Приложение. Муниципальная программа "Развитие архивного дела в Горноуральском городском округе до 2025 года"

Приложение
к постановлению администрации
Горноуральского городского округа
от 31.08.2022 N 1238

Муниципальная программа
"Развитие архивного дела в Горноуральском городском округе до 2025 года"

Паспорт
муниципальной программы "Развитие архивного дела в Горноуральском городском округе до 2025 года"

Ответственный исполнитель муниципальной программы "Развитие архивного дела в Горноуральском городском округе до 2025 года" (далее - муниципальная программа)	Администрация Горноуральского городского округа, муниципальное казённое учреждение "Архив Горноуральского городского округа"
Сроки реализации муниципальной программы	1 января 2023 года - 31 декабря 2025 года
Цель и задачи муниципальной программы	Цель: совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Горноуральского городского округа в интересах граждан, общества и государства Задачи: 1) совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях для обеспечения доступа к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации; 2) повышение качества и доступности муниципальных услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан; 3) внедрение инноваций в деятельность архива; 4) повышение профессионального уровня специалистов архива
Перечень основных целевых показателей муниципальной программы	1) доля помещений с улучшенными условиями хранения и приема документов в архивохранилищах архива в текущем году, от общего числа архивохранилищ архива; 2) доля отремонтированных помещений архива от требующих ремонта помещений архива в текущем году; 3) доля архивных документов, поставленных на учет, от общего количества архивных документов, поступивших на хранение в текущем году; 4) доля закартонированных архивных документов от общего числа архивных документов, хранящихся в архиве; 5) доля автоматизированных пользовательских мест в читальном зале, созданных для пользователей архивной информации, от общего количества рабочих мест в читальном зале; 6) доля социально-правовых запросов граждан, исполненных в установленные законодательством сроки, от общего числа поступивших социально-правовых запросов в архив; 7) доля архивных документов архива, внесенных в базу данных "Архивный фонд", от общего числа управленческой документации, хранящейся в архиве; 8) доля архивных документов архива, переведенных в электронный вид от общего числа управленческой документации, фотодокументов хранящихся в архиве; 9) количество инициативных мероприятий, направленных на популяризацию архивных документов архива (выставки, семинары, "круглые столы" и др.); 10) доля специалистов, прошедших обучение на информационно-практических семинарах в течение года по вопросам архивной службы от общего числа специалистов архива; 11) доля специалистов архива, охваченных в течение года различными формами повышения квалификации, от общего числа специалистов архива; 12) соотношение средней заработной платы специалистов архива к средней заработной плате архивных специалистов по Свердловской области
Объемы финансирования муниципальной программы по годам реализации, тыс. рублей	Всего: 11 623,25 тысяч рублей, в том числе: 2023 год - 3 723,80 тыс. руб.; 2024 год - 3 872,44 тыс. руб.; 2025 год - 4 027,01 тыс. руб. из них: местный бюджет: 9 648,25 тыс. руб.: в том числе: 2023 год - 3 090,80 тыс. руб.; 2024 год - 3 214,44 тыс. руб.; 2025 год - 3 343,01 тыс. руб. областной бюджет: 1 975,00 тыс. руб.: в том числе: 2023 год - 633,00 тыс. руб.; 2024 год - 658,00 тыс. руб.; 2025 год - 684,00 тыс. руб. федеральный бюджет: расходы не предусмотрены; внебюджетные источники: расходы не предусмотрены
Адрес размещения муниципальной программы в сети Интернет	www.grgo.ru

1. Характеристика и анализ текущего состояния развития архивного дела в Горноуральском городском округе

Муниципальная программа "Развитие архивного дела в Горноуральском городском округе до 2025 года" (далее - Программа) определяет цели, задачи развития архивного дела в Горноуральском городском округе, содержит механизмы ее реализации.

Программа является продолжением муниципальной программы "Развитие архивного дела в Горноуральском городском округе до 2024 года".

Архивный фонд Горноуральского городского округа входит в состав архивного фонда Российской Федерации и является исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупностью архивных документов. Аутентичность хранящихся в муниципальном казённом учреждении "Архив Горноуральского городского округа" (далее - архив) документов, их неприкосновенность означают, что они носят доказательный характер. Выполняя социально-правовые запросы граждан, архив обеспечивает функционирование системы социальной защиты населения.

Актуальность разработки Программы обусловлена объективной необходимостью модернизации архивного дела в Горноуральском городском округе, отвечающей современным требованиям организации учета и хранения архивных документов, внедрения инновационных технологий и систем организации, способствующих обеспечить запросы и потребности общества в области сохранения и использования архивной информации.

