Приложение. Инструкция по работе с документами в Думе Сладковского района

Приложение
к Решению Думы
от 27.05.2022 N 57

Инструкция
по работе с документами в Думе Сладковского района

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в Думе Сладковского района (далее - Инструкция) подготовлена в целях совершенствования работы с документами, упорядочения документооборота и обеспечения контроля исполнения документов.

Настоящая инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Думы Сладковского района.

Инструкция разработана в соответствии с Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях"; Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 N 477 (в ред. Постановления Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. N 356); Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76; Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (в редакции от 27 декабря 2018 г. N 528-ФЗ); Уставом Думы Сладковского муниципального района от 10.06.2005 N 145; Регламентом Думы Сладковского муниципального района от 16.07.2009 N 87, и настоящей Инструкцией.

Инструкция является правовым актом, устанавливающим единые требования и единый порядок работы со служебными документами в Думе Сладковского района.

1.2. Знание и исполнение положений Инструкции обязательно для депутатов Думы. Лица, ответственные за организационно-техническое обеспечение Думы и контролирующие надлежащее исполнение этого обеспечения.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

2. Прием, регистрация и прохождение служебных документов

2.1. Прием, регистрация и доставка документов

2.1.1. Поступающие в Думу документы подлежат регистрации в день их получения до 17 часов, в пятницу и накануне нерабочих праздничных дней - до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени и в нерабочие дни, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем поступления. Регистрации подлежат служебные документы, оформленные в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование или бланк организации (должностного лица), направившей документ, номер и дату документа, адрес, подпись или оттиск печати.

2.1.2. Обращения граждан, поступившие в адрес Председателя Думы и депутатов Думы, после отметки в карточке учёта приёма граждан по личным вопросам передаются исполнителям для последующей работы.

2.1.3. Незарегистрированные документы, за исключением корреспонденции, не подлежащей регистрации к рассмотрению не принимаются.

2.1.4. При приеме и обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружены отсутствие документов или отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов и другие ошибки в оформлении, составляется акт в двух экземплярах.

Пакеты с пометкой "Лично" не вскрываются и учитываются по реквизитам, имеющимся на конверте, после чего передаются адресатам под расписку.

2.1.7. Документы с пометкой "Срочно" регистрируются незамедлительно.

После регистрации документы, поступившие на имя Председателя Думы, председателей постоянных комиссий или лиц, их замещающих, передаются по назначению для рассмотрения.

Документы, поступившие в Думу, передаются Председателю Думы для рассмотрения, затем ответственный делает соответствующие записи в журнале регистрации входящих документов и направляет документ на исполнение.

2.1.8. Документы, рассмотренные Председателем Думы, в соответствии с его поручениями направляются к исполнителю. Документы с пометкой "Срочно" передаются незамедлительно.

2.2. Организация работы с документами, поступившими в Думу Сладковского района

2.2.1. Документы, поступившие в Думу с поручениями: подготовить ответ заявителю, заключение, информацию для Председателя Думы, должны исполняться в срок, указанный в поручении Председателя Думы. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты, указанной в резолюции. Если в поручении не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня поступления в подразделение (сроки исполнения отражены в п. 7.4 настоящей Инструкции).

2.2.2. В случаях, когда исполнение поручения по документу в указанные сроки не представляется возможным, необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока исполнения. При этом исполнитель должен письменно обосновать необходимость переноса срока исполнения документа с указанием причин. Срок исполнения документа продлевает руководитель, давший поручение.

2.2.3. После завершения работы над документом исполнитель кратко излагает на самом документе или на поручении (резолюции) результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ (дата)", "Дан устный ответ (дата)", "Учтено при оформлении замечаний к проекту решения (название)" и т.п.

2.2.4. Порядок дачи заключений на проекты областных и федеральных законов осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.

Подготовка заключений на федеральные законопроекты осуществляется в соответствии с поручением Председателя Думы.

