Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 11 октября 2022 г. N 55 "О Государственном реестре уникальных документов города Севастополя"

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Севастополя от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 N 75, с целью выявления и учета уникальных документов города Севастополя приказываю:

1. Утвердить Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов города Севастополя согласно приложению к настоящему приказу.

2. Определить Государственное казённое учреждение "Архив города Севастополя" ответственным за ведение и использование Государственного реестра уникальных документов города Севастополя.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя директора Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

Директор Департамента

М.В. Чигарев

УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента управления делами
Губернатора и Правительства Севастополя
от 11.10.2022 N 55

Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов города Севастополя

1. Общие положения

1.1. Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов города Севастополя (далее - Порядок) разработан в соответствии с Законом Российской Федерации от 15.04.1993 N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Севастополя от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию".

1.2. Настоящий Порядок устанавливает принципы формирования, ведения, использования Государственного реестра уникальных документов города Севастополя (далее - Государственный реестр).

1.3. Государственный реестр ведется Государственным казённым учреждением "Архив города Севастополя" в целях государственного учета уникальных документов города Севастополя, обеспечения контроля за их сохранностью, организации доступа к информации, содержащейся в уникальных документах и ее использования.

1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы на всех видах носителей независимо от места их хранения и формы собственности.

К уникальным документам города Севастополя относятся особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (далее - уникальные документы).

1.5. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в последовательности, определенной настоящим Положением, после выявления, экспертизы ценности и описания уникальных документов.

Выявление, экспертиза ценности и описание документов, подлежащих включению в Государственный реестр, проводится в соответствии с федеральным законодательством в сфере архивного дела.

1.6. Государственный реестр ведется в двух формах - бумажной и электронной.

2. Порядок представления предложений о включении документов в Государственный реестр

2.1. Предложения о включении документов в Государственный реестр представляются на рассмотрение в Экспертно-проверочную комиссию (далее - ЭПК) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент) Государственным казённым учреждением "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя"), государственными музеями и библиотеками города Севастополя, органами государственной власти и местного самоуправления города Севастополя, государственными и негосударственными организациями, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя (далее - заявители).

2.2. Предложения о включении документов в Государственный реестр представляются на рассмотрение ЭПК Департамента, в случае выявления, ежегодно до 1 сентября текущего года в составе следующих документов:

- лист учета и описания уникального документа на бумажном носителе в 2-х экземплярах и в электронном виде по форме, установленной приложением N 1 к настоящему Порядку;

- экспертное заключение по форме, установленной приложением N 2 к настоящему Порядку;

- решение экспертной комиссии ГКУ "Архив города Севастополя", экспертных комиссий органов государственной власти и местного самоуправления, совещательных органов государственных музеев, библиотек, организаций.

3. Включение документов в Государственный реестр

3.1. ЭПК Департамента рассматривает поступившие предложения, в том числе на соответствие критериям, установленным методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, и принимает решение о включении уникальных документов в Государственный реестр или об отказе в отнесении документов к уникальным.

При необходимости, ЭПК Департамента принимает решение о представлении предложений в Федеральное архивное агентство о включении данных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.2. Срок рассмотрения предложений о включении документов в Г осу дарственный реестр определяется регламентом работы ЭПК Департамента.

3.3. В случае принятия решения об отказе в отнесении документов к уникальным, вторые экземпляры документов возвращаются заявителю.

3.4. В случае принятия ЭПК Департамента решения о включении уникальных документов в Государственный реестр выписка из протокола ЭПК Департамента вместе с комплексом представленных документов передается в ГКУ "Архив города Севастополя" для регистрации и учета уникальных документов в Государственном реестре.

3.5. Государственный реестр ведется на бумажном носителе и в электронном виде по форме согласно приложению N 3 к настоящему Порядку.

3.6. ГКУ "Архив города Севастополя" включает информацию об уникальном документе в Государственный реестр и присваивает уникальному документу регистрационный номер. В обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа в бумажной форме ГКУ "Архив города Севастополя" проставляет номер по реестру, дату включения документа в Государственный реестр.

Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертные заключения, иные материалы и документы, представленные заявителями, формируются в дело (отдельно на каждый уникальный документ) и хранятся в ГКУ "Архив города Севастополя", постоянно, единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

3.7. Вторые экземпляры листа учета и описания уникального документа вместе с выпиской из протокола заседания ЭПК Департамента возвращаются заявителю.

