Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Приказ Социального управления г. Пензы от 26 октября 2018 г. N 92 о/д "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Социального управления города Пензы"
- Приложение. Инструкция по делопроизводству Социального управления города Пензы
Приложение. Инструкция по делопроизводству Социального управления города Пензы
Приложение
Утверждена
приказом
начальника Социального
управления города Пензы
от 26.10.2018 N 92 о/д
Инструкция по делопроизводству Социального управления города Пензы
1. Общие положения
1.1 Инструкция по делопроизводству Социального управления города Пензы (далее - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Социального управлении города Пензы (далее - управление) документов, совершенствования делопроизводства управления и повышения его эффективности.
1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, контроля исполнения и организации работы с документами во всех отделах управления.
1.3 Правовым основанием для разработки Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Положение о Социальном управлении города Пензы (далее - Положение) (утверждено постановлением главы администрации г. Пензы от 07.04.2006 N 318), Методические рекомендации по оформлению инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 (с изм. от 26.04.2016 N 356)).
1.4 Правила и порядок работы с документами, установленными Инструкцией, обязательны для всех работников управления. Все работники управления ответственны за выполнение требований Инструкции и сохранность документов.
1.5 Документационное обеспечение деятельности управления, контроль за соблюдением в отделах управления единой системы делопроизводства, методическое руководство по работе с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
1.6 Ответственность за организацию, состояние делопроизводства в отделах и соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут начальники отделов.
1.7 Начальник отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства в отделе, о чем сообщает в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
1.8 При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.
1.9 Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.10 С содержанием проектов постановлений и распоряжений главы администрации, приказов начальника управления, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения начальника управления.
1.11 Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота, применяемые в управлении, должны обеспечивать выполнение требований по делопроизводству.
1.12 Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, сотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику, при увольнении или переходе в другой отдел - сдать все числящиеся за ним документы.
1.13 Об утрате документа немедленно докладывается начальнику отдела и сообщается в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
1.14 Переписка между отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.15 Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется по разрешению начальника управления.
1.16 Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регулируется специальными нормативными актами, утверждаемыми начальником управления.
1.17 С инструкцией должны быть ознакомлены все работники управления.
2. Основные понятия
2.1 Основные понятия, используемые в Инструкции управления, закреплены в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:
а) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
б) делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
в) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти;
г) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
д) реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
е) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
ж) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
з) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
и) номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
к) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа власти;
л) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
м) система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
н) электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
3. Требования к оформлению документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для документов являются Times New Roman N 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
3.4 Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.
3.5 Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание.
4. Требования к оформлению реквизитов документов
4.1 Документы, создаваемые управлением, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
4.2 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением N 1.
4.3 При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8:
1) герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
2) код формы документа;
3) наименование организации - автора документа;
4) наименование структурного подразделения - автора документа;
5) справочные данные об управлении;
6) наименование вида документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
10) адресат;
11) гриф утверждения документа;
12) заголовок к тексту;
13) текст документа;
14) отметка о приложении;
15) гриф согласования документа;
16) виза;
17) подпись;
18) отметка об электронной подписи;
19) печать;
20) отметка об исполнителе;
21) отметка о заверении копии;
22) отметка о поступлении документа;
23) резолюция;
24) отметка о контроле;
25) отметка о направлении документа в дело.
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
4.4.1 Герб (города Пензы) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Изображение герба города Пензы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами управления, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
4.4.2 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример - Форма по ОКУД 0211151.
4.4.3 Наименование указывается в точном соответствии с положением - Социальное управление города Пензы. Сокращенное наименование управления в положении не зафиксировано.
4.4.4 Наименование структурного подразделения - управления используется в бланках писем соответствующих подразделений в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации (приложение N 2).
4.4.5 Справочные данные об управлении указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
4.4.6 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием управления.
4.4.7 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
- словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
4.4.8 Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению управления, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
4.4.9 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
4.4.10 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Пример:
Начальнику Социального
управления города Пензы
Фамилия И.О.
Начальнику Социального
управления города Пензы
Фамилия И.О.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Примеры:
1) МБУ "Комплексный центр
социальной помощи семье
и детям" Ленинского района
г. Пензы
2) Муниципальное бюджетное
Учреждение "Комплексный центр
социальной помощи семье
и детям" Ленинского района
г. Пензы
1) МБУ "Комплексный центр
социальной помощи семье
и детям" Ленинского района
г. Пензы
2) Муниципальное бюджетное
Учреждение "Комплексный центр
социальной помощи семье
и детям" Ленинского района
г. Пензы
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Пример:
Социальное управление
города Пензы
Отдел Социального управления
по Октябрьскому району
города Пензы
Социальное управление
города Пензы
Отдел Социального управления
по Октябрьскому району
города Пензы
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Пример:
Социальное управление
города Пензы
Начальнику отдела
Социального управления
по Первомайскому району
г. Пензы
Фамилия И.О.
Социальное управление
города Пензы
Начальнику отдела
Социального управления
по Первомайскому району
г. Пензы
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Примеры:
1) г-ну Фамилия И.О.
2) г-же Фамилия И.О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Примеры:
1) Директорам подведомственных
учреждений
2) Начальникам отделов
районов города Пензы
1) Директорам подведомственных
учреждений
2) Начальникам отделов
районов города Пензы
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Пример:
Директорам подведомственных
учреждений
(по списку)
Директорам подведомственных
учреждений
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно (Приложение N 3).
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Пример:
Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Пример:
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл., 301264
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл., 301264
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Пример:
Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru
Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru
4.4.11 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения начальником управления, лицом, его замещающим, приказом начальника управления.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа начальником управления или лицом, его замещающим, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Социального
управления города Пензы
Подпись И.О. Фамилия
Дата
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Социального
управления города Пензы
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Примеры:
1) (Регламент)
УТВЕРЖДЕН
приказом начальника
Социального управления
города Пензы
от 5 апреля 2015 г. N 82
2) (Правила)
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом начальника
Социального управления
города Пензы
от 6 апреля 2015 г. N 83
1) (Регламент)
УТВЕРЖДЕН
приказом начальника
Социального управления
города Пензы
от 5 апреля 2015 г. N 82
2) (Правила)
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом начальника
Социального управления
города Пензы
от 6 апреля 2015 г. N 83
4.4.12 Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":
- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
- письмо (о чем?) о пожарной безопасности.
Заголовок к тексту письма оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В приказах заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту письма может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.
4.4.13 Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение..." и т. д.);
- от третьего лица единственного числа ("управление не возражает...", "управление считает возможным...").
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
- заключительная этикетная фраза:
С уважением,...
4.4.14 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
- если приложение не названо в тексте или, если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Положение о Социальном управлении города Пензы на 5 л. в 1
экз.
2. Справка о кадровом составе Социального управления города
Пензы на 2 л. в 1 экз.
- если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение:
отчет о НИР в 2 экз.
- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение:
письмо Социального управления города Пензы от 05.06.2015 N 02-6/172
и приложения к нему, всего на 5 л.
- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение:
CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В приказах, договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или ...(приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение N 2);
- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N 2
к приказу начальника Социального
управления города Пензы
от 15.08.2015 N 112
Приложение N 2
к приказу начальника Социального
управления города Пензы
от 15.08.2015 N 112
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Пример:
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника Социального
управления города Пензы
от 18.05.2015 N 67
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника Социального
управления города Пензы
от 18.05.2015 N 67
4.4.15 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Пример:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Социального управления
города Пензы
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник Социального управления
города Пензы
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма. Примеры:
1) СОГЛАСОВАНО
Начальником Социального управления
города Пензы
(протокол от _________ N __)
2) СОГЛАСОВАНО
письмом Социального управления
города Пензы
от _________ N __
1) СОГЛАСОВАНО
Начальником Социального управления
города Пензы
(протокол от _________ N __)
2) СОГЛАСОВАНО
письмом Социального управления
города Пензы
от _________ N __
4.4.16 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Пример:
Начальник планово-экономического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник планово-экономического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу, где указаны Ф.И.О., должность, дата и время получения документа на согласование и подпись (приложение N 4).
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению может применяться полистное визирование документа и его приложений.