2.2.5. Формирование и ведение дел в отделе Думы осуществляются в соответствии с номенклатурой дел и с учетом требований настоящей Инструкции.

2.2.6. Ответственным выполняется следующая работа:

- прием, регистрация, учет корреспонденции, поступающей в Думу, контроль за их исполнением;

- регистрация и учет подготовленных на отправку исходящих документов, проверка правильности их оформления;

- своевременная передача полученной корреспонденции Председателю Думы, а после получения поручений - непосредственному исполнителю;

- ознакомление депутатов с распорядительными и информационными документами;

- организация хранения документов и дел, выдача документов и дел депутатам для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел Думы, подготовка проекта номенклатуры дел на очередной год;

- участие в проведении экспертизы ценности документов, подготовка и сдача дел на архивное хранение;

- составление актов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и передача документов на уничтожение.

2.2.7. Исполнение обязанностей ответственного на период его временного отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) возлагается на иного сотрудника в соответствии с распорядительными актами Администрации Сладковского района.

2.2.8. При работе с документами в Думе необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов лицо, ответственное за ведение делопроизводства в отделе, и лицо, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждает Председатель Думы. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Председатель Думы;

- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

- передача документов Думы или их копий работникам внешних организаций может производиться только с разрешения Председателя Думы;

- передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется на основании разрешения Председателя Думы за исключением принятых Думой решений, подлежащих опубликованию.

2.3. Работа с обращениями граждан

2.3.1. Работа с обращениями граждан (далее - обращения) ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2.3.2. Конверты, в которых поступают обращения граждан, сохраняются для подтверждения адреса отправителя или времени отправления и получения обращения по дате почтового штемпеля.

2.3.3. Регистрация обращений осуществляется в день поступления обращения.

2.3.4. В случае поступления повторного обращения ему присваивается первоначальный входящий номер с добавлением через дефис соответствующей цифры: "-2" (повторно), "-3" (третий раз) и т.д.

После рассмотрения повторное обращение гражданина прилагается к материалам его прежних обращений. Повторным считается обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

2.3.5. Зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение Председателю Думы.

Обращения граждан, рассмотренные Председателем Думы, в соответствии с резолюцией (поручением) направляются на исполнение должностным лицам в администрацию Сладковского района.

2.3.6. Срок исполнения обращений граждан исчисляется в календарных днях со дня регистрации.

Обращения граждан подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- для направления по подведомственности - до 5 дней;

- при производстве дополнительной проверки - до 30 дней.

Сроки исполнения могут быть продлены лицом, давшим поручение, но не более чем на два месяца. В случае продления сроков исполнения обращения необходимо руководствоваться п. 7.6 настоящей Инструкции.

2.3.7. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Думы, направляются по подведомственности в соответствующие органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации и учреждения, должностным лицам с уведомлением об этом заявителя в письменной форме.

2.3.8. При рассмотрении обращений граждан исполнителями могут быть:

- истребованы дополнительные документы;

- организованы проверки фактов, изложенных в обращении;

- приняты другие меры для объективного разрешения вопроса.

Рассмотрение обращения гражданина считается незаконченным, если ответ содержит информацию о предполагаемых мерах по решению поставленных гражданином вопросов, в этом случае обращение ставится на дополнительный контроль до полного его рассмотрения.

2.3.9. Обращение гражданина считается рассмотренным, если по нему приняты необходимые меры или дано разъяснение и об этом уведомлен автор обращения.

2.3.10. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает Председатель Думы. При этом ставится отметка "В дело" на поручении или первом листе обращения, личная подпись и дата.

3. Подготовка и оформление документов

3.1. Общие требования

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) установленной формы с продольным расположением реквизитов.

На бланках печатаются документы, представляемые как проекты для рассмотрения на заседаниях Думы, комиссий, а также направляемые в другие учреждения и организации.

