обрабатываются и регистрируются наиболее важные и срочные документы.

К наиболее важным документам относятся документы, поступившие от Президента Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, правоохранительных органов, из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, содержащие поручения государственным органам.

Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

144. Если входящий документ поступил на бумажном носителе или по факсу, то для получения электронного образа документа он должен быть отсканирован.

Если входящий документ поступил по электронным каналам: электронной почте или системе МЭДО в виде электронного файла, то сканировать документ не требуется.

Документ сканируется после присвоения ему регистрационного номера, затем к РК прикрепляется электронный образ (скан-образ) документа с приложениями (при их наличии).

Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с грифом "Для служебного пользования";

содержащие персональные данные о должностных лицах государственных органов и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица государственного органа и печатью организации (при наличии), за исключением судебных актов (решений), которые могут сканироваться в полном объеме, если это не влечет нарушения целостности документа;

документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и т.д.) объемом свыше 50 листов;

документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;

несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема ²;

документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м2 или более 200 г/м2).

------------------------------

²_{Максимальный объем документа (в листах) при сканировании определяется техническими ограничениями МСЭД (максимальный размер прикрепляемого к РК файла с электронным образом документа не должен превышать 120 Мб).}

------------------------------

145. Входящий документ независимо от того, в какой форме он поступил (бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.

На качество документа влияют следующие факторы:

контрастность (соотношение яркости текста/фона документа);

четкость текста;

"разворот" текста относительно вертикальной оси (максимальный угол отклонения левого края текста от вертикали не должен превышать 2 градусов);

дефекты изображения ("наползание" строк, темные или светлые пятна и т.п.);

"обрезание" текста по одному или нескольким краям;

наличие черных полей по краям документа, возникающих при сканировании документа (максимальная ширина черного поля не должна превышать 2 мм).

Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества, то работник, регистрирующий документы (далее - регистратор), отказывает в регистрации данного документа с указанием причины отказа.

Если документ содержит пометки "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то регистратор должен зарегистрировать документ невзирая на его неудовлетворительное качество и сделать соответствующее направление.

При сканировании бумажного документа удовлетворительного качества регистратор должен добиться получения электронного образа этого документа также удовлетворительного качества.

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

сканировать страницы документа в правильной последовательности;

не сканировать повторяющиеся страницы;

не сканировать пустые (чистые) страницы;

не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней части которой указаны ФИО и телефон исполнителя документа;

при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы скан-образа документа для удобства чтения.

5. Предварительное рассмотрение документов

146. В государственных органах Службы делопроизводства предварительно рассматривают документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством государственного органа. Типовые документы, поступившие в государственный орган, по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения государственного органа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу государственного органа.

Результатом предварительного рассмотрения в государственном органе является направление документа соответствующему должностному лицу государственного органа.

6. Порядок рассмотрения документов руководством государственного органа и доведения документов до исполнителей

147. Документы направляются на рассмотрение и наложение резолюции (указания) руководителю и иным должностным лицам государственного органа только после регистрации.

Порядок рассмотрения документов руководством государственного органа определяется с учетом распределения обязанностей между руководителем государственного органа и его заместителями.

148. Руководитель государственного органа, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, направляет ее (со служебной запиской о причинах переадресации) заместителю руководителя государственного органа, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления заместителю руководителя государственного органа или в структурное подразделение государственного органа, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного рабочего дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

149. Проект резолюции может быть подготовлен помощником (доверенным лицом) руководителя государственного органа. Руководитель государственного органа может утвердить подготовленный проект резолюции, изменить его или направить на доработку со своими замечаниями.

Утвержденная резолюция руководителя государственного органа рассылается исполнителям в электронном виде посредством ГИС МСЭД.

150. В случае если поступивший документ не требует исполнения (направлен для сведения или учета в работе), руководитель государственного органа, его заместители, руководители структурных подразделений государственного органа создают к документу резолюцию для Службы делопроизводства с указанием о направлении документа в дело.

7. Организация работы с исходящими документами

151. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами государственного органа (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение государственного органа - исполнителя документа.

152. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются Губернатором Московской области, первым Вице-губернатором Московской области - Председателем Правительства Московской области, Вице-губернаторами Московской области, Вице-губернатором Московской области - руководителем Администрации Губернатора Московской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - руководителями главных управлений Московской области. В государственных органах исходящие документы оформляются на бланках государственных органов и подписываются соответствующими должностными лицами.

153. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Проекты документов визируются (согласовываются) в ГИС МСЭД руководителем государственного органа или его заместителем, при необходимости государственными служащими и работниками других структурных подразделений государственного органа.

154. Помощник (доверенное лицо) руководителя государственного органа проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа руководителя государственного органа, его заместителей, руководителей структурных подразделений государственного органа, правильность и полноту выполнения указаний по исполнению документа, наличие виз руководителей структурных подразделений государственного органа - исполнителей и соисполнителей, заместителей руководителя государственного органа, корректора (если письмо передается на подпись Губернатору Московской области), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

Оформленные ненадлежащим образом и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки, повторного согласования и представления на подпись руководителю государственного органа или его заместителю.

155. Все исходящие документы государственных органов подлежат обязательной регистрации в соответствии с требованиями Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом государственного органа и на отправку не принимается.

8. Регистрация исходящих документов

156. Службы делопроизводства государственных органов осуществляют проверку правильности оформления документов, подписанных уполномоченными должностными лицами государственных органов, комплектности документов и соответствия количества экземпляров документов спискам рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

157. Регистрация исходящих документов производится в ГИС МСЭД. Регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в ГИС МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой и переносятся (надпечатываются) на бланк исходящего документа зарегистрировавшей Службой делопроизводства.

Регистрация исходящих документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их подписания (утверждения).

9. Регистрация и прохождение внутренних документов

158. Внутренние документы (аналитические, докладные, служебные, пояснительные записки) готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах государственных органов посредством ГИС МСЭД.

Объяснительные записки по личному составу не создаются в электронной форме и хранятся в личном деле государственного служащего и работника государственного органа.

159. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

160. Регистрационный номер внутреннему документу присваивается в ГИС МСЭД после подписания уполномоченным должностным лицом государственного органа.

10. Отправка документов

161. Служба делопроизводства осуществляет отправку документов, подписанных уполномоченными должностными лицами государственных органов.

Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, с помощью средств электрической связи, по системе МЭДО, а также нарочными.

Фельдъегерской связью или по системе МЭДО осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

162. На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.

163. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производит сортировку документов по форме почтового отправления (простая, заказная).

Оформленные ненадлежащим образом документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

164. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем структурного подразделения государственного органа) списка рассылки. Копия списка рассылки при необходимости направляется всем указанным адресатам.

Документы с пометками "Вручить немедленно", "Весьма срочно" и "Срочно" отправляются адресатам незамедлительно.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, отправленные с нарочным (Службой делопроизводства), передаются организациям-адресатам под расписку.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица государственного органа, подписавшего документ, или руководителя Службы делопроизводства.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Московской области, к отправке не принимаются.

165. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи.

166. При отправке документа почтой Служба делопроизводства осуществляет сортировку и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание и передачу документа на отправку в Отделение почтовой связи по реестру.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, Отделением почтовой связи выдаются квитанции о получении корреспонденции.

167. Передача факсограмм осуществляется государственными служащими, работниками, а также Службой делопроизводства.

168. Телеграммы на отправку за подписью уполномоченных должностных лиц государственных органов принимаются Службой делопроизводства, которые оформляются в соответствии с требованиями согласно приложениям 11, 12, 13 к Инструкции.

Телеграммы на отправку (кроме поздравительных) регистрируются согласно требованиям Инструкции.

Подписывать телеграммы категории "правительственная" имеют право Губернатор Московской области, первый Вице-губернатор Московской области - Председатель Правительства Московской области, Вице-губернаторы Московской области, Вице-губернатор Московской области - руководитель Администрации Губернатора Московской области, первые заместители и заместители Председателя Правительства Московской области, заместители Председателя Правительства Московской области - министры Правительства Московской области, заместители Председателя Правительства Московской области - руководители главных управлений Московской области.

Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в отделение ОАО "Центральный телеграф", а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

169. Служба делопроизводства осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения от исполнителя подписанного экземпляра.

11. Выполнение переводов

170. Входящие документы на иностранных языках, поступившие в Правительство Московской области и в государственные органы, до регистрации подлежат переводу на русский язык в порядке и на условиях, установленных государственным контрактом на оказание услуг для государственных нужд Московской области, заключаемым между государственным органом и организацией, осуществляющей оказание услуг по письменному переводу текста (далее - Исполнитель), в соответствии с Федеральным законом о контрактной системе в сфере закупок.

171. Оказание услуг по письменному переводу текста осуществляется в сроки и объемах, указанных в заявках (с приложенным к заявке документом на иностранном языке), которые направляются Исполнителю по электронной почте в день поступления документа в государственный орган соответствующей Службой делопроизводства.

172. Переведенный документ и подписанный счет об оказании услуг по переводу Исполнитель направляет в государственный орган по электронной почте. Поступивший переведенный документ обрабатывается работником Службы делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции, а счет передается по реестру передачи документов в государственный орган, с которым заключается соответствующий государственный контракт.

