Порядок отражения командировочных расходов
в бухгалтерском и налоговом учете
В процессе осуществления коммерческой (предпринимательской) деятельности юридические лица и отдельные предприниматели в той или иной степени несут расходы (затраты), связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности организации. У организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях многие предприниматели, сотрудники различных организаций и фирм не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах, в выставках, ярмарках и т.д. В таких случаях возникают ситуации, когда необходимые расходы не могут быть произведены безналичным путем и появляется необходимость в использовании наличных денежных средств, вне района деятельности организации, например:
для реализации конкретной партии товара и создания определенного имиджа у потенциальных покупателей;
для выдачи наличных денежных средств на представительские расходы;
для выдачи денежных средств для оплаты выполненных работ и оказанных услуг и т.д.
В подобных ситуациях организации осуществляют расчеты со своими работниками, которым выдаются из кассы организации наличные денежные средства под отчет. Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также правила приема наличных денежных средств от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм) определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Прежде чем приступить к рассмотрению порядка отражения командированных расходов в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо ответить на вопрос: что понимается под термином служебная командировка?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, утвержденному Федеральным законом от 30.12.2001 N 197-ФЗ и вступившему в действие с 1 февраля 2002 года, под понятием служебная командировка подразумевается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В случае если организация все-таки производит выплату суточных, эти расходы для целей налогообложения приниматься не должны.
Под местом постоянной работы следует понимать место работы (включая структурное подразделение), в котором работник выполняет трудовую функцию, определенную трудовым договором, постоянно. Если работник перемещен на определенный срок в другое структурное подразделение организации в той же местности в пределах своей квалификации или должности, обусловленной трудовым договором, то такое перемещение служебной командировкой не является. В этом случае нельзя смешивать понятия "перемещение работника" и "временный перевод" на другую работу. Отличие состоит в том, что на временный перевод необходимо согласие работника. Направление работника в командировку производится по распоряжению (приказу) руководителя организации. Специалиста, работающего в организации по гражданско-правовому договору, направлять в служебную командировку нельзя.
У отдельных юридических лиц возникает вопрос: какой именно документ необходим при выезде в командировку, в том числе в страны ближнего (СНГ) и дальнего зарубежья? Для расчета периода оплаты командировочных расходов при убытии за рубеж (например в страны Западной Европы, Азии и т.д.) принимается во внимание дата пересечения границы по отметке пограничной службы в загранпаспорте. Фактически все зависит от того, куда именно поедет сотрудник организации. Если сотрудник направлен в командировку по территории Российской Федерации или в страны СНГ, то командировочное удостоверение необходимо оформлять в обязательном порядке, так как это основной документ, подтверждающий факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую его командировали.
Выдача наличных денег из кассы организации под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится, как правило, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, с учетом установленных норм суточных и денежных средств для найма жилого помещения. При этом счетные работники должны обратить внимание на то, что в ТК РФ не оговорены нормы расхода денежных средств на наем служебного помещения и норм суточных. В ст.168 ТК РФ четко прописан только порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не нормы, а именно:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (для коммерческих организаций). При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, которые финансируются из федерального бюджета.
Для командировок, которые осуществляются в пределах Российской Федерации, с 1 января 2002 года работникам министерств, иных федеральных органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий нормы возмещения командировочных расходов установлены в соответствии с п.4 постановления Правительства РФ от 26.02.1992 N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов" приказом Минфина России от 06.07.2001 N 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" (в ред. от 09.11.2001):
- оплата найма жилого помещения - исходя из фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки;
- оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в пределах фактических расходов, которые подтверждаются соответствующими документами. Руководитель организации имеет право разрешить дополнительные выплаты, связанные с оплатой командировочных расходов сверх установленных норм. Однако для целей налогообложения указанные расходы будут приняты только в пределах установленного норматива.
Что касается НДС, который включается в норму возмещения расходов, то согласно п.7 ст.171 "Налоговые вычеты" главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;
- на наем жилого помещения;
- представительские расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
Сумма налога, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% от суммы вышеуказанных расходов без учета налога с продаж. В случае отсутствия документов, подтверждающих осуществление вышеприведенных расходов, сумма налога, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной ставке 16,67% от установленных норм на данные расходы (то есть 12 руб. в сутки).
При наличии документов, подтверждающих осуществление расходов по найму жилого помещения, сумма НДС, подлежащая возмещению, исчисляется по ставке в размере 16,67% от установленной нормы 550 руб. и составляет соответственно 92 руб.
Так как НДС в сумме 92 руб. подлежит возмещению из бюджета, расходы по найму жилого помещения, принимаемые к вычету при определении налогооблагаемой прибыли, составят 458 руб. Такой же порядок применяется и при исчислении налога на прибыль, и к вычету принимаются те же самые расходы, что и по НДС.
Сумма налога, которая подлежит вычету, исчисляется по такой же расчетной ставке 16,67% от суммы указанных расходов без учета налога с продаж.