В целях обеспечения сохранности архивных документов, находящихся на территории Горноуральского городского округа, реализован комплекс мероприятий по укреплению и модернизации материально-технической базы архива, усилению пожарной безопасности и антитеррористической защищенности, а также улучшению технической оснащенности.

Помещения, где расположен муниципальный архив, является адаптированным (приспособленным) под архивохранилища.

Практика размещения архивов в приспособленных помещениях, как в Свердловской области, так и в других субъектах Российской Федерации, показала, что достигнуть нормативных показателей температурно-влажностного, светового режимов хранения архивных документов в таких зданиях требует значительных финансовых вложений.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила), необходимо обеспечить нормативные условия хранения архивных документов, которые обеспечиваются созданием оптимальных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива, применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

Оснащенность архива Горноуральского городского округа металлическими стеллажами составляет 100%, оснащенность архивохранилищ пожарной сигнализацией составляет 100%.

В программе закладываются мероприятия, содействующие поддержанию требуемого санитарно-гигиенического, температурно-влажностного режимов в рабочих помещениях архива, в том числе в целях создания необходимых условий труда работникам архива.

Замена деревянных оконных блоков на алюминиевые поможет решить вопрос по противопожарной безопасности и создаст микроклимат в архивохранилище, позволит поддерживать в нем температурно-влажностный режим, снизит потерю тепла и облегчит процесс проветривания.

Назрела необходимость неотложного решения вопросов материально-технического оснащения архива: - технология хранения документов предусматривает их размещение в первичных средствах хранения - архивных коробках, защищающих документы от пыли, света, перепадов температуры, недостаточной или излишней влажности, что способствует обеспечению долговременной сохранности документов.

На момент разработки настоящей Программы закартонировано 25540 единицы хранения, так же на хранение находятся 10510 единиц хранения нестандартных документов, которые требуют приобретения дорогостоящих коробов для хранения. Приобретение архивных коробок обеспечит нормативное хранение документов.

Для обеспечения стабильности характеристик воздушной среды, обеспечивающих нормативные условия хранения документов, необходимо установить кондиционеры в архивохранилищах, произвести гидроизоляцию труб, установить дополнительные вентиля на отопительную систему, произвести замену труб холодного водоснабжения. Приобрести современные приборы измерения температуры и влажности, системы хранения для документов в архивохранилищах, что позволит добиться 100% показателя в сохранности документов в приспособленном помещении архива.

На сегодняшний день в архиве сосредоточено 46 830 единиц хранения с 1935 по 2016 годы. В список организаций - источников комплектования архива входит 37 организаций. Ежегодно в плановом режиме осуществляется комплектование архива документами постоянного срока хранения, образованными в процессе деятельности организаций - источников комплектования архива, переданными на муниципальное хранение в соответствии со сроками, установленными законодательством, документами личного происхождения от граждан, фотодокументами, а также внепланово ведется прием документов по личному составу ликвидированных организаций.

В условиях модернизации экономики и социальной сферы, глобальной информатизации общества стабильно высоким остаётся число обращений граждан в архив за получением информации социально-правового, тематического характера. С 2019 года организован социально-правовой защищенный электронный документооборот между государственным учреждением - Управлением Пенсионного фонда РФ в г. Нижний Тагил и Пригородном районе и архивом в целях установления и выплаты пенсий и других социальных выплат.

В последнее время архивная информация стала особенно востребована, она используется в проведении мероприятий, приуроченных к важнейшим знаменательным и памятным датам, посвященным политическим и историческим событиям Горноуральского городского округа. В этих целях архив практикует организацию и проведение выставок архивных документов, открытых уроков и экскурсий, публикации статей в периодической печати.

За период с 2020 по 2021 годы организовано 12 документальных выставок, 13 публикаций и другие мероприятия, направленные на популяризацию архивных документов.

Развитие архивного дела округа невозможно без решения проблемы сохранности документов, без определения перспектив технического оснащения архива, решения финансовых задач.

Дальнейшее развитие, внедрение и использование современных архивных информационных технологий (создание электронного архива, оказание услуг в электронном виде, внедрение систем электронного документооборота, создание и развитие информационных систем и т.д.) на существующей базе потребует дополнительного оснащения и замены части имеющегося оборудования.

Актуальным вопросом является проведение работ по оцифровке документов, хранящихся в архиве.