12. Работа исполнителя с документами

173. Организация работы с документами в структурных подразделениях государственного органа осуществляется на основании поручений по исполнению документов (резолюций) руководителя государственного органа, его заместителей, руководителей структурных подразделений государственного органа, иных должностных лиц государственного органа посредством ГИС МСЭД.

174. Руководители структурных подразделений государственных органов обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей (как правило, в день поступления), контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса и сохранность документов в ГИС МСЭД.

175. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения государственного органа выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы с пометкой "Срочно" направляются на исполнение незамедлительно.

176. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству государственного органа или руководителям структурных подразделений государственного органа, подготовку к отправке адресату (адресатам) посредством ГИС МСЭД.

177. При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.) в установленные руководителем государственного органа или руководителем структурного подразделения государственного органа сроки.

178. При подготовке и оформлении документов исполнитель обязан:

в ответном письме указать ссылку на номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов на бумажном носителе, отметить адрес того адресата, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.

179. Исполнитель определяет вид доставки документа, необходимое количество экземпляров документа (при направлении документа на бумажном носителе), тиражирует его (при необходимости) и передает документ в Службу делопроизводства для отправки.

180. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода по службе государственные служащие и работники обязаны передать все находящиеся у них документы на бумажном носителе, а также перенаправить находящиеся у них на рассмотрении в ГИС МСЭД электронные документы другим государственным служащим и работникам по указанию своего непосредственного руководителя или руководителя государственного органа.

181. В случае если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки руководителем государственного органа, он готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя, давшего поручение. Руководитель (или лицо, его замещающее) вправе принять решение о переносе срока исполнения, после чего новый срок исполнения документа фиксируется в ГИС МСЭД структурным подразделением государственного органа, отвечающим за контроль.

182. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.

13. Особенности обращения с документами, изданиями и машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного доступа

183. Порядок обращения с документами, изданиями (книгами, журналами, брошюрами) и другими материальными носителями информации ³, содержащими информацию, доступ к которой ограничен законодательством Российской Федерации, а также государственными органами, являющимися обладателями информации, определяется Инструкцией.

------------------------------

³_{Фото-, кино-, видео- и аудиоматериалы, машинные носители информации и др.}

------------------------------

184. Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" на документах, изданиях и машинных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Должностные лица государственных органов, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду служебной информации ограниченного доступа, несут ответственность за обоснованность принятого решения.

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к ним, он учитывается как документ с грифом "Для служебного пользования".

185. Прием, учет (регистрация) и отправка документов, изданий и машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями государственных органов, которым поручен прием и учет несекретной документации.

186. Вся поступающая корреспонденция с грифом "Для служебного пользования" принимается и вскрывается Службой делопроизводства. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

При поступлении поврежденного пакета или документа либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия пакета и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт согласно приложению 15 к Инструкции, который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа.

В случаях когда повреждения пакета дают возможность ознакомиться с содержанием вложенного в него документа, об этом немедленно сообщается руководителю государственного органа, а пакет с документом сохраняется в неприкосновенности до принятия решения руководителем.

Ошибочно поступившие документы и издания с грифом "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.

187. Регистрация документов, а также сопроводительных писем к изданиям с грифом "Для служебного пользования" производится в соответствии с требованиями Инструкции к регистрации документов с тем отличием, что в ГИС МСЭД в регистрационной карточке (далее - РК) документа заполняются все необходимые реквизиты и ставится гриф "Для служебного пользования", но при этом электронный образ документа (скан-образ) к РК не прикрепляется. При регистрации документа с грифом "Для служебного пользования" в ГИС МСЭД автоматически добавляется к регистрационному номеру документа гриф "Для служебного пользования".

188. После регистрации входящие документы с грифом "Для служебного пользования" представляются руководителю государственного органа.

Решение руководителя государственного органа по представленному документу фиксируется в резолюции. Резолюция руководителя государственного органа по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ, предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя государственного органа и дату. Ответственным за исполнение документа является лицо, которое указано в резолюции первым, если иное не оговорено особо.

189. Оригинал входящего документа с грифом "Для служебного пользования" передается на исполнение ответственному исполнителю, дополнительно размноженные по количеству соисполнителей документы - государственным служащим и работникам структурных подразделений государственного органа под расписку в реестре передачи документов согласно приложению 16 к Инструкции и учитываются в журналах учета входящих документов с грифом "Для служебного пользования", которые ведутся в структурных подразделениях государственного органа, согласно приложению 17 к Инструкции.

Дополнительно размноженные документы с грифом "Для служебного пользования" подлежат обязательному учету.

190. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования".

Дела с грифом "Для служебного пользования" подлежат полному оформлению.

191. Документы с грифом "Для служебного пользования", не подлежащие подшивке в дела (инструкции, документы большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.), переводятся на учет документов длительного хранения и подлежат инвентарному учету.

Инвентарный учет ведется по журналу инвентарного учета документов с грифом "Для служебного пользования" согласно приложению 18 к Инструкции в структурных подразделениях государственного органа.

192. Исходящие документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в ГИС МСЭД структурными подразделениями государственных органов или Службами делопроизводства, учитываются в журнале учета исходящих документов с грифом "Для служебного пользования" согласно приложению 19 к Инструкции, после чего под расписку в реестре передачи документов передаются на отправку в Службу делопроизводства.

Документ с грифом "Для служебного пользования" должен иметь все необходимые реквизиты согласно приложению 20 к Инструкции.

Гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, дата печатания документа.

193. При отправке документа с грифом "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, количество прилагаемых экземпляров и листов.

Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается "только в адрес".

194. Документы с грифом "Для служебного пользования" направляются адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений. При направлении документов без сопроводительного письма на пакетах, в которые вложены такие документы, проставляются регистрационные номера всех документов с указанием номеров экземпляров.

195. При необходимости направления документов с грифом "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения государственного органа, готовившего документ.

196. Документы с грифом "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, нарочным, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату.

Отправка документов с грифом "Для служебного пользования" средствами факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

197. Внутренние документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются структурными подразделениями государственных органов или Службами делопроизводства в ГИС МСЭД и в журнале учета внутренних документов с грифом "Для служебного пользования" согласно приложению 21 к Инструкции.

198. Внутренний документ с грифом "Для служебного пользования" регистрируется в системе ГИС МСЭД, к регистрационному номеру документа добавляется гриф "ДСП". Регистрационный номер и дата регистрации вручную проставляются в левом верхнем углу документа (на каждом экземпляре документа).

199. Учет исходящих, входящих, внутренних документов с грифом "Для служебного пользования" в структурных подразделениях государственного органа осуществляется по журналам учета документов с грифом "Для служебного пользования", включенным в номенклатуру дел структурных подразделений государственного органа.

В журналах отражаются данные о прохождении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. Листы журналов нумеруются, на оборотной стороне последнего листа делается заверительная надпись о количестве листов в журнале.

200. Уничтожение дел, документов, изданий с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении дел и документов к уничтожению согласно приложению 22 к Инструкции. В ГИС МСЭД и журналах учета документов с грифом "Для служебного пользования" в структурных подразделениях государственных органов и Службах делопроизводства об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Уничтожение документов с грифом "Для служебного пользования" производится путем измельчения с использованием специального оборудования, а машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, - путем стирания и (или) полного форматирования носителя информации с последующим уничтожением.

201. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода по службе государственного служащего и работника, ответственных за учет документов с грифом "Для служебного пользования", их обязанности возлагаются на других государственных служащих и работников, назначенных руководителем структурного подразделения государственного органа. Передача документов в данных случаях производится по акту приема-передачи, который утверждается соответствующим руководителем государственного органа.

202. Проверка наличия документов, дел, изданий с грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя государственного органа. В состав таких комиссий обязательно включаются государственные служащие и работники, ответственные за учет и хранение материалов с грифом "Для служебного пользования".

В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с грифом "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

203. При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

204. Машинные носители информации (флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-R, DVD-R и т.д.), содержащие служебную информацию ограниченного доступа, учитываются в структурных подразделениях государственного органа в журналах учета машинных носителей информации согласно приложению 23 к Инструкции с проставлением в удобном для просмотра месте учетных реквизитов (учетный номер, дата регистрации, гриф "Для служебного пользования", место регистрации (самостоятельное подразделение органа власти), подпись ответственного лица государственного органа и иные реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать носитель).

205. Машинные носители информации с грифом "Для служебного пользования" передаются другим исполнителям под расписку в журнале учета машинных носителей информации и уничтожаются по акту.

206. Порядок рассылки, передачи, проверки наличия машинных носителей информации, уничтожения, проведения расследований по фактам утраты машинных носителей информации, снятия грифа "Для служебного пользования" с машинных носителей информации и т.д. является таким же, как и для документов с грифом "Для служебного пользования".

207. Контроль за порядком обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляют структурные подразделения государственных органов, на которые возложены обязанности по защите информации, или лица, на которых возложены указанные обязанности.

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

208. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений регламентируется Положением об использовании МСЭД.

V. Контроль исполнения документов (поручений)

209. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов или поручений.

