Порядок выдачи иностранной валюты при заграничных командировках (С. Бакина, "Финансовая газета", N 37, сентябрь 2002 г.)

Порядок выдачи иностранной валюты при заграничных командировках

В соответствии с положением Банка России от 25.06.97 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" (п.2.1) покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена. Организации вправе выдавать своим работникам, уезжающим в зарубежную командировку, суточные и командировочные расходы не в валюте той страны, куда уезжает данный гражданин, а в другой валюте. Однако при этом необходимо, чтобы данная валюта была конвертируемая.

Требования по поводу конвертируемости выданной валюты связаны с определением разницы между выданной валютой и теми нормами, которые установлены законодательством Российской Федерации на командировочные расходы. Для этого необходимо осуществить пересчет выданной валюты в рубли по курсу Банка России на дату выдачи, а потом из рублевого эквивалента - в валюту той страны, куда направляется данный работник. Если сумма выданной валюты превышает установленные нормы, то разница между фактически выданной суммой валюты на суточные расходы и нормой суточных (в валюте страны командирования) подлежит включению в совокупный налогооблагаемый доход данного гражданина.

Суммы, выплаченные в наличной иностранной валюте (командировочные расходы, заработная плата нерезидентам и т.п.) из выручки, полученной организацией от реализации в установленном Банком России порядке товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации за иностранную валюту, до сдачи ее в уполномоченный банк для зачисления на текущий валютный счет организации приравниваются к сокрытой выручке в иностранной валюте. За нарушение порядка зачисления валютной выручки организация будет оштрафована налоговыми органами. Размер штрафа составит сумму всей сокрытой выручки.

Для снятия валютных средств организация должна иметь валютный счет. Если валютного счета нет, его необходимо открыть. При открытии (закрытии) валютного счета следует в десятидневный срок письменно сообщать об этом в налоговый орган по месту учета организации.

Нарушение налогоплательщиком данного срока влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб. (ст.118 НК РФ). При открытии текущего валютного счета одновременно банк открывает специальный валютный счет и транзитный валютный счет. Сообщать в налоговый орган необходимо о всех трех открытых валютных счетах.

Если организация имеет валютный счет, но валютных средств на счете недостаточно, то следует написать заявление на покупку валюты.

Для снятия наличной валюты нужно подать в обслуживающий банк заявку и заявление (то и другое в 3 экземплярах). Формы заявления на покупку валюты, заявки и заявления каждый банк разрабатывает самостоятельно. Поэтому для проведения подобных операций организация должна взять соответствующие бланки в обслуживающем отделении банка.

Хотя перечисленные формы не унифицированы, как правило, они содержат следующую информацию. В заявке указываются наименование организации; коды ОКПО и СОАТО; номер и дата заявки; фамилия, имя, отчество командируемого лица; наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность командируемого лица; информация о том, является ли командируемый резидентом или нерезидентом; дата и номер приказа на командировку; дата убытия командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации и срок командировки (данные заполняются на основании приказа на командировку); страна командирования; испрашиваемые средства в иностранной валюте (либо дорожные чеки), в том числе код валюты и сумма. В заявлении указываются наименование организации, дата заявления, а также какую валюту и в какой сумме клиент просит выдать наличными, с какого текущего валютного счета нужно списать данную сумму, комиссия банка. Кроме того, обычно в заявлении содержится и доверенность на получение наличной валюты, оформленная на конкретного человека.

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо приходовать в кассу организации. На приход валюты в кассе оформляется приходный кассовый ордер унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых или книге расходных ордеров соответственно.

Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (т.е. сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

При изменении курса валют отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.

Приведем порядок заполнения кассовой книги.

     Касса за 12 сентября 2002 г.                                 лист 27

N п/п	От кого получено или кому выдано	N кор- респ. сче- тов	Приход		Расход
			руб.	коп.	руб.	коп.
	Остаток на начало дня		1240	00
1	Получено в банке по чеку N 614745 на выплату зарпла- ты, хозяйственные нужды	51	25000	00
2	Получено в банке по чеку N 1845 на выплаты командиро- вочных	52	580 $/ 18386.00	00
3	Выплачена зарплата	70			22 000	00
Итого за день:			25 000 руб. 580$ 43 386 пер. руб.	00 коп. 00 цент.	22 000 руб.	00 коп.
Остаток на конец дня Курс 1$=31,70 руб.			4240 руб. 580 $ 22 626 пер. руб.	00 коп. 00 цент.
В том числе на зарплату

