Постановление администрации Куженерского муниципального района Республики Марий Эл от 22 августа 2022 г. N 586 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Куженерского муниципального района Республики Марий Эл"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Администрации Куженерского муниципального района Республики Марий Эл, утвержденным решением Собрания депутатов Куженерского муниципального района от 22 октября 2019 года N 22 (в редакции решений Собрания депутатов Куженерского муниципального района от 18.12.2019 г. N 51, от 26.02.2020 г. N 74, 29.12.2020 г. N 188, от 28.04.2021 г. N 242), Администрация Куженерского муниципального района постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Администрации Куженерского муниципального района Республики Марий Эл.

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации Куженерского муниципального района, руководителя аппарата.

Глава Администрации Куженерского муниципального района

С.И. Михеев

Утверждено
постановлением Администрации
Куженерского
муниципального района
от 22 августа 2022 года N 586

Положение
об архивном отделе Администрации Куженерского муниципального района Республики Марий Эл

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Администрации Куженерского муниципального района Республики Марий Эл (далее - архивный отдел, муниципальный архив), создан для решения задач по реализации полномочий Куженерского муниципального района Республики Марий Эл в области архивного дела.

1.2. Архивный отдел является структурным подразделением Администрации Куженерского муниципального района Республики Марий Эл (далее - администрация).

1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Марий Эл, федеральными законами и законами Республики Марий Эл, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Главы Республики Марий Эл, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Марий Эл в области архивного дела, Уставом Куженерского муниципального района Республики Марий Эл, Положением об администрации, решениями Собрания депутатов Куженерского муниципального района Республики Марий Эл, постановлениями и распоряжениями администрации и настоящим Положением.

1.4. Архивный отдел взаимодействует с отделом по делам архивов Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл по организационно-методическим вопросам.

1.5. Архивный отдел пользуется печатью и бланками администрации в установленном порядке.

1.6. Штатная численность и перечень должностей муниципальной службы - работников архивного отдела утверждается главой Куженерского муниципального района.

1.7. Администрация обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

1.8. Архивные фонды и архивные документы, хранящиеся в архивном отделе, являются муниципальной собственностью.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета Куженерского муниципального района Республики Марий Эл.

1.10. Дополнительными источниками финансирования архивного отдела могут быть целевые средства из бюджета Республики Марий Эл (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании).

2. Основные задачи архивного отдела

2.1. Основными задачами архивного отдела являются:

2.1.1. Организация хранения архивных документов.

2.1.2. Осуществление учета архивных документов, принятых на хранение.

2.1.3. Комплектование (формирование) муниципального архива архивными документами органов местного самоуправления Куженерского муниципального района Республики Марий Эл, муниципальных предприятий и учреждений.

2.1.4. Организация использования архивных документов, информационное обеспечение органов местного самоуправления Куженерского муниципального района Республики Марий Эл, удовлетворение прав юридических и физических лиц на архивную информацию.

2.1.5. Осуществление отдельных государственных полномочий по хранению, учету и использованию архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Республики Марий Эл и хранящихся в муниципальном архиве в соответствии с Законом Республики Марий Эл от 29 апреля 2008 г. N 24-З "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов, городских округов отдельными государственными полномочиями Республики Марий Эл в области архивного дела".

2.1.6. Организационно-методическое руководство в сфере архивного дела деятельностью ведомственных архивов организаций-источников комплектования (далее - источники комплектования).

3. Функции архивного отдела

3.1. Создание оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности, укрепление материально-технической базы.

3.2. Комплектование архивного отдела документами постоянного и долговременного срока хранения на традиционных бумажных носителях и документами на электронных носителях.

3.3. Составление списка организаций - источников комплектования архивного отдела управленческой документацией и фотодокументами, держателей личных фондов.

3.4. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

3.5. Ведение в установленном порядке комплекса учетных документов к архивным фондам и архивным документам.

3.6. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам и архивным документам в целях оперативного поиска информации.

3.7. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов организаций-источников комплектования архивного отдела, а именно:

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела;

рассмотрение описей дел постоянного хранения, по личному составу организаций - источников комплектования архивного отдела, а также описи фотодокументов;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

организация и проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

оказание методической помощи, консультаций ответственным за делопроизводство и архив.

3.8. Подготовка заключений по результатам упорядочения документов организаций - источников комплектования архивного отдела и представление описей дел на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл.

3.9. Участие в мероприятиях по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, а именно: работа с конкурсными управляющими, представителями ликвидационных комиссий по вопросам упорядочения документов и передачи их на хранение.

3.10. Согласование описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приёму в муниципальный архив.

3.11. Разработка нормативных правовых актов по вопросам деятельности архивного отдела, в том числе: Положение об архивном отделе, административные регламенты, должностные инструкции работников.

3.12. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

исполнение социально - правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан.

3.13. Архивный отдел осуществляет прием документов на хранение и хранит:

документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности организаций-источников комплектования;

документы физических лиц, в том числе документы личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей Куженерского муниципального района Республики Марий Эл, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;

документы ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, организаций негосударственной формы собственности не имеющих правопреемника;

печатные, иллюстрированные и другие материалы, в том числе фотодокументы, дополняющие архивные фонды и отражающие историю Куженерского муниципального района Республики Марий Эл;

учётные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе.

4. Права архивного отдела

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о состоянии архивов и организации делопроизводства.

4.3. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями, по вопросам работы архивов и организаций делопроизводства в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, организациях и предприятиях, участвовать в работе их экспертных комиссий.

4.4. Вносить главе администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования (формирования), учёта и использования документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных учреждений.

5. Организация работы архивного отдела

5.1. Руководство архивным отделом осуществляет руководитель, исполняющий обязанности в соответствии с настоящим Положением по должности муниципальной службы.

5.2. Руководитель архивного отдела назначается и освобождается от должности распоряжением главы Администрации Куженерского муниципального района.

5.3. Руководитель архивного отдела:

5.3.1. Организует деятельность отдела по выполнению возложенных на отдел задач и функций.

5.3.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед заместителем, главой Администрации Куженерского муниципального района, информирует о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании отдел по делам архивов Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл.

5.4. При смене руководителя архивного отдела прием - передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема - передачи утверждается заместителем главы Администрации Куженерского муниципального района.