Постановление Администрации Серовского городского округа Свердловской области от 30 июня 2022 г. N 910 "Об утверждении Порядка использования архивных документов при работе в читальном зале архивного отдела администрации Серовского городского округа"

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (п. 48.1.), в целях организации работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации Серовского городского округа, руководствуясь статьей 26 Устава Серовского городского округа, постановляет:

1. Утвердить Порядок использования архивных документов при работе в читальном зале архивного отдела администрации Серовского городского округа (прилагается).

2. Начальнику архивного отдела администрации Серовского городского округа Т.Р. Скомороховой организовать работу пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации строго в соответствии с Порядком использования архивных документов при работе в читальном зале архивного отдела администрации Серовского городского округа.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации Серовского городского округа Е.С. Золотова.

Глава Серовского городского округа

В.В. Сизиков

Утвержден
постановлением администрации
Серовского городского округа
от 30.06.2022 N 910

Порядок
использования архивных документов при работе в читальном зале архивного отдела администрации Серовского городского округа

1. Общие положения

1. Порядок использования архивных документов при работе в читальном зале архивного отдела администрации Серовского городского округа (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, Методическими рекомендациями к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (ВНИИДАД, 2021).

2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, справочно-поисковыми средствами к ним и находящимися на хранении в справочно-информационном фонде архивного отдела печатными изданиями, устанавливает режим работы в читальном зале архивного отдела администрации Серовского городского округа (далее - архивный отдел).

3. Предоставление архивных документов, копий архивных документов и архивной информации пользователям является муниципальной услугой, предоставляемой архивным отделом в качестве основного вида деятельности.

4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним, находящимся на хранении в архивном отделе.

5. Посещение читального зала архивного отдела и пользование архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним осуществляется бесплатно.

6. Режим работы читального зала архивного отдела:

Понедельник - четверг Пятница Суббота Воскресенье Перерыв на обед

09-00 - 16-30 09-00 - 15-00 выходной выходной 12-00 - 13-00

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архивного отдела

7. Пользователь, осуществляющий поиск архивной информации, допускается для работы в читальный зал архивного отдела на основании личного заявления (приложение N 1) или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), тема, хронологические рамки исследования. Письмо оформляется на официальном бланке организации за подписью руководителя или заменяющего его лица.

8. При первом посещении читального зала архивного отдела пользователь знакомится с настоящим Порядком и заполняет анкету пользователя установленного образца (приложение N 2), подписывает уведомление о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации, дает письменное согласие на обработку персональных данных.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал архивного отдела с одним из родителей или другим представителем, несущим ответственность за соблюдение настоящего Порядка несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архивного отдела на основании заполненной анкеты (приложение N 2), в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид документа, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а так же орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

9. Разрешение на работу с архивными документами в читальном зале архивного отдела дает начальник архивного отдела или замещающее его лицо (далее - руководство архивного отдела) в виде письменной резолюции на заявлении пользователя или официальном письме направляющей организации на срок не более одного календарного года.

10. Срок работы в читальном зале архивного отдела может быть продлен руководством архивного отдела по заявлению пользователя. Продление срока работы пользователя в читальном зале архивного отдела осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 9 настоящего Порядка.

11. При истечении срока работы, указанного в заявлении, а так же при изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь оформляет новый пакет документов (приложения N 1, 2).

3. Доступ пользователей к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям

12. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных статьей 25 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

13. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

1) содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

2) имеющим пометку "для служебного пользования" при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

3) содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

- является субъектом указанных сведений;

- является наследником по закону;

- является наследником по завещанию;

- имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

Дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания предоставляются данным пользователям на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, документов, подтверждающих право наследования, а также доверенности от гражданина или его наследников с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам.

14. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архивный отдел собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

15. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

16. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

- выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела;

- выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления;

- экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке;

- выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал архивного отдела;

- нахождения дел в неудовлетворительном физическом состоянии.

17. В случае выявления факта нарушения пользователем подпунктов 5, 8, 11, 16 пункта 22 настоящего Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивным отделом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

4. Организация работы в читальном зале архивного отдела

18. Архивный отдел предоставляет пользователям научно-справочный аппарат к фондам, хранящимся в архивном отделе, информацию о наличии научно-справочного аппарата по определенной теме, а также консультацию по нему.

Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат архивные документы:

- несброшюрованные;

- содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес;

- ранее не выдававшиеся (только при первой выдаче).

19. Архивные документы и описи выдаются пользователям на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов (описей) (приложение N 3). В заказе (требовании) кроме архивных шифров (N фонда, N описи, N дела) заказываемых дел, пользователь в обязательном порядке указывает свою фамилию, имя, отчество (разборчиво), тему исследования, хронологические рамки, а также дату предполагаемого получения им заказанных дел.

20. Справочно-информационные издания, описи выдаются пользователям в день заказа.

5. Права и обязанности пользователя

21. Пользователь вправе:

1) посещать читальный зал архивного отдела, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе;

2) получать непосредственно в архивном отделе или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке и графике работы читального зала архивного отдела, порядке и условиях предоставления услуг архивным отделом;

3) получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии;

4) получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковых средствам, находящимся в читальном зале архивного отдела;

5) заказывать в читальном зале архивного отдела или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования;

6) заказывать единовременно в течение рабочего дня:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов управленческой и научно-технической документации из архивных фондов;

- или до 20 дел - не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) из архивных фондов личного происхождения;

- или не более 2-х подшивок газетного фонда;

7) проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность;

8) пользоваться оборудованием читального зала архивного отдела, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий;

9) использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архивного отдела;

10) заказывать копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 15-20 листов в течение рабочего дня;

11) изготавливать самостоятельно собственным техническим средством копии архивных дел, документов, печатных изданий;

12) вносить в читальный зал архивного отдела и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления;

13) привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале архивного отдела сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 8 настоящего Порядка;

14) предоставлять архивному отделу экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архивном отделе;

15) обращаться к руководству архивного отдела с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала архивного отдела;

16) обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

22. Пользователь обязан:

1) соблюдать Порядок, регламентирующий работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале архивного отдела;

2) сдавать на хранение при входе в читальный зал архивного отдела верхнюю одежду, сумки размером более 200 х 300 мм, зонты, пакеты и иные предметы;

3) вносить в читальный зал архивного отдела предметы в прозрачном пакете и (или) сумке не более 200 х 300 мм;

4) регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала архивного отдела;

5) соблюдать график работы читального зала архивного отдела, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале архивного отдела, а также права и законные интересы других пользователей и сотрудников архивного отдела. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал архивного отдела;

6) сверять шифр (номер фонда, описи, дела) принесенных дел с заказом (требованием) при получении описей, дел, архивных документов, копий фонда пользования и проверять и обеспечивать их целостность и сохранность во время пользования. При отсутствии претензий поставить свою подпись в листе заказа (требовании) на выдачу архивных документов в графе "Подпись получателя" за каждое полученное дело в отдельности. Подпись пользователя удостоверяет то, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов на время работы с ними;

7) незамедлительно сообщать сотруднику читального зала архивного отдела об обнаружении повреждений или дефектов дел, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел;

8) не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

- не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах;

- не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;

- не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;

- не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние предметы, не оставлять в делах закладки;

- не оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия пользователя в читальном зале архивного отдела;

- не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;

- не передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 8 настоящего Порядка);

- не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов;

9) по окончании работы с архивным делом сделать запись в листе использования архивных документов, указав дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (копирование, выписка, просмотр) и номера листов, которые были использованы при работе. Лист использования архивных документов подшит в начале дела (приложение N 4);

10) ежедневно возвращать выданные архивные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания сотруднику читального зала архивного отдела;

11) не выносить из читального зала архивного отдела дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользователя, полученные для работы;

12) оказывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения документов, их поисковые данные;

13) соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале архивного отдела;

14) при невозможности посещения читального зала архивного отдела в течение срока, на который выданы дела, документы, печатные издания, сообщать в архивный отдел для продления срока их нахождения в читальном зале архивного отдела (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступила, дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя;

15) сообщать в архивный отдел об изменениях сведений, обязательных к указанию в анкете пользователя, работающего в читальном зале архивного отдела;

16) выполнять требования сотрудников архивного отдела в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта);

17) использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные, сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий;

18) указывать при публикации дел, документов их архивные шифры.

6. Порядок копирования и выдачи копий архивных документов

23. Копирование архивных документов в архивном отделе является бесплатной услугой.

24. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивного отдела и физического состояния архивных документов изготавливаются копии (путем ксерокопирования или сканирования архивных документов).