4.4.17 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Пример:
Начальник управления Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Пример:
Начальник Социального управления
города Пензы Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Пример:
Начальник управления Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Пример:
Начальник отдела социальных выплат,
пособий и компенсаций Подпись И.О. Фамилия
Начальник отдела правовой
и кадровой работы Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Пример:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Пример:
И.о. начальника управления Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
начальника управления Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
4.4.18 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Пример:
/---------------------------------------\
|Эмблема ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН |
Наименование |органа ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ |
должности |власти | Н.Н. Николаев
| |
|Сертификат 1а111ааа000000000011 |
|Владелец Николаев Николай Николаевич |
|Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017|
\---------------------------------------/
4.4.19 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью, в соответствии с положением об использовании гербовой печати, других печатей и штампов, утвержденным приказом начальника Социального управления города Пензы от 14 февраля 2018 г. N 17 о/д.
Документы заверяют печатью управления. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
4.4.20 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например:
Забелин Иван Андреевич, ведущий специалист, 52-45-67.
Отметка об исполнителе оформляется как нижний колонтитул и печатается шрифтом Times New Roman N 12 меньшего размера.
4.4.21 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Пример:
Верно
Главный эксперт отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование структурного подразделения) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
4.4.22 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в управление и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
4.4.23 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Пример:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.
Подпись
Дата
4.4.24 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль.
4.4.25 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Пример:
В дело N 01-18 за 2016 г.
Должность
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
5. Бланки документов
5.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм (приказы начальника управления по личному составу, документы о награждении сотрудников Социального управления города Пензы и подведомственных учреждений, личные дела уволенных работников управления и директоров подведомственных учреждений и т.д.).
5.2 В управлении установлены следующие виды бланков документов:
а) общий бланк (приложение N 5);
б) бланк письма (приложение N 6);
в) бланк конкретного вида документа (приказ) (приложение N 7).
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк включает реквизиты и ограничительные отметки для реквизитов.
Бланк письма включает реквизиты, ограничительные отметки для реквизитов.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов.
5.3 В управлении используются следующие виды писем:
Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый управлением по почтовой связи.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Электронное письмо - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
(Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию - ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
В управлении существуют единые требования и правила оформления писем. Делопроизводство может вестись традиционным способом или на основе современных информационных технологий.
В управлении используется угловое центрированное расположение реквизитов письма.
При подготовке письма в управлении используются ниже перечисленные реквизиты:
1) герб города Пензы;
2) наименование управления;
3) справочные данные об управлении;
4) адресат;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта;
8) заголовок к тексту (при необходимости);
9) текст;
10) отметка о наличии приложений (при необходимости);
11) подпись должностного лица;
12) отметка об исполнителе.
Герб города Пензы изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Социальное управление города Пензы".
Наименование управления - Социальное управление города Пензы - помещают под гербом города Пензы, в две строки и выделяют полужирным шрифтом Times New Roman размером N 16.
Ниже через 4 мм печатаются справочные данные об управлении шрифтом Times New Roman размером N 10. Справочные данные включают в себя следующую информацию:
- почтовый адрес (улица, дом, квартира, город, район, область, страна - при необходимости, индекс);
- номер телефона, факса;
- адрес электронной почты.
Ниже через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита печатаются в одну строку реквизиты: дата документа и регистрационный номер документа. Датой письма является дата его подписания. Дата проставляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер входящего документа и дату, на который дается ответ.
На уровне с наименованием управления и справочными данными об управлении размещается адресат. Он может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (если имеется) (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы (в дательном падеже);
- почтовый адрес.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
Министерство образования
Пензенской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Наименование должности указывается в дательном падеже. Например:
Руководителю Федеральной службы
по труду и занятости
Фамилия И.О.
Но, бывают и такие случаи, когда отчество отсутствует (как правило, это иностранные имена и фамилии, например, Вильям Баренц).
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234). Например:
Иванову И.Г.
Совхоз-техникум ул., д. 3, кв. 78,
г. Пенза, Пензенская обл., 444000
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах РФ, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа частному лицу инициалы ставятся после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруют относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Заголовок составляется ко всем письмам, за исключением писем, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Он должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок оформляется под реквизитами бланка. Он может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.
Не допустима тавтология (например, при написании письма на бланке, на котором уже имеются данные об организации, нельзя писать еще раз наименование организации в тексте - Социальное управление города Пензы направляет...).
Не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения, а также иностранные слова, термины, не получившие широкой известности.
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем, оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения (например, В соответствии с Планом работ на 2016 год - приложение):
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: отчет в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
Подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:
Заместитель начальника управления Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель начальника управления, имеющий право подписывать документы за начальника управления, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. начальника управления Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
начальника управления Подпись И.О. Фамилия
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает, фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, может дополняться наименованием должности, например:
Долгова Наталья Ивановна, главный эксперт, 54-38-45.
5.4 Правила написания делового письма.
Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:
- достоверность и объективность изложения;
- полнота информации;
- краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
- отсутствие рассуждений и повествовательности;
- нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
- использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
- следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
- больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
- не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
- избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений (просим выделить..., чтобы...);
- переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, "не замечаемым";
- проверять каждую написанную фразу на слух;
- употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они "заменили" (писать конкретно, а не "об этом", "то", "она/оно/они" и т.д.);
- никогда не употреблять просторечных и диалектных слов.
Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным.
Необходимо четко представлять цель делового письма - новое сотрудничество, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:
- "Уважаемый господин Новосельцев!" - предполагает дистанцию и носит более официальный характер;
- "Уважаемая Александра Станиславовна!" - показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию;
- "Уважаемые господа!" - употребляется при коллективном обращении.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:
- сначала объясняют причины, основания, цели написания письма;
- затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации;
- завершают послание кратким резюме, подведением итогов ("надеемся...", "уверены...").
Как излагается деловое письмо:
- Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение..., направляем на рассмотрение проект договора... и т.п.
Причем, когда используется глагол "представить", то это означает предъявить, показать, выдвинуть что-то другому человеку. Глагол "предоставить" имеет иную стилистическую окраску - отдать что-то другому человеку, дать какое-то право другому человеку.
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:
"С уважением,...".
или в более позитивном ключе -
- "С наилучшими пожеланиями";
- "С надеждой на продолжение сотрудничества".
5.5 Проекты приказов печатаются на бланках приказа установленной формы.
Копии приказов на бумажном носителе заверяются и направляются исполнителю, адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Приказ имеет следующие реквизиты:
- герб города Пензы;
- наименование управления;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления (издания) документа;
- наименование документа (заголовок к тексту);
- подпись должностного лица;
- визы.
Герб города Пензы изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование управления".
Наименование управления - Социальное управление города Пензы - помещают под гербом Пензенской области. Оно выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размером N 18.
Вид документа (ПРИКАЗ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Реквизит выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размером N 16.
Место составления (издания) документа указывается в бланках документов. В бланке управления данный реквизит отсутствует, так как из наименования "Социальное управление города Пензы" понятно, где составляется документ.
Датой приказа является дата его подписания. Дата проставляется при регистрации документа и располагается под словом "ПРИКАЗ" слева. Оформляется так же, как и в письме: цифровым ли словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер документа присваивается после его подписания. Проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в управлении. Прописывается под словом "ПРИКАЗ" справа.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например:
О повышении доступности бесплатной медицинской помощи
населению Российской Федерации
Заголовок к приказу с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Он может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman N 13, 14 через 1-1,5 интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "во исполнение" и др. Предлог "в целях..." считается не соответствующим нормам официально-делового стиля и его употребление не рекомендуется. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
Оформляются подпункты следующим образом:
1. Текст: 1. Текст: а)...;
1.1 текст; 1.1 Текст. б)....
1.2 текст. 1.2 Текст.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Оборот типа "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" считается архаичным и в текстах современных документов не употребляется.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Если пункт приказа содержит конкретное поручение, в нем указываются: наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя или исполнителей и срок исполнения (Начальнику отдела организационно-методической и социальной работы Епифановой О.И. разработать и представить на утверждение план работы отдела до 21 декабря 2015 года).
Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия - (Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения).
