Приказ Министерства топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики от 11 марта 2020 г. N 66 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан и организации личного приёма граждан в Министерстве топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики"

В соответствии со статьей 26 Конституции Луганской Народной Республики, Законом Луганской Народной Республики от 13.12.2019 N 115-III "О порядке рассмотрения обращений граждан Луганской Народной Республики", п. 3.10 раздела 3 Положения о Министерстве топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 11.12.2018 N 807/18 (с изменениями), в целях совершенствования работы с обращениями граждан Министерством топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан и организации личного приёма граждан в Министерстве топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики от 04.02.2019 N 26 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан и организации личного приёма граждан в Министерстве топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики", зарегистрированный в Министерстве юстиции Луганской Народной Республики 26.02.2019 за N 101/2650.

3. Направить настоящий приказ в Министерство юстиции Луганской Народной Республики для проведения его государственной регистрации в установленном действующим законодательством порядке.

4. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 (десяти) дней после дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

П.В. Мальгин

Зарегистрировано в Минюсте ЛНР 16 апреля 2020 г.
Регистрационный N 177/3361

УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства топлива,
энергетики и угольной
промышленности
Луганской Народной Республики
11 марта 2020 г. N 66

Инструкция
о порядке рассмотрения обращений граждан и организации личного приёма граждан в Министерстве топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики

I. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан и организации личного приема граждан в Министерстве топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к порядку рассмотрения обращений и ведению делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики (далее - Минтопэнерго ЛНР).

Рассмотрение обращений граждан предусматривает:

прием письменных и устных обращений граждан;

регистрацию поступивших обращений их учет и контроль;

направление обращений на резолюцию, на рассмотрение;

рассмотрение обращений;

оформление ответа на обращение и направление (передачу) оформленного ответа гражданину;

формирование дела по обращениям граждан;

личный прием граждан (прием устных/письменных обращений граждан).

1.2. Работа по рассмотрению обращений граждан и проведению личного приема граждан осуществляется Минтопэнерго ЛНР в соответствии с Конституцией Луганской Народной Республики, Законом Луганской Народной Республики от 13.12.2019 N 115-III "О порядке рассмотрения обращений граждан Луганской Народной Республики", настоящей Инструкцией, другими нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики.

1.3. Все поступившие письменные обращения регистрируются в течении# трех дней с момента поступления. Обращения граждан, принятые на личном приеме, регистрируются в день поступления.

1.4. Положения настоящей Инструкции применяются в отношении личных обращений граждан, а также их представителей, обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.

1.5. Делопроизводство по обращениям граждан в Минтопэнерго ЛНР ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

1.6. Прием, учет, первичную обработку и контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, поступивших в адрес Минтопэнерго ЛНР, осуществляет специалист структурного подразделения, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан (далее - Ответственное лицо), в соответствии с должностным регламентом.

1.7. Учет, хранение и передача дел в архив Минтопэнерго ЛНР осуществляются в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству в Минтопэнерго ЛНР, настоящей Инструкцией, другими нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики.

II. Основные понятия

2.1. Под обращениями граждан следует понимать направленные в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.

2.2. В настоящей Инструкции используются термины в соответствии с Законом Луганской Народной Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан Луганской Народной Республики" от 13.12.2019 N 115-III:

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

заявители - граждане, обратившиеся в Минтопэнерго ЛНР;

заявление - просьба гражданина о содействии органов государственной власти и должных лиц в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

индивидуальные обращения - обращения, сделанное# от имени одного гражданина;

коллективное обращение - обращение, сделанное от имени двух и более граждан;

письменное обращение - обращение, составленное и оформленное гражданином на бумаге с соблюдением требованием#, установленных для подготовки письменных документов;

повторное обращение - обращение, рассмотренное одним и тем же органом от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу (в течении одного календарного года);

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

устное обращение - обращение, изложенное гражданином лично на личном приеме.

2.3. Прочие понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в нормативных правовых актах Луганской Народной Республики.

