Приказ Управления архивами Свердловской области от 6 мая 2022 г. N 27-01-33/91 "Об утверждении Обзора правоприменительной практики контрольной деятельности в Управлении архивами Свердловской области за 2021 год"

В соответствии со статьей 47 Федерального закона от 31 июля 2020 года N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации", Положением о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Свердловской области, утвержденное постановлением Правительства Свердловской области от 08.09.2021 N 563-ПП, приказом Управления архивами Свердловской области от 09.12.2021 N 27-01-33/225 "Об утверждении программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям при нарушении законодательства об архивном деле на территории Свердловской области на 2022 год" приказываю:

1. Утвердить Обзор правоприменительной практики контрольной деятельности в Управлении архивами Свердловской области за 2021 год (прилагается).

2. Настоящий приказ разместить на официальном сайте Управления архивами Свердловской области (http://uprarchives.midural.ru/).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Заместителя начальника Управления архивами Свердловской области С.С. Кичигину.

Исполняющий обязанности начальника Управления архивами Свердловской области

С.С. Кичигина

Утвержден
приказом Управления архивами
Свердловской области
от 6 мая 2022 г. N 27-01-33/91
"Об утверждении Обзора правоприменительной
практики контрольной деятельности в
Управлении архивами
Свердловской области за 2021 год"

Обзор
правоприменительной практики контрольной деятельности в Управлении архивами Свердловской области за 2021 год

1. Правоприменительная практика организации и проведения контрольных мероприятий

Составление ежегодного плана проверок юридических лиц

В 2021 году план проверок формировался в соответствии со сроками, установленные:

Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - Федеральный закон от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ) составляется проект ежегодного плана проверок юридических лиц в срок до 1 сентября, предшествующего году проведения плановых проверок, и направляется в Прокуратуру Свердловской области;

Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

На 2021 год план проведения плановых проверок юридических лиц в срок до 1 сентября, предшествующего году проведения плановых проверок подготовлен и направлен в Прокуратуру Свердловской области.

Представленный Управлением архивами Свердловской области (далее - Управление) проект плана проверок юридических лиц рассмотрен Прокуратурой Свердловской области на предмет законности включения в них юридических лиц, и в срок до 1 октября года, предшествующего году проведения плановых проверок, внесены предложения об устранении выявленных замечаний и о проведении при возможности в отношении отдельных юридических лиц, совместных плановых проверок.

Управлением по итогам рассмотрения замечаний направляется в Прокуратуру Свердловской области в срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, утвержденный ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц.

В ежегодном плане проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), указаны следующие сведения:

1) наименования юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), деятельность которых подлежит плановым проверкам, места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений);

2) цель и основание проведения каждой плановой проверки;

3) дата начала и сроки проведения каждой плановой проверки;

4) наименование органа государственного контроля, осуществляющего конкретную плановую проверку. При проведении плановой проверки совместно органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля, указываются наименования всех участвующих в такой проверке органов.

Утвержденный Начальником Управления ежегодный план проведения плановых проверок доведен до сведения заинтересованных лиц посредством его размещения на официальном сайте Управления в сети "Интернет" и направлением писем с информацией о сроках проведения плановой проверки.

Основанием для включения в ежегодный план проверок юридических лиц является истечение трех лет со дня:

1) государственной регистрации юридического лица;

2) окончания проведения последней плановой проверки юридического лица.

В 2021 году при планировании был применен риск-ориентированный подход с учетом указанных оснований для включения в план проверок юридических лиц.

Иные основания при планировании плановых проверок на 2021 год Управлением не использовались.

Внеплановые проверки

Внеплановые проверки Управления проводятся по двум основаниям:

1) истечение срока исполнения юридическим лицом, ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований в сфере архивного дела;

2) обращения и заявления граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информация от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

возникновение угрозы причинения вреда особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации;

причинения вреда особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации.

Иные основания для проведения внеплановых проверок Управлением не применялись.

В 2021 года внеплановых проверок по основанию истечение срока исполнения юридическим лицом, ранее выданного предписания об устранении

выявленного нарушения обязательных требований в сфере архивного дела проведено у 3 юридических лиц.

Обращений о возникновении угрозы причинения вреда особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации или о причинении вреда особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации, в Управление в 2021 году не поступало.

