Раздел 5. Формирование дел, хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Раздел 5. Формирование дел, хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

36. Документальный фонд Тюменской городской Думы

36.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности городской Думы, образуют документальный фонд Тюменской городской Думы.

36.2. Организация работы с документами представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в муниципальный архив города Тюмени в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

37. Составление номенклатуры дел

37.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов в Тюменской городской Думе ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел Тюменской городской Думы по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управлением по делам архивов Тюменской области по установленной форме (приложение 42).

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Тюменской городской Думе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел Тюменской городской Думы закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел Тюменской городской Думы включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

37.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (далее - Перечень типовых документов), Регламентом Тюменской городской Думы, Положением о структурных подразделениях Тюменской городской Думы, утвержденным постановлением Председателя Тюменской городской Думы, плановой и отчетной документацией, номенклатурами дел за предшествующие годы, с указанием сроков их хранения.

37.3. Номенклатура дел Тюменской городской Думы составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в ее деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

37.4. В номенклатуру дел городской Думы включаются наименования дел, отражающих все документированные участки деятельности городской Думы и ее структурных подразделений. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временно действующих органов и комиссий городской Думы подлежат включению в номенклатуру дел.

37.5. Руководители структурных подразделений представляют работнику отдела организационной и кадровой работы, в должностные обязанности которого входит организация работы по разработке номенклатуры дел городской Думы и передаче документов в муниципальный архив города Тюмени (далее - ответственное лицо Отдела), предложения в проект номенклатуры дел на предстоящий год не позднее 15 декабря текущего года.

37.6. Номенклатура дел городской Думы составляется на основе предложений структурных подразделений городской Думы, подписывается ответственным лицом Отдела, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Тюменской городской Думы (далее - ЭК), утверждается руководителем аппарата.

37.7. Для достижения единого подхода к классификации документов в городской Думе структурные подразделения заводят дела в соответствии с индексами дел, установленными номенклатурой дел.

Руководитель структурного подразделения городской Думы определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства и архив в структурном подразделении либо по определенному направлению деятельности внутри структурного подразделения (далее - работник, ответственный за делопроизводство и архив).

37.8. Не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК). В случае реорганизации городской Думы, номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК независимо от срока предыдущего согласования.

37.9. Номенклатура дел городской Думы составляется в трех экземплярах и утверждается руководителем аппарата Тюменской городской Думы. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, помещается в отдельное дело, второй используется ответственным лицом Отдела в качестве учетного документа, третий передается в муниципальный архив города Тюмени.

В качестве рабочего экземпляра в Отделе используется копия утвержденной номенклатуры дел Тюменской городской Думы.

37.10. После утверждения номенклатуры дел городской Думы структурные подразделения городской Думы получают выписки из соответствующих ее разделов в электронном виде или в виде копий на бумажном носителе для использования в работе.

37.11. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел структурными подразделениями городской Думы могут вноситься уточнения в заголовки дел после согласования с ответственным лицом Отдела и муниципальным архивом города Тюмени. В необходимых случаях, могут вноситься изменения в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел).

37.12. Названиями разделов номенклатуры дел городской Думы являются названия структурных подразделений, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, рабочих групп, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее руководителю аппарата. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 37.7. настоящей Инструкции и после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел Тюменской городской Думы.

37.13. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении работником, ответственным за делопроизводство и архив, оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения (приложение 43).

Данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются ответственному лицу Отдела.

37.14. В итоговую запись сводной номенклатуры дел Тюменской городской Думы сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений городской Думы.

Ответственное лицо Отдела на основе полученных от структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовит:

- итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в городской Думе в течение года. Сведения итоговой записи передаются в муниципальный архив города Тюмени, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи ответственного лица Отдела, передавшего сведения;

- дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

37.15. Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем аппарата и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в городской Думе в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Номенклатура дел используется в качестве основы для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел городской Думы хранится в Отделе.

37.16. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой городской Думы.

37.17. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в соответствии с настоящим разделом.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (в одном структурном подразделении допустимы разные индексы дела в зависимости от направления деятельности внутри структурного подразделения) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения - отдел организационной и кадровой работы, направление деятельности - кадровое обеспечение и порядок прохождения муниципальной службы, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел;

07-16, где 07 - обозначение структурного подразделения - отдел организационной и кадровой работы, направление деятельности - документационное обеспечение, 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или разновидности документов (протоколы, постановления, решения и т. д.);

б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документы (Тюменская городская Дума или её структурное подразделение, Председатель Тюменской городской Думы);

в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);

г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

д) хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: "Учредительные документы Тюменской городской Думы (свидетельства о постановке на учет, о государственной регистрации юридического лица, выписки из ЕГРЮЛ и др.)".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, обзоры и т. д.), например: "Документы по выполнению муниципальной программы развития муниципальной службы в городе Тюмени (переписка, отчеты, заключения и др.)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: "Переписка с исполнительными и представительными органами власти субъектов РФ, органами местного самоуправления и другими организациями по основным вопросам деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Администрацией города Тюмени по вопросам хозяйственной деятельности Тюменской городской Думы".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский (финансовый) отчет Тюменской городской Думы с приложениями и пояснительной запиской за 2021 год".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество фактически сформированных томов каждого дела, а в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другое.