3.3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.3.2. Документы Думы, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.3.3. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

3.3.4. При подготовке документов временного срока хранения допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.3.6. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Гарнитура Arial и размер шрифта - N 12 - 13.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров - N 10, 11.

3.3.7. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.3.8. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

3.3.9. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.3.10. Для заголовков не допускается увеличение размера букв, выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок печатается через один интервал без кавычек и не подчеркивается. Переносы в заголовке не допускаются, точка в конце не ставится;

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. От заголовка текст отделяется двумя междустрочными интервалами;

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

3.3.11. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) оформляется титульный лист.

3.1.2. Документы Думы оформляются на соответствующих бланках. Документы на бланках Думы подписываются Председателем, документы на бланках комиссий - председателями постоянных комиссий.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии в составе комиссии перечисляются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии	подпись	И.И. Иванов
Члены комиссии	подпись	П.П. Петров
	подпись	С.С. Сомов

Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности (если бланк не должностной), собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами. Если документ подготовлен на должностном бланке, то наименование должности подписывающего приводится без указания элементов, имеющихся на бланке.

Факсимильное воспроизведение подписи (вместо собственноручной подписи) при подписании документов служебного характера не применяется.

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности). Документ должен быть подписан с указанием фактически занимаемой должности и фамилии подписавшего.

3.1.3. Не допускается внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. В исключительных случаях внесенные исправления и добавления должны быть заверены лицом, подписавшим документ.

Содержание служебных документов должно быть кратким, ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

3.1.4. На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания, а на документах, принимаемых коллегиально, - дата принятия. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 01.05.2022). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 01 мая 2022 года).

При оформлении исходящих (ответных) документов (писем) следует приводить ссылку на номер и дату поступивших документов (писем), на которые даются ответы.

3.1.5. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности руководителя, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии), даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя: слово Утвержден или Утверждена, Утверждены, Утверждено (без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, дату утверждения и номер.

Гриф согласования документа состоит: из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф "СОГЛАСОВАНО" ставится на первом или титульном листе документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.

3.1.6. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 7 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

3.1.7. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения и, если необходимо, печать: Например:

Верно
Заведующий канцелярией	подпись	И.И. Иванов
Дата

3.2. Решения, распорядительные и иные документы

3.2.1. Решения Думы оформляются на бланках установленной формы (приложение N 5).

3.2.2. Хранение проектов, подлинников решений Думы и материалов к ним осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

3.2.3. Распорядительными документами в Думе являются:

- распоряжения Председателя Думы по организации деятельности Думы.

Распоряжения оформляются на бланках установленной формы (приложение N 6) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3.2.4. Подготовка проектов распоряжений осуществляется ответственным. На ответственного возлагается ответственность за качество подготовки проекта, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представленных материалов и согласование с заинтересованными сторонами.

3.2.5. Изложение текста решения, распоряжение должно быть ясным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.

Если решение носит нормативный характер или принимается на основании нормативно-правового акта, то в констатирующей части указывается название, дата и номер соответствующего нормативно-правового акта.

3.2.6. В решении, распоряжении должны быть четко определены задачи, исполнители и сроки исполнения.

В качестве исполнителя указывается должностное лицо, если ему поручается выполнение данного распоряжения.

3.2.7. Проект решения, распоряжения должен содержать указание о признании утратившими силу решения, постановления либо его отдельных пунктов, если вновь принимаемый акт исключает действие ранее принятого.

3.2.8. В последнем пункте распорядительной части проекта указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением решения, постановления, если необходимость контроля следует из содержания проекта.

3.2.9. Приложения к решению, распоряжения являются его неотъемлемой частью. В приложении обязательно дается ссылка на решение, распоряжения, к которому оно прилагается:

Приложение к распоряжению Председателя Думы от N

В приложении указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.п. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

3.2.10. Проекты решений, распоряжений могут вноситься с пояснительной запиской, содержащей обоснование необходимости и целесообразности принятия данного акта, с приложением справочных и аналитических материалов.