Приложения к приказу визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ...(приложение 1); ...(приложение 2); ...согласно приложению, а на самом приложении оформляется отметка о приложении:
Приложение 1
к приказу начальника
Социального управления
города Пензы
от 12.02.2007 N 15
Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то в этом случае на нем в правом углу проставляется гриф утверждения, например:
УТВЕРЖДЕНА
приказом начальника
Социального управления
города Пензы
от 22.01.2007 N 5
Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения.
Заголовок к тексту приложения печатается заглавными буквами (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК).
Оформление может осуществляться либо угловым флаговым, либо угловым центрированным способом.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы подписывает начальник управления, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
Внесение изменений в подписанный приказ не допускается. Управлением используется продольный вариант оформления бланка приказа.
6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
6.1 Приказ
6.1.1 Приказы оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы управления, рассчитанные на разовое выполнение.
6.1.2 Проекты приказов готовят и вносят отделы управления на основании поручений начальника управления, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел правовой и кадровой работы на основании соответствующих представлений.
6.1.3 Проект приказа во исполнение постановления главы администрации города должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Приказ подписывается начальником управления или лицом, исполняющим обязанности начальника управления.
6.1.4 Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности управления и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников отделов, которые готовят и вносят проект.
6.1.5 Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
Проекты приказов визируются исполнителем и начальником отдела, внесшим проект; начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения; начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения; начальником отдела правовой и кадровой работы; заместителем начальника управления.
Приложения к проектам приказов визируются исполнителем и начальником соответствующего отдела и подписываются заместителем начальника управления. Если в тексте приложения к проекту приказа имеется запись об утверждении, то в этом случае подпись заместителя начальника управления на приложении не ставится (приложение N 8).
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
6.1.6 Проект приказа печатается на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman N 13, 14. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
6.1.7 Проект приказа, подготовленный совместно с другими органами или организациями, печатается на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий управления и других органов или организаций (приложение N 9).
6.1.8 При оформлении совместного приказа:
а) наименования органов и организаций располагаются на одном уровне;
б) наименование вида документа - приказ - располагается центровано;
в) дата совместного приказа - единая, соответствует более поздней подписи;
г) регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
д) подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
Текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем").
6.1.9 Копии совместных приказов и размноженные экземпляры заверяют печатью отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения и отдела правовой и кадровой работы и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю. Замена разосланного приказа производится по указанию начальника управления.
6.1.10 Приказ имеет следующие реквизиты (приложение N 10):
а) герб города Пензы;
б) наименование управления - Социальное управление города Пензы (печатается полужирным шрифтом N 18);
в) вид документа - П Р И К А З (печатается полужирным шрифтом N 16 вразрядку);
г) дата - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
д) регистрационный номер - состоит из знака N и порядкового номера приказа;
е) наименование документа (заголовок к тексту) - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Например:
Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
Социального управления города Пензы
ж) текст - отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman N 13, 14 через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается строчными буквами вразрядку без вынесения на отдельную строку. После слова приказываю ставится двоеточие.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".
Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа;
з) визы - включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Они проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования);
и) подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает начальник управления, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
к) приложения - визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
При наличии нескольких приложений они нумеруются (Приложение N 10а).
6.1.11 При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на приказ, его дату, регистрационный номер (приложение N 11). Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника Социального
управления города Пензы
от 00.00.0000 N ____
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО; программа - УТВЕРЖДЕНА; план - УТВЕРЖДЕН.
6.1.12 Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка с последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
6.1.13 Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
6.2 Положение, правила, инструкции
6.2.1 Положение принимается в случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции управления.
6.2.2 В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
6.2.3 В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
6.2.4 Положение (правила, инструкция) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются начальником управления, или как акты, утверждаемые начальником управления (приложение N 12).
6.2.5 Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении (приложение N 13). Решение о порядке принятия положения, правил и инструкции находится в ведении управления.
6.2.6 Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки текстов приказов.
6.2.7 Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке управления. Если проект положения, правил, инструкций утверждается распорядительным документом, то положения, правила, инструкции печатаются на стандартном листе бумаги формата А4.
6.2.8 Текст проекта положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "отдел осуществляет функции", "комиссия установила".
6.2.9 Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?", например:
Должностная инструкция главного специалиста
6.2.10 Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
6.2.11 Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
6.3 Протокол
6.3.1 Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
6.3.2 Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов доклада и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
6.3.3 Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на отделы и сотрудников отделов, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
6.3.4 Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в отдел-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
6.3.5 Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются до минования надобности в них, причем копии протоколов - по акту.
6.3.6 Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.3.7 Текст полного протокола (приложение N 14), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается)
_______________
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
6.3.8 Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.
6.3.9 Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ)
6.3.10 Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
6.3.11 Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
6.3.12 Текст краткого протокола также состоит из двух частей (приложение N 15). В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, должности, а также инициалы и фамилии присутствующих лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
_______________
Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации И.О. Фамилия
Заместители руководителя Федерального
архивного агентства И.О. Фамилия
6.3.13 Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
6.3.14 В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
6.3.15 Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта Times New Roman N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
6.3.16 Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
6.3.17 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов.
6.3.18 Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
6.3.19 К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
6.3.20 Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель отдела, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
а) герб субъекта Российской Федерации: герб города Пензы;
б) наименование управления - Социальное управление города Пензы;
в) вид документа - П Р О Т О К О Л (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру);
г) вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
д) место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
е) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или арабскими цифрами, разделенными точкой; печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;
ж) основная часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;
з) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
6.3.21 В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.П. Карпов
Члены комиссии: Личная подпись Н.Г. Крылова
Личная подпись Н.И. Гаврюшина
Личная подпись Е.А. Краснов
6.4 Служебная записка
6.4.1 Служебные записки (приложение N 16) используются для информационного обмена между отделами, должностными лицами, работниками. Они составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения управления.
6.4.2 Служебная записка оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman N 13, 14 через 1-1,5 интервала или пишется от руки. Инструкция устанавливает следующие обязательные реквизиты служебной записки:
а) наименование структурного подразделения - автора документа - в именительном падеже;
б) адресат - включает в себя должность, инициалы, фамилию в дательном падеже должностного лица, которому направляется служебная записка;
в) наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Может располагаться по центру или от границы левого поля через 2 межстрочных интервала;
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
д) дата документа - оформляется арабскими цифрами цифровым или словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю;
е) текст;
ж) подпись - должность заявителя, личная подпись, инициалы, фамилия.
6.4.3 Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию служебной записки. Во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
6.4.4 До представления соответствующему должностному лицу служебные записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
6.5 Заявление
6.5.1 Заявление (приложение N 17) в управлении представляет собой официальное обращение, письменную форму о чем-либо, составленную по установленной форме и подаваемую на имя начальника управления или лица его замещающего.
6.5.2 Заявление оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman N 13, 14 через 1-1,5 интервала или пишется от руки.
Заявление имеет следующие реквизиты:
а) название подразделения;
б) адресат;
в) наименование вида документа;
г) дата;
д) текст;
е) подпись.
6.5.3 Название подразделения пишется с заглавной буквы и выравнивается по центру.
6.5.4 Адресат располагают по правому краю центрированным или флаговым способом. Адресат включает в себя наименование должности в дательном падеже - Начальнику Социального управления города Пензы - инициалы и фамилию в дательном падеже.
6.5.5 Наименование вида документа - Заявление - пишется с заглавной буквы и выравнивается по левому краю. Если слово ЗАЯВЛЕНИЕ печатается, то все буквы в слове прописные.
6.5.6 Ниже пишется дата документа, если заявление печатается. Дата оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю, например: "23" января 2016 г. Если документ пишется от руки, то дата оформляется под подписью.
6.5.7 Ниже через 2 межстрочных интервала располагается текст документа.
6.5.8 Завершается оформление заявления подписью, которая включает в себя наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию. Наименование должности, и расшифровка подписи выравниваются по левому и правому краю соответственно. Если наименование должности занимает более 1 строки, то при написании используется 1 межстрочный интервал. Например:
Ведущий эксперт отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения Личная подпись Т.Ю. Полянскова
6.5.9 При угловом оформлении реквизитов наименование подразделения, наименование вида документа, дата и заголовок к тексту (например, "об отпуске", "о выплате единовременного пособия", "о выплате лечебного пособия на приобретение санитарно-курортной путевки", "об оказании материальной помощи") выравниваются по левому краю. Через 2 межстрочных интервала пишется заголовок к тексту - с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится (приложение N 17а).