Контроль исполнения подразумевает под собой постановку на контроль, корректировку срока, снятие с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

210. Контролю исполнения подлежат нормативные правовые акты и распорядительные документы, служебные и информационные документы, обращения граждан и организаций с соответствующими резолюциями руководителей государственных органов, а также протокольные поручения по итогам заседаний Правительства Московской области, оперативных и профильных совещаний, рабочих встреч и поездок, зафиксированные в документированных стенограммах или перечнях поручений, имеющие конкретные сроки выполнения или конечные результаты.

211. Контроль исполнения поручений Губернатора Московской области, а также нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Московской области, контроль по которым возложен на Губернатора Московской области, обобщение и анализ поступающей на имя Губернатора Московской области информации о ходе и результатах исполнения вышеуказанных поручений, нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляет Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление контроля).

212. Контроль сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших на имя Губернатора Московской области, осуществляет Управление по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации Губернатора Московской области.

213. В государственных органах контроль за исполнением документов возлагается на Службы делопроизводства или специально уполномоченных лиц, назначенных распоряжениями (приказами) руководителей государственных органов или в должностные регламенты (инструкции) которых внесены соответствующие положения.

214. Организация контроля за исполнением документов (поручений) предусматривает:

постановку документов (поручений) на контроль в ГИС МСЭД;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей в ГИС МСЭД;

получение информации о ходе исполнения документов (поручений), при этом исполнители документов (поручений) обеспечивают информирование должностных лиц, на которых возложены полномочия по контрольной деятельности, о ходе исполнения документов (поручений);

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

обсуждение на совещаниях хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей государственных органов о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины;

снятие с контроля в ГИС МСЭД, корректировку в ГИС МСЭД срока исполнения документов (поручений) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

215. В целях оперативного информирования руководства о состоянии исполнения всех видов документов (поручений) предварительный контроль за сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, а также анализ исполнительской дисциплины (контроль исполнения) организуются с использованием ГИС МСЭД.

216. Документы или поручения ставятся на контроль решением руководителя государственного органа, давшего поручение.

217. Организация контрольной деятельности начинается с момента регистрации документа или поручения в ГИС МСЭД.

218. Ответственный исполнитель после получения поручения незамедлительно организует работу по его исполнению, определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых руководителю государственного органа, давшему поручение, а также координирует и контролирует работу по исполнению поручения.

219. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или резолюции к документу. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

220. Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

221. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"весьма срочно" - в течение одного - двух дней;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более 30 дней, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области;

по запросам депутатов Московской областной Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;

по запросам сенаторов, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

по поручениям Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении;

по протестам прокурора - не позднее чем через 10 дней со дня его поступления; при исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;

если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то данное поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки рассмотрения обращений граждан и организаций определены законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

222. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа (поручения), руководитель государственного органа или должностное лицо государственного органа, на который возложено его исполнение, до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя государственного органа или уполномоченного им должностного лица государственного органа, на который возложены полномочия по контрольной деятельности, либо в установленном порядке на имя руководителя подразделения государственного органа, на которое возложены полномочия по контрольной деятельности, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа (поручения).

223. Решение о продлении срока исполнения документа (поручения) принимается руководителем государственного органа, давшим это поручение, или уполномоченным им должностным лицом государственного органа, на который возложены полномочия по контрольной деятельности, либо в установленном порядке руководителем подразделения государственного органа, на которое возложены полномочия по контрольной деятельности.

О дате изменения срока сообщается исполнителю.

224. Изменение срока исполнения постановлений и распоряжений Губернатора Московской области осуществляется по служебной записке на имя Губернатора Московской области.

225. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются.

226. Документ (поручение) считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и (при необходимости) сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным государственным органам, организациям и лицам.

227. Для снятия с контроля документа (поручения) ответственный исполнитель представляет руководителю государственного органа, давшему поручение, доклад, содержащий информацию о результатах исполнения поручения.

К докладу прилагаются (при наличии) разработанные во исполнение поручения проекты писем, нормативных правовых актов, иные материалы.

Снятие с контроля документа (поручения) осуществляется на основании решения руководителя государственного органа, давшего поручение.

Решение о снятии с контроля документа (поручения) без представления доклада принимается руководителем государственного органа, давшим поручение, или уполномоченным им должностным лицом государственного органа, на который возложены полномочия по контрольной деятельности, либо руководителем подразделения государственного органа, на которое возложены полномочия по контрольной деятельности.

Исполнители поручений Губернатора Московской области через секретариаты первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - руководителей главных управлений Московской области или ответственных за контроль должностных лиц в государственных органах еженедельно посредством ГИС МСЭД представляют в Управление контроля оперативную информацию об исполнении поручений.

VI. Документальный фонд в государственном органе

228. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, образуют документальный фонд государственного органа.

229. Создание документального фонда государственного органа осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив государственного органа.

230. Государственные органы, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным государственным органом в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

231. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

232. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

233. Номенклатура дел государственного органа закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

234. Номенклатура дел государственного органа включается в ГИС МСЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в ГИС МСЭД.

235. Инструкция устанавливает:

порядок разработки номенклатуры дел государственного органа, включая вопросы согласования и утверждения номенклатуры дел, ежегодной корректировки номенклатуры дел;

структуру номенклатуры дел, в том числе порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;

правила индексации дел, составления заголовков дел;

порядок индексации дел и определения сроков хранения документов;

особенности отражения в номенклатуре дел электронных дел;

порядок установления сроков хранения документов с информацией о том, какие перечни документов со сроками хранения применяются для определения сроков хранения документов;

порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года и порядок ее корректировки;

составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве государственного органа, органа местного самоуправления в течение года.

236. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, определяющим деятельность государственного органа, положением о государственном органе, регламентом государственного органа, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

237. В государственном органе составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел государственного органа (сводная). Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел государственного органа установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и приведены согласно приложениям 24, 25 к Инструкции.

238. Номенклатура дел структурного подразделения государственного органа составляется Службой делопроизводства при участии ведущих специалистов структурного подразделения государственного органа, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения государственного органа (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения государственного органа и представляется в Службу делопроизводства.

239. Номенклатура дел государственного органа составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений государственного органа, подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией (далее - ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) государственного органа и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного государственного органа в сфере архивного дела.

Номенклатура дел государственного органа в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем государственного органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

240. Вновь созданное структурное подразделение государственного органа в месячный срок разрабатывает свою номенклатуру дел и представляет ее в Службу делопроизводства для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения сводной номенклатуры дел, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа.

241. Структурное подразделение государственного органа информирует Службу делопроизводства о включении в номенклатуру дел новых дел. С этой целью в Службу делопроизводства представляется служебная записка за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения государственного органа с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.

242. Номенклатура дел государственного органа составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив государственного органа в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственное казенное учреждение Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ГКУ Московской области ЦГАМО).

243. В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа или ее электронная форма. В структурные подразделения государственного органа номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе (в соответствии с Инструкцией рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа).

244. В случае изменения функций и структуры государственного органа номенклатура дел составляется заново, согласовывается с ЭПК уполномоченного государственного органа в сфере архивного дела и утверждается руководителем государственного органа.

245. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений государственного органа, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов или наименования основных направлений деятельности.

246. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел вносятся уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях - в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел. Новые заголовки дел вносятся в предусмотренные для этого резервные номера.

247. Сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее - ведомственные перечни). Сроки хранения документов указываются в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", типовой или ведомственный перечень.

248. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении государственного органа оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел) отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Службу делопроизводства. Вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения государственного органа в течение года.

249. В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений государственного органа. Сведения итоговой записи сводной номенклатуры дел передаются в архив государственного органа, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица государственного органа, передавшего сведения.

250. Служба делопроизводства на основе полученных из структурных подразделений государственного органа данных готовит:

дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел. Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

251. Номенклатура дел используется в качестве основы для составления описей дел структурных подразделений государственного органа постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен согласно приложению 26 к Инструкции.

VII. Формирование дел и их текущее хранение

252. В соответствии с Инструкцией определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе электронных документов.

253. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. На каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и при необходимости заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Кроме указанных положений необходимо указать:

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения государственного органа);

методическую функцию архива государственного органа в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается государственным органом и не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа);

государственных служащих и работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях государственного органа;

государственных служащих и работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, к которому в соответствии с номенклатурой дел должен быть отнесен исполненный документ (комплект документов);

условия текущего хранения дел в структурных подразделениях государственного органа;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделения (Служба делопроизводства, архив государственного органа), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях государственного органа, проверки наличия и состояния дел.

254. Особенности формирования в дела отдельных категорий документов и организации их текущего хранения (до передачи в архив государственного органа) приведены согласно приложению 27 к Инструкции.

VIII. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

255. В целях подготовки дел к передаче на хранение в архив государственного органа и на уничтожение проводится соответствующий комплекс работ, выполняемых в государственном органе.

256. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа проводится на основании описей дел структурных подразделений государственного органа постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

257. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения в соответствии с требованиями Инструкции.

258. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

259. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственного органа Службой делопроизводства.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе создается Экспертная комиссия (далее - ЭК), в органах, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, - Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого правовым актом государственного органа.

Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательства Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях государственного органа;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, правильность определения сроков хранения дел.

260. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов (приложения 28, 29), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

261. Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел приведен согласно приложению 30 к Инструкции.

262. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дел государственного органа дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение согласно приложениям 31, 31а, 31б, 31в к Инструкции.

263. Оформление дел проводится Службой делопроизводства при методической помощи и под контролем архива государственного органа.

Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив государственного органа, а также для подготовки дел к передаче в государственный архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду), по договору могут привлекаться специализированные организации.

IX. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

264. При установлении порядка отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения учитывается следующее:

на дела с истекшими сроками хранения делопроизводители структурных подразделений государственного органа составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по соответствующей форме согласно приложению 32 к Инструкции.

Служба делопроизводства на основе предложений структурных подразделений государственного органа составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 32 к Инструкции.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего государственного органа (при этом дела каждого структурного подразделения государственного органа составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу.

Согласованные ЦЭК (ЭК) государственного органа акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем государственного органа только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК уполномоченного государственного органа в сфере архивного дела, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

265. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 32 к Инструкции.

266. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

267. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда архива государственного органа.

X. Передача дел на хранение в архив государственного органа

268. Порядок передачи дел в архив государственного органа предусматривает следующие условия:

передача документов в архив государственного органа осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений государственного органа, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем государственного органа;

передача дел производится по описям дел структурных подразделений государственного органа;

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Службы делопроизводства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение государственного органа, передающее документы);

прием дел производится работником архива государственного органа в присутствии Службы делопроизводства с проставлением в двух экземплярах описей дел структурных подразделений отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива государственного органа и лица, передавшего дела, после передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от... N...").

269. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа Служба делопроизводства ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения государственного органа в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив государственного органа независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения государственного органа (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временных (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

XI. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

270. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица государственного органа на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица государственного органа. Печать может захватывать часть наименования должности лица государственного органа, подписавшего документ, если иное не определено дополнительными требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Московской области.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

271. В Правительстве Московской области могут использоваться круглые мастичные гербовые и негербовые печати. Гербовые печати используются в случаях, установленных законодательством Российской Федерации. Негербовые печати (без воспроизведения герба Московской области) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, приведен согласно приложению 33 к Инструкции.

272. Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях установлен Законом о гербе Московской области.

273. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель государственного органа на основании заявки от инициатора изготовления.

274. В Правительстве могут использоваться следующие гербовые печати:

1) большая гербовая печать "Правительство Московской области" (диаметром 40 мм);

2) большая гербовая печать "ЦИОГВ Московской области" (диаметром 40 мм);

3) малая гербовая печать "ЦИОГВ Московской области" (диаметром 29 мм) с соответствующими номерами;

4) металлическая гербовая печать "ЦИОГВ Московской области" (диаметром 21 мм).

275. Самостоятельные подразделения государственных органов могут иметь круглые негербовые печати с наименованием самостоятельного подразделения государственного органа в соответствии с положениями о них.

276. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм. Мастичные (резиновые) штампы могут использоваться в самостоятельных подразделениях государственных органов для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

277. Для обеспечения оперативной доставки документов используются штампы "Весьма срочно" ("В. Срочно"), "Срочно", "Вручить немедленно". При отправке корреспонденции с грифом "Для служебного пользования" на пакетах проставляется печать "Для пакетов".

278. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя государственного органа разрешается использовать на копиях подписанных документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи при оформлении подлинников всех документов запрещается.

279. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя государственного органа определяется руководителем этого органа. Должностное лицо в государственном органе, ответственное за использование и сохранность указанного штампа, назначается руководителем государственного органа.

280. Изготовление печатей и штампов для государственного органа производится уполномоченной организацией на соответствующую деятельность в соответствии с заявками руководителей государственного органа и подготовленными ими эскизами.

281. Изготовленные печати и штампы передаются из организации под расписку работнику государственного органа, ответственному за учет печатей и штампов, для их учета в журнале печатей и штампов согласно приложению 34 к Инструкции.

282. Государственные органы, использующие в своей работе печати и (или) штампы, ведут журнал учета печатей и штампов с проставлением оттисков печатей и штампов в нем.

283. Печати и штампы выдаются государственным служащим и работникам, ответственным за учет печатей и штампов, под расписку в журнале учета печатей и штампов государственным служащим и работникам самостоятельных подразделений государственного органа, отвечающим за их использование и сохранность. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых государственными органами, не допускается.

284. При смене лиц, ответственных за использование и сохранность печатей и штампов, печати и штампы передаются с обязательной отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Государственный служащий и работник, которым были выданы печати или штампы, при освобождении от замещаемых должностей (увольнении с работы) обязаны сдать их государственному служащему и работнику, ответственному за учет печатей и штампов, для отметки о сдаче в журнале учета печатей и штампов.

285. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

286. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы, факсимиле подлежат возврату государственному служащему и работнику самостоятельного подразделения государственного органа, ответственному за учет печатей и штампов, для последующего уничтожения по акту согласно приложению 35 к Инструкции.

В журнале учета печатей и штампов проставляются соответствующие отметки.

287. Об утере печати, штампа, факсимиле, используемого в самостоятельном подразделении государственного органа, незамедлительно ставится в известность государственный служащий и работник, ответственные за учет печатей и штампов, и руководитель самостоятельного подразделения государственного органа. За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

288. Контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в самостоятельных подразделениях государственного органа возлагается на руководителей самостоятельных подразделений государственных органов.

289. Печати государственных органов хранятся у ответственных должностных лиц государственных органов из числа первых заместителей, заместителей руководителя государственного органа, назначенных руководителем государственного органа, и учитываются в журнале учета печатей и штампов государственного органа.

290. Примерный перечень документов, на которые ставится большая гербовая печать, представлен согласно приложению 36 к Инструкции.

291. Негербовая печать может использоваться для заверения:

рассылаемых по спискам рассылки бумажных копий документов государственных органов (приказов и распоряжений);

копий соглашений и договоров, заключенных государственными органами;

иных кадровых документов.

292. Металлическая гербовая печать может использоваться для заверения подписи Губернатора Московской области на служебных удостоверениях членов Правительства Московской области и подписи руководителя государственного органа на служебных удостоверениях государственных служащих и работников.

293. В государственных органах могут изготавливаться иные печати и штампы с названием конкретных самостоятельных подразделений государственных органов без государственной символики.

Печатями с наименованиями самостоятельных подразделений удостоверяются копии документов (распоряжений, указаний, справок и иных документов), не требующих удостоверения гербовой печатью.