К проектам решений, распоряжений, основанием для принятия которых послужили ранее принятые решения, постановления, прилагаются их копии.

К проектам о внесении изменений, дополнений, об отмене, признании утратившими силу решений, распоряжений прилагаются копии соответствующих решений, распоряжений.

3.2.11. Объем проекта решения, распоряжения, как правило, не должен превышать двух страниц. В левом нижнем углу последнего листа проекта решения, постановления указывается имя, отчество, фамилия и номер служебного телефона исполнителя.

3.2.12. В обязательном порядке проводится юридическая экспертиза решений, распоряжений. Распорядительные документы, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, могут быть возвращены Председателем Думы для доработки.

3.3.13. До подписания проектов решений, распоряжений осуществляется их согласование и визирование исполнителем и другими лицами, ответственными за подготовку документа.

3.3.14. При наличии разногласий исполнителем готовится информация с указанием спорных пунктов и обоснованием окончательной редакции проекта.

Окончательное решение по спорным вопросам проекта решения, постановления принимает Председатель Думы.

Если в процессе согласования проекта вносятся изменения, то проект подлежит повторному визированию.

3.3.15. Подписанные решения, распоряжения направляются для регистрации, учета и хранения.

Копии решений, распоряжений заверяются печатью в количестве согласно листу рассылки (приложение N 6), заполненному ответственным за подготовку документа, направляются для рассылки.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2.3. Порядок согласования проектов решения Думы района, распоряжений администрации района

2.3.1. Согласование проектов решений осуществляется исполнителем.

2.3.2. Согласование оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта по установленной форме (приложение N 4). Исполнитель указывает свои фамилию, имя, отчество и номер телефона в нижней части листа согласования, адреса электронной почты.

Исполнителем визируется последний лист приложения в левой нижней части оборотной стороны листа (должность, ФИО, дата, подпись).

2.3.3. Проекты решений Думы Сладковского района визируются в следующей последовательности:

- руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку проекта;

- заместителем Главы администрации района, курирующим данную отрасль;

- руководителями заинтересованных органов, учреждений и организаций;

- юридическим отделом администрации района;

- органом (должностным лицом), проводящим антикоррупционную экспертизу;

- руководителем аппарата Главы администрации района.

2.3.4. Срок рассмотрения проектов в согласующих органах и организациях не должен превышать 7 дней.

2.3.5. Обоснованные замечания по содержанию проекта излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к проекту, а на листе согласования рядом с подписью указывается "с замечаниями".

2.3.6. Если в процессе согласования проекта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены изменения стилистического и редакционного характера, не изменившие его содержания.

2.3.7. Доработка проекта решения Думы района осуществляется автором проекта после согласования всеми заинтересованными подразделениями администрации района и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений.

Руководитель аппарата Главы администрации района визирует проект после всех согласований и доработок.

2.3.8. Согласованный проект решения Думы Сладковского района передается специалисту, ответственному за работу с Думой, который проверяет комплектность документа и наличие всех необходимых согласований.

3.4. Документы заседаний и совещаний

3.4.1. Протоколы заседаний Думы и постоянных комиссий Думы оформляются на бланках установленной формы (приложение N 7). Протоколы временных комиссий, рабочих групп, других заседаний и совещаний оформляются на стандартных листах бумаги (формат А4).

3.4.2. В протоколе заседания указываются следующие данные:

- дата, время, место проведения заседания;

- номер заседания (протокола);

- фамилия, имя, отчество и должность председательствующего на заседании;

- число депутатов, присутствовавших на заседании, их фамилии, имена, отчества;

- список лиц, приглашенных на заседание, с указанием должности и места работы;

- число депутатов, отсутствовавших на заседании, их фамилии, имена, отчества;

- повестка дня (рассмотренные вопросы). Включенные в повестку дня вопросы излагаются по форме: слушали (вопрос) - докладывал (Ф.И.О.) - выступили (Ф.И.О.) - решила - результат голосования.