Приказом Управления от 26.10.2020 N 27-01-33/142 утвержден перечень должностных лиц Управления архивами Свердловской области, уполномоченных на принятие решения о направлении предостережения о недопустимости нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле и форма предостережения о недопустимости нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле.

В 2021 году предостережения не выдавались, в виду отсутствия оснований для их выдачи.

Приказы Управления архивами Свердловской области о проведении проверок

Проверки в 2021 году проводились Управлением на основании приказов, форма и требования к оформлению которого, устанавливались в статье 14 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ и Административном регламенте исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле, утвержденный приказом Управления архивами Свердловской области от 31.05.2019 N 27-01-33/89 (далее - Регламент).

Для принятия решения об издании приказа о проведении проверки, используются ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и основания для проведения внеплановой проверки.

В приказе Управления указываются:

1) наименование органа государственного контроля;

2) фамилии, имена, отчества, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;

3) наименование юридического лица, проверка которого проводится, места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений);

4) цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

5) правовые основания проведения проверки;

6) подлежащие проверке обязательные требования, в том числе реквизиты проверочного листа (списка контрольных вопросов), если при проведении плановой проверки должен быть использован проверочный лист (список контрольных вопросов);

7) сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

8) административный регламент по осуществлению государственного контроля;

9) перечень документов, представление которых юридическим лицом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки.

Отдел государственного контроля в сфере архивного дела и правовой работы Управления (далее - Отдел) обеспечивал подготовку приказа Управления о проведении проверки. Руководитель Отдела назначал ответственное лицо или группу лиц за проведение проверки.

Заверенная печатью копия приказа Управления вручалася под роспись должностными лицами Управления, проводящими проверку, руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, его уполномоченному представителю одновременно с предъявлением служебных удостоверений.

Предварительно, не позднее, чем за три рабочих дня до начала проведения плановой проверки, юридическое лицо оповещалось посредством письма-уведомления с приложением копии приказа о проведении плановой проверки и перечня документов, необходимых на период проверки и проверочного листа (списка контрольных вопросов), который будет использоваться при проведении плановой проверки.

Письмо-уведомление направлялось заказным письмом с уведомлением и по электронной почте, либо по средствам системы электронного документооборота.

Выбор документарная или выездная проверка

Решение о виде проверки документарной или выездной принимается на стадии подготовки приказа о проведении проверки.

В 2021 году проведена 1 документарная внеплановая проверка в отношении организаций, где истек срок исполнения предписания и 16 выездных проверок.

Предварительно, до начала проведения проверки, собирается информация о состоянии архивного дела в организации, через имеющиеся в распоряжении Управления документы (наблюдательные дела организаций), информация от кураторов по архивному делу из государственных архивов Свердловской области, закрепленных за организацией и информационных систем, которые ведутся Управлением.

По результатам имеющейся информации, готовится перечень документов, который необходимо оценить в ходе проведения проверки и запросить у проверяемого лица. В случае необходимости визуального осмотра помещения архива или состояния хранения архивных документов, принимается решение о проведении выездной проверки.

Срок проведения проверки

В соответствии со статьей 13 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ и Регламента срок проведения каждой из проверок не превышал 20 рабочих дней. С 1 июля 2021 года, в связи с вступлением в действие Федерального закона от 31 июля 2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации", проверки Управлением проводились в срок не превышающем 10 рабочих дней. Данные изменения сроков проведения проверок были внесены в план проведения плановых проверок, приказом Управления от 04.12.2020 N 27-01-33/164.

При подготовке проекта приказа о проведении проверки, оценивается возможность срока ее проведения.

В связи с тем, что Управление не имеет в своей структуре территориальные отраслевые подразделения, все проверочные мероприятия проводятся сотрудниками Отдела.

Срок проведения проверки зависит от вида проверки (документарная или выездная, плановая или внеплановая) и территориальной удаленности подконтрольного субъекта.

В случае проведения плановой и выездной проверки в основном устанавливается максимальный срок проведения - 20 рабочих дней, после 01.07.2021 - 10 рабочих дней.

Если проводится документарная и внеплановая проверка, то срок ее проведения составляет менее 10 рабочих дней.

Соблюдение прав юридических лиц при проведении проверки

В соответствии со статьей 21 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ и Регламента, должностными лицами Управления, осуществляющими контроль в сфере архивного дела, проводились мероприятия по соблюдению прав юридических лиц при проведении проверок.