6.6 Акт
6.6.1 Акт (приложение N 18) управления представляет собой документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
6.6.2 Акт оформляется на общем бланке управления, если он является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать справочные данные об управлении.
Обязательными реквизитами являются:
а) герб города Пензы;
б) наименование управления - Социальное управление города Пензы;
в) наименование вида документа - АКТ - печатается заглавными буквами полужирным шрифтом размером N 13, 14, шрифт Times New Roman;
г) дата и регистрационный номер;
д) заголовок к тексту;
е) текст;
ж) подписи составителей;
з) гриф утверждения.
6.6.3 Заголовок должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: "Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности", "Акт списания материальных ценностей", или формулируется с помощью предлога "О" ("Об"), например: "Акт о несчастном случае".
Заголовок выравнивается по левому краю, если оформлено центрированным способом, либо выравнивается по центру, если оформлено центрированным способом.
6.6.4 Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например:
"В период с 15.01.2016 по 18.01.2016 комиссия провела проверку хранения
материальных ценностей на..."
6.6.5 Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ и т.п.), называются председатель и члены комиссии, с указанием фамилии и инициалов, а также наименования должностей.
В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, а также в виде таблицы.
6.6.6 В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
6.6.7 Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
6.6.8 Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Подпись включает в себя словосочетания "Председатель комиссии, "Члены комиссии", которые выравниваются по левому краю, а также личные подписи, инициалы и фамилию.
6.6.9 Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
6.6.10 Акты утверждаются начальником управления или лицом, его замещающим. Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности - начальник управления, подпись, инициалы и фамилию, дату. Гриф утверждения оформляется угловым центрированным или угловым флаговым способом.
7. Организация документооборота и исполнения документов
7.1 Принципы организации документооборота
Движение документов в управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образуют документооборот.
7.1.1 В документообороте управления в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация, отправляемая документация, внутренняя документация.
7.1.2 Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в управлении, регламентируются Инструкцией, положениями об отделах и должностными инструкциями.
7.1.3 В управлении доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой и электронной связи.
7.2 Прием, обработка и распределение поступающих документов
7.2.1 Прием и первичная обработка документов осуществляется в приемной управления работником, ответственным за ведение делопроизводства.
7.2.2 Документы, поступившие в управление в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления; при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
7.2.3 Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
7.2.4 При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: 1-ый - остается в приемной; 2-ой - приобщается к поступившему материалу, а 3-ий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
7.2.5 Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 19).
7.2.6 Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
7.2.7 Вся входящая корреспонденция подлежит обязательной регистрации в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Регистрация поступивших документов производится в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ - это традиционные или электронные карточки, журналы) - журнале входящей корреспонденции (приложение N 20).
7.2.8 В нижней правой части первого листа полученного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и порядкового номера документа.
7.2.9 Документы, поступившие в управление, не требующие рассмотрения начальника управления, направляются отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения непосредственно в отделы.
7.2.10 Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
7.2.11 Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции начальнику управления или заместителю начальника управления в соответствии с установленным в управлении распределением обязанностей между начальником управления, его заместителями и иными должностными лицами.
7.3 Регистрация документов
7.3.1 Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
7.3.2 Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.3.3 Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.
7.3.4 Рассмотренные начальником управления документы возвращаются в приемную, где в РКФ (входящем журнале) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
7.3.5 Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы начальника управления по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
7.3.6 Регистрация поступающих, внутренних и отравляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из вышестоящих организаций поступающие на рассмотрения начальника управления, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в приемной управления. Документы, создаваемые в районных отделах управления, регистрируются в отделах.
Передача документов между отделами осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном отделе. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
7.3.7 Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в приемной управления в журнале учета принятых и отправленных факсограмм (приложение N 21).
7.3.8 Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом отдела, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
7.3.9 Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
а) наименование организации (автора или корреспондента);
б) наименование вида документа;
в) дата и регистрационный номер документа;
г) дата и индекс поступления;
д) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
е) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
ж) срок исполнения документа;
з) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
а) гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
б) внутренняя переадресация документов по исполнителям;
в) код по тематическому классификатору;
г) ключевые слова;
д) количество листов документа;
е) наличие приложений;
ж) должностное лицо, поставившее документ на контроль;
з) промежуточные сроки исполнения;
и) перенос сроков исполнения;
к) срок хранения документа;
л) статус документа (проект, версия);
м) вид передачи документа (почта, факс и т.д.).
7.3.10 Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.3.11 Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
7.3.12 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
7.3.13 Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале и оперативно передается лицу, которому она адресована.
7.4 Сдача документов на отправку
7.4.1 Документы, отправляемые из управления, передаются почтовой и электрической связью. С помощью электрической связи осуществляется передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
7.4.2 Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.
7.4.3 Неправильно или небрежно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
7.4.4 Исполненный, подписанный документ со всеми соответствующими материалами передается в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения для регистрации.
7.4.5 Перед этим исполнитель обязан проверить правильность составления и оформления документа, наличие необходимых виз, приложений и материалов, на основании которых он готовился, с указанием почтового адреса.
7.4.6 Исходящие документы передаются в 2-х экземплярах: 1-ый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; 2-ой экземпляр (копия) с визами возвращается в отделы управления с отметкой об отправке и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего отдела.
7.4.7 В отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения (приемная) управления проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, подписан ли документ и приложения к нему.
7.4.8 Регистрация исходящих документов ведется в журнале регистрации отправляемых документов (приложение N 22).
7.4.9 На отправляемом документе и его копии проставляется исходящий (регистрационный) номер, состоящий из индекса отдела, порядкового номера документа и даты. Например: N 05/10 от 13.10.2001.
7.4.10 Исполненные документы со всеми приложенными к ним материалами хранятся в отделах управления за текущий и предыдущий год, а затем сдаются в архив (за исключением документов постоянного и долговременного сроков хранения).
7.4.11 Документы массового отправления рассылаются по указателю рассылки, составленному в отделах управления и подписанным начальником отдела. В нем делается отметка о дате отправки документов.
7.4.12 Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
7.5 Работа исполнителей с документами в отделах
7.5.1 Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) начальником управления или начальником отдела, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа.
7.5.2 При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
7.5.3 Прием документов, адресованных начальнику управления, непосредственно в отделах без регистрации в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения (приемная) запрещается.
7.5.4 Передача зарегистрированного документа из одного отдела в другой производится через отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения (приемная) по договоренности между начальниками отделов, с согласия начальника управления, поручившего рассмотреть документ. При этом в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения производится переадресация документа с обязательной отметкой в журнале. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются в журнале.
7.5.5 Начальники отделов определяют порядок рассмотрения поступивших к ним документов, распределяют их по непосредственным исполнителям, осуществляют контроль за работой по их исполнению. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности её исполнения или доставки.
7.5.6 Рассмотрение документов, производится, как правило, в день их поступления.
8. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
8.1 Факсимильная связь
8.1.1 Прием и отправку служебных документов управления по каналам факсимильной связи осуществляет отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения (приемная).
8.1.2 При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
а) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
б) подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем, который подготовил документ и начальником соответствующего отдела. На них возлагается ответственность за содержание передаваемой информации;
в) на оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма), эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям. Оригинал принятой факсограммы докладывается начальнику управления и передается с резолюцией исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале;
г) поступивший вслед за факсограммой подлинник направляется в соответствующее подразделение - исполнителю.
8.1.3 Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах (приложение N 21).
8.1.4 Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
8.1.5 Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, они имеют срок хранения один год.
8.2 Электронная почта
8.2.1 При необходимости оперативного доведения нормативных актов и другой служебной корреспонденции до адресатов используется электронная почта.
8.2.2 Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника отдела.
8.2.3 Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".
8.2.4 Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
8.2.5 Информационные потоки электронной почты учитываются в журнале учета поступающей (отправляемой) корреспонденции, поступившей на электронный адрес управления, без проставления регистрационного штампа.
8.2.6 Поступившие по электронной почте документы с отметкой о дате и времени получения передаются в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения для доставки их адресатам.