3.8. Государственный реестр в электронном виде с приложением электронных копий уникальных документов ведется в ГКУ "Архив города Севастополя" и публикуется на официальном сайте ГКУ "Архив города Севастополя" в сети "Интернет".

4. Внесение изменений в Государственный реестр

4.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа после его включения в Государственный реестр, а также информация о проведении реставрации, отражаются в листе учета и описания уникального документа, в том числе в электронном виде Государственного реестра, на основании актов об изменениях и дополнениях в лист учета и описания уникального документа (приложение N 4).

4.2. Первые экземпляры актов об изменениях и дополнениях в листы учета и описания уникальных документов хранятся в ГКУ "Архив города Севастополя" в деле уникального документа.

Вторые экземпляры актов об изменениях и дополнениях в листы учета и описания уникальных документов направляются заявителю.

5. Использование информации, внесенной в Государственный реестр

5.1. Информация об уникальных документах, содержащихся в Государственном реестре, является открытой и общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

Приложение N 1
к Порядку ведения Государственного
реестра уникальных документов
города Севастополя

            Лист учета и описания уникального документа  *

Регистрационный номер ___________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _______________

1. Описание документа

Название (заголовок) документа __________________________________

Самоназвание документа __________________________________________

Вид документа ___________________________________________________

Автор документа _________________________________________________

Дата (время создания) документа _________________________________

Век _____________________________________________________________

Ориентировочная дата ____________________________________________

Язык документа __________________________________________________

Аннотация _______________________________________________________

Историческая справка ____________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней ___________________________

Палеографические особенности ____________________________________

Печати __________________________________________________________

Художественные особенности оформления ___________________________

Собственность ___________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель ___________________________________________

Размеры _________________________________________________________

Объем ___________________________________________________________

Физическое состояние ____________________________________________

Сведения о реставрации __________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа ________________________________________

Адрес места хранения документа __________________________________

Архивный шифр: фонд N __, оп. N ___, ед. хр. N ___, ед. уч. N __,

лл. ___

4. Служебная информация

Кем представлен документ ________________________________________

Протокол ЭК ________________ от ______________ года N ___________

Протокол ЭПК Департамента

управления делами Губернатора

и Правительства Севастополя от _____________ года N __________

        Форма листа учета и описания уникального документа

-----------------------------

* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др.

лист учета и описания уникального документа может заполняться на

двух и более листах.

-----------------------------

Приложение N 2
к Порядку ведения Государственного
реестра уникальных документов
города Севастополя

                      Экспертное заключение

_________________________________________________________________

    (Ф.И.О. эксперта, должность, место работы, ученая степень,

                       ученое звание)

О включении _____________________________________________________

                      (название архивного документа)

_________________________________________________________________

          (название архива, архивный шифр документа)

в Государственный реестр уникальных документов города Севастополя

Текст экспертного заключения...

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

На основании вышеизложенного считаю, что данный документ может

быть отнесен к уникальному документу и включен в Государственный

реестр уникальных документов города Севастополя.

____________   ______________________________________

  (подпись)        (инициалы, фамилия эксперта)

Дата

              Примерная форма экспертного заключения

Приложение N 3
к Порядку ведения Государственного
реестра уникальных документов
города Севастополя

Государственный реестр уникальных документов города Севастополя

N п/п	Название документа	Дата документа	Аннотация документа	Место хранение документа	Дата и N протокола ЭПК Департамента	Сведения о внесении изменений	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 4
к Порядку ведения Государственного
реестра уникальных документов
города Севастополя

                                   УТВЕРЖДАЮ

____________________               ____________________

(название организации)             (наименование должности

                                       руководителя)

        АКТ                        ____________________

__________ N _______                 (подпись, Ф.И.О.)

  (дата)                           ____________________

  об изменениях                           (дата)

и дополнениях в лист

  учета и описания

уникального документа

В результате ____________________________________________________

                                (вид работ)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

произошли следующие изменения:

N п/п	N документа в Государственном реестре	Название документа	Изменения и дополнения	Примечание

Акт составил:

________________________  ___________  ___________________

(наименование должности)   (подпись)       (Ф.И.О.)

________________

    (дата)

Изменения в Государственный реестр

уникальных документов города

Севастополя внесены

________________________  ___________  ___________________

(наименование должности)   (подпись)       (Ф.И.О.)

________________

    (дата)