Приложение 1. Типовое положение "Об организации адаптации нового сотрудника/работника в медицинской организации"

Приложение 1
к приказу МЗ ПК
от 23 июня 2022 г. N 18/пр/910

Типовое положение
"Об организации адаптации нового сотрудника/работника в медицинской организации"

1. Общие положения

1.1. Положение об организации адаптации нового сотрудника в медицинской организации (далее - Положение) разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами МО, определяет цель и задачи, единые требования и порядок организации системы мероприятий, направленных на оптимизацию адаптации нового сотрудника в медицинской организации.

1.2. Процедура адаптации нового сотрудника позволит реализовать комплексный подход, направленный на быстрое вхождение в должность новых сотрудников и включающий: приобщение их к принципам организации трудовой деятельности, к корпоративной культуре и ценностям; приобретения необходимых для выполнения должностных обязанностей профессиональных знаний и навыков; формирование чувства долга и ответственности, положительного отношения к труду, гордости за выбранную профессию и лояльности к медицинской организации.

1.3. Положением предусмотрены две формы адаптации новых сотрудников - процедура первичной адаптации (в случае трудоустройства впервые) и процедура адаптации в должности (в случае горизонтальной или вертикальной ротации сотрудника, чьи функциональные обязанности изменились).

1.4. Процедура адаптации нового сотрудника медицинской организации включает в себя последовательность следующих действий:

- проведение первичной презентации, знакомство с организацией, ее историей, структурой, ценностями (Welcome-тренинг). Приложение N 1 к Положению;

- представление непосредственным руководителем нового сотрудника коллегам, вручение "Набора новичка" и "Приветственной папки/книги" (Welcome-цепочка). Приложение N 2 к Положению;

- ознакомление с индивидуальным планом адаптационных мероприятий. Приложение N 3 к Положению;

- участие в анкетировании "Эффективная адаптация". Приложение N 4 к Положению.

1.5. Основными участниками процедуры адаптации со стороны медицинской организации являются:

- руководители структурных подразделений/непосредственный руководитель;

- наставники (в случае принятия решения об их назначении);

- кадровая служба;

- экономическая служба;

- отдел контроля качества оказания медицинской помощи;

- специалист по охране труда;

- специалист по пожарной безопасности;

- специалист юридической службы;

- отдел информационных технологий;

- хозяйственный отдел;

1.6. Функция координации системы мероприятий, направленных на адаптацию нового сотрудника, возлагается на кадровую службу, которая в период прохождения адаптации оказывает методическую помощь всем участникам, осуществляющим процедуру адаптации.

2. Цель и задачи процедуры адаптации

2.1. Целью процедуры адаптации нового сотрудника в медицинской организации является сокращение срока интеграции сотрудника в структурные подразделения медицинской организации и выполнение основных обязанностей с максимальной эффективностью, знакомство со спецификой деятельности, необходимыми в работе с программным обеспечением, технологиями, процессами, принятие корпоративной культуры и ценностей медицинской организации, а также снижение уровня стресса, формирование положительного отношения к трудовому процессу, развития чувства удовлетворенности.

2.2. Основными задачами процедуры адаптации нового сотрудника являются:

- создание оптимальных условий для приобретения новым сотрудником знаний и навыков, необходимых для эффективного выполнения трудовых обязанностей;

- ознакомление с нормативными документами и локальными нормативными актами;

- формирование у нового сотрудника лояльного отношения к медицинской организации;

- мотивирование нового сотрудника к установлению длительных трудовых отношений с медицинской организацией;

- содействие в освоении схем взаимодействия с другими подразделениями;

- ознакомление нового сотрудника с социальной средой медицинской организации (режим труда и отдыха, места общественного питания, гардеробная, парковка, социальные меры защиты, Профком и т.д.);

- информирование нового сотрудника, относящегося к категории медицинского персонала о возможности прохождения дополнительного профессионального обучения.

2.3. Преимуществами введения процедуры адаптации новых сотрудников являются:

- снижение текучести персонала;

- сокращение затрат на подбор и обучение персонала;

- экономия времени других сотрудников подразделения, отделов;

- минимизация ошибок при выполнении трудовых обязанностей в первый год работы;

- повышение показателей эффективности деятельности.

