Приложение. Регламент технического сопровождения и подключения к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО"

Приложение
к распоряжению Правительства
Орловской области
от 14 октября 2022 г. N 777-р

Регламент
технического сопровождения и подключения к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО"

I. Общие положения

I.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок работы с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭД ДЕЛО), а также порядок взаимодействия оператора СЭД ДЕЛО и участников СЭД ДЕЛО.

Порядок работы с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов, участвующими в документообороте участников СЭД ДЕЛО, устанавливается самими участниками СЭД ДЕЛО с учетом разработанных и утвержденных ими инструкций по делопроизводству, положений настоящего Регламента и постановления Правительства Орловской области от 5 августа 2022 года N 447 "О системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".

1.2. В настоящем Регламенте применяются следующие термины и определения:

1) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

2) пользователи СЭД ДЕЛО - работники участников СЭД ДЕЛО, наделенные в установленном порядке правами доступа для работы в СЭД ДЕЛО;

3) документы в СЭД ДЕЛО - электронные документы, электронные копии документов, документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов и организаций;

4) кабинет - рабочий стол пользователя СЭД ДЕЛО, в котором находятся документы, адресованные пользователю СЭД ДЕЛО, а также проекты документов, исполнителем которых он является;

5) должностное лицо - работник участника СЭД ДЕЛО, который может быть адресатом в документе, исполнителем, автором, контролером документа, исполнителем резолюции или пункта документа, лицом, визирующим или подписывающим проект документа;

6) исполнитель проекта документа - пользователь СЭД ДЕЛО, создавший проект документа в СЭД ДЕЛО;

7) визирующее лицо - работник участника СЭД ДЕЛО, указанный в графе "Визы и подписи" проекта документа как визирующий (согласовывающий);

8) справочник внешних корреспондентов - справочник, содержащий адресатов, не являющихся участниками СЭД ДЕЛО;

9) внутренний адресат - должностное лицо структурного подразделения участника СЭД ДЕЛО, в адрес которого поступают документы;

10) общий список в СЭД ДЕЛО - список, содержащий перечень значений из справочников СЭД ДЕЛО, сформированный оператором СЭД ДЕЛО;

11) персональный список пользователя - список, содержащий перечень значений из справочников системы, созданный самостоятельно пользователем СЭД ДЕЛО;

12) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел участников СЭД ДЕЛО с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

13) справочник "Номенклатура дел" - справочник СЭД ДЕЛО, который содержит перечень заголовков дел, утвержденных участниками СЭД ДЕЛО, с разбивкой по годам;

14) справочник "Подразделения" - справочник СЭД ДЕЛО, содержащий сведения о подразделениях и должностных лицах участника СЭД ДЕЛО;

15) справочник "Кабинеты" - это совокупность папок в СЭД ДЕЛО, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам участника СЭД ДЕЛО, привязанным к данному кабинету;

16) справочник "Подразделения" - справочник, содержащий данные об организационной структуре участников СЭД ДЕЛО, его подразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с ними картотеках СЭД ДЕЛО;

17) картотека СЭД ДЕЛО - совокупность документов, зарегистрированных в СЭД ДЕЛО, относящихся к определенному подразделению участников СЭД ДЕЛО;

18) справочник "Вид доставки" - справочник СЭД ДЕЛО, содержащий список возможных видов доставки документа (почта, фельдсвязь и т. п.);

19) модуль "Пользователи" - модуль СЭД ДЕЛО, предназначенный для ведения учетных записей пользователей и управления их правами;

20) модуль "Отчетные формы" - модуль СЭД ДЕЛО, предназначенный для формирования статистических отчетов;

21) справочник "Группы документов" - справочник СЭД ДЕЛО, в котором содержатся сведения о группах регистрируемых документов участника СЭД ДЕЛО;

22) справочник "Рубрикатор" - справочник СЭД ДЕЛО, который содержит список тематических рубрик, с помощью которых можно рубрицировать документы, зарегистрированные в СЭД ДЕЛО;

23) регистрационная карточка документа (далее также - РК) - единица хранения документа в базе данных СЭД ДЕЛО;

24) проект документа - документ в СЭД ДЕЛО до момента его утверждения. Проект документа проходит стадию согласования, после чего утверждается в статусе документа. В СЭД ДЕЛО проекты документов учитываются с помощью регистрационной карточки проектов документов (далее также - РКПД);

25) регистрационная карточка проекта документа - регистрационная карточка проекта документа, которая помимо основных реквизитов проекта документа (регистрационный номер проекта, исполнитель проекта документа, плановая дата готовности проекта документа, содержание проекта документа, адресаты проекта документа, файлы проекта документа и т. д.) содержит информацию о ходе визирования и подписания проекта документа;