25. При копировании пользователи могут использовать свои копировальные технические средства (в том числе сканеры, фотоаппараты, видеокамеры и др.) в присутствии сотрудника архивного отдела, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования.

Ответственность за качество копирования архивных документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.

26. Бумажные копии архивных документов заверяются руководством архивного отдела, выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам. При сканировании архивных документов изображение записывается на электронные носители пользователя.

Приложение N 1
к Порядку использования архивных
документов при работе в читальном зале
архивного отдела администрации
Серовского городского округа

	Начальнику архивного отдела администрации Серовского городского округа
	Т.Р. Скомороховой
	от__________________________
	____________________________
	____________________________
	Паспортные данные:
	____________________________
	____________________________
	____________________________

                                Заявление

     Прошу     Вас    разрешить    доступ    к    архивным    документам,

справочно-поисковым  средствам к ним, печатным изданиям научно-справочной

библиотеки    и    справочно-информационного    фонда   архивного  отдела

администрации Серовского городского округа по теме: _____________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

за период _______________________________________________________________

Цель исследования _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

____________           ___________________(_______________)

    Дата                    Подпись

Приложение N 2
к Порядку использования архивных
документов при работе в читальном зале
архивного отдела администрации
Серовского городского округа

    Архивный отдел администрации Серовского городского округа

                                        Дело пользователя N _____________

             АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, РАБОТАЮЩЕГО В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ

1. Фамилия, имя, отчество (при наличии) _________________________________

_________________________________________________________________________

2. Дата рождения ________________________________________________________

3. Гражданство __________________________________________________________

4. Место работы (учебы), должность ______________________________________

_________________________________________________________________________

  (полное название учреждения, его почтовый, электронный адрес, телефон)

5. Образование, ученая степень, звание __________________________________

6. Основание для проведения исследований ________________________________

_________________________________________________________________________

          (направление организации или по личному заявлению)

7. Название темы, хронологические рамки _________________________________

_________________________________________________________________________

8. Цель работы __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

9. Адрес регистрации по месту жительства (пребывания) ___________________

_________________________________________________________________________

10. Адрес фактического проживания _______________________________________

_________________________________________________________________________

11. Номер контактного (мобильного) телефона, электронный    адрес   (при

наличии) ________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

12.    Вид, серия,    номер и дата документа, удостоверяющего личность, а

так же орган, выдавший документ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Обязательство-соглашение

Я, ______________________________________________________________________

                (фамилия, имя, отчество (при наличии)

ознакомлен      с       Порядком   использования  архивных  документов  в

государственных    и    муниципальных    архивах   Российской  Федерации,

утвержденным  приказом  Росархива  от  01.09.2017  N  143, и обязуюсь его

выполнять.

     Я  согласен  на  обработку  моих  персональных  данных,  указанных в

анкете,    по    средствам  внесения  в  информационную  базу  данных,  в

соответствии  с  Федеральным  законом  от  27  июля 2006 года N 152-ФЗ "О

персональных данных".

     Обязуюсь  соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне

известной  информации, использование и распространение которой ограничено

законодательством Российской Федерации.

"____" _____________ 20___ г.      __________________________

                                           (подпись)

_____________________________     _______________   _____________________

(должность сотрудника архива)        (подпись)      (расшифровка подписи)

"____" _____________ 20___ г.

Приложение N 3
к Порядку использования архивных
документов при работе в читальном зале
архивного отдела администрации
Серовского городского округа

Архивный отдел администрации Серовского городского округа		РАЗРЕШАЮ выдачу документов
		Начальник архивного отдела
		(наименование должности)
Заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов		___________Т. Р. Скоморохова "___" ____________ 20___ года

_________________________________________________________________________

                       (фамилия, инициалы)

_________________________________________________________________________

                        (тема исследования)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

N фонда	N описи	N ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Количество листов (время звучания, метраж, Мб)	Расписка пользователя в получении, дата	Расписка работника читального зала о возвращении документов пользователем
1	2	3	4	5	6	7

"____" _____________ 20___ г.          Подпись    ___________________

Приложение N 4
к Порядку использования архивных
документов при работе в читальном зале
архивного отдела администрации
Серовского городского округа

    Архивный отдел администрации Серовского городского округа

                         (название архива)

                   ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N _______ Опись N ________ Дело N _______

Заголовок дела __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5