3. Процедура первичной адаптации

3.1 Процедура первичной адаптации состоит из трёх этапов: начального, основного и заключительного.

3.1.1. Начальный этап (Предварительный).

Собеседование с кандидатом на вакантную должность проводит руководитель медицинской организации, или руководитель структурного подразделения/отделения, в которое планируется прием нового сотрудника (допускается совместное собеседование с руководителями).

Оформлением необходимых документов для трудоустройства занимаются сотрудники кадровой службы. После утверждения кандидатуры на вакантную должность по направлениям, выданным кадровой службой, кандидату необходимо:

- пройти предварительный медицинский осмотр (возможно на базе медицинской организации);

- встать на воинский учет (в случае если кандидат является военнообязанным);

- пройти вводный инструктаж по охране труда (инструктаж проводится сотрудником по охране труда);

- пройти вводный инструктаж по пожарной безопасности (инструктаж проводится сотрудником по пожарной безопасности);

- пройти инструктаж по антикоррупционной политики.

Сотрудники кадровой службы ознакамливают под роспись с должностной инструкцией, положением о подразделении/отделении и другими основными локальными нормативными актами медицинской организации.

Подписание трудового договора и издание приказа о приеме на работу являются подтверждением факта трудоустройства.

3.1.2. Основной этап.

С момента вступления в должность начинается основной этап, подразумевающий социальную/организационную адаптацию, то есть привыкание к новой для сотрудника социальной среде, новому коллективу, адаптация к корпоративной культуре и ценностям, и вхождение в должность: изучение функций подразделения, непосредственных должностных обязанностей, правил взаимодействия со структурными подразделениями.

После подписания трудового договора руководитель структурного подразделения/отделения инициирует официальное представление сотрудника коллегам. Для этого руководитель структурного подразделения/отделения осуществляет очное представление нового сотрудника коллегам на планерке в устной форме (допустима рассылка письма-представления нового сотрудника всем работникам подразделения, в котором он будет работать, а также смежных подразделений, непосредственно взаимодействующих с ним).

Новый сотрудник, в свою очередь, получает от руководителя структурного подразделения/отделения:

- "Набор новичка" (значок МО, ручку, блокнот, бэйдж, тонометр, пульсаксиметр и т.д.). По необходимости, наполняемость набора может меняться;

- "Приветственную папку/книгу", в которой отражена информация, необходимая для освоения на новом месте;

- индивидуальный план адаптационных мероприятий.

Содержание индивидуального плана перед направлением новому сотруднику согласовывает руководитель структурного подразделения/непосредственный руководитель. В индивидуальном плане адаптационных мероприятий прописаны сроки их реализации. Кроме того, в индивидуальный план дополнительно могут входить разные адаптационные мероприятия:

- взаимодействие с другими подразделениями;

- ознакомление с новой территорией;

- знакомство с социальной средой;

- другие мероприятия, на усмотрение непосредственно руководителя.

После прохождения всех адаптационных мероприятий, заполненный индивидуальный план с отметками о выполнении направляется новым работником в кадровую службу.

Настройка рабочего места осуществляется специалистами отдела информационных технологий по заявке от его непосредственного руководителя.

Решением вопроса оформления зарплатной карты занимается отдел бухгалтерского учета и отчетности.

Внутри подразделения на непродолжительный период, определённый в индивидуальном порядке непосредственным руководителем, для более эффективного вхождения в должность сотруднику, при необходимости назначается наставник - сотрудник, имеющий опыт работы в медицинской организации не менее одного года, исправно выполняющий должностные обязанности, имеющий репутацию ответственного и компетентного сотрудника. Наставником также может выступать непосредственный руководитель. В задачи наставника входит:

- ознакомление работника с функциями подразделения;

- оказание помощи работнику в освоении необходимых навыков для выполнения непосредственных должностных обязанностей;

- разъяснение работнику правил взаимодействия с другими структурными подразделениями,

- исполнение Правил внутреннего трудового распорядка.