26) переотметка документов - право пользователя СЭД ДЕЛО на осуществление передачи документов, сопровождающейся внесением соответствующей записи в журнал передачи документа, может происходить при регистрации или редактировании РК, а также при вводе или редактировании резолюции;

27) модуль "Документы" - модуль СЭД ДЕЛО, реализующий основные функциональные возможности СЭД ДЕЛО и объединяющий шесть основных пользовательских функций системы: "Регистрация документов", "Кабинеты", "Поиск документов и личные папки", "Реестры внешней отправки документов", "Опись дел" и "Отправка документов";

28) добавление организаций и граждан - право пользователя СЭД ДЕЛО на добавление новых элементов в справочниках "Список организаций" и "Граждане" при регистрации документов в модуле "Документы";

29) редактирование организаций и граждан - право пользователя СЭД ДЕЛО на редактирование и/или добавление новых реквизитов во внесенные ранее элементы справочников "Список организаций" и "Граждане" в модуле "Документы";

30) гриф доступа - реквизит РК, РКПД, прикрепленного файла к РК или РКПД, позволяющий ограничить доступ к документу другим пользователям СЭД ДЕЛО;

31) гриф доступа "Общий" - реквизит РК, РКПД, прикрепленного файла к РК или РКПД, позволяющий им быть доступными всем пользователям СЭД ДЕЛО;

32) усиленная квалифицированная электронная подпись (далее также - УКЭП) - цифровой аналог собственноручной подписи;

33) лист согласования - отчетная форма СЭД ДЕЛО, содержащая список должностных лиц, участвующих в согласовании (визировании) проекта документа в СЭД ДЕЛО;

34) журнал передачи документов - реквизит РК, который используется в СЭД ДЕЛО для регистрации движения бумажного документа участника СЭД ДЕЛО;

35) списание документа в номенклатурное дело - функция СЭД ДЕЛО в модуле "Документы", предполагающая внесение отметки о списании в "Журнал передачи документов" и выбор значения индекса (номера) дела из справочника "Номенклатура дел".

Иные понятия и термины, используемые в настоящем Регламенте, применяются в значениях, утвержденных постановлением Правительства Орловской области от 5 августа 2022 года N 447 "О системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО", а также установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области и методическими документами в сфере делопроизводства, архивного дела и информационных технологий.

II. Состав и перечни электронных документов

II.1. В СЭД ДЕЛО осуществляется сбор, включение, управление и хранение документов, ведение которых в электронной форме предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, методическими документами в сфере делопроизводства, архивного дела и информационных технологий и настоящим Регламентом.

II.2. К перечню электронных документов относится перечень документов участников СЭД ДЕЛО, сбор, включение, управление и хранение которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности участников СЭД ДЕЛО, установленный на основании утвержденных Федеральным архивным агентством перечней типовых документов, настоящего Регламента и номенклатур дел участников СЭД ДЕЛО.

III. Ведение справочников и модулей в СЭД ДЕЛО

III.1. Ведение справочника внешних корреспондентов:

1) справочник внешних корреспондентов является единым для всех участников СЭД ДЕЛО;

2) ведение справочника внешних корреспондентов и поддержание его данных в актуальном состоянии осуществляется оператором СЭД ДЕЛО. Доступ на добавление внешнего корреспондента, дополнение незаполненных реквизитов внешнего корреспондента предоставляется оператором СЭД ДЕЛО только пользователям СЭД ДЕЛО, ответственным за документационное обеспечение участника СЭД ДЕЛО. Для остальных пользователей СЭД ДЕЛО добавление, редактирование справочника внешних корреспондентов в СЭД ДЕЛО недоступно.

Оператор СЭД ДЕЛО:

1) формирует справочник внешних корреспондентов в СЭД ДЕЛО;

2) обеспечивает поддержание справочника внешних корреспондентов в актуальном состоянии в СЭД ДЕЛО;

3) на основании письменной заявки на добавление в справочник новых внешних корреспондентов в СЭД ДЕЛО, направляемой оператору СЭД ДЕЛО вместе с сопроводительным письмом участника СЭД ДЕЛО, составленной по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту, в течение двух рабочих дней со дня поступления заявки добавляет данные о новом внешнем корреспонденте либо сообщает в рабочем порядке на официальный адрес электронной почты пользователю СЭД ДЕЛО, направившему данную заявку, о наличии в справочнике данных о внешнем корреспонденте;

4) ежеквартально проводит проверку справочника внешних корреспондентов на наличие дублирующихся записей и корректность заполнения реквизитов, внесенных в СЭД ДЕЛО организаций.