III. Порядок рассмотрения письменных обращений

3.1. Работа с письменными обращениями осуществляется в следующей последовательности:

прием и первичная обработка письменных обращений;

регистрация поступивших письменных обращений;

предварительное рассмотрение письменных обращений;

проставление резолюции Министром или лицом, исполняющим его обязанности на письменных обращениях;

постановка письменных обращений на контроль;

направление письменных обращений на рассмотрение;

рассмотрение письменных обращений;

продление срока рассмотрения письменных обращений, (при необходимости);

подготовка и оформление ответов на письменные обращения;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений;

снятие с контроля письменных обращений;

формирование дел по обращениям граждан.

В случае отсутствия самого текста письма должностным лицом, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

3.2. Письменные обращения, поступившие в адрес Минтопэнерго ЛНР подлежат обязательному рассмотрению.

3.3. Письменное обращение может поступить одним из следующих способов:

доставлено лично гражданином либо через третьих лиц (доверенных лиц);

доставлено нарочным, почтовым отправлением, по электронной почте в соответствии с действующим законодательством.

3.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан осуществляется специалистом структурного подразделения, ответственного за делопроизводство в Минтопэнерго ЛНР.

3.5. Письменные обращения, поступившие в Минтопэнерго ЛНР, передаются специалисту структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, для дальнейшей обработки, регистрации и рассмотрения.

3.6. Письменные обращения, поступившие в конвертах, в целях обеспечения безопасности подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверт (пакет), работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения.

3.7. При приеме и первичной обработке документов:

проверяется правильность адресованной корреспонденции и целостность конвертов;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывается конверт;

поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) прикладываются к тексту обращения. В случае отсутствия самого обращения должностным лицом, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Обращения указанному адресату нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;

ошибочно поступившие (не по адресу) обращения возвращаются на почту невскрытыми.

3.8. Если при регистрации в обращении выявлены нарушения и недостатки, специалистом структурного подразделения, ответственным за делопроизводство в# отвечающим за регистрацию обращений граждан составляются# Акт в двух экземплярах в произвольной форме на письма:

при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении, или вложенной в конверт описью документов. Один экземпляр указанного Акта остается на хранении в Минтопэнерго ЛНР, приобщается к поступившему обращению, второй направляется заявителю.

3.9. В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает:

наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

свою фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес (электронный - при необходимости), по которому должен быть направлен ответ;

номер телефона (при наличии);

излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин, прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

3.10. Письменные обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Министра, вскрываются Министром.

3.11. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в журнале регистрации жалоб, заявлений (ходатайств) и предложений (замечаний) граждан (далее - Журнал регистрации обращений граждан) установленной формы (приложение N 1).

3.12. Обращение проверяется на повторность в рамках календарного года, при необходимости к обращению прикладывается предыдущая переписка, для дальнейшего его рассмотрения. В случае, если в обращении содержатся вопросы, на которые гражданину давались неоднократные письменные ответы по существу, в связи с раннее направленными обращениями, и в которых не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимаются решения о безосновательности очередного обращения и прекращения переписки с заявителем. О данном решении уведомляются граждане, направившие обращение. Переписка возобновляется, если основания, по которым она была прекращена, устранены. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.

3.13. Письменное обращение, в котором не указано место жительства заявителя, не изложена суть поставленного вопроса, не подписано автором (авторами), без даты, а также такое, по которому невозможно установить авторство, признается анонимным и рассмотрению не подлежит, о чем данному лицу подготавливается письменное разъяснение в десятидневный срок со дня его поступления и сообщается ему (при наличии адреса).

Решение о прекращении рассмотрения такого обращения в Минтопэнерго ЛНР принимает Министр или лицо, исполняющее его обязанности, его заместители в пределах представленных полномочий. На документе проставляется виза, что данное обращение является анонимным.

3.14. Если текст обращения написан неразборчиво и не поддается прочтению, то обращение не рассматривается, о чем письменно уведомляется гражданин, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.

3.15. Письменные обращения с просьбами о личном приеме рассматриваются как обычные обращения.

IV. Регистрация обращений

4.1. Каждое поступившее обращение регистрируется в Журнале регистрации обращений граждан, который должен быть прошит, пронумерован, подписан и скреплен печатью.