8.3 Машинописные и копировально-множительные работы
8.3.1 В управлении печатаются только материалы служебного характера.
8.3.2 Подготовка документов в отделах осуществляется непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.
8.3.3 В отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения печатаются документы, предоставляемые начальником управления и его заместителем.
8.3.4 Выполнение копировально-множительных работ в управлении производится централизованно на копировальных аппаратах, установленных в отделах.
8.3.5 На копировальных аппаратах, установленных в отделах, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Тираж более 10 листов печатается в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
8.3.6 Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 23). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет начальник отдела, в котором установлен копировальный аппарат.
8.4 Особенности работы с электронными документами
8.4.1 Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота управления.
8.4.2 Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
8.4.3 Состав электронных документов, создаваемых в управлении, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности управления.
8.4.4 Электронные документы, направляемые в другие органы государственной власти и местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью начальника управления.
8.4.5 Получение и отправка электронных документов осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
8.4.6 После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения осуществляет проверку действительности электронной подписи.
8.4.7 После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документов, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
8.4.8 Документы, создаваемые в управлении и (или) поступившие в управление на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
8.4.9 Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота управления.
8.4.10 Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".
8.4.11 Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах управления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
8.4.12 После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного начальником управления.
8.4.13 Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота управления:
а) адресант (автор);
б) адресат;
в) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
г) наименование вида документа;
д) дата документа;
е) регистрационный номер документа;
ж) дата поступления документа;
з) регистрационный номер входящего документа;
и) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
к) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
л) индекс дела по номенклатуре дел;
м) сведения о переадресации документа;
н) количество листов основного документа;
о) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
п) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
р) отметка о контроле;
с) гриф ограничения доступа;
т) сведения об электронной подписи;
у) проверка электронной подписи;
ф) подразделение - ответственный исполнитель документа;
х) файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
9. Контроль за исполнением документов
9.1 Контролю в управлении подлежит исполнение поступающих служебных и других документов, требующих решения или ответа.
Контроль за полнотой исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники отделов. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником отдела, в котором исполнен документ, где указываются краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
9.2 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из других организаций и обращения граждан - с даты их поступления.
9.3 Сроки исполнения документов определяются начальником управления, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Дата исполнения указывается в резолюции начальника управления и фиксируется в журнале или карточке.
9.4 Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
а) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
б) без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца;
в) по обращениям граждан, поступившим в Управление и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
9.5 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
9.6 При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
9.7 Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует работника по делопроизводству для внесения изменений в журнал или карточку (новый срок, дата изменения, подпись).
9.8 Работник, на которого возложено исполнение обязанностей ведения делопроизводства в отделе не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у сотрудников этого отдела, со сведениями, занесенными в РКФ, составляет сводку о ходе исполнения документов, которую докладывает начальнику отдела.
9.9 После исполнения документа корреспонденту (если это необходимо) дается ответ, документ снимается с контроля руководителем, дававшим поручение по его исполнению. На документе ставится отметка о снятии с контроля (надпись "В дело", дата и подпись руководителя) и делается соответствующая запись в журнале или карточке.
9.10 Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении, не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
9.11 Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения, не реже одного раза в месяц готовит информацию о ходе исполнения контролируемых документов и представляет ее начальнику управления.
10. Порядок работы с обращениями граждан
10.1 Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения (приемная). Порядок работы с обращениями граждан определен регламентом работы по рассмотрению обращений граждан в Социальном управлении города Пензы, утвержденным приказом начальника Социального управления города Пензы от 22 марта 2018 г. N 27 о/д.
10.2 Регистрация обращений граждан осуществляется согласно приложениям N 24, N 25, N 26.
11. Организация работы с документами в делопроизводстве
11.1 Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию, оформление и формирование дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативными методическими документами по делопроизводству и архивному делу.
11.2 Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
11.3 Составление номенклатуры дел
11.3.1 Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
11.3.2 Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.3.3 Номенклатура дел является основой формирования документального фонда управления. Документальный фонд управления - это совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд управления составляют документы, созданные в управлении и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
11.3.4 При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением, положениями об отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности управления, их виды, состав и содержание.
11.3.5 Номенклатура дел отделов составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство отдела, согласовывается с отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения, подписывается начальником отдела и предоставляется в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения управления (приложение N 27).
11.3.6 Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения на основе номенклатур дел отделов (приложение N 28).
Сводная номенклатура дел управления подписывается начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения управления и после ее одобрения Экспертной архивной комиссией Государственного архива Пензенской области утверждается (не позднее конца текущего года) начальником управления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.3.7 Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения управления. Второй используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве управления. Четвертый - в областном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
11.3.8 Вновь созданный отдел обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел отдела и представить ее в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения управления. Согласовывается номенклатура дел с областным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре управления.
11.3.9 После утверждения сводной номенклатуры дел отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.3.10 Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры управления.
11.3.11 Названиями разделов номенклатуры являются названия отделов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой управления.
11.3.12 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документационные участки работы управления. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.4 Оформление граф номенклатуры дел
11.4.1 В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в управлении цифрового обозначения отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 05-03, где 05 - обозначение отдела, 03 - порядковый номер заголовка дел по номенклатуре.
11.4.2 В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отделов; для переходящих дел индекс сохраняется.
11.4.3 В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности
а) наименования вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
б) название управления или отдела (автор документа);
в) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
г) краткое содержание документов дела;
д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
е) дата (период), к которой относятся документы дела.
11.4.4 Наименования вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово "Копии" - в конце заголовка, например:
"Приказы начальника управления
по основной деятельности за 2010 год. Копии"
11.4.5 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
"Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов...)"
11.4.6 В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется, например:
"Переписка с администрацией города Пензы по вопросам
бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности"
11.4.7 В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия"
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда
Российской Федерации научно-технической документацией"
11.4.8 В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности"
"Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий"
11.4.9 В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы"
"Переписка с Государственной финансовой академией
по вопросам подготовки кадров"
11.4.10 При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с главами администраций области
о социальной защите населения"
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании
архивных документов"
"Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы
(г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров"
11.4.11 В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например:
"Протоколы заседаний аттестационной
комиссии за 2015 г."
11.4.12 В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
"Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта"
"Годовые планы финансовых мероприятий"
"Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта"
11.4.13 Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
11.4.14 Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
11.4.15 Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью оформлены и известен их объем (количество листов в деле).
11.4.16 В графе 4 "Срок хранения дела, номер и статьи по перечню" указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.
11.4.17 В графе 5 "Примечание" проставляются отметки: о заведении дел (Дело не заведено), о переходящих делах (например, переходящее с 2011 года), об уничтожении дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения, об утрате дел и др. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
11.4.18 Если в течение года в управлении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.4.19 По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел.
11.5 Формирование и оформление дел
11.5.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.5.2 Дела формируются децентрализовано, т.е. в отделах.
11.5.3 Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отделе, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
11.5.4 Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
11.5.5 При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие общие правила:
а) помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
б) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
г) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
д) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
е) по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
11.5.6 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, главы администрации города, актов Правительства Пензенской области и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства.
11.5.7 Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта главы администрации города или Правительства Пензенской области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.5.8 Дела управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится лицами, ответственными за делопроизводство, в ведении которых заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива.
11.5.9 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.5.10 Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты (приложения N 29, 29а):
а) наименование управления;
б) наименование отдела;
в) индекс дела;
г) заголовок дела;
д) дата дела (тома, части);
е) количество листов в деле;
ж) срок хранения дела;
з) архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
а) наименование управления указывается полностью, в именительном падеже, наименование отдела - записывается название отдела в соответствии с утвержденной структурой;
б) индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел управления;
в) заголовок дела - переносится из номенклатуры дел управления;
г) дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью (приложение N 30).
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности управления, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве управления чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией (ЭК) управления (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и управления по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (приложение N 31).
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.5.11 Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.6 Организация оперативного хранения документов
11.6.1 С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Начальники отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
11.6.2 Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив управления.