Приложение 1
к Инструкции

Термины и определения

Термин	Определение	Источник
бланк документа	лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа	пункт 43 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
вид документа	классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения	пункт 47 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
внутренняя опись	документ, включаемый в дело для учета документов дела	пункт 101 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
виза	реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа	пункт 55 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
включение документа в СЭД	осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота	пункт 78 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
временное хранение документов	хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами	пункт 42 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
выписка из документа	копия части документа, заверенная в установленном порядке	пункт 26 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
гриф ограничения доступа к документу	реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему	пункт 62 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
гриф утверждения	реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа	пункт 61 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
гриф согласования	реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием	пункт 56 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
государственные органы	органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации	пункт 2 статьи 1 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"
дело	документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку	пункт 95 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
делопроизводство	деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение документов	пункт 1 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
документ	зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать	пункт 7 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
документы (records)	документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции	пункт 3.14 раздела 3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
документационное обеспечение (управления), ДОУ	деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами	пункт 2 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
документальный фонд	совокупность документов, образующихся в деятельности организации	пункт 93 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
документированная информация	документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель	пункт 11 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
документирование	запись информации на носителе по установленным правилам	пункт 44 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
документооборот	движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки	пункт 73 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
документопоток	совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут	пункт 76 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
должностное лицо	лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления	пункт 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
дубликат документа	повторный экземпляр подлинника документа	пункт 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
заверенная копия документа	копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость	пункт 25 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
запрос	обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа	пункт 4 статьи 1 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"
индекс дела	цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации	пункт 100 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
индивидуальный срок исполнения документа	срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией	пункт 90 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
информационно-телекоммуникационная сеть	технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники	пункт 4 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
классификация (classification)	систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами	пункт 3.5 раздела 3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
конвертирование (conversion)	процесс перевода документов из одного формата в другой	пункт 3.6 раздела 3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
контроль исполнения документов	совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов	пункт 88 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
конфиденциальность информации	обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя	пункт 7 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
копия документа	экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа	пункт 23 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
лист-заверитель дела	документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела	пункт 102 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
лист согласования (визирования) документа	часть официального документа с отметками (визами) о согласовании	пункт 54 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
межведомственное информационное взаимодействие	осуществляемое в целях предоставления государственных и муниципальных услуг взаимодействие по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, участвующими в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" государственных или муниципальных услуг, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами	пункт 9 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"
метаданные документов (metadata for records)	структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности	пункт 3.12 раздела 3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
миграция (migration)	процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата	пункт 3.13 раздела 3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
номенклатура дел	систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения	пункт 94 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
носитель (документированной) информации	материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации	пункт 12 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
обращение гражданина	направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления	пункт 1 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
объем документооборота	количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период	пункт 75 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
оперативное хранение документов	хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения	пункт 92 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
опись дел структурного подразделения	учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение	пункт 104 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
официальное опубликование документа	первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале	пункт 72 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
официальный документ	документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке	пункт 8 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
официальный сайт государственного органа	сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащий информацию о деятельности государственного органа, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу. Федеральным законом может быть предусмотрено создание единого портала, на котором размещаются официальные сайты нескольких государственных органов	пункт 5 статьи 1 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"
оформление документа	проставление на документе необходимых реквизитов	пункт 52 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)	обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию	пункт 82 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
печать	устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ	пункт 71 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
предварительное рассмотрение документов	изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение	пункт 83 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
признаки заведения дела	основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело	пункт 97 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
подлинник документа	первый или единственный экземпляр документа	пункт 21 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
подписание (документа)	заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме	пункт 57 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
подпись	реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица	пункт 58 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
постоянное хранение документов	вечное хранение документов без права их уничтожения	пункт 41 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
регистрационно-учетная форма	документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля	пункт 86 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)	цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации	пункт 85 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
регистрация документа	присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму	пункт 79 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 79
реквизит документа	элемент оформления документа	пункт 36 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
реквизиты документа (в МЭДО)	файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденные распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 N 1403-р
резолюция	реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа	пункт 65 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
сайт в сети Интернет	совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети Интернет	пункт 13 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
сетевой адрес	идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи (основаны на удаленном доступе к информации) абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему	пункт 16 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
система межведомственного электронного документооборота	федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденные распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 N 1403-р
система электронного документооборота	система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденные распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 N 1403-р
служба делопроизводства	структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации	пункт 5 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
согласование документа (визирование)	оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами	пункт 53 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
срок хранения документов	период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда	пункт 40 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 35
типовой срок исполнения документа	срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом	пункт 89 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
уничтожение документов	исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке	пункт 105 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
уничтожение (destruction)	процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления	пункт 3.7 раздела 3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
формирование дела	группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела	пункт 98 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
хранение документов	организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов	пункт 38 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
экспертиза ценности документов	изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации	пункт 16 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
электронная подпись	информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию	пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
электронная копия документа	копия документа, созданная в цифровой форме	пункт 24 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
электронный документ	документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах	пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
электронный документооборот	документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)	пункт 74 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
юридическая значимость документа	свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера	пункт 4 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013
юридическая сила документа	свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия	пункт 15 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013

Приложение 2
к Инструкции

Образец журнала
учета гербовых бланков

                               ЖУРНАЛ

                        учета гербовых бланков

N п/п	Дата выдачи	Наименование вида бланка 1	Номер выданного бланка	Кому выдано		Возврат испорченного бланка		Отметка об уничтожении (дата и номер акта)
N п/п	Дата выдачи	Наименование вида бланка 1	Номер выданного бланка	ФИО получателя	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка о возврате	Отметка об уничтожении (дата и номер акта)
1
2
3

------------------------------

     1  Допускается  вести  в  журнале  учета гербовых бланков раздельный

учет  по  видам гербовых бланков (в таком случае графа "Наименование вида

бланка" может быть опущена).

------------------------------

Приложение 3
к Инструкции

Образец акта
об уничтожении гербовых бланков

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                  _______________________

                                                  (наименование должности

                                                  руководителя)

                                                  _______________________

                                                  _______________________

                                                  (расшифровка подписи)

                                                  (подпись)

                                                                 ________

                                                                  (дата)

                           АКТ N ___________

                    об уничтожении гербовых бланков

Комиссия в составе:

Должность               И.О. Фамилия

Должность               И.О. Фамилия

Должность               И.О. Фамилия

на основании п. Инструкции по делопроизводству в Правительстве Московской

области, утвержденной  постановлением Губернатора  Московской области  от

__________________ N ______, подготовила к уничтожению следующие гербовые

бланки:

N п/п	Наименование вида бланка	Перечень номеров бланков
1
2
3

Всего подлежит уничтожению ____________________________ гербовых бланков.

                                    (прописью)

Подписи:

                              (подпись)           И.О. Фамилия

                              (подпись)           И.О. Фамилия

                              (подпись)           И.О. Фамилия

Номера гербовых  бланков перед  уничтожением  сверили с записями в Акте и

бланки полностью уничтожили путем _______________________________________

"___" ___________ 20__ г.

Отметки в журнале учета выдачи гербовых бланков произвел:

Должность                     (подпись)           И.О. Фамилия

__________

  (дата)

Приложение 4
к Инструкции

Образец оформления
листа согласования

Проект представил:

Должность руководителя                (подпись, дата)        И.О. Фамилия

Проект согласовали:                   (подпись, дата)        И.О. Фамилия

Первый Вице-губернатор Московской

области - Председатель

Правительства Московской области

(в соответствии с Регламентом

Правительства Московской области)     (подпись, дата)        И.О. Фамилия

Заместитель Председателя

Правительства Московской области

(в соответствии с Регламентом

Правительства Московской области)     (подпись, дата)        И.О. Фамилия

Руководитель исполнительного органа

государственной власти Московской

области, государственного органа

Московской области (в соответствии

с Регламентом Правительства

Московской области)                   (подпись, дата)        И.О. Фамилия

Правовое управление Губернатора

Московской области                    (подпись, дата)        И.О. Фамилия

Исполнитель:

Должность                             (подпись, дата)        И.О. Фамилия

(телефон)

Юридическая служба

исполнительного органа

государственной власти Московской

области, государственного органа

Московской области или другой

организации                           (подпись, дата)        И.О. Фамилия

Приложение 5
к Инструкции

Образец оформления
продолжения листа согласования

Продолжение листа согласования

к проекту _______________________________________________________________

                              (заголовок документа)

Проект согласовал(и):

Должность руководителя             (подпись, дата)           И.О. Фамилия

Должность руководителя             (подпись, дата)           И.О. Фамилия

Должность руководителя             (подпись, дата)           И.О. Фамилия

Исполнитель:

Должность                          (подпись, дата)           И.О. Фамилия

(телефон)

Приложение 6
к Инструкции

Образец оформления
дополнительного листа согласования

Дополнительный лист согласования

к проекту _______________________________________________________________

                             (заголовок документа)

Проект согласовал(и):

Должность руководителя             (подпись, дата)           И.О. Фамилия

Должность руководителя             (подпись, дата)           И.О. Фамилия

Должность руководителя             (подпись, дата)           И.О. Фамилия

Исполнитель:

Должность                          (подпись, дата)           И.О. Фамилия

(телефон)

Приложение 7
к Инструкции

                                                 N _______ от ______ 202_

                            ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ

                                 СПИСОК

                    рассылки к нормативным правовым актам

               и распорядительным документам Московской области

              ________________________________________________

                 (наименование нормативного правового акта

                      или распорядительного документа)

Разослано:
по МСЭД:	Членам Правительства Московской области, Правовому управлению Губернатора Московской области (ФИО), Управлению контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов Администрации Губернатора Московской области (ФИО), Министерству информационных и социальных коммуникаций Московской области, Контрольно-счетной палате Московской области, Управлению делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (ФИО)
на бумажном носителе:	Главному федеральному инспектору в Московской области - 1 экз., Правовому управлению Губернатора Московской области - 1 экз., Прокуратуре Московской области - 1 экз.
И.О. Фамилия исполнителя тел. 8 000 000 00 00

Подпись непосредственного исполнителя

Приложение 8
к Инструкции

        Министерство государственного управления, информационных

                  технологий и связи Московской области

                            П Р О Т О К О Л

  совещания по вопросам развития автоматизированной системы обеспечения

          деятельности Правительства Московской области (АСОД)

    ________________________________________________________________

    г. Красногорск, Дом Правительства Московской области, каб. 915-2

"___" _________ 202__ года                                        N _______

Председательствовал:                  И.О. Фамилия

Секретарь:                            И.О. Фамилия

Присутствовали:

Министерство экономики и финансов

Московской области                    И.О. Фамилия

                                      И.О. Фамилия

Министерство жилищной политики

Московской области                    И.О. Фамилия

     Текст протокола строится по схеме:

     СЛУШАЛИ:  (указываются   название  вопроса,  докладчики  или  орган,

подготовивший документ к рассмотрению);

     ВЫСТУПИЛИ:   (указываются    участники  обсуждения  вопроса,   кроме

председательствующего);

     ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Министр                               подпись                И.О. Фамилия

Секретарь                             подпись                И.О. Фамилия

Приложение 9
к Инструкции

Примерный перечень
утверждаемых документов

1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).

5. Классификаторы информации, документов.

6. Методические рекомендации, методические указания, методики.

7. Номенклатура дел организации.

8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).

11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

12. Планы (кроме оперативных).

13. Политики.

14. Положения.

15. Порядки.

16. Правила.

17. Программы.