Если в течение года в Тюменской городской Думе возникают новые документированные участки работы и формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

37.18. Срок хранения дел и номер статьи указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых документов с указанием срока хранения. Исчисление срока хранения документов, законченных в делопроизводстве в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

37.19. По окончании календарного года ответственным лицом Отдела делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), подписывается им и передается в муниципальный архив города Тюмени.

37.20. Уточненный экземпляр номенклатуры дел на последующий год передается в муниципальный архив города Тюмени.

38. Формирование дел

38.1. Формирование документов в дела осуществляется в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

38.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах надписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании и других отметок. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы.

Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены с целью устранения выявленных нарушений, а затем подшиты в дело. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляется ответственным лицом Отдела и специалистом муниципального архива города Тюмени.

38.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома ("т. 1", "т. 2" и т. д.) и, при необходимости, заголовка тома;

- документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности решения вопроса с учетом степени важности или их сочетании.

При хронологическом порядке расположения документов в деле постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела, в делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

38.4. Протоколы заседаний городской Думы, постоянных комиссий, совместных заседаний комиссий, согласительной комиссии располагаются в деле в хронологическом порядке по порядку номеров; документы к заседаниям - после соответствующих протоколов. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

38.5. Дела с подлинниками протоколов заседаний городской Думы, а также принятыми Думой решениями формируются работником городской Думы, ответственным за организационно-техническое обеспечение заседаний Думы, вместе с необходимыми материалами.

Дела с подлинниками протоколов заседаний постоянных комиссий городской Думы, а также принятыми постоянными комиссиями решениями формируются работниками городской Думы, ответственными за организационно-техническое обеспечение заседаний постоянных комиссий, вместе с необходимыми материалами.

38.6. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

38.7. Постановления, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

38.8. Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

38.9. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

38.10. Карточки (форма Т-2) уволенных сотрудников группируются по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.

38.11. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

38.12. Финансовые, денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая документация.

38.13. Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

38.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращениями подшиваются копия сопроводительного письма в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации обращения, ответ на запрос, ответ заявителю и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения. Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу.

38.15. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

38.16. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе подлежат сканированию и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

39. Организация текущего хранения документов в Тюменской городской Думе

39.1 Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство и архив, несут ответственность за сохранность документов и дел.

39.2. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах.

Текущие дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

39.3. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Отделе, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений в порядке, установленном пунктом 24 настоящей Инструкции.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Председателя городской Думы или руководителя аппарата с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

39.4. Изъятие документов, образовавшихся в деятельности городской Думы, из дела производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и Председателя городской Думы с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия документов фиксируется в акте изъятия подлинников документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего структурного подразделения. К акту прилагается опись изъятых документов.

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

39.5. При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за делопроизводство и архив, руководитель структурного подразделения обеспечивает передачу дел и документов по акту работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

39.6. В целях установления фактического наличия документов в структурном подразделении работниками, ответственными за делопроизводство и архив, и ответственным лицом Отдела по поручению Председателя городской Думы или руководителя аппарата могут проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

- перед передачей документов в муниципальный архив города Тюмени;

- при перемещении дел;

- при смене руководителя структурного подразделения;

- при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются Председателю городской Думы или руководителю аппарата.

39.7. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется ответственному лицу Отдела.

39.8. Факт утраты дела фиксируется в акте, составляемом и подписываемом ответственным лицом Отдела и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Отделе и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в муниципальный архив города Тюмени при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

40. Экспертиза ценности документов

40.1. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Тюменской городской Думы, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

40.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в городской Думе создана ЭК, состав, задачи, функции, права, а также организация работы которой утверждаются правовыми актами Председателя Тюменской городской Думы.

Ежегодное проведение экспертизы ценности в структурных подразделениях городской Думы осуществляется непосредственно работниками, ответственными за делопроизводство и архив, при методической помощи ответственного лица Отдела и специалиста муниципального архива города Тюмени.

40.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в муниципальный архив города Тюмени;

- отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности" (ДМН), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых, истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, порядок формирования дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

В процессе экспертизы ценности документов из дел постоянного срока хранения изымаются дублетные экземпляры и варианты документов (кроме случаев, указанных в пункте 38.3. настоящей Инструкции), документы временного срока хранения.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

40.4. По результатам экспертизы ценности документов в Тюменской городской Думе составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

40.5. Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

Описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются ежегодно по окончанию года не позднее двух месяцев с начала нового календарного года.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в муниципальный архив города Тюмени такие дела не передаются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Тюменской городской Думы, которую готовит ответственное лицо Отдела, и по которым он сдает дела на постоянное хранение в муниципальный архив города Тюмени.