11.6.3 Выдача дел другим отделам производится с разрешения начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Выдача дел сотрудникам управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается отдел, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам управления на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления или его заместителя, курирующего отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12. Порядок передачи документов на хранение в архив
12.1 Документы управления, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
12.2 Подготовка документов к передаче на хранение в архив управления включает работу отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения и лиц, ответственных в отделах за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
12.3 Экспертиза ценности документов
12.3.1 Экспертиза ценности документов в управлении на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив управления.
12.3.2 Для организации и проведения экспертизы ценности документов в управлении создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в отделах управления из числа наиболее квалифицированных сотрудников, состав которой утверждается приказом начальника управления. Председателем ЭК является по должности начальник отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения управления.
12.3.3 Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, который утверждает начальник управления. Положение до его утверждения подлежит согласованию с областным архивом.
12.3.4 Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отделах управления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно ЭК, под методическим руководством архива.
12.3.5 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив управления; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
12.3.6 Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК управления.
12.3.7 По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 31а).
12.3.8 Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
12.3.9 Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
12.3.10 В каждом отделе описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив.
12.3.11 Описи дел отделов составляются по установленной форме и представляются в архив управления через три года после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 32).
12.3.12 Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы:
а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
б) индекс дела (тома, части);
в) заголовок дела (тома, части);
г) дата дела (тома, части);
д) количество листов в деле (томе, части);
е) срок хранения дела.
12.3.13 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
а) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
б) порядок нумерации дел в описи - валовый;
в) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
г) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
д) графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
12.3.14 В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
12.3.15 Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения и утверждается начальником управления.
12.3.16 Опись дел отдела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.
Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел управления (приложение N 33).
12.3.17 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК управления одновременно. Согласованные ЭК Управления акты утверждаются начальником управления, после этого производится уничтожение дела, включенного в данные акты в соответствии с установленным порядком (Приложение N 34).
12.3.18 Акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 34а) составляется на дела всего управления. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела.
12.4 Подготовка и передача документов в архив
12.4.1 В архив управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
12.4.2 Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив управления после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в отделах.
12.4.3 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
12.4.4 В период подготовки дел отделами к передаче в архив управления сотрудником, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел управления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов обязаны устранить.
12.4.5 Прием каждого дела производится в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.
12.4.6 Вместе с делами в архив управления передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
12.4.7 В случае ликвидации или реорганизации отдела лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отдела, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив управления, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложения к Инструкции по делопроизводству Социального управления города Пензы
Приложение N 1
к п. 4.2
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Начальник МКУ "Управление Начальник Социального управления
по делам ГОЧС города Пензы" города Пензы
_____________ А.П. Михайлов __________________ И.Г. Федонина
"___" __________ 2018 г. "___" __________ 2018 г.
ПЛАН
основных мероприятий Социального управления города Пензы
в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации
чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности
и безопасности людей на водных объектах на 2018 год
г. Пенза - 2018
Приложение N 2
к п. 4.4.4
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление Наименование организации.
города Пензы Руководителю организации
Отдел
Социального управления
по Октябрьскому району
города Пензы
Титова ул., д. 13, г. Пенза, 440028
Тел./факс: (8412) 92-94-68
E-mail: oktosu@mail.ru
_________________ N _______________
На N ____________ от ______________
Начальник отдела И.О. Фамилия
Фамилия Имя Отчество (исполнителя)
52-45-67
Приложение N 3
к п. 4.4.10
Указатель рассылки приказа
начальника Социального управления города Пензы
от ______________ N ______
______________________________________________
(название)
|
N п/п |
Наименование отдела |
Подпись |
|
1. |
Отдел Социального управления по Железнодорожному району города Пензы |
|
|
2. |
Отдел Социального управления по Ленинскому району города Пензы |
|
|
N п/п |
Наименование организации |
Подпись |
|
1. |
МБУ "Комплексный центр социальной помощи семье и детям" Железнодорожного района г. Пензы |
|
|
2. |
МБУ "Комплексный центр социальной помощи семье и детям" Ленинского района г. Пензы |
|
Всего экземпляров __________________________
Исполнитель ________________________________ (Ф.И.О. телефон)
Начальник отдела ___________________________ / _____________ /
Приложение N 4
к п. 4.4.16
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
|
Ф.И.О. |
Должность |
Дата и время получения документа |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 5
к п. 5.2(а)
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление
города Пензы
________________ N ________________
Приложение N 6
к п. 5.2(б)
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление Петрову Г.Н.
города Пензы Каракозова ул., д. 6, кв. 56
Ставского ул., д. 9, г. Пенза, 440008 г. Пенза, Пензенская обл. 444000
Тел./факс: (8412) 54-38-33
E-mail: socuprpenza@mail.ru
__________________ N ________________
На N _____________ от _______________
Заголовок к тексту
Текст
Начальник управления И.О. Фамилия
Фамилия Имя Отчество (исполнителя)
52-45-67
Приложение N 7
к п. 5.2(в)
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление города Пензы
_________________________________________________________________________
П Р И К А З
_____________ N _______
Начальник управления И.О. Фамилия
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Приложение N 8
к п. 6.1.5
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление города Пензы
_________________________________________________________________________
П Р И К А З
_____________ N _______
Об использовании гербовой печати,
других печатей и штампов
В целях установления единого порядка использования печатей, штампов
и обеспечения надежного их хранения в Социальном управлении города Пензы,
руководствуясь п. 5.2.8 Положения о Социальном управлении города Пензы,
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить Положение об использовании гербовой печати, других
печатей и штампов согласно приложению N 1.
2. Назначить ответственных лиц за хранение и использование печатей
и штампов согласно приложению N 2.
3. Приказ начальника Социального управления города Пензы
от 26.02.2010 N 10 о/д "Об использовании гербовой печати, других печатей
и штампов" признать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
начальника управления.
Начальник управления И.О. Фамилия
_____________
Заместитель начальника управления _____________ И.О. Фамилия
Начальник отдела правовой _____________
и кадровой работы _____________ И.О. Фамилия
Начальник отдела делопроизводства _____________
и хозяйственного обеспечения _____________ И.О. Фамилия
Ведущий эксперт отдела _____________
делопроизводства и хозяйственного _____________ И.О. Фамилия
обеспечения
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
Приказом начальника Социального
управления города Пензы
от ______________ 2018 N ______
ПОЛОЖЕНИЕ
об использовании гербовой печати, других печатей и штампов
I. Общие положения
1.1 Настоящее Положение определяет порядок изготовления, учета,
использования и хранения печатей и штампов в Социальном управлении города
Пензы (далее - Управление).
II. Изготовление печатей и штампов
2.1 Управление имеет гербовую мастичную печать со своим
наименованием и изображением герба города Пензы, круглые печати, а также
различные штампы.
2.2 Гербовая печать изготавливается в соответствии с требованиями
ГОСТ Р 51511-2001 на полиграфическом предприятии, имеющем лицензию
на данный вид работ.
2.3 Кроме гербовой печати в Управлении используются мастичные
круглые печати и штампы.
2.4 Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения
деятельности Управления производится по письменному разрешению начальника
Управления. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения
на основании надлежаще оформленной заявки оформляет заказ на изготовление
печатей и штампов.
III. Учет, выдача и хранение печатей и штампов
3.1 Изготовленные печати и штампы регистрируются в "Журнале учета
и выдачи печатей и штампов Социального управления города Пензы".
Ответственность за ведение журнала возлагается на начальника отдела
делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
Приложение N 9
к п. 6.1.7
Социальное управление Администрация
города Пензы Ленинского района
ИТР ул., СТР. 1Б, г. Пенза, города Пензы
тел. 46-09-79 Пушкина ул., д. 29-А, г. Пенза,
тел. 54-39-94
_________________________________________________________________________
П Р И К А З
_____________ N _______
О выплате губернаторских ежемесячных
пособий беременным женщинам,
детям до одного года рождения
и единовременных пособий
при рождении двоен и троен
В соответствии с ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________________________________________________ п р и к а з ы в а е м:
1. ________________________________________________________________.
2. ________________________________________________________________.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на ___________________.