18. Регламенты (в том числе административные).

19. Стандарты организации.

20. Структура и штатная численность.

21. Уставы.

22. Унифицированные формы документов.

23. Штатное расписание.

Приложение 10
к Инструкции

                              /----------\

                              |   Герб   |

                              |Московской|

                              |  области |

                              \----------/

              АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                    тел.: (498) 602-29-71

бульвар Строителей, д. 1, г. Красногорск,           факс: (498) 602-29-70

Московская область, 143407                          e-mail: amo@mosreg.ru

_________________________________________________________________________

                                               Должность адресата (Кому?)

Заголовок к тексту (необязательно)             ФИО адресата (Кому?)

                      Уважаемый(ая) Имя Отчество!

     Здесь располагается основной текст документа.

     При  оформлении  реквизитов документа  необходимо  руководствоваться

Инструкцией по делопроизводству.

     Приложение: 1. При наличии  нескольких  приложений  они  нумеруются.

                 Если приложение одно, номер  не  ставится.  Для  каждого

                 приложения указывается количество  листов и  экземпляров

                 (на бумажном носителе), например, на 5 л. в 1 экз.

                 2. ... на 3 л.

Должность подписанта                                         И.О. Фамилия

И.О. Фамилия Исполнителя

+7 (498) 602-99-99

Приложение 11
к Инструкции

Образец оформления телеграммы

                                                                ЛЮКС

                                                                Место

                                                                авансовой

                                                                печати

                              ТЕЛЕГРАММА

                                          Кому

                                          (наименование организации)

                                          (должность, инициалы имени

                                          и отчества, фамилия)

                                          Адрес

                                          (с указанием почтового индекса)

Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность руководителя                (подпись)              И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

Администрация Губернатора Московской области

143407, Московская обл., г. Красногорск-7,

бульвар Строителей, д. 1

18 ноября 2021 года

И.О. Фамилия исполнителя

+7 (498) 602-29-21

Приложение 12
к Инструкции

Образец оформления
правительственной телеграммы

                                                                Место

                                                                авансовой

                                                                печати

                     ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

                                          Адрес

                                          (с указанием почтового индекса)

                                          Кому

                                          (наименование организации)

                                          (должность, инициалы, фамилия)

Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность руководителя               (подпись)               И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

Правительство Московской области

143407, Московская обл., г. Красногорск-7,

бульвар Строителей, д. 1

18 ноября 2021 года

И.О. Фамилия исполнителя

+7 (498) 602-29-21

Приложение 13
к Инструкции

Образец оформления
телеграммы со списком рассылки

                                                                Место

                                                                авансовой

                                                                печати

                             ТЕЛЕГРАММА

                               По списку

Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность руководителя               (подпись)               И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

Правительство Московской области

143407, Московская обл., г. Красногорск-7,

бульвар Строителей, д. 1

18 ноября 2021 года

                        Список рассылки к телеграмме

                      (исх. N ________ от ___________)

N п/п	Кому	Почтовый адрес
1	Губернатору Калужской области (фамилия, имя, отчество)	248000, г. Калуга, пл. Старый Торг, д. 2
2	Губернатору Тульской области (фамилия, имя, отчество)	300041, г. Тула, пр-т Ленина, д. 2
3	Губернатору Рязанской области (фамилия, имя, отчество)	390000, г. Рязань, ул. Ленина, д. 30

Должность руководителя               (подпись)               И.О. Фамилия

И.О. Фамилия исполнителя

+7 (498) 602-29-21

Приложение 14
к Инструкции

Образец формы акта
об ошибочном направлении документов, обнаружении повреждений почтового отправления (отсутствии вложений в почтовом отправлении: документов, приложений к документам)

                                АКТ

XX.XX.XXXX                                                  N ___________

                            г. Красногорск

     Об    ошибочном  направлении  документов,   обнаружении  повреждений

почтового   отправления  (отсутствии  вложений  в  почтовом  отправлении:

документов, приложений к документам).

     Основание: Инструкция по делопроизводству в Правительстве Московской

области,   утвержденная  постановлением   Губернатора Московской области

от _______ N _______ (далее - Инструкция).

     Составлен комиссией в составе:

     Должность              И.О. Фамилия

     Должность              И.О. Фамилия

     Должность              И.О. Фамилия

     В __________________________________________________ (указать полное

наименование государственного органа  и  его  структурного подразделения)

XX.XX.XXXX  поступило  письмо (указать вид почтового отправления: письмо,

бандероль, посылка) от _____________________________________ (указывается

адрес, название организации-отправителя, Ф.И.О. руководителя) с исходящим

регистрационным N _______ от "_____" 202__ г.

     При осмотре почтового отправления обнаружено:

     1. Документ(ы) на имя ______________________________________________

(руководителя  государственного  органа  Московской   области)  (в  адрес

государственного органа Московской области) присланы ошибочно.

     2. Целостность бумажного пакета (перевязанного,  неперевязанного) не

нарушена   (нарушена  частично,  нарушена полностью,  новое пакетирование

произведено отделением связи).

     3. Отсутствие самого документа, отсутствие вложения ________________

(указать, какое вложение отсутствует).

     В соответствии с пунктами 138 - 139  Инструкции такие  документы  не

могут быть зарегистрированы и подлежат возврату.

     Акт составлен в 2 экземплярах:

     Первый экземпляр - в дело N ______.

     Второй экземпляр - корреспонденту почтового отправления.

     Члены комиссии:

                    (подпись)    И.О. Фамилия

                    (подпись)    И.О. Фамилия

                    (подпись)    И.О. Фамилия

Приложение 15
к Инструкции

Образец формы акта
об обнаружении повреждений почтового отправления (отсутствии вложений в почтовом отправлении: документов с пометкой "Для служебного пользования", приложений к документам с пометкой "Для служебного пользования")

          _________________________________________________

          (полное наименование структурного подразделения)

                               АКТ

(г.        )                                     "___" _________ 202__ г.

Сотрудники ______________________________________________________________

                      (наименование государственного органа)

Московской области

_________________________________________________________________________

                    (должность, фамилия, инициалы)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

при осмотре поступившего в ______________________________________________

_________________________________________________________________________

                (наименование государственного органа)

Московской области документа с пометкой "Для служебного пользования"

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

       (указывается дата поступления, вид почтового отправления

                      (письмо, бандероль и т.п.)

от

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

      (указывается адрес, название организации-отправителя, Ф.И.О.

                            руководителя)

с исходящим регистрационным N ______________ от "___" __________ 202__ г.

обнаружили:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(отсутствие самого документа или материала, признаки несанкционированного

вскрытия почтового отправления, отсутствие документов, указанных в описи,

                повреждения документа, конверта, печатей)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в 2 (двух) экземплярах.

Подписи               Подпись              И.О. Фамилия

                      Подпись              И.О. Фамилия

                      Подпись              И.О. Фамилия

Приложение 16
к Инструкции

Образец формы реестра
передачи документов с пометкой "Для служебного пользования"

                                РЕЕСТР

       ередачи документов с пометкой "Для служебного пользования"

в _______________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

______________________________________________________ Московской области

        (наименование государственного органа)

Приложение 17
к Инструкции

Образец формы журнала
учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования"

                                ЖУРНАЛ

   учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования"

в _______________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

______________________________________________________ Московской области

       (наименование государственного органа)

                   Начат: "___" ___________ 202__ г.

                   Окончен: "___" __________ 202__ г.

                               Левая страница:

N п/п	Дата поступления и номер документа	Откуда поступил, дата и исходящий номер	Наименование или краткое содержание документа
1
2
3

                                Правая страница:

Приложение 18
к Инструкции

Образец формы журнала
инвентарного учета документов с пометкой "Для служебного пользования" длительного пользования

                                ЖУРНАЛ

 инвентарного учета документов с пометкой "Для служебного пользования"

                        длительного пользования

в ____________________________________________________ Московской области

        (наименование государственного органа)

                    Начат: "___" __________ 202__ г.

                    Окончен: "___" _________ 202__ г.

                            Левая страница:

N п/п	Дата регистрации	Наименование документа	Откуда поступил документ	Входящий номер сопроводительного письма и дата	Количество экземпляров	Количество листов в документе

                            Правая страница:

Размножение		Отправка			Номер акта об уничтожении документа и дата	Примечание
Решение руководителя (фамилия и инициалы, должность) на изготовление копий, дата	Количество экземпляров	Номер исходящего документа и дата	Кому отправлен	Номер экземпляра	Номер акта об уничтожении документа и дата	Примечание

Приложение 19
к Инструкции

Образец формы журнала
учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования"

                                ЖУРНАЛ

  учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования"

в ____________________________________________________ Московской области

         (наименование государственного органа)

                    Начат: "___" ________ 202__ г.

                     Окончен: "___" ________ 202__ г.

                           Левая страница:

N п/п	Дата регистрации документа	Регистрационный номер	Наименование или краткое содержание документа
1
2
3

                          Правая страница:

Количество экземпляров и листов экземпляра	Местонахождение документа (номер дела)	Примечание

Приложение 20
к Инструкции

Образец оформления
реквизитов документа с пометкой "Для служебного пользования"

     Пометка    "Для    служебного    пользования"   и  номер  экземпляра

проставляются  в  правом  верхнем  углу  первой  страницы  документа,  на

обложке    и   титульном  листе  издания,  а  также  на  первой  странице

сопроводительного письма к таким документам.