3.2. Ведение справочника номенклатуры дел в СЭД ДЕЛО:

1) справочник номенклатуры дел ведется для всех участников СЭД ДЕЛО;

2) справочник номенклатуры дел служит основанием для определения номерообразования документов участника СЭД ДЕЛО;

3) ведение справочника номенклатуры дел и поддержание его данных в актуальном состоянии осуществляется системными технологами СЭД ДЕЛО и локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО. Участник СЭД ДЕЛО несет ответственность за своевременное представление информации о внесении изменений в действующую номенклатуру дел, заведенную в СЭД ДЕЛО.

3.3. Ведение справочников "Подразделения" и "Кабинеты" в СЭД ДЕЛО:

1) справочники "Подразделения" и "Кабинеты" являются едиными для всех участников СЭД ДЕЛО;

2) ведение справочников "Подразделения" и "Кабинеты" в СЭД ДЕЛО осуществляется локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО в рамках организационной структуры соответствующего участника СЭД ДЕЛО и системными технологами СЭД ДЕЛО (в случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО);

3) изменения в справочники "Подразделения" и "Кабинеты" в СЭД ДЕЛО вносятся системными технологами СЭД ДЕЛО или локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО. Порядок и условия внесения таких изменений указаны в Положении о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО", утвержденном постановлением Правительства Орловской области от 5 августа 2022 года N 447 "О системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".

3.4. Ведение модуля "Пользователи" СЭД ДЕЛО:

1) модуль "Пользователи" СЭД ДЕЛО содержит перечень пользователей СЭД ДЕЛО участника СЭД ДЕЛО с указанием имени, пароля и прав доступа каждого пользователя СЭД ДЕЛО к картотекам, кабинетам, справочникам, видам документов, созданным в СЭД ДЕЛО;

2) создание учетных записей пользователей в модуле "Пользователи" СЭД ДЕЛО осуществляется системными технологами СЭД ДЕЛО в соответствии с Положением о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО", утвержденным постановлением Правительства Орловской области от 5 августа 2022 года N 447 "О системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО";

3) ведение модуля "Пользователи" СЭД ДЕЛО осуществляется системными технологами СЭД ДЕЛО и локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО;

4) изменения в модуль "Пользователи" СЭД ДЕЛО вносятся системными технологами СЭД ДЕЛО или локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО в соответствии с Положением о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО", утвержденным постановлением Правительства Орловской области от 5 августа 2022 года N 447 "О системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".

3.5. Ведение справочника "Группы документов" в СЭД ДЕЛО:

1) справочник "Группы документов" является единым для всех участников СЭД ДЕЛО;

2) ведение справочника "Группы документов" в СЭД ДЕЛО осуществляется системными технологами СЭД ДЕЛО и локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО;

3) локальные системные технологи СЭД ДЕЛО или системные технологи СЭД ДЕЛО (в случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО) вносят изменения в справочник группы документов в СЭД ДЕЛО на основании письменных заявок на внесение изменений в справочник "Группы документов" СЭД ДЕЛО, направляемых оператору СЭД ДЕЛО вместе с сопроводительным письмом участника СЭД ДЕЛО, составленных по форме согласно приложению 3 к настоящему Регламенту;

4) порядок направления и рассмотрения заявок на внесение изменений в справочник "Группы документов" в СЭД ДЕЛО локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО определяется правовым (локальным) актом соответствующего участника СЭД ДЕЛО.

3.6. Ведение справочника "Рубрикатор" в СЭД ДЕЛО:

1) справочник "Рубрикатор" является единым для всех участников СЭД ДЕЛО;

2) ведение справочника "Рубрикатор" и поддержание его данных в актуальном состоянии осуществляется системными технологами СЭД ДЕЛО и локальными системными технологами участника СЭД ДЕЛО. Для остальных участников СЭД ДЕЛО дополнение/редактирование справочника недоступно.

3.7. Ведение списков в справочниках СЭД ДЕЛО:

1) в справочниках СЭД ДЕЛО возможно создание общих и персональных списков. Общие списки в СЭД ДЕЛО едины для всех участников СЭД ДЕЛО, персональные списки пользователя СЭД ДЕЛО индивидуальны;

2) ведение общих списков, поддержание их данных в актуальном состоянии осуществляется оператором СЭД ДЕЛО.

Остальные справочники и модули СЭД ДЕЛО ведутся оператором СЭД ДЕЛО.