В правом нижнем углу первой страницы на лицевой стороне первого листа зарегистрированного обращения или сопроводительного письма к обращению (при наличии) проставляется входящий регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

4.2. При регистрации обращению присваивается регистрационный индекс, который состоит из:

начальной буквы фамилии заявителя;

порядкового номера заявления, предложения, жалобы, который начинается ежегодно с номера 1.

Например:

И - 25, где И - первая буква фамилии (Иванов), 25 - порядковый номер в рамках календарного года.

КО - 8, где КО - аббревиатура, обозначающая коллективное обращение, 8 - порядковый номер в рамках календарного года.

Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, которые обеспечивают систематизацию, поиск и хранение обращений. При поступлении повторного обращения после проставления регистрационного индекса обращения проставляется "П" повторное обращение.

Например: К - 15-П.

4.3. В Журнал регистрации обращений граждан заносятся: дата поступления обращения; регистрационный индекс; дата получения, откуда получено, исходящий номер, дата, индекс; фамилия, имя, отчество заявителя его адрес (место работы), контактный телефон; краткое содержание затронутых вопросов; содержание резолюции; Ф.И.О. должностного лица, кому направлено обращение на рассмотрение, срок рассмотрения обращения; номер и дата ответа на обращение.

4.4. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируется первая фамилия, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.

4.5. При необходимости отмечаются социальное положение и льготная категория авторов (участник Великой Отечественной войны, инвалид, пенсионер, многодетная семья, одинокая мать и других льготных категорий в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики).

4.6. Если обращение переслано государственными органами для рассмотрения, то в Журнале регистрации обращений граждан указывается, откуда оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма.

4.7. Регистрационный индекс и дата вписываются в штамп Минтопэнерго ЛНР. Датой регистрации обращения считается дата, указанная на штампе Минтопэнерго ЛНР.

4.8. После регистрации обращения передаются на рассмотрение Министру или лицу, исполняющему его обязанности. Поручения Министра или лица, исполняющего его обязанности о дальнейшем рассмотрении обращений, оформляются в форме резолюции.

4.9. Резолюция содержит: фамилии и инициалы заместителей Министра, и/или руководителей структурных подразделений, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и сроки рассмотрения, подпись Министра или лица, исполняющего его обязанности, с расшифровкой. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

4.10. Министр или лицо, исполняющее его обязанности проставляет резолюцию не позднее следующего рабочего дня с момента регистрации, содержание резолюции заносится в Журнал регистрации обращений граждан.

4.11. Зарегистрированные обращения в соответствии с резолюцией передаются исполнителям не позднее следующего рабочего дня с момента проставления резолюции, при этом Ответственным лицом снимается необходимое количество копий.

Оригинал обращения остается у Ответственного лица.

V. Порядок рассмотрения обращений

5.1. В случае, если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем.

Ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение, при необходимости подключает к исполнению другие структурные подразделения, в том числе не указанные в резолюции, осуществляет контроль за соблюдением установленных сроков, формирует окончательный ответа# на обращение при поступлении материалов от соисполнителей.

Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдению ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению.

5.2. Ответственность за содержание и оформление подготовленных ответов на обращения, а также объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение возлагается на руководителей структурных подразделений Минтопэнерго ЛНР, а также непосредственных исполнителей по документам.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

5.3. В процессе рассмотрения обращения по существу ответственный исполнитель вправе запросить дополнительную информацию у других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

5.4. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу. Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за три дня до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок), ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

5.5. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение тем органам или должным лицам, решения или действия (бездействия), которых обжалуется.

5.6. Обращения граждан, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Минтопэнерго ЛНР, направляются в течение семи дней со дня их регистрации в соответствующий государственный орган, по принадлежности в компетенцию которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

5.7. Обращение, считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ гражданину.

При этом, руководитель структурного подразделения проставляет отметку об исполнении обращения визой "В дело", с кратким содержанием результатов рассмотрения: удовлетворено, отказано, разъяснено, переадресовано.

