Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 октября 2022 г. N 14-6/ООГ-6311 Об обеспечении взаимодействия систем электронного документооборота работодателя, перешедшего на кадровый электронный документооборот, с федеральной государственной информационной системой "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 октября 2022 г. N 14-6/ООГ-6311

Вопрос: Прошу пояснить обязаны ли работодатели, которые перешли на кадровый электронный документооборот, обеспечить взаимодействие своих систем ЭДО с федеральной государственной информационной системой "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 июля 2022 г. N 1192 "Об утверждении Правил взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение от 9 октября 2022 г. по вопросу обязательности обеспечения взаимодействия информационной системы работодателя, обеспечивающей электронный документооборот в сфере трудовых отношений, и единого портала государственных и муниципальных услуг и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в Вашем обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

В соответствии с частью 8 статьи 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее - ЭКДО), вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО, посредством информационной системы работодателя (далее - ИС работодателя), в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (далее - ЕПГУ) при условии взаимодействия ИС работодателя с ЕПГУ в целях осуществления ЭКДО.

В соответствии с частью 11 статьи 22.3 ТК РФ при подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, работодатель обязан предоставить работнику такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника, в том числе в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на ЕПГУ в случае взаимодействия ИС работодателя с ЕПГУ в целях осуществления ЭКДО.

В соответствии с частью 12 статьи 22.3 ТК РФ по заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к подписанным работником простой электронной подписью документам в ИС работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на ЕПГУ.

Формулировки ТК РФ не предусматривают обязательства всех работодателей, осуществляющих ЭКДО, обеспечивать взаимодействие с ЕПГУ, а устанавливают случаи, при которых работодателем применяется данное взаимодействие.

Таким образом, ТК РФ установлено, что только при условии наличия взаимодействия ИС работодателя с ЕПГУ работник направляет посредством ЕПГУ документы, указанные в части 8 статьи 22.3 ТК РФ, либо работодатель предоставляет работнику по его заявлению документы, указанные в части 11 статьи 22.3 ТК РФ.

Также ТК РФ установлено, что только при наличии заявления работника о доступе к документам, указанным в части 12 статьи 22.3 ТК РФ, работодатель обеспечивает взаимодействие ИС работодателя с ЕПГУ.

Учитывая изложенное, обязанность работодателя по обеспечению взаимодействия с ЕПГУ возникает только при одновременном наличии условий, указанных в части 12 статьи 22.3 ТК РФ:

если работник осуществляет подписание электронных кадровых документов простой электронной подписью (далее - ПЭП);

если работник организации в качестве способа получения документов, связанных с работой, в своем заявлении указал получение соответствующих документов на ЕПГУ.

В остальных случаях (части 8 и 11 статьи 22.3 ТК РФ) интеграция ИС работодателя и ЕПГУ является правом работодателя, а не обязанностью. Таким образом, если работодатель не принял решение об интеграции собственной ИС работодателя и ЕПГУ, обязанности обеспечивать такое взаимодействие исходя из положений ТК РФ не возникает.

В целях реализации указанных норм ТК РФ принято постановление Правительства Российской Федерации от 1 июля 2022 г. N 1192 "Об утверждении Правил взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Правила), вступившие в силу с 1 сентября 2022 г.

В соответствии с пунктом 1 Правил они распространяются на работодателей, принявших в соответствии с частью 2 статьи 22.2 ТК РФ решение об использовании ИС работодателя в целях осуществления ЭКДО.

При этом в пункте 2 Правил приведены случаи, в которых работодатель обеспечивает взаимодействие ИС работодателя и ЕПГУ:

1) размещение на ЕПГУ электронных документов, созданных и подписанных в ИС работодателя, в случае подачи работником соответствующего заявления;

2) направление в адрес работодателя электронных документов (заявлений, уведомлений и сообщений, предусмотренных трудовым законодательством), в отношении которых осуществляется ЭКДО;

3) направления в личный кабинет работника на ЕПГУ электронных документов, подписанных работником ПЭП в ИС работодателя, в случае подачи работником соответствующего заявления.

Данные случаи аналогичны вышеуказанным случаям, перечисленным в статье 22.3 ТК РФ.

Заместитель директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства

Т.В. Маленко