IV. Права пользователей СЭД ДЕЛО

IV.1. При создании учетных записей пользователей СЭД ДЕЛО все права доступа в СЭД ДЕЛО устанавливаются системным технологом СЭД ДЕЛО и локальным системным технологом участника СЭД ДЕЛО в соответствии с должностными обязанностями.

IV.2. Права пользователя СЭД ДЕЛО, получаемые при регистрации в СЭД ДЕЛО, для работников, ответственных за подготовку проектов документов и исполнение поручений (категория "исполнители"):

1) создание регистрационных карточек проектов документов по группам документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО;

2) просмотр всех поручений;

3) исполнение поручений (за себя);

4) визирование проектов (за себя);

5) подписание проектов (за себя);

6) исполнение проектов (за себя);

7) чтение проектов (за себя);

8) чтение РК персонального доступа (за себя);

9) чтение файлов персонального доступа (за себя);

10) регистрация документов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО в картотеке, к которой принадлежит сотрудник (отдел, управление, департамент и т. п.) (далее - своя картотека);

11) чтение файлов во всех картотеках;

12) поиск документов в своей картотеке;

13) редактирование РК (служебные записки соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

14) редактирование дополнительных реквизитов (служебные записки соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

15) редактирование рубрик (служебные записки соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

16) редактирование связок (служебные записки соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

17) пересылка РК в своей картотеке;

18) получение отчетов в своей картотеке;

19) переотметка документов в своей картотеке;

20) списание документов в номенклатурное дело в своей картотеке;

21) отметка ознакомления в своей картотеке;

22) отметка отправки документов в своей картотеке;

23) опись дел в своей картотеке;

24) добавление файлов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

25) чтение файлов (всех групп документов) в своей картотеке;

26) редактирование файлов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

27) удаление файлов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

28) просмотр поручений в своей картотеке.

IV.3. Права пользователя СЭД ДЕЛО, получаемые при регистрации в СЭД ДЕЛО, для работников, ответственных за подготовку проектов документов, исполнение поручений, ввод поручений (категория "руководители"):

1) создание РКПД по группам документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО;

2) просмотр всех поручений;

3) ввод резолюций (за себя);

4) исполнение поручений (за себя);

5) контроль исполнения поручений (за себя);

6) визирование проектов (за себя);

7) подписание проектов (за себя);

8) исполнение проектов (за себя);

9) чтение проектов (за себя);

10) чтение РК персонального доступа (за себя);

11) чтение файлов персонального доступа (за себя);

12) чтение файлов строгого доступа (за себя);

13) регистрация документов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

14) чтение файлов во всех картотеках;

15) поиск документов в своей картотеке;

16) редактирование РК (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

17) редактирование дополнительных реквизитов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

18) редактирование рубрик (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

19) редактирование связок (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

20) пересылка РК в своей картотеке;

21) получение отчетов в своей картотеке;

22) переотметка документов в своей картотеке;

23) списание документов в номенклатурное дело в своей картотеке;

24) отметка ознакомления в своей картотеке;

25) отметка отправки документов в своей картотеке;

26) опись дел в своей картотеке;

27) добавление файлов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

28) чтение файлов (всех групп документов) в своей картотеке;

29) редактирование файлов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

30) удаление файлов (служебных записок соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

31) просмотр поручений в своей картотеке.

IV.4. Права пользователя СЭД ДЕЛО, получаемые при регистрации в СЭД ДЕЛО, для работников, ответственных за подготовку проектов документов, исполнение поручений, ведение делопроизводства участника СЭД ДЕЛО (категория "делопроизводители"):

1) создание РКПД по группам документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО;

2) просмотр всех поручений;

3) ввод резолюций (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО);

4) ввод проектов резолюций (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО);

5) исполнение поручений (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО, за себя);

6) контроль исполнения поручений (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО, за себя);

7) добавление организаций и граждан;

8) редактирование организаций и граждан (только незаполненных реквизитов);

9) визирование проектов (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО, за себя);

10) подписание проектов (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО, за себя);

11) исполнение проектов (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО, за себя);

12) чтение проектов (за соответствующего руководителя участника СЭД ДЕЛО, за себя);

13) чтение РК персонального доступа (за себя);

14) чтение файлов персонального доступа (за себя);

15) чтение файлов строго доступа (за себя);

16) регистрация документов (групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО) в своей картотеке;

17) чтение файлов во всех картотеках;

18) поиск документов в своей картотеке;

19) регистрация РК всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

20) редактирование РК всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

21) редактирование дополнительных реквизитов всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