     Касса за 16 сентября 2002 г.                                 лист 28

N п/п	От кого получено или кому выдано	N кор- респ. счетов	Приход		Расход
			руб.	коп.	руб.	коп.
	Остаток на начало дня		4240 руб. 580 $ 22 626 пер. руб.	00 коп. 00 цент.
1	Выдано подотчетному лицу на хоз. нужды	71			4000	00
2	Курсовая разница	91/01	29 пер. руб.
Итого за день: Курс 1$=31,75 руб.			29 пер. руб.		4000 руб.	00 коп.
Остаток на конец дня			240 руб. 580 $ 22 895 пер. руб.	00 коп. 00 цент.
В том числе на зарплату

За время пребывания в заграничной командировке командируемым выплачиваются суточные в иностранной валюте, а также возмещаются расходы по проезду и оплате гостиницы. За день пересечения российской границы при возвращении из-за рубежа суточные не выплачиваются. В случае выезда в заграничную командировку и возвращения в тот же день командируемым выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы. В тех случаях, когда командируемые обеспечиваются в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30% установленной нормы. При предоставлении бесплатного жилого помещения выплата иностранной валюты на оплату гостиницы не производится. Расходы на питание, пользование внутригородским транспортом, в том числе такси, и другие личные услуги, включенные в гостиничный счет, оплачиваются командируемыми за счет суточных и возмещению не подлежат.

При наличии перерасхода у командируемого лица по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы сумма задолженности перед командируемым лицом может погашаться последнему путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента в уполномоченном банке Российской Федерации на валютный счет командируемого лица - резидента в уполномоченном банке (на валютный счет командируемого лица - нерезидента в уполномоченном банке или банке-нерезиденте), либо путем выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте, либо путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между клиентом и командируемым лицом.

Командируемое лицо в случае возникновения задолженности в иностранной валюте по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы имеет право по договоренности с клиентом погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой иной, чем полученная командируемым лицом под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России, либо путем внесения в кассу клиента эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

По окончании служебной командировки за пределами Российской Федерации не использованные командируемым лицом средства в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов в обязательном порядке переводятся со счета командируемого лица (или со счета третьего лица) в банке-нерезиденте на счет клиента или вносятся командируемым лицом в кассу командирующей организации не позднее даты, определенной уполномоченным банком в графе 12 заявки.

По окончании служебной командировки за пределы Российской Федерации командируемое лицо обязано представить командирующей его организации авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации.

Если служебная командировка по каким-либо причинам не состоялась, то наличная иностранная валюта, дорожные чеки, а также справки по форме N 0406007 возвращаются из кассы организации в уполномоченный банк в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося убытия командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации, указанной в графе 5 заявки.

Подотчетные суммы наличной иностранной валюты (выданные под отчет дорожные чеки), не использованные во время служебной командировки за пределами Российской Федерации, возвращаются командируемым лицом в кассу организации и сдаются в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу.

При командировании без выдачи аванса в иностранной валюте возмещение расходов производится в рублях.

Покупка дорожных чеков в иностранной валюте, снятие наличной иностранной валюты разрешены на оплату расходов, связанных с командированием работников в иностранные государства. Кроме того, снятие наличной иностранной валюты с валютных счетов резидентов и нерезидентов может быть осуществлено по специальному разрешению Банка России. Кроме того, допускается снятие наличной иностранной валюты для осуществления в наличной иностранной валюте возвратов и компенсаций гражданам, необходимость в которых возникает при реализации перевозочных документов в соответствии с заключенными договорами представительствами иностранных транспортных организаций. Для этих целей представительства иностранных транспортных организаций, реализующие гражданам на территории Российской Федерации за иностранную валюту перевозочные документы, имеют право снимать наличную иностранную валюту с текущих валютных счетов, открытых в уполномоченных банках.

Подотчетные суммы наличной иностранной валюты (выданные под отчет дорожные чеки), не использованные во время служебной командировки за пределами Российской Федерации, возвращаются командируемым лицом (физическим лицом) в кассу клиента (юридического лица). Установлен десятидневный срок возврата иностранной валюты для сдачи иностранной валюты клиентом в уполномоченный банк с момента ее возврата командируемым физическим лицом в кассу клиента.

При этом организация оформляет отчет, форма которого установлена каждым конкретным банком и, как правило, выдается вместе с комплектом документов, необходимых для снятия наличной валюты.

С. Бакина,

исполнительный директор ООО "Аудиторская фирма "Про-Аудит"

"Финансовая газета", N 37, сентябрь 2002 г.