Большое количество запросов поступает от работников ликвидированных организаций. Высокой остается потребность населения в получении информации для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы в связи с пенсионной реформой.

Проявившийся за последнее время широкий интерес общественности к прошлому, документальному наследию, хранящемуся в архивах, необходимо закрепить и всесторонне развивать как важнейший фактор нравственного воспитания и духовного обновления общества.

Вместе с тем факторами, сдерживающими модернизацию и инновационное развитие архивного дела в Горноуральском городском округе, продолжают оставаться несовершенство нормативной базы деятельности архивов Российской Федерации и дефицит бюджетных средств.

Результатом реализации Программы станет сохранение исторического наследия Горноуральского городского округа, повышение качества обслуживания жителей и организаций, обеспечение условий сохранности и безопасности Архивного фонда Горноуральского городского округа.

2. Анализ рисков реализации Программы и описание мер управления рисками

Проблемы в реализации Программы, негативно влияющие на основные её параметры, можно условно разделить на следующие группы.

1) Финансово-экономические риски.

Одним из наиболее важных рисков является уменьшение объёма средств местного бюджета, которые направлены на реализацию мероприятий Программы, в связи с оптимизацией расходов при его формировании. Снижение уровня финансирования Программы в свою очередь не позволит укрепить материально-техническую базу архива. Данное обстоятельство в дальнейшем негативно скажется на обеспечении сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся в собственности и хранящихся в архиве, в том числе на обеспечении доступа к данным документам.

Уменьшение объема финансирования мероприятий Программы также затруднит реализацию внедрения информационно - коммуникационных технологий в деятельности архива и в значительной степени осложнит переход на новый качественный уровень предоставления услуг в сфере архивного дела, в том числе переход на оказание данных услуг в электронном виде.

К финансово-экономическим рискам также можно отнести неэффективное и нерациональное использование ресурсов программы.

2) Законодательные риски.

В период реализации Программы возможно внесение изменений в нормативные правовые акты на федеральном уровне, что может оказать влияние на достижение поставленных целей программы.

3) Случайные (или не предвиденные) риски.

В случае сокращения архива качество и эффективность выполнения мероприятий Программы будут снижены.

4) Риски связаны с чрезвычайными ситуациями природного и техногенного характера.

Могут привести к увеличению расходов местного бюджета и снижению расходов на реализацию мероприятий Программы.

5) К форс-мажорным обстоятельствам можно отнести возникновение различных катастроф и катаклизмов, влекущих утрату архивных документов.

В качестве мер управления рисками реализации программы можно выделить следующие:

- организация мониторинга и аналитического сопровождения реализации Программы обеспечит управление указанными группами рисков;

- проведение экономического анализа использования ресурсов Программы, определение экономии средств и перенесение их на наиболее затратные мероприятия минимизирует риски, а также сократит потери выделенных средств в течение финансового года;

- своевременное принятие управленческих решений о более эффективном использовании средств и ресурсов Программы, а также минимизации непредвиденных рисков позволит реализовать мероприятия в полном объёме.

Своевременно принятые меры по управлению рисками приведут к достижению поставленных целей и конечных результатов реализации Программы.

3. Цели, задачи и целевые показатели реализации Программы

В соответствии со Стратегией развития архивного дела в Свердловской области и Стратегий социально-экономического развития в Горноуральском городском округе разработаны цели, задачи и целевые показатели реализации Программы.

Основной целью Программы является - совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Горноуральского городского округа в интересах граждан, общества и государства.

Задачи Программы:

1) совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях для обеспечения доступа к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) повышение качества и доступности муниципальных услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан;

3) внедрение инноваций в деятельность архива;

4) повышение профессионального уровня специалистов архива.

Целевые показатели достижения целей и решения задач Программы представлены в приложении N 1 к Программе.

В результате реализации Программы повысится уровень безопасности и сохранности Архивного фонда Горноуральского городского округа, значительно обновится материально-техническая база архива.

Внедрение автоматизированной системы муниципального учета приведет к качественному улучшению деятельности архива, совершенствованию поисково-справочного аппарата, снижению затрат и ускорению поиска необходимой информации.

Общеэкономический эффект от улучшения условий труда сотрудников архива проявится в повышении производительности труда, более полном удовлетворении общественных потребностей в архивной информации, что в свою очередь создаст условия для обеспечения конституционных прав граждан на поиск, получение и передачу информации путем свободного доступа всех категорий пользователей к хранящимся в архивах информационным ресурсам.

