Вопрос: Предприятие обладает маленьким лимитом остатка денежных средств, поэтому наличная выручка выдается под отчет и может находиться долгое время у подотчетных лиц. Предприятие заинтересовано в том, чтобы сроки и суммы, находящиеся под отчетом на общехозяйственные расходы, не были ограничены и этот факт не вызывал вопросов у контролирующих органов. Приведите, если можно, формулировку, которая может быть использована в приказе об учетной политике ("Консультант бухгалтера", N 8, август 2002 г.)

Предприятие обладает маленьким лимитом остатка денежных средств, поэтому наличная выручка выдается под отчет и может находиться долгое время у подотчетных лиц. Предприятие заинтересовано в том, чтобы сроки и суммы, находящиеся под отчетом на общехозяйственные расходы, не были ограничены и этот факт не вызывал вопросов у контролирующих органов.

Приведите, если можно, формулировку, которая может быть использована в приказе об учетной политике.

Сразу же оговоримся, что документы системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не обязывают организацию раскрывать в учетной политике вопросы выдачи и погашения подотчетных сумм, а также отражения подобных операций в бухгалтерском учете. Достаточно приказа руководителя организации (или иного распорядительного документа), в котором указываются все необходимые элементы.

Выдача наличных денег под отчет осуществляется в соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 г. N 40. При этом пункт 11 Порядка не устанавливает предельного срока выдачи наличных денег, но обязательным условием такой выдачи является установление срока, на который деньги выданы. В приказе руководителя организации следует указать: перечень лиц, которым выдаются деньги под отчет, предельный размер наличных денег, выдаваемых под отчет на различные потребности, а также устанавливается срок представления авансового отчета и порядок взыскания непогашенного остатка подотчетных сумм.

Например.

Выдача наличных денег на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы, отдельных подразделений учреждения, находящихся вне района деятельности организаций, производится:

- на текущие расходы - в размере 20 тыс.руб. на период, до конца календарного месяца, в котором они выданы;

- на единовременные расходы - в размерах и на сроки, определяемые руководителем учреждения в каждом отдельном случае, но не более 60 тыс.руб. единовременно.

На командировочные расходы - по нормам, исходя из сроков командировки, ориентировочной стоимости проезда, стоимости проживания в месте командировки и других сумм, подлежащих возмещению.

Денежные средства для хозяйственных и иных нужд выдаются на основании письменного заявления подотчетного лица, подписанного руководителем организации или уполномоченным лицом, ответственным за расходование средств на соответствующие нужды.

Выдача денег под отчет не допускается при наличии непогашенной задолженности по ранее выданной сумме.

Руководитель учреждения и главный бухгалтер имеют право проверки наличия выданной суммы до момента ее израсходования.

Авансовые отчеты в оправдание произведенных расходов представляются:

- подотчетными лицами - не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций);

- командированными работниками - не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций).

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. В случае невозможности подотчетным лицом погасить задолженность по подотчетной сумме, в части, не подтвержденной первичными документами, допускается взыскание данных сумм с заработной платы работника с учетом ограничения предельных размеров удержаний, установленных трудовым законодательством.

1 августа 2002 г.

"Консультант бухгалтера", N 8, август 2002 г.