VI. Требования к оформлению ответов на письменные обращения

6.1. Ответ по результатам рассмотрения обращений в Минтопэнерго ЛНР дается за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности, заместителей Министра в пределах предоставленных полномочий.

6.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, необходимо исчерпывающе предоставлять ответ на все поставленные в письме вопросы.

6.3. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен соответствовать следующим требованиям:

содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет сделано);

если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

содержать информацию о дате отправки, регистрационный номер, подпись и номер телефона главного исполнителя.

6.4. При направлении ответа исполнительным органам государственной власти, которые направили обращение для рассмотрения в Минтопэнерго ЛНР, ссылка на регистрационный номер и дату, указанные исполнительными органами государственной власти, обязательна.

6.5. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу ответа обязательно указывают фамилию и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

6.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

6.7. Ответ на коллективное обращение направляется заявителю, указавшему свой домашний либо иной адрес для отправки ответа, либо лицу, подписавшему обращение первым, если указан его домашний либо иной адрес.

В случае если в коллективном обращении не указаны адреса (например: жильцы дома, жители деревни, работники медицинских учреждений/организаций, члены трудового коллектива), ответ направляется в одну из квартир, в адрес администраций городов и районов Луганской Народной Республики, в организацию, на предприятие.

6.8. Проекты ответов на обращения должны быть оформлены и завизированы соответствующими должностными лицами Минтопэнерго ЛНР. Виза проставляется на втором экземпляре проекта ответа на обращение.

6.9. После подписания ответа руководством, документ регистрируется в книге учета исходящей корреспонденции по обращениям граждан (приложение N 2). При этом ставится дата подписания ответа и индекс, присвоенный обращению при первичной регистрации.

Вся переписка по обращениям граждан (например: направление запросов, подготовка промежуточных ответов) осуществляется по номерам, присвоенным им во время регистрации.

6.10. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте.

VII. Сроки рассмотрения обращений граждан

7.1. Письменные обращения, поступившие в адрес Минтопэнерго ЛНР в соответствии с их компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению в течении# тридцати дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях (когда требуется углубленная проверка, истребование дополнительных материалов), а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Закона Луганской Народной Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан Луганской Народной Республики" от 13.12.2019 N 115-III, Министр или лицо, исполняющее его обязанности, его заместители в пределах представленных полномочий вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

7.2. Общий срок решения вопросов, поставленных в обращении, не может превышать 60 дней.

7.3. По обоснованному письменному требованию гражданина срок рассмотрения обращения может быть сокращен.

VIII. Организация контроля за рассмотрением обращений

8.1. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением письменных обращений, находящихся на рассмотрении в Минтопэнерго ЛНР, осуществляется руководителями структурных подразделений.

8.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляется Ответственным лицом. Ответственное лицо проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, за 5 календарных дней до окончания установленного срока рассмотрения обращений (30 календарных дней) осуществляет напоминание исполнителям в виде информации в устном и письменном виде.

8.3. В случае неисполнения обращений в установленный законодательством срок Ответственное лицо, отвечающее за осуществление контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений, составляет служебную записку о неисполненных обращениях и информирует Министра или лица, исполняющего его обязанности, о фактах несвоевременного исполнения контролируемых обращений.

8.4. Основанием для снятия с контроля письменного обращения является оформленный и подписанный ответ Министром или лицом, исполняющим его обязанности, его заместителями в пределах предоставленных им полномочий.

IX. Порядок организации и проведения личного приема граждан

9.1. Личный прием граждан в Минтопэнерго ЛНР осуществляется согласно утвержденным графикам.

9.2. В исключительных случаях (командировка, болезнь и другие уважительные причины) приём может быть осуществлен иным уполномоченным лицом.

9.3. Личный прием в Минтопэнерго ЛНР проводит Министр или лицо, исполняющее его обязанности или иные уполномоченные лица.

Дни и часы личного приема граждан, утверждаются приказом Министра. График личного приема размещается на информационных стендах Минтопэнерго ЛНР.