К концу реализации Программы предусматривается достижение следующих конечных результатов:

1) повысить уровень безопасности документов архивного фонда Горноуральского городского округа за счет улучшения материально-технической базы архива;

2) пополнить архивный фонд Горноуральского городского округа документами, востребованными в исторической перспективе;

3) повысить доступность и качество предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела;

4) способствовать формированию у жителей Горноуральского городского округа духовности и патриотизма за счет пропаганды документов Архивного фонда Горноуральского городского округа;

5) обеспечить дальнейшее укрепление материально-технической базы архива;

6) обеспечить документы Архивного фонда Горноуральского городского округа и иные архивные документы, хранящиеся в архиве, оптимальными (нормативными) условиями, обеспечивающие их постоянное (вечное) и долговременное хранение;

7) увеличить долю документов Архивного фонда Горноуральского городского округа и иных архивных документов, обеспеченных специальными средствами хранения;

8) продолжить работу по переводу документов в электронный вид;

9) расширить доступ пользователей к документам Архивного фонда Горноуральского городского округа.

4. План мероприятий по выполнению Программы

Анализ состояния архивного дела в Горноуральском городском округе позволил сформировать перечень первоочередных мероприятий, направленных на укрепление материально-технической базы архива и создание условий для внедрения в архивную деятельность инновационных технологий, представленный в Приложении N 2 к муниципальной программе.

Механизм реализации Программы - это система программных мероприятий, скоординированных по срокам, объему финансирования и исполнителям, обеспечивающим достижение намеченных результатов.

Система управления реализацией Программы предназначена для достижения поставленных целей в установленные сроки в рамках выделяемых ресурсов. В целях обеспечения эффективной реализации Программы управление выполнением ее мероприятий осуществляется в соответствии с проектным подходом, который предполагает реализацию мероприятий в соответствии с планом, определяющим цели, задачи, и этапы его выполнения, требования к составу работ и ожидаемым результатам этих работ на каждом этапе, а также объем необходимого ресурсного обеспечения. Администрация Горноуральского городского округа осуществляет текущее управление реализацией Программы, организуют ведение отчетности по реализации муниципальной Программы:

1) ежегодно уточняет целевые показатели и затраты на программные мероприятия;

2) вносит в установленном порядке предложения в администрацию Горноуральского городского округа об изменении или продлении мероприятий, рассмотрении проблем, возникающих в ходе реализации Программы;

3) обеспечивает качественное организационное и методическое исполнение программных мероприятий.

Перечень работ, выполняемых в рамках реализации основных мероприятий Программы:

1) обеспечение сохранности, повышение уровня безопасности документов Архивного фонда Горноуральского городского округа;

2) формирование, использование и публикация документов Архивного фонда Горноуральского городского округа;

3) оснастить архив современными системами хранения, оборудованием для обеспыливания, оцифровки документов;

4) содержание зданий и текущий ремонт помещений архива для создания оптимальных условий хранения документов в соответствии с требованиями нормативов хранения;

5) развитие информационных технологий в деятельности архива;

6) внедрение современных технологических процессов, направленных на повышение производительности труда и эффективности деятельности архива, расширение и модернизация парка современной компьютерной техникой;

7) приобретение и установка автоматизированных пользовательских мест, демонстрационно-выставочного оборудования в читальном зале архива для сохранения и популяризации историко-архивного наследия и выставочной деятельности;

8) сохранение и укрепление кадрового потенциала, совершенствование системы непрерывного обучения и повышения квалификации, создание условий для профессионального роста специалистов и формирование резерва кадров, привлечение молодых специалистов.

В результате реализации Программы повысится уровень безопасности и сохранности и Архивного фонда Горноуральского городского округа, значительно обновится материально-техническая база архива.

Мероприятия, предусмотренные Программой, будут использоваться органами государственной власти области, органами местного самоуправления, руководителями предприятий, учреждений и организаций-источников комплектования архива и совершенствования архивной работы.

Общеэкономический эффект от реализации Программы - сохранение Архивного фонда Горноуральского городского округа, недопущение фактов утраты и хищения документов, увеличение объема страхового фонда копий архивных документов и копий фонда пользования. Более полное и своевременное удовлетворение общественных потребностей в архивной информации.

Реализация Программы решит конкретные проблемы по укреплению кадрового потенциала архивной службы Горноуральского городского округа и повысит привлекательность труда архивистов.

Социальный эффект от выполнения Программы проявится в улучшении условий труда, повышении их социальной защищенности.