При необходимости по инициативе участников заседания в протокол могут быть включены внесенные предложения, протокольные поручения и иные записи.

3.4.3. Запись заседания Думы обеспечивает ответственный.

34.4. Протокол заседания (совещания) и решения подписываются председательствующим на заседании. Протокол заседания Думы, постоянных комиссий Думы подписывается председательствующим на заседании и лицом, оформившим протокол.

Протоколы заседаний Думы, постоянных комиссий Думы получают сквозную нумерацию в пределах срока полномочий очередного созыва депутатского корпуса Думы, протоколы заседаний временных комиссий - в пределах сроков их работы.

3.4.5. Порядок, сроки подготовки и оформления протоколов заседаний Думы определены Регламентом Думы Сладковского района.

3.5. Служебные письма

3.5.1. Служебные письма, направляемые из Думы, адресуются учреждениям и организациям, названия которых пишутся в именительном падеже; должность, инициалы и фамилия должностного лица - в дательном падеже, например:

	Министерство иностранных дел Российской Федерации
	Директору Первого Европейского департамента Кривоногову О.В.

Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма. В письмах, направляемых конкретному должностному лицу, указывается его должность, при необходимости с наименованием учреждения или организации, фамилия и инициалы (в дательном падеже), например:

Председателю Законодательного Собрания Ивановской области Тихомирову В.Н.

Если документ направляется в несколько однотипных по виду деятельности организаций или органов, депутатам Думы, то адресат следует указывать обобщенно, например:

Депутатам Думы Сладковского района (по списку)

Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления разовому корреспонденту (не включенному в указатель рассылки), например:

	Управляющему делами Федерации профсоюзов Ростовской области Кляшко С.А.
	Ворошиловский проспект, д. 89/60, комн. 207 г. Ростов-на-Дону, 344000

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы физического лица, почтовый адрес. Например:

Шевцову В.И. Садовая ул., д. 22, кв. 22, с. Лопазное, Сладковский район Тюменская область 627621

3.5.2. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан.

В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К письму прилагается указатель рассылки, который подготавливается и подписывается исполнителем.

3.5.3. При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма.

3.6. Прием и передача документов по электронной почте

3.6.1. Электронная почта Думы используется для приема и передачи информации организациям, имеющим соответствующие аппаратные и программные средства.

Передача с помощью электронной почты версии официальных документов Думы допускается только с официального адреса электронной почты Думы Сладковского района.

3.6.2. Документы передаются по электронной почте в виде электронных копий и юридической силы не имеют.

3.6.3. Ответственность за содержание передаваемой по электронной почте информации и идентичность текстов на бумажной основе и на магнитном носителе несет исполнитель, подготовивший документ.

3.6.4. Служебная корреспонденция, отправляемая по электронной почте, оформляется исполнителем как исходящий документ.

На документах, отправляемых по электронной почте, в правом верхнем углу проставляется отметка "Передан по электронной почте" и дата отправки.

3.6.5. Документы справочно-информационного характера постоянным адресатам (депутаты Думы) отправляются по электронной почте без сопроводительного письма.

3.6.6. Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются как входящие документы.

3.6.7. Отправленные и полученные по электронной почте документы сохраняются в электронном архиве почтовой программы в течение одного года. Подлинники документов после передачи по электронной почте хранятся в Думе, а при необходимости направляются адресату почтовой связью.

3.6.8. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств электронной почты не допускается.

4. Использование бланков, печатей и штампов

4.1. Использование бланков

4.1.1. В Думе разрешается использование бланков документов только установленной настоящей Инструкцией формы. Допускается использование изготовленных посредством компьютерной техники бланков. Данные образцы не могут быть изменены пользователями.

5.2. Использование печатей и штампов

5.2.1. Печать в Думе используется для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.