                                               Для служебного пользования

                                                  Экз. N _____

     На  оборотной  стороне последнего листа каждого экземпляра документа

в  левом  нижнем  углу проставляется количество отпечатанных экземпляров,

список  рассылки,  фамилия  исполнителя  и номер его служебного телефона,

дата печатания документа.

Отп. 1 экз. - в адрес

Копия экз. N 1/1 - в дело

Исп. и отп. Иванов И.И.

+7 (498) 602-00-33

30.06.2021

Отп. 1 экз. - в дело

Копия экз. N 1/1 - в адрес 1

Копия экз. N 1/1 - в адрес 2

Исп. и отп. Иванов И.И.

+7 (498) 602-00-33

30.06.2021

Отп. 1 экз. - в дело

Копия экз. N 1/1-1/75 - согласно списку рассылки

Исп. и отп. Иванов И.И.

+7 (498) 602-00-33

30.06.2021

Приложение 21
к Инструкции

Образец формы журнала
учета внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования"

                                ЖУРНАЛ

  учета внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования"

в ____________________________________________________ Московской области

        (наименование государственного органа)

                    Начат: "___" __________ 202__ г.

                    Окончен: "___" __________ 202__ г.

                            Левая страница:

N п/п	Дата регистрации документа	Регистрационный номер	Наименование или краткое содержание документа
1
2
3

                             Правая страница:

Количество экземпляров и листов экземпляра	Местонахождение документа (номер дела)	Примечание

Приложение 22
к Инструкции

Образец формы акта
о выделении к уничтожению документов с пометкой "Для служебного пользования", не подлежащих хранению

                               АКТ

           о выделении к уничтожению документов с пометкой

         "Для служебного пользования", не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

             (название и выходные данные перечня документов с указанием

                               сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

отобраны  к уничтожению  как  не имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы:

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Дата дела или крайние даты дела	Номера описей (номенклатур) за 2020 год	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части и номера статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Всего подлежит уничтожению _______________________ дел и документов.

                                (цифрами и прописью)

          __________________________________________________

          __________________________________________________

          (подписи, фамилии и инициалы лиц, составивших акт)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от ______ N _____

Председатель ЭПК

_____________________________

(подпись, фамилия и инициалы)

Включенные в акт дела и  документы сверены  с записями  в протоколе  ЭПК,

акте и в учетных формах

_______________________________________________

      (подписи, фамилии и инициалы, дата)

Дела и документы полностью уничтожены путем _____________________________

                  ___________________________________

                  ___________________________________

                  (подписи, фамилии и инициалы, дата)

Отметки  об уничтожении  дел и  документов в  номенклатуре дел,  журналах

учета документов и в описях документов дел произведены.

                  ___________________________________

                  ___________________________________

                  (подписи, фамилии и инициалы, дата)

Приложение 23
к Инструкции

Образец формы журнала
учета машинных носителей информации

                                 ЖУРНАЛ

                  учета машинных носителей информации

в _______________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

______________________________________________________ Московской области

      (наименование государственного органа)

                   Начат: "___" __________ 202__ г.

                   Окончен: "___" __________ 202__ г.

                      Первая и последующие страницы:

Приложение 24
к Инструкции

Форма номенклатуры
дел структурного подразделения государственного органа

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На _________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                    Подпись           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО*

Протокол ЭК структурного

подразделения

от __________ N ____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

            Итоговая запись о категориях и количестве дел,

                  заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ                 Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения                    Подпись       Расшифровка подписи

Дата

                        Формат А4 (210 x 297 мм)

------------------------------

* При наличии ЭК структурного подразделения.

------------------------------

Приложение 25
к Инструкции

Форма номенклатуры
дел государственного органа (сводной номенклатуры дел)

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Руководитель организации

На _____________ год                     Подпись Дата Расшифровка подписи

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации                       Подпись             Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)                       Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N ____                    от __________ N ____

         Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

                      в _____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ              Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения                 Подпись          Расшифровка подписи

Дата

                         Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 26
к Инструкции

Порядок
заполнения граф номенклатуры дел государственного органа исполнительной власти Московской области, государственного органа Московской области

Номенклатура дел государственного органа исполнительной власти Московской области, государственного органа Московской области (далее - государственный орган) составляется по установленной форме (приложения 24, 25 к настоящей Инструкции).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству. Индекс дела состоит из установленного в государственном органе цифрового (буквенно-цифрового) обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.

Таблица 1

Признаки формирования заголовков дел

Основной признак	Значение признака	Пример заголовков
1) номинальный	указание в заголовке дела наименования вида документа(ов), включенного в дело/названия совокупности документов ("переписка")/обобщенного названия "документы" *	Приказы начальника управления по основной деятельности. Распоряжения Министерства по налогам и сборам. Копии. Распоряжения начальника управления по основной деятельности. Протоколы заседаний коллегии УФНС России по Московской области. Книги и регистры по бухгалтерскому учету. Переписка с Главным управлением государственной службы и кадров о повышении квалификации служащих. Переписка со средствами массовой информации по вопросам освещения деятельности министерства в СМИ. Обращения граждан и переписка по их рассмотрению. Документы (справки, расчеты, акты и др.) об организации и проведении экспертизы. Дело общественного объединения, прошедшего государственную регистрацию
1) номинальный	* После слова "документы" в скобках перечисляются два - три названия видов документов, включенных в дело; слово "дело" используется, если в дело включаются разные по виду документы, но относящиеся к одному лицу или объекту
2) авторский	указание в заголовке дела названия автора(ов) документов (организации, структурного подразделения, совещательного или координационного органа, должностного лица и др.)	Планы работы коллегии министерства на 2019 год. Протоколы заседаний Совета директоров общества. Докладные записки руководителей структурных подразделений руководству общества
3) корреспондентский	указание в заголовке дела названия организации (организаций), должностных лиц и др., от которых получены документы, включенные в дело	Переписка с инспекциями ФНС по Московской области по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Переписка с предприятиями группы компаний "Северсталь" о поставке продукции
4) предметно-вопросный	отражение в заголовке дела краткого содержания документов дела	Журнал учета отказов в государственной регистрации общественных объединений. Переписка по вопросам нотариата, адвокатуры и правовой помощи. Документы (приказы, соглашения между нотариусами, заявления, письма-рекомендации) о передаче полномочий временно отсутствующих нотариусов
5) хронологический	указание даты (периода), к которой(му) относятся документы дела	Штатное расписание Главного управления на 2019 год. Копия. Полугодовые планы работы Главного управления и его подразделений. Годовой бухгалтерский баланс. Расчеты сметы на 2019 год по бюджетным ассигнованиям
6) географический	включение в заголовок дела названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела	Законодательные, иные нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов власти Московской области. Отчеты образовательных учреждений общего профессионального образования городского округа Красногорск Московской области по основной деятельности
7) отметка "Копии"	указание на копийность документов дела; включается в любой заголовок дела, если в дело помещаются копии документов	Приказы директора общества по основной деятельности. Копии. Приказы и распоряжения Минюста России по организации работы судебных приставов-исполнителей. Копии

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы министра по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.

Таблица 2

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела)

Признак	Пример заголовка дела
1) Номинал (с указанием разновидности документа, дела)	Положение об инспекции. Свидетельство о регистрации. Личные карточки (форма Т-2) работников. Личные дела сотрудников
2) Номинал - автор	Протоколы заседаний Совета директоров общества. Положения о структурных подразделениях Департамента культуры. Бизнес-план общества
3) Номинал - автор - содержание	Приказы общества по личному составу. Решения коллегии ФНС России по Московской области по вопросам организации работы налоговых органов. Инструкции и методические указания ФНС по вопросам налогообложения юридических и физических лиц. Годовые отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана за 2018 год
4) Номинал - содержание	Видеозаписи о проведении специальных исполнительных действий. Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки и др.) о проведении служебных расследований. Журнал регистрации поступающих документов. Акты сверки взаиморасчетов. Переписка по вопросам приема и перевода государственных гражданских служащих. Следственные дела по особо тяжким преступлениям. Обзоры о работе налоговых органов. Предложения по совершенствованию налогового законодательства
5) Номинал - содержание - хронология (год/период)	Годовой отчет о результатах контрольной работы (ф. N 2-НК). Квартальный отчет о доходах и расходах. График повышения квалификации работников отдела на 1-е полугодие 2021 года
6) Номинал - хронология (год/период)	Штатное расписание на 2021 год. Номенклатура дел предприятия на 2021 год. Финансовый план. Годовой
7) Номинал - корреспондент - содержание	Аналитические справки работников отдела (кураторов) о результатах проверок работы групп розыска. Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности. Переписка с правоохранительными органами по вопросам основной деятельности инспекции
8) Номинал - корреспондент - территория - содержание	Переписка с территориальными органами Центрального федерального округа об обучении и повышении квалификации работников
9) Номинал - автор - территория - содержание	Отчеты административных органов городского округа Красногорск Московской области о мероприятиях по предотвращению правонарушений

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или указываются реквизиты нормативного правового акта, устанавливающего срок хранения документов дела.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел ("в электронном виде", "в том числе в электронном виде"), о переходящих делах (например, переходящее с 2021 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган для продолжения и др.