40.6. Документы и материалы с временным сроком хранения по истечении сроков хранения уничтожаются с составлением акта, после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК и согласования описей дел по личному составу с муниципальным архивом города Тюмени, и утверждаются руководителем аппарата.

40.7. По документам, поступившим в общественные приемные депутатов городской Думы, описи дел постоянного хранения, а также акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению, утверждаются депутатами соответствующих избирательных округов.

40.8. Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

41. Составление и оформление описи дел

41.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (приложения 44, 45), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 46).

41.2. Опись дел составляется в четырех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения и на дела по личному составу, три из которых передается вместе с делами в муниципальный архив города Тюмени, один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования, а также дальнейшего хранения в Отделе.

41.3. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

- порядковый номер дела по описи;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- крайние даты;

- количество листов в деле или объем в Мб в описи электронных дел, документов;

- срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов; при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";

графа описи дел "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на соответствующий акт, о наличии электронных копий дел.

Опись дел структурного подразделения передается в электронном виде в редактируемом формате ответственному лицу Отдела для подготовки сводной описи дел.

В опись электронных дел, документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

41.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера); в описи электронных дел, документов - общий объем электронных дел в Мб.

41.5. Опись дел постоянного хранения подписывается составителем с указанием его должности, утверждается ЭПК и утверждается руководителем аппарата.

Опись дел по личному составу подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается ЭПК Управления по делам архивов Тюменской области и утверждается руководителем аппарата.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

42. Оформление дел

42.1. Оформление дел на бумажном носителе - подготовка дела к хранению в соответствии с определенными правилами - включает в себя комплекс работ:

- нумерация листов в деле;

- составление листа-заверителя;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела;

- переплет или прошивка дела.

Оформление дел проводится соответствующими структурными подразделениями, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи специалиста муниципального архива города Тюмени.

42.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 47);

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (приложение 48);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 49);

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

42.3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

а) Наименование Тюменской городской Думы указывается полностью, в именительном падеже.

Над наименованием Тюменской городской Думы необходимо оставлять место для наименования муниципального архива, принимающего документы на постоянное хранение, "Комитет по архивному делу административного департамента Администрации города Тюмени".

б) Наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой, если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым).

в) Делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел городской Думы; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний".

г) Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов.

д) Дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения и др.), датой начала дела является дата подписания самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

е) Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела, без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу лицевой стороны листа, не задевая текста документа.

В случае пропуска при нумерации некоторых листов на них проставляют литерные номера, то есть номер предыдущего листа с буквами а, б, в, и т.д.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруются как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если при нумерации допущено более 5 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись), помещаемый в конце дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме (приложение 48). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Лист-заверитель не нумеруется.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно и учитываются в листе-заверителе через знак "+" (плюс).

ж) Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

з) Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в муниципальном архиве города Тюмени только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

42.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 49).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

42.5. Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

42.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

42.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их ответственному лицу Отдела.

43. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

43.1. Отбор документов с истекшими сроками хранения и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.

На дела с истекшими сроками хранения работники, ответственные за делопроизводство и архив в структурных подразделениях, составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в виде таблицы и содержащего следующие графы:

- порядковый номер;

- заголовок дела или групповой заголовок дел, например: "Переписка с исполнительными и представительными органами власти субъектов РФ, органами местного самоуправления и другими организациями по основным вопросам деятельности за 2018 год";

- дата дела или крайние даты дел (для групповых дел);

- номера описей;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- количество дел;

- сроки хранения дела и номера статей по перечню;

- примечания.

43.2. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются:

- дела, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2018 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2022 года);

- дела с отметкой "ЭПК", подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела; остальные документы с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

43.3. Ответственное лицо Отдела на основе предложений структурных подразделений составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении 46.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется в двух экземплярах

43.4. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу.

Согласованные ЭК городской Думы акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем аппарата только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК Управления по делам архивов Тюменской области.

После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

43.5. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

43.6. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в Отделе.

44. Передача дел на хранение в архив

44.1. Документы с момента заведения и до передачи в архив хранятся по месту их формирования.

44.2. Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в муниципальный архив города Тюмени не позднее чем через 5 лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел и актам приема-передачи.

44.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта.

44.4. В период подготовки к передаче дел в муниципальный архив города Тюмени ответственным лицом Отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел городской Думы. Выявленные в оформлении документов и дел недостатки должны быть устранены структурным подразделением, сдающим документы.

44.5. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в муниципальный архив города Тюмени ответственным лицом Отдела с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.

Прием дел производится специалистом муниципального архива города Тюмени в присутствии ответственного лица Отдела с проставлением в экземпляре описей дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста архива и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от.... N....".

44.6. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения городской Думы работник, ответственный за делопроизводство и архив, ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их ответственному лицу Отдела независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

44.7. В случае необходимости копии, архивные справки и выписки из документов, а также выдача во временное пользование документов, хранящихся в архиве, запрашиваются на основании письма, подписанного Председателем Тюменской городской Думы или руководителем аппарата. Во взятых из муниципального архива города Тюмени делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, а также проводить изъятие документов.