Приложение 10. Порядок ведения личных дел семей, состоящих на сопровождении

Приложение 10
к Порядку сопровождения семей,
принявших на воспитание детей-сирот и
детей, оставшихся без попечения родителей,
на территории Ленинградской области,
утвержденного приказом комитета общего и
профессионального образования
Ленинградской области
от 27.06.2022 г. N 30

(Форма)

Порядок
ведения личных дел семей, состоящих на сопровождении

Основанием для формирования личного дела семьи служит приказ директора организации о назначении куратора семьи.

Куратор семьи на каждую семью формирует отдельное личное дело.

Ведение личных дел семьи и составление описи документов, содержащихся в их личных делах, осуществляются куратором семьи.

Ведение личного дела семьи:

- оформление личного дела;

- формирование личного дела.

Оформление дела предусматривает:

- подшивку документов;

- оформление обложки;

- нумерацию листов дела;

- составление внутренней описи документов;

- переплет дела (при передаче в архив).

Подшивка документов. При оформлении дела документы, составляющие дело, подшиваются в папки, имеющие твердую обложку из картона или пластика, переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Оформление титульного листа-обложки.

На обложку личного дела подопечного необходимо вынести следующие сведения:

- наименование организации;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- Ф.И.О. замещающего (-их) родителя (-ей);

- адрес места жительства семьи, контактный телефон;

- Ф.И.О. ребенка (детей), переданного (-ых) под опеку попечительство);

- Ф.И.О. кровных детей, проживающих совместно с семьей;

- "начато" (дата), "окончено" (дата), кураторы (Ф.И.О.)

Обложка содержит персональные данные, поэтому при работе с личным делом семьи необходимо соблюдать требования Федерального закона "О персональных данных".

Нумерация листов дела. Листы дела нумеруются арабскими цифрами валовой (сплошной порядковой) нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

- листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

- фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

Документы приобщаются к личному делу по мере их поступления. В случае поступления информации и влекущей необходимость внесения изменений в сведения, содержащиеся в личном деле, соответствующие документы приобщаются к личному делу в течение дня, следующего за днём поступления указанной информации.

Опись дела составляется на отдельном листе.

При составлении описи в нее вносятся следующие сведения:

- порядковый номер документов дела;

- дата документа;

- заголовок документа;

- номер листов дела.

Опись документов включается в начало личного дела, листы описи документов нумеруются отдельно. Опись подписывается ее составителем.

Специалисты обеспечивают конфиденциальность сведений, хранящихся в личных делах семьи.