Если в течение года в государственном органе возникают новые документированные участки работы и формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

Приложение 27
к Инструкции

Порядок
формирования дел в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, учета и хранения дел

При формировании дел в структурных подразделениях государственного органа необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.

Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов, а также копии законов Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области и Правительства Московской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций по вопросам работы государственного органа, его структурных подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в ГИС МСЭД или в ИС исполнительного органа государственной власти Московской области, государственного органа Московской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в архив государственного органа или выделения к уничтожению осуществляется в Службе делопроизводства и/или в структурных подразделениях государственного органа по месту их формирования, электронных дел - в ГИС МСЭД или ИС государственного органа.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

В структурных подразделениях государственного органа делопроизводители структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.

Дела для их учета и поиска располагаются вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или стойке стеллажа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда государственного органа, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив государственного органа проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации государственного органа или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел работникам других структурных подразделений производится с разрешения руководителя Службы делопроизводства или руководителя структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение подлежит учету.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа или иного уполномоченного им лица. Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование.

Приложение 28
к Инструкции

Форма описи
дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

ОПИСЬ N _______

дел ___________

В данную опись внесено ______________________________________________ дел

                                   (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                       Подпись           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО**

Наименование должности                     Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ                    подразделения

                                           от ____________ N ___

Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Передал

_____________________________________________________________________ дел

                         (цифрами и прописью)

и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

   (цифрами и прописью)

Наименование должности работника

структурного подразделения            Подпись         Расшифровка подписи

Принял

_____________________________________________________________________ дел

                        (цифрами и прописью)

и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

  (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника архива                      Подпись         Расшифровка подписи

Дата

                         Формат А4 (210 x 297 мм)

------------------------------

* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

------------------------------

Приложение 29
к Инструкции

Форма описи
электронных дел, документов структурного подразделения

Наименование организации

ОПИСЬ N _______

электронных дел, документов

___________________________

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

с N ________________________________ по N _______________________________

объемом ________ Мб.

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                         Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО**

Наименование должности                     Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ                    подразделения

                                           от ____________ N ____

Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Передал

_____________________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

и ______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

  (цифрами и прописью)

объемом ________ Мб.

Наименование должности работника

структурного подразделения            Подпись         Расшифровка подписи

Принял ______________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

и ______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

  (цифрами и прописью)

объемом ___________ Мб.

Наименование должности

работника архива                      Подпись         Расшифровка подписи

Дата

                         Формат А4 (210 x 297 мм)

------------------------------

* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

------------------------------

Приложение 30
к Инструкции

Порядок
составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел

В государственном органе в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронные дела. Описи дел составляются под методическим руководством архива государственного органа. По этим описям документы сдаются в архив государственного органа.

Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел государственного органа, которые готовит архив государственного органа и по которым он сдает дела на постоянное хранение в государственное казенное учреждение Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ГКУ Московской области ЦГАМО), архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 28 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив государственного органа не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов;

срок хранения дела (тома).

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом государственного органа;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов - общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения государственного органа, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией структурного подразделения.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив государственного органа, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

Приложение 31
к Инструкции

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Оформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в архив государственного органа, предусматривает:

подшивку документов в дело или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

оформление реквизитов обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 31а к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

наименование государственного органа (фондообразователя);

наименование структурного подразделения фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);

заголовок дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела и номер статьи по перечню;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование государственного органа указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях когда в течение года, за который оформляются дела, государственный орган был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой (если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другой государственный орган или другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым);

делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в него документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в дело документов;

дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или записи об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности государственного органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в архиве государственного органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утвержденных ЭПК Главного архивного управления Московской области в соответствии с предоставленными им полномочиями (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и государственного органа по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; во внутреннюю опись также вносятся исправления, или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись), помещаемый в конце дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение 31б к настоящей Инструкции). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 31в к настоящей Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.

Листы внутренней описи подшиваются в начало дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первый и последний листы дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

Приложение 31а
к Инструкции

Форма обложки дела

_________________________________________________________________________

                (наименование государственного архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                      (наименование организации)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

                        ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                            На _____ листах

                                                         Хранить ________

Ф. N ___
Оп. N ___
Д. N ___

                        Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 31б
к Инструкции

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                      (цифрами и прописью)

с N ____________________________ по N _____________________, в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                             Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение 31в
к Инструкции

Форма внутренней описи
документов дела

                         ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                     документов дела N ______

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

                         Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 32
к Инструкции

Форма акта
о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Наименование организации

                                              УТВЕРЖДАЮ

           АКТ                                Руководитель организации

___________ N __________

                                              Подпись Расшифровка подписи

о выделении к уничтожению

архивных документов*,                         Дата

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                  сроков их хранения)

__________________________________________________________________________

отобраны к  уничтожению  как не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                     (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи**	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ________________________________ ед. хр. за _________________ годы.

           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК

_________________________________________________________________________

                  (наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________________ N _________________).

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)       Подпись         Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ___________ N ________

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ___________________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

_________________________________________________________________________

                         (способ уничтожения)

Наименование должности работника,

сдавшего документы                    Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                   Подпись         Расшифровка подписи

Дата

                         Формат А4 (210 x 297 мм)

------------------------------

* При выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения  из

структурных  подразделений  организации   при  оформлении   акта    слово

"архивный" исключается.

** При  выделении   к  уничтожению   документов  при  подготовке  дела  к

передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.

------------------------------

Приложение 33
к Инструкции

Примерный перечень
документов, заверяемых печатью

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Сведения о трудовой деятельности работника.

9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, - по необходимости).

10. Трудовые книжки работников.

11. Удостоверения работников.

Приложение 34
к Инструкции

Образец журнала
учета печатей и штампов

                                                ЖУРНАЛ

                                         учета печатей и штампов

N п/п	Дата регистрации печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Кому выдано			Оттиск сдаваемой печати (штампа)	Дата возврата и расписка о приемке	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
			Подразделение, должность ответственного лица	ФИО ответственного лица	Дата и расписка в получении
1

Приложение 35
к Инструкции

Образец акта
об уничтожении печатей и штампов

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Наименование должности

                                          руководителя

                                          _________ (расшифровка подписи)

                                          (подпись)

                                          _________

                                            (дата)

                            АКТ N ________

                   об уничтожении печатей и штампов

Комиссия в составе:

Должность                        И.О. Фамилия

Должность                        И.О. Фамилия

Должность                        И.О. Фамилия

на основании ____________________________________________________________

                 (наименование нормативного акта, его номер и дата)

подготовила к уничтожению следующие печати и штампы:

N п/п	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)
1
2
3

Всего подлежит уничтожению ___________________________ печатей и штампов.

                                   (прописью)

Подписи:

                 (подпись)           И.О. Фамилия

                 (подпись)           И.О. Фамилия

                 (подпись)           И.О. Фамилия

Печати и штампы  перед уничтожением сверили с записями в Акте и полностью

уничтожили путем ________________________________________________________

"___" ___________ 202__ г.

Отметки в журнале учета об уничтожении печатей и штампов произвел:

Должность        (подпись)       И.О. Фамилия

__________

  (дата)

Приложение 36
к Инструкции

Примерный перечень
документов, на которые ставится большая гербовая печать Правительства Московской области

1. Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказанных услуг; списания; проведения экспертизы).

2. Архивные справки и копии (выписки из архивных документов).

3. Гарантийные письма.

4. Доверенности (на получение материальных ценностей, представление интересов в суде, других органах и организациях).

5. Договоры и соглашения, заключенные Московской областью от имени субъекта Российской Федерации ² или Правительством Московской области ³.

------------------------------

²_{Договор, заключаемый от имени Московской области, подписывается Губернатором Московской области (пункт 89 Регламента Правительства Московской области).}

³_{Соглашение, заключаемое от имени Правительства Московской области, подписывается Губернатором Московской области, либо его подписание распоряжением Губернатора Московской области или нормативным правовым актом Правительства Московской области может быть поручено одному из Вице-губернаторов Московской области, первому заместителю Председателя Правительства Московской области, заместителю Председателя Правительства Московской области - руководителю Администрации Губернатора Московской области, заместителю Председателя Правительства Московской области, министру Правительства Московской области (пункт 90 Регламента Правительства Московской области).}

------------------------------

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

7. Образцы подписей на открытие счетов.

8. Отчетные бухгалтерские документы (отчеты, предоставляемые в налоговую инспекцию, в пенсионный фонд, фонд социального страхования, статистическое управление).

9. Платежные расчетные документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры, накладные, авизо).

10. Повестки заседаний Правительства Московской области.

11. Постановления и распоряжения Правительства Московской области, постановления и распоряжения Губернатора Московской области, распоряжения Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области.

12. Протоколы заседаний Правительства Московской области.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

14. Сметы расходов.

15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).

Наименование документа

Кому передан документ (фамилия и инициалы)

Дата передачи документа

Дата возврата документа

Примечание

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.