Такая же ставка применяется многими бухгалтерами к расходам по командировкам в страны СНГ. Однако однозначного ответа на этот вопрос до сих пор нет. В этом случае необходимо вернуться к ст.157 "Особенности определения налоговой базы и особенности уплаты налога при осуществлении транспортных перевозок и услуг международной связи" НК РФ. В п.1 указанной статьи НК РФ говорится о том, что при осуществлении перевозок пассажиров, багажа, грузов, грузобагажа или почты железнодорожным, автомобильным, воздушным, морским или речным транспортом налоговая база определяется как стоимость перевозки (без включения НДС и налога с продаж) только в пределах территории Российской Федерации. Значит, НДС расчетным путем выделяется только при проезде по территории Российской Федерации. В связи с этим можно утверждать, что расчетным путем НДС по расходам по проезду в командировки в страны СНГ любым транспортом выделять не следует.
Организация имеет право выдавать наличные деньги под отчет без ограничения их предельного размера. Однако согласно указанию Банка России от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" каждый отдельный платеж, произведенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке - 60 000 руб. Расчеты должны быть произведены в один день по одному или нескольким денежным документам. С момента вступления в силу настоящего Указания (21 ноября 2001 года) утрачивает силу Указание Банка России от 07.10.1998 N 375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами".
Возникает вопрос: кто понимается под подотчетным лицом? Подотчетным лицом признается работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления каких-либо расходов по поручению организации (например на административно-хозяйственные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением организации, выезд в командировку, закупку проездных билетов для работников, для выдачи на представительские расходы и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов). Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным под отчет, для целей бухгалтерского учета используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму задолженности невозмещенного перерасхода. По дебету этого счета записываются суммы возмещенного перерасхода и выданные под отчет денежные средства по расходным кассовым ордерам, а по кредиту - использованные суммы на основании утвержденных авансовых отчетов. Основным регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер N 7 "Расчеты с подотчетными лицами". Этот журнал сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В этом журнале-ордере сочетаются как синтетический, так и аналитический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере, как правило, отводится одна строка (линейка), и по мере представления авансового отчета или возврата в кассу неиспользованных сумм, получения денег, погашения перерасхода записи по этим операциям производятся на этой же строке. При отражении в бухгалтерском учете командировочных расходов подотчетных лиц бухгалтер обрабатывает авансовый отчет и проставляет на нем корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
При отражении в бухгалтерском учете командировочных расходов подотчетных лиц организации исходят из цели и задач, стоящих перед юридическими лицами. Командировки подразделяются на служебные и непроизводственные.
В служебную командировку направляются, как правило, только работники организации (фирмы). Законодательством не предусмотрено направление в командировку работников, выполняющих работу по договору подряда (субподряда).
При заключении договоров гражданского-правового характера физические лица получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Постановлением Минтруда России от 29.06.1994 N 51 "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации" (в ред. от 15.06.1995 N 31) рабочим, специалистам и руководителям, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, выплачивается за каждый день пребывания на месте производства работ надбавка к заработной плате взамен суточных в размере 50% тарифной ставки. Работникам автомобильного транспорта и шоссейных дорог, работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых участков выплачивается надбавка в процентах к месячной тарифной ставке. В связи с этим указанные выплаты не являются компенсационными и включаются в налоговую базу для исчисления налога на доходы физических лиц по ставке 13%. В соответствии с заключенным договором организация может оплачивать расходы по найму жилого помещения и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В бухгалтерском учете организация списывает расходы по выполнению работ (услуг) на затраты производства продукции (работ, услуг) как расходы на оплату труда по статье "Прочие расходы". В этом случае вышеуказанные расходы по найму жилых помещений и проезду не являются командировочными расходами.
Запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому. Перечень лиц, которым организация выдает деньги под отчет, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Такой приказ (распоряжение) издается одновременно с оформлением учетной политики организации на предстоящий год. Как правило, это делается в конце и/или начале года, когда определяются круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных сумм.
По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет нового образца по форме N АО-1. Авансовый отчет (форма N АО-1) введен в действие с 1 января 2002 года. Новая форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". К авансовому отчету в обязательном порядке должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход полученных денежных средств (товарные чеки, накладные, кассовые чеки ККМ, счета гостиниц и др.). Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Форма N АО-1 "Авансовый отчет" утверждается руководителем организации или уполномоченными на то лицами и принимается к бухгалтерскому учету. Это унифицированная форма первичной учетной документации применяется юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных организаций).
Особый расчет командировочных расходов производится работникам Государственной ветеринарной службы Российской Федерации и работникам, командированным в Чеченскую Республику для проведения работ по борьбе с особо опасными заболеваниями животных (например сибирской язвой, бешенством, туляремией, бруцеллезом и т.д.). В этом случае согласно постановлению Правительства РФ от 03.02.1994 N 64 "О мерах по социальной защите специалистов Государственной ветеринарной службы Российской Федерации" суточные выплачиваются в размере 6% от их месячных должностных окладов, установленных в соответствии с Единой тарифной сеткой по оплате труда работников бюджетной сферы, но не свыше двухкратного установленного размера суточных.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440 "Об условиях оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот работникам, находящимся в Чеченской Республике" при командировках в Чеченскую Республику суточные выплачиваются в тройном размере установленной нормы за дни фактического пребывания.