9.4. Информация о порядке рассмотрения обращений размещается:

на официальном сайте Минтопэнерго ЛНР;

на информационных стендах;

иная справочная информация по рассмотрению обращений граждан в Минтопэнерго ЛНР предоставляется по телефону: (0642) 97-33-02.

9.5. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Луганской Народной Республики, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке. Беременные женщины принимаются вне очереди.

9.6. Помещение для приема граждан должно быть оборудовано стульями, письменным столом для оформления и раскладки документов.

9.7. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах ведется прием только одного гражданина, исключение составляют коллективные обращения.

9.8. Прием граждан Минтопэнерго ЛНР проводится по предварительной записи. Запись осуществляет должностное лицо в Журнале предварительной записи на личный прием (приложение N 3). При записи на прием устанавливается фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес, телефон, категория заявителя (социальное положение), суть вопроса. В случае отказа заявителя сообщать сведения, необходимые для внесения в Журнал предварительной записи на личный прием - предварительная запись на прием не осуществляется.

Журнал предварительной записи на личный прием должен быть прошит, пронумерован, подписан Министром и скреплен печатью.

9.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

9.10. При проведении личного приема граждан оформляется Карточка личного приема граждан (приложение N 4), куда заносятся дата приема, Ф.И.О. заявителя, адрес места жительства, контактный телефон, категория (социальное положение), содержание обращения.

9.11. Должностное лицо, которое проводит личный прием для обеспечения квалифицированного, непредвзятого и оперативного разрешения поставленных заявителями вопросов может привлекать к участию в личном приеме и рассмотрению вопросов работников соответствующих структурных подразделений Минтопэнерго ЛНР.

9.12. Во время личного приема гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Содержание устного обращения заносится в Карточку личного приема гражданина.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается в ходе личного приема, о чем делается запись в Карточке личного приема граждан.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации в Журнале учета личного приема граждан (приложение N 5) вместе с Карточкой личного приема граждан в тот же день или на следующий рабочий день. На обращении в данном случае указывается "Получено на личном приёме" и заносится в Журнал регистрации обращений граждан.

9.13. Сведения о записи граждан на прием по обращениям с вопросами, которые уже ранее рассматривались, вносятся в Журнал учета личного приема граждан с пометкой о повторном таком обращении (в случае, если гражданин обращается по одному и тому же вопросу и когда первое обращение не было рассмотрено, по сути).

9.14. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входят в компетенцию Минтопэнерго ЛНР, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться, о чем делается запись в Журнале учета личного приема граждан.

9.15. В Минтопэнерго ЛНР журнал записи на личный прием граждан, журнал учета личного приема граждан, журнал регистрации обращений граждан на прямую телефонную линию и карточка личного приема гражданина ведется и хранится у должностного лица, ответственного за учет личного приема граждан.

9.16. На информационных стендах в Минтопэнерго ЛНР размещается следующая информация:

извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих порядок организации работы с обращениями;

график личного приема граждан.

X. Порядок организации и проведения выездного личного приема граждан

10.1. Проведения выездных личных приемов граждан Министром или его заместителями во взаимодействии с руководителями администраций городов и районов Луганской Народной Республики возлагается на должностное лицо, ответственное за учет личного приема граждан.

10.2. Выездные личные приемы граждан проводятся на основании утвержденного в соответствии с действующим законодательством Луганской Народной Республики графика.

XI. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений

11.1. Действия (бездействие), решения Минтопэнерго ЛНР, осуществляемые и принимаемые в ходе рассмотрения обращений, могут быть обжалованы в судебном и ином порядке, установленном законодательством Луганской Народной Республики.

XII. Порядок составления отчетно-аналитической информации по поступившим обращениям граждан

12.1. Аналитическая работа по обращениям проводится Ответственным лицом по итогам квартала.

12.2. В соответствии с отдельными поручениями Министра или заместителя Министра готовится информация об обращениях за определенный временной период, а также по конкретной тематике.

XIII. Вопросы формирования дел по исполненным обращениям

13.1. Обращения после завершения рассмотрения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела Ответственным лицом.

13.2. Организация хранения дел по обращениям граждан возлагается на Ответственное лицо.