(наименование
должности, инициалы,
фамилия)
Начальник Социального _______________________________
управления города Пензы
__________________ И.О. Фамилия __________________ И.О. Фамилия
(подпись) (подпись)
Приложение N 10
к п. 6.1.10
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление города Пензы
_________________________________________________________________________
П Р И К А З
_____________ N _______
Заголовок к тексту
Текст
Начальник управления И.О. Фамилия
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Приложение N 10а
к п. 6.1.10
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление города Пензы
_________________________________________________________________________
П Р И К А З
_____________ N _______
Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
Социального управления города Пензы
В целях обеспечения наиболее рациональной организации труда,
повышения его эффективности, а также укрепления трудовой дисциплины,
совершенствования режима работы управления, п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка Социального
управления города Пензы (приложение).
2. Начальникам отделов Социального управления города Пензы принять
к исполнению Правила внутреннего трудового распорядка.
3. Признать утратившими силу Правила внутреннего трудового
распорядка Управления социальной защиты населения города Пензы
от 20.03.2006.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
начальника управления.
Начальник управления И.О. Фамилия
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Должность ______________ И.О. Фамилия
______________
(дата)
Приложение N 11
к п. 6.1.11, п. 6.1.12
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом начальника Социального
управления города Пензы
от ________________ N _________
ПРАВИЛА
внутреннего трудового распорядка Социального управления
города Пензы
1. Общие положения
Правила внутреннего трудового распорядка (далее Правила)
регламентируют порядок приема и увольнения работников Социального
управления города Пензы (далее именуемое управление), устанавливают
обязанности работников и работодателя, способствуют укреплению трудовой
дисциплины, рациональному использованию рабочего времени.
Правила внутреннего трудового распорядка управления разработаны
с учетом требований Конституции Российской Федерации, Трудового Кодекса
Российской Федерации, федеральных законов и Указов Президента Российской
Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Закона
Пензенской области "О муниципальной службе в Пензенской области", других
законов и иных нормативных правовых актов Пензенской области, Устава
города Пензы и других нормативных правовых актов органов местного
самоуправления, Положения о Социальном управлении города Пензы.
___________________________________________
(Далее текст не приводится)
Приложение N 12
к п. 6.2.4
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление УТВЕРЖДАЮ
города Пензы Начальник Социального управления
П О Л О Ж Е Н И Е города Пензы
00.00.0000 N ____ (личная подпись) И.О. Фамилия
"_____" ________________ 20_____
об отделе делопроизводства
и хозяйственного обеспечения
Структура текста
Общие положения
Цели и задачи
Функции
Права и обязанности
Руководство
Взаимоотношения (служебные связи)
Организация работы
Ответственность отдела
Наименование должности
начальника отдела (личная подпись) И.О. Фамилия
Наименование должности лица,
с которым согласуется документ (личная подпись) 00.00.0000 И.О. Фамилия
С положением ознакомлен (личная подпись) 00.00.0000 И.О. Фамилия
Приложение N 13
к п. 6.2.5
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
Социального управления
города Пензы
от ___________ N _____
П О Л О Ж Е Н И Е
о _______________
I. Общие положения
_________________________________________________________________________
II. Задачи
_________________________________________________________________________
III. Структура
_________________________________________________________________________
IV. Функции
_________________________________________________________________________
V. Права
_________________________________________________________________________
VI. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением
_________________________________________________________________________
VII. Ответственность
_________________________________________________________________________
Руководитель
структурного подразделения подпись И.О. Фамилия
Приложение N 14
к п. 6.3.7
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление города Пензы
П Р О Т О К О Л
совещания о задолженности по теплоэнергии
_________________________________________________________________________
20.04.2016 N 2
Председательствующий - Л.А. Комов
Секретарь - В.В. Шачнева
Присутствовали: 16 человек (список прилагается)
______________
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О задолженности субабонентов, располагающихся в здании по адресу:
ул. Суворова, д. 219 за теплоэнергию.
1. СЛУШАЛИ:
Е.И. Храмцова - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
И.И. Иванова - пояснила, что у общественной организации "Союз
садоводов России" на данный момент нет средств для погашения
задолженности. По мере поступления средств задолженность будет погашена.
В.В. Филин - пояснил, что они согласны оплатить долги
по предоставлению счет-фактуры от генерирующей компании.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Всем субабонентам в срок до 24.04.2016 года погасить
задолженности по теплоэнергии.
Председательствующий Л.А. Комов
Секретарь В.В. Шачнева
Приложение N 15
к п. 6.3.12
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление города Пензы
П Р О Т О К О Л
совещания о задолженности по теплоэнергии
20.04.2016 N 2
Председательствующий - Л.А. Комов
Секретарь - В.В. Шачнева
Присутствовали: 16 человек (список прилагается)
______________
_________________________________________________________________________
Наименование вопроса
I. ______________________________________________________________________
Выступили:
И.О. Фамилия
Содержание вопроса ______________________________________________________
Принятие решения ________________________________________________________
Председательствующий Л.А. Комов
Секретарь В.В. Шачнева
Приложение N 16
к п. 6.4.1
Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения
Начальнику Социального
управления города Пензы
И.О. Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
12.02.2016
В связи со сменой организаций, осуществляющих охрану помещений
Социального управления города Пензы, расположенных по адресу: г. Пенза,
ул. Куйбышева, д. 14А, необходимо проведение подключения и пуско-наладки
средств охранной сигнализации. В связи с этим прошу Вас выделить денежные
средства на данные виды работ в сумме 13235,85 рублей.
Денежные средства предлагаю использовать из кода 223 (субвенции),
освободившиеся в результате экономии ТЭР.
Начальник отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения И.О. Фамилия
Приложение N 17
к п. 6.5.1
(Название подразделения)
Начальнику Социального
управления города Пензы
И.О. Фамилия
ЗАЯВЛЕНИЕ
17.07.2018
Прошу Вас предоставить мне стандартный налоговый вычет по налогу
на доходы, на первого ребенка Денисова Евгения Сергеевича дата рождения
00.00.0000, второго ребенка Денисова Петра Сергеевича дата рождения
00.00.0000, третьего ребенка Денисову Марию Сергеевну дата рождения
00.00.0000.
К заявлению прилагаются следующие документы:
1. Копия свидетельства о рождении первого ребенка.
2. Копия свидетельства о рождении второго ребенка.
3. Копия свидетельства о рождении третьего ребенка.
Рабочий по комплексному
обслуживанию и ремонту зданий Подпись И.О. Фамилия
Приложение N 17а
к п. 6.5.9
Отдел делопроизводства Начальнику Социального
и хозяйственного обеспечения управления города Пензы
И.О. Фамилия
ЗАЯВЛЕНИЕ
"___" ____________ 2018 г.
об отпуске
Прошу Вас предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 16 июля
2018 года согласно графику отпусков на 2018 год.
На время моего отпуска обязанности начальника отдела прошу возложить
на главного эксперта отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения
И.О. Фамилия.
Начальник отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения И.О. Фамилия
Приложение N 18
к п. 6.6.1
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление УТВЕРЖДАЮ
города Пензы Начальник Социального управления
города Пензы
___________________ И.О. Фамилия
"_____" __________ 20___ г.
А К Т
05.02.2016 N 3
о выделении к уничтожению
факсимильной подписи начальника управления
Комиссия, назначенная приказом начальника Социального управления
города Пензы от 04.03.2015 N 25/од, в составе:
председатель комиссии:
В.Ю. Синёва - начальник отдела учета, отчетности и финансовой
работы;
члены комиссии:
Е.Ф. Рожкова - главный специалист отдела организационно-методической
и социальной работы;
Е.Н. Комарова - ведущий эксперт отдела учета, отчетности
и финансовой работы.
составила настоящий акт о выделении к уничтожению факсимильной подписи
начальника управления, утратившей практическое значение и не подлежащей
дальнейшему использованию в связи с кадровыми перемещениями.
|
N п/п |
Регистрационный N в журнале учета печатей и штампов |
Наименование печати (штампа) |
Кол-во |
Оттиск печати (штампа) |
|
1. |
N 8 |
Факсимильная подпись начальника управления |
1 |
|
Факсимильная подпись уничтожена путем измельчения.