При убытии в краткосрочную командировку на территорию зарубежных стран выплата суточных производится согласно приказу Минфина России от 12.11.2001 N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (в ред. от 04.03.2002).
Порядок учета расходов (затрат) при загранкомандировках зависит от цели поездки (выставка, переговоры, обучение, обмен опытом, выполнение контракта, семинар и т.д.). Если сотрудник организации выезжал в загранкомандировку для обучения монтажу импортного оборудования, то подобные расходы следует отражать на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 3 "Строительство объектов основных средств", а не включать в первоначальную стоимость основных средств. Если работник по условиям работы находился в командировке в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник, и по отметке в загранпаспорте.
По мнению автора, к расчету командировочных расходов следует прилагать ксерокопию страницы паспорта сотрудника, с отметками о пересечении государственной границы. Особенно это важно, когда возникают проблемы с транспортом, связанные с отменой авиарейса или сроками, которые могут быть изменены по тем или иным причинам. При этом командировка сотрудника должна быть связана только с производственной деятельностью.
Командировка за пределы Российской Федерации может быть и однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в Российскую Федерацию в этот же день. Командировка в страны СНГ также считается загранкомандировкой.
Согласно подпункту 12 п.1 ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
расходы на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые осуществляют свою деятельность вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях.
Решение по оплате расходов в каждом отдельном случае принимает руководитель организации. В ст.168 "Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой" ТК РФ приведен несколько иной перечень расходов, возмещаемых работнику, находившемуся в служебной командировке, а именно:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Отсюда следует, что только первые два вида расходов: по проезду и по найму жилого помещения - оплачиваются по фактическим расходам. Суточные определены как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, с учетом размеров (норм), которые отражаются в учетной политике организации (ПБУ 1/98) и принимаются коллективным договором организации (ст.168 ТК РФ). Однако для целей налогообложения согласно подпункту 12 п.1 ст.264 НК РФ суточные принимаются к расходу только в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Тем, кто находится в командировке за границей, суточные выплачиваются согласно норме расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (см. постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией"). Указанное Постановление распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении о дне пребывания в месте командировки и дне выбытия, заверенных печатью (не обязательно гербовой) или засвидетельствованных подписями соответствующих должностных лиц. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. При отправлении транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) до 24.00 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов - последующие сутки. При этом днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем возвращения - день прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы командированного. Если аэропорт, пристань, речной и морской порт, станция находятся за чертой населенного пункта, необходимо учитывать время, необходимое для проезда до указанных пунктов. Если расходы по командировке работника известны заранее, то организация в лице главного бухгалтера имеет право рассчитаться с работником согласно предварительному расчету. В этом случае не требуется представления соответствующих первичных учетных оправдательных документов (то есть составления и представления авансового отчета). Если место командировки связано с местом постоянной работы работника несколькими видами транспорта, то администрация может предложить работнику использовать один из видов транспорта. В противном случае командируемый выбирает вид транспорта самостоятельно.
Расходы по проезду командированного работника на определенных видах транспорта [в спальных вагонах, мягких купейных вагонах, каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, и в каютах 1-2 категории на судах речного флота, воздушным транспортом (первый класс, бизнес-класс, чартерные рейсы и другие) оплачиваются по решению руководителя организации при наличии предъявленных подтверждающих проездных документов (билетов на соответствующий вид транспорта с указанием их стоимости). В случае их утери должен запрашиваться из соответствующего транспортного агентства дубликат или справка. При невозможности восстановить факт подтверждения проезда в командировке работнику оплачивается проезд по жесткому тарифу или по решению руководителя организации. Во всех случаях решение по оплате проезда без подтверждающих первичных учетных документов принимается руководителем организации. Если при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то понесенные затраты подтверждаются отметкой, сделанной на обратной стороне железнодорожного билета, или соответствующим документом, как правило, квитанцией.
Если работник организации убывает в командировку в выходной или праздничный день, то ему по желанию в соответствии со ст.153 ТК РФ по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха.
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая и дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути следования.
Отдельно следует рассматривать вопрос оплаты суточных, когда по условиям командировки предполагается работа в выходные и нерабочие праздничные дни (срочность или чрезвычайные обстоятельства). Компенсация за работу в эти дни производится в соответствии со ст.153 ТК РФ не менее чем в двойном размере. По возвращении из командировки командируемый работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. При возвращении из загранкомандировки, независимо от того, в какой валюте отчитывается работник по своим расходам, авансовый отчет должен сдаваться в бухгалтерию организации н