13.3. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, помещаются в мягкую обложку и систематизируются в хронологической последовательности.

13.4. Обложка дела оформляется в установленном порядке (приложение N 6).

13.5. Обращения, ответы на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по календарному году в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.6. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с регистрационными номерами.

13.7. В деле документы располагаются в следующей последовательности:

оригинал обращения;

документы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина;

второй экземпляр ответа.

13.8. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

13.9. Сроки хранения документов по обращениям составляют 5 лет. По истечении установленного срока хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.

XIV. Заключительные положения

14.1. По письменной просьбе гражданина он может быть ознакомлен с материалами, касающимися его обращения, затрагивающими его законные интересы.

14.2. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии ответов Минтопэнерго ЛНР в связи с его письменным обращением.

14.3. Должностные лица Минтопэнерго ЛНР при рассмотрении обращений несут ответственность за сохранность дел по обращениям граждан, а также документов, связанных с их рассмотрением.

14.4. Использование и распространение сведений о персональных данных и частной жизни, которые стали известными в результате обращения гражданина, не допускаются.

Министр топлива, энергетики и угольной промышленности Луганской Народной Республики

П.В. Мальгин

Приложение N 1
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений граждан и организации
личного приёма граждан в
Министерстве топлива, энергетики и
угольной промышленности
Луганской Народной Республики

Журнал регистрации обращений граждан

N п/п	Регистр. индекс	Дата получения	Корреспондент, дата, индекс полученного документа	Дата контроля	ФИО, место работы, категория (социальное положение)	Адрес и телефон заявителя
1	2	3	4	5	6	7

Краткое содержание документа	Резолюция и ответственный исполнитель	Подпись исполнителя о получении	Дата предварительного контроля, подпись исполнителя об ознакомлении	Дата, индекс документа, принятое решение	Примечания
8	9	10	11	12	13

Приложение N 2
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений граждан и организации
личного приёма граждан в
Министерстве топлива, энергетики и
угольной промышленности Луганской
Народной Республики

Книга учета исходящей корреспонденции по обращениям граждан

N п/п	Дата	Регистрационный номер	Адресат/адрес получателя	Получатель	Краткое содержание	Кем подписан
1	2	3	4	5	6	7

ФИО исполнителя	Примечание	Нумератор
8	9	10

Приложение N 3
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений граждан и организации
личного приёма граждан в
Министерстве топлива, энергетики и
угольной промышленности Луганской
Народной Республики

Журнал
предварительной записи на личный прием

N п/п	Дата записи на прием	Должностное лицо, к которому производится запись на прием	Дата назначенного приема	ФИО, адрес, телефон или место работы, категория (социальное положение)	Краткое содержание затронутых вопросов
1	2	3	4	5	6

Приложение N 4
к Инструкции о порядке
рассмотрения обращений граждан
и организации личного приёма
граждан в Министерстве топлива,
энергетики и угольной
промышленности Луганской
Народной Республики

Карточка
учета личного приёма граждан

Дата приема	Ф.И.О. заявителя	Адрес места жительства, контактный телефон	Категория (социальное положение)
Содержание обращения			срок

Приложение N 5
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений граждан и организации
личного приема граждан в
Министерстве топлива, энергетики и
угольной промышленности
Луганской Народной Республики

Журнал
учета личного приема граждан

N п/п	Дата приема	Должностное лицо, осуществляющее прием граждан	ФИО, адрес, телефон или место работы, категория (социальное положение)	Краткое содержание затронутых вопросов	Кому поручено рассмотрение, содержание поручения, срок исполнения	Результаты рассмотрения
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 6
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений граждан и организации
личного приема граждан в
Министерстве топлива, энергетики и
угольной промышленности
Луганской Народной Республики

ОБРАЗЕЦ
обложки дела

МИНИСТЕРСТВО ТОПЛИВА, ЭНЕРГЕТИКИ И УГОЛЬНОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

ДЕЛО N __________________________

по обращению

гр. _____________________________________________________________________

адрес: __________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

по вопросу: _____________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Начато: ___________________

Окончено: ___________________

Хранить ______ лет