На стадии подготовки к проведению проверки должностными лицами Отдела проводится беседа с подконтрольным субъектом, в которой уточняется перечень документов, необходимый для проведения проверки и период, за который эти документы должны быть представлены.

Подконтрольные субъекты Управления имеют право знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц Управления.

Отказов от подписания актов проверок в Управление в 2021 году не поступало.

Подконтрольные субъекты вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Управления, повлекшие за собой нарушение прав юридического лица, при проведении проверки, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Жалоб на действия (бездействия) должностных лиц Управления от подконтрольных субъектов в 2021 году не поступало.

К участию в проверках Управления Уполномоченный по защите прав предпринимателей в Свердловской области не привлекался в виду того что, плановые проверки организаций негосударственной формы собственности в 2021 году не проводились.

Оформление результатов проверки и принятие мер

В соответствии со статьей 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ и Регламента, по результатам проверки должностными лицами Управления, проводящими проверку, составлялся акт проверки по установленной форме в двух экземплярах.

Один экземпляр акта проверки с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю проверяемого лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.

В акте проверки указываются:

1) дата, время и место составления акта проверки;

2) наименование органа государственного контроля;

3) дата и номер приказа Управления;

4) фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;

5) наименование проверяемого юридического лица, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавших при проведении проверки;

6) дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

7) сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований, их характере и лицах, допустивших указанные нарушения;

8) сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке, либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица, указанного журнала;

9) подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

В случае выявления в результате проведения проверки нарушения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области Управлением составляется и выдается предписание об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения по установленной форме. Предписание является приложением к акту проверки.

Проверочный лист (список контрольных вопросов) при его использовании, также является приложением к акту проверки после его заполнения и подписания.

Сроки устранения нарушений законодательства об архивном деле, выявленные в результате проведенных проверок, устанавливаются согласно рискам утраты документов или финансовых затрат на их устранение.

Поскольку подконтрольными субъектами являлись в основном исполнительные органы государственной власти Свердловской области, государственные учреждения, предприятия и муниципальные архивы, расположенные на территории Свердловской области, финансирование данной категории юридических лиц зависит от областного или местного бюджета. Данные обстоятельства учитываются при установлении сроков для устранения тех или иных нарушений, выполнение которых влечет финансовые расходы юридического лица.

Работа с заявлениями и обращениями граждан, связанных с нарушением обязательных требований

В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ в Управление поступают обращения граждан связанные с нарушением обязательных требований законодательства об архивном деле.

Поступающие в Управление заявления или обращения могут служить основанием для изменения категории риска подконтрольного лица и включения в план проверок на следующий год, либо являться основанием для проведения внеплановой проверки.

При поступлении обращения с требованием проведения проверки в связи с нарушением обязательных требований законодательства об архивном деле, специалистами Отдела проводится оценка возможности, с точки зрения действующего законодательства, проведения проверки в данной организации. В соответствии с действующей в 2021 году редакцией Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" не все юридические лица подпадали под действие контроля в сфере архивного дела со стороны Управления.

После проведения оценки возможности проведения проверки у юридического лица, специалистами Отдела проводится сбор информации о работе архива данного юридического лица (результаты ранее проведенных мероприятий по контролю в отношении соответствующих юридических лиц, наблюдательное дело, запрос информации у специалиста, курирующего юридическое лицо из соответствующего государственного архива или муниципального архива, информационная система Управления и другое).

При отсутствии достоверной информации об юридическом лицом, допустившем нарушение обязательных требований, либо достаточных данных о нарушении обязательных требований в сфере архивного дела, либо о фактах возникновения утраты или угрозы причинению вреда архивным документам специалистами Отдела может быть проведена предварительная проверка поступившей информации.

В ходе проведения предварительной проверки, принимаются меры по запросу дополнительных сведений и материалов (в том числе в устном порядке) у лиц, направивших заявления и обращения. Проводится рассмотрение документов юридического лица, имеющихся в распоряжении Управления. В рамках предварительной проверки у юридического лица могут быть запрошены пояснения в отношении полученной информации, но представление таких пояснений и иных документов не является обязательным.

При выявлении по результатам предварительной проверки юридических лиц, допустивших нарушение обязательных требований в сфере архивного дела, при получении достаточных данных о нарушении обязательных требований либо о фактах возникновения угрозы или причинения вреда архивным документам, специалистами Отдела подготавливается мотивированное представление о назначении внеплановой проверки.