22) редактирование рубрик всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

23) редактирование связок всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

24) пересылка РК в своей картотеке;

25) получение отчетов в своей картотеке;

26) переотметка документов в своей картотеке;

27) списание документов в номенклатурное дело в своей картотеке;

28) отметка ознакомления в своей картотеке;

29) отправка документов по e-mail в своей картотеке;

30) отметка отправки документов в своей картотеке;

31) опись дел в своей картотеке;

32) добавление файлов всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

33) чтение файлов (всех групп документов) в своей картотеке;

34) редактирование файлов всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

35) удаление файлов всех групп документов соответствующего участника СЭД ДЕЛО в своей картотеке;

36) просмотр поручений в своей картотеке.

IV.5. Всем пользователям СЭД ДЕЛО также предоставляются права на доступ к РК/РКПД и файлам с грифом доступа "Общий".

IV.6. Пользователям СЭД ДЕЛО, относящимся к Правительству Орловской области или ОИГВ, дополнительно предоставляются права на создание РКПД по группам документов Правительства Орловской области, Губернатора Орловской области и заместителей Губернатора Орловской области.

IV.7. Права на визирование проектов документов, подписание проектов документов, ввод резолюций, исполнение поручений, контроль исполнения поручений, исполнение проектов, чтение проектов, чтение РК персонального доступа, чтение файлов персонального доступа, чтение файлов строгого доступа за другого пользователя СЭД ДЕЛО, права на доступ к кабинету другого пользователя СЭД ДЕЛО предоставляются оператором СЭД ДЕЛО (в случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО) на основании письменной заявки на внесение изменений в доступные права пользователей системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" с указанием основания на внесение изменений прав доступа пользователя СЭД ДЕЛО, направляемой оператору СЭД ДЕЛО вместе с сопроводительным письмом участника СЭД ДЕЛО, составленной по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

IV.8. В случае наличия локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО порядок направления и рассмотрения заявок на внесение изменений прав доступа в части добавления прав на визирование проектов документов, подписание проектов документов, ввод резолюций, исполнение поручений, контроль исполнения поручений, исполнение проектов, чтение проектов, чтение РК персонального доступа, чтение файлов персонального доступа, чтение файлов строгого доступа за другого пользователя СЭД ДЕЛО, прав на доступ к кабинету другого должностного лица пользователя СЭД ДЕЛО определяется правовым (локальным) актом соответствующего участника СЭД ДЕЛО.

IV.9. В случае отсутствия у участника СЭД ДЕЛО локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО предоставление прав и доступа в кабинет другого пользователя в СЭД ДЕЛО при его замещении в период временного отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) осуществляется оператором СЭД ДЕЛО на основании письменных заявок на предоставление прав и доступа в кабинет другого должностного лица в СЭД ДЕЛО при его замещении в период временной нетрудоспособности/отпуска/командировки, направляемых вместе с сопроводительным письмом участника СЭД ДЕЛО, составленных по форме согласно приложению 4 к настоящему Регламенту.

IV.10. В случае наличия локальных системных технологов участника СЭД ДЕЛО порядок предоставления прав и доступа в кабинет другого должностного лица в СЭД ДЕЛО при его замещении в период временного отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) определяется правовым (локальным) актом соответствующего участника СЭД ДЕЛО.

V. Требования к форматам электронных сообщений, электронных документов и электронных копий документов

V.1. Размер прикрепляемого файла к РК или РКПД не должен превышать 20 мегабайт. Обмен файлами большего размера согласовывается с оператором СЭД ДЕЛО в рабочем порядке посредством направления на адрес электронной почты (delo@orel-region.ru) соответствующего письма-заявки с указанием необходимости увеличения до конкретного размера прикрепляемых файлов к РК или РКПД.

V.2. Для включения в СЭД ДЕЛО допустимы следующие форматы файлов, соответствующие национальным или международным стандартам, и расширения файлов электронных документов и (или) электронных копий документов:

1) Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIF, TIFF);

2) Rich Text Format (RTF);

3) Microsoft Word (DOC, DOCX);

4) Microsoft Excel (XLS, XLSX);

5) Microsoft PowerPoint (PPT, PPTX);

6) Microsoft Enhanced Metafile (EMF);

7) OpenOffice Writer (ODT);

8) OpenOffice Calc (ODS);

9) текстовый формат (TXT);

10) архивы (ZIP, 7Z, RAR);

11) графический формат (JPG, JPEG, bmp, png);

12) иные форматы (XML, SIG, P7S, DELOM).