Председатель комиссии В.Ю. Синёва
Члены комиссии: Е.Ф. Рожкова
Е.Н. Комарова
Приложение N 19
к п. 7.2.5
П Е Р Е Ч Е Н Ь
нерегистрируемых документов и корреспонденции
в Социальном управлении города Пензы
1. Печатные издания (газеты, книги, журналы, бюллетени).
2. Формы статистической отчетности.
3. Бухгалтерские документы.
4. Планово-финансовые документы.
5. Поздравительные письма.
6. Пригласительные билеты.
7. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
8. Арбитражные и исковые документы.
9. Учебные планы, программы.
10. Рекламные проспекты, буклеты, извещения, программы совещаний,
конференций.
11. Прейскуранты.
12. Технические условия.
13. Претензии.
14. Нормы и нормативы расходов.
15. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
16. Сводки информации, присланные для сведения.
17. Документы, присланные для сведения (копии).
18. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
19. Технические задания на командирование специалистов за рубеж
и сметы по командировкам.
20. Корреспонденция, адресованная работникам управления с пометкой
"лично".
21. Служебные, объяснительные записки.
Приложение N 20
к п. 7.2.7
Журнал регистрации поступивших документов
|
N п/п |
Дата поступления документа |
Наименование адресата |
Исходящий номер и дата поступившего документа |
Краткое содержание документа |
Кол-во листов/ приложений |
Ответственный исполнитель |
Резолюция начальника |
Отметка о контроле, сроке исполнения |
Подпись в получении документа |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Приложение N 21
к п. 7.3.7, п. 8.1.3
Ж У Р Н А Л
учета принятых и отправленных факсограмм
|
N п/п |
Дата и время поступления (отправки) факсограммы |
Корреспондент отправки (получения) |
Кол-во листов факсограммы |
Краткое содержание факсограммы |
Фамилия исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму |
Дата вручения |
Подпись в получении факсограммы |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Приложение N 22
к п. 7.4.8
Журнал регистрации
отправляемых документов
|
Код подразделения |
Номер исходящего документа |
Дата регистрации документа |
Наименование адресата |
Краткое содержание документа |
Кол-во листов/ приложений |
Фамилия исполнителя |
Подпись в получении документа |
Отметка об исполнении входящего документа |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Приложение N 23
к п. 8.3.6
Ж У Р Н А Л
учета копировально-множительных работ
|
N п/п |
Дата |
Ф.И.О. |
Наименование копируемого документа |
Кол-во страниц оригинала |
Кол-во снятых копий страниц |
Примечание |
Подпись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Приложение N 24
к п. 10.2
Журнал регистрации обращений граждан,
поступивших в Социальное управление города Пензы
|
Номер по порядку |
Дата регистрации обращения |
Фамилия, имя, отчество гражданина |
Адрес проживания |
Откуда поступило обращение, его регистрационный номер и дата |
Вид обращения (предложение, заявление, жалоба) |
Количество листов/ приложений |
Краткое содержание обращения |
Ответственный исполнитель |
Содержание резолюции |
Срок исполнения (контроль) |
Подпись в получении обращения на исполнение |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
Социальное управление города Пензы
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Автор ___________________________________________________________________
(ф.и.о., место жительства и работы, инвалид, участник ВОВ и т.д.)
___________________________________________ телефон _____________________
Предыдущее обращение от ____________ N _______ от _____________ N _______
от ____________ N _______
Вид документа ___________________________________________________________
(предложение, заявление, жалоба, форма обращения)
Корреспондент ___________________________________________________________
(название организации, дата и индекс сопроводительного
письма, срок ответа)
_________________________________________________________________________
Дата и индекс регистрации поступления "____" _____________, _____________
Краткое содержание (с учетом характера вопросов) ________________________
_________________________________________________________________________
Отв. исполнитель или фамилия ведущего прием _____________________________
(подразделение
или должностное лицо)
Резолюция _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Срок исполнения _________________________________________________________
Подпись и дата получения документа на исполнение ________________________
Приложение N 25
к п. 10.2
Оборотная сторона
Ход исполнения
|
Дата |
Исполнитель - кому передано или кому сделано напоминание |
Отметка о промежуточном ответе: дата, индекс, содержание или краткое объяснение при напоминании |
Контрольные отметки |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата и индекс окончательного ответа ________________________________
Адресат ____________________________________________________________
(кем, когда и кому направлен ответ)
Результаты рассмотрения и краткое содержание ответа ________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
С контроля снял _____________________________ Подпись ______________
(фамилия руководителя и дата)
Фонд _________________________
Опись ________________________
Дело ______________ Том ___________ листы __________ Дело _______________
Приложение N 26
к п. 10.3
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 10.2 настоящей Инструкции
Социальное управление города Пензы
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Автор ___________________________________________________________________
(ф.и.о., место жительства и работы, инвалид, участник ВОВ и т.д.)
_____________________________________________ телефон ___________________
Предыдущее обращение от ____________ N _______ от _____________ N _______
от _____________ N _______
Вид документа ___________________________________________________________
Дата и индекс регистрации поступления "____" _____________, _____________
Краткое содержание (с учетом характера вопросов) ________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием __________________________________________________
(подразделение или должностное лицо)
Резолюция или результаты рассмотрения ___________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Срок исполнения _________________________________________________________
Подпись и дата получения документа на исполнение ________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Приложение N 27
к п. 11.3.5
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(наименование отдела)
на ______________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (томов, частей) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
Руководитель подразделения И.О. Фамилия
"___" _______________ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения И.О. Фамилия
"___" _______________ г.
Приложение N 28
к п. 11.3.6
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление УТВЕРЖДАЮ
города Пензы Начальник Социального управления
города Пензы
Номенклатура дел ___________________ И.О. Фамилия
на 2007 год "_____" _________ 20_____ г.
___________ N _______
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения И.О. Фамилия
"______" ________________ г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20______ году
в Социальном управлении города Пензы.
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
Переходящих |
С отметкой ЭПК |
||
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Социального ЭПК архивного отдела
управления города Пензы Пензенской области
Протокол
от ____________ N _____ от _________ N _____
При составлении номенклатуры дел Социального управления города Пензы
использован Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
М. 2010 год.
Приложение N 29
к п. 11.5.10
|
Социальное управление города Пензы ______________________________ (наименование отдела) ДЕЛО N _____ ТОМ N _____ Распоряжения администрации города Пензы (копии) Начато: ______________ Окончено: ____________ На ______ листах Хранить _______ лет Ф. N _________ Оп. N ________ Д. N _________ |
Приложение N 29а
к п. 11.5.10
|
Социальное управление города Пензы ______________________________ (наименование отдела) ДЕЛО N _____ ТОМ N _____ Распоряжения администрации города Пензы (копии) ______________________ (дата) На ______ листах Хранить _______ лет Ф. N _________ Оп. N ________ Д. N _________ |
Приложение N 30
к п. 11.5.10
Лист - заверитель дела N _____
В деле подшито и пронумеровано ___________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы __________ пропущенные номера ________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
N листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 31
к п. 11.5.10
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 32
к п. 12.3.11
Архив за ____________ г. _________________________________
(наименования отдела)
ОПИСЬ
отдельных, комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения,
сданных на хранение в архив
|
N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) (начало, окончание) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ____________________ дел с N _____ по N ____,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности Протокол ЭК отдела
руководителя службы ДОУ
Подпись Расшифровка подписи от ____________ N ____
Дата
Приложение N 33
к п. 12.3.16
Социальное управление города Пензы
_________________________________________________________________________
(наименование отдела)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N
|
N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ____________________ дел с N _____ по N ____,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 34
к п. 12.3.17
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ______________ N _________
Документы в количестве _____________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ________ кг сданы в _______________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N ________
Наименование должности работника
Социального управления,
сдавшего документы подпись расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение N 34а
к п. 12.3.18
/--------\
| |
| Герб |
| |
| |
\--------/
Социальное управление УТВЕРЖДАЮ
города Пензы Начальник Социального
управления города Пензы
АКТ __________ И.О. Фамилия
"___" _________ 20__ г.
____________ N ______
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
_________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ____________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________ дел за ______________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения ____________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________________ N ________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов подпись расшифровка подписи
|
<< Назад |
||
|
Содержание Приказ Социального управления г. Пензы от 26 октября 2018 г. N 92 о/д "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Социального... |