По результатам предварительной проверки меры по привлечению юридического лица к ответственности не принимаются.

В 2021 году не потупило ни одного обращения граждан связанных с нарушением обязательных требований законодательства об архивном деле.

Привлечение юридических лиц, должностных лиц к административной ответственности, за нарушения, выявленные при осуществлении контроля

В случае выявления особо грубых нарушений законодательства об архивном деле, влекущих за собой угрозу утраты или причинение утраты архивным документам, уполномоченным должностным лицом Управления составляется и подписывается протокол об административном правонарушении.

Лица, уполномоченные подписывать протоколы об административном правонарушении, устанавливаются приказом Управления.

Протоколы об административном правонарушении составляются по статье 13.20, часть 2 статьи 13.25, часть 1 статьи 19.4, часть 1 статьи 19.5 и статья 19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Рассмотрение дел об административном правонарушении в сфере архивного дела со всеми материалами проверки передаются в мировой суд по месту нахождения подконтрольного лица для принятия решения о наложении мер административной ответственности.

2. Правоприменительная практика соблюдения обязательных требований

Результаты проверок и иных мероприятий по контролю

На 2021 года было запланировано 29 проверок из них: 14 плановых проверок и 15 внеплановых проверок.

Фактически в 2021 году проведено 17 проверок из них: 14 плановых проверок, 3 внеплановых проверок.

В результате проведенных проверок выявлены 63 нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле, из них 60 нарушений по плановым проверкам и 3 по внеплановым.

Наиболее распространенными нарушениями законодательства об архивном деле, выявленными в ходе проверок в 2021 году, являются:

несоблюдение нормативных условий хранения документов (окна архивохранилищ не оборудованы запирающимися решетками, отсутствие огнетушителей в местах хранения документов, отсутствие исправных (прошедших поверку) приборов измерения температуры и влажности воздуха, журналов, фиксирующих их показания, нарушение норм расстановки стеллажного оборудования в архивохранилище, нарушения светового режима хранения документов в архивохранилищах);

отсутствие проверки наличия и состояния архивных документов;

отсутствие научно-технической обработки документов постоянного хранения и документов по личному составу;

отсутствие карт-заместителей;

отсутствие книги учета поступления и выбытия дел, документов, либо отсутствие в ней необходимой информации;

отсутствие листа фонда.

Требования установлены в:

1) Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526;

2) Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24.

Наиболее длительные сроки по устранению вышеназванных нарушений Управлением устанавливаются для устранения нарушений обязательных требований по выделению отдельного специализированного помещения для архива, соответствующего требованиям обеспечения сохранности архивных документов и установке пожарно-охранной сигнализации, систем вентиляции и кондиционирования, так как для их выполнения требуются значительные финансовые средства.

При проведении проверок в государственных архивах или муниципальных архивах, наиболее распространенные нарушения связаны с несоблюдением обязательных требований по ведению списков организаций - источников комплектования архивов и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Результаты обжалования действий и решений должностных лиц Управления архивами Свердловской области в административном порядке

Действия и решения должностных лиц Управления, осуществляющих контроль в сфере архивного дела в административном порядке в 2021 году не обжаловались.

Результаты применения мер прокурорского реагирования по вопросам деятельности Управления архивами Свердловской области

Меры прокурорского реагирования по вопросам деятельности Управления в части осуществления контроля в сфере архивного дела в 2021 году не применялись.

Результаты рассмотрения заявлений и обращений граждан, в том числе содержащих сведения о нарушении обязательных требований

В 2021 году в Управление не поступило ни одного обращения по факту нарушения законодательства об архивном деле.

Результаты опросов (в том числе проводимых в сети "Интернет") подконтрольных субъектов на предмет выявления случаев нарушения обязательных требований, а также избыточной административной нагрузки

Подконтрольные субъекты на предмет выявления случаев нарушения обязательных требований, а также избыточной административной нагрузки в 2021 году не обращались.

В 2021 году было проведено два публичных обсуждения правоприменительной практики при осуществлении контроля в сфере архивного дела за 2020 год и за 1 полугодие 2021 года.

Сотрудники Отдела приняли участие в 5 совещаниях - семинарах.

Результаты составления и рассмотрения протоколов об административных правонарушениях, постановлений о назначении административного наказания или о прекращении производства по делу об административном правонарушении

За 2021 год протоколы об административном правонарушении за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов по статье 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях не составлялись.