5.2.2. На рассылаемых копиях решений, принятых Думой, выписках из протоколов заседаний Думы, постановлениях Председателя проставляется печать Думы Сладковского района.

5.2.3. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.

5.2.4. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

5.2.5. В случае утери и порчи печатей и штампов производится служебное расследование, о результатах которого информируется Председатель Думы.

5.2.6. Печати хранятся в сейфе.

6. Регистрация и отправка исходящих документов

6.1. Исходящими документами Думы являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

Документы личного характера, не связанные с деятельностью Думы, к отправке не принимаются.

6.2. Работа с исходящими служебными документами включает проверку правильности оформления в соответствии с требованиями государственных стандартов к организационно-распорядительной документации, правильности адресования, наличия необходимых приложений и необходимого количества экземпляров.

Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителям на дооформление.

7. Организация контроля за исполнением документов

7.1. Ответственность за состояние работы по исполнению документов, находящихся на контроле, возлагается на ответственного.

7.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения и надлежащего разрешения вопросов, содержащихся в документах, поступающих в Думу.

7.3. Контролю подлежат документы с резолюциями руководства Думы: "Для ответа", "Подготовить ответ заявителю", "Для рассмотрения и ответа". Отметка о контроле - штамп "Контроль" - проставляется на документе в правом нижнем углу (рядом со штампом регистрации) специалистом, ответственным за ведение документооборота Думы. Информация о постановке документа на контроль и сроке его исполнения заносится в электронный регистрационный журнал путем проставления отметки "К", после чего документ на бумажном носителе передается на исполнение.

7.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты, указанной в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- имеющие в тексте поручения пометку "Срочно" - исполняются в соответствии с указанным сроком или в течение рабочего дня;

- имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

- остальные - в тридцатидневный срок.

Если окончание срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается ближайший следующий за ним рабочий день.

7.5. В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, с документа снимается необходимое количество копий для направления всем соисполнителям. Ответственным за выполнение поручения в таком случае считается тот исполнитель, чья фамилия указана в поручении первой, если в поручении не определено иное.

Исполнитель и соисполнители ответственны за своевременное, полное и качественное исполнение документов, представление необходимых материалов и достоверность информации.

По требованию ответственного исполнителя соисполнители в установленный им срок представляют все необходимые материалы.

Ответственный исполнитель готовит обобщенную информацию, согласовывает с соисполнителями, которые визируют ее, после чего она в установленном порядке направляется по назначению, как правило, за подпись ответственного исполнителя, которому поручение было адресовано.

7.6. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции руководителя и в указанные сроки.

7.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

8. Обеспечение документами депутатов Думы Сладковского района

8.1. Обеспечение документами и материалами к заседанию Думы

8.1.1. Обеспечение депутатов Думы и лиц, постоянно приглашаемых на заседания Думы, документами и материалами, подготовленными к рассмотрению на заседаниях Думы, осуществляется в соответствии со статьей 7.7 Регламента Думы.

8.1.2. Обеспечение депутатов Думы документами, подготовленными к рассмотрению на заседаниях постоянных комиссий, производится в соответствии со статьей 7.7 Регламента Думы.

8.2. Обеспечение нормативными материалами

8.2.1. Заверенные копии документов, принятых Думой, выдаются депутатам Думы, работникам подразделений Администрации района и Финансово-казначейского управления по Сладковскому району.

Работа с контрольными экземплярами документов, принятых Думой, ведется в помещении Думы.

9. Техническое обеспечение подготовки документов

9.1.1. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге стандартных размеров. Материалы печатаются в одном экземпляре и передаются исполнителю, согласно списка рассылки.

Напечатанный текст должен быть вычитан исполнителем.

9.2. Копировально-множительные работы

9.2.1. Размножение (тиражирование) служебных документов и материалов Думы осуществляется специалистом, ответственным за работу с Думой района (далее - ответственным).