V.3. Обмен файлами других форматов согласовывается оператором СЭД ДЕЛО и участниками СЭД ДЕЛО, между которыми он осуществляется, в рабочем порядке посредством направления на адрес электронной почты (delo@orel-region.ru) соответствующего письма-заявки.

V.4. Формат передачи электронных образов документов с использованием Portable Document Format (PDF) должен соответствовать следующим требованиям в зависимости от режима сканирования:

1) черно-белый режим сканирования, разрешение 300 dpi, растровый формат отображения информации;

2) режим сканирования - оттенки серого, разрешение 200 dpi, растровый формат отображения информации;

3) цветной режим сканирования, разрешение 200 dpi, растровый формат отображения информации.

V.5. Формат передачи электронных образов документов с использованием Tagged Image File Format (TIF, TIFF) должен соответствовать следующим требованиям в зависимости от режима сканирования:

1) черно-белый режим сканирования, разрешение 300 dpi, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, многостраничный, растровый формат отображения информации;

2) оттенки серого режим сканирования, разрешение 200 dpi, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, многостраничный, растровый формат отображения информации.

V.6. При создании проектов электронных документов в СЭД ДЕЛО используются шаблоны электронных документов.

V.7. Оператор СЭД ДЕЛО в течение одного рабочего дня со дня поступления ему официального письма участника СЭД ДЕЛО о необходимости создания или изменения шаблона электронного документа с приложением согласованного в установленном порядке бланка документа в редактируемом формате создает или изменяет шаблоны электронных документов и размещает их в web-ресурсе локально-вычислительной сети Администрации Губернатора и Правительства Орловской области для участников СЭД ДЕЛО.

VI. Работа с входящими документами в СЭД ДЕЛО

VI.1. Регистрация входящего документа от внешнего корреспондента предполагает обязательное заполнение следующих полей РК:

1) входящий номер документа (присваивается в СЭД ДЕЛО автоматически в соответствии с принятым номерообразованием групп документов участников СЭД ДЕЛО);

2) дата регистрации;

3) выбор наименования внешнего корреспондента из справочника внешних корреспондентов СЭД ДЕЛО;

4) исходящий номер документа корреспондента;

5) исходящая дата документа корреспондента;

6) адресат (выбор должностного лица из справочника "Подразделения");

7) состав документа, количество листов;

8) краткое содержание документа;

9) файлы документа.

VI.2. Обработка входящих документов в СЭД ДЕЛО:

1) руководитель рассматривает документ, вносит резолюцию;

2) поручение (резолюция) содержит информацию о принятии к исполнению поступившего электронного сообщения, электронного документа и (или) электронной копии документа, назначении ответственного исполнителя;

3) внесение резолюций в РК руководитель осуществляет лично или по его поручению осуществляют ответственные за это пользователи СЭД ДЕЛО;

4) в резолюции РК указываются ответственный исполнитель, остальные исполнители, текст поручения (резолюции);

5) если документ, поручение (резолюция) имеют срок исполнения, то такой документ, поручение (резолюция) могут быть поставлены на контроль;

6) плановый срок исполнения документа устанавливается в поле "Плановая дата" в соответствии с принятыми правовыми (локальными) актами участников СЭД ДЕЛО. РК отображается с отметкой "К";

7) контроль исполнения резолюций руководителя участника СЭД ДЕЛО согласно принятым правовым (локальным) актам участников СЭД ДЕЛО.

VI.3. Подготовка отчетов об исполнении резолюций:

1) должностное лицо, исполнив резолюцию, вводит отчет об исполнении поручения в СЭД ДЕЛО в окне РК "Ввести отчет";

2) отчет может содержать текст отчета, прикрепляемый файл с материалами отчета или ссылку на подготовленный во исполнение резолюции документ;

3) во исполнение поручения при подготовке ответа необходимо создавать связанную РК/РКПД;

4) запрещается ввод отчетов, не отражающих суть проделанной работы, таких как "Исполнено", "Выполнено", "Сделано", "Ответ подготовлен" и т. п.;

5) допускаются тексты отчета "Ознакомлен(а)", "Принято к сведению", "Принято для использования в работе" по резолюциям на документах, направленных для ознакомления или принятия к сведению;

6) отчет об исполнении резолюции/поручения должен быть введен в СЭД ДЕЛО в день исполнения такой резолюции/поручения либо на следующий рабочий день;

7) в случае невозможности исполнения или необходимости переноса срока поручения должностное лицо направляет на имя автора резолюции документ с изложением причин неисполнения поручения до наступления плановой даты исполнения резолюции;

8) отметку о снятии документа с контроля устанавливает контролирующее лицо путем заполнения поля "Фактическая дата".