Перечисленные выше пункты по взаимодействию с наставником могут быть отражены в индивидуальном плане в графе "другие адаптационные мероприятия".

Специалисты кадровой службы организуют для вновь принятых сотрудников адаптационный семинар "Добро пожаловать!" (Welcome-тренинг), направленный на целостное знакомство с историей и традициями медицинской организации, его организационной структурой, стратегическими целями, кадровой политикой, спецификой деятельности, социальным пакетом, общими для всех участников деятельности мероприятиями, а также на формирование лояльности к медицинской организации. Периодичность проведения мероприятия зависит от количества принятых и оформленных новых сотрудников. Мероприятие проводится при наличии 3 и более новых сотрудников. Время и место проведения адаптационного семинара дополнительно сообщается непосредственно новому сотруднику. Приветственную речь произносит руководитель медицинской организации или лицо, его замещающее.

3.1.3. Заключительный этап.

После завершения срока адаптации, или через три месяца после оформления трудовых отношений с целью получения обратной связи, работники кадровой службы проводят встречи или интервью по телефону с сотрудником и его непосредственным руководителем.

Целью встреч/интервью является выявление эффективности погружения в корпоративную среду медицинской организации нового сотрудника, выявление зон его развития, при необходимости оказание помощи, возможно корректировки дальнейшего ознакомления с социальной средой или выполнением трудовых обязанностей.

Через три месяца с момента оформления специалист кадровой службы предлагает новому сотруднику заполнить анкету "Эффективная адаптация" с целью получения обратной связи от нового сотрудника обо всех этапах прохождения адаптации и осуществления оценки её эффективности.

По истечении периода, определённого непосредственным руководителем для осуществления наставничества, наставник перестаёт быть ответственным за планомерную адаптацию и поддержание вновь принятого сотрудника.

3.2. Процесс адаптации является обоюдным как для медицинской организации, включая непосредственного руководителя, коллег из подразделения и смежных отделов, так и для самого сотрудника, занявшего своё место в трудовом коллективе, и направлен на эффективное достижение стратегических целей медицинской организации, выполнение норм кадровой политики - с одной стороны, обеспечение комфортного вхождения в повседневную трудовую деятельность на новом для сотрудника месте, сокращение периода знакомства с медицинской организацией - с другой стороны.

3.3. В особых случаях по представлению руководителя подразделения и по согласованию с кадровой службой руководителем медицинской организации/главным врачом может быть принято решение о применении материального или нематериального поощрения наставника.

4. Процедура адаптации в должности

4.1. Процедура адаптации в должности - форма адаптации, предусмотренная в случае горизонтальной или вертикальной ротации сотрудника.

4.2. Процедуру адаптации в должности проходят переведенные на другую должность сотрудники, чьи должностные и функциональные обязанности изменились.

4.3. После подписания сотрудником в кадровой службе дополнительного соглашения к трудовому договору, при необходимости, непосредственным руководителем совместно с сотрудником формируется план прохождения адаптации, который зависит от вида перемещения сотрудника, специфики выполняемой ранее и предстоящей трудовой деятельности, а также с учётом территориального признака (перемещение между подразделениями/филиалами).

4.4. В план адаптации могут входить:

- ознакомление с дополнительными локальными нормативными актами, необходимыми на вновь занятой должности;

- назначение наставника в случае, если без усиленной дополнительной помощи невозможно достижение показателей эффективности деятельности в наиболее короткие сроки;

- взаимодействие с другими подразделениями;

- ознакомление с новой территорией;

- знакомство с социальной средой;

- другие мероприятия, на усмотрение непосредственно руководителя.

После прохождения всех адаптационных мероприятий заполненный индивидуальный план направляется сотрудником в кадровую службу.

4.5. В особых случаях по представлению руководителя подразделения и по согласованию с кадровой службой руководителем медицинской организации/главным врачом может быть принято решение о применении материального или нематериального поощрения наставника.

5. Заключительные положения

5.1. Структурные подразделения медицинской организации, в вопросах, касающихся организации мероприятий по адаптации новых сотрудников, руководствуются настоящим Положением, и вправе осуществлять корректировки процедуры адаптации с учётом профессиональной специфики.