9.3. Запись заседаний

9.3.1. Производится запись заседания Думы, депутатских слушаний, конференций, "круглых столов", заседаний постоянных комиссий и иных мероприятий.

9.3.2. Расшифровка и распечатка фонограмм заседаний производится после его завершения. Звукозапись тайных заседаний осуществляется только с разрешения Председателя Думы.

10. Формирование дел и хранение документов

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел Думы.

10.1.2. В номенклатуру дел Думы включаются наименования дел, отражающих все документированные участки деятельности Думы. Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временно действующих органов и комиссий Думы подлежат включению в номенклатуру дел.

10.1.3. Номенклатура дел Думы на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года.

10.1.4. Номенклатура дел Думы направляется один раз в пять лет на согласование с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления по делам архивов Тюменской области.

Номенклатура дел Думы согласовывается и утверждается Председателем Думы и вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

10.1.5. Внесение в номенклатуру дел Думы новых дел, формируемых в течение года, оформляется как дополнение к утвержденной номенклатуре дел, которое включается в номенклатуру дел Думы на предстоящий год.

В течение делопроизводственного года в номенклатуру дел могут вноситься дополнения. В случае значительных изменений номенклатура дел подлежит подписанию заново.

10.1.6. Наименование и последовательность расположения разделов в номенклатуре дел Думы должны соответствовать утвержденной структуре Думы. За каждым разделом номенклатуры дел закрепляется индекс по классификатору. Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру из порядкового номера дела.

Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, их взаимосвязью.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

10.1.7. Срок хранения дел и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень). Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливаются ЭПК управления по делам архивов Тюменской области. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел ответственным за ведение делопроизводства.

10.2.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах надписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании ("В дело") и других отметок.

Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

10.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;

- раздельно формируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дела постоянного срока хранения помещаются подлинные (первые) экземпляры документов со всеми приложениями, визами, резолюциями и другими отметками;

- в дела временного срока хранения могут помещаться копии документов;

- черновики в дело не помещаются;

- в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года;

- при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;

- объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

10.2.4. Дела с подлинниками протоколов заседаний Думы формируются вместе с необходимыми материалами. Дела с подлинниками протоколов заседаний постоянных комиссий вместе с необходимыми материалами формируются ответственным за ведение делопроизводства.

10.3. Экспертиза ценности документов

10.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Думы с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

10.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из этих дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы с временными (менее 10 лет) сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение.

10.3.3. Экспертиза ценности документов со сроками хранения до 10 лет включительно и "До минования надобности", подлежащих хранению в подразделениях, осуществляется непосредственно лицом, ответственным за ведение делопроизводства Думы.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению. Акты утверждаются Председателем Думы после одобрения ЭК и утверждения ЭПК управления по делам архивов Тюменской области описи дел постоянного срока хранения.

10.3.6. Выделенные к уничтожению документы передаются в Управление делами для уничтожения путем измельчения, переработки и использования других установленных способов.

10.4. Оформление дел

10.4.1. Оформление дела заключается в описании дела на обложке, в подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются) и могут храниться в папках (скоросшивателях).

10.4.2. Обложка дела оформляется на компьютере.

На обложке дела заполняются следующие реквизиты:

- наименование организации (Дума Сладковского муниципального района);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- номер тома (части) при необходимости;

- заголовок дела;

- дата дела (тома);

- количество листов;

- срок хранения.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, номер тома (части).

10.4.3. В конце дела подшивается лист-заверитель, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.

Заверительная надпись составляется лицом, ответственным за состояние делопроизводства.

10.4.4. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа на свободном от текста поле документа. Нумерация проводится черным графическим карандашом. Не допускается нумерация чернилами и цветными карандашами. Старые рукописные номера листов аккуратно зачеркиваются одной наклонной чертой.