VI.4. Снятие исполненной резолюции с контроля:

1) исполненная подчиненная резолюция снимается в СЭД ДЕЛО с контроля должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения подчиненной резолюции в СЭД ДЕЛО;

2) автор подчиненной резолюции, являясь исполнителем основной резолюции, обеспечивает подготовку отчета об исполнении основной резолюции в СЭД ДЕЛО;

3) основная резолюция снимается с контроля при представлении должностному лицу, осуществляющему контроль исполнения подчиненной резолюции в СЭД ДЕЛО, подготовленного во исполнение резолюции документа;

4) если поручение по основной резолюции выполнено неудовлетворительно, отчет исполнителя отклоняется, подготовленный во исполнение резолюции отчет и документ к нему (при наличии такого документа в отчете) возвращаются исполнителю на доработку. Для этого должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения подчиненной резолюции в СЭД ДЕЛО, выделяет в списке неудовлетворительно выполненную резолюцию, выбирает команду "На доработку". В поле "Текст" вводит замечание по исполнению резолюции;

5) для снятия резолюции с контроля должностное лицо, осуществляющее контроль сроков исполнения документа, вводит фактическую дату исполнения основной резолюции в СЭД ДЕЛО;

6) документ, имеющий несколько резолюций, будет снят с контроля тогда, когда все его резолюции будут выполнены и сняты с контроля;

7) списание исполненных документов в номенклатурное дело осуществляется ответственным за это пользователем СЭД ДЕЛО.

VI.5. Особенности электронного обмена между участниками СЭД ДЕЛО:

1) при получении участником СЭД ДЕЛО документа, зарегистрированного в СЭД ДЕЛО у другого участника СЭД ДЕЛО, повторной регистрации такого документа не требуется;

2) вся работа с поступившими от участника СЭД ДЕЛО документами ведется участником СЭД ДЕЛО, получившим такие документы, в папке "Документы на исполнении".

VII. Работа с исходящими документами в СЭД ДЕЛО

VII.1. Создание РКПД исходящего документа в СЭД ДЕЛО.

Исполнитель проекта документа создает РКПД исходящего документа. В РКПД исходящего документа необходимо заполнить следующие обязательные поля:

1) "Состав" - количество листов документа;

2) "Содержание" - наименование исходящего документа;

3) "Исполнитель" - должностное лицо, являющееся исполнителем данного проекта исходящего документа;

4) "Связки" - заполняется в случае, когда РКПД связана с РК других документов одной или несколькими связями различного рода (тематическими, "в ответ на", "во исполнение" и т. д.);

5) "РКПД" - прикрепляется файл исходящего документа;

6) "Адресаты" - перечень адресатов получателей исходящего документа;

7) "Визы и подписи" - список визирующих и подписывающих должностных лиц;

8) "Рубрики" (обязательны для РКПД ответов на обращения граждан) - информация о принадлежности документа к той или иной тематической рубрике.

Исполнитель РКПД в соответствии с темой исходящего документа и соответствующими правовыми (локальными) актами участников СЭД ДЕЛО формирует список визирующих и подписывающих должностных лиц, а также указывает сроки и последовательность направления РКПД на визирование и подпись.

Также в случае необходимости могут быть заполнены поля:

1) "План" - плановая дата готовности документа (дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и быть подписанным или принятым/изданным);

2) "Примечание" - информация, имеющая характер текстового комментария к РКПД.

VII.2. Визирование исходящего документа в СЭД ДЕЛО.

Визирование исходящего документа производится в соответствии с очередностью и сроками, заданными исполнителем проекта документа на основании правовых (локальных) актов участников СЭД ДЕЛО.

Должностное лицо, которому направили на визирование РКПД, знакомится с проектом исходящего документа и в случае согласия с содержанием РКПД ставит свою визу "Согласен" или "Согласен с замечаниями".

В случае, когда должностное лицо, которому направили на визирование РКПД, не согласно с содержанием РКПД, он ставит визу "Не согласен". РКПД с визой "Не согласен" автоматически возвращается исполнителю проекта документа. После устранения замечаний исполнитель проекта документа создает новую версию РКПД и вновь направляет проект документа на визирование и подпись.

При выборе типа визирования "Согласен с замечаниями" или "Не согласен" должностному лицу, визирующему РКПД, необходимо указать свои замечания в окне "Визирование проекта".

В процессе согласования и утверждения визирующие и подписывающие должностные лица при необходимости могут добавить дополнительных визирующих лиц и/или прикрепить к РКПД файлы с электронными копиями документов.