При нумерации листов дела следует иметь в виду ряд особенностей:

- если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно;

- фотографии, чертежи и другие подобные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

- сложенный лист документа полностью разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу;

- лист с наглухо наклеенными на нем документами нумеруется как один лист;

- если к листу документа подклеены одним краем другие документы (поручения, резолюции и т.п.), то каждый такой документ нумеруется отдельно.

Не подлежат общей нумерации:

- чистые листы;

- лист с заверительной надписью;

- листы-заместители на изъятые из дела документы.

В тех случаях, когда при нумерации листов допущены ошибки (имеются непронумерованные листы, пропущенные номера, одинаковые номера листов), нумерация должна быть исправлена. Допускается введение литерных номеров листов.

Листы, пронумерованные литерными номерами, приплюсовываются к общему количеству листов дела, а количество номеров, пропущенных при нумерации, вычитается из общего количества листов дела. Полученный результат служит основанием для заполнения заверительной надписи.

10.5. Составление и оформление описи дел

10.5.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного срока хранения ежегодно составляются описи.

10.5.2. Опись дела составляется по установленной форме (в четырех экземплярах). На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи дел являются основой для передачи дел на архивное хранение.

10.5.3. В опись дела включаются заголовки всех дел, сформированных в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также возникших дополнительно в процессе деятельности.

Каждое дело имеет свой порядковый номер независимо от количества томов. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах указывается "То же", другие реквизиты дела оформляются полностью. В конце описи составляется итоговая запись, включающая количество внесенных в опись дел, а также начальный и последний порядковые номера.

10.6. Хранение документов в Думе Сладковского района

10.6.1. Дела с момента их заведения и до передачи в текущий архив Думы хранятся по месту их оформления. Сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

10.6.2. Дела в целях обеспечения оперативного поиска документов располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

10.6.3. Дела, находящиеся в текущем архиве Думы, могут быть выданы по распоряжению Председателя Думы (его заместителя) во временное пользование на срок до 30 дней. В делах, взятых из текущего архива областной Думы, запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, а также извлекать из них документы.

10.6.4. Выдача дел сторонним организациям по их письменным запросам производится с письменного разрешения Председателя Думы.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения председателя Думы с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

10.7. Передача дел на хранение в архивный отдел

Администрации Сладковского района

10.7.1. Дела по окончании ведомственного срока хранения передаются в архивный отдел Администрации Сладковского района. Передача дел производится на основании описи дел, которая утверждается Председателем Думы и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области.

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Думе района с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Думы Сладковского муниципального района от 10.06.2005 N 145, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Москва, 2010), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2018).

10.1.3. Номенклатура дел Думы района составляется специалистом, ответственным за делопроизводство (приложение N 11), согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК) и утверждается Председателем Думы района.

Не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений, номенклатуры дел согласовываются с ЭПК. В случае реорганизации администрации номенклатуры согласовываются с ЭПК независимо от срока предыдущего согласования.

10.1.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Думы района, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела и переходящие дела.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

10.1.6. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

10.1.7. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

10.1.8. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал, документы к протоколу и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы документы;

- краткое содержание документов дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела.

10.1.9. Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, вошедших в дело (планы, списки, доклады и т.д.).

10.1.10. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например: "Переписка Думы района с предприятиями, организациями, учреждениями района по различным вопросам деятельности".

10.1.11. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

10.1.12. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового кода подразделения Думы района и порядкового номера заголовка дела в данном подразделении.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

В графе 3 номенклатуры дел по окончании календарного года специалистом, ответственным за делопроизводство, указываются данные о количестве фактически отложившихся за год дел (томов). Эти сведения необходимы для заполнения итоговой записи о категориях и количестве заведенных за истекший год дел (приложение N 11).

В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по Перечню документов. При отсутствии документа в Перечне срок хранения устанавливается ЭПК управления по делам архивов Тюменской области.

В графе 5 делаются уточняющие отметки: о переходящих делах, о не заведении дел, о причинах отсутствия дел и т.д.

10.1.13. Если дело формируется в информ