VII.3. Подписание исходящего документа в СЭД ДЕЛО.

После визирования исходящего документа всеми должностными лицами РКПД направляется на подписание руководителю участника СЭД ДЕЛО, указанного в графе "Визы и подписи".

Руководитель участника СЭД ДЕЛО знакомится с проектом исходящего документа и в случае принятия положительного решения подписывает его, выбирая в окне "Подписать" -"Утверждаю", и заверяет визу усиленной квалифицированной электронной подписью.

В случае если у руководителя участника СЭД ДЕЛО имеются замечания к проекту исходящего документа, он ставит визу "Не утверждаю" или "Не согласен" и оформляет замечания в графе "Примечание к подписи" или прикрепляет файл замечаний. РКПД автоматически возвращается исполнителю проекта документа. После устранения замечаний исполнитель проекта документа создает новую версию РКПД и вновь направляет проект документа на визирование и подпись.

В случае если документ должен быть отправлен в бумажном виде, исполнитель проекта документа распечатывает прикрепленный файл на бланке руководителя участника СЭД ДЕЛО, а также соответствующий данному документу лист согласования и передает распечатанные документы на подпись руководителю.

VII.4. Регистрация и рассылка исходящих документов в СЭД ДЕЛО.

После визирования всеми заинтересованными должностными лицами и подписания руководителем участника СЭД ДЕЛО пользователь СЭД ДЕЛО, ответственный за делопроизводство участника СЭД ДЕЛО, на основании РКПД утвержденного исходящего документа регистрирует "связанную" РК исходящего документа, в которую переносятся реквизиты из РКПД. Если документ был подписан руководителем участника СЭД ДЕЛО на бумажном носителе, в РК прикрепляется сканированная копия подписанного документа, после чего РК направляется адресатам. В случае необходимости пользователь СЭД ДЕЛО, ответственный за делопроизводство участника СЭД ДЕЛО, направляет адресату подписанный документ в бумажном виде.

VIII. Контроль исполнения поручений в СЭД ДЕЛО

VIII.1. Записи, произведенные во время заседания (совещания) одного или нескольких участников СЭД ДЕЛО, а также представленные на таких заседаниях (совещаниях) тезисы, доклады и выступления, справки, проекты решений и другие материалы, оформляются протоколом заседаний (совещаний).

VIII.2. Перечень поручений, данных во время заседания (совещания) одного или нескольких участников СЭД ДЕЛО, оформляется в виде отдельных поручений или в форме протокола заседания (совещания) и подписывается руководителем участника СЭД ДЕЛО.

VIII.3. Пользователь СЭД ДЕЛО, ответственный за подготовку поручений, данных во время заседания (совещания) одного или нескольких участников СЭД ДЕЛО, подготавливает проект служебного письма с использованием соответствующего шаблона электронного документа.

VIII.4. Пользователь СЭД ДЕЛО, ответственный за подготовку протокола заседания (совещания) одного или нескольких участников СЭД ДЕЛО, подготавливает проект протокола в формате текстового документа с использованием соответствующего шаблона электронного документа.

VIII.5. После подготовки проекта служебного письма с поручениями (далее - проект поручений) или проекта протокола исполнитель проекта документа создает РКПД и заполняет следующие реквизиты:

1) "Исполнитель" - должностное лицо, являющееся исполнителем данного проекта протокола или проекта поручений;

2) "Адресаты" - выбираются получатели по списку рассылки из соответствующего справочника;

3) "Содержание" - краткое содержание документа;

4) "РКПД" - прикрепляется проект протокола или проект поручений в формате текстового документа с использованием шаблона электронных документов;

5) "Состав" - количество листов документа;

6) "Визы и подписи" - список визирующих и подписывающих должностных лиц.

Исполнитель проекта протокола или проекта поручений формирует согласно принятым правовым (локальным) актам участника СЭД ДЕЛО список визирующих лиц и указывает очередность визирования между ними.

Также в случае необходимости могут быть заполнены поля:

1) "План" - плановая дата готовности документа (дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и быть подписанным или принятым/изданным);

2) "Примечание" - информация, имеющая характер текстового комментария к проекту протокола.

VIII.6. Должностное лицо, получив на визирование РКПД, знакомится с проектом протокола или проектом поручений и в случае положительного согласования ставит визу "Согласен", после чего РКПД автоматически направляется на визирование следующему должностному лицу.

В случае если имеются замечания к проекту протокола или проекту поручений, должностное лицо ставит визу "Не согласен" и оформляет замечания в окне "Визирование проекта".

VIII.7. Результаты согласования проекта протокола или проекта поручений отражаются в